MICROSOFT EXCEL 2010

CLASE 5
Formulas relativas, absolutas y mixtas
Matemáticas y trigonométricas: Suma, Producto, Autosuma
Funciones
Estadísticas: Promedio, Máximo, Mínimo, Contar, Contara.
Función si simple

FORMULAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Utilizar referencias en fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a dónde debe buscar
los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas
partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o .

ESTILO DE REFERENCIA A1

Estilo de referencia predeterminado  De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que
se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números
(del 1 al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer
referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace
referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20
 DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS

Referencias relativas  

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la
fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula,
cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si
copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas  

Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una
ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda
B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Referencias mixtas  

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa.
Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la
forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa
y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o
rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
 Funciones

Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que
la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de
cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así
la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.

INSERTAR FUNCIÓN

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función
en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón   de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel permite buscar la función que escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el

recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón  , de esta forma no es
necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro
combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de
la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos
elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre
ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos
de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la
función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de
celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón   para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre
la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la
celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

FUNCIONES
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS: Suma, Producto

Función Suma

La función SUMA ; suma todos los números que especifica como . Cada argumento puede ser un , una , una ,
una , una , o el resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están
contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están
contenidos en las celdas A1, A3 y A5.
Sintaxis:
SUMA(número1;[número2];...])

La sintaxis de la función SUMA tiene los siguientes :

número1  Obligatorio. El primer argumento de número que desea sumar.
número2;...  Opcional. De 2 a 255 argumentos numéricos que desea sumar.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números contenidos en la matriz o en
la referencia. Se omitirán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenido en la matriz o en la
referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números. Excel muestra un
error.

Ejemplo:

  A D R
1
Datos
2
-5
3
15
4
30
5
'5
6
VERDADERO
7
Fórmula Descripción Resultado
8
=SUMA(3;2) Suma 3 y 2. 5
9 =SUMA("5";15;VERDADERO Suma 5, 15 y 1. El valor de texto "5" es el primero traducido a número, y el valor lógico 21
) VERDADERO primero se traduce como el número 1.
10
=SUMA(A2:A4) Suma los valores de las celdas A2 hasta A4. 40
11
=SUMA(A2:A4;15) Suma los valores de las celdas A2 hasta A4 y, a continuación, suma 15 a ese resultado. 55
12 =SUMA(A5;A6;2) Suma los valores de las celdas A5 y A6 y, a continuación, suma 2 a ese resultado. Dado que 2
los valores no numéricos no se traducen , el valor de la celda A5 ('5) y el valor de la celda
A6 (VERDADERO) son tratados como texto, y los valores de esas celdas se omiten.

Función Autosuma

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero
Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma   que nos

permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no
sea la Suma, como puede ser 
Promedio (calcula la media aritmética), 
Cuenta (cuenta valores), 
Máx (obtiene el valor máximo) o 
Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de 
Más Funciones....

Función Producto

La función PRODUCTO multiplica todos los números proporcionados como argumentos y devuelve el
producto. Por ejemplo, si las celdas A1 y A2 contienen números, puede usar la fórmula =PRODUCTO(A1, A2)
para multiplicar los dos números. También puede realizar la misma operación con el operador matemático de
multiplicación (*); por ejemplo, =A1 * A2.

La función PRODUCTO es útil cuando necesita multiplicar varias celdas. Por ejemplo,

la fórmula =PRODUCTO(A1:A3; C1:C3)

es equivalente a =A1 * A2 * A3 * C1 * C2 * C3.

Sintaxis:

PRODUCTO(número1; [número2]; ...)

La sintaxis de la función PRODUCTO tiene los siguientes :

número1  Obligatorio. Primer número o que desea multiplicar.

número2; ... Opcional. Números o rangos adicionales que desea multiplicar, hasta un máximo de 255
argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se multiplicarán los números de la matriz o referencia. Se
omitirán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto de la matriz o referencia.

Ejemplo:
A B C
 

Datos
1
 2 5

3 15

4 30

5 Fórmula Descripción Resultado

6 =PRODUCTO(A2:A4) Multiplica los números de las celdas A2 a A4. 2250

=PRODUCTO(A2:A4;2) Multiplica los números de las celdas A2 a A4 y, a continuación, multiplica ese resultado 4500
7 por 2.

8 =A2*A3*A4 Multiplica los números de las celdas A2 a A4 mediante operadores matemáticos en lugar 2250
de la función PRODUCTO.

FUNCIONES ESTADÍSTICAS:

Promedio, Máximo, Mínimo, Contar, Contara, Moda

Función Promedio

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el A1:A20 contiene números, la
fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis

PROMEDIO(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes :

Número1  Obligatorio. El primer número, o rango para el cual desea el promedio.

Número2, ...  Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio
Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en
la lista de argumentos.

Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos
valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

La función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en
una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:

Promedio, que es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación
por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, es 5.

Mediana, que es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son
superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la
mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.

Moda, que es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de
2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales.
Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.

Cuando esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías
y las que contienen el valor cero, las celdas vacías no se tienen en cuenta, pero sí los valores cero.

Para encontrar la casilla de verificación Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero:
En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en la categoría Avanzado, busque Mostrar
opciones para esta hoja.

Ejemplo:

  A B C

1 Datos

2 10 15 32

3 7

4 9

5 27

6 2

7 Fórmula Descripción Resultado

8 =PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los números en las celdas A2 a A6. 11

9 =PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los números en las celdas A2 a A6 y el número 5. 10

10 =PROMEDIO(A2:C2) Promedio de los números en las celdas A2 a C2. 19

Función MAX:

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1; [número2]; ...)

La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes :

Número1; número2...  Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números
de los que desea encontrar el valor máximo.
 Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
 Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente
en la lista de argumentos.
 Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en
la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz.
 Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

Ejemplo:

  A D

1 Datos

2 10

3 7

4 9

5 27

6 2

7 Fórmula Descripción (resultado)

8 =MAX(A2:A6) El mayor de los números anteriores (27)

9 =MAX(A2:A6;30) El mayor de los números anteriores y 30 (30)

Función MIN:

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1; [número2]; ...)

La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes :

Número1; número2...  Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de
los que se desea encontrar el valor mínimo.

 Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
 Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente
en la lista de argumentos.
 Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en
la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o
en la referencia.
 Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.
 Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del
cálculo, utilice la función MINA.

Ejemplo:

  A D

1 Datos

2 10

3 7

4 9

5 27

6 2

7 Fórmula Descripción (resultado)

8 =MIN(A2:A6) El menor de los números anteriores (2)

9 =MIN(A2:A6;0) El menor de los números anteriores y 0 (0)

Función Contar:

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la
lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número
de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en
el rango A1:A20:

=CONTAR(A1:A20)

En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Sintaxis

CONTAR(valor1; [valor2]; ...)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes :

valor1  Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.

valor2; ...  Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar
números.

Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se
cuentan los números.

 Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por
ejemplo, un número entre comillas, como "1").
 Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente
en la lista de argumentos.
 No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números.
 Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o
referencia. No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la
referencia.

Ejemplo

  A B C
 1 Datos

2 Ventas

3 8/12/2008

4  

5
19

6
22,24

7
VERDADERO

8
#¡DIV/0!

9
Fórmula Descripción Res

10 =CONTAR(A2:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen números en las celdas de A2 a A8. 3

=CONTAR(A5:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen números en las celdas de A5 a A8. 2
11

=CONTAR(A2:A8;2) Cuenta la cantidad de celdas que contienen números en las celdas de A2 a A8 4

y el valor 2
12

Función Contara:

La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un .

Sintaxis

CONTARA(valor1; [valor2]; ...)

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes :

valor1  Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que desea contar.
valor2; ...  Opcional. Argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar, hasta un
máximo de 255 argumentos.

 La función CONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información, incluidos los valores
de error y texto vacío (""). Por ejemplo, si el rango contiene una fórmula que devuelve una cadena vacía,
la función CONTARA cuenta ese valor. La función CONTARA no cuenta celdas vacías.

Ejemplo:

  A B C

1 Datos

2 Ventas

3 12/8/2008

4  

5 19

6 22,24

7 VERDADERO

8 #¡DIV/0!

9 Fórmula Descripción Resultado

=CONTARA(A2:A8 Cuenta la cantidad de celdas de A2 a A8 que no están en blanco. 6

10 )
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos
celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar
la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones 

(A1+A3) y (A2-A4) es decir:
(1+2) (5-3) por lo que obtendremos los valores (3) y (2) respectivamente,
Después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos
realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.

Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) ,
esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo.
Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después
calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
B3 vale 15

La suma de A1:A4 = 11
11 es menor que 15
El valor MAX será B3 que es 15.