En el Gobierno siempre debemos buscar niveles superiores de eficiencia

Anexo Único

Documentos a considerar para la Formación de la Cuenta

ORDEN DOCUMENTACIÓN SI NO

Organizativos
Estructura Organizativa y Funcional
Filosofía institucional
Gaceta Oficial o su equivalente, a través de la cual se nombra la máxima
autoridad y la Comisión de contrataciones
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, a través del cual la máxima autoridad
nombra al o los cuentadantes o responsables adicionales, según sea el caso.
Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la máxima autoridad delega
la facultad de ordenar compromisos, pagos y manejo de cuentas bancarias o
instrumentos financieros.
Normativa legal aplicable al período de la cuenta a formar y sujeta a rendición.
Manuales de organización vigentes para el período de la cuenta a formar y sujeta
a rendición.
Instrumento normativos debidamente aprobados por las máximas autoridades,
tales como: Manuales de normas y procedimientos, manuales de procedimientos
del sistema de modificaciones presupuestarias, reprogramación de la ejecución
del presupuesto, riesgos, indicadores, puntos de cuenta, agenda del directorio,
entre otros vinculados a la cuenta.
Planificación y Gestión
POA
Informe de Gestión del Órgano o Ente correspondiente al ejercicio económico
financiero a rendir.
Reportes utilizados a través de indicadores de gestión.
Contable
Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el cumplimiento
de los principios de contabilidad e información contable.
Estados financieros, Estados de Rendimiento Financiero, movimiento de las
Cuentas de Patrimonio, Flujo de Efectivo, Cuenta de Ahorro-Inversión-
Financiamiento.
Administrativo
Instrumentos jurídicos y actos administrativos dictados por las máximas
autoridades.
Constancia de Caución (Art. 161 LOAFSP y 52 de su Reglamento)
Actas de Entrega.
Informes de auditoría externa practicadas en el órgano o ente.
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Presupuestario
Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos del
Órgano o Ente sujeto a rendición de cuentas.
Estructura para la ejecución financiera del presupuesto debidamente aprobada y
publicada en Gaceta Oficial. En el caso de los estados, Distritos y Municipios, así
como entes descentralizados el medio de publicación correspondiente.
Presupuesto aprobado para el ejercicio económico financiero sujeto a la
formación de la cuenta.
Reporte de la ejecución presupuestaria emitida por el SIGECOF, o el sistema
automatizado equivalente.
Relación de compromisos válidamente adquiridos, causados y no causados.
Financiero
Relación de cuentas bancarias que maneja el órgano o ente y la autorización
para la apertura de cuentas por parte de la ONT.
Libros auxiliares y de banco o su equivalente.
Estado de cuenta de cada una de las cuentas o instrumento financiero. .
Planillas de reintegro al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o Municipal.
Resumen detallado de los fondos en avance, anticipo y caja chica, en caso de
existir.
Constancia de reposiciones de los fondos en anticipo y cajas chicas.
Listado de las retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de personal
(IVA, ISLR, IVSS, Gobiernos Distritales, Estadales, Municipales)
Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros.
Listado detallado de los recursos (transferencias, créditos adicionales, aportes,
situado, donaciones, entre otros). Los Servicios Desconcentrados, listado de los
ingresos provenientes de su gestión, su utilización y comprobantes respectivos.
Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada por tipo y
ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos y
recaudados).
Listado de contribuyentes, clientes o usuarios por rubro o ingresos.
Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas bancarias o
instrumentos financieros (Ingresos).
Libros auxiliares y de banco o sus equivalentes, donde conste el registro de las
operaciones relacionadas con los ingresos.
Planillas o comprobantes de los ingresos, ventas o rentas y cualquier otro
documento que justifique la liquidación y/o recaudación, en orden cronológico
Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y pendientes de
liquidación, así como los incobrables.
Conciliaciones o verificaciones para determinar la recaudación de los ingresos,
ventas o rentas efectuadas por las oficinas o bancos recaudadores.
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Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas.

Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o registrar, así
como aquellos liquidados y pendientes de recaudación al 31-12 de cada año.
Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)
Listado de las órdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, emitido por
el SIGECOF o sistema administrativo equivalente en los órganos y entes distintos
al Nivel Central del Poder Nacional.
Órdenes de pago o comprobantes de egresos y gastos, con su correspondiente
imputación presupuestaria.
Órdenes o comprobantes de pago y sus soportes, con cargo a los fondos en
avances, anticipo y cajas chicas.
Listado de gastos causados y no pagados al 31-12 (considerar lo establecido en
la Providencia de Liquidación y Cierre del ejercicio económico).
Relación de comprobantes justificativos de inversión tales como órdenes de
compra y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuestos, actas de
controles perceptivos, entre otros.
Listado de los procesos de contrataciones efectuados en el ejercicio.
Expedientes administrativos de los procedimientos de contrataciones públicas
(Concluidos : incluye pago) Art. 32 RLCP
Expedientes de los servicios básicos contratados durante el ejercicio.
Listado de bienes adquiridos, así como de obras y servicios no básicos
contratados y ejecutados o en proceso de ejecución, correspondientes al
ejercicio.
Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o Recurso
Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión de servicio,
contratado, jubilado y pensionado.
Relacionada con los Bienes Públicos
Designación del funcionario o funcionaria que actúe como responsable
patrimonial de bienes, aprobado por la máxima autoridad y publicado en Gaceta
Oficial.
Creación y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de Bienes
Públicos.
Inventario inicial de bienes públicos, donde se indique el grado de operatividad.
Formularios auxiliares prescritos para el control de los bienes públicos.
Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato.
Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y administración.
Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes,
adquiridos, recibidos y sus condiciones.
Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
Resumen de donaciones de bienes públicos y sus justificativos.
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Relacionada con los Bienes Públicos

Estudios técnicos (Avalúos), elaborados con ocasión de la adquisición de bienes.
Inventario final de bienes públicos al cierre del ejercicio.
Póliza de seguro vigente durante el ejercicio sujeto a rendición.
Proveedurías y Almacenes
Inventario al inicio del ejercicio económico financiero a rendir.
Entradas mensuales al almacén o depósitos (traspasos, compras, producción,
donaciones, permuta).
Reintegros o devoluciones mensuales.
Movimientos mensuales de almacenes y proveedurías, con sus justificativos.
Movimientos mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y donaciones.
Movimientos mensuales de las desincorporaciones (deterioro, mermas,
inservibilidad).
Movimientos mensuales de préstamos autorizados.
Inventario final al cierre del ejercicio económico financiero.
Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, de inventarios, faltantes,
desincorporaciones, préstamos, otros.