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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA

PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

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Procedimiento para el registro contable por

la pérdida de Bienes de Larga Duración

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA

PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

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sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2012 primera edición

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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.

Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Luis Fiallos

Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros
Ing. Cintia Catota
Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos

Revisado: Dra. Sonia Proaño

Directora Nacional de Estados Financieros
Ing. Walter Medina
Director Nacional de Activos Públicos

Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental

Fecha: 21/12/2012

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Contenido

1.  ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 5 

2.  APLICACIÓN A LA NORMATIVA ............................................................................................... 5 

3.  PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 6 

3.1   DISMINUCIÓN DE BIENES POR ROBO, HURTO O ABIGEATO ........................................ 6 

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE

POR LA PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

1. ANTECEDENTES

Se requiere proporcionar a las Entidades un documento que contenga el procedimiento para el

registro contable de los distintos casos que se presenten por la pérdida de bienes de larga
duración.

2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA

El Código Orgánico de Planificación de las Finanzas Públicas en el Artículo 158.- Normativa

aplicable, indica textualmente “El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa
de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos,
instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de
las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”.

Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.16 Pérdida de Recursos Públicos, en los

numerales 3.2.16.1 “Alcance”, 3.2.16.2 “Disminución de Disponibilidades” y 3.2.16.3
“Disminución de activos financieros y bienes”.

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público,
Sección IV De la Baja por Hurto o Robo, en los artículos 86 “Denuncia”, 87 “Indagación Fiscal”.
88 “Instrucción fiscal, 89 “Procedencia de la baja”, 90 “Responsabilidades”, 91 “Fuerza Mayor” y
92 “Reposición de bienes o restitución de su valor”.

Este procedimiento deberá ser utilizado por las Entidades de Gobierno Central,
Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan con la herramienta informática
e-Sigef.

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3. PROCEDIMIENTO
3.1 Disminución de Bienes por Robo, Hurto o Abigeato

Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Activos Fijos, el débito será a la
cuenta 619.94 “(-) Disminución de Bienes de Larga Duración”, por el valor en libros y los
montos a acreditarse serán los registrados en la cuenta principal y complementaria
pertinente; es decir, la que corresponda al bien sustraído y a su Depreciación Acumulada.

3.1.1 Robo Público (NTCG 3.2.16.3, numeral 1)

En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la

presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un
asiento de ajuste, con cargo a la cuenta 638.91, 638.92 ó 638.93 que corresponda y se
liquidará la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.

Ejemplo 1: Se produce la pérdida de un scanner asignado a un funcionario de la

Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes mediante denuncia formulada, las
autoridades competentes emiten la resolución determinando que se trata de un robo
público. De acuerdo a los registros contables, los valores del bien son:

Valor contable: $500,00

Depreciación Acumulada: $80,00
Valor en Libros: $420,00

A. Registro por la disminución de bienes

Para el registro de la disminución del bien, se utilizará la clase de registro PÉRDIDA EN

ADMINISTRACION; EN PROYECTOS; EN PROGRAMAS correspondientes, debitando
las cuentas 619.94 “Disminución de Bienes de Larga Duración” por el valor en libros y
141.99 por el cierre de la Depreciación Acumulada; se acreditará la cuenta 141 “Bienes
de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas”, por el valor
que corresponda al bien perdido.

RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.

Código Cuenta Debe Haber

619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420
Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes
141.99.07 80
Informáticos
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 500

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B. Registro del asiento de ajuste

Para el registro de la pérdida de bienes cuando el dictamen de la autoridad competente

determine que no es responsabilidad del custodio, se utilizará la clase de registro ROBO
PUBLICO DE BIENES – ADMINISTRACIÓN, INVERSIÓN PROYECTOS Y
PROGRAMAS, debitando la cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas en Bienes de Larga
Duración” y acreditando la cuenta 619.94 “Disminución de Bienes de Larga Duración”.

RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.

Código Cuenta Debe Haber

638.93 Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración 420
619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420

3.1.2 Pérdida asumida por el custodio del Bien de Larga Duración (NTCG 3.2.16.2,
numeral 2)

Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el reintegro de

fondos destinados a resarcir las pérdidas, al costo de reposición, el registro se lo hará
mediante un movimiento de ajuste, para asentar el otorgamiento de un préstamo,
debitando la cuenta 123.01.07 ó 123.01.11, sin generar una obligación monetaria, y
liquidando directamente la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Si
el valor a restituir fuere mayor al anotado en la cuenta Disminución Patrimonial, la
diferencia se registrará abonando la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”.

Ejemplo 2: Se produce la pérdida de un proyector al funcionario de la Entidad. De

acuerdo a las indagaciones pertinentes, las autoridades competentes emiten la
resolución determinando que la pérdida es responsabilidad del custodio.

De acuerdo a los registros contables, los valores del bien son:

Valor contable: $500,00

Depreciación Acumulada: $80,00
Valor en Libros: $420,00

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A. Registro para la baja y cargo al custodio de Bienes de Larga Duración

Para el registro de la disminución del bien, se utilizará la clase de registro PERDIDA EN

ADMINISTRACION; EN PROYECTOS; EN PROGRAMAS correspondientes, debitando
las cuentas 619.94 “Disminución de Bienes de Larga Duración” por el valor en libros y
141.99 por el cierre de la Depreciación Acumulada; se acreditará la cuenta 141 “Bienes
de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas” por el valor
que corresponda al bien perdido.

RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.

Código Cuenta Debe Haber

619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420
141.99.04 Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos
80
141.01.04 Maquinarias y Equipos 500

Nota: El registro de pérdida del Bien de Larga Duración, deberá ser registrado
obligatoriamente, antes de ser cargado al custodio.

Se debe considerar los campos resaltados en la aplicación del asiento de ajuste antes
indicado:

Se deberá registrar a los deudores 
primarios  del  estado  según  NTCG 
3.2.16.1,  para  precautelar  los 
recursos públicos de la entidad. 

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La entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, se procederá a

registrar la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES),
debitando la cuenta 123.01.011 “Anticipos a Servidores Públicos” y acreditando la
cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”.

Criterio Jurídico:

“En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de

toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o
sentencia ejecutoriada; y, que en el orden jerárquico de aplicación de la norma,
consideramos que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez
establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por
Auditoría”.

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420

619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420

Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Bienes de Larga

Duración con RUC de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2
incorporando el RUC de quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable
dictaminado por la autoridad competente, utilizaran la clase de registro RDP1
“RECLASIFICACION DE AUX 2 PARA DISMINUCION PATRIMONIAL PERDIDA,
ROBO O HURTO”

RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE

Código Cuenta Debe Haber

619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420

619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420

Caso 1: Reintegro en efectivo por el Bien (NTCG 3.2.16.3, numeral 2, literal a)

En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito

se registrará el derecho monetario debitando la “Cuenta por Cobrar Recuperación de
Inversiones” y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo 123 “Inversiones en
Préstamos y Anticipos” que hubiere sido utilizada;

Nota: Cuando la reposición del bien se realice en efectivo, se realizara un CUR de

ingresos con afectación presupuestaria al ítem 27.02.07 o 27.02.11 correspondiente.
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DEVENGADO
Código Cuenta Debe Haber
113.27 Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 420
123.01.07 Préstamos del Sector Privado 420

PERCIBIDO
Código Cuenta Debe Haber
111.02.01 Recursos Fiscales 420
113.27 Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 420

Caso 2: Reintegro con un bien de similares características (NTCG 3.2.16.3,

numeral 2, literal b)

Si el responsable entregara un bien de similares características en reposición, se

registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste por los mismos valores en
libros que tenía el bien y se liquidará directamente la cuenta de Inversiones en
Préstamos y Anticipos.

Clase de registro correspondiente a RESPONSABLE DEVUELVE BIEN ADM;

INVERSION, SIMILARES CARACTERISTICAS CORRESPONDIENTE “XXXX”
debitando la cuenta 141 “Bienes de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145
“Bienes de Programas” y acreditando la cuenta 123.01.11 “Anticipos a Servidores
Públicos”.

RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.

Código Cuenta Debe Haber

141.01.04 Maquinarias y Equipos 420

C123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420

Caso 3: Reintegro con un bien nuevo o de mayor valor (NTCG 3.2.16.3, numeral 2,
literal c)

En el evento de que se entregara un bien nuevo, se lo registrará al valor de mercado,

cancelará directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la
diferencia se aplicará a la cuenta 629.51” Actualización de Activos”.

Clase de registro correspondiente a RESPONSABLE DEVUELVE BIEN ADM;

INVERSION, SIMILARES CARACTERISTICAS MAYOR VALOR
CORRESPONDIENTE “XXXX” debitando la cuenta 141 “Bienes de Administración”,
144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas” y acreditando las cuentas
123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”; la diferencia se cargará a la cuenta 629.51
“Actualización de Activos”.
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RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y

Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.

Haber Se utiliza la cuenta 
Código Cuenta Debe cuando el bien 
entregado tiene 
141.01.04 Bienes de Administración 625 un mayor valor 
123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 420
629.51 Actualización de Activos 205

B. Registro por cargo al custodio o aseguradora

Para efectuar el registro por el reintegro de bien, que hubiere estado protegidos
mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro que
corresponda, entre las opciones:

Opción No. 1

• Cuando la aseguradora realice la reposición del 100% se registra a través de la

Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES),
debitando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y acreditando la
cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”.

Código Cuenta Debe Haber

123.01.07 Préstamos del Sector Privado 420

619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420

Opción No. 2

• Cuando la aseguradora realice la reposición solamente de un porcentaje del bien

de larga duración, la diferencia será cargada al custodio responsable, a través
de la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES),
debitando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y 123.01.11
“Anticipos a Servidores Públicos”, acreditando la cuenta 619.94 “Disminución en
Bienes de Larga Duración”.

Código Cuenta Debe Haber

123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos 120

123.01.07 Préstamos del Sector Privado 300
619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración 420

Nota: en el caso que la empresa aseguradora realice la reposición en efectivo o

con un bien de similares características se aplicará el mismo procedimiento
indicado en los caso Nº 1, 2 y 3.
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