MANUAL PORTAL ALIX PROVEEDOR

MANUAL PORTAL ALIX

PROVEEDOR
IKE ASISTENCIA COLOMBIA SA

Sr proveedor damos la bienvenida al nuevo portal de proveedores

donde realizará la facturación de expedientes, a continuación, usted
encontrará el manual de ingreso al portal de Alix.

Área de cuentas por pagar

cuentasporpagar @ikeasistencia.com.co
 MANUAL DE USUARIO – SISTEMA FACTURACIÓN PROVEEDORES

BIENVENIDOS A NUESTRO PORTAL DE ALIX PROVEEDOR

Ingresar al Portal

Para ingresar al portal de proveedores tendrá que ingresar al siguiente Link

Link de ingreso: https://portal.ikeasistencia.com/login

Img-1

La img -1 le muestra la página de Login en la que deberá ingresar el país en el que

desempeña sus actividades como proveedor de IKE Asistencia Colombia (para este
caso, “Colombia”), su RFC (Nit) 900XXX724-3 y la contraseña que recibirá por correo
electrónico.
Para los proveedores activos únicamente tendrán que ingresar el RFC (Nit) como ya lo
venían haciendo, luego les solicitará una contraseña, que el sistema les pedirá que
cambien al ingresar, este proceso será necesario para continuar navegando.

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900000724-3

Img-2

Deberá hacer clic en el botón “AUTENTICARME”, como se muestra en la img-2.

Primer Paso

Una vez que ha ingresado satisfactoriamente, el Sistema de Facturación Proveedores

le solicitará que cambien su contraseña, lo cual será importante y obligatorio para poder
continuar.

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Img-3

Inicio

Una vez que ha ingresado por primera vez al Sistema de Facturación Proveedores y
cambiado su contraseña, es importante que conozca los elementos principales para la
óptima operación del sistema. En la esquina superior derecha se encuentra el menú de
opciones:

• La bandera del país con la que ha ingresado al sistema

• Una sección de búsqueda
• La opción para salir del sistema
• Preferencias del sistema

Img-4

Del lado izquierdo de la pantalla, se encuentra el nombre de la empresa que representa

y el menú que le ayudará a navegar en las diferentes opciones del sistema.

En la parte central de la pantalla, se muestran los mensajes importantes y algunos

urgentes que el área de cuentas por pagar le estará comunicando constantemente.

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Facturación

En la opción del menú Facturación en el submenú Historial de Facturas se visualizan

las facturas que ha guardado, en la sección de buscar podrá hacer una selección por
número de factura o fecha principalmente.

En la opción del menú Facturación en el submenú Ingreso de Exp. Se listarán los expedientes
de los servicios prestados que usted podrá facturar. Es importante mencionar que el expediente
que visualizará es el expediente que el área de célula de costos revisó y aprobó.

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Se muestran expedientes aprobados, si acepta el costo para continuar con el proceso de

facturación, debe hacer clic en el botón SI,
Cuando acepte el costo, se mostrará que el expediente pasa al apartado de EXPEDIENTES
APROBADOS un listado donde podrán seleccionar que expedientes se enviaran a facturar.

Deberá hacer clic en el botón Facturar cuando se encuentre listo para continuar con el proceso
de facturación. El expediente pasará a otra pantalla. Si por algún motivo no se encuentra listo
para enviar el expediente a facturación, podrá eliminarlo de este lugar haciendo clic en el botón
de Eliminar y posteriormente podrá capturarlo nuevamente para iniciar el proceso de
facturación.
En caso de que no esté de acuerdo con el costo y quiera iniciar un proceso de revisión, deberá
hacer clic en el botón NO, se le mostrará una ventana emergente para iniciar un proceso de
disputa que se muestra a continuación.

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Se mostrará el siguiente recuadro que usted deberá diligenciar, justificando el motivo de la

inconsistencia, podrá adjuntar evidencias de archivos, como fotos, reportes entre otros.

Una vez dada la justificación de la inconsistencia del costo, el expediente pasará a revisión del área
de célula de costos (CCC), quienes revisarán la justificación brindada por el proveedor.

Cuando el expediente ya tiene respuesta por el área de célula de costos, el proveedor podrá
visualizar el exp en la opción de Disputa de Exp., que se muestra a continuación.

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Nota: usted podrá disputar las veces que sea necesario hasta llegar al valor del costo correcto.

En la opción del menú Facturación en el submenú Disputa de Exp. podrá dar seguimiento a
los expedientes que se hayan sometido a una revisión a petición del proveedor.
Facturación

Deberá hacer clic en el botón Facturar para continuar con el proceso de facturación. El
expediente pasará a otra pantalla. Si por algún motivo no se encuentra listo para enviar el

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expediente a facturación, podrá eliminarlo de este lugar haciendo clic en el botón de Eliminar
y posteriormente podrá capturarlo nuevamente para iniciar el proceso de facturación.

|En la opción del menú Facturación, en el submenú Facturación podrá visualizar los
expedientes aprobados y que usted decidido facturar (como máximo puede facturar 50
expedientes por factura). En la parte superior de la pantalla se mostrarán los expedientes que
conformarán la Factura.

Se mostrará los
expedientes que
han sido
aprobados y que
puede facturar, el
rango máximo de
expedientes es de
30 por cada
factura.
Digite el
número de
factura que
va a emitir.

El sistema automáticamente
calculará el subtotal de la factura,
todos los servicios tienen IVA y las
retenciones a que den lugar.
Nota: Por favor verificar la
información antes de guardar la
factura, si presenta alguna
inconsistencia por favor comunicarse
con el área de cuentas por pagar.
Señor proveedor recuerde que el
monto del subtotal de la factura
ingresada en el sistema debe ser
igual a la que usted escribe o digita
en la factura que emite físicamente.

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Después de guardar la factura, se abrirá el siguiente recuadro, que será el soporte que debe ir
como anexo a su factura.

Reportes

En la opción del menú Reportes en el submenú Reporte de Facturas podrá visualizar las facturas
que se han llevado a cabo en un periodo de tiempo y llevar a cabo una búsqueda del periodo
seleccionado
En esta opción mostrara las facturas ya guardadas en el sistema

Si da clic mostrara los

expedientes validados
en la factura

En la opción del menú Reportes, en el submenú Ubicación de Expediente podrá observar el

status en que esta su expediente, por favor digitar el número de expediente en el recuadro como
se muestra a continuación

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Aquí observará el
estatus del
expediente

Manuales

En la opción del menú Manuales podrá visualizar los manuales y documentos que le
ayudarán a utilizar de manera óptima el Sistema de Facturación Proveedores las
facturas que se han llevado a cabo en un periodo de tiempo junto con todos los datos
correspondientes y llevar a cabo una búsqueda del periodo seleccionado

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