MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

EN ÉPOCA DE PANDEMIA
SERIE TRES
Grup o de M odernización del esta d o

NUEVAS
MODALIDADES

d o s m i l v e i n t iuno
DE TRABAJO
EN EL ESTADO
DURANTE
LA PANDEMIA
 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

Modernización del Estado en época de pandemia

Serie 3: Nuevas modalidades de trabajo en el Estado
durante la pandemia

Dirección General
Luis Alberto Rodríguez Ospino

Grupo de Modernización del Estado

Wilson Darío Rodríguez Pérez - coordinador 2
Angélica Villalba Eljach
Natalia Rodríguez Triana
María Valentina Castillejo Caycedo
Josefina Castro González
José Libardo Mejía Ciro
Laura Esther Nieto Romero
María Victoria Osorio Cruz
Lorena Pérez Rincones
Andrea Cristina Rodríguez Marín – diagramación
Valentina Porras Ocampo – diseño y diagramación

Apoyo editorial
Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas
Luis Segundo Gámez Daza, coordinador
Carmen Elisa Villamizar Camargo, correctora de estilo

© Departamento Nacional de Planeación

Calle 26 núm. 13-19 Bogotá, D. C.

PBX: 3815000

Marzo de 2021

N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a
 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

CONTENIDO

Presentación 4

Nuevas formas de trabajo en el Estado 5

01. Trabajo en casa vs teletrabajo 6

02. Teletrabajo antes del Covid-19 8

3
03. Teletrabajo en la coyuntura del Covid-19 11
Caso de estudio: DNP y el teletrabajo.
Entidad: Departamento Nacional de planeación. (Dirección General,
Secretaría General y Subdirección de Gestión de Talento Humano) 13

04. El futuro del teletrabajo en Colombia 17

05. Referencias 19

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 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

PRESENTACIÓN

El año 2020 y la pandemia causada por el COVID-19 generó una coyuntura llena de
incertidumbre e impulsó a los Gobiernos a replantear cómo se diseñan e implementan
políticas, de qué forma se comunican las decisiones públicas y se transmiten mensajes
claros de manera permanente, cómo proceder en su relación con los ciudadanos, cuáles
mecanismos utilizar para que se transformen las prácticas, entre otros aspectos.

Las nuevas realidades han traído consigo grandes aprendizajes para abordar los retos
públicos, dar respuesta a las necesidades inmediatas desde el sector público y llevar
a cabo programas, estrategias o iniciativas. Son aprendizajes y lecciones aprendidas
interesantes y relevantes que exigen ser documentadas, discutidas y compartidas, para
nutrir así el accionar del Estado y sus agencias. A partir del proceso de documentación,
es posible tomar mejores decisiones basadas en la experiencia, iterar los procesos que se
vienen adelantando dentro de las entidades y ser ejemplo para otros actores del sector
público y privado. 4

El presente documento hace parte de la Serie de Documentos de Modernización del

Estado en época de pandemia que edita el Grupo de Modernización del Estado (GME)
del Departamento Nacional de Planeación, con el objetivo de presentar aprendizajes
y buenas prácticas susceptibles de ser implementadas superada la crisis, a través de
información secundaria y casos de uso implementados por entidades públicas durante la
época de pandemia provocada por el COVID-19.

En particular, esta es la tercera entrega de la serie, sobre Nuevas modalidades de trabajo

en el Estado durante la pandemia, centra su foco en los avances que el Estado colombiano
ha tenido en materia de transformación digital y el impulso de nuevas formas de trabajo,
como el teletrabajo y el trabajo en casa. Así mismo, presenta los retos existentes en
materia de conectividad y adaptación al uso de las TIC para motivar el trabajo remoto,
con el objetivo de aumentar los niveles de productividad asociados a la implementación
de nuevas herramientas y responder ante coyunturas complejas como la generada por la
pandemia del COVID-19.

Extendemos la invitación a leer y compartir esta serie de documentos que retratan los
aciertos, aprendizajes, lecciones y descubrimientos que se han encontrado desde el
sector público en una coyuntura llena de incertidumbre como la actual.

Esperamos que la información aquí contenida sea de su interés y utilidad. Si cuenta

con insumos que contribuyan o se relacionen temas de Modernización del Estado, nos
interesa saber de ellos e intercambiar conocimientos y aprendizajes desde y dentro del
sector público. Nuestro correo de contacto es innovacionpublica@dnp.gov.co.

N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a

NUEVAS MODALIDADES DE
TRABAJO EN EL ESTADO
D U R A N T E LA PA N D E M I A
El año 2020 generó una alta aceptación
de la incertidumbre al transitar la pandemia
COVID-19, una crisis de enormes desafíos
públicos, cambios acelerados y adaptaciones
complejas de dinámicas sociales y económicas
en todo el mundo. Ante la expansión del virus
y sus consecuencias en la salud de miles de
personas, los Gobiernos optaron por detener
temporalmente sus actividades económicas
y sociales de manera presencial, decretando
medidas de aislamiento preventivo,
cuarentenas y distanciamiento social para
reducir la tasa de contagio y salvaguardar la
vida de sus ciudadanos.
A partir de estas medidas, actividades
cotidianas como estudiar o trabajar, dejaron
de ejecutarse de forma presencial para llevarse
a cabo en la virtualidad; a través de los medios
digitales disponibles, así se puso a prueba la
capacidad de adaptación de los ciudadanos
en sus entornos educativos y laborales. La
transformación digital y el uso de las nuevas
tecnologías de la comunicación tomaron
entonces mayor relevancia, y se evidenció la
importancia de impulsar el desarrollo tanto
de la infraestructura como de las redes de la
información y la comunicación.
Por su parte, la Comisión Económica para
América Latina y el Caribe (CEPAL), señala en
el Informe Especial COVID-19 núm 7 que “Entre
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
el primer y segundo trimestre de 2020, el uso
de soluciones de teletrabajo aumentó un 324%
y la educación en línea, más del 60%” (CEPAL,
2020). En el mismo sentido, el informe resalta
que el uso de las tecnologías digitales en 5
medio de la coyuntura actual refleja procesos
de adaptación a la virtualidad más rápidos de
los que se habían proyectado y pone sobre la
mesa la trascendencia de planificar y proyectar
desde el Estado procesos de transformación
digital, utilización de las nuevas tecnologías de
la comunicación y mejoras en la conectividad,
entre otros, para avanzar por la senda de la
modernización y la competitividad.
En Colombia, las decisiones adoptadas
por el Gobierno para mitigar la propagación del
COVID-19 fueron similares a las tomadas por
otros países. Con la declaratoria de la Emergen-
cia Sanitaria mediante el Decreto 385 de 2020,
se impulsó el desarrollo de las actividades eco-
nómicas y sociales de forma remota o virtual,
para promover así no solo el distanciamiento
social, sino también el aislamiento preventivo.
Esas medidas conllevaron a que las dinámicas
educativas y laborales migraran de los espacios
presenciales a los virtuales, que redundaron
en un mayor uso de las herramientas digitales
disponibles; sin embargo, la repentina situa-
ción evidenció retos en las nuevas dinámicas y
formas de llevar a cabo estas actividades.
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01.
TRABAJO EN CASA FRENTE
AL TELETRABAJO
Dos conceptos que han cobrado especial
relevancia en medio de la coyuntura actual son
los de trabajo en casa y teletrabajo. Si bien
ambos hacen referencia a la migración de la
presencialidad a la virtualidad en el desarro-
llo de las actividades laborales, es importante
tener clara su diferenciación para comprender
las lógicas y dinámicas laborales que se están
desarrollando en el espacio virtual actual.
El trabajo en casa es define como una
forma transitoria de ejercer una ocupación
remunerada en el domicilio del trabajador y
que se da ante una eventualidad —diferente
a incapacidad— y le exige permanecer en su
residencia y cumplir sus obligaciones laborales
desde ese lugar. No es una situación permanente
en el tiempo, sino esencialmente temporal.
Por su parte, el teletrabajo es una moda-
lidad de trabajo en casa que se lleva acabo
con frecuencia y periodicidad. Su ejecución no
...La crisis generada por la pandemia del
COVID-19, el trabajo remoto —tanto trabajo
en casa como teletrabajo—, ha cobrado
especial importancia en el desarrollo de las
relaciones laborales en Colombia....
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
corresponde a una decisión transitoria sino que
es un estado sostenido en el tiempo para el de-
sarrollo de las obligaciones laborales del traba-
jador fuera de su lugar de trabajo, bien sea su
domicilio o un espacio diferente.
En Colombia el teletrabajo es definido en la
Ley 1221 de 2008 como: 6
(…) una forma de organización laboral,
que se efectúa en el marco de un
contrato de trabajo o de una relación
laboral dependiente, que consiste en el
desempeño de actividades remuneradas
utilizando como soporte las tecnologías
de la información y la comunicación —
TIC— para el contacto entre el trabajador
y empleador sin requerirse la presencia
física del trabajador en un sitio específico
de trabajo (Ley 1221 de 2008).
N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a

En este mismo orden de ideas, el Decreto
0884 de 2012 reglamenta el teletrabajo en
Colombia, pues en su articulado establece las
condiciones laborales especiales que regirán las
relaciones entre empleadores y trabajadores,
tanto en el sector público como en el privado,
enmarcadas en relaciones de dependencia,
es decir, entendiendo el teletrabajo como una
modalidad laboral mediada por un contrato de
trabajo.
Se han definido tres categorías para el
desarrollo del teletrabajo en Colombia
(MinTIC y MinTrabajo, 2012, pág. 12):
01 Teletrabajo suplementario:
Realizado por trabajadores con
contrato laboral que alternan sus
tareas en distintos días de la semana
entre la empresa y un lugar fuera de
ella, usando las TIC para cumplirlas.
Se entiende que teletrabajan al menos
dos días a la semana.
02 Teletrabajo autónomo:
Realizado por trabajadores indepen-
dientes o empleados que se valen de
las TIC para el desarrollo de sus tareas,
ejecutándolas desde cualquier lugar
elegido por ellos. En esta categoría es-
tán las personas que trabajan siempre
fuera del lugar central de la empresa o
entidad a la que están vinculados y que
acuden a ese lugar ocasionalmente.
03 Teletrabajo móvil:
Realizado por trabajadores que utilizan
dispositivos móviles para ejecutar sus
tareas, por lo que no tienen un lugar
definido para cumplirlas. Su actividad
laboral les permite ausentarse con
frecuencia de la oficina.
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
El teletrabajo entonces se materializa en
el desarrollo de las actividades laborales fuera
de la organización en la que están centralizados
los procesos, a partir de la utilización de
tecnologías para facilitar la comunicación
entre las partes, junto con el impulso a la
generación de nuevos mecanismos de control
y seguimiento a las tareas 1.
Así, en medio de la crisis generada por la
pandemia del COVID-19, el trabajo remoto —
tanto trabajo en casa como teletrabajo—, ha
cobrado especial importancia en el desarrollo
de las relaciones laborales en Colombia.
Esto ha significado, por un lado, la rápida
respuesta a la crisis actual, dada la capacidad
de adaptación de los sistemas y ciudadanos a
las nuevas realidades y dinámicas; no obstante,
pone de manifiesto los retos y las dificultades
que plantean la transformación digital, el
uso de la infraestructura y las tecnologías de 7
la comunicación en ámbitos laborales y la
modernización del país.
1 Esta información
fue tomada del portal
Teletrabajo creado por el
Ministerio de Tecnologías
de la Información y las
Comunicaciones (MinTIC)
como parte de la estrategia
de impulso de nuevas
modalidades de trabajo en
alianza con el Ministerio
del Trabajo (MinTrabajo)
y el Departamento
Administrativo de la Función
Pública (DAFP). Disponible
en: www.teletrabajo.gov.co
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02.
TELETRABAJO ANTES
DEL COVID-19
En Colombia, el teletrabajo se definió
desde 2008 como una modalidad laboral
centrada en el uso de las tecnologías de la
comunicación, y ha sido impulsada por parte
del Gobierno nacional en los sectores público y
privado como una práctica que contribuye tanto
a la modernización como la transformación
digital del país.
Es por esta razón que desde 2012 el
Ministerio de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones (MinTIC), en conjunto
con el Ministerio del Trabajo (MinTrabajo),
lidera la iniciativa “Teletrabajo”, cuyo objetivo
es masificarlo en Colombia e impulsar esta
modalidad como una alternativa innovadora en
el ámbito laboral ya sea público o privado. Para
ello, se han definido cuatro pilares para impulsar
la transformación digital del país, con los cuales
se procura el incremento en la productividad
de las entidades y organizaciones junto con la
promoción del uso efectivo de las TIC.
2 Ibedem.
Los pilares2 para la implementación de la
3La información detallada
iniciativa “Teletrabajo” son:
sobre estos cursos puede
ser consultada en 1. Regulación laboral para el teletrabajo.
www.ciudadaniadigital.gov.co
2. Acceso, uso y apropiación de TIC.
3. Cultura del teletrabajo.
4. Generación de alianzas público-privadas.
Así mismo, se ha construido el Libro
Blanco del Teletrabajo como documento guía
implementarlo en las entidades públicas y en
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Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
las empresas; la aplicación de procesos
contenidos en el libro facilita los proyectos de
adopción de esta nueva modalidad laboral.
La guía brinda información clara y puntual en
materia organizacional, tecnológica y jurídica, a
partir de la legislación vigente; incluye prácticas
internacionales y experiencias nacionales,
relevantes para la apropiación de las TIC y los
8
procesos de innovación organizacional que
desde el nivel nacional impulsan el teletrabajo.
De igual forma, en el portal “Teletrabajo”
(www.teletrabajo.gov.co), el MinTIC ofrece
asesoría gratuita a la ciudadanía en general
que desea conocer sobre la metodología para
la implementación del teletrabajo. Así mismo,
ha puesto a disposición de las organizaciones
herramientas tecnológicas como CALCULAPP
para medir el ahorro gracias al teletrabajo
de la huella de carbono y energía, junto con
los impactos en calidad de vida y equidad, y
se brinda capacitaciones a través de cursos
gratuitos3 sobre “Teletrabajo, cambio cultural y
transformación digital”, a todos los interesados
en desarrollar habilidades básicas relacionadas
con esta forma de organización laboral.
En el marco de la implementación del
teletrabajo, y tomando los datos obtenidos
en el estudio Medición del teletrabajo en
entidades públicas. Penetración y percepciones
2019 elaborado para el MinTIC por el Centro
Nacional de Consultoría, es posible identificar
algunos aspectos interesantes sobre el impulso
y masificación de esta modalidad laboral. Un
primer resultado que llama la atención sobre su
desarrollo en el sector público es su incremento
 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

de 25 puntos porcentuales en los últimos
5 años, al pasar del 13% de implementación
en 2014, al 38% en 2019 (MinTIC 2019, p. 18).
Sobresalen entre las modalidades de
teletrabajo que mayor nivel de adopción tienen,
a corte de 2019, con el 89% la modalidad
suplementaria, seguida por la modalidad
autónoma con el 19% y la modalidad móvil con
el 8%. Llama la atención que el 100% de los
encuestados señaló que el lugar seleccionado
para realizar teletrabajo es su casa o domicilio,
puesto que para su masificación deben tenerse
en cuenta, entre otros los beneficios, las
desventajas y los costos generados en servicios
públicos, además de los equipos requeridos
para el aprovechamiento de las TIC.
Respecto al uso de equipos y demás
elementos requeridos por parte del trabajador
para llevar a cabo sus tareas de manera no
presencial, la Circular Externa 027 de 2019
de MinTrabajo señala que pueden llegarse a
acuerdos entre el empleado y el empleador para
el otorgamiento de los recursos o instrumentos
necesarios para la realización de las labores
de teletrabajo, facilitando la realización de
las tareas y siendo un elemento clave para
dar continuidad al proceso de transformación
digital que se viene adelantando.
Sin embargo, y pese al impulso que se ha
venido teniendo, la masificación del teletrabajo
en el país, aún hay barreras que impiden su
implementación en entidades públicas. En
comparación con las 26 personas que en
promedio realizaban teletrabajo en 2014, para
el año 2019 solo se identificaron 13 personas
en esta modalidad por entidad. Tal reducción
responde a factores identificados por la entidad
y por los trabajadores asociados a barreras,
limitaciones, desconocimiento y voluntad para
la implementación del teletrabajo; cuestiones
que fuera de limitar la adopción de nuevas
modalidades de trabajo también se convierten
en obstáculos para la transformación digital
del país.
En cuanto a las barreras identificadas
dentro de las entidades para el impulso de
esta modalidad laboral, pueden señalarse
las siguientes: la incertidumbre, el miedo
y la desconfianza (21%), la alta inversión
en tecnología e infraestructura (16%),
la cultura organizacional (11%), el bajo nivel
de apropiación tecnológica por parte de
la entidad (8%), la falta de información y
capacitación de los funcionarios (8%) y la falta de
compromiso de los directivos (8%). Ahora bien,
en relación con barreras por desconocimiento,
se identificaron: la poca claridad de la normativa
en asignación de equipos, pago de servicios
públicos y conexión a internet (10%), la poca
claridad del modelo para planear el esquema de
teletrabajo (6%) y la poca claridad sobre la Ley
y/o la regulación en Colombia sobre el
teletrabajo (6%) (MinTIC, 2019, p. 30). Los datos
referidos ponen sobre la mesa los aspectos
internos que limitan la implementación
del teletrabajo como modalidad laboral y
la importancia de abordarlos de manera
transversal para adoptar así medidas claras
que impulsen la masificación del teletrabajo
y el uso de las TIC con ese fin.
9

Gráfica 1.
Barreras para impulsar el teletrabajo en Colombia

Poca claridad sobre la Ley y/o la regulación en Colombia sobre el teletrabajo 6%

Poca claridad del modelo para planear el esquema de tele trabajo 6%
Poca claridad de la normativa en asignación de equipos, pago de servicios… 10%
Falta de compromiso de los directivos 8%
Falta de información y capacitaciones de los funcionarios 8%
Bajo nivel de aprobación tecnológica por parte de la entidad 8%
Cultura organizacional 11%
Alta inversión en tecnología e infraestructura 16%
Incertidumbre, el miedo y la desconfianza 21%

Fuente: Elaboración propia, basada en (MinTIC, 2019, p. 30).

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 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

A pesar de lo anterior, el teletrabajo como modalidad laboral ha

generado en las entidades públicas una percepción de beneficios del 84%
debido a la identificación de resultados positivos tales como: aumento
en la productividad (48%), mejora en el ambiente laboral (31%), mayor
motivación por parte de los trabajadores (25%), mejor calidad de vida
(48%) y ahorro de dinero (19%) y de tiempo (10%) (MinTIC, 2019, p. 29).
Esto permite evidenciar que, bajo el lente de las entidades públicas, el
teletrabajo contribuye a la transformación y evolución digital del país,
con un 92% de aceptación y una disposición alta para adoptar este nuevo
esquema laboral.

Gráfica 2.
Beneficios percibidos por la adopción del teletrabajo en Colombia

Ahorro de tiempo 10%

Ahorro de dinero 19%

10

Mejor calidad de vida 48%

Mayor motivación por

parte de los trabajadores
25%

Mejora en el ambiente laboral 31%

Aumento en la productividad 48%

Fuente: Elaboración propia, basada en (MinTIC, 2019, p. 29).

En ese orden de ideas, se destaca que pese a los beneficios

identificados por la implementación del teletrabajo en las entida-
des públicas, como reducción de costos, aumento en los niveles de
productividad, mejores condiciones laborales unidos uso y apro-
piación de las TIC, persisten limitantes para su adopción como la
cultura organizacional y las prácticas laborales de las entidades;
la infraestructura, las habilidades y las capacidades para el uso de las TIC
y el conocimiento de la normativa vigente para definir responsabilidades,
derechos y deberes en medio del desarrollo de esta modalidad laboral.

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03.
TELETRABAJO EN LA COYUNTURA
DEL COVID-19
Con la propagación del COVID-19 y
la adopción de medidas de aislamiento
preventivo obligatorio y de autocuidado,
las dinámicas laborales migraron de la
presencialidad a la virtualidad. Así el trabajo
en casa y el teletrabajo empezaron a ser las
modalidades laborales predominantes, dada la
respuesta inmediata que ofrecen a la necesidad
de mantener el distanciamiento social sin
detener las actividades económicas y
productivas en Colombia.
A través de la Circular Externa 018 de
2020, el Ministerio del Trabajo, retomó las
recomendaciones dadas por el Ministerio de
Salud, instó a las entidades del sector público
y privado, servidores públicos, trabajadores del
sector privado, independientes y contratistas
a “(…) adoptar el trabajo remoto (en casa)
o teletrabajo como medida excepcional,
ocasional y temporal para la contención del
COVID-19” (Ministerio del Trabajo, 2020), en
aras de dar continuidad a las actividades
económicas y productivas del país, bajo un
esquema que permitiera enfrentar la coyuntura
de la pandemia. Es importante señalar que
la aplicación de los métodos de teletrabajo
y trabajo en casa es según los lineamientos
definidos en la Circular 027 de 2019 de
MinTrabajo, de carácter voluntario, ocasional y
de común acuerdo entre los trabajadores y el
empleador, razón por la cual, deben definirse
las condiciones para su implementación dentro
de cada entidad y organización.
Según estimaciones de MinTrabajo,
con la entrada en vigor de las medidas de
aislamiento preventivo obligatorio y casa (ACRIP Nacional, 2020).
distanciamiento social en el país en el mes
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
de marzo, cerca de 6 millones personas
migraron de la presencialidad a la virtuali-
dad y continuaron con sus labores bajo esta
última modalidad. A medida que las medidas
de aislamiento se iban prologando en el tiem-
po, la continuidad del teletrabajo y trabajo
en casa también lo hacía. A pesar de que las
medidas orientadas a impulsar esas moda-
lidades laborales en medio de la pandemia 11
eran transitorias, con el fin de salvaguardar la
salud de los ciudadanos, han permanecido
en el tiempo, hasta incluso ser consideradas
como alternativas laborales para un escena-
rio pos COVID-19.
En este mismo sentido, el Estudio de
Trabajo Remoto. Prácticas laborales virtuales
implementadas por las empresas en Colombia
realizado por la Federación Colombiana de
Gestión Humana (ACRIP Nacional), con corte a
junio de 2020, y que se enfoca en las prácticas
de gestión del trabajo remoto en medio de
la coyuntura por el COVID-19 en Colombia,
evidencia que las nuevas modalidades de
trabajo han tomado fuerza no solo dentro de las
entidades públicas, sino también en empresas.
El 76,4% de las entidades y organizaciones
encuestadas señaló su interés de mantener
como política organizacional el sistema de
trabajo remoto; es de especial interés el hecho
de que el 53,4% manifestó no tener ningún tipo
de sistema de trabajo remoto implementado
antes de la pandemia. Más aún, entre las
modalidades de trabajo remoto definidas,
únicamente el 11,2% contaba con un modelo
de teletrabajo definido previo a la pandemia y
el 23,6% contaba con un modelo de trabajo en
N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a

Los datos del estudio señalado, sumados
a la iniciativa “Teletrabajo” de MinTIC y MinTra-
bajo, permiten concluir que, si bien en Colombia
se ha impulsado la adopción e implementación
de nuevas modalidades de trabajo unidas al
uso y apropiación de las TIC desde el año 2008,
su incorporación dentro de las políticas de ges-
tión del trabajo de las entidades y organiza-
ciones aún se enfrenta a retos y barreras como
la infraestructura, la conectividad y la cultura
organizacional. Coyunturas como la actual
ponen en evidencia la importancia de redefinir
tanto las modalidades laborales como las rela-
ciones entre empleador y trabajador en cuan-
to a espacios y entornos se refiere, puesto que
la transformación digital y la modernización
del país están cada vez más inmersas en esas
nuevas lógicas de trabajo.
En el mismo estudio de ACRIP Nacional se
destacan entre las ventajas de la implementación
del sistema de trabajo remoto las siguientes: la
reducción de costos en general con un 62,70%,
el aumento de la productividad a través del
trabajo por objetivos estratégicos con un
46,60%, y una mayor inversión en tecnologías
de la información con un 27,30%. Sin
embargo, desde la posición del empleado,
las nuevas modalidades laborales traen
también desventajas como la desconexión
trabajo-familia con un 65,20%, la sensación de
aislamiento con un 41,60%, mayor acumulación
de tareas con un 32,90%, y comunicación
interna distorsionada con un 23,60% (ACRIP
Nacional, 2020).
Los datos del estudio mencionado,
cruzados con los datos del teletrabajo antes
del COVID-19, demuestran que la migración de
la presencialidad a la virtualidad o al trabajo
remoto, requiere de planificación interna
que permita superar los retos y barreras
identificados dentro de la entidad u
organización, y que repercuten de manera
directa en la calidad de vida, el desempeño
laboral y el cumplimiento de tareas para
alcanzar objetivos por parte del trabajador.Se
requiere entonces de una inversión en equipos
y recursos al igual que en infraestructura para
garantizar la conectividad, al fomentar así el
uso de las TIC; también es necesario definir
procedimientos que faciliten la comprensión
de los beneficios y desventajas de las nuevas
modalidades laborales para el trabajador
y el empleador.
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Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
Imagen tomada de: https://mintic.gov.co/portal/604/
articles-5026_imagen_1.jpg el 18 -12 - 2020
12
Además, es sustancial elaborar un
estudio previo sobre riesgos laborales y salud
ocupacional —tanto física como mental— del
trabajador, para garantizar que el desarrollo
de sus actividades laborales bajo una nueva
modalidad se dé de forma adecuada, de tal
forma que permita a la empresa o entidad
contratante mitigar los riesgos y afectaciones
asociados al trabajo remoto. Por ello
deben acatarse las recomendaciones y los
lineamientos dados por MinTIC y MinTrabajo
sobre la metodología para la implementación
del teletrabajo como nueva modalidad de
trabajo en las entidades, de modo que la
transición de la presencialidad a la virtualidad
y el trabajo remoto sea organizada, clara y
contribuya así a la transformación digital y a
los procesos de modernización que se vienen
adelantando en Colombia, tanto en el sector
público como en el privado, haciendo patente
y manifiesta una respuesta tanto a las nuevas
realidades como a los contextos productivos
y laborales.
 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

CASO DE ESTUDIO

DNP y el teletrabajo
Entidad:
Departamento Nacional de Planeación
(Dirección General, Secretaría General y Subdirección
de Gestión y Desarrollo de Talento Humano)

En el sector público el teletrabajo ha sido impulsado como una

modalidad laboral que, a partir del uso de las TIC, fomenta dinámicas
innovadoras para llevar a cabo las tareas propias de las entidades y el
cumplimiento de los objetivos definidos, dentro de nuevos esquemas de
trabajo y de organización institucional. Las disposiciones del Gobierno
nacional para impulsar el teletrabajo, la transformación digital y la
modernización del país han ido avanzando conforme la regulación y 13
la coyuntura que se ha ido presentando, dando prueba de que estas
modalidades laborales responden a procesos productivos y dinámicas
sociales más amplias.

El Departamento Nacional de Planeación (DNP) como entidad

pública del orden nacional no ha sido ajena a dicho impulso y ha apostado
por la adopción de nuevas modalidades de trabajo, de manera que desde
su organización institucional se estimulan procesos de innovación,
transformación digital y modernización. Con tal intención se implementó el
plan piloto para adoptar la modalidad de teletrabajo dentro de la entidad,
respaldado mediante la Resolución 4196 de 2015, cuyo objetivo consisten
en identificar retos, barreras y oportunidades de mejora que den paso a la
incorporación de esas modalidades de trabajo en el Departamento.

Con base en los lineamientos definidos en la Ley 1221 de 2008, es

a través de la Resolución 0954 de 20204 que el DNP implementa la
modalidad de teletrabajo como una
Lea este artículo en: https://eipdnp.medium.com/experiencias-del-trabajo-en-casa-en-
tiempos-de-aislamiento-obligatorio-el-caso-del-eip-del-dnp-e5461a4635c0 (…) alternativa para mejorar la calidad de vida personal y laboral,
mediante el uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación (TIC), que le permitan desempeñar
4 La resolución fechada
sus funciones sin requerir la presencia física en su lugar específico de
el 12 de marzo de 2020,
fue emitida antes de la trabajo, fortaleciendo así la organización laboral (DNP, 2020).
declaratoria del Estado de
Emergencia Económica,
Social y Ecológica por parte
del Gobierno nacional en el
país y deroga la Resolución
4196 de 2015.

N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a

Con la resolución mencionada, desde la
Dirección General del DNP, se promueve en la
entidad el teletrabajo autónomo y el teletrabajo
suplementario como nuevas modalidades
laborales que se articulan con los esfuerzos
que se han venido haciendo de cara a la
transformación digital del país a partir del uso
y aprovechamiento de las TIC desde el nivel
nacional. Así, se puso en marcha una apuesta
que desde 2015 se viene trabajando en la
entidad, relacionada con el uso y apropiación
de las TIC para además de mejorar los procesos
internos, generar mayores impactos en materia
de productividad y gestión institucional.
En este sentido, la Resolución 0954
establece quienes son los funcionarios del
DNP que pueden acogerse de estas nuevas
modalidades de trabajo, previa definición
de las condiciones, los compromisos, los
deberes y los derechos para adelantar sus
labores y obligaciones de manera remota,
junto con la instancia interna encargada de
adelantar el respectivo proceso de selección
e implementación del teletrabajo y las demás
disposiciones institucionales a las que haya
lugar, como el seguimiento y la evaluación.
Desde el año 2015, el DNP adelanta
la adopción de la política de teletrabajo, y
para ello, especialmente en el último año,
ha concentrado sus esfuerzos en derribar
las barreras organizacionales que dificultan
su implementación, sean estas culturales
o tecnológicas. No obstante, como la gran
mayoría de entidades, el DNP no se encontraba
preparado para asumir el reto de enviar
a todos sus funcionarios a trabajar desde
casa de la manera como lo ha provocado la
pandemia del COVID-19. Así, la emergencia
sanitaria ha impuesto a los equipos de talento
humano, tecnología y gestión documental de
las diferentes entidades, grandes retos que
deben asumir en muy corto tiempo (Farías y
Colmenares, 2020). Si bien la adopción del
teletrabajo como nueva modalidad laboral
responde a un proceso de digitalización,
conectividad y transformación tecnológica en
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
la entidad, coyunturas inciertas y complejas
como la actual hacen evidente la importancia
de continuar trabajando articuladamente en los
procesos institucionales de modernización.
Tal como ya se ha señalado, la disposición
de adoptar el trabajo en casa y el teletrabajo
como medida transitoria para hacer frente
a la propagación del COVID-19 sin afectar
la productividad, pasó a ser una medida
permanente tras el avance de la pandemia y las
decisiones adoptadas por el Gobierno nacional
para salvaguardar la vida de los ciudadanos.
Dentro de este escenario, pese a contar con
avances significativos en la implementación
del teletrabajo, el DNP, en cumplimiento de las
medidas de distanciamiento social, al igual que
todas las entidades públicas, debió promover
para la totalidad de sus colaboradores y
funcionarios el trabajo remoto para garantizar
la continuidad en la prestación del servicio. 14
Esa migración de lo presencial a lo virtual
se dio de manera abrupta por un hecho de fuerza
mayor, sin posibilidad de adoptar medidas de
planificación con antelación, lo que puso a
prueba la capacidad de respuesta inmediata por
parte de las entidades a las nuevas dinámicas
laborales. Esto se convirtió en un gran desafío
para las organizaciones y sus funcionarios,
tanto en materia de adaptabilidad como en la
puesta en marcha de procedimientos definidos
previamente pero que aún se encontraban
en fase de implementación; ello también
representó enfrentar un contexto complejo
e incierto que dejó grandes aprendizajes
en materia de adaptabilidad, capacidad de
respuesta y resiliencia.
En el caso del DNP, la respuesta a la
nueva realidad laboral en la que primó el
trabajo remoto (trabajo en casa y teletrabajo)
sobre el presencial, dadas las medidas de
distanciamiento social decretadas por el
Gobierno nacional, resultó más rápida y efectiva
de la esperada, debido al antecedente de que el
teletrabajo había sido adoptado como política
institucional. Sin embargo, aún existen barreras
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 Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

y retos por superar para lograr que el teletrabajo
se convierta en una práctica más común en
la entidad, de forma tal que mejore tanto en
materia de conectividad e infraestructura
digital, como en cultura organizacional.
Se han identificado así dos grandes áreas
de intervención para fomentar el teletrabajo
dentro del DNP: la primera, está enfocada en
la definición de procesos y procedimientos
claros a partir de una política institucional de
teletrabajo que incorpore la normativa vigente
correspondiente; y la segunda, se centra en la
implementación del teletrabajo en la entidad
a partir de la articulación entre las diferentes
dependencias para impulsar la apropiación de
las TIC, el cambio en la cultura organizacional y
la optimización del trabajo efectuado por cada
uno de los funcionarios del DNP.
Desde el inicio del Estado de Emergencia
Económica, Social y Ecológica por la pandemia
del COVID-19, desde el DNP se ha reconocido
la importancia de impulsar el teletrabajo
como modalidad laboral, ello a través de los
procesos implementados y procedimientos
definidos desde la Subdirección de Gestión de
Talento Humano (SGDTH), dependencia que
sigue los lineamientos de la Secretaría General,
enmarcados en la Resolución 0954 de 2020,
para la migración de la presencialidad a la
virtualidad.
Ese proceso de implementación en el
DNP demuestra que la adopción del teletrabajo
como modalidad laboral requiere articulación
interna que permita su puesta en marcha. Sin
embargo, el procedimiento es solo una parte
del proceso que debe adelantarse para dar
paso al funcionamiento propiamente dicho del
teletrabajo, han de superar retos y dificultades
tanto organizacionales y tecnológicas, como
culturales y comportamentales.
De acuerdo a lo expuesto, a partir del
procedimiento definido y los beneficios regis-
trados en el diagnóstico, se puede impulsar
aún más el teletrabajo en el DNP, para lo cual es
fundamental que para las decisiones se cuen-
ten con los apoyos de la Oficina de Tecnología
y Sistemas de Información (OTSI) para el uso
y apropiación de las TIC; igualmente se necesita
un cambio en las prácticas culturales organiza-
cionales tradicionales del sector público, que
siguen viendo en el teletrabajo una pérdida de
control y seguimiento sobre los trabajadores,
sus obligaciones y el cumplimiento de las metas
definidas con anterioridad.

15

...Según estimaciones de MinTrabajo,

con la entrada en vigor de las medidas
de aislamiento preventivo obligatorio
y distanciamiento social en el país en
el mes de marzo, cerca de 6 millones
personas migraron de la presencialidad
a la virtualidad y continuaron con sus
labores bajo esta última modalidad...

N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a

En el diagnóstico efectuado por la
SGDTH en febrero de 2020, previo al inicio de
la emergencia sanitaria, y con el objetivo de
incrementar el número de teletrabajadores
dentro del DNP, se identificó la necesidad de
fortalecer la política de teletrabajo desde los
ámbitos cultural, tecnológico y operativo.
Lo anterior en consonancia con una lógica de
modernización, aumento de la productividad y
uso y apropiación de las TIC como impulso de
la transformación digital de la entidad, en línea
con el impulso que en el sector público lleva a
cabo el Gobierno nacional.
A la fecha, el DNP cuenta con 13
trabajadores que están bajo la modalidad de
teletrabajo, el 9,69% son mujeres y el 4,31%
son hombres, tal diferencia se debe a que la en-
tidad vincula una mayor proporción de mujeres.
Así mismo, y dados los procedimientos defini-
dos para la implementación del teletrabajo en
el DNP, se ha determinado que 12 servidores
públicos llevan a cabo sus labores en la modali-
dad de teletrabajo suplementario —2 días en su
residencia y 3 días en la entidad—, mientras que
un servidor público en condición de discapaci-
dad está en teletrabajo de manera permanente
(DNP, 2020).
Ahora bien, la implementación del
teletrabajo supone una serie de retos en
materia de coordinación, asignación de
tareas, comunicación y uso de herramientas
TIC al incorporar dinámicas diferentes a las
replicadas en escenarios presenciales. El 54%
de los teletrabajadores afirman no haber tenido
ninguna dificultad para teletrabajar, lo que, si
bien es mayoría, no desconoce que en la práctica
hay varias dificultades que pueden presentarse
en el desarrollo del teletrabajo. Así, el 23% de
los teletrabajadores afirman haber presentado
problemas para acceder a la conexión remota,
mientras que el 15% manifiesta haber tenido
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
dificultades para asistir a reuniones y el 8%
restante informa haber tenido inconvenientes ...10 de los 13
asociados a las barreras actitudinales de los
5
equipos de trabajo (DNP, 2020). teletrabajadores
Sin embargo, 10 de los 13 teletrabajado-
res manifiesta haber incrementado sus niveles manifiesta haber
de productividad a partir del desarrollo de sus
tareas de manera remota, ellos sustentado en
la mayor concentración para el desarrollo de
incrementado
sus niveles de
las tareas, mejor planeación de las actividades,
aprovechamiento del tiempo debido a la reduc-
ción en tiempos y costos de desplazamiento,
unido a mejores ambientes de trabajo. Así mismo,
han evidenciado aumentos en su calidad de
productividad
a partir del
vida al presentar menores niveles de estrés,
desarrollar e incorporar prácticas como discipli-
na, orden y priorización de tareas, aprovechar
el tiempo para compartir con la familia o incor-
porar rutinas más saludables, al adquirir nuevas desarrollo de
habilidades y competencias, y al usar cada vez
con más eficiencia las herramientas tecnológi-
cas disponibles.
sus tareas 16
Como oportunidades de mejora dentro de manera
del DNP para el impulso del teletrabajo como
modalidad laboral, se destacan las siguientes: la
importancia de efectuar monitoreo permanente
remota...
de la disponibilidad la conexión remota con
el fin de revisar y optimizar el servicio, así se
evitan interrupciones que afecten el desarrollo
de las actividades; una apropiación mayor
de las TIC para adelantar actividades como
foros y reuniones, desarrollar actividades de
seguridad y salud en el trabajo que incluyan
a los teletrabajadores; y la importancia de
impulsar esta modalidad como una alternativa
para alcanzar la eficiencia institucional,
especialmente en los niveles directivos para que
5 Modalidad de teletrabajo
se dé un cambio en la cultura organizacional autónomo según la Ley 1221
que impulse vincular a más colaboradores en de 2008.
esta dinámica laboral.
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Las medidas adoptadas en el DNP han
estado enfocadas tanto en los teletrabajadores,
así se cumple a la Resolución 0954 de 2020, como
en las vinculadas la iniciativa “Teletrabajo”
de MinTIC y MinTrabajo. Sin embargo, desde
la SDGTH se ha visto la necesidad de adoptar
medidas para hacer frente a la transición del
ambiente presencial al virtual por parte de
todos los colaboradores de la entidad, dado
6
que una coyuntura como la actual no había
sido contemplada y que el trabajo en casa
no está reglamentado; además no todos los
colaboradores han adelantado el proceso
para adherirse a la modalidad de teletrabajo.
Estas situaciones han aumentado el uso de los
servicios de acompañamiento por parte del
GSST para atender asuntos de salud mental y
problemas ergonómicos, junto con una mayor
articulación con la OTSI para garantizar la
conectividad remota de los colaboradores y la
continuidad en la prestación de sus servicios.
La coyuntura y la migración a la virtuali-
dad ha evidenciado que la continuidad en las
actividades laborales de forma remota, en dis-
tintas direcciones y áreas, es una ventana de
oportunidad para impulsar dentro de la entidad
nuevas modalidades de trabajo que promuevan
la productividad, la eficiencia y la transforma-
ción digital. La pandemia del COVID-19 puso a
prueba la capacidad de respuesta del DNP ante
escenarios inciertos, especialmente en cuan-
to a su adaptabilidad y capacidad de reacción
inmediata. Ese suceso se atendió identificando
los esfuerzos realizados en relación con el uso
y la apropiación de las TIC, la infraestructura y
la conectividad, siguiendo los lineamientos para
el trabajo en equipo sobre el uso de herramien-
tas y metodologías diferentes y las prácticas de
salud ocupacional (física y mental). Han sido
grandes avances que están modificando las ló-
gicas institucionales, que habilitan a la entidad
para responder adecuadamente, ahora y en
ocasiones posteriores, ante cambios abruptos
o contextos complejos e inciertos.
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
Una mirada moderna e innovadora de las
relaciones laborales de los colaboradores, de las
dinámicas de trabajo y las nuevas modalidades
laborales en el DNP, permitirá, además de
impulsar la productividad y la eficiencia
institucional, seguir modificando las prácticas
laborales asociadas a la cultura organizacional,
que, junto con los componentes normativos
y tecnológicos, continúan siendo retos por
superar para la adopción de nuevos esquemas
laborales y dinámicas novedosas de trabajo en
el sector público.
17
6 Es oportuno aclarar
que el teletrabajo es una
modalidad de trabajo
única y exclusivamente
para los funcionarios;
cuando hablamos se
habla de colaboradores se
está haciendo referencia
a los contratistas,
quienes no se consideran
teletrabajadores por su
forma de vinculación, pues
si lo fueran, se entendería
que un contratista tiene una
relación laboral con el DNP.
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04.
EL FUTURO DEL TELETRABAJO
EN COLOMBIA
En medio de la coyuntura generada por
el COVID-19 y la aplicación de las medidas
adoptadas por el Gobierno nacional, que
fomentan el trabajo en casa y el teletrabajo,
se han identificado varias dificultades y
barreras que no solo limitan la implementación
del teletrabajo, sino también resaltan la
importancia de fomentar un cambio en la
cultura organizacional de las entidades públicas
y las organizaciones.
Por un lado, la poca preparación interna
para afrontar un caso de fuerza mayor como
la declaración del aislamiento preventivo
obligatorio, se tradujo en medidas adoptadas
sobre la marcha por parte de las diferentes
entidades y organizaciones en cada uno de
sus grupos de trabajo. Así es como día tras día
se han identificado oportunidades de mejora
asociadas al uso de canales de comunicación
como WhatsApp, Microsoft Teams, Google Meet,
Zoom, correo institucional y plataformas para
organización de tareas.
De igual forma, migrar de la presenciali-
dad a la virtualidad implicó un cambio en las
dinámicas para realizar actividades propias
de cada trabajador, lo que conduce, por una
parte, al uso de plataformas diferentes a las
empleadas comúnmente en sus labores, y por
otra, a un cambio sustancial en las prácticas
de trabajo, incluidos espacios para conversar
sobre la salud mental y el estado de ánimo
de los trabajadores o la construcción de
espacios de cercanía pese a la distancia de la
virtualidad.
Ahora bien, con el trabajo remoto (en casa)
y el teletrabajo, los niveles de productividad se
han incrementado, pero han puesto en evidencia
problemas asociados como la sobrecarga
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia
laboral, la extensión de las jornadas laborales
y dificultades relacionadas con la ergonomía
y la salud laboral. Aquí es fundamental que
desde la entidad y organizacional se definan
procedimientos para su implementación, en los
cuales deben contemplarse aspectos de calidad
de vida laboral que motiven la productividad y la
eficiencia, sin que generen impactos negativos
en los trabajadores.
La necesidad de continuar las actividades 18
económicas y productivas en Colombia en
tiempos de la pandemia del COVID-19 ha
demostrado que existen retos normativos,
organizacionales y tecnológicos para dar
paso a espacios virtuales de trabajo remoto
que fomenten la productividad y la eficiencia
laboral. La situación sanitaria mundial impulsó
la adopción de estas modalidades, y demostró
que es posible llevar a cabo actividades
funcionales del Estado y de las organizaciones
de manera remota, lo que implica replantear las
dinámicas de trabajo que han predominado en
las instituciones para que incorporen las nuevas
realidades laborales.
Para concluir, es trascendental mencionar
que pese a no estar preparados para una
coyuntura como la actual, los procesos de
uso y apropiación de las TIC enmarcados en
la transformación digital, permitieron que el
cambio de lo presencial a lo virtual no fuera tan
brusco en algunas entidades, entre estas el DNP,
y ponen de manifiesto la importancia de motivar
su en las actividades laborales, así queda claro,
además, que la infraestructura es determinante,
pero ella no implica una inversión elevada si
se compara con los resultados obtenidos en
términos productivos, pues, en últimas, es
su uso adecuado el que aporta al éxito de las
nuevas prácticas laborales.
N u eva s m o d a l i d a d e s d e t ra ba j o e n e l E s ta d o d u ra n te l a pa n d e m i a
05.
REFERENCIAS
Moderniza ción del Es ta do en Época de Pa ndemia

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las empresas en Colombia. Federación Colombiana de Gestión Humana - ACRIP Nacional.

Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL). (2020). Informe Especial COVID-19
núm. 7. CEPAL.

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Departamento Nacional de Planeación. (DNP) (2020a). Resolución 0954 de 2020,

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Departamento Nacional de Planeación. (DNP) (2020b). Instructivo 19

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Farías, M.P. y Colmenares, L. (2020, 14 de agosto). El teletrabajo en el DNP en medio de

la pandemia del COVID-19. [Entrevistadores Laura Nieto, Lorena Pérez, Diego Torres
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Ministerio del Trabajo. (2020, 12 de Marzo de). Abecé de las medidas

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Presidencia de la República. (2012, 30 de abril). Decreto 0884 de 2012, por medio del cual se
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