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Guía básica para el control del proceso de contratación

administrativa de las Juntas de Educación y Juntas
Administrativas

Código del Centro Educativo

0801
ESCUELA SAGRADA FAMILIA
Nombre de la Junta
Dirección Regional a la que pertenece PÉREZ ZELEDÓN
el centro educativo

Número de Contratación N° ESF-CD-01-2022

Contratación como Contador (a) por Servicios

Objeto de la Contratación Profesionales para el año 2023.

Acuerdo de Junta en donde se ACUERDO 4

aprueba el inicio de la contratación

Sesión N°, 016-2022

Fecha 30 DE JUNIO DE 2022

Descripción Sí No Observaciones

ASPECTOS GENERALES PREVIO A

INICIAR LA CONTRATACIÓN

¿La contratación que realizará la Junta se encuentra

dentro del Plan Anual de Trabajo (PAT)?

¿La Junta hizo un estudio de mercado (solicitar al

menos 3 cotizaciones) para estimar el posible costo del
bien o servicio a contratar?

¿La contratación que realizará la Junta cuenta con el

suficiente contenido presupuestario para la adquisición
del bien y servicio?
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Si la contratación corresponde a un tema de

infraestructura educativa (no incluye mantenimiento
menor), ¿Se cuenta con la autorización previa de la
DIE?

¿Fue establecido con claridad el tipo de procedimiento

de contratación que se va a realizar?

SOBRE EL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN

¿La Junta tiene conocimiento que un proceso de

contratación administrativa debe contar con su
expediente?
El expediente se encuentra foliado y los documentos
fueron incluidos de acuerdo al orden en que se
presentan por los oferentes o interesados

El expediente de contratación cuenta con:

a. Caratula o hoja de presentación (con los datos

generales de la contratación);

b. Decisión de inicio

c. Invitaciones a proveedores enviadas

d. El Cartel

e. Recursos contra el cartel (en caso de

presentarse y/o que la contratación lo admita)

f. Acta de apertura de las ofertas

g. Ofertas recibidas

h. Acta en donde la Junta analiza las ofertas y

adjudica al proveedor (es) escogido (s)

i. Recursos contra la adjudicación (en caso de

presentarse y/o que la contratación lo admita)

j. Correspondencia (aquí se ubican los

documentos enviados y recibidos sobre la
contratación, tales como, el comunicado de
adjudicación, recursos de apelación recibidos,
el comunicado sobre las apelaciones
resueltas, el comunicado a proveedores de la
adjudicación en firme);

k. Orden de compra
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l. Acta de recepción del bien o servicio

contratado

m. Factura en donde se brinda el recibido

conforme del bien o servicio y copia del pago
realizado.

¿Se elaboró y envió la invitación junto con el cartel, al

mínimo de proveedores establecido, según el tipo de
procedimiento de contratación administrativa a
realizar?

SOBRE EL CARTEL
* Estos son los aspectos mínimos a controlar, en el artículo
52 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
se indica el contenido mínimo del cartel

¿Se estableció en el cartel que el medio de notificación

de la Junta, es el correo oficial brindado por el MEP a
cada una de ellas?

¿Indica la fecha/hora para el inicio y cierre de la

recepción de ofertas?

¿Indica el lugar, fecha y hora de la apertura de

ofertas?

¿Indica el plazo de adjudicación?

¿Están definidas las características de los bienes

adquirir? (cantidad, descripción lo más detallada
posible, unidad de medida, costo unitario y costo total,
si el empaque o embalaje debe ser de algún tipo o
característica, capacitaciones que deben brindarse,
soporte técnico y su horario y repuestos, cuando
corresponda)

¿Está estipulado los factores para evaluar las ofertas?

¿Está estipulado el plazo de entrega?

¿Existe la aplicación de descuentos durante el

procedimiento de ejecución? (solo si aplica)

¿Está claramente definida la forma de pago?

¿Está claramente definido el plazo de pago?

¿Se definió el pago por porcentaje de avance o por el

cumplimiento de etapas? (solo si aplica)

¿Se definieron las causas para que se considere un

incumplimiento y la multa por incumplimiento a la
obligación contractual u otras obligaciones?

¿Existe definición de la cláusula penal por

incumplimiento de plazos (prematuro o tardío)?
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(depende del objeto contractual si resulta procedente o

no)

¿Se definió la posibilidad de reajuste de precios? (solo

si aplica)

¿Está definida la fórmula e índice a aplicar en el

reajuste de precios? (solo si aplica)

¿Se solicitó garantía de participación y se indica el

porcentaje?

¿Solicitó garantía de cumplimiento y se indica el

porcentaje?

¿Se indica el monto del presupuesto disponible

para la contratación en números y letras?

¿Indica el plazo de vigencia de la oferta?

¿Si se recibieron recursos contra el cartel, se

resolvieron y comunicó a los proveedores invitados?
SOBRE LAS OFERTAS
* Estos son los aspectos mínimos a controlar, a partir del
artículo 61 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa se indican los requisitos que debe tener una
oferta y su análisis.

¿Se elaboró y firmó el acta de apertura de las ofertas,

por los presentes?

La oferta de los proveedores cumple con las

declaraciones y certificaciones establecidas por la Ley
de Contratación Administrativa y su reglamento.

¿Se verificó que el proveedor este al día con la CCSS,

Ministerio de Hacienda, FODESAF, impuesto a las
sociedades, ¿entre otros?

¿Identifica con claridad el plazo de vigencia de la

oferta?

¿Si se solicitó garantía de participación en el cartel, el

monto aportado por el oferente es el solicitado?

¿Se comunico a los oferentes el acto de adjudicación?

¿Si se recibieron recursos contra el acto de

adjudicación, se resolvieron y comunicó al proveedor
que lo interpuso?

¿Se comunico a los oferentes el acto de adjudicación

en firme?
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¿Se indica del precio (cierto y definitivo) en letras y

números?

¿Se indica el desglose de la estructura del precio junto

con un presupuesto detallado y completo con todos los
elementos que lo componen? (solo si aplica)

¿Si se solicitó garantía de cumplimiento en el cartel, se

aportó por el oferente una vez comunicada la
adjudicación en firme y el monto aportado por el
oferente es el solicitado?

¿Se devolvieron las garantías de participación a los

oferentes? (solo si aplica)

¿La oferta está debidamente firmada por quien tenga

poder para ello?
SOBRE LA ORDEN DE COMPRA
El contrato administrativo u orden de compra contiene:

a. Nombre de las partes

b. Objeto contractual (obra, bien o servicio, y
toda información necesaria para la correcta
ejecución del contrato)

c. Monto

d. Cuenta con la fecha y las firmas de las dos

partes
SOBRE LA RECEPCIÓN DEL BIEN O
SERVICIO Y EL PAGO
¿Se recibió el bien o servicio a satisfacción,
mediante la elaboración del acta respectiva o al
dorso de la factura, con la fecha y firmas de las
personas que recibieron el bien o servicio?

¿Se devolvieron las garantías de cumplimiento a

los adjudicatarios cuando corresponde?

¿Se dejó copia del acuerdo de Junta en donde se

aprueba el pago de la factura por la contratación
realizada, en el expediente de contratación
administrativa?

¿Se dejó copia del pago realizado al adjudicatario

en el expediente de contratación administrativa?

REVISADO POR_____________________________________________