MANUAL DE USO DE GCI
Sistema Gestión Comercial Inmobiliaria
MANUAL DE USO DE SISTEMA GCI
III. CUENTA CORRIENTE SISTEMA GCI
Índice
1. Ingreso
1.1 Menú principal
1.2 Cliente Detalles
1.3 Promesa
2. Descripción General
3. Ítems
3.1 Cuotas del cliente
a. Estado de cuotas
b. Proyecto/Producto/N° cuota/Módulo de Pago
3.2 Definición de documentación
a. Documentar una cuota estado “Sin Documentar”
b. Documentar una cuota estado “Documentada Incompleta”
c. Documentar una cuota con más de un documento.
d. Documentar más de una cuota con un documento
e. Documentar más de una cuota con más de un documento
f. Reversar pagos de cuotas documentadas
3.3 Pagos
3.4 Concilación de cuota
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Cuenta Corriente
El módulo de Cuenta Corriente en el Sistema de Gestión Comercial Inmobiliaria
permite mantener un registro completo sobre los montos pactados, documentados,
pagados y reversados para un cliente determinado; es transversal a los distintos
negocios que mantenga, sus cuotas y definiciones.
1. Ingreso
Para acceder al módulo, el sistema cuenta con tres alternativas:
1.1 Menú principal
“Módulo Cuenta Corriente”, “Cuenta Corriente de Clientes”
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Se utiliza el o los filtros (no son excluyentes entre sí)
Y se marca en acciones sobre ‘Cuenta Corriente’ en el resultado correcto de la
búsqueda para ver el detalle.
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1.2 Datos Cliente
En la ficha de Cliente, ítem ‘Datos Cliente’, botón ‘Cuenta Corriente’
1.3 Promesa
En “Seguimiento de Promesa”, deberá dirigirse al ítem acciones y presionar “Ficha
de Promesa”, automáticamente nos enviará a Detalle de la Promesa, donde
tendremos que dirigirnos a “Pagos” de esta forma directamente a Cuenta Corriente.
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2. Descripción General
Una vez ingresado a la cuenta corriente de un cliente, podemos encontrar en primera
instancia un filtro que permite seleccionar un proyecto, producto y negocios activos/
cancelados con el fin de limitar lo que se muestra en pantalla cuando un cliente tiene
más de un negocio, es decir, hay más de un producto asociado a un forma de pago
determinada.
Una vez definido, si así se requiere, se debe marcar sobre la palabra ‘Filtrar’
También, contiene algunas pestañas que funcionan como link directo para volver a
Cta. Cte. (si se encuentra en otra pantalla), ir al detalle de cliente, ir al detalle de
promesa e ir al seguimiento de escritura.
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3. Ítems
Posterior a los filtros, el módulo contiene tres grandes ítems para la gestión de
cuotas:
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3.1 Cuotas del cliente
Se muestran las distintas cuotas creadas para un negocio. Estas se encuentran
reflejadas en una tabla con sus respectivos detalles:
A. Estado Cuotas: Corresponde a la instancia en que se encuentra de acuerdo a la
documentación o pago que se haya realizado; éstos pueden ser:
-‘Sin Documentar’, correspondiente a una cuota por la cual no se ha registrado medio
de pago.
-‘Documentada Completa’, correspondiente a una cuota por la cual se ha registrado
un medio de pago para la totalidad del valor.
-‘Documentada Incompleta’, correspondiente a una cuota por la cual se ha registrado
un medio de pago por un monto inferior al total pactado.
-‘Pagada’, correspondiente a una cuota documentada y conciliada. Se entiende
‘Conciliación’ como el proceso en que un encargado con acceso a la contabilidad de
la inmobiliaria, verifica que el documento ingresado efectivamente fue liberado dentro
de la cuenta corriente real. Es decir, que los montos se encuentran allí.
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B. Proyecto/Producto/N° cuota/Módulo de Pago: Corresponde a la descripción de
identificadores para una cuota, y diferenciarla por proyecto, producto al que
corresponde, módulo de pago (tipo de cuota al que corresponde un monto) y número
de la cuota, entendiendo que hay módulos que pueden tener más de una.
C. Tipo: Define si una cuota ha sido pactada Abonable, es decir el monto definido
corresponde a un abono sobre el precio de venta, o Garantía, es decir el monto
definido no afecta al precio de venta y será en lo probable devuelto o usado para
otros fines.
D. Fecha de vencimiento: Indica la fecha para la cual fue pactado el vencimiento
de la cuota respectivamente. Esto a través de las pestañas ‘Ver definición de cuotas’
ubicadas en la reserva y promesa.
E.- Monto (UF)/ Monto ($): Muestra los montos pactados para una cuota; es decir, el
valor que se ha asignado manualmente en las definiciones de forma de pago en la
reserva y/o promesa respectiva.
F.- Unidad Monetaria: Corresponde a la Unidad de medida que se asignó a cada
cuota en la definición de pagos.
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Cobra relevancia debido a que el ajuste de saldos que genere la cuota dependerá si
ésta es de valor fijo ($) o variable (UF).
G. Documentado (UF)/ Documentado ($): Es el valor correspondiente a lo abonado
dentro de una cuota; es decir, cualquier monto que se ha ingresado a través de algún
medio de documentación (cheque, depósito, efectivo, vale vista etc.)
Los abonos sobre una cuota pueden ser totales, menores o mayores al total pactado.
H. Saldo (UF)/ Saldo ($): De acuerdo a lo indicado en el ítem anterior, el saldo
corresponde al monto de la cuota que no se ha documentado, o en caso contrario, al
monto que excede al pago del valor pactado para la cuota. Este último se refleja con
un signo menos (-) y en color verde.
3.2 Definición de documentación
El ítem en la pantalla principal es un concepto que indica un paso intermedio entre
las cuotas que tienen el cliente (2.1) y los pagos asociados (2.3)
Desde Cuotas del Cliente se pueden seleccionar las que requieran una Gestión de
Pago. Dicha gestión puede corresponder a:
A. Documentar una cuota estado “Sin Documentar”
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Seleccionar la cuota requerida en estado “Sin Documentar” y marcar sobre
“Gestionar Pagos”:
La nueva pantalla describe la cuota seleccionada y permite definir los antecedentes
del documento que se quiere ingresar.
Seleccionar el tipo de documento según las opciones que entrega la pestaña, y
completar según corresponda.
Es importante que la fecha de pago y el monto en peso ($) correspondan
estrictamente al que señala el cheque, depósito, pagaré etc.
Finalmente, Guardar.
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Descripción de la cuota seleccionada
Fecha del documento o pago
Seleccione tipo de documento Monto en $ del documento o pago
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El sistema valida el documento guardado, y cambia el estado de la cuota a
Documentado Completo o Documentado Incompleto según sea el caso.
En la parte posterior, genera un comprobante de pago que podemos revisar marcando
sobre el ícono señalado.
Finalmente “Volver a Cuenta Corriente” si así se requiere.
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B. Documentar una cuota estado “Documentada Incompleta”
Seleccionar la cuota requerida en estado ‘Documentada Incompleta’ y marcar sobre
‘Gestionar Pagos’
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La nueva pantalla describe la cuota seleccionada, y muestra en Definición de
Documentación el primer documento ingresado para que esa cuota se encuentre
actualmente en dicho estado.
Marcar sobre la pestaña Nuevo documento para ingresar otro que complete el saldo
restante. Se destaca, que el Monto por Asignar indica cuál es ese valor.
Una vez ingresado, se obtiene el registro de ambos documentos asociados al pago de
la cuota en referencia.
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C.- Documentar una cuota con más de un documento.
Se debe seleccionar la cuota requerida, sin documentar o documentada incompleta,
bajo el mismo procedimiento que las antes señaladas.
Con la pestaña Nuevo Documento se permite incorporar una o más formas de abono
al saldo correspondiente.
En el ítem Definición de Documentación se mostrará el registro completo de los
documentos asociados a la cuota. Así mismo en el ítem Pagos los comprobantes de
ingreso.
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D. Documentar más de una cuota con un documento
Seleccionar las cuotas en cualquier estado, pero bajo la consideración que deben
tener la misma unidad monetaria. No se puede pagar en conjunto una cuota
designada en UF con otra en $.
Marcar ‘Gestionar Pagos’
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Un aviso consultará sobre cómo proceder con la gestión del pago; se debe presionar
Cancelar.
La nueva pantalla reflejará una lista de las cuotas a gestionar, las que se deben
marcar respectivamente en la casilla del borde izquierdo.
Posteriormente ingresar el nuevo documento por el monto correspondiente a la
selección anterior.
Finaliza con el botón ‘Guardar’.
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Ingresar documento único para cuotas seleccionadas
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Con la validación verificamos que el estado de las cuotas se haya modificado y
rescatamos el comprobante de pago en la parte posterior de la pantalla.
E.- Documentar más de una cuota con más de un documento
Seleccionar las cuotas en cualquier estado, siempre bajo la consideración que deben
tener la misma unidad monetaria. No se puede pagar en conjunto una cuota
designada en UF con otra en $.
Marcar Gestionar Pagos.
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Un aviso consultará sobre cómo proceder con la gestión del pago; se debe presionar
Aceptar.
Se despliega una pantalla que permite ingresar un documento para cada cuota
seleccionada, con el beneficio de autocompletar datos a través del botón
que copia correlativamente los antecedentes.
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F.- Reversar pagos de cuotas documentadas
Seleccionar la cuota documentada que se desea reversar.
Marcar sobre ‘Gestionar Pagos’
En la nueva ventana debe dirigirse a Documentos de la Selección, marcar el registro
y completar los antecedentes: Motivo de reverso, Fecha solicitud de devolución,
Fecha real devolución y Comentario.
Posteriormente ‘Reversar’.
Una pantalla permitirá revisar los antecedentes, verificar las fechas y el motivo de
reverso; una vez realizado marcar ‘Guardar y Seguir’.
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Finalmente crea el Comprobante de Reverso, que emite un archivo en formato Word o
PDF.
A través del botón ‘Volver a Cta. Corriente’ se puede regresar la pantalla inicial
Refleja cambio en el estado de la cuota, registro del documento reversado y estado
del documento con el respectivo comprobante de reverso.
Vuelve a estado sin documentar
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Registro del documento reversado
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3.3 Pagos
Se describen las cuotas a partir de los documentos ingresados para cada una (por lo
que una cuota sin documentar no aparece), y el historial completo de acciones
posibles para cada documento.
La tabla resume los antecedentes de la documentación asociada a la cuota, está la
podemos identificar en la columna “N° Cuota” / “Módulo de pago”.
La columna ‘N° CI’, muestra el comprobante de ingreso y permite revisarlo en un
archivo Word o PDF marcando sobre el ícono.
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La columna ‘Estado Documento’ podría contener los siguientes estados:
Pendiente; documento ingresado, vigente y pendiente de conciliación.
Reversado; documento que se ha ingresado como tal, para casos en que
corresponda realizar su anulación. Contiene además el comprobante de reverso que
se puede a abrir marcando sobre el ícono Word o PDF según corresponda.
Conciliado; documento al que se ha registrado fecha de depósito y fecha de
conciliación.
Eliminado; documento que se ha suprimido, de acuerdo a la disposición del botón
al final de cada registro en ‘Definición de Documentación’. Cabe señalar, que la
eliminación de una cuota genera la anulación absoluta del comprobante de ingreso,
sin guardar registro de este.
3.4 Concilación de Cuota
Refiere a la instancia en que se hace efectivo el pago de la documentación que se
registró para cada cuota; es decir, que se depositó y verificó la posesión del dinero
real en la cuenta corriente bancaria de la inmobiliaria.
De manera individual, se ingresa marcando sobre la palabra ‘Pendiente’ en cada
registro.
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Se despliega una pantalla con el detalle del documento y cuota asociada. Ésta
además, en su parte posterior contiene los ítems:
- Depósito Bancario, para registrar la cuenta corriente de la inmobiliaria y la
fecha de depósito o envío al banco del documento.
- Conciliación Bancaria, correspondiente a la fecha de verificación efectiva
del pago.
Una vez ingresadas las fechas, marcar sobre “Guardar”.
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Al volver a Cuenta Corriente ‘Pagos’ se refleja el nuevo estado para la cuota:
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SISTEMAS PARA ÁREAS DE CONSTRUCCIÓN, INMOBILIARIAS Y RETAIL
Soporte: +562 243 96 900
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Sistema Gestión Comercial Inmobiliaria
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IV. ESCRITURACIÓN SISTEMA GCI
Índice
1. Ingreso
1.1 Menú principal
1.2 Detalle Promesa
1.3 Cuenta Corriente
2. Búsqueda de Cliente
3. Escritura
3.1 General
a. Estado de cuotas
b. Proyecto/Producto/N° cuota/Módulo de Pago
3.2 Definición de documentación
a. Documentar una cuota estado “Sin Documentar”
b. Documentar una cuota estado “Documentada Incompleta”
c. Documentar una cuota con más de un documento.
d. Documentar más de una cuota con un documento
e. Documentar más de una cuota con más de un documento
f. Reversar pagos de cuotas documentadas
g. Ingresos
h. Entrega Propiedad
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Seguimiento de Escrituras
El módulo de Seguimiento de escrituras en el Sistema de Gestión Comercial
Inmobiliaria permite ingresar los antecedentes, en un flujo completo, para el
seguimiento de borrador de escritura.
Se realiza a través de secciones, destinadas a recepcionar firmas en las distintas
instancias que competan y así llevar un registro ordenado que facilite la pronta
entrega de la propiedad.
1. Ingreso
Para acceder al módulo, el sistema cuenta con tres alternativas:
1.1 Menú principal
Módulo Gestión Legal, ‘Seguimiento de escrituras’
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De aquí se desprende una pantalla que permite elegir el proyecto a buscar.
1.2 Detalle Promesa
En la esquina superior derecha de cualquier promesa realizada.
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1.3 Cuenta Corriente
En la esquina superior derecha de este módulo.
2. Búsqueda de Cliente
Posterior al ingreso a Seguimiento de escrituras, el módulo permite observar de
manera general los clientes asociados al proyecto en consulta; cabe señalar que un
cliente en condiciones de ser escriturado debe contar previamente con “firma
cliente” y “firma inmobiliaria” en el seguimiento de firmas promesa.
Posee cajas de colores que señalan y filtran los estados en que se puede encontrar
una escritura de acuerdo a las firmas que se le hayan ingresado.
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Marcando sobre un estado, se muestran los clientes asociados a este.
En la parte superior cuenta además con filtros de búsqueda personalizada, las cuales
pueden realizarse:
Por proyecto; permite elegir/cambiar una búsqueda.
Por cliente; permite la búsqueda a través de algún antecedente que se posea de
éste. No son excluyentes entre si y permiten además asociar a un estado.
Por estado; permite filtrar los clientes de uno o más estados según se requiera.
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Una vez encontrado el cliente, se marca sobre el estado, por ej. ‘Por Iniciar’.
Además encontraremos acciones que nos llevaran directo a la ficha de cliente,
reserva, promesa o escritura.
3. Escritura
3.1 General
La pantalla de seguimiento de escritura contiene en primera instancia los
antecedentes que identifican el negocio, entre estos el nombre del proyecto,
producto(s) asociados, productos secundarios, gastos operacionales, cliente del
negocio y registro de la promesa asociada.
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Dentro de este resumen la glosa Cliente posee un link directo. Al marcar sobre él, se
accede a la ficha de cliente.
También la glosa “Promesa” posee un link que a marcar accede a la promesa
asociada al negocio.
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La versión para imprimir permite desplegar un archivo con el borrador de promesa en
formato Word o PDF.
El ítem Subir Escritura, permite cargar un documento previamente escaneado desde
el computador. Se sugiere el borrador de escritura con las firmas asociadas.
3.2 Secciones
Se componen de hitos pre-definidos que contienen las distintas instancias por las que
pudiese pasar un borrador de escritura.
Cada hito es previamente seleccionado y designado por el administrador del sitio
(exceptuando validación forma de pago), con el fin de manejar fechas que sean
acordes al uso que frecuentan. Los ítems que aparezcan en pantalla, mantendrán
relación en un flujo descendente y calculará días, entre la duración estimada
(ingresada previamente por administración) y la duración real una vez ingresada una
fecha.
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A. Validación forma de pago
Contiene un resumen de la forma de pago y las cuotas pactadas para el negocio en
referencia, indica los montos pagados y saldos pendientes.
Dentro de la validación de forma de pago se pueden gestionar algunas modificaciones:
Cuenta de Ajuste permite saldar un monto correspondiente a cualquier cuota y que no
se cobrará por decisión inmobiliaria. Así, lo deja exento de ser documentado y aparecer
como saldo pendiente.
Se ingresa el monto en el campo señalado y se presiona sobre ‘Ajustar’.
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Una vez aceptado, el monto se resta de la columna ‘Saldo UF’.
Modificar: Permite reasignar montos y distribuir valores entre las cuotas pactadas sin
modificar la promesa. Solo se pueden cambiar cuotas que no se encuentren
documentadas en cuenta corriente; de ser así y requerir la modificación se debe
primero reversar los pagos.
Se marca sobre Modificar en el botón ubicado bajo el saldo total.
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Se despliega una pantalla que adiciona a las cuotas la columna ‘Actualizar’, ahí se
debe ingresar el nuevo monto asignado a la cuota elegida y presionar sobre
‘Guardar’.
Modifica montos no documentados
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Aumenta la cuota e indica cual es el excedente que se debe distribuir.
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Al regresar a la Validación de Forma de Pago será visible la modificación, como
también en las cuotas del módulo de Cuenta Corriente.
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B. Aprobación Comercial
Contiene los antecedentes asociados al banco y la aprobación comercial del crédito
hipotecario que subvencionará al cliente. Aquí encontramos:
- Banco.
- Sucursal.
- Fecha envío datos de venta al banco; detalles del negocio y forma de pago.
- Fecha aprobación del banco.
- Teléfono
- Ejecutivo.
- Correo electrónico.
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C. Estudio de Títulos
Permite el ingreso de los datos relacionados al análisis que efectúa un abogado (en
este caso bancario) sobre los antecedentes legales del inmueble que será objeto de la
operación y posteriormente traspasado al cliente o hipotecado al banco que lo financie.
Aquí encontramos:
- Banco que evalúa.
- Estado título; pendiente, con reparos, aprobado.
- Abogado a cargo.
- Fecha de Aprobación
- Estado de la Tasación; pendiente, unitaria, colectiva.
- Fecha Tasación.
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D. Cliente Notaría
Corresponde a los antecedentes del Notario que efectuará constancia de las firmas
que se registrarán en el borrador de escritura. Aquí encontramos:
- Nombre notaría.
- Contacto; nombre del notario o encargado.
- Teléfono.
- Correo Electrónico.
- Número de repertorio; corresponde al número asignado a la escritura en la notaría, y
deberá indicarse como un campo numérico de largo 6.
- Fecha escritura
- Fecha envío borrador de escritura
- Fecha ingreso abogado
- Fecha VB abogado
- Fecha ingreso correcciones
- Fecha salida correcciones
- Fecha ingreso a firma gerencia
- Fecha firma cliente.
- Fecha de ingreso a la inmobiliaria; una vez firmada por el cliente para ser firmada por
la inmobiliaria.
- Fecha firma Inmobiliaria.
- Fecha ingreso escritura firmada a notaría.
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E. Banco Notaría
Corresponde al proceso en que el banco del cliente y el banco alzante (inmobiliaria)
certifican y notarializan el proceso para el alzamiento de la hipoteca. Aquí
encontramos:
- Fecha envío banco cliente.
- Fecha emisión carta de resguardo; emitida por la institución financiera del cliente,
dirigida a la institución que mantiene la hipoteca sobre el inmueble objeto de la
compraventa. En esta se asegura el pago una vez que se cumplan ciertas
condiciones.
- Fecha Ingreso Banco Alzante.
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- Banco Alzante; que mantiene la hipoteca (inmobiliaria) y que traspasará al banco del
cliente una vez recepcionado el pago de la propiedad.
- Fecha Salida Banco Alzante.
- Fecha Ingreso Notaría Post Alzamiento.
- Fecha Ingreso Banco Cliente.
- Fecha salida Banco Cliente.
- Fecha cierre de copias; conforme ambas partes.
- PPTO conservador
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F. Conservador de Bienes Raíces
Registro de los antecedentes correspondientes a la certificación de quien actúa como
ministro de fe, encargado de los registros conservatorios de bienes raíces cuyo objeto
principal es mantener la historia de la propiedad inmueble. Aquí encontramos:
- Número de carátula; registro único para la escritura en trámite.
- Fecha Ingreso CBR.
- Fecha Salida CBR.
- Fecha de recepción escritura inmobiliaria.
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G. Ingresos
Registra las fechas de recaudación de los montos asociados al pago de la propiedad.
Aquí encontramos:
- Fecha Ingreso Cobro SERVIU; para entrega de fondos de subsidio.
- Fecha ingreso cobro ahorro.
- Fecha pago para instrucción notarial; totalidad o parte del precio de venta que se
dejó en poder del notario con instrucciones de ser entregado una vez inscrita la
propiedad.***
- Fecha pago crédito.
- Fecha pago subsidio.
- Fecha pago Ahorro.
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H. Entrega propiedad
Registra los últimos antecedentes asociados a la entrega. Aquí encontramos:
- Fecha envío VB; correspondiente a la validación, generalmente contable, que todo
está en regla para entregar.
- Fecha entrega; de la propiedad al cliente final.
- Hora inicio entrega
- Hora fin entrega
Para todas las secciones, una vez ingresados los valores de uno o más campos, se
debe marcar sobre “Guardar Sección”.
Cada una de ellas, cuenta además con la instancia para ingresar comentarios
asociados.
Marcando sobre “Ingresar comentario” se despliega el cuadro que recepciona los
caracteres.
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Marcando sobre ‘Ver comentarios’ podemos revisar el contenido.
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SISTEMAS PARA ÁREAS DE CONSTRUCCIÓN, INMOBILIARIAS Y RETAIL
Soporte: +562 243 96 900
