8.

Auditar una conciliación bancaria

Las auditorías internas son importantes en cualquier empresa, para revisar que un
determinado procedimiento, sistema, proyecto o producto es correcto. Esto es también
aplicable a las conciliaciones bancarias. ¿Pero cómo auditar la conciliación bancaria de una
empresa?

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Para empezar, necesitamos una copia de la conciliación bancaria del mes que queremos
auditar, otra copia de la actividad contable correspondiente y una copia del extracto
bancario del mes en cuestión.

Es básico empezar la auditoría con una triple verificación, comparando el saldo de los tres
documentos y asegurarse de que es correcto. Si ha sido necesario un proceso de
conciliación, podemos suponer que nos encontraremos con alguna diferencia entre los
saldos, por lo que a continuación tendremos que verificar que esta diferencia esté justificada
y controlada.

El siguiente paso es revisar cada transacción en la cuenta del banco y verificarlas en la

contabilidad general. Para facilitar esta tarea, se puede colocar una marca de verificación en
la copia impresa de ambos documentos al lado de cada elemento comprobado. Cabe
destacar que existen herramientas que automatizan este proceso o al menos parte de él.

Al acabar este proceso, tenemos que prestar atención a los elementos que no se reflejan en
uno de los dos documentos, para comprobar que estén correctamente reflejados en el
documento de conciliación, junto con una descripción de su razón. Nos podemos encontrar,
por ejemplo, depósitos que se han contabilizado tarde en la cuenta, o cheques emitidos que
no han sido liquidados por el banco.

Por último, verificaremos que la suma de las partidas de la conciliación sea igual a la
diferencia entre el saldo final de la cuenta bancaria y el saldo final de la contabilidad
general.

9. La conciliación bancaria automatizada

Muchas veces, se considera la conciliación bancaria como una tarea administrativa más,
pesada y lenta, con poco valor para la empresa, cuando en realidad se trata de una
herramienta de gestión y de control que puede proporcionar información importante sobre el
negocio. Por eso, puede resultar muy beneficioso automatizar esta tarea.

El principal beneficio, pero no el único, de la automatización de esta tarea es la reducción

del tiempo que requiere. Esto significa tener que destinar menos tiempo y menos personal
para este proceso y por lo tanto aumentar su eficiencia. Una mejora que, sin duda, es
también una mejora económica aunque sea de forma indirecta.

Un beneficio o mejora derivado del punto anterior es la optimización de la frecuencia con

que se realiza la conciliación bancaria. Al ser una tarea mucho más ágil, se puede realizar
más a menudo. De esta forma, se aumenta la capacidad de reacción frente a errores o
desajustes que hayan surgido, y al ser más recientes, también es más fácil y más rápido
encontrar qué los ha causado y darles una solución.

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Además, como con cualquier otro proceso de la empresa, si se realiza de forma manual y
en base al papel es más fácil que se produzcan errores o despistes, que se pierda algún
documento, etc, que si se realiza de forma digital. Se evita así el factor “fallo humano”, para
un resultado más exacto y exhaustivo de la conciliación bancaria.

Hoy en día existen muchos softwares que permiten la automatización de este proceso. Un
ejemplo es Emburse Captio, que permite importar y agregar la información bancaria a su
plataforma. Así puedes realizar de forma automática la conciliación de los gastos de los
viajes de empresa pagados con tarjeta de empresa. El software de Emburse Captio
conciliará los gastos con los pagos correspondientes, identificando y diferenciando los
gastos de cada empleado.

La aplicación también detectará los gastos sin pagos asociados, como pagos en efectivo,
errores en la captura de un tique, etc., o los pagos sin gastos, permitiendo así identificar los
justificantes que falten o incluso posibles fraudes internos. Así, los pagos de los
desplazamientos de negocios son conciliados con los gastos reportados por cada usuario o
trabajador de forma fácil, simple y automatizada.