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UNIDAD ORGÁNICA: Parque Industrias de América

DEPARTAMENTO: Dirección de Real Estate
VIGENCIA: A partir de Abril de 2001

ÍNDICE

Página

1. Antecedentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2. Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

3. Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

4. Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 3

5. Políticas
5.1. Solicitud de Propuesta de Cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.2. Cotización de Solicitud de Propuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
5.3. Cálculo Financiero de Tasa de Arrendamiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
5.4. Generalidades de la Orden de Cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
5.5. Orden de Cambio Interna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5.6. Autorización de Orden de Cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
5.7. Entrega Orden de Cambio al Cliente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5.8. Administración de Ordenes de Cambio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5.9. Control de Formatos para Orden de Cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
5.10. Contratación de Proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

6. Reportes, Formas y Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

7. Hoja de Aprobación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO DE LA COMPAÑÍA

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1. ANTECEDENTES:

A través de la ejecución del Proyecto de Construcción de Obra, es muy común que el alcance
original de los trabajos sufra cambios en las obligaciones contractuales, mismos que pueden
tener el efecto tanto de reducir como de aumentar el costo de construcción, especificaciones
o configuración del edificio, tiempo de entrega, alcance y calidad. Por lo que es indispensable
tener el estricto control y registro de cualquier modificación o cambio y afectar oportunamente
el presupuesto y el estado de costo real del proyecto.

2. OBJETIVO:

Establecer las reglas generales, lineamientos y criterios relativos a las Ordenes de Cambios al
Presupuesto Base Inicial del Proyecto que son necesarios e indispensables para mantener la
consistencia en el método de valuación del proyecto, formalizar el proceso de administrativo y
ejercer el estricto control económico, técnico y legal. Así mismo, reforzar los sistemas y
procedimientos de control interno que aseguren la adecuada presentación y revelación de
Inversiones de Construcción.

3. ALCANCE:

Para efectos de esta Política se considera que es aplicable a todos los Funcionarios y
Empleados que integran la estructura organizacional de Real Estate que en forma directa o
indirectamente intervienen en la operación y observación de los proyectos de construcción de
obras propiedad del Grupo, debiéndose sujetar al cumplimiento de lo estipulado en la
definición y términos de la presente Política.

Los Funcionarios y Empleados tienen la responsabilidad de conocer las Políticas y

Procedimientos que son aplicables a su trabajo y deben de cumplir con los lineamientos
establecidos en ellas, y es responsabilidad de los Titulares de Área asegurar que sus
Empleados conozcan el principio de la Política con el más alto nivel de normas de ética y de
integridad.
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4. DEFINICIONES:

4.1. Grupo Industrias de América

Se entiende todas las Empresas del grupo que operan dentro del giro de bienes raíces
(real estate) y su actividad principal es la adquisición y/o construcción de naves
industriales (bienes inmuebles) para venta y/o arrendamiento:
 Parque Industrias de América, S.A.
 Ecom de México, S.A.
 Industrias de América S.A. de C.V.

4.2. Solicitud de Propuesta de Cambio

Es el formato que deberá de utilizarse para atender cualquier requerimiento del cliente por
cambios en las especificaciones de construcción inicial, sin que esto implique una orden de
ejecución de los trabajos.

4.3. Orden de Cambio

Formato utilizado para legalizar y detallar cualquier cambio a las especificaciones del
proyecto de construcción original, solicitado expresamente por el cliente o derivado de
condiciones no previstas en el presupuesto base, implicando o no un costo y/o tiempo
adicional.

4.4. Orden de Trabajo

Formato que indica y contiene la información legal mínima para establecer la relación entre
Grupo Industrias de América como contratante y el Contratista General contratado.

4.5. Nivel Organizacional

Para efectos de esta Política se considera como nivel jerárquico, lo siguiente:

Nivel A: Director de Real Estate

Nivel B: Gerencia de Ingeniería y Calidad

4.6. Clasificación de Solicitud de Propuesta de Cambio

Se entenderá como la determinación del nivel jerárquico de la organización que tiene la
facultad para aprobar y autorizar la realización de trabajos de construcción de acuerdo a la
evaluación, importancia y monto de los recursos económicos, humanos y demás
especificaciones de los requerimientos o solicitudes propuestos por el Cliente.
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5. POLÍTICAS:

5.1. Solicitud de Propuesta de Cambio

5.1.1. Todo requerimiento de cambio en los proyectos de construcción solicitado por el

Cliente deberá ser siempre formalizado por medio de la forma denominada
Solicitud de Propuesta de Cambio identificada con el Número de Control (CLI01-
PIARE01-FOR002) la forma está incluida dentro de los anexos que integran el
Contrato donde especifique claramente el procedimiento respectivo.

5.1.2. La Solicitud de Propuesta de Cambio deberá contener:

 Datos Generales del Proyecto.
 Datos Generales del Cliente Solicitante.
 Descripción y Alcance del Trabajo Solicitado (Gráfica y Textual)
 Relación de Documentación Soporte que se Anexa.
 Afectación o Impacto al Programa / Calendario de Entrega
 Fecha de Compromiso de Respuesta.
 Firmado por el Funcionario Autorizado conforme a Contrato.

5.1.3. Es responsabilidad de la Gerencia de Proyectos atender correcta y oportunamente

las Solicitudes de Propuesta de Cambio tramitadas por los Clientes, a través del
Supervisor de Obra encargado del desarrollo del proyecto de construcción.

La Solicitud de Propuesta de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002) incluye la

siguiente leyenda: Está Solicitud por ningún motivo implicará una orden de
ejecución de los trabajos ahí descritos.

5.1.4. Todo requerimiento o solicitud de propuesta de clientes para aplicar cambios en las
especificaciones iniciales de construcción deberá hacerse únicamente a través del
funcionario autorizado conforme a contrato y asignado por el Cliente como
representante para admitir y efectuar convenios o trámites legales.

5.1.5. Invariablemente para ser tramitada toda Solicitud de Propuesta de Cambio el

Cliente deberá de definir claramente las especificaciones del trabajo, alcance y
estar debidamente firmada por el funcionario autorizado conforme a contrato que
ratifique su entera conformidad.

5.1.6. El Gerente de Proyectos será el responsable de cumplir y responder toda Solicitud

de Propuesta de Cambio de manera formal mediante la presentación a nivel de
Propuesta escrita en papel membreteado, en el periodo previamente establecido
en la misma Solicitud de Propuesta de Cambio y nunca en un plazo mayor de 6
días a partir de la fecha de firma de la Solicitud de Propuesta de Cambio.
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5. POLÍTICAS:

5.2. Cotización de Solicitud de Propuesta

5.2.1. El Gerente de Proyectos tendrá la responsabilidad de preparar el presupuesto base

de inversión de acuerdo a la descripción del trabajo y condiciones detalladas en la
Solicitud de Propuesta de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002) tramitada por el
Cliente utilizando como base los costos unitarios autorizados para determinar el
monto de inversión y evaluar el costo de cotizaciones de proveedores.

5.2.2. Toda Solicitud de Propuesta de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002) siempre deberá

ser cotizada o presupuestada principalmente por el proveedor activo como
contratista responsable del desarrollo del proyecto de obra, excepto en aquellos
casos que por circunstancias del programa de construcción, avance de obra o
especialización del trabajo convenga la contratación de otro proveedor.

5.2.3. Cuando el trabajo sea adjudicado a la Contratista General responsable del

desarrollo del proyecto y existan costos o presupuestos previamente autorizados,
se exime al Gerente de Control de Presupuestos y Costos de la obligación de
efectuar el proceso de búsqueda de cotizaciones y selección de proveedores. Sin
embargo, deberá dejar evidencia de la toma de decisión a través de la proforma
Análisis de Proveedores (CLI01-PIARE01-FOR002-A).

5.2.4. Será responsabilidad del Gerente de Control de Presupuestos y Costos coordinar la

búsqueda de cotizaciones y presupuestos de proveedores externos de bienes y/o
servicios que se encuentren previamente inscritos y aprobados en el Padrón de
Proveedores, acreditando los lineamientos establecidos en las Políticas respectivas
al Catálogo de Proveedores (01PIARE-01-POL014) y Contratación de Proveedores
(01PIARE-01POL008)

5.2.5. El Gerente de Control de Presupuestos y Costos será el encargado de realizar el

análisis de las propuestas de proveedores y determinar las condiciones de alcance
/ tiempo / costo / calidad de los servicios, materiales, mano de obra y demás
conceptos técnicos necesarios para emitir una propuesta que exceda las
expectativas del cliente y coadyuve a una adecuada inversión.

5.2.6. El Gerente de Control de Presupuestos y Costos deberá de elaborar el Análisis de

Proveedores utilizando la forma identificada con el No.(CLI01-PIARE01-FOR002-A)
que incluye la tabla comparativa de propuestas, conclusión y recomendaciones que
permitan avalar y soportar el análisis de impacto en el proyecto en relación al
alcance / tiempo / costo / calidad, además de las conclusiones de selección y
contratación del proveedor.
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5. POLÍTICAS:
(Continuación)

5.2. Cotización de Solicitud de Propuesta

5.2.7. Las cotizaciones de bienes y servicios de proveedores que se deriven de la

Solicitud de Propuesta de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002) formaran siempre
parte integral de la correspondiente Orden de Cambio.

5.2.8. El Gerente de Ingeniería y Calidad será exclusivamente el funcionario facultado

para revisar y autorizar el Análisis de Proveedores y Reporte de Impacto de
Solicitud de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002-A) y (CLI01-PIARE01-FOR002-B)
respectivamente.
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5. POLÍTICAS:

5.3. Cálculo Financiero de Tasa de Arrendamiento

5.3.1. El Gerente de Proyectos de acuerdo a la aceptación del Cliente a nivel de

Propuesta y a los datos descritos en el Reporte de Impacto de la Solicitud de
Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002-B) debidamente autorizada, elabora
requerimiento escrito del cálculo financiero de la tasa de arrendamiento a la
Gerencia de Planeación Estratégica.

5.3.2. Exclusivamente la Gerencia de Planeación Estratégica tendrá la facultad y

responsabilidad de realizar los cálculos financieros de afectación a la tasa de
arrendamiento originadas por la Solicitud de Propuesta de Cambio utilizando la
forma denominada Cálculo Financiero Determinación de la Tasa de Arrendamiento
de solicitud de propuesta de cambio identificada (CLI01-PIARE01-FOR002C)

5.3.3. Todo requerimiento de cálculos financieros derivados de la Solicitud de Propuesta

de Cambio deberán ser resueltas y contestadas en un plazo máximo de 2 días
hábiles a partir de la fecha de requerimiento formal.

5.3.4. Toda Solicitud de Propuesta de Cambio tramitada por el Cliente que afecte la
superficie de construcción pactada originalmente, podrá incluirse en el cálculo
financiero de tasa de arrendamiento, de lo contrario, se deberá negociar pago
directo.

5.3.5. Los conceptos y porcentajes autorizados que invariablemente deberán de

considerarse en todo cálculo financiero para determinar la Tasa de Arrendamiento
serán:

20% del Periodo de Arrendamiento Fully Amortizing.

20% Arriba de la Tasa de Interés.
15% de los Costos de Overhead.

Si el resultado del cálculo financiero son iguales o exceden a los autorizados

podrán ser autorizados por el Gerente de Planeación Estratégica, e invariablemente
cuando el factor o cálculo financiero sea menor a los antes señalados sin excepción
alguna deberá ser autorizado por el Director de Real Estate.

5.3.6. La Gerencia de Planeación Estratégica deberá validar y cotejar los datos base para
el calculo financiero contra el registro maestro del Cliente que permita asegurar la
correcta determinación de la nueva tasa de arrendamiento.
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5. POLÍTICAS:

5.4. Generalidades de Orden de Cambio

5.4.1. El Gerente de Proyectos será el Funcionario responsable de aplicar los métodos y

procedimientos establecidos para el trámite de las Ordenes de Cambio (CLI01-
PIARE01-FOR003) y de su elaboración correcta y oportuna de acuerdo al Análisis
de Proveedores y Reporte de Impacto de Solicitud de Cambio (CLI01-PIARE01-
FOR002-A) y (CLI01-PIARE01-FOR002-B) debidamente autorizadas.

5.4.2. Para que cualquier Solicitud de Propuesta de Cambio en el proyecto de

construcción de obra tramitada por el Cliente pueda ser ejecutado deberá ser
formalizado siempre por medio de la forma denominada Orden de Cambio
identificado con el No. Control (CLI01-PIARE01-FOR003) y estar debidamente
firmada por los representantes o funcionarios autorizados conforme a contrato para
la aceptación de Orden de Cambio.

5.4.3. Toda Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) que tenga afectación en forma,

alcance y/o función en las especificaciones de construcción y/o tiempo de entrega
del edificio, deberá ser elaborada y tramitada en apego a las cláusulas relativas y
detalladas en el contrato de arrendamiento y demás lineamientos establecidos en la
presente política.

5.4.4. Todo formato de Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) deberá ser llenada

en su totalidad, en cada uno de sus renglones y nunca omitir información o dejar
espacios en blanco.

5.4.5. La información que deberá contener y considerarse como parte integral de

cualquier Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) emitida para ser revisada,
evaluada y autorizada por la Gerencia de Ingeniería y Calidad y/o Dirección
General según corresponda, deberá ser la siguiente:
 Solicitud de Propuesta de Cambio.
 Reporte de Impacto de Solicitud de Cambio.
 Presupuesto Base del Trabajo.
 Programa de Obra.
 Cálculo Financiero de Tasa de Arrendamiento.
 Afectación al Presupuesto y Flujo Pagos.
 Estado de Cuenta del Costo Real del Proyecto

La información mínima descrita anteriormente es en forma enunciativa, más no

limitativa, por lo que la Gerencia y/o Dirección podrá requerir mayor evidencia
objetiva que respalde el análisis de impacto en el proyecto.
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5. POLÍTICAS:
(Continuación)

5.4. Generalidades de Orden de Cambio

5.4.6. El Gerente de Proyectos tendrá la obligación de buscar que la negociación de pago

de la Orden de Cambio requerida por el cliente sea en forma directa, excepto en el
caso que se afecte la superficie de construcción, que podrá ser amortizable dentro
de la tasa de arrendamiento.

5.4.7. A fin de tener un estricto control y actualizar la configuración integral y exacta del
edificio es necesario que por cualquier acción correctiva en la construcción, deberá
elaborarse siempre la proforma denominada Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-
FOR003) y determinar su impacto en el Programa de Obra / Proyecto Ejecutivo /
Especificaciones Detalladas de Construcción aun cuando no afecte el costo de
construcción pero exista modificación o cambio en las especificaciones y/o tiempo
de entrega.

5.4.8. Toda Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) en las Especificaciones Iniciales

de Construcción requeridas por el Cliente deberá ser firmada por el Funcionario
autorizado por Grupo Industrias de América previamente asignado y especificado
en el Contrato de Arrendamiento.

5.4.9. El Gerente de Proyectos será el responsable de coordinar el proceso de planeación

y ejecución de los trabajos autorizados en la Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-
FOR003) y de vigilar su cumplimiento obteniendo evidencia objetiva que manifieste
el alcance, tiempo, costo y calidad.

5.4.10. De acuerdo al monto de la operación se otorga la facultad de autorización de las

Ordenes de Cambio exclusivamente al Director General, Gerente de Ingeniería y
Calidad y Contralor de Real Estate de acuerdo a la tabla de clasificación de nivel de
autorización que aparece en Política 5.6.3.

5.4.11. Toda Orden de Cambio invariablemente del monto deberá estar relacionada con el
Código de la Partida Presupuestal que afecte, e incluir y anexar el Estado de
Cuenta del Proyecto (ADM01-PIARE01-FOR009) que permita determinar al costo
real, así como del análisis financiero y operativo que soporta la toma de decisiones.
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5. POLÍTICAS:
(Continuación)

5.4. Generalidades de Orden de Cambio

5.4.12. El Gerente de Proyectos deberá de informar oportunamente a la Gerencia de

Ingeniería y a la Dirección General cuando el monto acumulado de Ordenes de
Cambio sea superior al 10,000usd. y/o cumplimiento a los acuerdos establecidos
en el Contrato. En su caso, el Director establecerá las acciones y estrategias para
la nueva negociación de acuerdos con el Cliente.

5.4.13. Toda emisión de Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) autorizada

conllevará al ajuste del Flujo de Pagos que permita la adecuada administración de
los recursos financieros y cumplir oportunamente con las obligaciones contraídas.

5.4.14. El Gerente de Proyectos deberá de informar oportunamente las Ordenes de

Cambio y Estado de Cuenta del Proyecto al Departamento Jurídico quien será el
órgano facultado para definir los efectos legales respectivos ya sea de
modificación, adición o renovación del contrato de arrendamiento y/o anexos.

5.4.15. Todas las Solicitudes de Propuesta y Ordenes de Cambio emitidas que no sean
aprobadas o aceptadas por el Cliente deberán cancelarse, anotando el motivo del
rechazo y la leyenda de cancelado, y seguir con el procedimiento predeterminado
de control, custodia y distribución de Ordenes de Cambio.
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5. POLÍTICAS:

5.5. Orden de Cambio Interna

5.5.1 Sin excepción alguna se deberá elaborar Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-

FOR003) que afecte forma, alcance y función en especificaciones de construcción
derivado de cualquier error, omisión y/o sustitución en el Proyecto Ejecutivo de
Construcción que mediante la supervisión directa de la obra, revisión de planos y
diseño sean detectados por el Personal o Funcionarios Operativos de Real Estate.

5.5.2 Las Ordenes de Cambio derivadas de omisiones o errores imputables al Grupo

Industrias de América con un monto mayor de $10,000 usd en forma individual o
acumulada serán invariablemente revisadas por la Gerencia de Ingeniería y Calidad
y exclusivamente autorizadas por la Dirección de Real Estate.

5.5.3 Toda Orden de Cambio que se emita internamente que derive un cargo o crédito,
deberá ser evaluada por el Gerente de Control de Presupuesto, Costos y
Administración con el fin de validar su autenticidad, proponer alternativas y/o
estrategias de solución, además de tomar medidas correctivas para futuros
proyectos .

5.5.4 El Gerente de Proyectos deberá elaborar Registro Histórico de Antecedentes de

Ordenes de Cambio que incluya las medidas y acciones correctivas que permitan
evitar errores subsecuentes, así como vigilar y dar seguimiento a su correcta
realización.

5.5.5 Toda Orden de Cambio Interna deberá de apegarse a los lineamientos y

procedimientos establecidos en las Generalidades de Ordenes de Cambio
referenciada con el No. (CLI01-PIARE01-FOR003) descritos en la presente Política.
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5. POLÍTICAS:

5.6. Autorización de Ordenes de Cambio

5.6.1. El Gerente de Proyectos tendrá a su cargo la clasificación de ordenes de cambio,

de acuerdo al monto de la operación determinado en el análisis de impacto de la
solicitud de propuesta de cambio aprobada por el cliente, siempre y cuando no
afecte el Programa de Tiempo de Entrega.

5.6.2. Cualquier Orden de Cambio en Especificaciones de Construcción que afecte el

Programa de Tiempo de Entrega del Edificio independientemente de su monto,
requerirá del análisis y evaluación del Gerente de Ingeniería y Calidad e
invariablemente de la autorización del Director de Real Estate.

5.6.3. La codificación de la clasificación de la Orden de Cambio será dada de la siguiente

manera:

Clasificación de
Nivel de Autorización Monto de la Operación
Orden de Cambio

A Dirección de Real Estate $10,001 usd en adelante

B Gerencia de Ingeniería y Calidad Hasta $10,000 usd

De acuerdo al nivel de autorización, el funcionario facultado será el único responsable de

efectuar el análisis y evaluación de la Orden de Cambio, y en ningún momento podrá ceder o
transferir la autoridad a otro nivel o funcionario no incluido en esta Política.
En el caso de operaciones de clasificación Tipo B, el Gerente de Ingeniería y Calidad sin
necesidad de involucrar a la autoridad superior tendrá la facultad para tomar decisiones y
efectuar las acciones necesarias para atender los requerimiento hasta por el monto
previamente autorizado, siempre y cuando cumpla con los criterios, métodos y lineamiento.

5.6.4. Toda Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) para ser ejecutada

invariablemente deberá estar debidamente firmada por el Cliente Solicitante y
Funcionario Autorizado Conforme a Contrato además, de incluir la información y
documentación fehaciente debidamente firmada que respalde la conformidad de las
partes.
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5. POLÍTICAS:

5.7. Entrega de Orden de Cambio al Cliente

5.7.1. El Gerente de Proyectos será el responsable de presentar y entregar la Orden de

Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) debidamente elaborada y firmada de autorizado
por el Funcionario asignado por el Grupo Industrias de América, así mismo deberá
de exponer y clarificar las condiciones, alcance y afectación de arrendamiento.

5.7.2. La aceptación de la Propuesta derivará en una Orden de Cambio que será

formalizada a través de la firma del funcionario autorizado por el Cliente conforme a
contrato. En el caso de que la Orden de Cambio tenga impacto el tiempo de
entrega del edificio, deberá ser también firmada de autorizado por el Cliente
Solicitante.

5.7.3. El Gerente de Proyectos tendrá la obligación de informar a las Áreas de Jurídico,

Contraloría de Real Estate, Ingeniería y Calidad y Supervisores de Obra sobre las
afectaciones de la orden de cambio, a través de ficha informativa y copia de la
documentación que según corresponda o tenga injerencia cada departamento.

5.8. Administración de Ordenes de Cambio

5.8.1. La Gerencia de Proyectos es la responsable del manejo, control y seguimiento de

las Órdenes de Cambio emitidas y aprobadas por concepto de modificaciones al
programa de construcción de obra inicial.

5.8.2. La Gerencia de Proyectos, tendrá la obligación de verificar la adecuada y oportuna

ejecución de Ordenes de Cambio Internas emitidas y aprobadas por modificaciones
a la obra de construcción del proyecto a cargo del Grupo Industrias de América.

5.8.3. El Gerente de Proyectos deberá elaborar Estado de Cuenta del Proyecto (ADM01-
PIARE01-FOR009) que incluya el detalle de Ordenes de Cambio aprobadas, el cual
presentará a consideración y revisión del Gerente de Ingeniería y Calidad quien
será responsable de vigilar la correcta aplicación de los lineamientos y
procedimientos establecidos en la presente Política en los términos de control y
administración de Ordenes de Cambio de Especificaciones de Construcción.

5.8.4. El Gerente de Proyectos será el responsable del correcto uso, manejo y custodia
de las formas de Orden de Cambio y crear el archivo del expediente respectivo que
permita su control documental y su fácil localización para posibles aclaraciones.
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5. POLÍTICAS:
(Continuación)
5.8. Administración de Ordenes de Cambio

5.8.5. Invariablemente de la clasificación del nivel de autorización el Gerente de

Ingeniería y Calidad deberá verificar la documentación fehaciente que soporta la
Orden de Cambio y validar la autenticidad y correcta aplicación en la determinación
del Costo Real del Proyecto.

5.8.6. El Gerente de Proyectos será el responsable de elaborar Reporte Control de

Ordenes de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR006) por Plaza que permita la
supervisión y vigilancia estricta e identificar aquellas Ordenes atrasadas y/o en
crisis, presentado Informes Mensuales a la Gerencia de Ingeniería y Calidad y a la
Dirección de Real Estate.

5.8.7. El área de Contraloría de Real Estate tendrá a su cargo, vigilar y hacer cumplir la
presente Política aplicando los procedimientos y métodos necesarios de revisión y
verificación de la correcta elaboración, integración y contenido de las Ordenes de
Cambio, así como de la afectación al Presupuesto Base de Construcción y Flujo.

5.8.8. Contraloría de Real Estate deberá fungir como entidad reguladora de las partidas
del Presupuesto Base de Construcción y Costo Real que tenga como objetivo el
control de inversión y evaluar las variaciones.

5.8.9. El área de Contraloría de Real Estate será el responsable de revisar todas las
transacciones y procesos de registro derivadas de Ordenes de Cambio y/o Ordenes
Trabajo para la presentación oportuna de información financiera confiable, reportar
las deficiencias de control interno y proponer medidas correctivas.

5.8.10. Por ningún motivo se autoriza la modificación al Presupuesto Base de Construcción

Inicial aprobado para el proyecto.

5.8.11. El Gerente de Control de Presupuestos y Costos será el responsable de llevar a

cabo el estricto control presupuestal de los proyectos de inversión efectuando
comparativo del costo real de inversión contra el presupuestado.

5.8.12. El Gerente de Control de Presupuestos y Costos deberá verificar constantemente

que los costos y presupuestos se apeguen a los parámetros de viabilidad financiera
y de mercado previamente aprobados por la Dirección de Real Estate.
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5. POLÍTICAS:

5.9. Control de Formatos de Orden de Cambio

5.9.1. La Contraloría de Real Estate será el encargado de verificar el correcto uso y

manejo del consecutivo de los formatos Solicitud de Propuesta de Cambio (CLI01-
PIARE01-FOR002), Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003) y Orden de
Trabajo (CON01-PIARE01-FOR004) por lo que deberá de efectuar auditorias
periódicas como mínimo 2 veces al año aplicando arqueos sorpresivos de la
documentación y efectuando corte de formas.

5.9.2. Las revisiones o auditorias que efectúe la Contraloría de Real Estate deberán de
realizarse como mínimo una vez al año dejando evidencia fehaciente de su
realización e incluir en el informe de control interno mostrando los resultados
obtenidos.

5.10. Contratación de Proveedores

5.10.1. El Gerente de Proyectos coordinará la contratación de proveedores de bienes o

servicios externos en apego a los procesos y lineamientos establecidos en las
Políticas relativas al Catálogo de Proveedores (01PIARE-01-POL014) y
Contratación de Proveedores (01PIARE-01POL008)

5.10.2. Toda contratación de trabajos o servicios deberá ser siempre con el proveedor
previamente seleccionado y aprobado por la Alta Dirección en el Análisis de
Proveedores (CLI01-PIARE01-FOR002-A)

5.10.3. Toda contratación de proveedores cuyo monto de operación total sea mayor a
$20,000 usd deberá de formalizarse su contratación mediante la celebración de
Contrato de conformidad con el presupuesto base y especificaciones.
 Fecha: 01 Abril 2001
POLITICA Control: 01PIARE-01-POL011
ORDEN DE CAMBIO Revisión: S. Ruíz
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5. POLÍTICAS:

(Continuación)

5.10. Contratación de Proveedores

5.10.4. El Tipo de Contratación de Proveedores que deberá utilizarse para otorgar

contrato de ejecución de trabajos por concepto de Ordenes de Cambio (CLI01-
PIARE01-FOR003) a las obras de construcción será dado de acuerdo a la
siguiente tabla:

TIPO DE CONTRATACIÓN
MONTO DE LA OPERACIÓN
DE PROVEEDORES

Menor a 10,000 usd. Adjudicación Directa

De 10,000 a 50,000 usd. Cotización sin Concurso de Adjudicación

Superior a 50,000 usd. Concurso de Adjudicación

Nota:
Montos en dólares estadounidenses o su equivalente en moneda nacional.

Estos Montos y Tipos de Contratación sólo serán aplicados exclusivamente para la contratación
de proveedores externos derivadas por Ordenes de Trabajo previamente autorizadas por el
funcionario correspondiente.
 Fecha: 01 Abril 2001
POLITICA Control: 01PIARE-01-POL011
ORDEN DE CAMBIO Revisión: S. Ruíz
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6. REPORTES, FORMAS Y DOCUMENTOS:

6.1. REPORTES

 Análisis de Proveedores (CLI01-PIARE01-FOR002-A)

 Reporte de Impacto de Solicitud de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002-B)

 Cálculo Financiero de Tasa de Arrendamiento (CLI01-PIARE01-FOR002-C)

 Reporte Control Histórico de Solicitudes de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR005)

 Reporte Control de Ordenes de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR006)

6.2. FORMAS

 Solicitud de Propuesta de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR002)

 Orden de Cambio (CLI01-PIARE01-FOR003)

 Orden de Trabajo (CON01-PIARE01-FOR004)

 Estado de Cuenta (ADM01-PIARE01-FOR009)

(Ver Formas Anexas)

6.3. INFORMES

 Informe Ejecutivo Mensual de Ordenes de Cambio

 Fecha: 01 Abril 2001
POLITICA Control: 01PIARE-01-POL011
ORDEN DE CAMBIO Revisión: S. Ruíz
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7. HOJA DE APROBACIÓN:
NOMBRE PUESTO FIRMA FECHA

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

Sergio Ruíz

APROBADO POR:

Mayra Terminel

Salomón Noble

Carlos Figueroa

Rodolfo Noble