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Subdireccin de Bibliotecas Pblicas

Mdulo 4
Clase 9
Documento
Duracin

: Planilla de Clculo- Excel


: Excel Crear Tablas Dinmicas
: Plan de clases
: 60 minutos

Objetivo General
Familiarizar a los alumnos con las funciones bsicas que Excel tiene
disponibles y ensearles cmo usarlas para manipular los datos de una tabla.
Objetivos Especficos
Utilizar funciones para realizar clculos con Excel
Utilizar la funcin Suma
Usar la funcin de Autofiltro
Ordenar una lista por categora en orden alfabtico o numrico
Manipular una lista de datos

Vista general de la clase


Tiempo estimado

Tema

5 minutos

Repaso de la clase anterior

2 minutos

Introduccin

8 minutos

Usar una Funcin

10 minutos

Usar el asistente de Funciones

10 minutos

Usar la funcin de Autofiltro

10 minutos

Ordenar datos en orden alfabtico o numrico

10 minutos

Cierre

Repaso
En la clase anterior hablamos sobre una de las utilidades ms importantes del programa
Excel, las frmulas que se emplean para realizar clculos en una hoja de clculo. Una
frmula puede constar de cualquiera combinacin de los siguientes: signos de
operaciones, valores (textos, nmeros, valores lgicos), referencias a otras celdas, y
funciones de hoja de clculo. Todas las frmulas se inician con un signo igual = al
terminar de ingresarlas es necesario oprimir la tecla Enter en su teclado. Las referencias
a otras celdas se pueden escribir manualmente pero tambin es posible ingresarlas
haciendo clic sobre la celda que se quiere incluir en la frmula o desplazando a la misma
con las teclas direccionales en el teclado. Para ingresar una frmula en una celda de otra
manera, se puede hacer clic sobre el signo = que aparece en la barra de frmulas para
abrir la paleta de frmulas. La ventaja de usar la paleta de frmulas es que sta permite
ver el desarrollo de la frmula a medida que la ingresa. Tambin hablamos de los posibles
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mensajes de error que nos puede devolver una frmula si se escribe incorrectamente.
Para eliminar el mensaje de error, slo se necesita corregir la frmula (o corregir la celda
a la que se hace referencia).

Cuerpo de la Clase
Introduccin
En la clase anterior se habl sobre la importancia y la utilidad de las frmulas en una hoja
de clculo de Excel. Adems de las frmulas, Excel cuenta con una herramienta llamada
las funciones. Para no confundir el nombre de esta herramienta con la palabra que
utilizamos para describir a otros aspectos de Excel, tales como la funcin de
Autocompletar, o la funcin de bordes, en esta clase cuando nos referiremos a la
herramienta la escribiremos en cursivo as: funcin. Las funciones de Excel nos ofrecen la
posibilidad de reemplazar a series de frmulas que se utilizan comnmente, tales como
una sumatoria, un promedio, etc. Adems de estas funciones matemticas, tambin son
posibles las funciones financieras, estadsticas, trigonomtricas, etc., expandiendo as su
utilidad para incluir a muchas disciplinas diferentes. En esta clase se ensear a usar
algunas de las funciones ms bsicas pero les invitamos a los estudiantes que aprenden
ms de su propia cuenta de otras funciones que podran utilizar para realizar operaciones
que les interese a cada uno.

1. Cmo Usar una Funcin


Con Excel existe la posibilidad de usar funciones matemticas para realizar clculos. Una
funcin es una frmula o serie de frmulas ya escritas y preparadas en forma simplificada
para realizar clculos comnmente usados. Son ms fciles de escribir que una serie de
frmulas y pueden resolver a un problema matemtico en un slo paso en lugar de
muchos. Al escribir estas funciones se necesita seguir un sintaxis, tal como si
estuviramos escribiendo una frase. La sintaxis correcta de una funcin es la siguiente:

=SUMA(A1:A200;100)
Signo igual

Nombre de la funcin

Argumentos separados por punto y


coma y encerrados entre parntesis.

(figura 1)
Argumentos
Piense en un argumento como una pieza de informacin que aclara lo que debe hacer la
funcin. En el ejemplo de arriba, se sumar todo el rango A1:A200 y se apartar el
nmero 100. Es decir, que dentro de los parntesis que forman el contenido de la funcin,
hay dos argumentos a sumar. La mayor parte de las funciones de hoja de clculo, aunque
no todas, usan uno o ms argumentos, encerrados entre parntesis.

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Nombres de funcin
Algunas de las funciones ms comunes incluyen:
SUMA(nmero1:nmero 2...)
PROMEDIO(nmero 1:nmero 2...)
Mximo(nmero 1:nmero 2...)
Mnimo(nmero 1:nmero 2...)
AHORA()
HOY()

Suma series de nmeros


Calcula el promedio de valores de un
conjunto de datos
Devuelve el mximo valor de un
conjunto de celdas.
Devuelve el mnimo valor de un
conjunto de celdas
Esta funcin no tiene argumentos.
Devuelve la fecha y la hora del sistema.
Esta funcin no tiene argumentos.
Devuelve la fecha del sistema

Para dar un ejemplo, digamos que se quiere sumar los datos contenidos en el rango
compuesto por las celdas B2 a B8 de una hoja de clculo. Si creramos una frmula para
sumar estos 7 datos como aprendimos a hacer en la clase anterior, en la barra de frmula
aparecera algo parecido a =B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2. Una funcin, sin embargo,
puede simplificar esta formula de la siguiente manera: =SUMA(B2:B8). Esta funcin es
especialmente til cuando se est sumando un rango de celdas grande, de 10 a 30
celdas, por ejemplo.

2. Cmo Usar el Asistente de Funciones


Una funcin se puede ingresar manualmente o se puede usar lo que se llama el Asistente
de Funciones. Si conoce bien qu funcin desea usar, escribirla directamente en la celda
puede ser la manera ms eficiente. Hacindolo de esta manera, es importante recordar
que siempre es necesario incluir un signo = antes de cualquier funcin. Excel
automticamente convierte las funciones ingresadas manualmente a letras maysculas.
Es una buena idea escribirlas in minsculas porque si Excel no las convierte a
maysculas es porque no reconoce su entrada como una funcin (probablemente la
escribi de manera incorrecta).

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Gua prctica 1: Como ingresar una funcin usando el Asistente de


Funciones
Abra el archivo llamado tabla1.xls que cre en la clase pasada (ejercicio Crear una
Tabla) y que guard en la carpeta de Mis Documentos de su computadora o en su
carpeta personal.
A
1
2

Marzo

Abril

Mayo

Juan Gonzlez

2001

10

2002

(figura 2)
En esta clase, ensearemos a usar el Asistente de Funciones y despus cuando ya
conozcan los nombres de las funciones bsicas podrn empezar a escribirlas
manualmente.
Para ingresar una funcin usando el Asistente de Funciones, primero se selecciona la
celda que contendr la funcin. Para este ejercicio, debe seleccionar la celda E2, justo
a la derecha de la primera fila de datos.
Luego, escoja una de las siguientes dos maneras para abrir el Asistente de Funciones:
o Haga clic sobre la opcin Insertar en la barra del men y en seguida se abrir
un men entre el cual deber encontrar y seleccionar la opcin Funcin.
o Haga clic sobre el siguiente botn:
en la barra de herramientas.
El Asistente de Funciones, consiste de 2 pasos. El primer paso permite seleccionar el tipo
de funcin que desea utilizar. A la izquierda a una lista de Categoras de las funciones y
a la derecha est la lista de funciones que se encuentran dentro de cada una de estas
categoras. Si est seleccionada la categora Usadas recientemente, a la derecha se
presenta una lista de las funciones ms usadas por el usuario. Seleccionando a otras
categoras, se podrn ver otras opciones de funciones posibles. Si no sabe a que
categora pertenece una funcin, puede elegir la categora Todas, que presenta a la
derecha, una lista de todas las funciones existentes en Excel, ordenadas alfabticamente.

Bajo Categora de la funcin seleccione a la opcin Todas.


En la lista Nombre de la funcin use la barra de desplazamiento para encontrar la
funcin SUMA.
Al seleccionar esta funcin, en la parte inferior del Asistente de Funciones aparece el
nombre de la funcin y entre parntesis la lista de argumentos necesarios para
realizar la operacin seleccionada, junto a una breve descripcin del propsito de la
misma.
Una vez elegida la funcin, haga clic sobre el botn Aceptar para ir al segundo paso
del Asistente de Funciones donde podr especificar los argumentos que se utilizarn
en la funcin.
Excel automticamente tratar de interpretar la referencia o el rango de celdas que se
incluirn en la funcin y este nmero aparecer en la franja blanca llamada Numero

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1. Si este no es caso, se lo debe cambiar al rango de celdas que se desea incluir en


la funcin. En nuestro caso, Excel debera haber interpretado bien y dentro de la franja
debe decir B3:D3, diciendo as, que la funcin encontrar la suma de los nmeros en
todas las celdas desde B3 a D3.
Es posible incluir ms argumentos si es fuera necesario (por ejemplo, B3:D3, B4:D4, si se
quiere tener la suma no solamente de las celdas B3 a D3 sino tambin de las B4 a D4).
Los siguientes argumentos se agregaran en la franja Numero 2, y al agregarlo se abrira
otra franja por si acaso se quisiera seguir agregando ms argumentos a la funcin. En
este ejercicio slo tendremos los dos argumentos B3:D3, as que no pondremos nada en
la franja Numero 2.

Haga clic sobre el botn Aceptar.


En la barra de frmulas encontrar la frmula =SUMA(B3:D3).
La celda E3 ahora tiene la suma de los valores en las celdas B3 a D3, que debera ser
27.

El botn Autosumar
La funcin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas,
llamado Autosumar. Con el botn Autosumar ni siquiera es necesario usar el Asistente
de Funciones o escribir la funcin directamente para sumar un rango de datos. Usarla es
tan simple como hacer clic sobre el botn con el icono

de la barra de herramientas.
Excel automticamente detecta cules son las celdas que se van a incluir en la funcin.

Gua prctica II: Cmo usar el botn Autosumar

Seleccione la celda E3.

Haga clic sobre el botn


de la barra de herramientas.
Oprima la tecla Enter en su teclado.

La funcin PROMEDIO
Gua prctica III: Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la
funcin PROMEDIO
A parte de SUMA otra funcin muy comn en Excel es la de PROMEDIO.

Seleccione primero la celda F3, donde insertaremos la funcin PROMEDIO para


calcular el promedio de los nmeros en las celdas B3 a D3.

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Ahora abra el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio.


Acurdese que estando en el primer paso del Asistente, se debe seleccionar la opcin
Todos bajo Categoras de las funciones si no se sabe en cul de las categoras
est la funcin que se busca.
En el segundo paso del Asistente de Funciones, se debe asegurar que el rango de
celdas utilizadas en la funcin es B3:D3. Si no estos nmeros no aparecen
automticamente dentro de la franja de Nmero 1, es necesario cambiarlos.
Haga clic sobre el botn Aceptar y la funcin quedar insertada.
Siga este mismo proceso para calcular el promedio de las celdas B4:D4 y hacer
aparecer este nmero en la celda F4.
En la celda E2, escriba Totales y en la celda F2 escriba Promedios.

Ahora, la tabla debe parecerse a la siguiente:

A
1
2
3
4
5

Marzo

Abril

La cuenta de Juan Gonzlez

2001
2002

8
4

Mayo Totales Promedios


9
10
9
27
6
3
4.3
13

(figura 3)
Para guardar, haga clic sobre la opcin Archivo en la barra del men. Elige Guardar.

3. Cmo Usar la Funcin de Autofiltro


Bsicamente existen dos tipos de filtros en Excel: los filtros automticos (stos tambin se
pueden conocer como Autofiltros) y los filtros personalizados. Los filtros personalizados
nos ofrecen ms opciones que los autofiltros para manipular las listas de datos, pero an
as los autofiltros siguen siendo muy tiles y relativamente fciles de usar. En esta clase,
por falta de tiempo para explicar a fondo los filtros personalizados, nos limitaremos a los
filtros automticos.
Para empezar a aprender a usar esta funcin abra el archivo listadedatos.xls. Est
ubicado en la carpeta de este curso (Mdulo 4 Computacin para Trabajar) dentro de una
sub carpeta llamada Sesin 9, la carpeta correspondiente a esta clase.
Al abrir el archivo, podrn ver que el ejemplo que utilizaremos aqu para ensear a usar la
funcin de autofiltro es una lista de datos relativamente pequea. Una lista de datos en
Excel puede llegar a tener miles de registros (lneas) y muchas ms categoras que las 5
que se encuentran en esta lista de ejemplo. Con una lista de datos tan grande podra ser
muy difcil manejar toda la informacin contenida adentro. He aqu la gran utilidad de los
filtros de datos.

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Ejercicio I: Cmo usar la funcin de Autofiltro para manipular una lista de


datos
1. Seleccione cualquier celda dentro de la tabla.
2. Abra el men de Datos desde la barra de men y elija la opcin Filtro. Al hacer
esto se abrir otro pequeo men en el cual deber seleccionar la opcin
Autofiltro.

(figura 1)
3. Aparecern unas flechas desplegables en las cabeceras de las columnas.
4. Si se hace clic sobre una de las flechas para se desplegar un men de varios
criterios de filtro posibles.
5. Para este ejercicio, haga clic sobre la flecha de la columna Empresa y luego elija
el criterio Empresa B.

(figura 2)
6. Excel oculta todas las filas excepto aqullas que incluyen el elemento
seleccionado. En otras palabras, la lista se filtra por el elemento seleccionado,

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mostrndonos solamente las entradas para las personas que trabajan en la


Empresa B.
7. Luego de filtrar la lista, la flecha arriba de la columna Empresa cambia de color
para recordarle que la lista est filtrada por un valor en esta columna.
En el men desplegable arriba de cada columna aparecen todos los valores que
se encuentran dentro de esa columna y adicionalmente los siguientes cinco
elementos:
o
o

o
o
o

Todas: Muestra todos los elementos de la columna. selo para eliminar el


filtro de una columna.
Las 10 ms: Filtra para mostrar los "primeros 10" elementos de la lista. En
realidad, usted puede mostrar cualquier cantidad de los primeros (o
ltimos) valores.
Personalizar: Le permite filtrar la lista por mltiples elementos.
Vacas: Filtra la lista mostrando solamente las filas que contienen celdas
vacas en esta columna.
No vacas: Filtra la lista mostrando solamente las filas que contienen
celdas no vacas en esta columna.

1. Para mostrar de nuevo la lista haga clic sobre Datos en la barra del men. En seguida
seleccione Filtro, y al final haga clic en Mostrar todo.
2. Para salirse del modo filtro automtico y eliminar las flechas de los campos,
seleccione de nuevo el comando Datos, el comando Filtro, y del submen Autofiltro.

4.

Cmo Ordenar Datos en Orden Alfabtico y Numrico

Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese ordenar una lista de datos por
diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc.). Una manera rpida de lograr esto es a
travs de los botones de orden ascendente y orden descendente.

Los dos botones funcionan de exactamente la misma manera, slo que uno ordena los
datos en una direccin contraria a la otra. Se utilizan de la siguiente manera:

Ejercicio 2: Cmo ordenar datos en orden alfabtico o numrico

Seleccione cualquier celda de la columna A (columna de Apellido).

Pulse el botn Orden ascendente de la barra de herramientas.


Observe que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado
alfabticamente por el campo Nombre.
Podemos efectuar la misma ordenacin pero en orden descendente a travs del botn

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Slo se puede ordenar datos verticalmente. Por ejemplo una serie de datos escritos
en una sola fila no se pueden ordenar.
Los nmeros se ordenan de la misma manera que las palabras. En columnas mixtas
(cuando hay algunas celdas con nmeros y otras con texto), los botones de
ordenamiento pondrn todos los nmeros primero y despus el texto.

5. Cierre
Funciones
Las funciones de una hoja de clculo, sobre las cuales acabamos de hablar en esta clase,
nos ofrecen la posibilidad de reemplazar a series de frmulas que se utilizan
comnmente, tales como una sumatoria, un promedio, etc. Tal como las frmulas que
vimos en la clase anterior, todas las funciones se inician con un signo =. Las otras partes
requeridas de una funcin son: el nombre de la funcin el argumento. Un argumento es
como una pieza de informacin que aclara lo que debe hacer la funcin.
Entre todas las diferentes funciones posibles, en esta clase hablamos especficamente
sobre dos de las ms comunes son la funcin SUMA y la funcin PROMEDIO. La
funcin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas:

Todas las otras funciones de Excel se ingresan manualmente o a travs del Asistente de
funciones. ste se abre desde el men Insertar en la barra de men, seleccionando a la
opcin Funcin. El Asistente de Funciones, consiste de 2 pasos. El primer paso permite
seleccionar el tipo de funcin que desea utilizar. A la izquierda a una lista de Categoras
de las funciones y a la derecha est la lista de funciones que se encuentran dentro de
cada una de estas categoras. En el segundo paso del Asistente de Funciones se puede
especificar los argumentos que se utilizarn en la funcin. Muchas veces Excel puede
anticipar correctamente el grupo de argumentos que se deberan incluir en la funcin. En
este caso, lo nico que se necesita hacer es hacer clic sobre el botn Aceptar.

Autofiltro
En esta clase hablamos de los aspectos de Excel que le permite cumplir algunas
de las funciones de los programas de base de datos. En Excel se pueden crear
listas de datos para almacenar una gran cantidad de informacin. Para hacer
estas listas ms manejables, la funcin de filtro permite seleccionar slo ciertas
entradas de esta lista que cumplen algn criterio especificado por el usuario. As
que es muy fcil manipular una lista con miles de entradas de tal manera que slo
demuestre la informacin que a uno le interesa ver en el momento. Existen dos
clases de filtros, los autofiltros (los cuales son los nicos que se ensearon a usar
en esta clase) y los filtros personalizados. Ambos se pueden acceder a travs de
la barra de men una vez que una celda dentro de la lista est seleccionada.
Seleccionando la opcin autofiltro har aparecer flechas en las cabeceras de cada
las columnas de la tabla. Haciendo clic en estas flechas se puede desplegar un
men de criterios para un filtro de los datos. Es posible realizar un filtro usando

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varios criterios, no slo uno, para ver una versin an ms especializada de la


lista.
Tambin enseamos cmo ordenar datos en orden numrico y alfabtico. Esto se
puede lograr con un simple clic sobre uno de los botones de ordenamiento en la
barra de herramientas. Uno de ellos ordena en una direccin ascendente y el otro
en una direccin descendente. Los datos se ordenarn por la categora (columna)
donde haba estado seleccionada una celda antes de hacer clic sobre el botn.
Slo se puede ordenar datos verticalmente. Por ejemplo una serie de datos
escritos en una sola fila no se pueden ordenar.

Respuestas a Ejercicio 9.1


1. Respuesta: Una frmula o serie de frmulas ya escritas y preparadas en
forma simplificada para realizar clculos comnmente usados.
2. Respuesta: Define los datos que se utilizarn en el clculo de la funcin.
3. Respuesta: Si Excel no las convierte a maysculas se que por alguna razn
u otra no estn escrito correctamente.
4. Respuesta: Abrir el men de Insertar en la barra de men y eligir la opcin
Funcin, y hacer clic sobre el botn correspondiente en la barra de
herramientas.
5. Respuesta: Se selecciona la opcin Todas y busca la funcin por orden
alfabtico.
6. Respuesta: Aqu se escribe los argumentos que se incluirn en la funcin.
7. Respuesta: Sumar, el botn Autosumar.
8. Respuesta: Una base de datos es un tipo de programa especficamente
para almacenar datos relacionados de forma que se pueda acceder a ellos
de manera sencilla, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en base
a diferentes criterios, etc. Una hoja de clculo en cambio est
principalmente orientada a ser utilizada en anlisis y clculos matemticos.
9. Respuesta: Un filtro es una orden que damos a Excel para que extraiga de
una lista de datos, aquellos que cumplan una o ms condiciones
determinadas.
10. Respuesta: No, no lo es.
11. Respuesta: Se hace clic sobre una de las flechas arriba de la cabecera de
la categora desde el cual se quiere realizar el filtro. Luego se elige una de
las opciones del men desplegable.
12. Respuesta: Todas, Las 10 ms, Personalizar, Personalizar, Vacas y
No vacas.

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