TUTORIAL GUÍAS ELECTRONICAS

Acceso al portal de Guías Electrónicas

Desde nuestro equipo de cómputo con acceso a Internet ingresamos a la dirección:

http://webbooking.paquetexpress.com.mx:8104/webbooking

Se debe de ingresar los datos de USUARIO y CONTRASEÑA (datos proporcionados por

PAQUETEXPRESS) y dar clic sobre el botón de LOGIN que muestra la página para empezar con la
documentación.

Una vez que se registra la información correcta en los campos “Usuario” y “Contraseña”, el sistema
desplegara la pantalla del menú principal donde se tienen las opciones de operación de las Guías ,
como lo muestra la siguiente pantalla.
Documentación de Guía

Una vez que estamos en al pagina principal damos clic a la opción de Elaboración de Guías Prepago

Y nos aparece una pantalla donde viene la información de las facturas compradas con el número de
guías pendientes de utilizar, también se puede visualizar rango de KM y tarifa de las guías
compradas, damos clic en el renglón con a información de la factura que vamos a documentar

Una vez que seleccionamos nos aparece un segundo recuadro debajo del recuadro donde muestra
las facturas, dond desplegara la información de la guías sin utilizar. Seleccionamos la casilla de la
guía a documentar (En el caso que tengamos un envío con un mismo destinataria seleccionamos
varias guías) y damos clic en documentar
Nos aparece una pantalla para ingresar los datos, primero seleccionamos el centro de costo (Si es
que tenemos el servicio dado de alta), después damos clic en ORIGEN para seleccionar la dirección
de donde se va a hacer la recolección, damos clic en PLAZA para seleccionar la ciudad destino del
envío, en el recuadro de cliente escribimos el nombre del cliente, damos clic en el botón cliente
para seleccionar el cliente, por ultimo damos clic en el botón de dirección para que ingrese en los
recuadros los dato del domicilio del destinatario.

Una vez que tengamos todos los datos del remitente y destinatario seleccionamos si la entrega va a
ser a domicilio (EAD) o a Ocurre (Oficina Paquetexpress), en el recuadro de contenido ingresamos el
dato del tipo de mercancía que se están enviando.
Es en esta misma pantalla donde podemos seleccionar el servicio de notificación de envío y
recepción, para esto seleccionamos la casilla del servicio solicitado e ingresamos los datos del
correo electrónico donde se enviara la información de la guía.

Una vez que tengamos la información completa damos clic en CONFIRMAR DOCUMENTACION

Después de esto nos presenta una pestaña donde damos clic al icono de PDF

Y nos muestra una página nueva con la guía (Para el caso cuando seleccionamos varias guías para el
mismo destinatario, nos muestra un archivo PDF por guía)
La página No. 3 nos muestra las instrucciones de estas hojas.

Para el caso de los clientes que tienen instalado una etiquetadora, después de dar clic en
CONFIRMAR DOCUMENTACION seleccionamos la opción de DESCARGAR ARCHIVO
Inmediatamente después de dar un clic en el icono “Descargar Archivo”, aparecerá un cuadro de
dialogo, como se muestra a continuación, en donde se deberá dar un clic a la opción de “Guardar” o
“Save” ( salve o guarde en ingles), según sea el lenguaje de su sistema operativo, para que el archivo
se guarde en su computadora, y posterior a ello el sistema lo pueda imprimir; cabe mencionar que
siempre se debe seleccionar la opción “Guardar” o “Save”, para que pueda ser impresa la guía, y en
caso de seleccionar otra opción por error, se puede volver a bajar el archivo, y continuar con el
proceso de manera normal.

Inmediatamente después de que se selecciona la opción “Guardar” o “Save”, el sistema muestra el

siguiente cuadro de dialogo, tal como se observa en la siguiente pantalla, en el que se debe
seleccionar en el campo “Guardar en” o “Save in” la carpeta donde se grabará el archivo, en este
paso, invariablemente debe ser seleccionada la carpeta llamada “PEWEB”, ya que solo si se graba
ahí, el programa de enlace lo podrá detectar e imprimir, si es correcta la selección de la carpeta, se
deberá dar clic al botón “Guardar” o “Save”, que se encuentra en la parte inferior derecha de esta
misma pantalla.
Inmediatamente después, como se muestra en la pantalla siguiente, el sistema estará listo para
imprimir la guía, y como lo indica el cuadro de dialogo debemos verificar el folio de la guía, que las
impresoras estén en línea y con el papel listo, para poder dar el clic en “OK” y que se imprima la guía
y la(s) etiqueta(s).

Posteriormente se procede a dar un clic en al botón “OK” que aparece en ese mismo cuadro de
dialogo de esa misma pantalla (para realizar este último paso, debe estar seguro de que la guía y la(s)
etiqueta(s) se han impreso correctamente).

Cancelación de Guías.

Se deberá dar un clic en la opción “Cancelación de guía” del menú principal, y de inmediato se
accederá a la siguiente pantalla:

Una vez dentro de esta pantalla, se deberá teclear en el campo “No. de Guía”, el folio de la guía a
cancelar a partir del prefijo P (Ejemplo si la guía documentada es CUL01PP0004683, en el recuadro
se pone la información PP4683), seguido de los números de la derecha sin incluir los ceros a la
izquierda, tal y como se muestra a continuación.
Posteriormente se deberá dar un clic en cualquier parte del fondo azul de la pantalla “Cancelación de
guía” para que el sistema despliegue los datos de la guía a cancelar, como se muestra a continuación:

Una vez desplegados los datos de la guía, se deberá confirmar que coincidan con la guía impresa en
papel, si los datos son correctos, se puede proceder a confirmar la cancelación de la guía, dando un
clic al botón de “Confirmar Cancelación”, e inmediatamente y aparecerá el siguiente cuadro de
dialogo en la pantalla:
Si selecciona dar un clic al botón “OK”, el sistema procederá a borrar de manera definitiva la
información de la guía que se cancela, por lo que ya no habrá manera de recuperarla; se tendrá que
elaborar una nueva guía. Solo se podrá dar marcha atrás si en el cuadro de dialogo anterior
seleccionamos la opción “Cancelar”, así de esa manera se conserva la información de la guía, esto en
caso de que los datos no sean iguales a los de la guía en papel por ejemplo.

Una vez confirmada la cancelación de la guía, aparecerá el siguiente cuadro de dialogo en la pantalla,
donde se notifica que la o las guías seleccionadas fueron canceladas con éxito; después de esta
confirmación, se deberá dar un clic al botón de ACEPTAR, con lo que quedará terminado el proceso
de cancelación definitiva, y se podrá continuar con el mismo u otro proceso del sistema.

Elaboración de Manifiestos

Para elaborar un resumen manifiesto, es necesario entrar a la opción “Histórico de Envíos” del menú
principal del sistema y aparecerá la siguiente pantalla, seleccionamos TIPO DE MANIFIESTO (Para
este caso es Manifiesto de Guías Prepagadas) despues se debe dar un clic al botón “Generar” situado
en la parte inferior de la pantalla, para procesar la información de las guías existentes, y generar el
manifiesto.
Una vez que el sistema procesa la información, aparecerá la siguiente pantalla, mostrando las guías
que se incluirán en el manifiesto a generar

En seguida se debe dar un clic al botón “Direcciones”, para que al documento a generar se le agregue
la dirección fiscal del cliente remitente, se debe seleccionar de la tabla que aparece tal y como lo
muestra la siguiente pantalla, se marca con el puntero del Mouse, y se le da un clic al botón de
“Aceptar” para tomarlo e incluirlo en el manifiesto:

Una vez incluido el domicilio fiscal del cliente remitente en el manifiesto, se despliega la siguiente
pantalla con todos los datos
En la pantalla anterior, en caso de ser necesario, se pueden excluir guías del manifiesto, esto en caso
de que por algún motivo esa guía no deba viajar por el momento, sin embargo no se quiera cancelar
el envío, se puede excluir y posteriormente agregarse en un futuro manifiesto, solo basta con quitar
la marca (palomita) del cuadro anexo a la derecha del renglón de la guía a excluir, mediante un clic, y
no será tomada en cuenta en ese manifiesto, como lo muestra la siguiente pantalla:

Una vez que se tenga la seguridad del número de guías a incluir en el manifiesto, se deberá dar un
clic al botón “Generar” nuevamente, para que grabe el manifiesto con las guías a enviar,
mostrándose el siguiente cuadro de dialogo en la pantalla:
Al aparecer el cuadro de dialogo de la pantalla anterior, el manifiesto se habrá grabado con éxito, en
la que se puede dar clic a cualquiera de las dos opciones “OK” o “Cancel”, y el sistema desplegará la
pantalla que se muestra enseguida, en donde se tendrá acceso para continuar con la documentación
o cualquier otro proceso del sistema.

En la pantalla anterior si se presiona el botón “Regresar”, se accede a la pantalla inicial de la

generación del manifiesto, en la cual se pueden consultar los manifiestos ya generados, e imprimirlos
y/o cancelarlos.

NOTAS:
- Una vez generado un manifiesto, las guías incluidas en el, no se pueden cancelar, se deberá primero
cancelar el manifiesto y posteriormente cancelar la guía.

- Los manifiestos al generarse tienen el estatus de no recolectados, una vez que se recolectaron y se
les dio llegada en la sucursal de PAQUETEXPRESS, se les cambia el estatus a recolectado, y ya no
podrán ser borrados ni modificados por usted, solo podrá consultarlos e imprimirlos.
- El manifiesto debe siempre incluir su dirección fiscal, pues es la dirección que aparecerá en la
factura, al realizarle su facturación, y es el lugar en donde se efectuará el cobro de las guías.
Impresión de Manifiesto

Para poder imprimir el manifiesto ya generado, se deberá ingresar a la opción “Histórico de Envíos”,
del menú principal, como se indica en el apartado 4 de este instructivo , o bien dar clic en el botón
“Regresar” de la última pantalla de la generación del manifiesto, y de inmediato se desplegara la
pantalla que se muestra a continuación:

Como se muestra en la pantalla anterior se deberá teclear el día, mes y año, en el campo “Fecha”,
con el formato DD/MM/AAAA, para consultar el o los manifiestos del día en curso o anteriores, y
poder imprimirlo(s). Como lo muestra la pantalla siguiente, al poner la fecha se deberá dar un clic al
botón “Aceptar” o dar un enter en el teclado, para que despliegue la lista de manifiestos en dos
partes, recolectados (que ya están en la sucursal de PAQUETEXPRESS), y no recolectados, que son los
que están generados pero aun se tiene control sobre ellos.
En esta última pantalla se debe seleccionar el manifiesto a consultar, mediante un clic en el círculo
anexo al renglón del manifiesto, y un clic en el botón “Detalle”, al hacerlo se desplegará el siguiente
cuadro de dialogo en la pantalla:

En dicho cuadro de dialogo se deberá dar un clic al botón “OK” para que despliegue los detalles del
manifiesto, tal como se muestra a continuación:
Una vez desplegado el detalle del manifiesto, se podrá imprimir y/o consultar los detalles de todas y
cada una de las guías incluidas en el manifiesto, para imprimirlo se deberá dar clic al botón
“Imprimir” de la pantalla anterior, y se desplegará la siguiente pantalla:

Posteriormente en el menú principal de la parte superior izquierda de la pantalla del explorador de

Internet, se deberá seleccionar la opción “Archivo” o “File” (Archivo en inglés), según sea el idioma
del sistema operativo de su computadora, y después deberá seleccionar la opción “Imprimir” o
“Print”, como se muestra en la siguiente pantalla

A continuación se deberá escoger la impresora donde se quiere imprimir el manifiesto, cambiar el

numero de copias a 3 como se muestra en la siguiente pantalla, en las partes dentro de los círculos,
una copia es para usted, las otras dos son para PAQUETEXPRESS, posteriormente se dará un clic al
botón “Imprimir” o “Print”, para iniciar con la impresión.
El Cliente deberá firmar las tres copias en la línea donde aparece el nombre de su empresa, como lo
muestra la pantalla siguiente y dar un clic al botón “Regresar” para continuar con la operación del
sistema, así concluye la consulta/impresión del manifiesto.

Cancelación de Manifiesto

Para cancelar un manifiesto, se deberá dar un clic a la opción “Histórico de Envíos” del menú
principal, o bien dar un clic al botón “Regresar”, de la ultima pantalla de la generación del manifiesto,
como lo indica el apartado 4 de este manual, se desplegará la siguiente pantalla, donde al igual que
en la impresión, primero se debe consultar el manifiesto poniendo la fecha del día en curso en el
primer cuadro de fecha con el formato DD/MM/AAAA y dar “Enter”, o un clic en el botón “Aceptar”.
Inmediatamente se desplegará la siguiente pantalla, donde se observarán los manifiestos vigentes,
debe recordar que los manifiestos ya recolectados, no se podrán borrar.

A continuación deberá marcar con un clic el círculo anexo al manifiesto que se desea borrar o
cancelar y dar un clic al botón siguiente o anexo al círculo que tiene una cruz para proceder a borrar
el manifiesto y desplegará el siguiente cuadro de dialogo en la pantalla.
Posteriormente se debe dar clic al botón “OK” en el cuadro de dialogo anterior, solamente si se esta
seguro de que el manifiesto seleccionado es el que se desea borrar, de lo contrario necesitará dar un
clic en “Cancelar”, y procederá a seleccionar el manifiesto a cancelar nuevamente, una vez que se le
da clic al botón “OK” se muestra la siguiente pantalla, termina el proceso y ya esta eliminado el
manifiesto.

Terminar la Sesión

El usuario podrá terminar, si así lo desea, su sesión de trabajo en cualquier momento, y en cualquier
pantalla donde este disponible la opción “Terminar Sesión ”, solo bastará dar un clic en esta opción,
que se muestran encerradas en las pantallas siguientes, y la sesión se cerrará de manera definitiva.
Registro de cliente de destino

El momento de documentar no encontramos el cliente destino, o no corresponde su dirección

podemos dar de alta al cliente.

Dentro del menú principal de la página de Guías Electrónicas damos clic en la opción REGISTRO DE
CLIENTE DESTINO.

Al dar clic en REGISTRO DE CLIENTE DESTINO, ingresaremos la información:

Nombre, Sucursal Asignada (ciudad destino), Teléfono, Tipo de cliente (Señalar si es persona física
INDIVIDUIO o persona moral COMPAÑÍA), E-mail (al ingresar el correo podemos notificarle a su
cliente destino sobre el envío), RFC, Dirección. Una vez que tengamos todos los campos
debidamente llenado, damos clic en Insertar.

Es en esta misma ventana donde tenemos la opción de poder agregar una clave que nos facilite la
búsqueda del cliente para la cargar la información de la elaboración de guía.
Al dar clic en INSERTAR, en el recuadro de código de cliente se asigna un numero, pero tenemos un
recuadro de nombre CODIGO INT donde se puede asignar una clave (Letras y/o números) que
identifique a su cliente destino, con este dato, desde la pantalla de ELABORACION DE GUÍAS puede
cargar toda la información de este cliente.

Cualquier modificación de datos de un cliente ya registrado, es desde esta misma ruta en estas
pantallas donde podemos actualizar la información.

Asignación de Guías Electrónicas a Usuarios:

También es posible que al momento de generar la compra de guías Electrónicas, estas puedan ser
utilizadas por varios Usuarios (los cuales determina el cliente), estos usuarias solo podrán utilizar las
guías que el Administrador le asigne.

Ingresamos al portal de guías electrónicas, ingresamos los datos de Usuario y contraseña del
administrador (se solicitara a PAQUETEXPRESS usuarios y contraseñas para el Administrador y los
usuarios operativos) una vez que estamos dentro del Menú Principal, damos clic en Elaboración de
Guías Electrónicas y seleccionamos la factura que contiene las guías a asignar, cuando damos clic en
la factura nos aparece una segunda pantalla debajo de esta donde viene la información de las guías
a asignar

Al seleccionar la factura se despliega una pantalla debajo de la anterior donde aparecen las guías sin
asignar, seleccionamos las guías desde la casilla y activamos la casilla de Grupo de Compañias
Al activar la casilla de grupo de compañía, se despliega dos renglones debajo de esta casilla donde
nos pide que seleccionemos el cliente y el usuario.(damos clic en los botones para que nos aparezca
el listado y seleccionarlo desde ahí)

Una vez que tengamos la información, damos clic en asignar y el usuario ya podrá utilizar las guías.

Así como las guías fueron asignadas, estas también pueden ser DesAsignadas.

Para realizar este procedimiento, es necesario que el usuario administrador, desde esta mis pantalla
seleccione al usuario operativo desde el recuadro señalado en la imagen presentada al pie de estas
líneas.
Una vez que seleccionamos al usuario, nos va a presentar en la pantalla el listado de guías que tiene
asignado este usuario, activamos la casilla de la(s) guía(s) a desasignar, activamos la casilla de SIN
ASIGNAR y damos clic en el botón ASIGNAR

Al dar clic en el botón asignar nos aparece una ventana de alerta a la cual le damos clic en aceptar,
con esto se realiza el cambio y la guía queda desasignada al usuario operativo.
Detalles importantes de Operación:

· Todo manifiesto que sea cancelado o eliminado, después de ser impreso, deberá ser destruido en el
momento, para evitar que se confunda con el manifiesto vigente o nuevo.

· Es recomendable que el cliente verifique, que el numero de guías documentadas y sin cancelar que
se entregan al personal de PAQUETEXPRESS, al momento de la recolección, sea el mismo numero de
guías que estén incluidas en el manifiesto vigente, así como el numero de bultos a embarcar, ya que
de no ser así, se tendrá que verificar la mercancía y cancelar la(s) guía(s) que no viajan en ese
manifiesto, cancelando el manifiesto primero y luego la(s) guía(s), y elaborar un nuevo manifiesto o
si es el caso remplazar el manifiesto si es que no incluyera todas las guías que viajan en la
recolección.

· Las guías canceladas, en su forma impresa, se deben cruzar con pluma o plumón en forma diagonal,
para indicar su cancelación, y se debe entregar el juego completo de las mismas al personal de RAD
de PAQUETEXPRESS.

· Las guías de embarque que van a viajar incluidas en el manifiesto, se deben separar de la siguiente
manera: guía original y guía destino se anexan a las dos copias del manifiesto que se entregarán a
PAQUETEXPRESS. La guía origen debe ser adherida por parte del cliente, a una de las cajas del
embarque y la ultima copia o guía cliente es la que debe conservar el remitente, junto a su copia del
manifiesto.