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Presentación
La manera como una entidad se organiza para realizar actividades y cumplir
con sus funciones, repercute de manera significativa en los resultados y logros
que dicha entidad alcanza.
De ese modo, si una entidad y quienes trabajan en ella, no tienen claros sus
objetivos o cuales son las responsabilidades de cada trabajador y cada área, es
muy probable que su desempeño sea deficiente, porque hay tareas que se
dejan de hacer o se duplican esfuerzos o se invierte tiempo en tareas que no es
necesario realizar.
Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF .....................72
Anexos .............................................................................................................................104
Anexo 1. Cuestionario para la Identificación de la Organización Actual ............................104
Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para los Ministerios ...111
Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional.......................117
Regionales .........................................................................................................................118
Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional .......................126
Locales ..............................................................................................................................130
Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local ............................132
Anexo 5. Ejercicio práctico de aplicación de los pasos y matrices del Manual ...................137
Bibliografía ......................................................................................................................171
INTRODUCCIÓN
El Reglamento de Organización y Funciones ROF constituye una de las
herramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa de las
entidades del sector público. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las
entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF, para lo cual
recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM - Lineamientos para
la Elaboración y Aprobación del ROF, y propone una metodología para la
aplicación de los mismos.
De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad
analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende,
en su organización, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión
institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodología de trabajo que
permite revisar las distintas fuentes de información que pueden influir en la
estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:
NORMAS
NORMAS
VINCULADAS A
SUSTANTIVAS Y DE
SISTEMAS
APLICACIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVOS
ROF
Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices así como los pasos
que se proponen en el Manual, generan la información necesaria para formular el
Informe Técnico Sustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la
Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones, Decreto
Supremo N° 043-2006-PCM, toda entidad debe presentar a la Secretaría de
Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia
u órgano de decisión, según el tipo de entidad, a fin de justificar las
modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita
proceder a la aprobación de dicho instrumento de gestión.
MATRIZ 5 A
CAPÍTULO 1
¿Qué es un Reglamento
de Organización
y Funciones?
CAPÍTULO 3
¿Cómo se aprueba un
Reglamento de
Organización
y Funciones?
CAPITULO 1
En este primer capítulo desarrollaremos
algunos conceptos generales que nos
permitirán entender qué es un Reglamento
de Organización y Funciones y cuál es su
utilidad, así como definir conceptos
específicos vinculados con dicho
instrumento de organización.
1. Aspectos Generales
1.1 ¿Qué es el Reglamento de Organización y Funciones?
El ROF es un documento:
R Para la entidad
¿Qué características
presenta una organización
pública?
Las organizaciones públicas sólo pueden existir si son creadas por mandato de un
dispositivo legal o constitucional. Presta atención a los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1 Ejemplo 2
Los organismos constitucio- Los Gobiernos Regionales y
nalmente autónomos (Defen- Gobiernos Locales son creados
soría del Pueblo, Jurado en el marco de lo establecido
Nacional de Elecciones, etc.) en la Constitución Política y en
son creados por mandato de la la Ley Orgánica de Gobiernos
Constitución Política y median- Regionales y Ley Orgánica de
te una ley orgánica se formali- Municipalidades, respectiva-
za su existencia. mente.
Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones públicas pueden
variar entre una y otra, todas tienen en común el que sus objetivos trascienden el
propio interés o beneficio de la organización, dado que están orientadas a
satisfacer el interés de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en
particular. Revisemos los siguientes ejemplos:
Las funciones a cargo de las organizaciones públicas no pueden ser creadas por
ellas mismas sino que son determinadas por las normas sustantivas que regulan
su actuación, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Capítulo II.
Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos y
las ciudadanas aportan:
- de manera indirecta, a través del pago de tributos con los que se asignan
recursos a las entidades públicas para su funcionamiento.
Clases de control
R Evitar duplicidades
R Principio de especialidad
Tengamos
En el caso particular de los
presente lo
Gobiernos Regionales y Locales,
siguiente:
considerando que su organización
viene establecida en las respectivas
Leyes Orgánicas, se sujetarán a los
Lineamientos en aquellos aspectos
que corresponda.
- Las Empresas del Estado cuya regulación, y por ende su ROF, debe ser regulado
y revisado por el FONAFE, al ser éste último el titular de las acciones de las
empresas del Estado.
- Las Universidades Públicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la
Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las áreas
administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.
b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano
o unidad orgánica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir
o dejar de hacer cierta actividad
Reestructuración: Reorganización:
NUEVOS
CONCEPTOS
2. Marco Legal
Cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF y debe
tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones
establecidos en:
El ámbito de aplicación de las normas que regulan el instrumento del ROF está
dado en los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboración y
Secretaría de
Ministerio Gestión Pública
de la PCM
Secretaría de
OPD Nacional Gestión Pública
de la PCM
Oficina de
Organismos Planeamiento y
Constitucionalmente Presupuesto
Autónomos o la que haga
sus veces
Gerencia
Gobierno Regional Órgano responsable
Órgano de General
de las funciones de
Asesoría Gerencia
Gobierno Local planeamiento, Titular de la
Jurídica o General
racionalización, o Entidad
quien haga sus
quien haga sus Oficina de
veces
veces Planeamiento y
Presupuesto del
OPD Local
Gobierno Local
o la que haga
sus veces
Oficina de
Planeamiento y
Presupuesto del
Direcciones
Gobierno
Regionales
Regional
Sectoriales
o la que haga
sus veces
CAPÍTULO 1
¿Qué es un Reglamento
de Organización
y Funciones?
CAPÍTULO 3
¿Cómo se aprueba un
Reglamento de
Organización
y Funciones?
CAPITULO II
En este segundo capítulo desarrollaremos los
pasos que una entidad debe seguir para elaborar
su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia
lógica para el análisis de la información que
servirá de insumo para su elaboración. Los pasos
del ROF permitirán a la entidad responder a
preguntas tales como ¿Qué tengo que hacer?
¿Qué estoy haciendo? ¿De qué manera me
organizo para hacerlo mejor?, entre otras.
1.
¿Qué tengo
que hacer?
4. Identificar PASO 1.
2.
funciones y IDENTIFICAR FUNCIONES
Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN Identificar mi
áreas según
EL MARCO LEGAL base legal
marco legal
3. Elaborar
Matriz 1 según
el marco legal
Tengamos presente:
Normas sustantivas
Sistemas Administrativos
- Principales normas:
Por ejemplo, se podrá elaborar un cuadro de normas relacionadas con las Ver anexo 5
Tengamos presente:
Tengamos presente:
1 Organismos Constitucionalmente Autónomos: Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de Elecciones,
Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, Consejo Nacional de la
Magistratura, Defensoría del Pueblo, Contraloría General de la República, Tribunal Constitucional, Superintendencia
de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Perú.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
(1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Público al interior de su entidad recurren al de su sector, en el
caso de las OPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y
OPD del nivel local.
Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en
cuenta para la definición de las funciones y estructura orgánica de la entidad, se
procederá a elaborar la siguiente matriz, que distinguirá entre Funciones
Generales, Funciones Específicas y áreas (órganos o unidades orgánicas) de la
entidad según lo señalado en las normas:
FUNCIONES ESPECÍFICAS
#L: Es el código que se le FUNCIONES
asigna a las funciones GENERALES Unidad
generales contenidas en las Órgano Función Orgánica Función
normas que regulan la
actuación de la entidad.
Dicha codificación será útil 1L
al momento de elaborar la
Matriz Comparativa por
Funciones y Áreas por
Fuentes de Información.
2L
En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas
revisadas señalan su creación, de lo contrario, únicamente se incluirá
información respecto a funciones generales y funciones específicas.
1.
¿Cuál es la
estrategia para
cumplir con
la misión
5. Institucional?
2.
Elaborar Matriz 2
Revisar
de funciones
documentos de
y áreas según PASO 2. planeamiento
la estrategia IDENTIFICAR FUNCIONES institucional
institucional Y ESTRUCTURA ORGÁNICA
SEGÚN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
4. 3.
Identificar Identificar
como se traducen estrategia,
en funciones y prioridades
áreas de la y objetivos
entidad
R Por ello, es conveniente que se incluya como parte del análisis institucional y
antes de definir la estructura de la organización así como las funciones que
esta ejercerá, la revisión de los documentos de planeamiento elaborados
por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo
algunos planes o políticas sectoriales).
¨ Las funciones que debe cumplir la organización con el fin de ser más
eficiente en su gestión y alcanzar los objetivos que se ha trazado, en
particular sus órganos y unidades orgánicas.
Dicha matriz, para fines prácticos, podrá ser subdividida según temas principales
de intervención de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos,
entre muchos otros.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
FUNCIONES
GENERALES Unidad
Órgano Función Orgánica Función #E: Es el código que se le asigna
a las funciones generales que se
deriven de la Estrategia Institucional
definida en los Documentos de
1E
Planeamiento. Dicha codificación
será útil al momento de elaborar
la Matriz Comparativa de Funciones
y Áreas por Fuentes de Información.
2E
1.
¿Qué hacer
actualmente
como
organización?
5.
Elaborar
2.
Matrices 4, 4A y 4B
Revisar
de funciones y PASO 3. el ROF
áreas según la IDENTIFICAR vigente
organización EL ESTADO ACTUAL
actual
DE LAS FUNCIONES Y
ESTRUCTURA ORGÁNICA
3.
4. Elaborar la
Aplicar Matriz 3 de
cuestionario funciones y áreas
al personal según el ROF
de la entidad vigente
Ø Existen dos fuentes de información para identificar las acciones que viene
realizando la entidad a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas: el
ROF vigente y el personal de la entidad.
Ø El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad tenía previsto hacer
frente a los objetivos que se había trazado para el logro de las funciones que
por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura
orgánica vigente así como las funciones definidas, podrían ser retomados en el
nuevo proyecto de ROF.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
FUNCIONES
#R: Es el código que se le GENERALES Unidad
Órgano Función Orgánica Función
asigna a las funciones generales
que figuran en el ROF vigente.
Dicha codificación será útil al
momento de elaborar la Matriz 1R
Comparativa de Funciones y
Áreas por Fuentes de
Información
2R
Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal:
Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la práctica
los diferentes órganos y unidades orgánicas de la entidad, a fin de identificar
nuevos mecanismos de interrelación que pudieran ser tomados en cuenta en la
elaboración del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos.
Tal y como se ha señalado para la elaboración de las demás Matrices, para fines
prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temas principales de
intervención de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos,
entre muchos otros.
Esta Matriz, junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa
de Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que es parte del Informe
Técnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
FUNCIONES
GENERALES Unidad
Órgano Función Orgánica Función #A: Es el código que se le asigna
a las funciones generales que han
sido señaladas por el personal de
la entidad en los Cuestionarios
1A que recogen su organización
actual. Dicha codificación será
útil al momento de elaborar la
Matriz Comparativa de Funciones
2A y Áreas por Fuentes de Información.
- definir las funciones específicas a las que el área contribuye, así como las
actividades y tareas que aquellas implican.
Función General
Órgano Unidad Orgánica
vinculada
Actividades Área que
Denomi - Función Denomi - Función Áreas
Cód. Función Tipo o tareas supervisa el
nación Específica nación Específica involucradas
relacionadas cumplimiento
1A
2A
Esta matriz (4A) ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas
áreas para el cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las
funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta información
se podrá trazar la estructura orgánica real, es decir la que funciona en la práctica,
auque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejará la manera de
interrelacionarse de las diferentes áreas de la entidad.
Este análisis permitirá a la entidad conocer qué es lo que debe hacer y no está
haciendo, así como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre
otros, que harán que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal
vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con
todo lo que las normas les encargan.
1.
Elaborar las
Matrices
Comparativas 5 y5A
por fuentes
de información
4. 2.
Elaborar Matriz 6 PASO 4. Definir las
de funciones y áreas DEFINIR LAS FUNCIONES Y funciones generales
del proyecto LA ESTRUCTURA ORGÁNICA y específicas de
de ROF la organización
DE LA ENTIDAD
3.
Definir el tipo
de organización
más adecuada
para la entidad
Matriz 5.
Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información
FUNCIONES GENERALES
Estrategia Organización
Cód. Marco Legal Cód. Cód. ROF vigente Cód.
Institucional Actual
1L 1E 1R 1A
2L 2E 2R 2A
3L 3E 3R 3A
4L 4E 4R 4A
5L 5E 5R 5A
Como resultado de este paso, y del análisis de esta Matriz, la entidad identificará y/o definirá:
· Sus funciones generales y específicas
· Los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas
· Las relaciones de coordinación entre éstas y otras entidades.
Toda esta información deberá ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y áreas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a
lo especificado en el Paso 4.3 del Manual.
reflejará cómo se expresan las funciones, se podrá verificar que no existan vacíos
normativos (funciones que no se cumplen, pese a estar previstas en las normas
sustantivas), y se podrá definir la estructura óptima para la entidad, lo cual será
materia del siguiente paso (Paso 4.3).
Estas acciones se
Las funciones generales señalan a grandes rasgos el conjunto de acciones que
verán traducidas en
debe realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese actividades y tareas
de sus distintos
sentido, y sobre la base de la información contenida en la Matriz 5A. Matriz órganos y unidades
Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información, los responsables orgánicas.
P ¿Cuál sería la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los
objetivos que se tracen alrededor de ellos? Es decir qué acciones
P Las funciones que se definen para cada uno de los órganos o unidades
pueden darse en cualquier nivel jerárquico de tipo estratégico, táctico u
operativo, con la condición de respetar la secuencia jerárquica, es decir que
las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones
de su nivel inmediatamente superior, sino que se desplieguen a partir de
éstas.
P Cuidar que las funciones de la unidad orgánica sean congruentes con las
funciones que persigue el órgano del que depende, el mismo cuyas
funciones deberán guardar estricta relación con las funciones generales de
la entidad, debiendo estar estas últimas orientadas a la consecución de la
misión y objetivos de la entidad.
Tengamos presente
(*) Es importante tener en claro que la selección de verbos propuesta según los tipos de órganos es indicativa, no necesariamente exclusiva. Es
decir, los verbos de una categoría pueden ser usados en otra si el caso lo amerita.
57
P Al definir una función se deberá tener cuidado de no utilizar más de un
verbo que tenga el mismo significado. Para facilitar la estandarización de los
términos se ha elaborado una lista de los verbos más usados, así como su
significado en el contexto de las normas de organización y funciones del
sector público.
Verbo
Función (tarea) Pregunta Respuesta Redacción
usado
Absolver consultas de Absolver ¿A quién? A las Absolver consultas de
carácter jurídico unidades carácter jurídico que
orgánicas formulen las unidades
orgánicas del
Ministerio.
Proponer las Proponer ¿A quién? Al Ministro Proponer al Ministro
disposiciones las disposiciones
legislativ as o legislativas o
reglamentarias que reglamentarias que
juzgue convenientes juzgue convenientes.
Coordinar la Coordinar ¿Con quién? Ministerio de Coordinar con el
celebración de Relaciones Ministerio de
convenios para la Exteriores Relaciones Exteriores
promoción y la celebración de
protección de convenios para la
inversiones y promoción y
convenios para evitar protección de
la doble tributación inversiones y
convenios para evitar
la doble tributación
Ø Una vez definidas las funciones generales y específicas que debe cumplir la
entidad, se deberá proceder a agruparlas de la manera más adecuada para
el cumplimiento eficiente de la misión y de los objetivos institucionales.
Para este fin, debemos definir la estructura orgánica de la entidad y asignar
funciones por órganos y por unidades orgánicas.
Ø Para ello, sobre la base del análisis de la Matriz 5A, y considerando las
normas que señalan la creación de determinadas áreas en la entidad, se
procederá a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicará en la
entidad así como los órganos y unidades orgánicas que la conformarán.
Estructura Lineal
La Estructura Lineal está basada en la autoridad directa del jefe sobre los
subordinados (la estructura militar es un buen ejemplo). Sus características son
las siguientes:
Estructura funcional
Se caracteriza por:
P Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea
necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas para
lograr una mejor calidad técnica.
Sin embargo, puede suceder que se produzca cierta confusión acerca de quien
depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de
delimitación de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar a una lucha por
el poder entre el responsable del área funcional y el responsable del proyecto
específico.
Cadena de mando.-
Tramo de control.- Determina el
número de niveles y responsables
en la organización
Es importante que las entidades se organicen para hacer ALGO (cumplir sus
funciones); por ende, el tamaño y modelo de organización deben reflejar la
mejor forma de organizarse y no ser simplemente una forma de justificar y
mantener los recursos con los que ya cuenta.
Ø Órganos de Apoyo.- Los órganos de apoyo son aquellos que brindan soporte
al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinación y ejecución
de los sistemas de gestión. La normatividad establece que las entidades
contarán con una Oficina General de Administración como órgano de apoyo a
cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones,
Administración de Personal y Sistemas.
Tengamos presente
Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y, en particular, del análisis que se realice a la
Matriz 5A, la entidad habrá identificado y/o definido sus funciones generales y
específicas, así como los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las
mismas. Esta información deberá ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6)
a fin de facilitar la redacción del documento de ROF.
(*) La Matriz se subdividirá según el tipo de órgano que se haga cargo de las
funciones específicas que se desprenden de las funciones generales de la
entidad, estos pueden ser órganos de Alta Dirección, Consultivos, de Control
Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.
Paso 5
Diseñar el organigrama de la entidad
a)¿Qué es un organigrama?
Tanto las figuras utilizadas para representar las áreas (órganos y unidades
orgánicas) de una entidad, así como las líneas de conexión empleadas para
indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales
que componen el diseño de un organigrama. A continuación, se señalan algunas
de las principales reglas o criterios que existen al respecto:
Incorrecto Correcto
NIVELES
NIVELES JERÁRQUICOS
ORGANIZACIONALES
1º NIVEL ALTA DIRECCIÓN
ÓRGANOS DE
ÓRGANOS DE
ASESORAMIENTO Y
2º NIVEL LINEA
ORGANOS DE APOYO
Despacho
Ministerial
Órgano Procuraduría
Control Pública
¨ El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que
dependen de un superior queden ligadas a él por una sola línea.
Incorrecto Correcto
Incorrecto Correcto
Otras recomendaciones:
Este tipo de relaciones suele representarse por medio de líneas largas de trazo
discontinuo, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo.
O.D..
Despacho
Ministerial
Comisión
Consultiva
Comisión
Interinstitucional
En este acápite se dará pautas para que la entidad verifique si la propuesta de ROF
2
será o no viable. Para ello se deberán responder las siguientes preguntas :
2 Se considera necesario el análisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad
de las capacidades de las entidades. Otros motivos, son la falta de personal para cubrir las responsabilidades y la necesidad
de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.
Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la
entidad, así como identificar el modelo de organización que mejor se ajuste a sus
funciones. En este paso se deberá elaborar el documento del Proyecto de ROF, de
acuerdo con lo que establecen los Lineamientos, y sobre la base de la información
contenida en la Matriz 6.
Asimismo, en este título se desarrollarán capítulos por cada uno de los tipos de
órganos indicados, así como, subcapítulos de ser el caso, a fin de representar a las
respectivas unidades orgánicas. En ese sentido, se describirán las funciones
específicas para cada órgano y unidad orgánica así como la interrelación y
necesidad de coordinación de los mismos con otras áreas o entidades públicas, de
acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.
Aclaremos
algunos
conceptos
NUEVOS
CONCEPTOS
Tengamos presente
Anexo
Recomendaciones Generales
R Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una
revisión final, al interior de la organización (responsables de los órganos
y unidades orgánicas), a efecto de verificar que la información contenida
en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad.
De paso, se procede a comprobar que no tenga contradicciones y/o
deficiencias.
R Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de los
órganos de mando, se recomienda que estos no tengan más de seis
unidades orgánicas subordinadas.
8. Se recomienda:
CAPÍTULO 1
¿Qué es un Reglamento
de Organización
y Funciones?
CAPÍTULO 3
¿Cómo se aprueba un
Reglamento de
Organización
y Funciones?
CAPITULO III
En este tercer y último capítulo del Manual
desarrollaremos los pasos finales que la entidad
pública deberá seguir para aprobar el proyecto de
ROF, los mismos que consideran los
requerimientos establecidos en el Decreto
Supremo N° 043-2006-PCM en materia de la
sustentación técnica de la propuesta de ROF y
del proceso de aprobación de la misma por las
instancias competentes.
Análisis de la Efectos
Justificación consistencia presupuestales
Sección 1
Justificación
- El organigrama vigente
- El organigrama propuesto.
Sección 2
Análisis de la consistencia
Efectos presupuestales
En esencia el proceso de aprobación, a su vez, tiene los siguientes pasos, una vez
culminada su elaboración y la del Informe Técnico Sustentatorio:
Informe Técnico
Sustentatorio
Ministerios
Solicita más
información o Aprobación
propone SGP – PCM
Elaoación de modificaciones
Proyecto de
ROF
Decreto
Supremo Informe Favorable
aprobado el
ROF
Elaoación de propone
Proyecto de modificaciones
ROF por
OPD
Decreto
Supremo Informe Favorable Aprobación
aprobado el SGP – PCM
ROF
Solicita más
información o
propone
modificaciones
Para la aprobación de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, así como de los
Organismos Públicos Descentralizados Locales se ha considerados además que:
Proyecto de ROF
Visación de
Visación del Revisión por
Asesoría Jurídica
órgano que lo Gerencia Regional Aprobación
o la que haga las
Informe Técnico elaboró o Local
veces
Sustentatorio
GR y GL
Solicita más
Elaboración de
Proyecto de
información o
ROF por la propone
OPP o el que modificaciones
haga las veces
Solicita más
información o
propone
Proyecto de ROF modificaciones
Visación de
Visación del Revisión por
Asesoría Jurídica
Informe Técnico órgano del OPD Gerencia Regional
o la que haga las
Sustentatorio que lo elaboró o Local
veces en el OPD
Aprobación
OPD Local
Aprobación del
Elaboración Titular de OPD
de Proyecto Informe Favorable
de ROF por
el OPD
Proyecto de ROF
Visación de
Visación del Resolución
Asesoría Jurídica Aprobación del
órgano que lo que aprueba
o el que haga lsa Titular
elaboró (según ley)
veces
Autónomos
Informe Técnico
Sustentatorio
Solicita más
Elaoación de
información o
Proyecto de
propone
ROF
modificaciones
Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que éste se difunda entre todo
el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional
que se les aplicará.
ANEXOS
Cuestionario para la Identificación de la
Organización Actual
El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cuáles son las distintas
funciones de la entidad y cómo se desarrollan éstas a través de la labor del personal
que la conforma. Para ello, es necesario contar con una descripción de las funciones
que realizan los órganos y unidades orgánicas actualmente existentes (no sólo en el
ROF sino en la práctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, así
como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades.
I. Aspectos Generales
A. Identificación en la organización
USTED
II. Objetivos
2.
2.a.
2.b.
2.c.
3.
3.a
3.b.
3.c
4.
1.
2.
3.
4.
5.
Describir los procesos e indicar cómo o en qué punto del proceso, las tareas que el
órgano o unidad orgánica a su cargo realiza, contribuyen para el adecuado
desarrollo del mismo: participación.
Señalar los puntos del proceso donde se toman las decisiones, quién es el
responsable de tomarlas, con quién se coordina y a quién se le rinde cuentas
respecto al desarrollo del proceso.
Proceso
Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre sí, que se
desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que
transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un
resultado específico, bien o servicio a un destinatario, cliente
externo o interno, optimizando los recursos de la organización
de la entidad.
NUEVOS
CONCEPTOS
104 Manual para elaborar el ROF
Descripción del Proceso 1: ____________________________________________________
Participación: _________________________________________________________________
Áreas involucradas: __________________________________________________________
Toma de decisiones: ___________________________________________________________
Responsable: _________________________________________________________________
Coordinación de las actividades: _______________________________________________
Nivel de control: _____________________________________________________________
SÍ NO
Si la respuesta es sí, señalar cuáles son esas funciones, tareas o actividades, así
como la razón por la cual no se están cumpliendo:
Función:
_____________________________________________________________________
Entidad:
___________________________________________________________________
Función:
_____________________________________________________________________
Entidad:
_____________________________________________________________________
Función:
_____________________________________________________________________
Entidad:
_____________________________________________________________________
V. Comentarios Adicionales:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
______________________________________________________________
Firma Fecha
- Cuáles son las respon- - Que la Alta Dirección está conformada por el
sabilidades y funciones Ministro, el Vice-Ministro y puede contar con
específicas del Ministro Asesores especializados. En los Ministerios que
y del Vice-Ministro. tengan a su cargo más de un sector, puede haber
un Vice-Ministro para cada uno de ellos, debiendo
el Ministro delegar en uno o varios de ellos la
supervisión de los órganos de asesoría y apoyo.
- Que cada Ministerio puede contar con una
Comisión Consultiva, cuya organización y
funciones es determinada por ley.
- Cuáles son las funcio- - Que en cada Ministerio puede haber Comisiones,
nes generales del Juntas y otros órganos integrados por
conjunto de Ministerios: representantes de diversos sectores o instituciones
- Formular en coordina- encargados de asesorar, supervigilar, orientar,
ción con los Gobiernos coordinar o en general, realizar las políticas o
Regionales, las políticas acciones correspondientes a algún área del Sector.
sectoriales de su - Que el Órgano de Control Institucional
La Ley del Poder
competencia. (denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina
Ejecutivo
- Dictar las normas de Inspectoría Interna) es el encargado de
sectoriales de alcance programar y ejecutar las actividades de Control de
Nos dice
nacional en los asuntos conformidad con las normas del Sistema Nacional
de su competencia de Control.
- Supervisar y evaluar la - Que la Oficina de Planificación y Presupuesto, se
ejecución de las políticas encarga de formular bajo la dirección del Ministro
sectoriales la política del sector o sectores y coordinar la
- Supervisar y controlar a formulación del presupuesto del Ministerio y de los
las instituciones organismos públicos descentralizados del nivel
públicas descentraliza- nacional.
das de su sector. - Que las funciones de asesoría y apoyo están a
- Las funciones generales cargo de Oficinas. Cada Ministerio determina las
a cargo de cada uno de que le corresponde de acuerdo a sus funciones y
los Ministerios. necesidades no pudiendo prescindir de una oficina
de Asesoría Jurídica, de Administración y de
Comunicaciones.
- Que las Direcciones Generales son los órganos
técnico - normativos o de línea que formulan y
proponen las normas y acciones de política de
alcance nacional sobre la materia de su
competencia y supervisan su cumplimiento, entre
otras funciones a su cargo.
- Cada Ministerio debe - Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios
Convenios revisar todos los Internacionales que se le aplican e identificar
Internacionales Convenios Interna- aquellos que puedan afectar su estructura
cionales que le atribuyen orgánica.
Nos dicen funciones e incorporar-
las en su matriz.
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe existir una dependencia competente para
cooperación con la cooperación el manejo de la cooperación técnica internacional
internacional técnica internacional
Nos dicen
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional
Defensa con el Sistema de que dependen de la más alta autoridad de su
Nacional y Seguridad y Defensa institución o la que haga sus veces
Defensa Civil Nacional.
Nos dice
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe haber una oficina responsable de
Acceso a la con el acceso a la garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
Información información Pública, información pública de la entidad
Pública
Nos dicen
REGULACIONES SECTORIALES
TÍTULO I
De las Disposiciones Generales
TÍTULO II
De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y Se derivan de las
unidades orgánicas normas sustantivas
que regulan al
Ministerio (Paso 1e
En este Título se describe: identificadas en la
- La estructura orgánica del Ministerio Matriz No. 6 )
- Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la
estructura orgánica, así como de las unidades orgánicas que los
integran.
- La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y
unidades orgánicas del Ministerio.
TÍTULO III
TÍTULO II
De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos
y unidades orgánicas
Se establece la CAPÍTULO IV
interrelación Órganos de Asesoramiento
interna,
Se introduce al
especificándose a
órgano indicando
quién debe De la Oficina de Asesoría Jurídica de qué se encarga.
asesorar.
Artículo x.- La Oficina de Asesoría Jurídica es el órgano de
asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta
Dirección así como a los demás órganos del Ministerio.
Se hace referencia
sólo al verbo Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica:
recopilar, evitándose
incluir
innecesariamente a a) Asesorar a la Alta Dirección y a los Órganos del Ministerio en
otros verbos los aspectos jurídico-administrativos que le sean consultados.
sinónimos como por
ejemplo escribir b) Formular y proponer, en coordinación con los Órganos de Línea
'recopilar y
compendiar'. 6
del Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividad
sectorial.
c) Recopilar la legislación relacionada con el Sector.
d) (…)
e) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección o
que le sean dadas por las normas sustantivas. Se establece la
interrelación
De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto externa,
especificándose con
quién se debe
Artículo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de coordinar.
asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Dirección en la
formulación y evaluación de la política sectorial. Realiza los estudios de
Oficina de Presupuesto
Oficina de Planificación
Oficina de Racionalización
(…)
Ley de Bases - Que como parte de sus - Que el Gobierno Regional es ejercido por el
de la funciones, está el promover la órgano ejecutivo de la Región
Descentralización participación ciudadana así
Nos dice como promover y mantener
relaciones de cooperación
técnica y financiera con
organismos internacionales.
- Cuáles son sus competencias
exclusivas y compartidas (las
que deberán ser incorporadas
en la matriz que elabore cada
Gobierno Regional).
Normas - Cuáles son las competencias - Que deben contar con una unidad
ambientales: vinculadas con el Sistema ambiental.
Nos dicen Nacional de Gestión Ambiental
Sectorial, el Sistema Nacional de
Información Ambiental y otros
instrumentos de gestión
ambiental.
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe existir una dependencia competente para
cooperación con la cooperación el manejo de la cooperación técnica internacional
internacional técnica internacional
Nos dicen
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional
Defensa con el Sistema de que dependen de la más alta autoridad de su
Nacional y Seguridad y Defensa institución o la que haga sus veces
Defensa Civil Nacional.
Nos dice
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe haber una oficina responsable de
Acceso a la con el acceso a la garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
Información información Pública, información pública de la entidad
Pública
Nos dicen
No es necesario que
se especifique cada
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UN una de las
competencias
GOBIERNO REGIONAL exclusivas o
Derivan de las compartidas
normas sustantivas otorgadas por la
que regulan a los TÍTULO I
Ley Orgánica de los
Gobiernos De las Disposiciones Generales Gobiernos
Regionales (Paso 1) Regionales, las
y que se identifican funciones que de
en la Matriz No. 6 En este Título se indica:
ellas se derivan son
- La naturaleza jurídica del Gobierno Regional, es decir que incluidas en el ROF.
tiene personería jurídica de derecho público con autonomía
política, económica y administrativa en las materias de su
competencia.
- Las Funciones Generales, es decir el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno
Regional para lograr su misión y objetivos establecidos en la Ley
Orgánica de Gobiernos Regionales y demás normas sustantivas
que se le aplican. Las principales normas sustantivas deberán ser
indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales
del Gobierno Regional.
TÍTULO II
Derivan de las
De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y normas sustantivas
unidades orgánicas que regulan a los
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se
En este Título se describe: identifican en la
- La estructura orgánica del Gobierno Regional Matriz No. 6
- Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la
estructura orgánica, así como de las unidades orgánicas que los
integran.
- La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y
unidades orgánicas del Gobierno Regional.
TÍTULO III
Del Régimen Laboral y Económico
TÍTULO II
De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos
Se establece la
interrelación y unidades orgánicas
interna,
especificándose a CAPÍTULO IV
quién debe asesorar
Órganos de Asesoramiento
Se introduce al
órgano
De la Gerencia de Asesoría Jurídica
Artículo x.- La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano de
asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta
Se evita el uso
innecesario de Dirección así como a los demás órganos del Gobierno Regional.
palabras. Decir:
'Opinar' y no Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de Asesoría
'Emitir opinión’
Jurídica:
d) (…)
(…)
CAPÍTULO VII
Órganos de Línea
(…)
Constitución - Que las municipalidades son los - Que al Consejo Municipal le corresponden
Política órganos de gobierno local con las funciones normativas y fiscalizadoras.
Nos dice autonomía política, económica - Que a la Alcaldía le corresponden las
y administrativa en los asuntos funciones ejecutivas.
de su competencia.
- Cuáles son sus competencias
constitucionales.
Ley de Bases de - Cuál es la finalidad de los - Que el Consejo Municipal ejerce funciones
la Gobiernos Locales. normativas y fiscalizadoras, estando
Descentralización - Cuáles son las atribuciones del conformado por el Alcalde y los regidores.
Nos dice Consejo Municipal y del Alcalde. - Que la Alcaldía es el órgano ejecutivo del
- Cuáles son las atribuciones y Gobierno Local, siendo el Alcalde la máxima
obligaciones de los regidores. utoridad administrativa.
- Cuál es el rol de las - Que los Órganos de Coordinación están
municipalidades provinciales. conformados por el Consejo de
- Cuáles son las competencias y Coordinación Local Provincial, el Consejo de
funciones específicas, con Coordinación Local Distrital y la Junta de
carácter exclusivo o Delegados Vecinales.
compartido, de las - Que las Municipalidades Provinciales
municipalidades provinciales y cuentan con un Consejo de Coordinación
distritales. Local Provincial como órgano de
- Cuáles son las funciones del coordinación y concertación; y, en el caso de
Consejo de Coordinación Local las Municipalidades Distritales, con un
Provincial y del Consejo de Consejo de Coordinación Local Distrital.
Coordinación Local Distrital. - Que la Junta de Delegados Vecinales es el
- Cuáles son las funciones de la órgano de coordinación integrado por
Junta de Delegados Vecinales y representantes de las agrupaciones urbanas
Comunales. y rurales que integran el distrito dentro de la
- Que los Gobiernos Locales son provincia.
competentes para promover el - Que la administración municipal adopta una
desarrollo integral local así estructura gerencial la cual comprende a: la
como la participación vecinal y Gerencia Municipal, al Órgano de Auditoria
para otorgar concesiones para Interna (Órgano de Control Institucional), la
la ejecución y explotación de Procuraduría Pública Municipal, la Oficina de
Normas - Cuales son las competencias - Que deben contar con una unidad
ambientales: vinculadas con el Sistema ambiental
Nos dicen Nacional de Gestión Ambiental
Sectorial, el Sistema Nacional
de Información Ambiental y
otros instrumentos de gestión
ambiental.
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe existir una dependencia competente para
cooperación con la cooperación el manejo de la cooperación técnica internacional
internacional técnica internacional
Nos dicen
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional
Defensa con el Sistema de que dependen de la más alta autoridad de su
Nacional y Seguridad y Defensa institución.
Defensa Civil Nacional.
Nos dice
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe haber una oficina responsable de
Acceso a la con el acceso a la garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
Información información Pública, información pública de la entidad
Pública
Nos dicen
No es necesario que
se especifique cada
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNA una de las
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL competencias
exclusivas o
compartidas
TÍTULO I otorgadas por la
Derivan de las De las Disposiciones Generales Ley Orgánica de
normas sustantivas Municipalidades, las
que regulan los funciones que de
Gobiernos Locales
En este Título se indica:
ellas se derivan son
(Paso 1) y que se - La naturaleza jurídica de la Municipalidad, es decir, se indica a qué incluidas en el ROF.
identifican en la Gobierno Local pertenece, mencionándose que tiene personería
Matriz No. 6
jurídica de derecho público con autonomía política, económica y
administrativa en las materias de su competencia.
- Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para
lograr su misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de
Municipalidades y demás normas sustantivas que se le aplican. Las
principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de
detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad.
Se derivan de las
normas sustantivas TÍTULO II
que regulan a los De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se unidades orgánicas
identifican en la
Matriz 6 En este Título se describe:
- La estructura orgánica de la Municipalidad.
- Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la
estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los
integran.
- La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y
unidades orgánicas de la Municipalidad.
TÍTULO III
Del Régimen Laboral y Económico
Se establece la TÍTULO II
interrelación De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y
interna, unidades orgánicas
especificándose a
quién debe asesorar
CAPÍTULO IV
Órganos de Asesoramiento Se introduce al
órgano
De la Gerencia u Oficina de Asesoría Jurídica
Artículo x.- La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento
Se evita el uso encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a
innecesario de
palabras. Decir: los demás órganos de la Municipalidad.
'Opinar' y no
'Emitir opinión’ Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica:
(…)
Para realizar un ejemplo que aclare el cómo se hace cada una de las matrices
contenidas en el Manual para elaborar el ROF, se ha tomado como muestra
algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia
ambiental al Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, en adelante
Ministerio.
PASO 1
Elaboración de cuadro de normas sustantivas y transversales
Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una
de las funciones que se asignarán en el ROF, se debe proceder a realizar la Matriz 1
diferenciando claramente las funciones generales y específicas por tipo de
órgano y unidad orgánica (Ver pág. 15 del Manual).
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
Unidad
GENERALES Órgano Función
Orgánica
Función
¿Oficina de Realizar
Medio las funciones
Ambiente? relacionadas con la
gestión y el manejo
de residuos sólidos
generados en las
actividades, bajo
Promover la
competencia del
conservación del
Ministerio
medio ambiente y el
señaladas en la Ley
cumplimiento de la
4 General de
(*)
normatividad
Residuos Sólidos y
ambiental en las
demás normas
actividades bajo la
complementarias(2).
competencia del
Ministerio (1)
¿Dirección Aprobar los
Nacional de estudios de impacto
Construcción? ambiental (EIA) y
(3) expedir
certificaciones
ambientales.
Tengamos presente
PASO 2
Identificar funciones y estructura orgánica según estrategia institucional
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
Unidad
GENERALES Órgano Función Función
Orgánica
Oficina del - Formular e Unidad de - Elaborar e incentivar
4 Medio impulsar la Gestión, estudios e investigaciones así
Ambiente aplicación de los Investigación como la aplicación de
(2) instrumentos e Impacto tecnologías ambientales en
reguladores para Ambiental actividades sectoriales, para la
evaluar, controlar recuperación ambiental en
y mitigar los zonas urbanas en estado de
impactos degradación (3).
Promover e
negativos al
impulsar el
ambiente,
desarrollo
generados por
equilibrado de las
actividades
actividades
sectoriales.
sectoriales para
- Establecer
preservar el
mecanismos
medio ambiente.
participativos
(1)
para la
elaboración de
normativa
ambiental.
- Fomentar
políticas de
equilibrio
ambiental en el
desarrollo de las
actividades del
Sector.
Parte correspondiente del PEI que se tomó como muestra para elaborar la
Matriz 2
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
Unidad
GENERALES Órgano Función Función
Orgánica
4 Coordinar con los diversos Dirección Aprobar los estudios
sectores, gobiernos Nacional de de impacto ambiental
regionales y locales, la Vivienda en el ámbito de su
generación de programas y (Viceministerio competencia conforme
proyectos de desarrollo del de Vivienda y a la legislación vigente
hábitat y conservación del Urbanismo) (2).
medio ambiente urbano (1). Dirección - Aprobar los estudios
Nacional de de impacto ambiental
Urbanismo en el ámbito de su
(Viceministerio competencia conforme
de Vivienda y a la legislación
Urbanismo) vigente.
- (…)
Dirección Aprobar los estudios
Nacional de de impacto ambiental
Construcción en el ámbito de su
(Viceministerio competencia conforme
de a la legislación
Construcción y vigente.
Saneamiento)
Oficina del - Formular, proponer, Unidad de a ) Elaborar una base de
Medio evaluar y actualizar la Políticas, datos y estadísticas
Ambiente (3) normatividad Estrategias y ambientales para la
ambiental del Sector. Normas formulación de la
- Llevar el registro de normativa ambiental
las entidades sectorial en
autorizadas para la coordinación con la
elaboración de Oficina General de
Estudios de Impacto Estadística e
Ambiental (EIA) Informática.
respecto de las b) (…)
actividades del Sector. Unidad de - Promover la
Gestión, investigación a través
Investigación de programas, estudios
e Impacto y proyectos sectoriales
Ambiental para proteger y
conservar el medio
ambiente en el ámbito
nacional.
b) Llevar el registro de
empresas consultoras
ambientales autorizadas
para la elaboración de
los EIA.
(...)
Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deberá proceder a
realizar una Matriz en la que se indique las funciones específicas que en la
práctica vienen ejerciendo cada una de las áreas de la entidad. (ver página 44).
FUNCIONES ESPECÍFICAS
FUNCIONES
GENERALES Órgano Función Unidad Orgánica Función
4
1. El jefe de la Oficina de Medio Ambiente señaló como función general una función que no está contemplada entre las funciones
generales del ROF vigente.
2. En la práctica la Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental viene ejerciendo una función que no está contemplada en el
ROF actual, pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto se deberá decidir si la misma, dada su importancia para
los fines de la entidad, se formaliza incorporándola en el nuevo ROF.
3. Además de los supuestos señalados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones reguladas en las
normas sustantivas que no son ejercidas por ningún órgano o unidad orgánica, entre otros. De allí la utilidad de realizar la Matriz 4.
141
PASO 4
Elaboración de Matrices Comparativas
FUNCIONES GENERALES
Estrategia
Cód. Marco Legal Cód. Cód. ROF vigente Cód. Cuestionario
Institucional
1L
2L
3L
Coordinar con
los diversos
sectores, Formular y
Promover la gobiernos proponer la
Promover e
conservación del regionales y aplicación de
impulsar el
medio ambiente y locales la políticas y
desarrollo
el cumplimiento generación de normas
equilibrado de
de la normatividad programas y ambientales, así
4L 4E las actividades 4R 4C
ambiental en las proyectos de como supervisar
sectoriales para
actividades bajo desarrollo del y controlar el
preservar el
la competencia del hábitat y impacto
medio
Ministerio. conservación ambiental de las
ambiente.
del medio actividades del
ambiente Sector.
urbano.
5L
Tengamos presente
143
legislación
vigente.
144
Dirección - Aprobar
Nacional de los estudios
Urbanismo de impacto
(Viceministerio ambiental en
de Vivienda y el ámbito de
DE
Urbanismo) su
LÌNEA
competencia,
conforme a
la
legislación
vigente
Oficina del - Formular, Unidad de - Elaborar Oficina -
Medio proponer, Políticas, una base de del Proponen,
Ambiente evaluar y Estrategias y datos y Medio coordinan
actualizar la Normas estadísticas Ambiente y evalúan
normatividad ambientales la política
ambiental para la ambiental.
del Sector. formulación
- Llevar el de la
DE registro de normativa
LÌNEA las entidades ambiental,
autorizadas en
para la coordinación
elaboración con la
de EIA. Oficina
General de
Estadística e
Informática
(2).
Unidad de - Promover Unidad de Evalúan y
Gestión, la Gestión, aprueban a
Investigación investigación Investigación las
e Impacto a través de e Impacto instituciones
Ambiental programas, Ambiental públicas y
DE
estudios y privadas
LÌNEA
proyectos que se
sectoriales dedican a la
para elaboración
proteger y de estudios
conservar el ambientales.
1. Si la función identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en
las otras matrices, verificando así a quién se le asignó formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene
Se aconseja mantener a cada órgano y unidad orgánica en la misma ubicación en cada matriz (misma fila).
145
Anexo 6
Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
SON FUNCIONES DEL a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la
ÓRGANO DE CONTROL entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan
INSTITUCIONAL DE TODAS Anual de Control, así como ejercer el control externo por encargo de
LAS ENTIDADES PÚBLICAS la Contraloría General.
(Art. 28 Resolución b) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de
Contraloría N° 114-2003-CG) la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las
pautas que señale la Contraloría General.
c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y
operaciones de la entidad, que disponga la Contraloría General, así
como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando
estas últimas tengan carácter de no programadas, su realización será
comunicada a la Contraloría General por el Jefe del OCI.
d) Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de
más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la
supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de
control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que
comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior.
e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la
Contraloría General, así como al Titular de la entidad y del Sector
cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia.
f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad,
se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte
las medidas correctivas pertinentes.
g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y
servidores públicos y ciudadanos sobre actos y operaciones de la
entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y
documentación sustentatoria respectiva.
h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por
la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones
emitidas para el efecto.
i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la
entidad, como resultado de las acciones y actividades de control,
comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y
plazos respectivos. Dicha función comprende efectuar el
seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de
las acciones de control.
j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la
ejecución de las acciones de control en el ámbito de la entidad.
ADICIONALMENTE, SON a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del ámbito de su
FUNCIONES DE LOS competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y
ÓRGANOS DE CONTROL metas del Sector, en concordancia con los lineamientos y
SECTORIAL disposiciones impartidas por la Contraloría General.
(Art. 29 Resolución b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del ámbito de su
Contraloría N° 114-2003-CG) competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las
entidades y órganos desconcentrados comprendidos en el Sector.
c) Coordinar, integrar y consolidar la información de los Órganos de
Control Institucional de las entidades y órganos desconcentrados
comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos, el
cumplimiento de sus planes anuales de control, así como la
información que deban emitir en virtud de encargos legales o por
disposición de la Contraloría General. Dicha función se realizará
siempre dentro de un contexto de colaboración racional, evitándose
la superposición de funciones.
d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y
situación operativa de los Órganos de Control instituidos en los
órganos desconcentrados de su Sector.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
CONSIDERANDO:
DECRETA:
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintiún días del mes de julio
del año dos mil seis.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la República
TÍTULO I
Normas generales
CAPÍTULO I
Del objeto, finalidad y alcance
CAPÍTULO II
De las disposiciones generales para la elaboración y aprobación del ROF
TÍTULO II
CAPÍTULO I
Del contenido y elaboración del reglamento de organización y funciones
CAPÍTULO II
De los órganos y unidades orgánicas
CAPÍTULO III
De los órganos y unidades orgánicas que ejercen funciones de Sistemas
Administrativos
CAPÍTULO IV
Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Universidades Públicas
TÍTULO IV
De las normas para proyectos, programas y comisiones
Disposiciones Complementarias
TÍTULO I
NORMAS GENERALES
CAPÍTULO I
ÁREA
Se refiere tanto a órganos como a unidades orgánicas de una Entidad.
ATRIBUCIÓN
Facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar
decisión sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el
ejercicio de sus funciones.
COMPETENCIA
Ámbito de actuación material o territorial de la entidad en su conjunto,
establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal.
EFICIENCIA
Agilizar la toma de decisiones y la asignación de responsabilidades.
ENTIDAD
Incluye a las señaladas en los incisos 1 al 7 del artículo I del título preliminar de la
Ley Nº 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General. Deberá entenderse
por entidades a aquellas organizaciones que cumplen con funciones de carácter
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre sí para cumplir
funciones preestablecidas que se orientan en relación con objetivos derivados de la
finalidad asignada a la Entidad.
FACULTAD
Derecho conferido para realizar cierta acción.
FUNCIÓN
Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la entidad,
sus órganos y unidades orgánicas para alcanzar sus objetivos.
FUNCIÓN GENERAL
Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los
objetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen de las normas
sustantivas vinculadas a la entidad.
FUNCIÓN ESPECÍFICA
Conjunto de acciones que deben realizar los órganos y las unidades orgánicas,
conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las metas de su gestión
administrativa.
JERARQUÍA
Es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización
hasta el eslabón más bajo; también conocida como cadena de mando.
NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la
dependencia entre los órganos o unidades orgánicas de acuerdo con sus funciones
y atribuciones.
NIVEL JERÁRQUICO
Refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura orgánica de
la Entidad.
ÓRGANOS
Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la
Entidad. Se clasifican de acuerdo a lo establecido en los presentes lineamientos.
PROGRAMA
Los Programas son estructuras funcionales creadas para atender un problema o
situación crítica, o implementar una política pública específica, en el ámbito de
competencia de la entidad a la que pertenece.
PROYECTO
Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar
uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida, para lo cual se le asigna
RACIONALIZACIÓN DE PROCESOS
Actividad de sistematización que conlleva a la identificación, análisis,
armonización, diseño, mejoramiento, simplificación o supresión de procesos para
alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la
Entidad.
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Los Sistemas Administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las
actividades de la Administración Pública y que tienen por finalidad asegurar el
cumplimiento eficaz de los objetivos de las entidades a través de la utilización
eficiente de los medios y recursos humanos, logísticos y financieros.
UNIDAD ORGÁNICA
Es la unidad de organización que conforma los órganos contenidos en la
estructura orgánica de la entidad.
CAPÍTULO II
TÍTULO II
CAPÍTULO I
ii. En relación con el ámbito territorial en el cual se ejerce una función: una misma
función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales
diferentes y claramente delimitados.
Las unidades orgánicas del tercer nivel deben ser excepcionales y siempre que se
encuentren debidamente justificadas conforme al Informe Técnico Sustentatorio
que elabore la Entidad de acuerdo con lo establecido en el Artículo 29.
- Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de
la entidad.
d) Anexo
Organigrama de la Entidad que refleje la estructura orgánica de la misma.
a) Las funciones que se determinen deben permitir que los órganos cumplan con lo
dispuesto en las normas sustantivas, los sistemas administrativos y las normas de
aplicación general, cuando sea el caso:
i) Las funciones de los órganos de línea deben ser el resultado del análisis realizado
en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el Artículo 29.
iii) Las funciones que se derivan del proceso de descentralización, cuando sea el
caso, se incorporan según lo dispuesto por el Artículo 27.
iv) Las funciones específicas asignadas a cada órgano se derivan de las funciones
b) Las funciones asignadas a un mismo órgano o unidad orgánica deben ser afines,
compatibles y/o complementarias.
CAPÍTULO II
a) Asesoría Jurídica.
b) Planeamiento y presupuesto, incluyendo las actividades de racionalización y
cooperación técnica internacional.
CAPÍTULO III
CAPÍTULO IV
TÍTULO III
Sección 1. Justificación
Esta sección del informe debe sustentar la necesidad de la existencia de la nueva
estructura y funciones de la Entidad. Para ello, se incluirá la siguiente información:
b) Análisis de Estructura: (i) Razones que sustenten la creación de cada uno de los
nuevos órganos y unidades orgánicas, cuando corresponda. Para estos efectos,
debe desarrollarse una explicación detallada de por qué las nuevas funciones no
pueden ser asumidas por los órganos existentes; (ii) El organigrama vigente; y, (iii)
el organigrama propuesto.
Artículo 32.- Del Informe Técnico Sustentatorio por creación de nueva entidad o
fusión
Cuando la aprobación de ROF se sustente en la creación o fusión de entidades, el
Informe Técnico Sustentatorio incluirá la siguiente información:
Sección 1. Justificación
- El proyecto de ROF.
- El proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF.
ii) La Secretaría de Gestión Pública verificará que el proyecto de ROF propuesto, así
como los informes técnicos remitidos, se ajusten a lo dispuesto por los
Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado. La Secretaría de Gestión Pública podrá
solicitar a la entidad más información, la realización de las modificaciones que
corresponda o emitir un Informe Previo favorable. En este último caso, se
procederá a tramitar la aprobación del correspondiente Decreto Supremo.
b) En el ámbito Regional:
ii) La Gerencia General del Gobierno Regional verificará que el proyecto de ROF
propuesto así como los informes técnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por
los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado y emitirá el Informe Previo.
c) En el ámbito Municipal:
iii) Corresponde a la Gerencia del Gobierno Local revisar que no exista duplicidad
de funciones entre los órganos de la entidad y entre ésta y las demás entidades
públicas que actúan en su circunscripción. Una vez hecho esto, se remitirá el
proyecto de ROF, el Informe Técnico Sustentatorio y el proyecto de Ordenanza
Municipal correspondiente al gobierno Local para que sean sometidos a la
aprobación del Concejo Municipal.
iv) La Gerencia del Gobierno Local verificará que el proyecto de ROF propuesto y los
informes técnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por los Lineamientos para la
Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la
Gestión del Estado y emitirá el Informe Previo.
TÍTULO IV
DE LAS NORMAS PARA PROYECTOS, PROGRAMAS Y COMISIONES
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera.- Directivas
La Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros se
encuentra facultada para emitir directivas complementarias en materia de ROF y
de CAP, así como de otros documentos de gestión.
Las entidades que no tuvieran ROF aprobado a la fecha de publicación del presente
Decreto Supremo, deberán presentar su proyecto de ROF en un plazo no mayor de
tres meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma.
Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre
de 2004 deberán presentar su proyecto de ROF, en un plazo que no excederá de 12
meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma. (*)
RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre
de 2004 deberán presentar su propuesta de ROF a la entidad encargada de la
elaboración del Informe Previo, en un plazo que no excederá de 12 meses contado
desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma.
Bibliografía
· Alvarado Mairena, José. Administración Gubernamental. Perú. Grijley.
2004