Modulo Inventario Dinamica

MANUAL DE
INVENTARIOS .NET
Bogotá D.C. - Colombia: Av. carrera 45 No. 108 – 27 Torre 2 piso 14 oficina 1408 PBX: (+571) 7560520 – FAX (+571) 7560540
Fecha de Impresión, 28/01/2020.
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Control de Distribución
Copia Número Distribución
1 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.
Personas que participaron en la preparación de este documento
Función: Nombre:
Capacitación Marco Parra
Luis Ariel Castro
Elaboración y Redacción Cristian Aizaga
Lista de Revisión:
001 Patricia Lago QuBIT International E.U. 16/10/09
002 Luis Fernando Sánchez 30/05/11
003 Adrián Javier Bejarano 07/05/12
004 Royer Fabián Medina 21/06/13
005 Ruth González Santana 26/12/13
006 Sandra Milena Gómez Galeano 30/06/14
007 Dúmar Duarte Rubio 09/12/14
008 Marta Torres 31/12/15
009 Aura Idalid Beltrán Jiménez 30/06/16
010 Royer Fabián Medina Orjuela 31/12/16
010 Arlen Dayana Barranco Quintero 31/12/16
011 Aura Idalid Beltrán Jiménez 30/06/17
012 Luz Mayerly Mora Alfonso 31/12/17
013 Cristhian Camilo González Payan 30/06/18
014 Jorge Armando Gómez Lugo 31/12/18
015 Arlen Dayana Barranco Quintero 30/06/19
016 Nicolas Calvo Labrador 31/12/19
Aprobado por: Fecha:
Ricardo Pinzón 30/10/09
Luis Fernando Sánchez F. 30/05/11
Luis Fernando Sánchez F. 07/05/12
Aura Idalid Beltrán Jiménez 30/06/14
Adrana Rocío Preciado Pedreros 31/12/18
Historial de cambios
Versión Fecha Descripción de la Revisión
001 30/11/09 • Migración a Versión .NET
002 30/05/11 • Revisión general
• Autorización de facturación
• Dependencias
• Tipos de contrato
• Plantillas de Productos
• Devolución de orden de despacho
• Solicitud de pedido
• Actualizar vida útil
003 07/05/12 • Revisión General
• Productos – Pestaña Autorización Cubrimiento no Pos por
Diagnósticos
• Informe Consolidado de Elementos Despachados por
Almacén
• Informe de Ítems Comprados y Entregados Parciales
• Informe de Kardex Resumido
004 21/06/13 • Actualización Pantallas de Todo el Manual con el Ultimo
prototipo
• Se completó la Descripción de Opciones faltantes y nuevas
• Actualización de Informes
• Actualizo el Control de Distribución
• Se completaron campos faltantes de Descripción
005 26/12/13 • Actualización Tabla de Contenido e Índice
• Se actualizo Estructura del manual
• Se actualizo la opción consecutivos de almacén
006 30/06/14 • Actualización de Pantallas.
007 02/10/14 • Actualización de Pantallas de productos y comprobante de
entrada.
21/10/14 • En la opción Grupos se agregó el campo "Con.RTF No
Declarantes".
• En la opción Grupos se cambió el campo "Concepto de
Retención" por "Con.RTF Declarantes".
09/12/14 • Actualización de la Pantalla Listado de Suministro a Pacientes
con una nueva descripción Área de Servicio Inicial que
reemplaza Área Servicio y una nueva columna con el nombre
de Área Servicio Actual.
008 31/12/15 • Actualización de pantallas Última Versión
009 30/06/16 • El Manual no presento modificaciones en el semestre
010 24/08/16 • Actualización Parámetros
• Actualización Productos – Pestaña/General/Indicadores y
Autorización
• Actualización Suministro a Pacientes/Suministros Pendientes-
Listado de suministros
12/11/16 • Actualización de la Opción – Suministro a paciente
• Actualización Pantalla de Almacenes
• Actualización Pantalla de Productos
011 30/06/17 • Se actualizaron pantallas de Grupos
• Se actualizaron pantallas de manuales de tarifas
012 31/12/17 • Actualización de Pantallas última versión.net
• Adición de nuevas opciones menú Archivos
013 30/06/18 • Actualización de la pantalla Autorización de facturación,
Facturación Electrónica.
• Actualización Tabla de Contenido e Índice
• Se actualizan pantallas de opción Adicionales de Cirugía
014 31/12/18 • Actualización Pedido y Factura
015 30/06/19 • Revisión General, actualización de pantallas con nuevos
logos.
016 31/12/19 • Actualización de la pantalla Procesos/Ordenes de Despacho.
• Actualización de la opción Utilidades / Archivos Circular 06
de agosto de 2018
Documentos Asociados
Manual de Usuario del módulo de:
➢ Activos Fijos – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
➢ Admisiones – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
➢ Cartera – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
➢ Contabilidad – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
➢ Compras – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
➢ Información Financiera – NIIF – Dinámica Gerencial Hospitalaria –
Versión .Net
➢ Mantenimiento Maquinaria y Equipos – Dinámica Gerencial Hospitalaria –
Versión .Net
➢ Pagos – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
➢ Presupuestos – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .Net
Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria
Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.
Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los
consumidores. ICONTEC
Tabla de Contenido
CONTENIDO PÁG.
CAPÍTULO 1 ........................................................................................................................ 9
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ......................................................................................... 9
CAPÍTULO 2 ...................................................................................................................... 10
ENTRADAS Y SALIDAS ............................................................................................................... 10
Visión General ................................................................................................................................. 10
Contenido del Programa ................................................................................................................. 10
CAPÍTULO 3 ...................................................................................................................... 13
OPERACIONES RUTINARIAS ................................................................................................... 13
INGRESO DE INFORMACIÓN ................................................................................................... 13

Cómo Ingresar al Módulo ............................................................................................................................. 13
Cómo Eliminar Registros ............................................................................................................................. 14
Cómo Exportar Registros ............................................................................................................................. 14
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos .................................................................................................. 15
Cómo Crear Grupos de Inventarios .............................................................................................................. 17
Cómo Crear Subgrupos ................................................................................................................................ 23
Cómo Crear Unidades de Medida ................................................................................................................ 24
Cómo Crear Fabricantes ............................................................................................................................... 25
Cómo Crear Almacenes ................................................................................................................................ 26
Cómo Crear Grupos Farmacológicos ........................................................................................................... 31
Cómo Crear Productos ................................................................................................................................. 32
Cómo Crear Manuales de Tarifas ................................................................................................................. 42
Cómo Crear Plantillas de Cubrimiento ......................................................................................................... 45
Cómo Crear Conceptos de Ajustes de Inventarios ....................................................................................... 46
Cómo Crear Paquetes ................................................................................................................................... 48
Cómo Crear Autorizaciones de Facturación ................................................................................................. 50
Cómo Crear Dependencias ........................................................................................................................... 53
Cómo Crear Otras Retenciones .................................................................................................................... 55
Cómo Crear Otras Deducciones ................................................................................................................... 56
Cómo Crear Códigos de IVA ....................................................................................................................... 57
Cómo Crear Tipos de Contrato ..................................................................................................................... 58
Cómo Crear Plantillas de Productos ............................................................................................................. 59
Cómo Crear Proveedores .............................................................................................................................. 61
Cómo Crear Clientes .................................................................................................................................... 64
Cómo Crear Conceptos de Autoretención de Renta ..................................................................................... 66
PROCESOS DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................... 68

Cómo Crear Órdenes de Compra.................................................................................................................. 68
Cómo Crear Remisiones de Entrada ............................................................................................................. 74
Cómo Crear Comprobantes de Entrada ........................................................................................................ 77
Cómo Crear Devolución en Ventas .............................................................................................................. 83
Cómo Crear Devolución de Suministro a Pacientes ..................................................................................... 85
Cómo Crear Solicitudes ................................................................................................................................ 87
Cómo Crear Suministro a Pacientes ............................................................................................................. 90
Como Realizar el Despacho de un Suministro Pendiente ............................................................................. 93
Cómo Crear Remisión de Salida .................................................................................................................. 97
Cómo Crear Pedidos y Facturas ................................................................................................................. 100
Cómo Crear Devolución de Compras ......................................................................................................... 105
Cómo Crear Solicitudes de Pedido ............................................................................................................. 107
Cómo Crear Préstamos de Mercancía ........................................................................................................ 110
Cómo Crear Ajustes de Inventario ............................................................................................................. 112
Cómo Crear Devolución de Remisiones..................................................................................................... 114
Cómo Crear Órdenes de Despacho ............................................................................................................. 116
Cómo Actualizar Vida Útil ......................................................................................................................... 119
Cómo Crear Devolución de Orden de Despacho ........................................................................................ 120
Cómo Crear Adicionales de Cirugía ........................................................................................................... 122
Cómo Realizar Inventario Físico ................................................................................................................ 124
Cómo Crear Stock por Almacén ................................................................................................................. 127
Cómo Realizar Cambio de Código de Productos ....................................................................................... 128
Cómo Realizar Cierre Mensual .................................................................................................................. 129
Cómo Realizar Confirmación de Documentos en Bloque .......................................................................... 130
Cómo Crear Stock por Producto ................................................................................................................. 130
Cómo Generar Archivos Circular 02 de 2007 ............................................................................................ 131
Como generar los archivos de la circular 06 de 2018 ................................................................................. 133
MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)...................................................................................... 134

Como Generar y Visualizar los Informes de Inventarios............................................................................ 134
Descripción de los Reportes del Sistema .................................................................................................... 135
Cómo Generar y Visualizar el Informe de Kárdex ..................................................................................... 135
Como Generar y Visualizar el Informe de Inventario Valorizado .............................................................. 135
Como Generar y Visualizar el Informe de Remisiones sin Legalizar ........................................................ 136
Como Generar y Visualizar el Informe de Órdenes de Compra ................................................................. 137
Como Generar y Visualizar el Informe de Remisiones de Entrada ............................................................ 138
Como Generar y Visualizar el Informe de Comprobantes de Entrada ....................................................... 139
Como Generar y Visualizar Informes de Lista de Precios .......................................................................... 139
Como Generar y Visualizar Informes de Devolución de Remisiones ........................................................ 140
Como Generar y Visualizar Informes de Pedidos y Facturas. .................................................................... 141
Como Generar y Visualizar Informes de Devolución en Venta ................................................................. 141
Como Generar y Visualizar Informes de Devolución en Compras ............................................................ 142
Como Generar y Visualizar Informes de Órdenes de Despacho ................................................................ 143
Como Generar y Visualizar Informes de Rentabilidad ............................................................................... 143
Como Generar y Visualizar Informes de Ventas por Vendedor ................................................................. 144
Como Generar y Visualizar Informes de Código de Barras ....................................................................... 145
Como Generar y Visualizar Informes de Análisis de Gestión .................................................................... 146
Como Generar y Visualizar Informes de Ventas Anuales por Vendedor ................................................... 147
Como Generar y Visualizar Informes de Inventario ................................................................................... 147
Como Generar y Visualizar Informes de Vencimiento de Productos ......................................................... 148
Como Generar y Visualizar Informes de Saldos de Préstamos de Mercancía ............................................ 149
Como Generar y Visualizar Informes de Detalle de Devolución de Préstamos de Mercancías ................. 149
Como Generar y Visualizar Informes de Resumen de Ajustes de Inventario ............................................. 150
Como Generar y Visualizar Informes de Trazabilidad de Productos ......................................................... 151
Como Generar y Visualizar Informes de Promedio de Consumo ............................................................... 151
Como Generar y Visualizar Informes de Movimientos de Inventario ........................................................ 152
Como Generar y Visualizar Informes de Stock Máximo y Mínimo de Productos Inventario .................... 153
Como Generar y Visualizar el Informe Histórico de Vida Útil .................................................................. 153
Como Generar y Visualizar Informe Resumen de Facturas de Compra ..................................................... 154
Como Generar y Visualizar Informe Despacho de Medicamentos ............................................................. 155
Como Generar y Visualizar Informe de Cuenta Fiscal ............................................................................... 155
Como Generar y Visualizar Informe Consumo Promedio por Producto .................................................... 156
Como Generar y Visualizar Informe Productos sin Movimiento ............................................................... 157
Como Generar y Visualizar Informe de Suministro a Pacientes ................................................................ 158
Como Generar y Visualizar Informe de Ejecución de Contrato ................................................................. 158
Como Generar y Visualizar Informe de Consumo por Área de Servicio ................................................... 159
Como Generar y Visualizar Informe Consolidado de Elementos Despachados por Almacén ................... 160
Como Generar y Visualizar Informe de Ítems Comprados y Entregas Parciales ....................................... 160
Como Generar y Visualizar Informe de Kárdex Resumido ........................................................................ 161
Como Generar y Visualizar Informe Resolución No. 001478 del 10 de Mayo de 2006 ............................ 162
Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados ................................................................................. 163
Cómo Generar y Visualizar los Indicadores Generados ............................................................................. 164
Cómo Generar y Visualizar los Códigos de Barras .................................................................................... 164
OPERACIONES NO RUTINARIAS .......................................................................................... 165

Cómo Parametrizar el Módulo de Inventarios ............................................................................................ 165
APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ....................................................... 175
APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................. 176
APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA .......................................................................... 177
ÍNDICE .............................................................................................................................. 182

CAPÍTULO 1
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
El módulo de INVENTARIOS hace parte del Sistema de Información Dinámica Gerencial Hospitalaria
(DGH), el cual permite controlar los ingresos y salidas de mercancías por cualquier concepto, además permite
establecer estadísticas, costos, rentabilidad y movimientos de cada uno de los productos. Este módulo cuenta
con las siguientes características:
• Registro de consumo directo desde las farmacias a las hojas de Trabajo de los pacientes.
• Interface directa con Facturación.
• Manejo de Proveedores por Producto.
• Registro e impresión de ingresos por compra de mercancías a partir de la generación de un
pedido; afecta automáticamente cuentas por pagar.
• Listados generales de grupos y subgrupos de productos y Proveedores.
• Listado de Inventario de productos, Informes de Facturación.
• Listado de Productos devueltos.
• Movimiento de inventarios por conceptos varios.
• Control de Almacenes y/o Bodegas.
• Listado de alertas para productos con stock mínimos o máximos.
• Manejo de fracciones en los productos, permitiendo trabajar con diferentes unidades de
medida.
• Ajustes por inflación.
• Interfaz con el módulo de Presupuestos.
Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 9

Módulo Inventarios .NET
CAPÍTULO 2
ENTRADAS Y SALIDAS
Visión General
A continuación, se muestra un cuadro sinóptico de las utilidades del Módulo de Inventarios, con sus respectivas
entradas, procesos y salidas de datos.
ENTRADAS PROCESOS SALIDAS
• Kardex
• Inventario Valorizado
• Remisiones sin Legalizar
• Órdenes de Compra
• Remisiones de Entrada
• Comprobantes de Entrada
• Lista de Precios
• Devoluciones de Remisión
• Pedidos y Facturas
• Grupos • Devoluciones de Venta
• Orden de Compra • Devoluciones de Compra
• Subgrupos • Remisión de Entrada
• Unidades de Medida • Órdenes de Despacho
• Comprobante de Entrada • Rentabilidad
• Fabricantes • Devolución de Ventas
• Almacenes • Ventas por Vendedor
• Devolución de Suministro
• Grupos Farmacológicos • Códigos de Barra
• Solicitudes • Análisis de Gestión
• Productos • Suministro de Paciente
• Manuales de Tarifa • Ventas Anuales por Vendedor
• Remisión de Salida • Reportes Generados
• Plantillas de Cubrimiento • Pedido y Factura
• Conceptos de Ajustes de • Inventario Físico
• Devolución de Compras
Inventario • Vencimientos de Productos
• Solicitud de pedido • Saldos de Préstamos de Mercancías
• Paquetes
• Préstamos de Mercancía • Detalle de Devoluciones de Préstamos de Mercancía
• Autorización de
• Ajustes de Inventario • Resumen de Ajustes de Inventario
Facturación
• Devolución de Remisiones
• Dependencias • Indicadores Generados
• Órdenes de Despacho
• Otras Retenciones • Trazabilidad de Productos
• Actualizar Vida Útil • Promedio de Consumo
• Otras Deducciones
• Devolución de Orden de • Movimientos de Inventario
• Códigos de IVA
Despacho
• Tipos de contrato • Informe de Stock Máximo y Mínimo
• Cierre Mensual
• Plantillas de Productos • Histórico Vida Útil
• Confirmación de
• Parámetros • Resumen de Facturas de Compras
Documentos en Bloque
• Inventario Físico • Despacho de Medicamentos
• Cambio de Código de
• Stock por almacén • Cuenta Fiscal
Productos
• Stock por producto • Consumo Promedio por Producto
• Productos sin Movimiento
• Suministro a Pacientes
• Ejecución de Contratos
• Informe de Consumos por Área
• Informe Consolidado de Elementos Despachados
• Informe de Ítems Comprados y Entregas Parciales
• Kardex Resumido
• Archivos Circular 02 de 2007
• Archivos de la circular 06 de 2018
• Resolución No. 001478 del 10 de mayo de 2006
• Impresión de Códigos de Barra
Contenido del Programa
A continuación, se presenta la estructura del módulo de Inventarios del sistema Dinámica Gerencial
Hospitalaria:
ARCHIVO
• Grupos
• Subgrupos
• Unidades de Medida
• Fabricantes
• Almacenes
• Grupos Farmacológicos
• Pro
• ductos
• Manuales de Tarifas
• Plantillas de Cubrimiento
• Conceptos de Ajustes de Inventario
• Paquetes
• Autorización de Facturación
• Dependencias
• Otras Retenciones
• Otras Deducciones
• Códigos de IVA
• Tipos de contrato
• Plantillas de productos
PROCESOS
ENTRADAS
• Orden de Compra
• Remisión de Entrada
• Comprobante de Entrada
• Devolución de Ventas
• Devolución de Suministro
• Solicitudes
SALIDAS
• Suministro de Paciente
• Remisión de Salida
• Pedido y Factura
• Devolución de Compras
• Solicitud de pedido
• Préstamos de Mercancía
• Ajustes de Inventario
• Devolución de Remisiones
• Actualizar Vida Útil
• Devolución de Orden de Despacho
INFORMES
• Kardex
• Inventario Valorizado

• Remisiones sin Legalizar
• Órdenes de Compra
• Remisiones de Entrada
• Comprobantes de Entrada
• Lista de Precios
• Devoluciones de Remisión
• Pedidos y Facturas
• Devoluciones de Venta
• Devoluciones de Compra
• Rentabilidad
• Ventas por Vendedor
• Códigos de Barra
• Análisis de Gestión
• Ventas Anuales por Vendedor
• Reportes Generados
• Inventario Físico
• Vencimientos de Productos
• Saldos de Préstamos de Mercancías
• Detalle de Devoluciones de Préstamos de Mercancía
• Resumen de Ajustes de Inventario
• Indicadores Generados
• Trazabilidad de Productos
• Promedio de Consumo
• Movimientos de Inventario
• Informe de Stock Máximo y Mínimo
• Histórico Vida Útil
• Resumen de Facturas de Compras
• Despacho de Medicamentos
• Cuenta Fiscal
• Consumo Promedio por Producto
• Productos sin Movimiento
• Suministros a Pacientes
• Ejecución de Contratos
• Informe de Consumos por Área
• Informe Consolidado de Elementos Despachados
• Informe de Ítems Comprados y Entregas Parciales
• Kardex Resumido
• Resolución No. 001478 de 10 de mayo de 2006
UTILIDADES
• Parámetros
• Inventario Físico
• Stock x Almacén
• Cambio de Código de Productos
• Cierre Mensual
• Confirmación de Documentos en Bloque
• Stock x producto
• Archivo Circular 02 de 2007
• Impresión de Códigos de Barra

CAPÍTULO 3
OPERACIONES RUTINARIAS
INGRESO DE INFORMACIÓN
RECUERDE...
Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Inventarios, primero se deben ingresar los
parámetros; como se explica en la sección de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
Cómo Ingresar al Módulo

Para tener acceso al módulo de Inventarios se debe seguir la siguiente serie de pasos:
1. Localice y haga Clic en el icono de Módulos en el menú principal.
2. Seleccione los módulos Operativos y Asistenciales.
3. Localice y haga Clic en el módulo de Inventarios.
4. Seleccione el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes o Utilidades).
5. Despliegue los contenidos de cada menú, haciendo Clic sobre el icono más (+).

Cómo Eliminar Registros
La opción Eliminar , permite borrar los registros creados si no hay otros registros que estén relacionados
con el que se seleccionó. De lo contrario el sistema le permitirá realizar la anulación del registro seleccionado.
Para Eliminar o Anular un registro seleccione el registro en el Nombre o Código del registro que desea eliminar,
en el menú de la parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar , esto desplegará la
siguiente ventana: haga Clic en el botón Yes para eliminar o anular el registro ó haga Clic en el
boton No para abandonar la pantalla.
Cómo Exportar Registros

El contenido de un registro se puede Exportar a varios tipos de archivo. Para exportar un registro haga
Clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte superior o inferior de la ventana,
la opción Exportar . Se despliega la siguiente ventana, donde puede seleccionar el tipo de archivo para

realizar la exportación de la información. Si se quiere puede o no abrir inmediatamente el archivo seleccionando
la opción Abrir Archivo generado.
Haga Clic en Aceptar y seleccione la ruta donde guardará el archivo a generar o haga Clic en
Cancelar para salir de la ventana exportación.
Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos

Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:
Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga Clic en Aceptar o haga
Clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.
RECUERDE...
Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos o eliminarlos. Si no los confirma puede modificar
las veces que desee, cambiando su contenido.
El signo indica que el campo es obligatorio.
El signo indica que se puede seleccionar el dato en una lista de consulta.

El signo indica que se puede crear un nuevo registro, si no existe en la lista de consulta.
En el Módulo de Inventarios encontrará las siguientes opciones:

Cómo Crear Grupos de Inventarios
Esta opción permite crear y consultar cada uno de los grupos de inventarios, dentro de los cuales se clasifican
los productos usados en las labores de los almacenes. En esta opción se definen las diferentes cuentas contables
que serán afectadas cuando se utilicen los productos asociados al grupo. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivos.
2. Seleccione la opción Grupos. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar una búsqueda de un Banco especifico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Clase) y posteriormente pulsando la tecla ENTER,
la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón
, También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro
y nuevamente se muestran todos los registros.
Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar
, Eliminar/Anular , Cuadricula o
Exportar .
Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:

Ingrese la siguiente información:
GRUPO
Código: Campo que permite digitar el código alfanumérico que identifica al grupo de productos del
inventario.
Clase: Campo que permite seleccionar si el grupo corresponde a Productos o Servicios.
Código SubAtención: Campo que permite seleccionar el tipo de productos que se relacionarán con el grupo.
Pueden ser Insumos Hospitalarios, Material Quirúrgico o Medicamentos.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del grupo de productos del inventario.
PESTAÑA INFORMACIÓN GENERAL
Tiempo de Reposición de los productos (Días): Campo que permite digitar el tiempo (en días) en que se
van a reponer los productos, correspondientes al grupo que se está creando.
Tiempo de Abastecimiento de los productos (Días): Campo que permite digitar el tiempo (en días) de
abastecimiento de los productos, correspondiente al grupo que se está creando.
Porcentaje de Seguridad: Campo que permite digitar el porcentaje de seguridad del grupo de productos
que se está creando.

PESTAÑA INFO CONTABLE COLGAAP
Ingresos: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las contabilizaciones
correspondientes a los ingresos. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
Ingresos Exterior: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las contabilizaciones
correspondientes a los ingresos del Exterior. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual
módulo Contabilidad.
Gastos / Inventarios: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las
contabilizaciones correspondientes a los Gastos / Inventarios. Si no existe en la lista se puede agregar .
Véase Manual módulo Contabilidad.
Costo de Venta: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las contabilizaciones
correspondientes a los Costos de Venta. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
RTF Compras (Retención en la fuente de las compras): Campo que permite seleccionar la cuenta sobre
la que se realizarán las contabilizaciones correspondientes a la Retención en la Fuente. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Devolución: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las contabilizaciones
correspondientes a las Devoluciones. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
Concepto RTF Declarantes: Campo que permite seleccionar el concepto de retención en la fuente con la
tarifa correspondiente sobre la cual se desee calcular retención en la fuente para Terceros parametrizados
como agentes declarantes de renta. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
Concepto RTF No Declarantes: Campo que permite seleccionar el concepto de retención en la fuente con
la tarifa correspondiente sobre la cual se desee calcular retención en la fuente para Terceros parametrizados

como agentes no declarantes de renta. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
Centro de Costo: Campo que permite seleccionar el centro de costo al cual debe ir el producto. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Cta. DB Remisión Entrada: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las
contabilizaciones débito, correspondientes a las Remisiones de Entrada. Si no existe en la lista se puede
agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Cta. CR Remisión Entrada: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las
contabilizaciones crédito, correspondientes a las Remisiones de Entrada. Si no existe en la lista se puede
Cta. DB Remisión Salida: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las
contabilizaciones débito, correspondientes a las Remisiones de Salida. Si no existe en la lista se puede
Cta. CR Remisión Salida: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las
contabilizaciones crédito, correspondientes a las Remisiones de Salida. Si no existe en la lista se puede
PESTAÑA INFO CONTABLE COLGAAP 1
Concepto de Autoretención de Renta: Campo que permite seleccionar el concepto de Autoretención de

renta para ser adicionado al grupo.
PESTAÑA INFO CONTABLE NIIF

REMISIÓN ENTRADA
Débito Cta x Pagar Transición NIIF: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán
las contabilizaciones débito, correspondientes a las Remisiones de Entrada, según lo definido por las NIIF.
Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Información Financiera - NIIF.
Crédito Cta x Pagar Transición NIIF: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán
las contabilizaciones crédito, correspondientes a las Remisiones de Entrada, según lo definido por las NIIF.
REMISIÓN SALIDA
Débito Cta x Cobrar Transición NIIF: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán
las contabilizaciones débito, correspondientes a las Remisiones de Salida, según lo definido por las NIIF.
Crédito Cta x Cobrar Transición NIIF: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se
realizarán las contabilizaciones crédito, correspondientes a las Remisiones de Salida, según lo definido por
las NIIF. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Información Financiera - NIIF.
AJUSTE VALOR NETO DE REALIZACIÓN

Cuenta Débito: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las contabilizaciones
débito, correspondientes a ajustes de valor neto de realización, según lo definido por las NIIF. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Información Financiera - NIIF.
Cuenta Crédito: Campo que permite seleccionar la cuenta sobre la que se realizarán las contabilizaciones
crédito, correspondientes a ajustes de valor neto de realización, según lo definido por las NIIF. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Información Financiera - NIIF.
PESTAÑA CONFIGURACIÓN PRESUPUESTAL

Entidad: Campo que permite seleccionar la entidad presupuestal que se va a afectar.
Vigencia: Campo que permite seleccionar la vigencia en la cual se está trabajando.
Una vez se escoge la entidad y la vigencia se da Clic en Cargar para que se listen los rubros de
los cuales se puede seleccionar.
Rubro: Campo que permite seleccionar de la lista de rubros de Gastos, el rubro que se afectará cuando se
realicen movimientos de productos de este grupo; como Órdenes de Compra, Comprobantes de Entrada;
cuando se tiene activa la interfaz con presupuestos.
En la grilla se listan los rubros de los cuales se puede seleccionar.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic en
Cerrar para abandonar la ventana.

Cómo Crear Subgrupos
Esta opción permite crear y consultar los subgrupos de productos que harán parte de un grupo. Esta opción le
permitirá definir si los productos asociados a este subgrupo manejan o no Lote, fecha de vencimiento y Vida
Útil. Para ello:
2. Seleccione la opción Subgrupos. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un subgrupo específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Maneja Lote o Maneja Vencimiento) y
posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro
o dando clic en el botón , También puede eliminar la búsqueda realizada
haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código del subgrupo que desea crear.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del nuevo subgrupo.
Maneja Lote: Campo que permite definir si el subgrupo maneja lote o no.

Maneja Fecha de Vencimiento: Campo que permite definir si el subgrupo maneja fecha de vencimiento o
no.
Vida Útil: Campo que permite determinar si el subgrupo maneja productos perecederos o no.
Cómo Crear Unidades de Medida

Esta opción permite crear y consultar las unidades de medida en que se pueden encontrar los productos en el
mercado. También permite crear unidades de medida con fracciones. Estas unidades de medida son
indispensables en el momento de crear los diferentes productos, ya que ayuda a identificar la cantidad a
despachar dependiendo de la aplicación solicitada. Para ello:
2. Seleccione la opción Unidades de Medida. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una unidad de medida específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Unidad Compra, Fracción o Unidad Consumo ) y
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código de la Unidad de Medida que desea crear.
Unidad de Compra: Campo que permite digitar la unidad de medida con la que se compra el producto.
Fracción: Campo que permite digitar el valor de la fracción, es la forma en que se puede subdividir la
unidad, este permite individualizar los elementos de las unidades de medida.
Unidad de Consumo: Campo que permite seleccionar la Unidad de Consumo previamente creada.
Cómo Crear Fabricantes

Esta opción permite crear y consultar los fabricantes de los productos de tal manera que se puedan relacionar
en la creación de los productos. Para ello:
2. Seleccione la opción Fabricantes. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la
tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón

Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código que se va a asignar al nuevo fabricante.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del nuevo fabricante.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic
en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Almacenes

Esta opción permite crear y consultar los almacenes que la entidad tiene establecidos para el almacenamiento
de los diferentes elementos manejados en el inventario: Productos - Medicamentos - Insumos, entre otros. Para
ello:
2. Seleccione la opción Almacenes. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre ) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la

Exportar .
ALMACÉN
Código: Campo que permite digitar el código que identifica el almacén o el lugar donde se almacenan los
productos, puede ser alfanumérico.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre para el nuevo almacén de productos.
PESTAÑA INFORMACIÓN GENERAL
INFORMACIÓN GENERAL
Prefijo Facturación: Campo que permite seleccionar el código del prefijo de facturación autorizado por la
DIAN mediante resolución. (En esta resolución se indica tanto el número de factura inicial como el final
que es permitido emitir). Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Autorización de
Facturación.
Prefijo Consecutivo: Campo que permite digitar el código del prefijo de consecutivos para cada uno de los
documentos generados desde el almacén.

Centro de Atención: Campo que permite seleccionar en qué Centro de Atención está ubicado el almacén.
Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Admisiones.
Maneja Planilla de Despacho: Campo que permite definir si el Almacén maneja planilla de despacho.
Almacén de Terceros: Campo que permite definir si el Almacén que se crea es manejado por un tercero
externo a la institución.
Almacén de Producción: Campo que permite definir si el Almacén es de producción.
Cuantía Máxima para Órdenes de Compra: Campo que permite digitar el valor máximo por el que se
permite realiza órdenes de compra de ese almacén.
INFORMACIÓN CONTABLE
Centro de Costo: Campo que permite seleccionar el centro de costo que se afectará al realizar movimientos
en dicho almacén. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Préstamo a Terceros: Campo que permite seleccionar la cuenta contable que se afectará al realizar
préstamo a terceros desde el almacén creado. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual
Préstamo de Terceros: Campo que permite seleccionar la cuenta contable que se afectará al ingresar
préstamos de terceros al almacén creado. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
CUENTAS DE PRODUCCIÓN
Si el almacén es de producción se habilitan los siguientes campos:
Cargos: Campo que permite seleccionar la cuenta contable para realizar la contabilización de los ingresos
de producción al almacén, desde el módulo de producción, correspondientes a mano de obra. Si no existe
Equipos: Campo que permite seleccionar la cuenta contable para realizar la contabilización de los ingresos
de producción al almacén, desde el módulo de producción, correspondientes a equipos. Si no existe en la
Costos: Campo que permite seleccionar la cuenta contable para realizar la contabilización de los ingresos
de producción al almacén, desde el módulo de producción, correspondientes a costos. Si no existe en la lista
se puede agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Materiales: Campo que permite seleccionar la cuenta contable para realizar la contabilización de los
ingresos de producción al almacén, desde el módulo de producción, correspondientes a insumos. Si no existe
PESTAÑA CONSECUTIVOS

PESTAÑA INVENTARIOS
CONSECUTIVOS GENERALES
Permite visualizar los consecutivos generales del módulo de inventarios como son Cierre Mensual,
Cotización, Demanda Insatisfecha y Movimiento Kárdex. En la grilla se muestra Tipo Documento, Código,
Nombre, Consecutivo Actual y En Uso.
CONSECUTIVO DE DOCUMENTOS
Permite visualizar los consecutivos de los documentos realizados desde el módulo como son Orden de
Compra, Comprobante de Entrada, Remisión Salida, Suministro a Pacientes, Factura, Compromisos, entre
otros. En la grilla se muestra Tipo Documento, Código, Nombre, Consecutivo, En Uso, Consecutivo Actual
PESTAÑA INTERFAZ COMPRAS

Permite visualizar los consecutivos de los documentos que se generan en el Módulo de Compras que tienen
interfaz con Inventario como son las Solicitudes. En la grilla se muestra Tipo Documento, Código, Nombre,
Consecutivo Actual, En Uso
PESTAÑA AUTORIZACIÓN

Usuario: Campo que permite seleccionar el usuario que se va a autorizar en el almacén. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Manual módulo Generales y Seguridad.
Una vez seleccionado haga Clic en el botón Agregar Usuario para adicionarlo a la
grilla.
Cómo Crear Grupos Farmacológicos

Esta opción permite crear y consultar los diferentes grupos farmacológicos definidos por la industria
farmacéutica y en los que se clasifican los productos (medicamentos). En el momento de crear los productos se
configura el grupo farmacológico al que corresponde. Para ello:
2. Seleccione la opción Grupos Farmacológicos. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un grupo farmacológico específico ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y posteriormente pulsando la tecla
ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón
Exportar .

Código Campo que permite digitar el código del grupo Farmacológico.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del grupo farmacológico.
Cómo Crear Productos

Esta opción permite crear y consultar todos los productos y/o servicios que la entidad ofrece y consume; a los
cuales se les realiza control de inventarios. La configuración de cada uno de los ítems de los productos permite
que los procesos arrojen información acorde a las características de éstos. Para ello:
2. Seleccione la opción Productos. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Agrupamiento, Clasificación, Tipo, Serial,
Maneja lote, Maneja Vencimiento, Unidad de Compra, Unidad de Consumo, Concentración, Productos
POS, Bloquear y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón
Aplicar Filtro o dando clic en el botón , También puede eliminar la búsqueda
realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los
registros.

Exportar .
PESTAÑA PRODUCTO
Código: Campo que permite digitar el código Principal que tiene el producto.
Código Alterno: Campo que permite digitar el código alterno que tiene el producto.
Código Agrupamiento: Campo que permite digitar, el código con el cual van a ser agrupados los
medicamentos y/o suministros que tienen diferentes Laboratorios.
Bloqueado: Campo que permite bloquear un producto cuando esta seleccionado.
Descripción Corta: Campo que permite digitar una descripción corta del producto.
Descripción Larga: Campo que permite digitar una descripción larga del producto.
C.U.M.: Campo que permite digitar el código C.U.M. del producto en caso que sea de tipo medicamento.
Clase: Campo que permite seleccionar si es un producto o un servicio.
Tipo: Campo que permite seleccionar qué tipo de producto es. Éste ayuda a clasificar el producto para saber
si es un suministro o un medicamento.
Tipo de distribución predeterminada: Campo que permite seleccionar si al momento de realizar el
suministro a pacientes la dispensación de los medicamentos y/o suministros se realizará la Distribución por
Agrupamiento, Código de Barras o Manual.

Grupo: Campo que permite seleccionar el grupo al que pertenece el producto. Si no existe en la lista se
puede agregar . Véase Cómo Crear un Grupo.
Subgrupo: Campo que permite seleccionar el Subgrupo al que pertenece el producto. Si no existe en la lista
se puede agregar . Véase Cómo Crear un Subgrupo.
Código IVA: Campo que permite seleccionar el Código del concepto del IVA con el que se define el
porcentaje que será liquidado por la compra o venta del producto. Si no existe en la lista se puede agregar
. Véase Manual módulo Contabilidad.
Unidad de Medida: Campo que permite seleccionar la Unidad de Medida del producto. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Unidades de Medida.
PESTAÑA GENERAL
Producto Maneja Serial: Campo que permite definir si el producto maneja serial.
Concentración: Campo que permite digitar la concentración que tiene el producto en el caso que sean
medicamentos.
Forma Farmacéutica: Campo que permite digitar la forma farmacéutica que tiene el producto.
Principio Activo: Campo que permite digitar el principio activo que tiene el producto.
Fabricante: Campo que permite seleccionar el fabricante del producto. Si no existe en la lista se puede
agregar . Véase Cómo Crear Fabricantes.
Registro Sanitario: Campo que permite definir si el producto maneja Registro Sanitario. Si lo maneja debe
digitarse en el campo del lado derecho.
Fecha de Vencimiento R.S.: Campo que permite digitar la fecha de vencimiento del registro sanitario en
el caso en que el producto lo maneje.
Grupo Farmacológico: Campo que permite seleccionar el grupo farmacológico del producto. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Grupos Farmacológicos.
Código SICE: Campo que permite digitar el código SICE del producto.
Fecha de Creación: Campo que permite visualizar la fecha de creación del producto.
Fecha Ultima Compra: Campo que permite visualizar la fecha de última compra del producto.
Fecha Ultima Venta: Campo que permite visualizar la fecha de ultima venta del producto.
Clasificación: Campo que permite definir para el producto si es Clase I, ClaseIIa, ClaseIIb, ClaseIII o No
aplica.
PESTAÑA VALORES

INFORMACIÓN DE ORÍGENES Y STOCK
Origen: Campo que permite seleccionar si el producto es Nacional o Importado.
Stock: Campo que permite digitar cuál es el stock mínimo y máximo que se debe tener por el producto.
% Comisión: Campo que permite digitar el % de Comisión del Producto.
Punto de Reposición: Campo que permite digitar en unidades el punto en que se va a reponer el producto.
Tiempo de Reposición: Campo que permite digitar el Número de Días en que se va a reponer el producto.
INFORMACIÓN MONETARIA
Tipo de Moneda: Campo que permite digitar el tipo de moneda que maneja el producto (pesos o extranjera).
Costo: Campo que permite digitar el Costo del producto en Pesos o en Moneda Extranjera según el Tipo de
Moneda que se maneje.
Último Costos: Campo que permite visualizar el último costo del producto según el precio en que se registra
la compra ya sea en Pesos o en Moneda Extranjera.
Precio de Venta: Campo que permite digitar el valor del precio de venta en pesos o en moneda Extranjera.
TRANSICIÓN NIIF
Gastos de Venta: Campo que permite digitar el valor de los gastos de venta en pesos o en moneda extranjera
según lo definido por las NIIF.
Los campos Fecha de Creación, Última Compra y Última Venta, los actualiza el sistema automáticamente,
a medida que se ejecutan las acciones de Compra y Venta del producto.
PESTAÑA MANTENIMIENTODE EQUIPOS
Producto de Control de Mantenimiento: Campo que permite definir si el producto maneja control de
mantenimiento en caso de que se tenga licenciado el módulo de mantenimiento maquinaria y equipos.

Accesorio Estándar: Campo que permite digitar el accesorio estándar que tenga el producto. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Mantenimiento Maquinaria y Equipo.
Condiciones de Uso: Campo que permite digitar las Condiciones de Uso del producto.
Garantía: Campo que permite digitar la Garantía del Producto.
PESTAÑA INDICACIONES Y AUTORIZACIÓN
Cto Facturación: Campo que permite seleccionar el Concepto de Facturación. Si no existe en la lista se
puede agregar . Véase Manual módulo Contratos.
Indicaciones: Campo que permite digitar las indicaciones a tener en cuenta para la formulación del
producto.
Precauciones: Campo que permite digitar las precauciones a tener en cuenta para la formulación del
producto.
Uso: Campo que permite digitar el uso que se le puede dar al producto.
Producto de Control: Campo que permite definir si el producto es de control obligatorio.
Producto POS: Campo que permite definir si el producto es POS o No POS.
Sin Control de Vigencia: Campo que permite definir si el producto manejara control de vigencia o no. Si
el producto se marca sin control de vigencia al momento de realizar un folio de Historia Clínica y solicitar
el Producto en la opción de Plan de Manejo Intrahospitalario en el campo Horas de Vigencia se
visualizará Inactivo y postulará el valor Cero. Si en el producto no se marca el control de vigencia permitirá
en el Plan de Manejo Intrahospitalario asignar horas de vencimiento de la fórmula médica, para ese
producto.
Producto Habilitado Para Enfermería: Campo que permite seleccionar productos de tipo medicamentos,
Para ser solicitador por la enfermera en el Registro de Enfermería.

Nivel Autorización: Campo que permite seleccionar el nivel de la institución que requiere la autorización
del medicamento No Pos.
Medicamento Multi Dosis: Campo que permite definir si el producto se puede manejar como Multi Dosis
en el módulo de historias clínicas.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad que se puede manejar como Multi Dosis.
Unidad Dosis: Campo que permite seleccionar la unidad de dosis que se va a manejar como Multi Dosis.
Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Unidades de Medida.
PESTAÑA VÍAS DE ADMINISTRACIÓN.
Vía de Administración: Campo que permite seleccionar la vía de administración del Medicamento y/o
suministro, posteriormente haga Clic en el botón agregar Vía de Administración
para agregar la vía correspondiente al producto. Si va a agregar todas
las vías de administración haga Clic en el botón Agregar Todas .
PESTAÑA EXISTENCIAS

La pestaña existencias permite visualizar las cantidades existentes del producto en los almacenes de la
institución. En la grilla se encuentran los datos del almacén, lote, fecha de vencimiento, cantidades
disponibles, cantidades comprometidas y existencia.
Cantidad Total en Préstamos de Salida: Campo que permite visualizar la cantidad del producto que se
encuentra en préstamo a otras instituciones.
PESTAÑA CODIGO BARRA

La pestaña código de barras permite adicionar los códigos de barras del producto. Para ello haga Clic en el
botón de la parte inferior donde aparece la siguiente ventana:
Código de barras: Campo que permite capturar el código de barras del producto adquirido.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto por defecto cuando se dispensa por codigo
de barras..
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para adicionarlos a la grilla o
haga Clic en Cerrar para abandonar la ventana.

PESTAÑA IMPORTACIONES
Agregar Información de Importación: Campo que permite definir si el producto se va a adquirir desde
importaciones en el caso en que se tenga licenciado el módulo de importaciones.
Código Fabricante: Campo que permite digitar el código del fabricante.
Descripción Fabricante: Campo que permite digitar una descripción corta del fabricante.
Precio Moneda de Origen: Campo que permite digitar el precio del producto en la moneda de origen.
Requiere Registro Importación: Campo que permite definir si se requiere registro de importación para la
adquisición del producto.
Posición Arancelaria: Campo que permite digitar la posición arancelaria que tiene el producto dentro de
las normas de importación.
Porcentaje Arancel: Campo que permite digitar el porcentaje del arancel para el producto.
Peso Estimado por Unidad: Campo que permite digitar el peso estimado por unidad de compra del
producto.
Volumen Estimado por Unidad: Campo que permite digitar el volumen estimado por unidad de compra
del producto.
PESTAÑA PROVEEDORES

La pestaña proveedores permite adicionar los proveedores del producto. Para ello haga Clic en el botón
de la parte inferior donde aparece la siguiente ventana:
Proveedor: Campo que permite seleccionar el código y nombre del proveedor. Si no existe en la lista se
puede agregar . Véase Manual módulo Pagos.
Valor: Campo que permite digitar el valor para el producto.
Código Producto Proveedor: Campo que permite digitar el código que maneja el proveedor para el
producto.
Registro sanitario: Campo que permite digitar el Código del registro sanitario para el producto.

Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar o Grabar-Cerrar
para agregarlos a la grilla o haga Clic en Cerrar para abandonar la

ventana.
PESTAÑA AUTORIZACIÓN CUBRIM.IENTO POS POR DIAGNÓSTICOS
La pestaña autorización cubrimiento POS por diagnósticos permite definir para qué diagnósticos los
medicamentos No Pos se convierten en POS
Diagnóstico: Campo que permite seleccionar los diagnósticos que se van a adicionar al producto. Una vez
seleccionado, se hace Clic en el botón . Si no existe en la lista se

puede agregar . Véase Manual módulo Admisiones.
Cómo Crear Manuales de Tarifas

Esta opción permite crear y consultar los diferentes paquetes de tarifas para los productos de acuerdo con las
negociaciones que se realizan con las entidades aseguradoras. En el momento de realizar el cargue de productos
a la hoja de trabajo de los pacientes se tienen en cuenta estas tarifas para realizar el cobro. Para ello:
2. Seleccione la opción Manuales de Tarifas. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un manual de tarifas específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Liquidación) y posteriormente pulsando la
tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el
botón , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar
Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .

Manual: Campo que permite seleccionar el manual de tarifas al que se le van a relacionar los productos. Si
no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contratos.
Filtros: Campo que permite definir los productos que se van a visualizar en la grilla (Solo activos, Solo
inactivos o Todos).
Productos: Campo que permite definir si los filtros anteriores se desean aplicar a la grilla de los productos
(arriba) al hacer Clic en el botón .

Tarifas: Campo que permite definir si los filtros anteriores se desean aplicar a la grilla de los rangos de
fechas (abajo) al hacer Clic en el botón .

En la grilla superior se adicionan los productos a relacionar con el manual de tarifas. Para ello haga Clic en
el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:
Manual: Campo que permite visualizar el manual al que se le relacionarán los productos.
Producto: Campo que permite seleccionar el producto a incluir en el Manual. Si no existe en la lista se
puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Salario Mínimo: Campo que permite seleccionar el salario mínimo para relacionarlo con el producto. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contratos.
Fecha Inicial: Campo que permite digitar a partir de qué fecha va a empezar a regir el valor para el producto.
Fecha Final: Campo que permite digitar la fecha hasta la que aplica el valor del producto.
Liquidación Ambulatoria: Campo que permite seleccionar el tipo de cobro (Copago o Cuota Moderadora)
para los ingresos ambulatorios.
Liquidación Hospitalaria: Campo que permite seleccionar el tipo de cobro (Copago o Cuota Moderadora)
para los ingresos hospitalarios.
Liquida Por: Campo que permite seleccionar si el Manual liquida por Evento o Capitado.
Valor Producto: Campo que permite digitar el precio del producto.
Valor Recargo: Campo que permite digitar el valor del recargo para el producto.
% Descuento: Campo que permite digitar el porcentaje en el caso que el producto tenga algún descuento.

En el momento en que las fechas para las cuales ya se tenía un precio expire, permite agregar nuevas fechas
con el mismo precio o diferente, en la grilla inferior de la ventana haciendo Clic en donde despliega la
ventana del producto para adicionarle nuevas fechas.
Cómo Crear Plantillas de Cubrimiento

Esta opción permite crear y consultar las diferentes plantillas de cubrimiento; en donde están incluidos cada
uno de los productos que se encuentran autorizados para su despacho en un plan de beneficios o contrato en
particular. Para ello:
2. Seleccione la opción Plantillas de Cubrimiento. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una plantilla de cubrimiento específica ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y posteriormente pulsando la tecla
Exportar .

Plantilla de Cubrimiento: Campo que permite seleccionar la plantilla en la que se realizará el cubrimiento
de los productos.
Se observan dos secciones en la parte inferior, la de la izquierda lista los manuales de tarifas creados y en
la de la derecha los productos que tiene relacionados cada una.
Para incluir los productos en la plantilla se selecciona el manual de tarifas en el panel izquierdo y el producto
del panel derecho. Una vez seleccionado el producto, con el botón se adiciona al panel superior que
indica los productos cubiertos por la plantilla.
Cómo Crear Conceptos de Ajustes de Inventarios

Esta opción permite crear y consultar todos los conceptos de ajuste de entrada y salida, con las respectivas
cuentas contables que serán afectadas al momento de realizar un ajuste al inventario. Para ello:
2. Seleccione la opción Conceptos de Ajustes de Inventarios. A continuación, se despliega la siguiente
ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un concepto de ajuste específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Tipo o Activo y posteriormente pulsando la
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código que desea asignar al nuevo concepto.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del nuevo concepto de ajuste.
Tipo Mvto.: Campo que permite seleccionar si el ajuste es de tipo entrada o salida.

Afecta el Costo Promedio: Campo que permite definir si el movimiento de ajuste realizado por el concepto
creado afecta el costo promedio en el caso en que el tipo de movimiento sea de entrada.
Activo: Campo que permite definir si el concepto de ajuste está activo o inactivo.
Mostrar Productos Vencidos: Campo que permite definir si en el momento de utilizar el concepto de ajuste
permite visualizar los productos vencidos.
INFORMACIÓN CONTABLE
Cta. Ajuste: Campo que permite seleccionar la cuenta contable que maneja el concepto. Si no existe en la
Afectar IVA: Campo que permite definir si el concepto de ajuste afecta el IVA en el caso en que el tipo de
movimiento sea de salida.
Cta. IVA: Campo que permite seleccionar la cuenta contable de IVA que maneja el concepto. Si no existe
Cómo Crear Paquetes

Esta opción permite crear y consultar los diferentes paquetes con productos del inventario. En el momento de
generar de realizar remisiones de salida facilita la inclusión de varios productos a la remisión seleccionando
únicamente el paquete. Para ello:
2. Seleccione la opción Paquetes. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un paquete específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Detalle) y posteriormente pulsando la tecla
Exportar .


Código: Campo que permite digitar el código que se le asigna al nuevo paquete.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que va a tener el nuevo paquete.
Detalle: Campo que permite digitar las observaciones que se tengan para el nuevo paquete.
LISTADO DE PRODUCTOS
Para adicionar productos al paquete haga Clic en el botón donde se despliega la siguiente ventana:
Producto: Campo que permite seleccionar el código del producto que va a agregar al paquete. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad de productos que se incluirán en el paquete.

Lote/Serial: Campo que permite seleccionar el lote o serial si el producto lo maneja.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para adicionarlos y regresar a
la pantalla Paquete o haga Clic en Cerrar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Autorizaciones de Facturación

Esta opción permite crear y consultar las resoluciones, los rangos de facturación y prefijos de facturación
impartidas por la DIAN. Estos registros permiten la generación de los consecutivos para las facturas realizadas
por la opción pedidos y facturas. Para ello:

2. Seleccione la opción Autorización de Facturación. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de cualquier autorización de facturación ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Prefijo Facturación o Descripción) y haciendo Clic en el
botón Aplicar Filtro o escribiendo en el campo Buscar y dando clic en el botón
, Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic
en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:

Código: Campo que permite digitar el código con el cual desea identificar las autorizaciones de facturación.
Nombre: Campo tipo que permite digitar el nombre con el que desea identificar la autorización que se
encuentra registrando.
Maneja Prefijo: Campo tipo check tomar la información que se configure para realizar la facturación
electrónica.
En la Grilla de Resoluciones se listan los registros existentes entre las cuales se puede Modificar o
Agregar o Eliminar . Al hacer Clic en alguna de estas opciones (modificar o agregar) se despliega
la siguiente ventana:

Pestaña Generales Ingrese la siguiente información:
Activo: Por defecto la primera resolución que se cree debe estar activa. Solo se desactivarán cuando se
termine la numeración autorizada y se deba continuar con otra numeración.
No. Resolución: Campo que permite digitar el número de resolución, con el cual ésta será identificada.
Fecha Resolución: Campo que permite seleccionar la fecha en la que registra la resolución.
Factura Inicial: Campo que permite digitar el número inicial de facturación, desde la cual desea que
aplique esta resolución (Numeración aprobada).
Factura Final: Campo que permite digitar el número final de facturación hasta la cual desea que aplique
esta resolución.
Tipo Factura: Campo que permite seleccionar cómo se va a manejar la facturación. Los Tipos son: Por
Computador, Manual y Electrónica.
Consecutivo: Campo que permite digitar desde qué número desea que el sistema empiece a generar los
Consecutivos.
Fecha Inicial: Campo que permite digitar la fecha inicial, desdés donde aplica la resolución (Numeración
aprobada).
Fecha Final: Campo que permite digitar la fecha final, hasta donde aplica la resolución.
Clave Técnica: Campo que permite digitar la clave que entrega la DIAN con la resolución a los habilitados
para facturar electrónicamente, dicha clave hace parte del código único de facturación electrónica (CUFE).
Pestaña Resolución Facturación Electrónica.

Consultar Resolución de Facturación DIAN: Botón que permite visualizar la resolución de facturación
emitida por la DIAN.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic en
Cerrar para abandonar la ventana Resolución Facturación.
Cómo Crear Dependencias

Esta opción permite crear y consultar las Dependencias que funcionarán en la empresa. Al generar las órdenes
de despacho será posible seleccionar la dependencia a las que desea realizarlo. Para ello:
2. Seleccione la opción Dependencias. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una dependencia específica ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Centro Costo) y posteriormente pulsando la tecla
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código que identifica la dependencia.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica la dependencia.
Centro Costo: Campo que permite digitar el centro de costo asociado a la dependencia. Si no existe en la
Ciudad/Municipio: Campo que permite digitar la ciudad en la que se encuentra ubicada la dependencia.
Cédula Responsable: Campo que permite digitar el número de documento del responsable de la
dependencia.
Responsable: Campo que permite digitar el nombre del responsable de la dependencia.

Cómo Crear Otras Retenciones

Esta opción permite crear y consultar otros conceptos de retención a que haya lugar con los proveedores, en el
momento de realizar los procesos de ingresos y las transacciones del módulo. Para ello:
2. Seleccione la opción Otras Retenciones. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una retención específica ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Concepto Retención, Cuenta Contable o Aproximación)
Exportar .

No. Retención: Campo que permite digitar el número o código que se le va a asignar a la Retención.

Concepto Retención: Campo que permite seleccionar el concepto al cual corresponde la retención. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Cuenta Contable: Campo que permite seleccionar la cuenta donde se va a contabilizar la retención. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Contabilidad.
Aproximar: Campo que permite seleccionar el tipo de aproximación que se aplicará al utilizar el concepto
de retención (0, 10, 100, 1000 o <1000=1000).
Cómo Crear Otras Deducciones

Esta opción permite crear y consultar las diferentes deducciones adicionales a las reglamentadas que se les
pueden descontar a los proveedores cuando se realicen transacciones. Para ello:
2. Seleccione la opción Otras Deducciones. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una deducción específica ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Valor Base o Cuenta Contable) y posteriormente
pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o
dando clic en el botón , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el
botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código que será asignado a la nueva deducción.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la nueva deducción.
Valor Base: Campo que permite digitar si la deducción aplica desde un monto en especial o puede dejarlo
en blanco en caso que no aplique.
Cuenta Contable: Campo que permite seleccionar el código de la cuenta contable sobre la cual se hará la
contabilización de esta deducción. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo
Contabilidad.
Cómo Crear Códigos de IVA

Esta opción permite crear y consultar todos los códigos del Impuesto de valor agregado IVA que tiene la
empresa. Estos códigos asocian los productos para que el sistema realice el cálculo respectivo cuando se
presenten operaciones. Para ellos
2. Seleccione la opción Códigos de IVA. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un código de IVA específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Porcentaje) y posteriormente pulsando la

Exportar .

Código: Campo que permite digitar el número o código que le desea asignar al nuevo código de IVA.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que le quiera asignar al nuevo código de IVA.
Porcentaje: Campo que permite digitar el valor del porcentaje de IVA que se debe aplicar.
Tarifa: Campo que permite digitar la tarifa del IVA asociada al concepto.
Cómo Crear Tipos de Contrato

Esta opción permite crear y consultar los diferentes tipos de contrato que serán usados en la empresa en el
momento de realizar órdenes de compra para detallar la información con respecto a la contratación. Para ello:
2. Seleccione la opción Tipos de Contrato. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un tipo de contrato específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y posteriormente pulsando la tecla ENTER,
la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código que identifica al tipo de Contrato.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que va a tener el tipo de Contrato.
Cómo Crear Plantillas de Productos

Esta opción permite crear y consultar las diferentes plantillas de productos que serán utilizadas en los
procedimientos que se realicen en la empresa. Esta opción permite agilizar el proceso de solicitud de
medicamentos al realizar los suministros a pacientes, ya que permite incluir varios productos seleccionando
solo una plantilla. Para ello:
2. Seleccione la opción Plantillas de Productos. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una plantilla de producto específica ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Detalle) y posteriormente pulsando la
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código que identifica a la Plantilla.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre que va a tener la plantilla
Detalle: Campo que permite digitar los detalles de la plantilla de productos
Para adicionar productos a la plantilla haga Clic en el botón en donde se despliega la siguiente ventana:
Producto: Campo que permite seleccionar el código del producto que va a agregar al paquete. Si no existe
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se incluirá en el paquete.
Cerrar para abandonar la ventana
Cómo Crear Proveedores

Esta opción permite crear y consultar proveedores, que son los que suministran productos, insumos o servicios
a la empresa. Para ello:
2. Seleccione la opción Proveedores. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar una búsqueda de un proveedor específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Tercero Documento, Tercero Tipo Documento,
Tercero Nombre, Ciudad, Tipo Contribuyente, Tipo retención, Teléfono Principal) y posteriormente

pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando
clic en el botón , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón
Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .
PESTAÑA DE DATOS GENERALES

Código: Campo que permite digitar el código del proveedor. Una vez se digite el código se activa el campo
de la derecha donde puede registrar el nombre del proveedor.
Tercero: Campo que permite seleccionar el número o código del tercero, con el cual se registrará el nombre
del mismo a la derecha del campo. Si no existe en la lista puede agregar un tercero nuevo. Véase Manual
Cuenta por Pagar: Campo que permite seleccionar la cuenta contable que tendrá asociados los
movimientos contables inherentes a las causaciones contables de las cuentas por pagar de lo que suministre
el proveedor a la entidad. Una vez digitado el código, se registra el nombre la cuenta en el campo a la
derecha. Si no existe en la lista puede agregar una cuenta nueva. Véase Manual módulo Contabilidad.

Días de Plazo: Campo que permite digitar los días de plazo que da el proveedor para que la entidad le
cancele las facturas generadas.
Impuestos Distritales: Campo que permite seleccionar si el proveedor está sujeto a la liquidación de los
impuestos distritales.
Retención Permanente: Campo que permite seleccionar si al proveedor se le hace retención
independiente de los topes estipulados para cada retención.
Tipo: Campo que permite seleccionar si el proveedor es de Inventarios y/o Activos Fijos y/o
Recursos Humanos o de otro tipo de servicio.
No Liquidar IVA: Campo que permite seleccionar si el proveedor maneja o no IVA.
COSTOS
Valor Hora: Campo que permite digitar el costo de la hora contratada.
No. Horas Contratadas: Campo que permite digitar la cantidad de horas que se contrató al proveedor
que presta sus servicios profesionales a la entidad.
Cargo Nómina: Campo que permite seleccionar el código del cargo actual del proveedor que presta sus
servicios profesionales a la entidad. Si no existe en la lista puede agregar un cargo nuevo. Véase Manual
módulo Nómina.
HONORARIOS
Valor Mensual: Campo que permite digitar el valor de honorarios contratados mensualmente cuando el
proveedor es de tipo de recursos humanos.
% Comisión: Campo que permite digitar el porcentaje de comisión cuando el proveedor es de Tipo de
recursos humanos.
PESTAÑA DATOS DE IMPORTACIONES
Agregar Información de Importaciones: Campo que permite seleccionar si desea ingresar la información
de importación del proveedor; al seleccionar esta opción se habilita los siguientes campos:
Tipo de Proveedor: Campo que permite seleccionar el tipo de proveedor: Tipo_A, Tipo_B

Moneda: Campo que permite seleccionar el tipo de moneda con el cual se tiene contratos con el proveedor
de importación. Si no existe en la lista puede agregar una moneda nueva. Véase Manual módulo
Importaciones.
Contacto: Campo que permite digitar el nombre del contacto.
Dirección: Campo que permite digitar la dirección del contacto del proveedor.
Teléfono: Campo que permite digitar el número telefónico del contacto del proveedor.
Fax: Campo que permite digitar el número de Fax del contacto del proveedor.
E-Mail: Campo que permite digitar el Correo Electrónico del contacto del proveedor.
3. Si los datos ingresados son correctos haga Clic en Grabar para guardar o hacer Clic en
Cómo Crear Clientes

Esta opción le permite crear y consultar la información de los clientes que tiene la empresa y las políticas básicas
de contratación. Para ello:
1. Ingrese al menú Archivo.

2. Seleccione la opción Clientes. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar una búsqueda de un Cliente específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Documento, Tipo Documento, Nombre Completo,
Ciudad, Tipo Contribuyente, Tipo Retención, Teléfono Principal) y posteriormente pulsando la tecla
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código alfanumérico para identificar al cliente.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del cliente asociado con el código.
Tercero: Campo que permite seleccionar el tercero con el cual se tendrá el contacto en la empresa cliente.
Este tercero tiene que estar creado en la base de datos de terceros. En caso de que no exista y si cuenta con
los permisos necesarios, se puede hacer clic en el botón lo que le desplegara la ventana de creación de
terceros. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase como crear Terceros en este manual.
Cuenta por Cobrar: Campo que permite seleccionar la cuenta contable que se manejara con este cliente,
recuerde que solamente pueden ser cuentas auxiliares. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase
Manual módulo Contabilidad.
Vendedor: Campo que permite digitar el código del vendedor encargado. En caso de que no exista y si
cuenta con los permisos necesarios, se puede hacer clic en el botón lo que le desplegara la ventana de
creación de vendedores. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase como crear Vendedores en este
manual.
Ciudad: Campo que permite digitar el código de la ciudad donde reside el cliente, si se conoce el código
se escribe el código del departamento seguido del código del municipio y automáticamente aparecerán
llenos los campos respectivos, en caso contrario seleccione la ciudad.
Dirección: Campo que permite digitar la dirección de localización del cliente.
Teléfono: Campo que permite digitar el teléfono donde puede ser ubicado el cliente.
Días de Plazo: Campo que permite digitar el número de días máximo que tiene un cliente para cancelar
una obligación.
Maneja ICA: Campo que permite seleccionar si el cliente maneja o no ICA. En caso de hacerlo indique
en cuantos puntos por mil.
Maneja TOPE: Campo que permite digitar el tope en caso de que el cliente maneje alguno.
Maneja IVA: Campo que permite seleccionar si el cliente maneja o no IVA. En caso de hacerlo marque
el campo de selección correspondiente a este botón.

Activo: Campo que permite definir el estado del cliente. Activo si se marca e inactivo si no se marca.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos ó haga Clic en
4. Puede dar clic en el botón para restablecer los campos.
Cómo Crear Conceptos de Autoretención de Renta

Esta opción le permite crear y consultar la información de los conceptos de Autoretención de Renta
5. Ingrese al menú Archivo.

6. Seleccione la opción Conceptos de Autoretención de Renta. A continuación, se despliega la siguiente
ventana:
Recuerde que puede realizar una búsqueda de un Cliente específico ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre, Valor Base) y posteriormente pulsando la tecla
Exportar .

Código: Campo que permite digitar el código alfanumérico para identificar al concepto.
Nombre: Campo que permite digitar el nombre del concepto.
Valor Base: Campos que permite digitar valor base para el concepto de Autorretención de Renta.

PROCESOS DE LA INFORMACIÓN
Cómo Crear Órdenes de Compra

Esta opción permite registrar las órdenes de compra aprobadas, cargando producto a producto con su respectivo
valor de acuerdo a la cotización enviada por el proveedor, iniciando así el proceso de compra. Dicha opción no
afecta el Kardex ni realiza contabilización. Para ello:
1. Ingrese al menú Procesos.
2. Seleccione el menú Entradas.
3. Seleccione la opción Orden de Compra. A continuación, se desplegará la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una orden de compra específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Fecha Documento, Consecutivo, Código Proveedor,
Proveedor, Fecha Entrega, Clase Orden, Almacén, Estado Actual o Estado Productos) y posteriormente
pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando
clic en el botón , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón
Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .

Tipo de Orden: Campo que permite seleccionar el tipo de orden que requiere generar (Orden_Compra,
Contrato, Orden_Servicio, Orden_Compra_Sin_Cantidades, Contrato_Sin_Cantidades,
Orden_Servicio_Sin_Cantidades).
Consecutivo: Campo que permite generar automáticamente el número consecutivo en el momento en que
se guarde la Orden.
Fecha Doc.: Campo que permite digitar la fecha en la que se elabora la orden, esta orden solo se puede crear
en el periodo que se tenga activo en los parámetros.
F. Entrega: Campo que permite digitar la fecha para la cual se tiene estipulada la entrega del pedido.
Proveedor: Campo que permite seleccionar el proveedor a quien se le envía la orden de compra. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Pagos.
Almacén: Campo que permite seleccionar el almacén que está haciendo la orden. Si no existe en la lista se
puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Detalle: Campo que permite digitar las especificaciones de la orden.
Forma de Pago: Campo que permite digitar la forma de pago en que se pacta la orden.
Forma Entrega: Campo que permite digitar la forma en que se va a entregar el pedido.
Lugar Entrega: Campo que permite digitar el lugar donde se va a realizar la entrega del pedido.
PESTAÑA LISTADO DE PRODUCTOS

En esta pestaña se adicionan los productos que se van a solicitar en la orden de compra. Para ello haga
Clic en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:

Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea ordenar. Si no existe en la lista se puede
agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Detalle: Campo que permite digitar los detalles que necesite especificar para la orden de este producto.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se desea ordenar, el sistema trae en los
campos de la derecha especificaciones que el producto tenga adicionales como por ejemplo las unidades de
medida.
Valor Unitario: Campo que permite digitar el valor unitario del producto, por defecto postula el valor que
fue creado cuando se ingresó el producto al sistema.
Valor Pesos: Campo que permite visualizar el valor en pesos del producto como se definió en su creación.
Valor Moneda Ext.: Campo que permite visualizar el valor en moneda extranjera del producto como se
definió en su creación.
Subtotal: Campo que permite visualizar el cálculo realizado automáticamente entre el valor unitario y la
cantidad.
% Descuento: Campo que permite digitar el porcentaje de descuento que se aplica al producto al realizar
la orden.
% IVA: Campo que permite visualizar el % IVA correspondiente para el producto o servicio.
PESTAÑA DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA
En esta pestaña se puede registrar información adicional de las órdenes de compra.
INFORMACIÓN DE ORIGEN
Área Servicio: Campo que permite seleccionar el área de servicio desde la que se origina la orden de compra
en el caso que sea de tipo Orden_Servicio u Orden_Servicio_Sin_Cantidades. Si no existe en la lista se
puede agregar . Véase Manual módulo Facturación.
Recurso Humanos: Campo que permite seleccionar el tipo de recurso humano (Honorarios, Remuneración
o Gastos_Comercialización) en el caso que sea de tipo Orden_Servicio u Orden_Servicio_Sin_Cantidades.

Tipo Contrato: Campo que permite seleccionar el tipo de contrato al que corresponde la orden de compra.
Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Tipos de Contrato.
No. Contrato: Campo que permite digitar el número del contrato al que se le está relacionando la orden de
compra.
Modalidad: Campo que permite seleccionar la modalidad (nacional o internacional) en que se está
realizando la orden de compra.
F. Cumplimiento: Campo que permite digitar la fecha en la que se dará cumplimiento a la orden de compra.
O. Según Cuantía: Campo que permite seleccionar el tipo de orden de compra según la cuantía
(Orden_Simple, Llamado_Oferta o Licitación_Pública)
DETALLE DE COMPRA
Proceso: Campo que permite seleccionar qué proceso se llevó en la orden de compra (Directa o
Negociación_Conjunta).
Duración: Campo que permite digitar la duración del proceso de orden de compra.
Exclusividad: Campo que permite definir que el proceso se realiza de forma exclusiva.
Garantía Única: Campo que permite definir que el proceso incluye Garantía Única.
Supervisión Técnica: Campo que permite digitar quien fue la persona que realizó la supervisión técnica de
la negociación para la orden de compra.
Supervisión Ejecución: Campo que permite digitar quien fue la persona a cargo de la supervisión de
ejecución.
Clausulas: Campo que permite digitar las cláusulas que tenga la orden de compra.
Anexos: Campo que permite digitar los anexos que pueda tener la orden de compra.
Disponibilidad 1: Campo que permite digitar el número de la disponibilidad presupuestal.
Disponibilidad 2: Campo que permite digitar el número de otra disponibilidad presupuestal.
INFORMACIÓN DE ACTA Y COTIZACIÓN
Resolución: Campo que permite digitar el número de la Resolución relacionada con la orden de compra.
Fecha Resolución: Campo que permite digitar la fecha de la Resolución.
Tipo Negociación: Campo que permite seleccionar el tipo de negociación (Secretaria_Distrital o
Publicación_Hospital).
Nº Cotización: Campo que permite digitar el número de la cotización que se aceptó.
Fecha Cotización: Campo que permite digitar la fecha de la cotización.
Aprobado por: Campo que permite digitar la persona que aprobó la cotización.
Nº Acta: Campo que permite digitar el número de acta en la cual se tomó la decisión.
Fecha Acta: Campo que permite digitar la fecha en la que se hizo el acta.
Fecha Límite: Campo que permite digitar la fecha límite de validez de la cotización.
Fecha Vigencia: Campo que permite digitar la vigencia de la cotización.
PESTAÑA DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES

En esta pestaña se pueden adicionar las disponibilidades presupuestales que se van a afectar con la orden de
compra.
Para adicionar disponibilidades haga Clic en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente
ventana:
Entidad Presupuestal: Campo que permite seleccionar la entidad presupuestal que se va a afectar.
En la grilla se listan las disponibilidades de las cuales se puede seleccionar.
Si la disponibilidad seleccionada es correcta, haga Clic en Aceptar para agregarla a la orden
de compra o haga Clic en Cancelar para abandonar la ventana.
PESTAÑA COMPROMISOS PRESUPUESTALES
En esta pestaña se pueden adicionar los compromisos presupuestales que se van a afectar con la orden de
compra.

Para adicionar compromisos haga Clic en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente
ventana:
Tercero: Campo que permite visualizar el tercero al que se le va a realizar la orden de compra.
Permite definir si se va a seleccionar compromiso / reserva o vigencia futura.
En la grilla se listan los compromisos de los cuales se puede seleccionar.
Si el compromiso seleccionado es correcto, haga Clic en Aceptar para agregarlo a la orden
de compra o haga Clic en Cancelar para abandonar la ventana.
PESTAÑA LISTADO DE ACTIVOS NET
En esta pestaña se pueden seleccionar los activos fijos que se van a incluir en la orden de compra en el caso
en que lo que se desea adquirir sean activos.

Para adicionar activos fijos haga Clic en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente
ventana:
Activo: Campo que permite seleccionar el activo que se va a incluir en la orden de compra. Si no existe en
la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Activos Fijos.
Detalle: Campo que permite digitar los detalles que necesite especificar para la orden de este activo.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del activo que se desea ordenar, el sistema trae en los
campos de la derecha especificaciones que el activo tenga adicionales como por ejemplo las unidades de
medida.
Valor Unitario: Campo que permite digitar el valor unitario del activo, por defecto postula el valor que fue
ingresado cuando se creó el producto en el sistema.
Valor Pesos: Campo que permite visualizar el valor en pesos del activo como se definió en su creación.
Valor Moneda Ext.: Campo que permite visualizar el valor en moneda extranjera del activo como se definió
en su creación.
% Descuento: Campo que permite digitar el porcentaje de descuento que se aplica al activo al realizar la
orden.
% IVA: Campo que permite visualizar el % IVA correspondiente para el activo.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Aceptar para agregarlos a la orden de
compra o haga Clic en Cancelar para abandonar la ventana.
Cómo Crear Remisiones de Entrada

Esta opción permite crear y consultar remisiones de entrada que equivalen al segundo documento para la
elaboración de un pedido. Éste es enviado por el proveedor; las remisiones tienen afectación Contable y de
Kardex. Para ello:
3. Seleccione la opción Remisiones de Entrada. A continuación, se desplegará la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una remisión de entrada específica ingresando el parámetro
que desee encontrar en los campos de búsqueda (Fecha Documento, Consecutivo, Código Proveedor,
Proveedor, Almacén, Estado Actual o Estado Productos) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la
Exportar .

se guarde la remisión.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha en la cual se está generando la remisión, por defecto se despliega
la fecha actual.
Proveedor: Campo que permite seleccionar el proveedor del que se recibe la remisión. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Manual módulo Pagos.
No. Remisión: Campo que permite digitar el número de la remisión enviada por el proveedor.
Almacén: Campo que permite seleccionar el almacén al que ingresarán los productos. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Detalle: Campo que permite digitar los detalles que necesite especificar para la remisión.
Para adicionar los productos que se van a ingresar en la remisión de entrada haga Clic en el botón de la
parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:
Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea ordenar. Si no existe en la lista se puede
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se desea ordenar, el sistema trae en los
medida.
Lote / Serial: Campo que permite seleccionar el lote y serial del producto que ingresa.
Unidad Compra: Campo que permite visualizar la unidad de compra del producto según su
parametrización
Fracción: Campo que permite visualizar la fracción del producto según su parametrización
Unidad venta: Campo que permite visualizar la unidad de venta del producto según su parametrización
Último Costo: Campo que permite visualizar el último costo del producto según su parametrización
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Aceptar para adicionarlos a la grilla o
haga Clic en Cancelar para abandonar la ventana.
También puede importar los productos desde una Orden de compra. Para ello haga Clic en el botón
Importar , en donde aparece la siguiente ventana:

En la parte izquierda se visualizan las órdenes de compra existentes. En la parte derecha se observan los
productos de cada orden de compra. Para importar productos a la remisión de entrada seleccione los
productos en el panel derecho y haga Clic en el botón para adicionarlos a la grilla.
Cómo Crear Comprobantes de Entrada

Esta opción permite crear y consultar los diferentes comprobantes de entrada al inventario; que es un documento
para la aceptación e ingreso de los productos enviados por el proveedor. Éstos afectan el Kardex y la
contabilidad (si el módulo de contabilidad está licenciado). Para ello:
3. Seleccione la opción Comprobantes de Entrada. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Exportar .

se guarde el comprobante de entrada.
Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha en la cual se está generando el comprobante de
entrada, por defecto se postula la fecha actual.
Traer Importación: Campo que permite definir si el comprobante de entrada se va a realizar por los
productos de una importación, en el caso en que se tenga licenciado el módulo de importaciones.
Liquidación Número: Campo que permite seleccionar la importación con la cual se realizará el
comprobante de entrada.
Proveedor: Campo que permite seleccionar el proveedor del que se recibe la mercancía. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Manual módulo Pagos.
Almacén: Campo que permite seleccionar el almacén al que ingresarán los productos. Si no existe en la
Detalle: Campo que permite digitar los detalles que necesite especificar para el comprobante de entrada.
Recurso: Campo que permite digitar el tipo de recurso que la entidad postula para la compra (Ninguno,
Funcionamiento o Inversión).
Ajuste Redondeo: Campo que permite digitar el valor de redondeo si la cifra se va a redondear.
% ICA Prov: Campo que permite digitar el porcentaje de ICA que aplicará sobre el comprobante de
Entrada, se postula el que está definido en el Tercero, pero se puede modificar si se requiere.
INFORMACIÓN DE FACTURA
Nº Factura: Campo que permite digitar el número de la factura que le envía el proveedor.
Fecha Factura: Campo que permite digitar la fecha de la factura.
Días Plazo: Campo que permite digitar el plazo acordado con el proveedor, no puede superar el plazo
máximo definido para éste.
INFORMACIÓN DE FLETES
Valor Fletes: Campo que permite digitar el valor de los fletes en el caso de haberlos.
% IVA Fletes: Campo que permite visualizar el porcentaje de IVA que manejan los fletes según lo definido
en los parámetros del módulo.
INFORMACIÓN DE ACTA Y CONTRATO

Nº Acta: Campo que permite digitar el número de acta que respalda el documento.
Fecha Acta: Campo que permite digitar la fecha del acta.
Fecha Garantía: Campo que permite digitar hasta que fecha es válida la garantía.
Nº Contrato: Campo que permite digitar el número del contrato. Si no existe en la lista se puede agregar
. Véase Manual módulo Contratación.
Fecha Contrato: Campo que permite digitar la fecha en la que se realizó el contrato.
Días Plazo: Campo que permite digitar el plazo en días acordado con el proveedor, no puede superar el
plazo máximo definido para éste.
INTERFAZ PRESUPUESTO
Generar Obligación Presupuestal: Campo que permite definir si al confirmar el comprobante de entrada
se realizará obligación presupuestal.
Cuenta por Pagar: Campo que permite visualizar la cuenta contable en la que se realizará la contabilización
de la cuenta por pagar según se tiene definido en los parámetros.

En esta pestaña se adicionan los productos que se van a ingresar en el comprobante de entrada. Para ello
haga Clic en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:

Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea ingresar. Si no existe en la lista se puede
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se desea ingresar, el sistema trae en los
medida.
Valor Pesos: Campo que permite visualizar el valor en pesos del producto como se definió en su creación.
Valor Moneda Ext.: Campo que permite visualizar el valor en moneda extranjera del producto como se
definió en su creación.
% Descuento: Campo que permite digitar el porcentaje de descuento que se aplica al producto al realizar
el comprobante de entrada.
% IVA: Campo que permite visualizar el % IVA correspondiente para el producto o servicio.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Aceptar para adicionarlos a la grilla o
haga Clic en Cancelar para abandonar la ventana.
También puede importar los productos desde una Orden de compra o desde una Remisión de entrada. Para
ello haga Clic en el botón Importar , en donde aparece la siguiente ventana:

En la parte izquierda se visualizan las órdenes de compra y las remisiones de entrada existentes. En la parte
derecha se observan los productos de cada documento. Para importar productos al comprobante de entrada
seleccione los productos en el panel derecho y haga Clic en el botón para adicionarlos a la
grilla.
PESTAÑAN OTRAS RETENCIONES Y DEDUCCIONES
En esta pestaña se adicionan los conceptos de retención y / o deducción acordados con el proveedor. Para
ello marque los conceptos a incluir en la casilla de chequeo de la parte izquierda.
PESTAÑA COMPROMISOS PRESUPUESTALES

En esta pestaña se pueden adicionar los compromisos presupuestales que se van a afectar con el comprobante
de entrada.

Para adicionar compromisos haga Clic en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente
ventana:
Tercero: Campo que permite visualizar el tercero al que se le va a realizar el comprobante de entrada.
Permite definir si se va a seleccionar compromiso / reserva o vigencia futura.
En la grilla se listan los compromisos de los cuales se puede seleccionar.
Si el compromiso seleccionado es correcto, haga Clic en Aceptar para agregarlo al
comprobante de entrada o haga Clic en Cancelar para abandonar la ventana.

Cómo Crear Devolución en Ventas
Esta opción permite crear y consultar las devoluciones en ventas realizadas. Estas devoluciones permiten
reversar un pedido o factura ya confirmada, modificando el inventario y los módulos de Contabilidad y Cartera.
Para ello:
3. Seleccione la opción Devolución de Ventas. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Exportar .

se guarde la devolución en venta.
Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha en la cual se está generando la devolución en venta,
por defecto se postula la fecha actual.
Almacén: Campo que permite seleccionar el almacén del que se devuelven los productos. Si no existe en la
INFORMACIÓN DE PEDIDO / FACTURA

No. Pedido: Campo que permite seleccionar el número del pedido que se va a devolver. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Pedidos y Facturas.
Cliente: Campo que permite visualizar el cliente al cual se le realizó el pedido a devolver.
Fecha: Campo que permite visualizar la fecha en que se realizó el pedido.
Almacén: Campo que permite visualizar el almacén al cual ingresaron los productos.
No. Factura: Campo que permite visualizar el número de la factura de venta generada con el pedido.
Vendedor: Campo que permite visualizar el vendedor que realizó la factura.
Valor Fletes: Campo que permite digitar el valor que hay que pagar por fletes.
Fletes Pendientes: Campo que permite digitar el valor para el caso en que existan fletes pendientes.
Fletes Factura: Campo que permite digitar el valor si las facturas tienen algún flete.
% IVA: Campo que permite visualizar el % del IVA.
Detalles: Campo que permite digitar las especificaciones de la devolución de la venta.

Una vez se selecciona el pedido a devolver, en la grilla del listado de productos se visualizan los productos
que fueron vendidos con el pedido. En esta grilla se observan los campos Código, Producto, Lote / Serial,
Cantidad y C. Devolución. En este último campo para cada producto se debe digitar la cantidad a devolver.
Cómo Crear Devolución de Suministro a Pacientes

Esta opción permite crear y consultar todas las devoluciones de suministros a pacientes que se requieran, las
cuales representan la reversión del documento de un suministro a un paciente que ya fue confirmado. Los
productos de esta devolución son descargados de la hoja de trabajo del paciente. Para ello:
3. Seleccione la opción Devolución de Suministro. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Exportar .

se guarde la devolución de suministro.
Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha en la cual se está generando la devolución de
suministro, por defecto se postula la fecha actual.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén en el que se realizaron los suministros a
paciente. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Almacén Dev.: Campo que permite seleccionar el código del almacén al que se va a realizar la devolución.
Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
INFORMACIÓN DE SUMINISTROS
Ingreso: Campo que permite digitar el número del ingreso al cual se le cargaron los suministros que se van
a devolver.
Fecha: Campo que permite visualizar la fecha en la que se realizó el ingreso al paciente.
Paciente: Campo que permite visualizar el nombre del paciente, al cual se le realizó el ingreso.
Detalle: Campo que permite digitar las especificaciones de la devolución del suministro.
Una vez se selecciona el ingreso del paciente al cual se le cargaron los suministros, en la grilla del listado
de productos se visualizan los suministros a paciente con sus respectivos productos. En esta grilla se
observan los campos Suministro, Fecha Suministro, Almacén, Código, Producto, Lote / Serial, Cantidad y
C. Devolución. En este último campo para cada producto se debe digitar la cantidad a devolver.

Cómo Crear Solicitudes
Esta opción permite crear y consultar todas las solicitudes de productos requeridos por un área específica de la
empresa. Con estas solicitudes posteriormente se pueden realizar las órdenes de compra tomando los productos
de la solicitud. Para ello:
3. Seleccione la opción Solicitudes. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de una solicitud específica ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Tipo Solicitud, Solicita, Almacén
Despacha, Estado o Estado Productos) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo
Clic en el botón Aplicar Filtro o dando cli en el botón , También puede
eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se

muestran todos los registros.
Exportar .

se guarde la solicitud.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha en la cual se está generando la solicitud, por defecto se postula
la fecha actual.
Tipo: Campo que permite definir si la solicitud es de una Dependencia o un Almacén.
SOLICITA
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén que realiza la solicitud en el caso que se
haya marcado Almacén. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Dependencia: Campo que permite seleccionar el código de la dependencia que realiza la solicitud en el
caso que se haya marcado Dependencia. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear
Dependencias
Responsable: Campo que permite visualizar el número de documento y nombre del responsable de la
dependencia.
DESPACHA
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén que despacha la solicitud. Si no existe en
la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Observaciones: Campo que permite digitar la observación que se quiera realizar acerca de la solicitud.

PESTAÑA PRODUCTOS
En esta pestaña se adicionan los productos que se van a ingresar en la solicitud. Para ello haga Clic en el
botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se desea solicitar.
Detalle: Campo que permite digitar el detalle con respecto al producto.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para agregarlos a la grilla o haga
Clic en Cerrar para abandonar la ventana.
PESTAÑA ACTIVOS NET
En esta pestaña se adicionan los activos fijos que se van a ingresar en la solicitud. Para ello haga Clic en el
botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:
Activo: Campo que permite seleccionar el activo que desea ingresar. Si no existe en la lista se puede agregar
. Véase Manual módulo Activos Fijos.

Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del activo que se desea solicitar.
Detalle: Campo que permite digitar el detalle con respecto al activo.
Cómo Crear Suministro a Pacientes

Esta opción permite crear y consultar todos los despachos realizados a los pacientes, para que les sean
suministrados según la prescripción médica realizada. A través de la interfaz con el módulo de facturación,
estos suministros se cargan automáticamente a la hoja de trabajo del paciente en el momento de la confirmación
del suministro para el respectivo cobro. Adicionalmente permite crear otros ingresos automáticos si el paciente
tiene otro ingreso abierto. Para ello:
2. Seleccione el menú Salidas.
3. Seleccione la opción Suministro a Pacientes. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
SUMINISTROS PENDIENTES
Esta Opción permite visualizar en un listado todas las fórmulas médicas que estén activas y con cantidades
pendientes por despachar, que han sido solicitadas por la opción de PLAN DE MANEJO
INTRAHOSPITALARIO. Véase manual módulo Historias Clínicas. Y que no se encuentren: suspendidas,
finalizadas o vencidas.

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un suministro pendiente específico haciendo Clic en el botón
Aplicar e ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda

(Cama, Documento, Nombre Completo, Código Área Servicio, Área Servicio, Médico, Código del
Medicamento, Medicamento, Fecha solicitud, Término Fórmula Horas, Fecha Finalización, o Pendiente).
En esta ventana se listan los registros existentes, entre los cuales se pueden visualizar las siguientes
columnas:
Ingreso: Campo que permite visualizar el número del Ingreso de cada uno de los pacientes.
Plan de manejo: Campo que permite visualizar cuando el suministro viene del plan de manejo
intrahospitalario.
Cama: Campo que permite visualizar el código de la cama en la cual se encuentre el paciente.
Documento: Campo que permite visualizar el Número del documento de cada uno de los pacientes.
Nombre completo: Campo que permite visualizar los Nombres y Apellidos de los pacientes.
Código área de servicio: Campo que permite visualizar el código del área de servicio.
Área servicio: Campo que permite visualizar el nombre del área de servicios.
Medico: Campo que permite visualizar el nombre del médico que solicito la fórmula médica.
Código: Campo que permite visualizar cada uno de los Códigos de los medicamentos que están pendientes
por suministrar.
Medicamento: Campo que permite visualizar los medicamentos que están pendientes por suministrar.
Fecha solicitud: Campo que permite visualizar la fecha y hora en la que fue solicitado el medicamento
Termino formula horas: Campo que permite visualizar las horas de vencimiento de la fórmula médica.
Fecha finalización: Campo que permite visualizar la fecha y hora en la que finaliza la fórmula médica.
Pendiente: Campo que permite visualizar la Cantidad Pendiente que se encuentra por “Despachar” de
farmacia.
Para abrir un suministro pendiente selecciónelo y haga doble Clic, sobre el registro seleccionado. A
Continuación, se visualiza la pantalla de “Suministro a paciente”
Esta opción permite, además, visualizar los campos Fecha del Ingreso, Ingreso, Paciente (No. De documento
y Nombre del Paciente), Médico (No. De documento y Nombre del Médico).

PESTAÑA PRINCIPAL
Fecha solicitud: Campo que permite visualizar y digitar la Fecha y Hora en la cual se realizó la solicitud
de la fórmula médica.
Área servicio: Campo que permite visualizar y seleccionar el código y Nombre del área de servicio.
Área solicita: Campo que permite visualizar y seleccionar el código y Nombre del área que solicita.
Detalle: Campo que permite visualizar y digitar un detalle al suministro.
INFORMACIÓN DEL INGRESO

Nº Ingreso: Campo que permite visualizar y seleccionar un ingreso relacionado al paciente.
Fecha de Ingreso: Campo que permite visualizar la Fecha y Hora del ingreso.
Cama: Campo que permite visualizar la cama asociada al paciente.
Centro de Atención: Campo que permite visualizar el centro de atención.
Plan de beneficios: Campo que permite visualizar el plan de beneficios.
Autorización: Campo que permite visualizar la autorización del suministro.
Liquidar: Campo que permite visualizar si el paciente liquida Cuota moderadora y/o Copago.
Diagnóstico: Campo que permite visualizar y seleccionar un diagnóstico al paciente.
Perfil Farmacoterapeútico: Botón que permite generar un informe con el perfil Farmacoterapeútico del
paciente para el almacén.
Perfil: Botón que permite generar un informe con el perfil del paciente para el almacén.
PESTAÑA DISPENSACIÓN DE FÓRMULAS
Esta Opción permite visualizar información del Medicamento y despachar el Suministro que fue
solicitado.
PM: Campo que permite visualizar si el suministro viene del Plan de manejo intrahospitalario o no.
Medicamento: Campo que permite visualizar el Nombre de los medicamentos solicitados.
Cantidad solicitada: Campo que permite visualizar la cantidad total solicitada por el médico.
Cantidad pendiente: Campo que permite visualizar la cantidad total que se encuentra pendiente por ser
despachada por farmacia.
Presentación: Campo que permite visualizar el tipo de presentación del medicamento.

Concentración: Campo que permite visualizar la concentración del medicamento
Fecha solicitud: Campo que permite visualizar la Fecha y Hora en la cual se realizó la solicitud de la
fórmula médica.
Folio: Campo que permite visualizar el número de folio en el cual fue solicitado el medicamento.
POS: Campo que permite visualizar si el medicamento es POS.
Cód. Medicamento: Campo que permite visualizar el código del medicamento.
Vía Administración: Campo que permite visualizar la vía de administración del medicamento.
Código almacén: Campo que permite visualizar el Código del almacén.
Almacén: Campo que permite visualizar el Nombre del Almacén.
Código área de servicio: Campo que permite visualizar el Código del área de servicio.
Nombre área de servicio: Campo que permite visualizar el Nombre del área de servicio.
Formulado por: Campo que permite visualizar el nombre de la persona que formula el suministro.
C. Despachada: Campo que permite visualizar la cantidad total que se ha despachado por farmacia.
Plan de beneficios: Campo que permite visualizar el plan de beneficios.

Distribución: Campo que permite seleccionar el tipo de distribución a realizar del medicamento a
despachar, podra elegir uno de los siguientes items: Agrupamiento, Codigobarras,Manual.
Si en la opción de Archivos/Productos/Generales el producto seleccionado en la fórmula médica No tiene

parametrizado en el campo tipo distribución prederteminada un tipo de Distribución (Agrupamiento, Codigo
de barras o Manual), la aplicación postulará automáticamente el tipo de distribución parametrizada en la
opcion de utilidades/parámetros en el campo tipo distribución prederteminada, sin embargo el usuario podra
modificarlo.
Para realizar la Distribución de un producto por Agrupamiento o Manual Haga Clic en
Si selecciona Distribución: Agrupamiento y el botón la aplicación validará y determinará

si el producto formulado inicialmente por el médico “NO” tiene existencias y realizará la distribución en el
Suministro a Pacientes de los productos (Medicamentos y/o Suministros) que tengan Cantidades, que esté
Próximo a Vencer y que pertenezca al mismo código de Agrupamiento definido en el producto.
Código de barras: Campo que permite la captura del codigo de barras cuando se seleccione en el campo
distribución: codigobarras. La aplicación internamente buscará y postulará el producto que tenga asociado
el Código de barras y en la grilla de la ventana de Productos Suministros se cargarán todos los Lotes
asociados al producto con existencias, el usuario podrá Adicionar o Restar la cantidad que desea
suministrar en el Lote que corresponda con base en la Cantidad asociada al Código de barras del
producto.
Medicamentos: Muestra Nombre, Código, Lote, Fecha de vencimiento, Existencia y Cantidad despachada
del suministro.
Información General: Muestra información general del medicamento seleccionado del suministro.
Autorización: Muestra la información de la autorización del medicamento cuando así lo requiere.
Como Realizar el Despacho de un Suministro Pendiente

Esta opción permite Agregar un Suministro Pendiente por Despachar, se debe seleccionar el suministro de
la parte izquierda de la pantalla, y en la parte derecha se escoge el tipo de distribución haciendo Clic en el
botón distribuir .
Una vez se ha hecho la distribución, en el campo “Despachos” de la grilla, se puede modificar la cantidad
a despachar.

Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos ó haga Clic en
Si selecciona Distribución: Manual, la aplicación carga automáticamente en la grilla de la ventana de

Producto Suministros, todos los productos que pertenezca al mismo código de Agrupamiento del
Producto que el médico formulo inicialmente en el folio de historia clínica y que este proximó a vencer
y que tenga existencias, y en el Campo: Cantidad a Despachar el usuario de debe ingresar
“Manualmente” las cantidades que se van a despachar de cada uno de los lotes.
Si selecciona Distribución: CódigoBarras, y el Producto tiene asociado un Código de Barras la

aplicación internamente lo buscará y postulará el producto que tenga asociado el código de barras y en la
grilla de la ventana de Productos Suministros se cargarán todos los Lotes asociados al producto con
existencias, y en el Campo: Cantidad a Despachar el usuario podrá Adicionar o Restar la cantidad que
desea suministrar en el lote que corresponda con base en la Cantidad asociada al Código de Barras del
Producto.
PESTAÑA INFORMACION GENERAL

% Descuento: Campo que permite digitar el Porcentaje de descuento en el caso que exista para el producto.
% Carencia: Campo que permite digitar el Porcentaje sobre el valor que le corresponde pagar al paciente.
Recargo: Campo que permite definir si el producto que se está incluyendo al suministro a paciente debe
presentar algún tipo de recargo, si se selecciona trae el valor de recargo definido en el manual de Tarifas
correspondiente.
Liquidación Manual: Campo que permite definir si el producto se liquida manualmente o con el valor del
manual de tarifas.
Área de Servicio: Campo que permite seleccionar el código del área de servicio, donde es atendido el
paciente. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Facturación.
Centro Costo: Campo que permite visualizar el centro de costo relacionado al área de servicio seleccionada.
Red Apoyo: Campo que permite seleccionar a que entidad de apoyo corresponde el suministro.
Ciclo: Campo que permite seleccionar el ciclo de promoción y prevención al cual pertenece el paciente, en
caso de tener licenciado el módulo de promoción y prevención.
Aplica Procedimiento: Campo que permite definir si el producto que se está cargando será aplicado a un
procedimiento, de ser así en la factura del paciente solamente se cobra el procedimiento y no los productos
relacionados a éste.
Servicio: Campo que permite seleccionar el código del procedimiento al cual se vinculará el producto que
se está cargando.
PESTAÑA AUTORIZACION

Esta opción permite autorizar el producto a despachar en el caso en que el producto no esté cubierto en el
plan de beneficios del paciente.
Autoriza: Campo que permite digitar el nombre de la entidad que autoriza.

Manual: Campo que permite seleccionar el manual de tarifas que autoriza el producto. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Manual de Tarifas.
Usuario: Campo que permite seleccionar el usuario que autoriza el despacho del producto. Si no existe en
la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Generales y Seguridad.
Contraseña: Campo que permite digitar la contraseña de la persona que está autorizando el producto.
No. Autorización: Campo que permite digitar el número de autorización para el despacho del producto.
Liquida Copago / Cuota: Campo que permite definir si se va a liquidar cuota moderadora o copago por el
producto.
Persona que Autoriza: Campo que permite digitar el nombre de la persona que autoriza.

LISTADO DE SUMINISTROS
Esta opción permite visualizar el listado de suministros que ya han tenido algún tipo de trámite.
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un suministro a paciente específico haciendo Clic en el botón
Buscar e ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Fecha
Documento, Consecutivo, Estado Documento, Código Almacén, Nombre Almacén, Ingreso, Ingreso
Creado desde Suministro, Código Médico, Nombre Médico, Documento Paciente, Nombre Paciente, Área
Servicio Inicial, Área Servicio Actual o Cama) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o
haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón , También
puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y

nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .
Cómo Crear Remisión de Salida

Esta opción permite crear y consultar las remisiones de salida de los productos del inventario que se van a enviar
a otras entidades. Para ello:
3. Seleccione la opción Remisión de Salida. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una remisión de salida específica ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Fecha Documento, Consecutivo, Código Cliente, Almacén,
Estado Actual o Estado Productos) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo
Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón , También puede
eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se

Exportar .

se guarde la remisión de salida.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha de la remisión. Esta fecha debe estar dentro del rango de procesos
de contabilidad, si está licenciado el módulo de contabilidad. De igual manera esta fecha se validará contra
la fecha de proceso del módulo de inventarios.

Cliente: Campo que permite seleccionar el código del cliente al cual se le va a hacer la remisión. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Cartera.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén del cual se va a despachar la remisión. Si
no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Aplica: Campo que permite seleccionar si se aplica un aumento o un descuento para todos los productos
que se vayan a incluir en la remisión.
% Aplica: Campo que permite digitar el porcentaje que aplica para el aumento o el descuento.
Detalle: Campo que permite digitar el detalle para la remisión.
Para adicionar los productos que se van a incluir en la remisión de salida haga Clic en el botón de la
Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea incluir en la remisión. Si no existe en la
lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Descripción: Campo que permite seleccionar el tipo de descripción del producto que se desea visualizar
(Corta, Larga u Otra)
Unidad Venta: Campo que permite visualizar la unidad de medida de venta que tiene definida el producto.
Aplica: Campo que permite seleccionar si se aplica un aumento o un descuento para todos los productos
que se está ingresando a la remisión.
% Aplica: Campo que permite digitar el porcentaje que aplica para el aumento o el descuento.
Precio Venta Final: Campo que permite digitar el precio final que tiene el producto después de hacer los
descuentos o aumentos requeridos.
Precio Venta Original: Campo que permite digitar el valor original al que se le aplicó los descuentos o
aumentos.
Cantidades: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se va a adicionar a la remisión, cabe
resaltar que se debe tener en cuenta el número del Lote para luego no tener descuadres en el inventario.
Detalle: Campo que permite digitar los detalles con respecto al producto en caso que existan.

También puede importar los productos desde una Cotización en el caso en que tenga licenciado el módulo
de compras o desde los paquetes de productos creados en el módulo de inventarios. Para ello haga Clic en
el botón Importar , en donde aparece la siguiente ventana:
En la parte izquierda se visualizan los paquetes de productos y las cotizaciones que se seleccionan en la
parte superior. En la parte derecha se observan los productos de cada paquete o cotización. Para importar
productos a la remisión de salida seleccione los productos en el panel derecho y haga Clic en el botón
para adicionarlos a la grilla.
Cómo Crear Pedidos y Facturas

Esta opción permite crear y consultar Pedidos y Facturas que se realizan por venta directa de productos a
pacientes externos a la institución. Estos movimientos afectan el Kardex y adicionalmente generan facturas que
afectan el módulo de cartera en caso de que se tenga licenciado el módulo. Para ello:
3. Seleccione la opción Pedido y Factura. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un pedido y factura específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Fecha Documento, Consecutivo, Código Cliente, Cliente,
Almacén, Factura o Estado Actual) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o haciendo
Clic en el botón Aplicar Filtro , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo
Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.
Exportar .

PEDIDO Y FACTURA
se guarde el pedido y factura.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha del pedido y factura. Esta fecha debe estar dentro del rango de
procesos de contabilidad, si está licenciado el módulo de contabilidad. De igual manera esta fecha se validará
contra la fecha de proceso del módulo de inventarios.
Solicitud Pedido: Campo que permite seleccionar una solicitud de pedido que se haya realizado con
anterioridad. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Solicitud de Pedido.
Cliente: Campo que permite seleccionar el código del cliente al cual se le va a hacer el pedido y factura. Si
no existe en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Cartera.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén del que se va a despachar el pedido. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear un Almacén.
Vendedor: Campo que permite digitar el código del vendedor que realiza el pedido. Si no existe en la lista
se puede agregar . Véase Manual módulo Cartera.
Detalle: Campo que permite digitar las especificaciones del pedido.
Días Plazo: Campo que permite digitar el plazo de pago de la factura. Se postula desde los datos del cliente
y se puede modificar si se requiere.
Vencimiento: Campo que permite visualizar el cálculo de la fecha de vencimiento de la factura con base en
los días de plazo y la fecha de generación del documento.
%ICA: Campo que permite traer el valor del impuesto ICA. Se postula desde los datos del Tercero y se
debe cobrar según sea la naturaleza del cliente.
FLETES
Valor: Campo que permite digitar el valor de los fletes.
% de IVA: Campo que permite visualizar el porcentaje de IVA a aplicar para los fletes. Este se postula
desde la tabla de Parámetros del módulo de inventarios.

En esta pestaña se adicionan los productos que se van a ingresar en el pedido y factura. Para ello haga Clic
en el botón de la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:

% Descuento: Campo que permite digitar el porcentaje de descuento que se aplica en el pedido para el
producto que se está ingresando.
% IVA: Campo que permite visualizar el porcentaje de IVA que tiene definido el producto.
Precio Venta Final: Campo que permite digitar el precio final que tiene el producto.
Precio Venta Original: Campo que permite visualizar el valor original al que se le aplicaron los descuentos.
Cantidades: Campo que permite digitar la cantidad de productos que se van a adicionar al pedido También
debe seleccionar el lote y fecha de vencimiento del cual debe ser despachada.
También puede importar los productos desde una Remisión de Salida. Para ello haga Clic en el botón
Importar , en donde aparece la siguiente ventana:

En la parte izquierda se visualizan las remisiones de salida existentes. En la parte derecha se observan los
productos de cada documento. Para importar productos al pedido seleccione los productos en el panel
derecho y haga Clic en el botón para adicionarlos a la grilla.
PESTAÑA GRUPOS DE IMPRESIÓN

En esta pestaña se pueden definir grupos de productos para subtotalizar en la impresión del pedido y factura.
Item Inicial: Campo que permite digitar el ítem inicial de cada uno de los grupos de impresión de los
cargados al pedido.
Item Final: Campo que permite digitar el ítem final de cada uno de los grupos de impresión de los cargados
al pedido.
Descripción: Campo que permite digitar el nombre del grupo con el que se subtotalizará en la impresión
del pedido.
Haga Clic en el botón para adicionarlo a la grilla.
Cómo Crear Devolución de Compras

Esta opción permite crear y consultar las devoluciones que se realizan de las compras adquiridas y cargadas al
inventario. Es necesario tener en cuenta que por trazabilidad del producto solamente se pueden devolver las
unidades recibidas en la compra, que no se hayan despachado o que se hayan ingresado nuevamente al almacén
por alguna devolución. Si se quisiera devolver de un lote o serial diferente al recibido no es posible. Para ello:
3. Seleccione la opción Devolución de Compras. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Exportar .


se guarde la devolución.
Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha de la devolución. Esta fecha debe estar dentro del
rango de procesos de contabilidad, si está licenciado el módulo de contabilidad. De igual manera esta fecha
se validará contra la fecha de proceso del módulo de inventarios.
Almacén: Campo que permite digitar el código del almacén donde se hace la devolución. Si no existe en la
INFORMACIÓN DE COMPROBANTE DE ENTRADA

No. Comprobante: Campo que permite seleccionar el consecutivo del comprobante de entrada generado
del que se va a realizar la devolución al proveedor.
Proveedor: Campo que permite visualizar el proveedor relacionado al comprobante de entrada.
Fecha: Campo que permite visualizar la fecha del comprobante de entrada a devolver.
Almacén: Campo que permite visualizar el almacén al cual se realizó el comprobante de entrada.
No. Factura: Campo que permite visualizar el número de la factura que se relacionó en el comprobante de
entrada.
Plazo: Campo que permite visualizar el plazo de pago que se definió en el comprobante de entrada.
Fecha Factura: Campo que permite visualizar la fecha de la factura del comprobante de entrada.
Valor Fletes: Campo que permite digitar el Valor del Flete de los productos a devolver.
Fletes Factura: Campo que permite digitar el Valor del Flete de la Factura.
%Iva Fletes: Campo que permite digitar el Porcentaje del Flete de la Factura.
Valor Redondeo: Campo que permite digitar el valor del redondeo de los productos a devolver
Ajuste Redondeo: Campo que permite digitar el valor del ajuste al redondeo de los productos a devolver.
Detalle: Campo que permite digitar los detalles de la devolución.

Una vez se selecciona el comprobante de entrada a devolver, en la grilla del listado de productos se
visualizan los productos que fueron recibidos al proveedor. En esta grilla se observan los campos Código,
Producto, Lote / Serial, Cantidad y C. Devolución. En este último campo para cada producto se debe digitar
la cantidad a devolver.
PESTAÑA OTRAS RETENCIONES Y DEDUCCIONES

En esta pestaña se visualizan los conceptos de retención y / o deducción que se incluyeron en el comprobante
de entrada.
PESTAÑA OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

En esta pestaña se pueden visualizar las obligaciones presupuestales que se crearon en el momento de
confirmar el comprobante contable y que se van a afectar con la devolución de la compra. Es esta grilla se
observan los campos Código, Compromiso, Saldo y Valor a Devolver. En este último campo se debe digitar
el valor total de la devolución.
Cómo Crear Solicitudes de Pedido

Esta opción permite crear y consultar las solicitudes de pedido que realiza una entidad externa a la institución
y que será despachado posteriormente de un almacén. Para ello:
3. Seleccione la opción Solicitud de Pedido. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Exportar .

SOLICITUD DE PEDIDO

se guarde la solicitud de pedido.
Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha de la solicitud. Esta fecha debe estar dentro del
Cliente: Campo que permite seleccionar el código del cliente al cual se le va a hacer el pedido. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Manual módulo Cartera.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén al que se va a solicitar el pedido. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Vendedor: Campo que permite digitar el código del vendedor que realiza el pedido. Si no existe en la lista
se puede agregar . Véase Manual módulo Cartera.
Detalle: Campo que permite digitar los detalles de la solicitud de pedido.
Días Plazo: Campo que permite digitar el plazo de la solicitud. Se postula desde los datos del cliente y se
puede modificar si se requiere.
Vencimiento: Campo que permite visualizar el cálculo de la fecha de vencimiento del pedido con base en
los días de plazo y la fecha de generación del documento
%ICA: Campo que permite traer el valor del impuesto ICA. Se postula desde los datos del Tercero y se
debe cobrar según sea la naturaleza del cliente.
FLETES
Valor: Campo que permite digitar el valor de los fletes.
% de IVA: Campo que permite visualizar el porcentaje de IVA a aplicar para los fletes. Este se postula
desde la tabla de Parámetros del módulo de inventarios.
Para adicionar los productos que se van a ingresar en la solicitud de pedido haga Clic en el botón de la

Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea incluir en la solicitud. Si no existe en la
% Descuento: Campo que permite digitar el porcentaje de descuento que se aplica en el pedido para el
producto que se está ingresando.
% IVA: Campo que permite visualizar el porcentaje de IVA que tiene definido el producto.
Precio Venta Final: Campo que permite digitar el precio final que tiene el producto.
Precio Venta Original: Campo que permite visualizar el valor original al que se le aplicaron los descuentos.
Existencia: Campo que permite visualizar las existencias del producto en el almacén seleccionado.
Cantidad Otras Solicitudes: Campo que permite visualizar la cantidad de producto solicitada en otros
documentos.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se van a adicionar a la solicitud.
Cómo Crear Préstamos de Mercancía

Esta opción permite crear y consultar los préstamos de mercancías. Estos préstamos pueden ser de salida cuando
se envían a un tercero externo a la institución, o de entrada cuando se reciben de otra entidad. Para ello:
2. Seleccione la opción Préstamos de Mercancía. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Exportar .

Documento Nro.: Campo que permite generar automáticamente el número consecutivo en el momento en
que se guarde el préstamo de mercancía.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha en que se realiza el préstamo.
Tipo Préstamo: Campo que permite seleccionar el tipo de préstamo (entrada o salida).
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén en el que se va a realizar el préstamo. Si
Tercero: Campo que permite seleccionar el código del tercero. Si no existe en la lista se puede agregar .
Devolución: Campo que permite definir si el préstamo corresponde a una devolución de mercancía.
Nº Préstamo a Devolver: Campo que permite seleccionar el número de préstamo a devolver, en caso que
sea devolución.
Observación: Campo que permite digitar las observaciones que se tengan acerca del préstamo.
PRODUCTOS
Para adicionar los productos que se van a ingresar en el préstamo haga Clic en el botón de la parte
inferior en donde aparece la siguiente ventana:

Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea incluir en el préstamo. Si no existe en la
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad que requiera, este campo asigna las unidades de medida
automáticamente.
Lote/Serial: Campo que permite seleccionar de qué lote y serial se van a tomar los productos.
Cómo Crear Ajustes de Inventario

Esta opción permite crear y consultar los ajustes de entrada y salida al inventario con las respectivas afectaciones
contables dependiendo el tipo de ajuste. Para ello:
2. Seleccione la opción Ajustes de Inventario. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Exportar .

que se guarde el ajuste de inventario.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha en que se realiza el ajuste.
Tipo Ajuste: Campo que permite seleccionar el tipo de ajuste (entrada o salida).
Concepto: Campo que permite seleccionar el código del concepto por el cual se realiza el ajuste. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Conceptos de Ajustes de Inventario.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén. Si no existe en la lista se puede agregar
. Véase Cómo Crear Almacenes.
Dependencia: Campo que permite seleccionar la dependencia que genera el ajuste al inventario. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Dependencias.
Centro de Costo: Campo que permite visualizar el centro de costo definido en la dependencia.
Detalle: Campo que permite digitar las observaciones que se tengan del ajuste.

Para adicionar los productos que se van a ingresar en el documento de ajuste haga Clic en el botón de
la parte inferior en donde aparece la siguiente ventana:
Producto: Campo que permite seleccionar el código del producto al que desee hacerle el ajuste de
inventario. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad que requiera ajustar, este campo asigna las unidades de
medida automáticamente.
Vr Unitario: Campo que permite visualizar el valor unitario definido en el producto.
Lote/Serial: Campo que permite seleccionar de que lote se van a tomar los productos para hacerles el ajuste.
Cómo Crear Devolución de Remisiones

Esta opción permite crear y consultar las devoluciones de remisión realizadas. Estas devoluciones pueden ser
de entrada cuando un cliente devuelve productos entregados por la entidad o de salida, cuando la entidad
devuelve productos entregados por un proveedor. Para ello:
2. Seleccione la opción Devolución de Remisiones. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una devolución específica ingresando el parámetro que desee
encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Tipo, Remisión, Almacén o Estado
Actual) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar la
búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se

Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar , Eliminar/Anular
o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:

se guarde la devolución.
Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha de la devolución. Esta fecha debe estar dentro del
Tipo de Remisión: Campo que permite seleccionar si la remisión de la cual se van a devolver los productos
es de entrada o salida.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén para realizar la devolución. Si no existe
en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
INFORMACIÓN DE REMISIÓN
No. Remisión: Campo que permite seleccionar el número de la remisión del proveedor o cliente para
efectuar la devolución.
Proveedor: Campo que permite visualizar el proveedor que está relacionado en la remisión a devolver en
el caso en que la remisión hubiera sido de entrada.
Cliente: Campo que permite visualizar el cliente que está relacionado en la remisión a devolver en el caso
en que la remisión hubiera sido de salida.
Fecha Remisión: Campo que permite visualizar la fecha en la que se realizó la remisión de la cual se van a
devolver productos.
Almacén: Campo que permite visualizar el almacén que está relacionado en la remisión de la cual se van a
devolver productos.
Detalle: Campo que permite digitar, si considera necesario, especificaciones de la devolución.
Una vez se selecciona la remisión a devolver, en la grilla del listado de productos se visualizan los productos
que fueron incluidos en la remisión. En esta grilla se observan los campos Código, Producto, Lote / Serial,
C. Pendiente y C. Devolución. En este último campo para cada producto se debe digitar la cantidad a
devolver.
Cómo Crear Órdenes de Despacho

Esta opción permite crear y consultar las Órdenes de Despacho de productos del Inventario. Estas órdenes se
pueden realizar entre almacenes y áreas de servicio o dependencias. Se pueden definir órdenes de tipo General
o de Consumo. Para ello:
2. Seleccione la opción Órdenes de Despacho. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una orden de despacho banco específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Tipo Orden, Almacén, Tipo
Destino, Destino, Fecha Documento o Estado) y posteriormente pulsando la tecla ENTER, la tecla TAB o
haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro o dando clic en el botón , También

Exportar .

se guarde la orden de despacho.
Tipo: Campo que permite definir si la orden de despacho es de tipo consumo o general. El tipo general es
cuando se despachan productos entre almacenes, mientras que el de consumo cuando se despachan
productos para que sean consumidos de una vez.
Despachar a: Campo que permite definir a dónde se despachan los productos (Almacén, Área de Servicio
o Dependencia) en el caso en que sea de tipo consumo.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha. Esta fecha debe estar dentro del rango de procesos de
contabilidad, si está licenciado el módulo de contabilidad. De igual manera esta fecha se validará contra la
fecha de proceso del módulo de inventarios.
Almacén Origen: Campo que permite seleccionar el código del almacén de donde va a salir los productos
despachados. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Almacén Destino: Campo que permite seleccionar el código del almacén al cual se realizará el despacho
en el caso en que se defina despachar a almacén. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo
Crear Almacenes.
Área Servicio: Campo que permite seleccionar el código del área de servicio a la cual se realizará el
despacho en el caso en que se defina despachar a área de servicio. Si no existe en la lista se puede agregar
. Véase Manual módulo Facturación.
Dependencia: Campo que permite seleccionar el código de la dependencia a la cual se realizará el despacho
en el caso en que se defina despachar a dependencia. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo
Crear Dependencias.
Concepto: Campo que permite seleccionar el código del concepto por el cual se realiza el despacho. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Conceptos de Ajustes de Inventario.
Descripción: Campo que permite digitar una descripción u observación del despacho.

Para adicionar los productos que se van a ingresar en la orden de despacho haga Clic en el botón de la
Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea incluir en la orden de despacho. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se van a adicionar a la orden de
despacho.
Existencias: Campo que permite visualizar las existencias del producto en el almacén seleccionado.
Unidad Compra: Campo que permite visualizar la Unidad de compra del producto.
Fracción: Campo que permite visualizar la fracción del producto.
Unidad Venta: Campo que permite visualizar la unidad de venta del producto.
Lote / Serial: Campo que permite seleccionar el lote y serial del cual se va a despachar el producto.
Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para agregarlos a la grilla o
Cómo Actualizar Vida Útil

Esta opción permite realizar la actualización de la Fecha de vencimiento o vida útil de los productos que se
encuentran en el Inventario de acuerdo al lote al que pertenece cada uno. Para ello:
2. Seleccione la opción Actualizar Vida Útil. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Producto: Campo que permite seleccionar el producto al que desea actualizar las fechas de vencimiento. Si
no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Para cargar a la grilla las fechas de vencimiento del producto seleccionado haga Clic en el botón
. En esta grilla se observan los campos Código, Fecha Vencimiento, Actualiza Vencimiento
y Observaciones. En estos dos últimos campos se deben digitar la nueva fecha de vencimiento y una
observación del por qué se actualiza.
Cómo Crear Devolución de Orden de Despacho

Esta opción permite crear y consultar las Devoluciones realizadas luego de una orden de Despacho de productos
del Inventario. Para ello:
2. Seleccione la opción Devolución de Orden de Despacho. A continuación, se despliega la siguiente
ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una devolución de orden de despacho específica ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Orden
Despacho, Almacén o Estado Actual) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro .

También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro


se guarde la devolución de orden de despacho.

Fecha Documento: Campo que permite digitar la fecha. Esta fecha debe estar dentro del rango de procesos
de contabilidad, si está licenciado el módulo de contabilidad. De igual manera esta fecha se validará contra
la fecha de proceso del módulo de inventarios.
No. Orden Despacho: Campo que permite seleccionar el número de orden de despacho que se va a
devolver.
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén al cual se va a realizar la devolución. Si
Detalle: Campo que permite digitar el detalle de la devolución.
INFORMACIÓN ORDEN DE DESPACHO

Fecha: Campo que permite visualizar la fecha en que se realizó la orden de despacho.
Tipo: Campo que permite visualizar el tipo de orden de despacho.
Almacén Origen: Campo que permite visualizar el almacén origen relacionado en la orden de despacho.
Almacén Destino: Campo que permite visualizar el almacén destino relacionado en la orden de despacho.
Concepto: Campo que permite visualizar el concepto por el cual se realizó la orden de despacho.
Una vez se selecciona la orden de despacho a devolver, en la grilla del listado de productos se visualizan
los productos que fueron despachados. En esta grilla se observan los campos Código, Producto, Unidad,
Concentración, Lote / Serial, Costo Unitario y Cantidad Devolver. En este último campo para cada producto
se debe digitar la cantidad a devolver.
Cómo Crear Adicionales de Cirugía

Esta opción permite realizar la actualización de la Fecha de vencimiento o vida útil de los productos que se
encuentran en el Inventario de acuerdo al lote al que pertenece cada uno. Para ello:
2. Seleccione la opción Adicionales de Cirugía. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Exportar .
se guarde el adicional de cirugía.
Fecha Documento: Campo que postula la fecha actual del servidor.
Programación de Cirugía: Campo que permite relacionar la programación de cirugía realizada en el
módulo de (Programación de Cirugías).
Estado: Campo que permite visualizar el estado de la programación de la cirugía (Cumplida, Incumplida,
reprogramada).
Tiene Suministro a paciente: Campo que permite visualizar el consecutivo del suministro a paciente que
se haya generado desde la opción de registro de enfermería.
Sala: Campo que permite visualizar la sala asignada en la programación de cirugía.
Fecha y Hora: Campo que permite visualizar la fecha y hora del cumplimiento de la programación de
cirugía.
Paciente: Campo que visualizar la información (Documento y Nombre) del paciente relacionado en la
programación de Cirugía.
Almacén: Campo que permite visualizar el código y nombre del almacén relacionado en la programación
de cirugía.

Observaciones: Campo que permite digitar las observaciones de la creación de adicionales de cirugía.
Cantidad: Campo que permite digitar las cantidades capturadas de los productos por código de barras.
Nombre: Campo que permite digitar la descripción del producto que se captura mediante código de barras.
Para adicionar los productos que se van a ingresar en los adicionales de cirugía haga Clic en el botón de la
Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea incluir en la orden de despacho. Si no
existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Productos.
Lote / Serial: Campo que permite seleccionar el lote y serial del cual se va a despachar el producto.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto que se van a adicionar a la cirugía.
Cómo Realizar Inventario Físico

Esta opción permite generar un documento con el conteo físico de los productos realizado por cada almacén.
Esta opción permite también cargar el inventario físico inicial al empezar la instalación del aplicativo. Para
ello:
1. Ingrese al menú Utilidades.
2. Seleccione la opción Inventario Físico. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un inventario físico específico ingresando el parámetro que
desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Almacén, Fecha, Saldo Inicial Total o Estado) y
haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar la búsqueda
realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos

los registros.

que se guarde el inventario físico.
Almacenes: Campo que permite seleccionar el código del almacén al cual se va a realizar el inventario
físico. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
Fecha: Campo que permite digitar la fecha. Se validará contra la fecha de procesos del módulo de
contabilidad, si está activo el módulo. De lo contrario se validará contra la fecha de proceso de inventarios
definida en los parámetros respectivos.
Tipo Saldo Inicial: Campo que permite definir el tipo de inventario inicial a ingresar si es total o parcial.
PESTAÑA CONTEO FÍSICO

LISTADO DE PRODUCTOS DE CONTEO FÍSICO
Para adicionar los productos que se van a ingresar en el inventario físico haga Clic en el botón de la
Producto: Campo que permite seleccionar el producto que desea incluir en el inventario físico. Si no existe
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad del producto, el sistema trae en los campos de la derecha
especificaciones que el producto tenga adicionales como por ejemplo las unidades de medida.
PESTAÑA CONSULTA INVENTARIO FÍSICO

LISTADO DE INVENTARIO FÍSICO
En esta pestaña se visualizan todos los productos existentes en el almacén seleccionado en los campos
Código, Producto, Unidad, Concentración, Lote/Serial, Tipo y Cantidad.

Cómo Crear Stock por Almacén
Esta opción permite ingresar la información de las cantidades máximas, mínimas y el punto de reposición para
cada producto en un almacén específico. Para ello:
2. Seleccione la opción Stock x Almacén. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Almacén: Campo que permite seleccionar el código del almacén a cuyos productos se va a definir la
información del stock. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Almacenes.
En esta grilla se visualizan todos los productos existentes en el almacén seleccionado en los campos
Producto (Código y Descripción), Días – Porcentajes (Reposición, Abastecimiento y % Seguridad) y
Cantidades (Consumo Promedio, Mínima, Máxima y Punto Reposición). En los últimos dos grupos de
información debe digitar lo correspondiente a cada producto del almacén.

Cómo Realizar Cambio de Código de Productos
Esta opción permite reemplazar el código de un producto por un código nuevo. Para ello:
2. Seleccione la opción Cambio de Código de Productos. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que puede realizar la búsqueda de un cambio de código de producto específico ingresando el
parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Actual, Nombre, Código Anterior,
Código Nuevo, Fecha o Usuario) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También

Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar o Exportar . Al hacer Clic en
Agregar , se despliega la siguiente ventana:
Producto: Campo que permite digitar el código del producto que desea cambiar.
Código Nuevo: Campo que permite digitar el nuevo código para el producto.

Cómo Realizar Cierre Mensual
Esta opción permite realizar el cierre del mes en proceso. Este genera actualización de los stocks máximos y
mínimos, crea el Kardex para el nuevo mes y genera los saldos del mes anterior. Para ello:
2. Seleccione la opción Cierre Mensual. A continuación, se despliega la siguiente ventana:
En la ventana debe hacer Clic en para verificar el estado actual de todos los
documentos. Realiza validación entre las cantidades del Kárdex vs el inventario físico. Todos los
documentos deben estar confirmados, en el caso que no existan procesos confirmados el sistema muestra
una lista con los documentos pendientes para que el usuario se remita a los mismos y los confirmen o los
eliminen. A continuación, se muestra el informe del sistema en el caso que existan documentos sin
confirmar.

Una vez se tienen todos los documentos debidamente confirmados haga Clic en el botón
para realizar el Cierre Mensual, de lo contrario haga Clic en el botón para abandonar la
ventana.
Cómo Realizar Confirmación de Documentos en Bloque

Esta opción permite realizar el proceso de confirmación de varios documentos a la vez. Para ello:
2. Seleccione la opción Confirmación de Documentos en Bloque. A continuación, se despliega la siguiente
ventana:

Documento: Campo que permite seleccionar el tipo de documento del cual se encuentran documentos sin
confirmar.
FILTRO DE CONFIRMACIÓN
Campo que permite definir el rango de documentos a confirmar. Se puede seleccionar Por Consecutivo en
donde activa el rango inicial y final de consecutivos, o Por Fecha en donde activa el rango inicial y final de
fechas.
Para realizar la confirmación del rango seleccionado haga Clic en el botón o haga Clic en
el botón para abandonar la ventana.
Cómo Crear Stock por Producto

Esta opción permite realizar la parametrización del stock máximo y mínimo por cada producto de acuerdo al
grupo al que pertenecen. Para ello: Ingrese al menú Utilidades.
1. Seleccione la opción Stock x Producto. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

Grupo: Campo que permite seleccionar el código del grupo a cuyos productos se va a definir la información
del stock. Si no existe en la lista se puede agregar . Véase Cómo Crear Grupos.
En esta grilla se visualizan todos los productos relacionados con el grupo seleccionado en los campos
Producto (Código y Descripción), Días – Porcentajes (Reposición, Abastecimiento y % Seguridad) y
Cantidades (Consumo Promedio, Mínima, Máxima y Punto Reposición). En los últimos dos grupos de
información debe digitar lo correspondiente a cada producto del grupo.
Cómo Generar Archivos Circular 02 de 2007

Esta opción permite generar el archivo plano de acuerdo con lo definido en la Circular 02 de 2007 referente al
sistema de información de precios de medicamentos SISMED. Para ello:
2. Seleccione la opción Archivos Circular 02 de 2007. A continuación, se despliega la siguiente ventana:

PERIODO
Mes Inicial: Campo que permite digitar el Periodo desde el cual se generará el archivo plano.
Mes Final: Campo que permite digitar Periodo hasta el cual se generará el archivo plano.
Año: Campo que permite digitar el año del cual se generará la información.
ARCHIVOS
Destino de Archivos: Campo que permite definir la Ruta en la cual quedará grabado el archivo plano. Al
dar Clic en los tres puntos de este campo aparece la siguiente ventana para establecer la ruta.
Archivo de Ventas: Campo que permite definir si se va a generar el archivo de ventas.

Archivo de Compras: Campo que permite definir si se va a generar el archivo de compras.
3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para generar los archivos o

Como generar los archivos de la circular 06 de 2018
Esta opción permite generar los archivos planos para realizar el reporte de información al Sistema de
Información de Precios de Medicamentos (SISMED). Para ello es necesario:

2. Ubique y haga Clic en la opción Archivos de la circular 06 de 2018, donde se despliega la siguiente
ventana:
Debe diligenciar los siguientes datos

Año: Permite elegir el año a generar los archivos planos.
Inicial: Campo que permite digitar Periodo inicial el cual se generará el archivo plano.
Final: Campo que permite digitar Periodo final el cual se generará el archivo plano.
Archivo: Campo que permite definir la Ruta en la cual quedará grabado el archivo plano. Al dar Clic
en los tres puntos de este campo aparece la siguiente ventana para establecer la ruta.
3. Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Generar para guardar los archivos
o hacer clic en Cerrar para abandonar la ventana.

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)
Como Generar y Visualizar los Informes de Inventarios

Los informes de Inventarios le permitirán contar con documentación de soporte para posteriores análisis. Para
ello:
1. Ingrese al menú Informes.
2. A continuación, se despliegan las opciones de los informes correspondientes:

Al ingresar a cada uno de ellos encontrará los filtros con los que se genera el informe. Ingréselos y haga Clic
en el botón Generar Reporte : Ej.: Véase: Cómo Generar y Visualizar el Informe de Kárdex.
Descripción de los Reportes del Sistema
Cómo Generar y Visualizar el Informe de Kárdex

Este informe permite visualizar los movimientos efectuados en el inventario teniendo en cuenta información de
la fecha inicial y final del inventario, la clase de reporte dependiendo del caso, si por producto y su costo, si es
por almacén o por lote o serial. Los filtros que maneja se activan dependiendo del tipo, estos son Productos,
Almacenes y Lotes, dependiendo de la información que se desea tener se deben activar estos.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a rango de Fechas, Tipo Reporte, Productos,
Almacenes, Lotes/Seriales y Tipo Informe.
Fechas: Permite digitar el rango de fechas a visualizar.

Tipo Reporte: Permite definir si se genera por Producto – Costo, Almacén – Cantidad o Lote/Serial – Cantidad.
Productos: Permite seleccionar el rango de productos a visualizar.
Almacenes: Permite seleccionar el rango de almacenes a visualizar.
Lotes/Seriales: Permite seleccionar el rango de lotes/seriales a visualizar.
Tipo Informe: Permite definir si el informe se genera con la parametrización de los principios de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia (COLGAAP) o con la parametrización definida para las NIIF.
Como Generar y Visualizar el Informe de Inventario Valorizado

Este informe permite visualizar el inventario que existe y la valorización que se ha presentado en los productos.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a rangos de Almacenes, Grupos, Subgrupos,
Productos, Valorización. Adicionalmente puede definir el ordenamiento así: Ordenado Por, Con Cantidades en
Cero y Cantidades.

Grupos: Permite seleccionar el rango de grupos a visualizar.
Subgrupos: Permite seleccionar el rango de subgrupos a visualizar.
Valorización: Permite seleccionar el tipo de valorización a visualizar (CostoPromedio, ÚltimoCosto o
PrecioVentaPúblico).
Ordenado Por: Permite definir el tipo de ordenamiento del informe (Código o Descripción).
Con Cantidades en Cero: Permite definir si se incluyen los productos con cantidad en cero.
Cantidades: Permite definir si se agrupa o si se genera detallado.
Como Generar y Visualizar el Informe de Remisiones sin Legalizar

Este informe permite visualizar las remisiones que no se han legalizado.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fechas, tipo reporte, productos, proveedores y
clientes.

Fechas: Permite elegir el rango de fechas a visualizar.
Tipo Reporte: Permite definir si se generan las remisiones de entrada o de salida.
Proveedores: Permite seleccionar el rango de proveedores a visualizar en caso que sean las remisiones de
entrada.
Clientes: Permite seleccionar el rango de clientes a visualizar en caso que sean las remisiones de salida.
Como Generar y Visualizar el Informe de Órdenes de Compra

Este informe permite visualizar las órdenes de compra realizadas a los diferentes proveedores en el cual se
muestra la fecha del documento, los valores de compra, el estado del documento y el estado de la compra del
producto.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a documentos, proveedores y fechas. Adicionalmente
puede definir el tipo de agrupamiento por proveedor o por fecha.

Documentos: Permite seleccionar el rango de documentos a visualizar.
Proveedores: Permite seleccionar el rango de proveedores a visualizar.
Fechas: Permite seleccionar el rango de fechas a visualizar.
Como Generar y Visualizar el Informe de Remisiones de Entrada

Este informe permite visualizar las remisiones de entrada realizadas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a documento, proveedores o fechas.
Adicionalmente puede agruparse por proveedor o por fecha.


Como Generar y Visualizar el Informe de Comprobantes de Entrada
Este informe permite visualizar los comprobantes de entrada de los productos teniendo en cuenta las facturas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a documentos, proveedores, fechas, estados.
Adicionalmente permite agrupar por proveedor o por fecha y si se desea un resumen del informe o en borrador.

Como Generar y Visualizar Informes de Lista de Precios

Este informe permite visualizar un listado de los precios de los productos con su descripción, unidad
concentración, lote y fecha de vencimiento y el precio de venta.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a Grupos, Subgrupos y Productos.

Como Generar y Visualizar Informes de Devolución de Remisiones

Este informe permite visualizar las devoluciones de remisiones de entrada y salida realizadas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a Documentos, Proveedores, Clientes y Fechas.
Adicionalmente permite el agrupamiento por proveedor o por fecha.

Proveedores: Permite seleccionar el rango de proveedores a visualizar en caso de seleccionar tipo de
devolución entrada.
Clientes: Permite seleccionar el rango de clientes a visualizar en caso de seleccionar tipo de devolución salida.
Como Generar y Visualizar Informes de Pedidos y Facturas.

Este informe permite visualizar los pedidos y facturas generadas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a Documentos, Clientes, Almacenes y Fechas.
Adicionalmente permite agrupar por cliente o por fecha.

Clientes: Permite seleccionar el rango de clientes a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informes de Devolución en Venta

Este informe permite visualizar las devoluciones en ventas realizadas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a Documentos, Clientes y Fechas. Adicionalmente
permite agrupar por cliente o por fecha.

Clientes: Permite seleccionar el rango de clientes a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informes de Devolución en Compras

Este informe permite visualizar las devoluciones de las compras realizadas en la entidad.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a documentos, proveedores y fechas. Adicionalmente
se puede agrupar por proveedor o fecha.


Como Generar y Visualizar Informes de Órdenes de Despacho
Este informe permite visualizar las órdenes de despacho realizadas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a tipo y destino, documentos, almacén origen, almacén
destino área de servicio, dependencia, fechas y estados.

Almacén Origen: Permite seleccionar el rango de almacenes origen a visualizar.
Almacén Destino: Permite seleccionar el rango de almacenes destino a visualizar.
Área de Servicio: Permite seleccionar el rango de áreas de servicio a visualizar.
Dependencia: Permite seleccionar el rango de dependencias a visualizar.
Estados: Permite seleccionar el estado de las órdenes de despacho a visualizar (Todos, Registrados,
Confirmados o Anulados).
Como Generar y Visualizar Informes de Rentabilidad

Este informe permite visualizar la rentabilidad para un producto.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a mes, tipo informe, grupos, subgrupos, productos y
vendedores.

Mes: Permite seleccionar el mes a visualizar.
Tipo Informe: Permite seleccionar el tipo de informe por producto o por vendedor.
Vendedores: Permite seleccionar el rango de vendedores a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informes de Ventas por Vendedor

Este informe permite visualizar las ventas realizadas por un vendedor.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a tipo documento, vendedores, grupos, subgrupos,
productos y fechas.

Tipo Documento: Permite seleccionar el tipo de informe por producto o por vendedor.
Como Generar y Visualizar Informes de Código de Barras

Este informe permite visualizar los productos que están parametrizados con código de barras.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a grupos, subgrupos y productos.

Como Generar y Visualizar Informes de Análisis de Gestión

Este informe permite visualizar el movimiento de inventario de acuerdo a las labores realizadas por parte del
vendedor.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a tipo informe, fechas, vendedores, grupos y
subgrupos. Adicionalmente puede generar el informe resumido o detallado.

Tipo de Informes: Permite seleccionar si se genera por vendedor o grupo/subgrupo.
Nivel: Permite seleccionar si se genera resumido o detallado.
Como Generar y Visualizar Informes de Ventas Anuales por Vendedor

Este informe permite visualizar las ventas realizadas anualmente por un vendedor.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a año, tipo documento, vendedores, grupos, subgrupos
y productos.
Año: Permite seleccionar el año del que se genera la información.

Tipo Documento: Permite seleccionar si se genera de pedidos o facturas.
Nivel: Permite seleccionar si se genera resumido o detallado.
Como Generar y Visualizar Informes de Inventario

Este informe permite visualizar información del inventario existente.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a documentos, almacenes y fechas.

Como Generar y Visualizar Informes de Vencimiento de Productos

Este informe permite visualizar la lista de productos vencidos o próximos a vencer.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fecha actual, productos, días, hasta.

Fecha Actual: Permite visualizar la fecha actual hasta la que se generará el informe.
Productos: Permite definir si se genera el informe con los productos vencidos a la fecha o por vencer dentro
de.
Días: Permite definir el número de días a verificar en el caso de seleccionar productos por vencer dentro de.
Hasta: Permite definir hasta qué fecha se verificará el vencimiento de los productos.
Con existencias en 0: Permite definir si se visualizan los productos vencidos o por vencer con cantidad 0.
Como Generar y Visualizar Informes de Saldos de Préstamos de Mercancía

Este informe permite visualizar la lista de los préstamos realizados de entradas o salidas a otras entidades.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a Préstamos, terceros, fechas, productos y estado.
Préstamos: Permite definir si se generan en el informe los préstamos de entrada o de salida.

Terceros: Permite seleccionar el rango de terceros a visualizar.
Estados: Permite seleccionar los estados a visualizar (Todos, registrados, confirmados o anulados).
Como Generar y Visualizar Informes de Detalle de Devolución de

Préstamos de Mercancías
Este informe permite visualizar la lista de los préstamos de mercancía devueltos a otras entidades.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a número del préstamo.

Número: Permite seleccionar el número del préstamo al cual se le va a verificar devolución.
Como Generar y Visualizar Informes de Resumen de Ajustes de Inventario

Este informe permite visualizar los ajustes de entrada o salida de inventario.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a tipo ajuste – documentos, terceros, fechas, conceptos,
estados.

Tipo Ajuste: Permite definir se genera el informe de ajustes de entrada o salidas.
Terceros: Permite seleccionar el rango de terceros a visualizar.
Conceptos: Permite seleccionar el rango de conceptos a visualizar.
Estados: Permite definir el estado de los documentos a visualizar (Todos, registrados, confirmados o anulados).
Como Generar y Visualizar Informes de Trazabilidad de Productos

Este informe permite visualizar el movimiento de los productos desde el momento que se ingresan al sistema
hasta que se despachan.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a producto, lote serial, a partir de, hasta.
Producto: Permite seleccionar el producto del que se genera el informe.

Lote Serial: Permite seleccionar el lote y serial del producto a visualizar.
A partir de: Permite digitarla fecha inicial que se desea visualizar.
Hasta: Permite digitar la fecha final que se desea visualizar.
Como Generar y Visualizar Informes de Promedio de Consumo

Este informe permite visualizar el promedio de consumo para un producto en un periodo determinado.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a almacén, producto y fechas. Adicionalmente permite
definir si se genera detallado o resumido y si por producto o con el código alterno.

Almacén: Permite seleccionar el rango de almacenes a visualizar.
Producto: Permite seleccionar el rango de productos a visualizar.
Lote Serial: Permite seleccionar el lote y serial del producto a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informes de Movimientos de Inventario

Este informe permite visualizar los movimientos realizados en los productos de inventario.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fechas, tipo reporte, productos, almacenes, lotes /
seriales y tipos de documentos.

Tipo Reporte: Permite definir si el informe se genera detallado o resumido.
Lotes / Seriales: Permite seleccionar el lote y serial del producto a visualizar.
Tipos de Documentos: Permite seleccionar los tipos de documento a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informes de Stock Máximo y Mínimo de

Productos Inventario
Este informe permite visualizar el stock máximo y mínimo para los productos existentes en el inventario.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a productos y almacenes.

Tolerancia: Permite definir el nivel de tolerancia a visualizar en el informe.
Como Generar y Visualizar el Informe Histórico de Vida Útil

Este informe permite visualizar los productos a los cuales se les ha modificado la vida útil (fecha de
vencimiento).
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fechas, productos y usuarios.

Usuarios: Permite seleccionar el rango de usuarios a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe Resumen de Facturas de Compra

Este informe permite visualizar el resumen de las facturas de compra ingresadas al sistema.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a documentos, almacén y fechas. Adicionalmente
permite definir si se genera general, detallado o por almacén. Si se presentan valores de compra, venta o costo
promedio.

Almacén: Permite seleccionar el rango de almacenes a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe Despacho de Medicamentos

Este informe permite visualizar un listado de Medicamentos despachados a los pacientes.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fechas y pacientes. Adicionalmente permite definir
si se visualizan todos los productos, los POS o los No POS.

Pacientes: Permite seleccionar el rango de pacientes a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe de Cuenta Fiscal

Este informe permite visualizar el informe de cuenta fiscal del periodo generado.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a tipo informe y clasificación, periodos, almacenes,
grupos, subgrupos y documentos. Adicionalmente permite definir si se genera resumido o detallado.

Tipo Informe: Permite definir si se genera por entradas, salidas, balance, suministro_paciente y existencias al
corte.
Fechas: Permite seleccionar el periodo a visualizar.
Documentos: Permite definir si se tienen en cuenta las órdenes de despacho de tipo general.
Como Generar y Visualizar Informe Consumo Promedio por Producto

Este informe permite visualizar el promedio de consumo de los productos.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a producto y fechas.

Producto: Permite seleccionar el rango de productos a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe Productos sin Movimiento

Este informe permite visualizar los productos que no han tenido movimiento de inventarios.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fechas y almacenes.

Como Generar y Visualizar Informe de Suministro a Pacientes

Este informe permite visualizar los productos que se suministraron a los pacientes.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fechas, productos almacenes, pacientes, entidades,
áreas de servicio, médicos, ingreso, documentos y estados. Adicionalmente permite definir si se genera
resumido o detallado.

Pacientes: Permite seleccionar el rango de pacientes a visualizar.
Entidades: Permite seleccionar el rango de entidades a visualizar.
Áreas Servicio: Permite seleccionar el rango de áreas de servicio a visualizar.
Médicos: Permite seleccionar el rango de médicos a visualizar.
Ingreso: Permite seleccionar el rango de ingresos a visualizar.
Estados: Permite definir el tipo de documentos a visualizar (Todos, sin confirmar, confirmados o anulados).
Como Generar y Visualizar Informe de Ejecución de Contrato

Este informe permite visualizar el estado de los contratos que se han ejecutado.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a contratos.

Contratos: Permite seleccionar el rango de contratos a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe de Consumo por Área de Servicio

Este informe permite visualizar los productos que se han consumido por área de servicio.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a almacén origen, destinos, almacenes, áreas de
servicio dependencias y fechas. Adicionalmente permite definir si se genera resumido o detallado.
Almacén Origen: Permite seleccionar el rango de almacenes de origen a visualizar.

Destinos: Permite seleccionar el tipo de destino del consumo (Almacén, área de servicio o dependencia).
Áreas de Servicio: Permite seleccionar el rango de áreas de servicio a visualizar.

Dependencias: Permite seleccionar el rango de dependencias a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe Consolidado de Elementos

Despachados por Almacén
Este informe permite visualizar los despachos consolidados por almacén.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a almacenes, áreas de servicio, dependencias, grupos,
subgrupos, productos y periodos. Adicionalmente permite definir si se genera resumido o detallado.

Áreas de Servicio: Permite seleccionar el rango de áreas de servicio a visualizar.
Dependencias: Permite seleccionar el rango de dependencias a visualizar.
Periodos: Permite seleccionar el rango de periodos a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe de Ítems Comprados y Entregas

Parciales
Este informe permite visualizar los ítems de las órdenes de compra que fueron comprados y las entregas
parciales realizadas.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a órdenes de compra, proveedores y fechas.

Órdenes de Compra: Permite seleccionar el rango de órdenes de compra a visualizar.
Como Generar y Visualizar Informe de Kárdex Resumido

Este informe permite visualizar el Kárdex resumido por producto.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a fecha Kárdex, productos, grupos, subgrupos,
almacén. Adicionalmente permite definir si se agrupa por producto o por almacén, si se imprime el costo, la
unidad y concentración o solo productos de control.
Fecha Kardex: Permite definir el periodo a visualizar.

Seleccionar Almacén: Permite seleccionar el almacén a visualizar.

Como Generar y Visualizar Informe Resolución No. 001478 del 10 de Mayo
de 2006
Este informe permite visualizar los movimientos realizados con los productos de control especial de acuerdo
con lo definido en la Resolución 001478 del 10 de mayo de 2006.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a mes del informe. Adicionalmente permite definir la
persona responsable de la generación del informe.
Mes: Permite definir el mes de la información a presentar.

Responsable: Permite digitar el nombre de la persona responsable de presentar el informe.
RECUERDE...
Los filtros pueden ser diferentes según el tipo de reporte seleccionado. Por ello la información solicitada puede
variar según lo configurado en cada solicitud.
Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrán Opciones de Salida, las cuales son opciones que
permiten seleccionar cómo se desea obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano.
Dentro de estas opciones encontramos:
• Visualizar : Opción que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte.
• Imprimir : Permite imprimir el reporte en un documento físico.
• Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, XLS, XLSX, TXT y PLN archivo plano
por columnas.

Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados
Esta opción permite visualizar los diferentes reportes generados. Para que estos se encuentren en las opciones
de este menú, deben haber sido previamente creados en la opción Generador de Reportes del Módulo
Generales. Véase Cómo Generar Un Reporte en el Manual Generales.
Para generar el reporte seleccione el registro y de doble clic sobre el o seleccione el reporte y haga Clic al
botón Ejecutar :
Se genera la siguiente ventana:
Para seleccionar el destino del reporte por pantalla haga Clic en Vista Previa , para
genera una salida por impresora, haga Clic en Impresora O para exportar haga Clic
en Exportar seleccionando previamente el formato deseado.

Si desea salir de clic en Cancelar
Cómo Generar y Visualizar los Indicadores Generados

Esta opción permite visualizar los diferentes indicadores generados. Para que estos se encuentren en las
opciones de este menú, deben haber sido previamente creados en la opción Indicadores del Módulo Gestión
Gerencial. Véase Cómo Crear un Indicador en el Manual Gestión Gerencial.
Cómo Generar y Visualizar los Códigos de Barras

Esta opción permite visualizar e imprimir los diferentes Códigos de Barras.
Para generar el reporte digite los filtros correspondientes al informe:

PESTAÑA PREPARACIÓN
Modo de Generación: Permite seleccionar el modo de generar el código de barras, por: Código de Producto,
Código de Barras, Código de Producto Lote o Código de Barras Lote.
Cantidad: Permite digitar la cantidad de código de barras a imprimir.
Tipo Reporte: Permite seleccionar Tres Tipos de Reporte: Pequeño, Mediano y Grande.
PESTAÑA SUMINISTROS Y/O MEDICAMENTOS

Esta Pestaña permite visualizar y seleccionar, cuando se selecciona el Modo Generación: Código de Producto
PESTAÑA CODIGOS DE BARRA

Esta Pestaña permite visualizar y seleccionar el Código de Barras del producto a imprimir, cuando se selecciona
el Modo Generación: Código de Barras.
PESTAÑA LOTES
Esta pestaña permite visualizar y seleccionar el Lote del producto a imprimir, cuando se selecciona el Modo
Generación: Código de Producto Lote o Código de Barras Lote.
Una vez seleccionados los filtros Haga Clic en y en la pestaña Visualización se visualizaran
los códigos de barras que se desean Imprimir.
OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cómo Parametrizar el Módulo de Inventarios

Esta opción permite configurar los parámetros del módulo con los que se llevarán a cabo los procedimientos de
inventarios. Estos rigen el funcionamiento del módulo. Para ello:
2. Localice y haga Clic en la opción Parámetros de Inventarios. Se despliega la siguiente ventana con 7
pestañas GENERALES, COMPROBANTES CONTABLES, CONCEPTOS DE RETENCIÓN,

CUENTAS CONTABLES GENERALES, CUENTAS CONTABLES DE IMPUESTOS,
CONSECUTIVOS Y OTROS.
PESTAÑA GENERALES
Ingrese la siguiente información

Fecha de Proceso: Campo que permite definir o visualizar el mes en que se trabaja en el módulo.
Control de Stock: Campo que permite definir el tipo de control que se va a llevar durante el proceso, el
cual puede ser General o por Almacén.
% Retención IVA: Campo que permite definir si el porcentaje de retención se debe realizar por concepto
o por terceros.
IVA al Costo: Campo que permite definir si el costo del inventario ya tiene incluido el IVA en la compra
o se cobra por separado.
CxP Otros Proveedores: Campo que permite definir si se hará una cuenta aparte para las cuentas por pagar
con otros proveedores.
Autor Usuarios Almacén: Campo que permite definir si se va a llevar control de los usuarios en los
diferentes almacenes.
Validar Suministro Repetido: Campo que permite definir si se realiza validación de suministros a
pacientes repetidos en el mismo ingreso.
C. de Costo Asociado a: Campo que permite definir si en el proceso de Contabilización se afecta el Centro
de Costo parametrizado en el Almacén o en el Grupo de Inventarios.
Almacén Principal: Campo que permite definir cuál es el almacén principal.
Calculo automático de stock en el cierre: Campo que permite definir si en el momento del cierre se genera
un informe de stock máximos y mínimos.
Valorización Devolución Préstamos Mercancía: Campo que permite definir si la valorización en la
devolución de préstamos de mercancía se realiza con el costo original del documento o con el costo
promedio actual.
No liquidar IVA a Clientes no Responsables del Impuesto: Campo que permite definir si no se cobra
IVA a clientes del régimen simplificado.
Separar Código de Barras: Campo que permite definir el separador de tipo Carácter (#$%&/*), para que
la aplicación internamente pueda identificar cual es el “Código del Producto” y cuál es el “Lote” al cual
pertenece el producto y sea postulado automáticamente en la ventana de producto suministro.

Tipo Distribución Predeterminada: Campo que permite seleccionar el tipo de Distribución en el
suministro de acuerdo a los siguientes ítems: Sin definir, Agrupamiento, Código de barras.
INTERFAZ PRESUPUESTAL
Confirmación Presupuestal: Campo que permite definir si se realiza confirmación de los documentos que
generan interface hacia el módulo de Presupuestos.
No Obligar Confirmación Presupuestal en Órdenes de Compra: Campo que permite definir si no es
obligatoria la generación de interface presupuestal al generar órdenes de compra.
Valor Ejecución Presupuestal Neto + Impuestos: Campo que permite definir el valor con el que se
generará la interface presupuestal desde los documentos.
Enviar Factura del Proveedor como Documento en Interfaz Presupuestal: Campo que permite definir
si al documento de presupuestos se coloca la factura del proveedor.
PESTAÑA COMPROBANTES CONTABLES

Compras: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar compras.
Ventas: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar ventas.
Remisión Entrada: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar
remisiones de entrada.
Remisión Salida: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar
remisiones de salida.
Desp. Ajustes: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar ajustes.
Préstamos Inv.: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar préstamos
de mercancía.
Devolución Ventas: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar
devoluciones en ventas.
Devolución Compras: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar
devoluciones en compras.
Dev. Ord. Despacho: Campo que permite definir el tipo de comprobante contable utilizado al realizar
devoluciones de órdenes de despacho.

PESTAÑA CONCEPTOS DE RETENCIÓN

CONCEPTOS DE RETENCIÓN
Rte ICA Compras: Campo que permite digitar el concepto de retención correspondiente a ICA por
compras.
Rte ICA Ventas: Campo que permite digitar el concepto de retención correspondiente a ICA por ventas.
Retención IVA: Campo que permite digitar el concepto de retención correspondiente a las retenciones de
IVA.
Rte IVA Servicios: Campo que permite digitar el concepto de retención correspondiente a las retenciones
de IVA por servicios.
Retención Fletes: Campo que permite digitar el concepto de retención correspondiente a las retenciones
por fletes.
Retención CREE: Campo que permite digitar el concepto de retención correspondiente a las retenciones
CREE.
OTROS
% IVA Fletes: Campo que permite digitar el porcentaje de IVA por fletes.
Concepto Recibo Caja: Campo que permite digitar el concepto de recibo de caja.
Concepto Ajuste Consumo: Campo que permite digitar el concepto de ajuste por consumo.
PESTAÑA CUENTAS CONTABLES GENERALES

Cuenta x Pagar Nacionales: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las cuentas por
pagar nacionales.
Cuenta x Pagar Internacionales: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las cuentas
por pagar internacionales.
Cuenta x Cobrar Nacionales: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las cuentas por
cobrar nacionales.
Ajustes Redondeo: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los ajustes por redondeo.
Inventario Poder de Terceros: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los inventarios
en poder de terceros.
Descuento en Compras: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los descuentos en
compras.
Descuento en Ventas: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los descuentos en ventas.
PESTAÑA CUENTAS CONTABLES DE IMPUESTOS

Retención IVA Débito: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones de IVA
por débito.
Retención IVA Crédito: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones de IVA
por crédito.
IVA Descontable: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los descuentos por IVA.
IVA Generado: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen el IVA generado.
IVA Devuelto: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen el IVA devuelto.
Retención de ICA x Compras: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones
de ICA por compras.
Retención de ICA x Ventas: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones de
ICA por ventas.
Fletes Compras: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los fletes por compras.
Fletes Ventas: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los fletes por ventas.
Retención Fletes: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones por fletes.
Impuesto a Favor: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen los impuestos a favor.
Autoretención Ventas: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las autoretenciones de
ventas.
Autoretención ICA Ventas: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las autoretenciones
ICA de ventas.
Autoretención IVA Ventas: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las autoretenciones
IVA de ventas.
Retención CREE Ventas Db: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones
CREE de ventas débito.
Retención CREE Ventas Cr: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones
CREE de ventas crédito.
PESTAÑA CUENTAS DE IMPUESTOS 1

Retención CREE ventas Débito: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las retenciones
del CREE ventas por débito.
Retención CREE ventas Crédito: Campo que permite digitar la cuenta donde se contabilicen las
retenciones del CREE ventas por crédito.
PESTAÑA IMPUESTOS DISTRITALES

IMPUESTOS DISTRITALES
Porcentaje ProDesarrollo: Campo que permite indicar el porcentaje que aporta su región a este impuesto.
Incremento: Campo que permite digitar cual es el aumento del impuesto.
Cuenta ProDesarrollo: Campo que permite digitar la cuenta que maneja el impuesto prodesarrollo.
Porcentaje ProElectrificación: Campo que permite indicar el porcentaje que aporta su región a este
impuesto.
Cuenta ProElectrificación: Campo que permite digitar la cuenta que maneja el impuesto
proelectrificación.
Porcentaje ProCultura: Campo que permite indicar el porcentaje que aporta su región a este impuesto.
Cuenta ProCultura: Campo que permite digitar la cuenta que maneja el impuesto procultura.
Porcentaje ProHospitalaria: Campo para indicar el porcentaje que aporta su región a este impuesto.
Cuenta ProHospitalaria: Campo que permite digitar la cuenta que maneja el impuesto prohospitalaria.
Porcentaje ProJuego: Campo que permite digitar el porcentaje que aporta su región a este impuesto.
Cuenta ProJuego: Campo que permite digitar la cuenta que maneja el impuesto projuego.
PESTAÑA CONSECUTIVOS

CONTROL DE CONSECUTIVOS
Tipo de Consecutivo: Campo que permite definir si los consecutivos de los documentos se van a manejar
por almacén o a nivel general.
Almacén: Campo que permite seleccionar el almacén a configurar consecutivos, en caso que se seleccione
por almacén.

PESTAÑA INVENTARIOS
CONSECUTIVOS GENERALES
Permite visualizar los consecutivos generales del módulo de inventarios como son Cierre Mensual,
Cotización, Demanda Insatisfecha y Movimiento Kárdex. En la grilla se muestra Tipo Documento, Código,
Nombre, Consecutivo Actual y En Uso.
Permite visualizar los consecutivos de los documentos realizados desde el módulo como son Orden de
Compra, Comprobante de Entrada, Remisión Salida, Suministro a Pacientes, Factura, Compromisos, entre
otros. En la grilla se muestra Tipo Documento, Código, Nombre, Consecutivo, En Uso, Consecutivo Actual.
PESTAÑA INTERFAZ COMPRAS
Permite visualizar los consecutivos de los documentos que se generan en el Módulo de Compras que tienen
interfaz con Inventario como son las Solicitudes. En la grilla se muestra Tipo Documento, Código, Nombre,
Consecutivo Actual, En Uso.
PESTAÑA OTROS

Código IAC para la facturación (pedido y facturas) con código de barras: Campo que permite capturar
el código IAC para la facturación (pedido y facturas).
PESTAÑA INTERFAZ

Confirmación Presupuestal: Campo que permite definir si se va a confirmar la orden presupuestal.
Valor Ejecución Presupuestal Neto + Impuestos: Campo que permite definir si se va a ejecutar en
presupuesto el valor Neto + Impuestos.
No Obligar Confirmación Presupuestal en Órdenes de Compra: Campo que permite definir si se obliga
a confirmar presupuestos en Órdenes de Compra.
Valor Ejecución Presupuestal Neto + Impuestos: Campo que permite definir si se va a ejecutar en
presupuesto el valor Neto + Impuestos.
Enviar Facturas del Proveedor como Documentos en Interfaz Presupuestal: Campo que permite definir
si se va a Enviar Facturas del Proveedor como Documentos en Interfaz Presupuestal.
3. Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para guardar o hacer clic en

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA
A continuación, se muestra la TABLA DE LOS MENSAJES DE ADVERTENCIA más frecuentes que se
pueden presentar en el manejo de los Módulos.
MENSAJE DE
DESCRIPCIÓN SOLUCIÓN
ADVERTENCIA
El sistema automáticamente, se
Ocurre cuando al realizar el ingreso de encuentra diseñado para que
El Campo X Debe Tener Un información, se deja un campo que es cuando ello ocurra no se pueda
obligatorio en blanco. proseguir con la operación hasta
Valor La X corresponderá al nombre de la que se complete la información
opción en donde aparece este mensaje. faltante. Ingrese la información
solicitada en el campo señalado.
Ocurre cuando al realizar el ingreso de
Borre y digite nuevamente el dato
información, se ingresan datos que no
que desea ingresar, teniendo
Invalid Value existen o no han sido creados, como
cuidado de ingresar el dato
por ejemplo códigos cuentas, número
correcto.
de documento, entre otros.
Ocurre cuando en algún rango de

No Existen Registros Para Los selección se selecciona el límite Redefina nuevamente el rango
indicado ampliándolo o
Rangos Especificados inferior y superior pero no existen
desplazándolo.
datos dentro del rango indicado.
El Valor Suministrado No Es Ocurre cuando en el campo de alguna
Correcto, No Existe o Se Debe digitar la información
pantalla se digitan o cónsula
Encuentra Inactivo En El correspondiente al contenido del
información que no corresponde a
campo.
Repositorio De Datos campo seleccionado.
Ocurre en la opción Reportes Genere un Reporte primero y
DEBE SELECCIONAR UN Generado, al dar Clic en el botón posteriormente este se cargará en la
imprimir sin haber primero cargado un ventana Reportes Generados,
REPORTE informe con la ayuda de la opción selecciónelo y haga Clic en
Generar Reportes. Imprimir.

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS
COLGAAP: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.
COPAGO: es una parte del valor del servicio en caso de atención médico – quirúrgica y solo son cancelados
por los beneficiarios. Valor también que se determina de acuerdo con el Ingreso Base de Cotización (IBC) de
los afiliados.
CUOTA MODERADORA: suma de dinero que se paga cada vez que son utilizados los servicios de salud.
CENTROS DE COSTO: Son subdivisiones en las cuales se puede agrupar la información de la empresa para
hacer más detallada la relación de ingresos y egresos de la misma.
GRILLA: es un cuadro sinóptico donde aparecen las especificaciones de un producto o servicio, se encuentra
clasificado por columnas en: clase, código del producto, cantidad, fracción y valor unitario en pesos.
HOJA DE TRABAJO: es la hoja donde se relaciona todo el movimiento que se le hace a un paciente.
NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera.
TERCEROS: Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relación comercial. Por ejemplo,
los proveedores, empleados, clientes, etc.
TRAZABILIDAD: La trazabilidad es el proceso por el cual se monitorean de manera permanente los procesos
de los productos desde que se registran en el sistema hasta que se despachan.

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA
BARRAS DE AYUDA: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le
ayudan a administrar la salida de opciones o al ingreso y salida de los módulos:
ICONO NOMBRE FUNCIÓN

Permite posicionar la pantalla izquierda en el
INICIO menú de inicio en donde se configuran las
opciones de acceso directo.
Permite seleccionar los módulos a los cuales se
MÓDULOS ingresará. Pueden ser Administrativos u
Operativos.
Permite el Ingreso directo a las utilidades de:
UTILIDADES Cambiar Contraseña, Desbloquear Usuarios y
Desbloquear documentos..
Permite seleccionar el fondo de la pantalla que
APARIENCIA
se quiera para la aplicación..
Permite abrir las herramientas de Windows de

HERRAMIENTAS
calculadora, Bloc de Notas y Calendario.
CAMBIAR Permite abrir la opción de cambiar contraseña

CONTRASEÑA del usuario de Dinámica.
Permite salir de la sesión de Dinámica, en la que
CERRAR SESIÓN
se está trabajando.
SALIR Permite salir de la aplicación.
CERRAR Permite cerrar opciones abiertas sin tener que

OPCIONES estar ubicado en la opción.
Permite visualizar las opciones de: Cambiar
Contraseña, Desbloquear Documentos,
desbloquear Usuarios y Acerca de.
ADICIONAR Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos para
REGISTRO crear un nuevo registro del ítem en el cual se encuentra trabajando.
Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando, ofreciendo la
MODIFICAR
alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos ingresados.

GRABAR Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.
Permite retroceder en la captura de la información deshaciendo el registro

DESHACER
creado recientemente.
Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fácilmente los
CONSULTAR
registros creados.
ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.
IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.
CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.
MINIMIZAR Permite minimizar la cinta superior de la aplicación
Permite visualizar la lista de los módulos con la información de la Versión, el

ACERCA DE
Upgrade y el parche que está en ejecución.

Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite
ADICIONAR
REGISTRO capturar los datos para crear un nuevo registro del ítem en el
cual se encuentra trabajando.
Permite modificar el registro en el cual se encuentra
MODIFICAR trabajando, ofreciendo la alternativa de volver a almacenarlo
con los nuevos datos ingresados.
ELIMINAR O
ANULAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.
APLICAR Permite aplicar la búsqueda de la información digitada

Despliega la opción para buscar los 10, 100, 1000 o 5000
BUSCAR
registros.
Permite limpiar la pantalla en donde se realiza la búsqueda,
LIMPIAR
para realizar una nueva búsqueda de información.
Permite desplegar opciones que ofrecen herramientas para la
CUADRICULA
visualización de la información.
Permite visualizar en una pantalla los registros visualizados
VISTA PREVIA
en la búsqueda realizada, para imprimirlos, exportarlo..
Permite exportar la información visualizada a formatos exel
EXPORTAR
o a formatos avanzados de forma personalizada.
Permite consultar la calculadora del sistema operativo para
CALCULADORA
hacer operaciones matemáticas.

Permite confirmar que se quiere almacena los datos
GRABAR ingresados (registro) en la pantalla de trabajo cuando se esta
creando un nuevo registro.
Permite confirmar que se quiere almacena los datos
ingresados (registro) en la pantalla de trabajo cuando se esta
GRABAR -CERRAR
creando un nuevo registro y a su vez cerrar la pantalla de
creación.
Permite retroceder en la captura de la información
DESHACER
deshaciendo el registro creado recientemente.
BARRA DE HERRAMIENTAS REPORTES: En la visualización de los Informes y/o Reportes, el sistema

cuenta en la parte superior de la pantalla, con los siguientes íconos que le ayudan con la impresión y exportación
de la información solicitada:
VISTA PREVIA
ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN

BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.
CONFIGURACIÓN
Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las márgenes.
DE PAGINA
ESCALA Ajusta la escala en la que se visualiza el informe.
HERRAMIENTA Permite el movimiento dentro del informe, hacia el sentido que el
DE MANO usuario indica con el mouse.
Permite Alejar y Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y con
LUPA
otro Acerca.
Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio mayor
ALEJAR
de la página, en tamaño reducido.
Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento
AMPLIACIÓN
consultado.
Acerca la vista del documento para ver el contenido en un tamaño más
ACERCAR
grande.
SIGUIENTE
Muestra la página siguiente del informe.
PAGINA
ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.
PAGINA
Muestra la página anterior del informe.
ANTERIOR
PRIMERA
Muestra la primera página del informe.
PAGINA
MÚLTIPLES
Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.
PAGINAS

COLOR Permite cambiar el color del fondo del informe.
FILIGRANA Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.

PANTALLA
Ver el informe en una pantalla independiente.
COMPLETA
IMPRIMIR Permite imprimir el informe ya creado en el aplicativo.
EXPORTAR Exporta el informe a un archivo PDF, XLS o TXT.
ABRIR Permite abrir un informe ya creado.
GUARDAR Almacena los el informe generado en el directorio que el usuario escoja.
Permite seleccionar una impresora para enviar el documento a una

IMPRIMIR
impresora determinada.
IMPRESIÓN Permite enviar la impresión a la impresora que se tenga configurada
RÁPIDA como determinada, sin escoger la impresora.
Permite realizar la exportación de la información a los formatos de PDF,
EXPORTAR
HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, DOCUMENTO DE TEXTO Ó
DOCUMENTO
DOCUMENTO DE IMAGEN.
ENVIAR Envía el informe generado vía E-Mail.
ABRIR Permite Abrir un reporte con extensión .prnx
GUARDAR Permite guardar la información consultada en un archivo .prnx
BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.
CONFIGURACIÓN Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las

DE PAGINA márgenes.
SIGUIENTE
Muestra la página siguiente del informe.
PAGINA
ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.
PAGINA
Muestra la página anterior del informe.
ANTERIOR
PRIMERA
Muestra la primera página del informe.
PAGINA
Permite Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y con otro
ACERCAR
Acerca.

Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento
AMPLIACIÓN
consultado.
Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio

ALEJAR
mayor de la página, en tamaño reducido.
EXPORTAR
Permite exportar a un documento la información consultada.
DOCUMENTO
ENVIAR POR
Permite enviar por correo electrónico la información que se está
CORREO
consultando.
ELECTRÓNICO
Permite configurar una marca de agua al documento que se
FILIGRANA
exportara con la información consultada.

ÍNDICE
A K
Ajustes, 8, 105 Kardex, 155, 156
Almacén, 25, 107
Autorización de Facturación, 49
L
C Lista de Precios, 133
Cambio Código, 120

Cierre Mensual, 122
M
Compras, 131 Manuales de Tarifas, 39
Comprobantes de Entrada, 71 Movimientos, 146, 151
Conceptos de Ajustes, 44
Confirmación, 14, 123
Consumo, 152, 153
N
Contrato, 57 Normas, 125
D O
Deducciones, 54 Órdenes de Compra, 61
Dependencias, 51
Despacho, 10, 11, 27, 111, 114, 115, 116, 137, 149, 162
Devolución, 3, 10, 17, 75, 76, 78, 80, 97, 99, 103, 104, P
108, 111, 114, 134, 135, 136, 143, 161, 162 Paquetes, 46
Parámetros, 160
E Pedidos, 11, 77, 92, 135
Plantilla de Cubrimiento, 42
Entradas, 132, 133 Plantillas de Productos, 58
Entregas Parciales, 11, 154 Préstamos de Mercancía, 10, 11, 103, 143
Productos, 8, 31
F Promedio, 150
Fabricantes, 24
Facturas, 11, 77, 92, 135, 148
R
Fiscal, 149 Remisiones, 10, 11, 18, 28, 68, 69, 74, 88, 95, 109, 110,
161, 165
G Rentabilidad, 137
Reportes Generados, 157
Gestión, 139 Retenciones, 52
Grupos, 10, 16
S
I
Solicitudes, 10, 29, 80, 99, 102, 166
Imprimir, 14 Stock, 19
Indicadores Generados, 158 Subgrupos, 21
Informes, 128, 140, 145 Suministros, 10, 28, 78, 80, 83, 84, 151, 160, 165
Inventario Físico, 8, 117
Inventario Valorizado, 129
IVA, 55
T
Trazabilidad, 145

U V
Unidad de Medida, 22 Valorizado, 130
Vencimiento, 142
Ventas, 138
Vida Útil, 10, 11, 21, 22, 113


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CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ......................................................................................... 9

ENTRADAS Y SALIDAS ............................................................................................................... 10

Visión General ................................................................................................................................. 10

Contenido del Programa ................................................................................................................. 10

INGRESO DE INFORMACIÓN ................................................................................................... 13

PROCESOS DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................... 68

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)...................................................................................... 134

OPERACIONES NO RUTINARIAS .......................................................................................... 165

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ....................................................... 175

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................. 176

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA .......................................................................... 177

ÍNDICE .............................................................................................................................. 182

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 9

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 11

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 12

Cómo Ingresar al Módulo

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 13

Cómo Exportar Registros

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 14

Cancelar para salir de la ventana exportación.

Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos

Clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 15

En el Módulo de Inventarios encontrará las siguientes opciones:

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 16

y nuevamente se muestran todos los registros.

Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 17

PESTAÑA INFORMACIÓN GENERAL

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 18

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 19

PESTAÑA INFO CONTABLE COLGAAP 1

Concepto de Autoretención de Renta: Campo que permite seleccionar el concepto de Autoretención de

PESTAÑA INFO CONTABLE NIIF

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 20

AJUSTE VALOR NETO DE REALIZACIÓN

PESTAÑA CONFIGURACIÓN PRESUPUESTAL

Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 21

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Versión 016 Manual de usuario Dinámica Gerencial 22

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Cómo Crear Unidades de Medida

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Cómo Crear Fabricantes

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Cómo Crear Almacenes

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