GUIA PARA CARGA RÁPIDA DE ITEMS y SUBITEMS EN EL

SISTEMA DEINFORMACIÓN DE LAS CONTRATACIONES

PÚBLICAS

Introducción
La presente guía tiene por objeto otorgar a las Unidades Operativas de Contratación y Unidades
Ejecutoras de Proyectos, una herramienta incorporada al módulo de LLAMADOS del SICP (Sistema de
Información de las Contrataciones Públicas), que facilita la carga de ítems correspondientes a los
bienes, servicios u obras solicitados por la convocante, optimizando el proceso de carga de llamado
mediante la carga directa a partir de una planilla electrónica.

¿Cómo opera?
Partiendo de un modelo de archivo “CSV” que se encuentra en el SICP, que podrá ser descargado
desde el módulo de carga de llamados, la UOC podrá utilizar esta planilla al momento de la preparación
de sus respectivas planillas de precios y cargar todos los ítems que correspondan a los bienes, servicios
u obras, del llamado que se trate, para posteriormente importar esta planilla electrónica al SICP, de
manera que no exista necesidad de cargar nuevamente cada uno de los ítems al Sistema.

De igual forma, si se ha procedido inicialmente a cargar en el sistema cada ítem, se podrá descargar
ésta a una planilla Excel, para utilizarlo en la Lista de Precios del Pliego de Bases y Condiciones o Carta
de invitación.

Esta nueva funcionalidad busca que las UOC creen la lista de bienes, servicios y obras en un formato
de planilla que el SICP le proporciona para el efecto, y una vez completada con todos los datos lo
pueda importar al SICP, logrando que la carga de los ítems se realice en forma automática.

Beneficios que otorga.

 Evitar la doble tarea de conformar las lista de precios en el pliego o carta de invitación y en el SICP.
 La posibilidad de utilizar la planilla electrónica desde la etapa de detección de necesidades de la
institución, con el objeto de que la misma se traduzca luego a la Lista de Precios del llamado que
será realizado, y facilitar la carga de los mismos en el SICP, disminuyendo de esta manera las tareas
administrativas previas a la comunicación de los procesos de contratación a la DNCP.
 Con la preparación de una sola planilla electrónica, se logran uniformar los datos de la lista de
precios del pliego o carta de invitación con los que se cargan en el SICP.

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Seleccionando el Sistema de Adjudicación
Los sistemas de adjudicación previstos en el pliego estándar de bienes y servicios, y otros aprobados
por la Dirección, consisten en adjudicación por el Total, Lotes o Ítems, aunque también el SICP admite
la posibilidad de combinar los sistemas de adjudicación.

El sistema de adjudicación indicado en el Pliego o Carta de Invitación es el que deberá señalarse al

crear el llamado en el SICP, y en función a ella se podrán cargar los ítems de bienes, obras o
servicios.
Las opciones en el SICP son:
 A – Lote
 B – Ítem
 C – Total
 D – Combinado

Para comprenderlos es importante la siguiente distinción conceptual:

Adjudicación por el Total: requiere que los proveedores coticen el precio total de la oferta en el
Formulario de Presentación de la Oferta, e indicar todos los ítems de la lista de precios, con sus precios
unitarios y totales correspondientes.

Adjudicación por Lotes: el Oferente puede ofertar uno o más Lotes. En este caso deberá cotizar el
precio total de cada lote e indicar todos los ítems del Lote ofertado con sus precios unitarios y totales
correspondientes.

Adjudicación por Ítems: El Oferente podrá ofertar uno o más Ítems, y en este caso deberá cotizar el precio
total de cada ítem que desea ofertar con sus precios unitarios y totales correspondientes.

Adjudicación combinada: la combinación de los sistemas de adjudicación es posible cuando la

Convocante desea adjudicar el contrato, en parte por Lotes y en parte por Ítems. Para ello es necesario
que al crear el llamado se seleccione en el sistema la opción “Combinado”. Observación: Se carga un
lote, con un ítem para aquellos a adjudicarse por ítems, y un lote varios ítems, a aquellos a adjudicarse
por lotes.

Partiendo de estas definiciones la carga en el SICP se realiza de la siguiente

manera
En la primera pestaña de carga o modificación de llamado, asegurarse de seleccionar la forma de
adjudicación correcta y presionar el botón “Siguiente” si se va a crear un nuevo llamado, o “Modificar”
si se realizará alguna modificación propiamente dicha.

Importación de los productos desde un archivo csv.

Una vez elegido el sistema de adjudicación, en la pestaña denominada “Datos del Llamado”. La misma
se visualizara de la siguiente manera, dependiendo del sistema de adjudicación seleccionado:
2

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Adjudicación por ítem:

Figura 1
Adjudicación por Lote:

Figura 2

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Adjudicación por el total:

Figura 3

PROCESO PARA REALIZAR LA IMPORTACIÓN DESDE UN ARCHIVO CSV.

Figura 4
En la pestaña de productos/bienes/servicios se encuentra la opción “Clic aquí si desea importar los
productos/bienes/servicios desde un archivo csv” como se observa en la Figura 4. Al seleccionar esta
opción visualizará la pantalla de importación como se muestra más abajo en la Figura 5.

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 Figura 5

En esta pantalla tiene las opciones de descargar la guía para la importación y carga de la planilla así
como descargar el modelo de planilla en formato “csv” para utilizarlo para realizar la carga de
bienes/servicios:
Para descargar el archivo de ejemplo deberá realizarse clic en el texto “Bajar formato de ejemplo para
archivo csv” como se indica en la Figura 5.

a) Una vez completada la planilla con los bienes/servicios que se desean cargar, se podrá subir el
archivo al sistema conforme los siguientes pasos.

b) Primero se debe dar clic en el botón , para localizar el archivo “csv” previamente
guardado.

c) Para importar al sistema se selecciona el botón que se encuentra enmarcado en rojo en la

imagen arriba visualizada. Una vez realizado estos pasos se podrá visualizar que ya se tienen
cargados todos los datos en el sistema, que se mostrará de la siguiente manera:

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 Figura 6

Planilla con formato “csv”

 El modelo de archivo que se podrá descargar desde el sistema para completarlo con los
bienes o servicios del llamado, consiste en un formato de planilla electrónica en formato
“csv”, que igualmente puede utilizarse en Microsoft Excel, sin embargo debe ser guardado en
dicho formato para que el SICP lo reconozca al momento de importar el archivo.
 La planilla contiene los siguientes detalles.

 NRO_GRUPO
 DESCRIPCION DEL GRUPO
 LUGAR_ENTREGA iv. CODIGO_CATALOGO
 DESCRIPCION
 UNIDAD_MEDIDA
 CANTIDAD
 PRECIO

La misma se visualizará de la siguiente manera:

NRO_GRUPO DESCRIPCION DEL LUGAR_ENTREGA CODIGO_CATALOGO DESCRIPCION UNIDAD_MEDIDA CANTIDAD PRECIO
GRUPO

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 Una vez cargada la primera fila con los datos correspondientes se debe cargar cada ítem o lote como
corresponda de acuerdo a lo que solicita cada columna.

REGLAS PARA TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE COMPLETAR LA PLANILLA,

DEPENDIENDO DEL SISTEMA DE ADJUDICACIÓN.

 Cuando la adjudicación fuese por “ITEMS” o por EL “TOTAL” los ítems deberán ser cargados
de la siguiente manera:
 NRO_GRUPO: Es el número de ítem que se está cargando. ii. DESCRIPCION DEL GRUPO: Se refiere
a la descripción que corresponde al ítem que se encuentra cargando. La descripción es la misma
descripción del código de catálogo. iii. LUGAR_ENTREGA: Es el lugar en donde se realizará la
entrega de los bienes o servicios.
 CODIGO_CATALOGO: es la numeración que corresponde al producto que se desea comprar.
 DESCRIPCION: Es similar a la descripción del grupo, y equivalente al código de catálogo que se
carga en la misma línea.
 UNIDAD_MEDIDA: Se refiere al patrón de medida que se tendrá en cuenta para la adquisición.
 CANTIDAD: es el volumen de producto solicitado.
 PRECIO: Precio referencial de la adquisición.

El mismo se visualizara conforme al siguiente ejemplo:

DESCRIPCION
DEL GRUPO
NRO_GRUPO LUGAR_ENTREGA CODIGO_CATALOGO DESCRIPCION UNIDAD_MEDIDA CANTIDAD PRECIO

Guarda
1 Guarda archivos Asunción 44122015-007 archivos UNI 1500 11000

165
2 Borradores Asunción 44121804-001 Borradores UNI 100 0

150
3 Grapas Asunción 44122107-001 Grapas UNI 400 0

4 Tóner Asunción 44103103-001 tóner UNI 220 480000

340
5 Marcadores Asunción 44121708-002 Marcadores UNI 700 0

6 Perforadoras Asunción 44101716-001 Perforadoras UNI 70 78000

300
7 Tijeras Asunción 44121624-001 Tijeras UNI 700 0

8 Sello Asunción 44121604-006 Sello UNI 75 190000

200
9 Sacapuntas Asunción 44121619-001 Sacapuntas UNI 1000 0

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  Cuando la adjudicación fuese por “LOTES”, los ítems deberán ser cargados de la siguiente
manera:

 NRO_GRUPO: Es el número de lote al que corresponde el ítem que se está cargando.

 DESCRIPCION DEL GRUPO: Se refiere a la descripción que corresponde al número de lote que se
encuentra cargando. La “Descripción del grupo” debe ser igual en cada ítem que se vaya
cargando para el lote correspondiente.
 LUGAR_ENTREGA: Es el lugar en donde se realizara la entrega de los bienes o servicios.
 CODIGO_CATALOGO: Numeración que corresponde al producto que se desea comprar.
 DESCRIPCION: Descripción del de dicho código de catálogo.
 UNIDAD_MEDIDA: Se refiere al patrón de medida que se tendrá en cuenta para la compra del
producto.
 CANTIDAD: Cantidad de producto solicitado.
 PRECIO: Precio referencial del mismo.

El mismo se visualizara de la siguiente manera:

DESCRIPCION
DEL GRUPO
NRO_GRUPO LUGAR_ENTREGA CODIGO_CATALOGO DESCRIPCION UNIDAD_MEDIDA CANTIDAD PRECIO

1 LOTE1 Asunción 44122015-007 Guarda archivos UNI 1500 11000

1 LOTE1 Asunción 44121804-001 Borradores UNI 100 1650

1 LOTE1 Asunción 44122107-001 Grapas UNI 400 1500

1 LOTE1 Asunción 44103103-001 tóner UNI 220 480000

2 LOTE2 Asunción 44121708-002 Marcadores UNI 700 3400

2 LOTE2 Asunción 44101716-001 Perforadoras UNI 70 78000

2 LOTE2 Asunción 44121624-001 Tijeras UNI 700 3000

2 LOTE2 Asunción 44121604-006 Sello UNI 75 190000

2 LOTE2 Asunción 44121619-001 Sacapuntas UNI 1000 2000

La sexta columna denominada “UNIDAD_MEDIDA”, cuenta con una lista general de unidades de
medida que se encuentran en el sistema en forma de abreviaturas. A continuación se listan las mismas
en la siguiente tabla:

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 Abreviatura Descripción Abreviatura Descripción
Se SEGUNDO MM2 MILIMETROS
UNI UNIDAD CUADRADOS
kg/m² KILOGRAMOS S/ METRO AA AÑO
CUADRADO ME MES
G GRAMOS TN TONELADA
kg KILOGRAMOS Hs HORA
m METROS Mi MINUTO
ML MILILITROS Di DIA
LT LITROS Ya YARDAS
MG MILIGRAMOS DET DETERMINACION
CM CENTIMETROS MT METROS
CM2 CENTIMENTROS M2 METROS CUADRADOS
CUADRADOS M3 METROS CUBICOS
CM3 CENTIMETROS CUBICOS Km Kilómetros
PUL PULGADAS ml Metro lineal
MM MILIMETROS ración RACION
Tabla Medidas

CARGA RÁPIDA DE SUBITEMS

En la pestaña de productos/bienes/servicios se encuentran listados los ítems solicitados en la
convocatoria. Para cada ítem, se visualiza una opción con el nombre “Sub Ítems“, el cual nos permite
acceder a la pantalla para cargar el desglose de cada bien o servicio como se observa en la figura 7.

Figura 7
Una vez accedido a la pantalla para Carga de sub ítems del bien o servicio solicitado, se podrá visualizar
la sección en la cual se encuentra la opción de importación de sub ítems a partir de un archivo csv.

Figura 8

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De la misma forma que el procedimiento especificado para la carga rápida de ítems de llamados, en
esta sección figura un ejemplo de archivo csv precargado, el cual se puede descargar para tomarlo
como referencia en la confección de la respectiva planilla de precios.

Una vez completada la planilla con los sub ítems que se desean cargar, se podrá subir el archivo al sistema
conforme los siguientes pasos.

1. Primero se debe dar clic en el botón , para localizar el archivo “csv” previamente
guardado.

2. Para importar al sistema se selecciona el botón Importar que se encuentra enmarcado en rojo
en la figura 8. Una vez realizado estos pasos se podrá visualizar que ya se tienen cargados todos
los datos en el sistema, que se mostrará de la siguiente manera:

Figura 9

En la figura 9 se visualiza los datos de los sub ítems cargados con la posibilidad de modificarlos y/o
eliminarlos.

El modelo de archivo que se podrá descargar desde el sistema para completarlo, consiste en un
formato de planilla electrónica en formato “csv”, que igualmente puede utilizarse en Microsoft Excel,
sin embargo debe ser guardado en dicho formato para que el SICP lo reconozca al momento de
importar el archivo.
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La planilla contiene los siguientes detalles:

nro_linea descripcion unidad_medida presentacion cantidad cantidad_minima precio_unitario agrupador nro_linea_agrupador

1.1 item1 UNI BLO 10 1 NO

1.2 item1 UNI BLO 10 1 NO

1.3 agrupador1 SI

1.3.1 item1 UNI BLO 10 1 NO 1.3

1.3.2 item2 UNI BLO 10 2000 NO 1.3

1.4 agrupador2 SI

1.4.1 item1 UNI BLO 10 2000 NO 1.4

 nro_linea: numeración utilizada para la ordenación de los sub ítems.

 descripción: descripción del sub ítem.
 unidad_medida: unidad de medida que debe ser cargada en formato abreviado según la tabla
medida
 presentación: presentación del bien o servicio solicitado.
 cantidad: cantidad solicitada del bien o servicio.
 cantidad_minima: cantidad mínima solicitada del bien o servicio para los casos de contrato
abierto por cantidades.
 cantidad_maxima: cantidad máxima solicitada del bien o servicio para los casos de contrato
abierto por cantidades.
 precio_unitario: precio referencial del bien o servicio solicitado.
 agrupador: SI/NO. Para los casos en que se desea agrupar los sub ítems según una ordenación
lógica. Este registro supone un concepto análogo a los lotes de un llamado. Un lote agrupa ítems
de llamado mientras que un agrupador, sub ítems de llamado.
 nro_linea_agrupador: este campo se utiliza para especificar a cual agrupador corresponde el sub
ítem.

Consideraciones
 Para los casos de contrato abierto por montos no se contempla la carga montos mínimos o
máximos en el desglose de precios o sub ítems.
 Si se tratara de un contrato cerrado, los campos de cantidad mínima y máxima de los sub ítems
no serán considerados en la importación. Se podrán dejar en blanco.
 El campo presentación se deberá cargar en formato abreviatura según la tabla de presentación

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abreviatura descripción abreviatura descripción
CAJ CAJA AMP AMPOLLA
RES RESMA BOC BOCA DE EXPENDIO
KIT KIT - JUEGO LAT LATA
FRA FRASCO PLI PLIEGO
PAQ PAQUETE CIL CILINDRO DE ACERO
POM POMO EJE EJEMPLAR
BID BIDON SAC SACHET
BOT BOTELLA TET TETRAPAK
TAM TAMBOR TUB TUBO
TAL TALONARIO DIA DIAS
BOL BOLSA GAR GARRAFA
BLI BLISTER CAM CAMIONADA
TIR TIRA BAL BALDE
FAR FARDO SIN ITEM SIN ITEM
UNI UNIDAD POT POTE
BLO BLOCK ROL ROLLO
EVE EVENTO
Tabla Presentación

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 PREGUNTAS FRECUENTES

¿Puede cargarse en la planilla textos con El documento Excel, o planilla electrónica no

acentos o caracteres especiales? deberá contener caracteres especiales.
(Ejemplo: acentos, la letra “ñ”)
¿Qué pasa si en la planilla se carga un código En caso que la planilla electrónica preparada
de catálogo inexistente? contenga un número de código de catálogo
inexistente, el sistema no permitirá la carga de
la planilla dando como resultado un “error”.
¿Qué pasa si el código de catálogo en la planilla Si el código de catálogo existe en el SICP, pero
se carga de manera errónea? no corresponde a la descripción del bien,
servicio u obra, el SICP permitirá la carga de la
planilla, pudiendo la UOC corregir el Código de
catálogo erróneo directamente en el SICP.

En qué consiste una planilla electrónica en Básicamente una planilla electrónica en

formato “.csv”?
Una vez que descargo el archivo de ejemplo y
tengo completada la planilla con los
bienes/servicios, ¿cómo guardo el archivo en el
formato “.csv”?
formato “.csv” es la misma planilla
comúnmente utilizada en Excel, sin embargo el
SICP sólo aceptará planillas que sean
guardadas con la extensión “.csv”, para que la
carga de los ítems al sistema se realice de
forma automática.
Una vez completada la planilla que se ha
descargado como modelo para la carga de
bienes/servicios, se podrá guardar como
normalmente se guarda un archivo, pues la
planilla ya se encuentra en formato “.csv” en
forma predeterminada.
De lo contrario puede seguirse los pasos
indicados en el Anexo “Cómo guardar una
planilla .csv”

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 ANEXO
CÓMO GUARDAR UNA PLANILLA EN FORMATO .CSV

Cuando se ha listado todos los ítems o lotes en la planilla electrónica, se deberá seguir los siguientes pasos
para convertirlo en un archivo “csv”.

1) Dar clic en “Archivo”, seleccionar la opción “Guardar como”. El mismo se verá de la

siguiente manera.

Figura 10

2) Luego de seleccionado el lugar donde guardará el documento, en la opción “Guardar

como tipo” se deberá dar clic al botón , en la que se desplegaran varias opciones. En la
misma se debe seleccionar la opción “CSV (delimitado por comas)”, como se observa en
la imagen de abajo.

Figura 10

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 3) Una vez seleccionada la opción del formato, debe seleccionar el botón Guardar. El
documento final se visualizará de la siguiente forma:

4) Luego de finalizado todos los pasos anteriormente ilustrados, y de haberlo importado al

sistema se podrá visualizar de la siguiente manera:

Cuando la Adjudicación sea por ÍTEM o por el TOTAL, se visualizará de la siguiente forma:

Figura 10

Cuando la Adjudicación sea por LOTE, el mismo se visualizará de la siguiente forma:

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 Figura 11

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