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REGISTRO DE ALTERAÇÕES
REV. DATA ALTERAÇÃO EFETUADA
00 20/08/2010 Emissão do Documento
01 08/11/2011 Alteração logomarca e revisão do procedimento

Claudiane Freire de Oliveira Geanete Dias Morais Batista

Coordenador da Qualidade Gerente
ELABORAÇÃO APROVAÇÃO
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1 - OBJETIVO:
Definir e padronizar a forma de elaboração, editoração e controle dos documentos do
Sistema da Qualidade, visando facilitar e agilizar o desenvolvimento e divulgação dos mesmos.

2 - ABRANGÊNCIA:
• Todas as áreas da empresa.

3 - DEFINIÇÕES:
3.1. Documentos do Sistema da Qualidade: conjunto de normas e instruções da empresa onde
são divulgadas as diretrizes, procedimentos e especificações para a execução das atividades
do Sistema da Qualidade da INCIT.
3.2. Manual de Gestão da Qualidade (MGQ): documento que descreve a Política da Qualidade, o
Sistema de Gestão da Qualidade e as práticas da INCIT.
3.3. Procedimento (POP): são documentos que contém a forma de execução do Sistema de Gestão
da Qualidade.
3.4. Instrução de Trabalho (ITR): são os documentos da seqüência lógica das operações
necessárias para a realização de um processo.
3.5. Anexos: tabelas, desenhos, gráficos ou figuras que podem contribuir para o entendimento de
um documento do Sistema da Qualidade, que podem ou não fazer parte do mesmo.
3.6. Documento externo: é qualquer documento emitido por órgão externo, aplicado na empresa
como fonte de pesquisa, para orientar ou determinar padrões na execução de atividades.
3.7. Centro de Padronização: é a central responsável pelo controle de todos os documentos do
Sistema da Qualidade. O Centro de Padronização está localizado na área de Qualidade.
3.8. Cópia Controlada: cópia dos documentos do Sistema da Qualidade com obrigatoriedade de
reposição quando a original for revisada.
3.9. Cópia Não Controlada: cópia dos documentos do Sistema da Qualidade sem obrigatoriedade
de reposição e usada para fins de estudo, treinamento ou confecção de transparências/slides.
3.10. Cópia Obsoleta: documentos do Sistema da Qualidade que sofreram revisão, sendo alterados,
tornando-se obsoletos.
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4 – PROCEDIMENTO:

4.1. ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE

4.1.1. A proposta do documento é elaborada pela área emitente, observando a estrutura
padrão de cada documento correspondente. A estrutura padrão empregada para o
primeiro documento de cada tipo (manual da qualidade, procedimento, etc) deve ser
usada para os demais documentos gerados.
4.1.2. O documento aprovado (apreciado) é editado pelo Centro de Padronização.
4.2. CABEÇALHO PADRÃO PARA EMISSÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE
4.2.1. O Anexo 1 apresenta o cabeçalho padrão que deve ser usado para a elaboração dos
documentos do Sistema da Qualidade.
4.3. CABEÇALHO PADRÃO PARA EMISSÃO DA INSTRUÇÃO DE TRABALHO
4.3.1. O Anexo 2 apresenta o cabeçalho padrão que deve ser usado para a elaboração das
instruções de trabalho.
4.4. ESTRUTURAS PADRÃO DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE
4.4.1. Todo documento poderá conter todos os itens descritos na estrutura padrão a ser
utilizada e definida para cada documento (conforme item 4.1.1 deste Procedimento).
4.4.2. Quando ocorrer de um item não ser aplicado, é usada a expressão “Item não
aplicável”, sem alterar a seqüência de numeração.
4.4.3. O corpo do documento pode conter texto e/ou gráfico, de acordo com as estruturas
padrão estabelecidas.
4.5. DESCRIÇÃO DO HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES
4.5.1. Na folha de rosto dos documentos do Sistema da Qualidade existe uma tabela para
registro das alterações processadas nos documentos. Nesta tabela são descritos o
número da revisão do documento, a data de aprovação e as alterações realizadas.
4.5.2. Na coluna de alterações são registrados os itens do documento que foram alterados,
os que foram acrescidos e/ou os que foram eliminados.
4.5.3. A tabela com o histórico das alterações contém, pelo menos, as 5 (cinco) últimas
revisões do documento.
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4.5.4. Os documentos do Sistema da Qualidade são reprovados por autoridade competente

(ver Anexo 5).
4.6. ELABORAÇÃO DO TEXTO
4.6.1. Os textos dos documentos do Sistema da Qualidade são descritos por meio de
parágrafos, separados por itens, apresentados numericamente, e/ou através de
marcadores, de forma progressiva.
4.6.2. A listagem das áreas envolvidas do item Abrangência é feita de acordo com a Lista de
Código de Áreas do Anexo 4 deste Procedimento.
4.7. DESENVOLVIMENTO DO TEXTO
4.7.1. Frases curtas devem ser utilizadas, sempre que possível, para facilitar o perfeito
entendimento do documento do Sistema da Qualidade.
4.7.2. Abreviaturas ou siglas podem ser empregadas para as palavras ou expressões utilizadas
repetidamente no mesmo texto. Nesse caso, seus significados são incluídos no item
Definições.
4.7.3. Os documentos do Sistema da Qualidade são referenciados no texto através do seu
código e seguido de seu título em letras maiúsculas. Ex: POP.ADM.001 - ELABORAÇÃO
E CONTROLE DE DOCUMENTOS.
4.8. EDITORAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE
4.8.1. Todas as propostas de documentos do Sistema da Qualidade são editadas pelo Centro
de Padronização.
4.8.2. A diagramação do texto é padronizada a exemplo desta Instrução.
4.8.3. Os documentos do Sistema da Qualidade são editados por meio de um processador
eletrônico de textos.
4.8.4. A tipologia usada para o texto dos documentos do Sistema da Qualidade é a seguinte:
a) Fonte: CALIBRI
b) Tamanho da letra: 12.
4.9. CONTROLE DE REGISTROS
4.9.1. Os registros são controlados conforme definido pelo Procedimento POP.ADM.002 –
CONTROLE DE REGISTROS.
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4.10. ELABORAÇÃO DE FLUXOGRAMAS

4.10.1. O fluxograma representa graficamente as etapas de um processo, detalhando a sua
forma de funcionamento.
4.10.2. São usados os seguintes símbolos na confecção de fluxogramas:

Usado para definir o início ou o fim de um processo

Usado para descrever as atividades de um processo

Usado para ilustrar as decisões a serem tomadas no processo.

Usado para representar um documento ou registro gerado ou

utilizado

Usado para mostrar a seqüência do fluxo do processo.

Usado para mostrar a interligação com outro processo.

4.11. CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

4.11.1. A codificação dos documentos do sistema da qualidade obedece ao seguinte critério:
ABC.XYZ.NUM
Onde:
ABC é o código do tipo do documento do Sistema da Qualidade, conforme Anexo 3,
contendo três letras.
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XYZ é o código da área emissora do documento do Sistema da Qualidade, conforme

Anexo 4, contendo três letras.
NUM é a seqüência numérica dos documentos do Sistema da Qualidade.
4.11.2. A codificação é atribuída aos documentos do Sistema da Qualidade pelo Centro de
Padronização antes de sua aprovação.
4.11.3. A numeração seqüencial dos documentos do Sistema da Qualidade começa em 001.
4.11.4. Os códigos dos documentos do Sistema da Qualidade cancelados não podem ser
utilizados novamente em um outro documento.
4.12. APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE.
4.12.1. Os documentos do Sistema da Qualidade são aprovados por autoridade competente
(ver Anexo 5). Qualquer colaborador da INCIT pode elaborar um documento.
4.12.2. Na ausência do responsável pela aprovação de um documento do Sistema da
Qualidade, a função hierarquicamente superior a sua, ou designada pelo mesmo, tem
autoridade para fazê-lo.
4.13. DIVULGAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE.
4.13.1. Os documentos do Sistema da Qualidade são divulgados pelo Centro de Padronização e
distribuídos nas áreas, definidas no item Abrangência.
4.13.2. O controle da distribuição das reproduções dos documentos do Sistema Qualidade é
feito pelo Controle de Distribuição de Documentos (RDQ.ADM.001).
4.13.3. A divulgação e distribuição de documentos externos são feitas segundo o item 4.19
deste Procedimento.
4.13.4. Os dados (tabelas, listas, etc) empregados nas áreas para consulta são controlados pelo
próprio emissor.

4.14. REPRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE

4.14.1. As cópias controladas só podem ser emitidas pelo Centro de Padronização, a partir do
original aprovado e são identificadas através de carimbo, conforme Anexo 4.
4.14.2. A reprodução de cópias controladas é feita em papel branco, tamanho A4, tendo sua
validade a partir do carimbo com a inscrição CÓPIA CONTROLADA na primeira página
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do documento, na cor vermelha, com a data e com a assinatura da responsável do

centro de padronização.
4.15. ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS
4.15.1. Os documentos do Sistema da Qualidade devem ser submetidos à revisão sempre que
for feita alguma modificação, seja ela devida a uma não-conformidade ou a uma
oportunidade de melhoria.
4.15.2. Quando um documento do Sistema da Qualidade for alterado ou cancelado, a área
envolvida deve, ao receber a nova revisão, destruir a anterior.
4.15.3. Os documentos do Sistema da Qualidade obsoletos ou cancelados devem ser
destruídos.
4.16. ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS VIGENTES
4.16.1. Os originais dos documentos do Sistema da Qualidade são arquivados em meio
eletrônico, no computador do Coordenador da Qualidade e no Servidor da INCIT.
4.16.2. Os documentos são mantidos em pastas, organizados por ordem crescente do seu
código, por tipo de documento.
4.16.3. Os originais vigentes dos documentos do Sistema da Qualidade, em meio eletrônico,
são mantidos arquivados até que os mesmos sejam alterados ou cancelados.
4.17. ARQUIVAMENTO DAS CÓPIAS CONTROLADAS
4.17.1. As cópias controladas dos documentos do Sistema da Qualidade são arquivadas em
meio eletrônico, distribuídas aos responsáveis pelas tarefas realizadas.
4.18. ARQUIVAMENTO DA LISTA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS
4.18.1. O Controle de Distribuição de Documentos (RDQ.ADM.001) é arquivado em meio
eletrônico, no computador do Coordenador da Qualidade e no Servidor da INCIT.
4.19. CONTROLE DE DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA
4.19.1. Os documentos externos seguem a estrutura padrão dos órgãos que os emitiram.
4.19.2. O Centro de Padronização é responsável pela aquisição ou recebimento de
documentos externos junto ao órgão emissor, com base nas necessidades das áreas
solicitantes.
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4.19.3. O Centro de Padronização relaciona os documentos externos de interesse e os

submete, anualmente, a um órgão credenciado (como por exemplo, a ABNT) para
atualização dos dados (título, revisão, situação, etc). Se nesta pesquisa a um órgão
credenciado for constatada a alteração da revisão ou situação, o Centro de
Padronização é responsável por efetuar a aquisição do documento atualizado,
especificando título, código e data da nova edição, e por entregar o novo documento
externo a área solicitante e destruir o obsoleto.
4.19.4. Após o recebimento dos documentos externos atualizados, o Centro de Padronização
realiza uma análise crítica da pertinência e adequação das alterações no sistema de
gestão da qualidade e insere essas modificações nos documentos pertinentes do
Sistema de Gestão da Qualidade.
4.19.5. A identificação e divulgação dos documentos externos é feita através do Controle de
Documentos Externos (RDQ.ADM.002).
4.20. CONTROLE DE BACKUP DOS ARQUIVOS
4.20.1. Todos os documentos e dados do sistema de gestão da qualidade são mantidos em
backup. Esse backup é realizado semanalmente pelo Coordenador da Qualidade. A
mídia onde o backup é mantido é arquivada em local adequado para preservação e
recuperação das informações.
4.21. CONTROLE DE VÍRUS NOS SISTEMAS INFORMATIZADOS
4.21.1. Todos os computadores contam com programas antivírus, que são atualizados
adequadamente para evitar que os arquivos sejam corrompidos. A atualização do
programa é de responsabilidade do Coordenador da Qualidade e os responsáveis por
cada computador devem passar o antivírus diariamente em suas máquinas.

5 – DOCUMENTOS E REGISTROS CORRELATOS:

• POP.ADM.002 – CONTROLE DE REGISTROS.
• RDQ.ADM.001 - CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS.
• RDQ.ADM.002 – CONTROLE DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

6 – ANEXOS:
• Anexo 1: Cabeçalho padrão para POP.
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• Anexo 2: Documentos do Sistema da Qualidade

• Anexo 3: Lista padrão de áreas
• Anexo 4: Modelo de carimbo.
• Anexo 5: Autoridades Designadas para Aprovação de Documentos.

Anexo 1: Cabeçalho padrão para POP

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TÍTULO DO DOCUMENTO CÓDIGO DO DOCUMENTO

Anexo 2: Documentos do sistema da qualidade

Documento Código
Manual de Gestão da Qualidade MGQ
Política da Qualidade -
Objetivos da Qualidade -
Procedimento POP
Registros RDQ

Anexo 3: Lista de Código de Áreas

ÁREA CÓDIGO
Administração ADM
Consultoria e Projetos COI
Qualidade QUA
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Anexo 4 – Modelo de carimbo

Cópia Controlada Cópia Não Controlada

CÓPIA CONTROLADA CÓPIA NÃO CONTROLADA

_______/________/_______ _______/________/_______

Anexo 5: Autoridades Designadas para Aprovação e Reprovação de Documentos

Documento Autoridade mínima para aprovação e

reprovação
Manual de Gestão da Qualidade Gerente
Política da Qualidade Gerente
Objetivos da Qualidade Gerente
Procedimento Responsável de Área
Registros QUA