MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES Y REGLAMENTOS DE LA
FEDERACIÓN

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ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN
II. OBJETIVO GENERAL
III. MARCO JURÍDICO
IV. GLOSARIO
V. DESARROLLO
1. ELABORACIÓN DE MANUALES y REGLAMENTOS
1.1 TIPOS DE MANUALES
1.2 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
1.2.1 ELEMENTOS DE PRESENTACIÓN
1.2.1.1 PORTADA
1.2.1.2 CUERPO DEL DOCUMENTO
1.2.2ELEMENTOS DE CONTENIDO
1.2.2.1 INTRODUCCIÓN
1.2.2.2 OBJETIVO GENERAL
1.2.2.3 MARCO JURÍDICO
1.2.2.4 GLOSARIO DE TERMINOS
1.2.2.5 DESARROLLO
1.2.2.6 GENERALIDADES
1.2.2.7 ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA
1.2.2.8 AUTORIZACIÓN
1.2.2.9 ANEXOS

2. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

2.1 DE LOS PROCEDIMIENTOS
2.2 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
2.2.1 ENCABEZADO
2.2.2 CUERPO DEL DOCUMENTO
2.2.2.1 PROPÓSITO
2.2.2.3 ALCANCE
2.2.2.4 DIAGRAMA DE FUNCIONES
2.2.2.5 DESCRIPCIÓN
2.2.2.6 RESPONSABLES

VI. GENERALIDADES
VII. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA
VIII. AUTORIZACIÓN
IX. ANEXOS

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I. INTRODUCCIÓN
Los manuales son instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional.
Son documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control
administrativo, así como para la consulta en el desarrollo de actividades cotidianas de
cada área o cargo de la Federación.

La presente guía tiene como objetivo fundamental señalar las bases para la elaboración,
presentación y actualización de los manuales, unificando criterios de contenido que
permita la realización de las funciones de dirección, coordinación y evaluación
administrativa a través de la sistematización de las actividades y la identificación de los
procesos.

El contenido de la guía comprende el objetivo, la base legal y políticas para la

elaboración de manuales que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de
cada área o cargo de la Federación.

II. OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos que normen la elaboración de los manuales de la
Federación, así como la metodología para desarrollar cada uno de sus apartados y
criterios para su presentación, actualización y aprobación.

III. MARCO JURÍDICO

La Federación sustentará la elaboración de sus manuales en el siguiente marco legal:
a) Ley General de Sociedades Cooperativas, (LGSC).
b) Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y
Préstamo, (LRASCAP).
c) Bases Constitutivas de la Federación.

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IV. GLOSARIO
a) Afiliada.- Cooperativa de Ahorro y Préstamo afiliada a la Federación.
b) Consejero (en singular o plural).- A las personas que integran el Consejo Directivo y
miembros del Consejo de Vigilancia de la Federación
c) Empleado o Trabajador, en singular o plural.- La persona o personas físicas que
sostengan con la “Federación” una relación individual de trabajo prestando un
servicio personal subordinado
d) Federación.- Integradora Central de Cooperativas de Ahorro y Préstamo S.C. de R.L.
de C.V.
e) Funcionario, en singular o plural, al Director General y a las personas físicas que
prestan servicios personales subordinados, hasta los dos primeros niveles de su
estructura organizacional;
f) Manual.- Documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información
y/o las instrucciones sobre: organización, política y/o procedimientos de la
Federación, que se consideren necesarios para la mejor ejecución de una actividad,
proceso o trabajo.
g) Política.- Es una orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada
por todos los miembros de la Cooperativa.
h) Procedimiento.- Guía que señala la secuencia cronológica más eficiente para
obtener mejores resultados en una acción concreta.
i) Proceso.- Es una secuencia de tareas o actividades con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico.

V. DESARROLLO DEL MANUAL

3. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

Existe una gran variedad de formas de presentar un manual, ya que éste varía según los
objetivos y propósitos de cada institución, así como por su ámbito de aplicación.

Considerando lo expuesto, la Federación en los siguientes numerales, define los tipos

de manuales que se podrán adoptar, así como los lineamientos que estandarizarán su
elaboración, contenido e implementación.

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La presente guía también será base para la elaboración de reglamentos de la

Federación, los cuales deberán cubrir los diversos apartados que se indica en el
presente documento.

1.1. TIPOS DE MANUALES

a) Organización.- Resume la forma como se organiza una empresa. Indican la

estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área y puesto, así como los
perfiles de los mismos.
b) Políticas.- Conjunto de criterios generales que establecen el marco de referencia
para el desempeño de las actividades o procesos.
c) Procedimientos/Procesos.- Representan de manera gráfica y secuencial el flujo
que sigue un determinado servicio, trámite, supervisión, etc.
d) Bienvenida.- Su objetivo es introducir brevemente la historia de la empresa.
Incluye también: objetivos, misión y visión de la organización.

1.2. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

Los Manuales y/o Reglamentos que se documenten en la Federación deben quedar

registrados en la Lista Maestra de Documentos.

Lista Maestra de Documentos

N Nombre del Área que Codificación Fecha Fecha de Versió

o Documento lo crea elaboración revisión n
1 Manual de Dirección MNORG 3-mzo-2015 2-feb 01
Organización General 2016

Esta lista se encuentra a cargo de la Gerencia de Contabilidad y deberán quedar

asentados una vez aprobados por el Consejo Directivo.

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Los elementos básicos que deberán integrar los manuales de Integradora Central son
los siguientes:

1.2.1. ELEMENTOS DE PRESENTACIÓN

1.2.1.1. Portada (Identificación)

Se refiere a la primera página o portada del Manual o Reglamento y en ella deberán
anotarse, por lo menos, los datos siguientes:
1. Logotipo de la Federación.
2. Nombre de la Federación.
3. Título del manual.
4. Control del registro.
i. Codificación:
• Primera y segunda consonante de la palabra Manual (MN).
• Seguida de hasta tres iniciales o tres primeras letras que permitan
identificar el nombre del documento.

Ejemplo:
Manual para la Elaboración de Manuales y Reglamentos de la Federación:
MNEMR
Manual de Organización: MNORG

ii. Fecha de elaboración.

iii. Fecha de revisión o actualización.
iv. Versión. (La primera versión del documento será la 01, y una siguiente
versión será la 02, y así sucesivamente)

Para mayor referencia ver Anexo 01

1.2.1.2. Cuerpo del documento

Cada página del Manual o Reglamento a excepción de la portada deberá mantener un
estándar de presentación conforme a lo siguiente:

a) Encabezado
El encabezado deberá contener lo siguiente:
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• Al lado izquierdo: logo y nombre de la Federación.

• Al centro: Nombre del documento.
• Al lado derecho: codificación conforme a lo definido en el punto anterior
y debajo de este la fecha de revisión.

b) Pie de Página
El pie de página deberá contener lo siguiente:
• Al lado izquierdo: se debe incluir la leyenda: “Prohibida su reproducción
total o parcial”.
• Al lado derecho: se debe incluir el número de página del documento.

Para mayor referencia ver Anexo 02

1.2.2. ELEMENTOS DE CONTENIDO / ÍNDICE

En este apartado se presenta, de manera sintética y ordenada, el contenido del Manual
o Reglamento invariablemente deberá contener el índice estándar que a continuación
se señala:

a) INTRODUCCIÓN
b) OBJETIVO GENERAL
c) MARCO JURÍDICO
d) GLOSARIO DE TÉRMINOS
e) DESARROLLO DEL MANUAL
f) GENERALIDADES
g) ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA
h) AUTORIZACIÓN
i) ANEXOS

1.2.2.1. Introducción

Se refiere a la explicación general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines
y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Es recomendable que, al formular
la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su
entendimiento; asimismo, que comprenda una explicación clara de todo el manual.

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1.2.2.2. Objetivo General

El Objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con
el manual. Deberá ser lo más concreto posible y su redacción clara y en párrafos breves,
comenzando con un verbo en infinitivo; además, la primera parte de su contenido
deberá expresar qué se hace; y la segunda, para qué se hace.

En este apartado se puede incluir el Objetivo General y, si se desea, para puntualizar

con mayor precisión se pueden emplear los Objetivos Específicos.
1.2.2.3. Marco Jurídico
En este apartado se deberá describir la normatividad específica que en su caso busque
regular el Manual que se documenta, pudiendo ser esta derivada de las leyes, Bases
Constitutivas y/o Reglamentos Internos.

1.2.2.4. Glosario de términos

Es la recopilación de definiciones o explicaciones de palabras que tratan sobre un

mismo tema o disciplina. Ayudará a comprender algunos de los términos utilizados en
los diferentes manuales, dichas definiciones se deberán presentar en orden alfabético.

1.2.2.5. Desarrollo

En este apartado se documenta la razón de ser de la creación del Manual o del

Reglamento. La presentación del título de este apartado, así como su contenido, será de
libre manejo en función de lo que se pretende documentar.

Pese a lo anterior, cuando se deseen documentar Procesos/Procedimientos al interior

de un Manual y/o por separado, estos deberán cubrir la estructura que para tales fines
se especifica.

1.2.2.6. Generalidades

En este apartado se describen una serie de recomendaciones, condiciones y/o políticas

relacionadas con el Manual que se desarrolla.

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1.2.2.7. Actualización y Vigencia

En este apartado debe incluirse el periodo en que fue ser revisado y actualizado el
manual, así como indicar la fecha de la junta ordinaria donde se analizó y modificó por
el Consejo Directivo de la Federación y, por último, estipular el día en que entra en vigor.

1.2.2.8. Autorización

El Consejo Directivo es el órgano facultado para autorizar los Manuales o Reglamentos

Operativos y Administrativos de la Federación.

El Consejo Directivo dejará constancia de la autorización mediante un acuerdo tomado

en Sesión Ordinaria o Extraordinaria de dicho Consejo.

En el apartado de Autorización deberá incluirse la siguiente información:

• Fecha y lugar de autorización.
• Indicar la fecha de la sesión en la que fue autorizado el manual.
• Nombre y firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo de la
Federación.

1.2.2.9. Anexos

Los Anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se deberán tomar
en cuenta para llevar a cabo una actividad, procedimiento o trámite.

2. GUÍA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS

2.1. DE LOS PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento puede ser un documento independiente que describa los pasos y/o
funciones a desarrollar para obtener un resultado o producto.

2.2. Estructura del Documento

1.1. Encabezado
El encabezado deberá contener lo siguiente:
a. Al lado izquierdo: logo y nombre de la Federación.
b. Al centro: Nombre del documento.

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c. Al lado derecho: codificación conforme a lo definido en el punto anterior

y debajo de este la fecha de revisión.

1.2. Cuerpo del documento

a. Propósito del Proceso/Procedimiento: Describe la finalidad o razón de ser de un
procedimiento o bien qué es lo que se persigue con su implantación.

b. Alcance: Se describe el ámbito de aplicación, es decir, a qué áreas involucra,

puestos y actividades, así como a qué no aplica.

c. Diagrama de Funciones: Todos los procedimientos deberán contener el

diagrama de flujo de funciones cruzadas y cada paso deberá coincidir con la
descripción y el responsable de la misma. El diagrama deberá ser elaborado con
la simbología descrita en el Anexo 03

d. Descripción: Es la explicación detallada de los pasos que se tienen que realizar

para cumplir con la razón de ser del proceso.

o La nomenclatura de los formatos siempre iniciará con las palabras FO,

seguido de dos letras conformadas por las iniciales del área. Ejemplo
(Dirección General = DG) o de tratarse de una sola palabra, se tomará la
primera letra y la primera consonante (Contabilidad = CN) del departamento
que registrará el formato, y terminando con el número consecutivo que
permitan un control iniciando con 001. Ejemplo Formato de Asistencia a
Juntas de Dirección General el código, de ser el primero en registrarse, sería
FO-DG-001.

e. Responsable: Aquí se debe indicar quién es el responsable directo de la

ejecución de la actividad especificada.

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VI. GENERALIDADES
1. Los manuales deben ser elaborados con la participación de las áreas que tienen
la responsabilidad de realizar las actividades planteadas en cada uno de los
documentos antes mencionados, y deberán contar, previamente, con el manual
de organización actualizado para tener el conocimiento de todas las acciones a
realizar.

2. El área o la persona que realice dicha actividad será el encargado de actualizar

el documento, y emitirá una carta de notificación mencionando a qué parte del
manual sustituye o complementa.

3. Una vez que se cuenta con el proyecto de Manual o Reglamento se requiere

someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida
en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además
de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Después de efectuar esta revisión, deberá someter el proyecto de manual a la
aprobación de los órganos correspondientes; primero ser revisados por la
Dirección General, posteriormente por el Comité Ejecutivo y, por último, por el
Consejo Directivo de la Federación.

4. Las modificaciones a los Manuales y Reglamentos serán propuestas por la

Dirección General al Consejo Directivo cuando sea identificada la necesidad, o
cuando sea sugerida por él. La propuesta será presentada exponiendo los
motivos y necesidades del cambio incluyendo problemática o mejora al
documento.

5. Una vez que los documentos hayan sido elaborados y autorizados, deben ser
difundidos entre los directivos, funcionarios y/o empleados responsables de su
aplicación. Así también, resulta de gran importancia que las personas
directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su
contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento general de la acción
institucional y puedan consultar dichos documentos siempre que sea necesario.
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6. La utilidad de los manuales radica en la veracidad de la información que

contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados,
a través de revisiones periódicas.

7. Para el control de modificaciones y aprobaciones de los manuales deberá

llevarse una bitácora de las modificaciones considerando los siguientes puntos:
▪ Fecha de solicitud de modificación.
▪ Breve comentario que motivó la modificación.
▪ Fecha en la que entró la modificación para su aprobación al Consejo
Directivo.
▪ Fecha en la que se aprobó la modificación.
▪ Fecha en la que entró en vigencia la modificación.
▪ Mención de la parte del reglamento que se sustituye.

8. La tipografía que deberá utilizarse en cada manual será la siguiente:

▪ Oblique 22 en negritas para títulos de apartados. (MANUAL)
▪ Oblique 14 para títulos normales, en negrita y mayúscula. (MANUAL)
▪ Oblique 12 para subtítulos y negrita. (Manual)
▪ Oblique 12 para contenido. (Manual)

9. El formato que deberá llevar cada manual o reglamento será el siguiente:

▪ Interlineado de 1.15
▪ Alineación en texto y títulos: justificado
▪ Margen derecho e izquierdo: 3 cm.
▪ Margen superior e inferior: 2.5 cm.

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VII. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

El presente documento deberá ser revisado y actualizado por el Consejo Directivo, al
menos cada año, a propuesta de la Dirección General.

Este manual fue analizado y modificado por el Consejo Directivo de la Federación

entrando en vigor a partir de su autorización.

VIII. AUTORIZACIÓN
En sesión ordinaria de Consejo Directivo del día 14 de Enero del 2022 se aprueba el
presente documento, en León, Gto.

FIRMAS

Martín Martínez Morales Veronica C. Flores Soria

Presidente Secretaria

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IX. ANEXOS
Anexo 01
Portada

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Anexo 02
Cuerpo del Documento

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MAORG
MANUAL DE ORGANIZACIÓN FECHA DE
REVISIÓN

xx/xx/20xx

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Anexo 03
Diagrama de Funciones

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

I. PROPOSITO

II.ALCANCE

III.DIAGRAMA DE FUNCIONES

AREA RESPONSABLE AREA RESPONSABLE AREA RESPONSABLE AREA RESPONSABLE

INICIO
P
R
O
PROCESO PROCESO DECISION SI PROCESO
C
E
S
O NO

A PROCESO

R
E PROCESO
A
L
I PROCESO
Z
A
R
FIN

DESCRIPCION ACTIVIDADES RESPONSABLE

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