FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO

ENTIDAD: ESE HOSPITAL LOCAL DE CONCORDIA

1. FECHA DE ELABORACIÓN: 24 DE FEBRERO DE 2019

No DEL CARGO DEL RESPONSABLE DE

HALLAZGOS FORMULADOS POR LA CGM ACCION CORRECTIVA Y/PREVENTIVA
HALLAZGO CUMPLIR CADA ACCION DE MEJORA

1). Capacitar al funcionario designado por la ESE Hospital Local de

Concordia en el correcto diligenciamiento de la plataforma.
Estudiando la cuanta en el formato 20-1. Acciones control a la contratación de la E.S.E Hospital de Concordia (Magdalena), de la cuenta
2). Establecer Puntos de control y seguimiento al proceso contractual
anual consolidada 2016, se rindio 270 procesos contractuales por la suma de $1.068.627.694,00. Pero en la revisión de la plataforma
que permita tener diligenciado los soportes de las acciones Gerente-Control Interno, Funcionario de
1 del SIA OBSERVA se puede evidenciar que fueron rendidos 258 contratos si adjuntar ningún tipo de documento contractual.
contractuales de la entidad. publicar la Información
De lo anterior, se pudo evidenciar que la plataforma SIA OBSERVA no se viene diligenciando en debida forma, ocasionando que se
dificulte el ejercicio de control fiscal.
3). Delegar al funcionario en calidad de asistente administrativo que
haga seguimiento al proceso en todas las etapas, reportando a control
interno y gerencia los incumplimientos.

Dentro de la realización de la audiencia a la ESE local de concordia (Magdalena), se realizó la consulta en “Colombia compra eficiente” y
se pudo corroborar que se encuentra publicado el plan de adquisiciones y compra que se suscribió en la vigencia auditada, ahora bien,
se entiende por plan anual de adquisiciones como una herramienta para: (I) Facilitar a las entidades estatales identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (II) Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de
la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación*.
Se puede observar que el PAA, no se ajusta a la realidad contractual realizada en la vigencia 2018. A pesar que la resolución 5185 del
2013, establece en su artículo 7*. Plan anual de adquisiciones. Las empresas sociales del Estado deben elaborar un plan anual de
adquisiciones, que podrán actualizar de acuerdo a sus necesidades, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que
pretender adquirir durante el año, acorde con las necesidades de la entidad y los recursos con que se cuente. Este plan y sus
actualizaciones deben ser publicadas en la página web de la entidad y el sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP”.
(Resaltado y en negrilla es nuestro).
De lo anterior, el Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las entidades estatales a efectuar los procesos de adquisición que en él se 1). Publicar antes del 31 de enero de la vigencia el Plan Anual de
enumeran. Pero la norma anteriormente citada manifiesta como factor de planeación precontractual identificar, registrar, programar y Adquisiciones con la proyección de las necesidades de la entidad.
divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios. Por lo tanto, el sentido de la norma s darle cumplimiento solo lo que se refleja en Gerente-Control Interno, Funcionario de
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el PAA, ya que la celebración de contratos que no se encentran planificados afectan y contratarían el principio de planeación. 2) Revisar y Ajustar el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo a las publicar la Información
Es por ello, que se evidencia que no se consolido la información suministrada por las diferentes áreas para obtener un documento que actuaciones contractuales de necesidades generadas y celebradas en el
adicionalmente recopilara las necesidades de contratación de la E.S.E local de Concordia, en un formato que tuviera en cuenta los periodo
parámetros establecidos por Colombia compra eficiente.
El auditor observó que la entidad no hizo uso de su facultad para actualizar y/o modificar el Plan Anual de Adquisiciones publicado en el
mes de Enero de 2018, con el fin de incluir y divulgar aquellas necesidades de bienes y servicios que no habían sido programadas o
registradas inicialmente y como consecuencia subsanar las inconsistencias presentadas en la elaboración del plan publicado, en
atención a lo establecido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia compra eficiente en la circular externa No. 2 del
16 de Agosto de 2013: “La actualización del PAA debe ser publicada en la página web y en el SECOP. De tal manera que sólo será
visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado”. (Subrayado fuera del texto).
Por ende, al momento de realizar un estudio previo, sobre alguna necesidad, es indispensable tener en cuenta el Plan de Adquisiciones
y compra. Podemos presumir, que la entidad celebró contratos durante la vigencia auditada que no aparecen relacionados en PAA,
conllevando a un presunto incumplimiento de las normas en mención y violando el principio de planeación y transparencia.

En observancia de la publicación de los contratos en la plataforma del SECOP se pudo vislumbrar que no se cumple con el propósito de
publicidad y transparencia debido que publican procesos contractuales sin tener en cuenta los términos de planeación, suscripción y
finalización, por lo que las Entidades Estatales deben publicar los documentos del proceso, desde la planeación del contrato hasta su
liquidación.
Reportar las actuaciones contractuales de la ESE Hospital Local Zona
De lo anterior se puede vislumbrar procesos contractuales que no se publican en su totalidad, tales como estudios previos, acto Gerente-Control Interno, Funcionario de
3 Bananera a las plataformas SIA Observa y SECOP; información
administrativo que justifique la contratación directa, el estudio económico del contrato, informe de supervisión y/o interventoría de la publicar la Información
parámetro de la contratación de cada vigencia de la entidad.
ejecución contractual, informe del contratista, acta de liquidación del contrato.
Por consiguiente, la presunta omisión de la publicidad de la información contractual genera la violación del principio de transparencia,
publicidad y selección objetiva.
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No DEL CARGO DEL RESPONSABLE DE

HALLAZGOS FORMULADOS POR LA CGM ACCION CORRECTIVA Y/PREVENTIVA
HALLAZGO CUMPLIR CADA ACCION DE MEJORA

En la ejecución del trabajo de campo en las instalaciones de la ESE Hospital Local de Concordia (Magdalena), se realizó revisión de las
existencia de medicamentos, dispositivos médicos e insumos asistenciales disponibles en el servicio farmacéutico, encontrando
ausencia de inventarios que permita llevar el control de las cantidades actuales existentes de medicamentos, así como su dispensación
a nivel ambulatorio y hospitalario, lo que permite identificar falta de control y debido manejo de los recursos en salud, evidenciando que
únicamente se lleva el inventario manual de los medicamentos.
En este sentido, no se cuenta con un Sistema de información de medicamentos, el cual es definido en el Artículo 24 del Decreto 2200 de
2015 como “El conjunto de actividades informativas que hacen parte del servicio farmacéutico de una institución prestadora de Servicios Desarrollar como instrumento de control un KARDEX que permita tener Gerente-Control Interno, Funcionario de
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de Salud… que busca la satisfacción de las necesidades específicas y de información sobre los medicamentos y su uso adecuado por parametrizado los insumos que reposan en almacen publicar la Información
parte del paciente, el equipo de salud y la comunidad. La información debe estar sustentada en fuentes científicas, actualizadas e
independientes”.
Por lo ante descrito, se observa ausencia en la implementación de controles que permita revelar los inventarios actualizados de los
diferentes medicamentos, dispositivos médicos e insumos asistenciales, lo que favorece la materialización de los riesgos existentes en
la administración de los mismos.

La ley 594 de Julio 14 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivos, y el Acuerdo 42 de Octubre 31 de 2002 del Consejo
Directivo del Archivo General de la Nación, establecen los criterios para la organización de los archivos de las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas; no obstante, en los expedientes o carpetas contentivas de los contratos auditados se observa Organizar el archivo de la ESE en medio digital y fisico tal que permita
Gerente-Control Interno, Funcionario de
5 que estos carecen de: foliación, inventario documental, ordenación cronológica, la totalidad de la información que hace parte del tener trazabilidad de los archivos activos y archivos muertos de la
publicar la Información
contrato. Situaciones que se presentan por deficiencias en la conservación de la integridad de la información documental, lo que dificulta entidad
la consulta, control y seguimiento de esta, con el riesgo de suplantación, modificación o perdida de documentos y desgaste para los
usuarios.

Dentro de los selectivos de contratos se vislumbra que se ejecutó durante la vigencia suscribió contrato de prestación de servicios
profesionales para “EL CARGUE DE TODOS LOS INFORMES DE PLATAFORMAS INFORMATIVAS DE LOS ENTES DE CPNTROL”
En el estudio de fondo del control de prestación de servicio en mención se pudo visualizar unas falencias, sobre la ejecución del contrato
auditado consistía en el reporte y cargue de toda la actividad contractual del sujeto vigilado, empero, en la revisión y estudio de la
cuenta en el formato 20-1. Acciones de control a la contratación de la E.S.E Hospital Local de Concordia (Magdalena), de la cuenta
anual consolidada 2016, se rindió 270 procesos contractuales por la suma de $1.068.627.694.00 pero en la revisión de la plataforma del
SIA OBSERVA se puede evidenciar que fueron rendidos 258 contratos sin adjuntar ningún tipo de documentos contractual.
Por lo que se presume que el contratista incumplió su deber contractual en el debido diligenciamiento de la plataforma de SIA
OBSERVA ocasionando que se dificulte el ejercicio de control fiscal como beneficiaria de la actividad contractual en comento.
En el mismo sentido, conforme el objeto del contrato auditado, en revisión de la plataforma de SECOP, se pudo apreciar que no se Cargar las actuaciones contractuales de la entidad cada vez que de
Gerente-Control Interno, Funcionario de
6 cumple con el propósito de publicidad y transparencia debido que se omitió de publicar todas las actividades contractuales de la entidad lugar, con sus respecrtivos soportes de legalización de contratos en la
publicar la Información
hospitalaria como estipula el contrato, y además publicitan un número muy ínfimo (30 contratos) de los 270 procesos reportados en la plataforma SIA OBSERVA Y SECOP I
plataforma SIA CONTRALORIA, sin tener en cuenta los términos de planeación, suscripción y finalización, por los que las Entidades
Estatales deben publicar los documentos del proceso, desde la planeación del contrato hasta su liquidación .
Se pudo establecer que no existe informe de actividades por parte de contratista, donde se visualiza los avances de las obligaciones
establecidas en el contrato. Debido a la falta de seguimiento sobre la ejecución de los contratos auditados.
Realizando una trazabilidad de la gestión contractual de la vigencia 2019, conforme al deber de cumplimento de los principios de
publicidad, transparencia y selección objetiva, de la entidad auditada se denota que se encuentra renuente en la presunción de
incumplimiento debido que no publicita toda la actividad contractual de la vigencia 2019, ya en su finalización.
Así mismo se presume que la gestión fiscal del Gerente fue antieconómica, ineficaz, ineficiente, constituyéndose los presupuestos de un
presunto detrimento patrimonial.
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HALLAZGO CUMPLIR CADA ACCION DE MEJORA

En el estudio de fondo del contrato suscrito por la E.S.E Hospital local de Concordia (Magdalena), para el PROYECTO DE DESMONTE,
INSTALACION DE TECHO, CIELO RASO, E INSTALACIÓN DE PISO DE LA SEDE PRINCIPAL DE LA E.S.E HOSPITAL LOCAL DE
CONCORDIA, se pudo observar que la entidad auditada invirtió la suma de $45.000.000.00 a pesar que existe deficientes elementos
probatorios y registros fotográficos de las diferentes actividades dentro de la carpeta contractual y en su revisión.
De lo anterior, es pertinente manifestar que la Ley 1438 de 2011, facultó al Ministerio de Protección social de emitir la Resolución No.
5185 de 2013, donde se estableció; “Lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que
regirá su actividad contractual”, en el cual en su artículo 4* manifiesta lo siguiente: *Principios que rigen la actividad contractual. “En
desarrollo de su actividad contractual, las Empresas Sociales del Estado aplicarán los principios de la función administrativa de que trata
el artículo 209 de la Constitución Política, los contenidos en la Ley 489 de 1998, los propios del sistema general de Seguridad Social en
Salud contenidos en el artículo 3* de la ley 1438 de 2011, así como los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos
contenidos en el CPADA en especial, los principios de debido proceso, igualdad, imparcialidad, transparencia, publicidad, coordinación,
eficiencia, eficacia, economía y celebridad. Así mismo, deberán tener en cuenta el principio de planeación”.
Dentro de la resolución en mención en su numeral 4,14. Hace énfasis al principio de planeación y manifiesta, en virtud del principio de
planeación, “la empresa Social del Estado debe hacer durante la etapa de planeación el análisis de la perspectiva legal, comercial,
financiera, organizacional, técnica y de riesgo del objetivo a contratar. Anexar y soportar los documentos que dan fé de las etapas de Gerente-Control Interno, Funcionario de
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“La entidad estatal debe dejar constancia de este análisis en los documentos del proceso”(Resaltado y en negrilla es nuestro). contratacion del presente contrato, subsanando el hallazgo encontrado publicar la Información
Por consiguiente, la entidad auditada al momento de planificar el presente contrato, no realizó un estudio económico del mismo, para
poder establecer su valor real, asi mismo. En armonía con el articulo 9* de la precipitada resolución No. 5185 de 2013, nos indica la
“Fase de Planeación” a su vez nos establece en su numeral 9.1.4 la obligatoriedad de realizar “el valor estimado del contrato y la
justificación del mismo”.
Observando la carpeta contractual dentro del trabajo de campo no se aprecia ninguna de las formalidades antes descritas, por lo que el
ente hospitalario en la fase realice una valoración previa del sector y de las condiciones del mercado teniendo en cuenta las
particularidades de la obra, servicio o bien que se pretende contratar, con el propósito de suplir las necesidades de acuerdo a los
precios del mercado.
Así mismo se presume que la gestión fiscal del anterior gerente fue antieconómica, ineficaz, ineficiente, realizando una actividad
contractual sin la debida planeación, constituyéndose los presupuestos de un presunto detrimento patrimonial.
Criterio: Causa: Efecto: Generando una gestión improvisada, antieconómica que afecta el erario de la entidad hospitalaria.
Presunto detrimento:
Presunto responsable: (O-7-A-F.D.).

En revisión del contrato auditado se pudo evidenciar el presunto incumplimiento del objeto contratado.
De conformidad con el articulo 9* de la Ley 87 de 1993, la oficina de control interno, es la dependencia encargada de medir la eficiencia,
eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la alta dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación
de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimento de las metas y objetivos previstos,
como mecanismo de verificación y evaluación del control interno deberán utilizarse las normas de auditoria generalmente aceptadas, la
indicación de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de
la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
En la revisión de la carpeta contractual, se realizaron los pagos convenidos al contratista y no existen pruebas que demuestre su Reportar los soportes de seguimiento, control y seguimiento que el
Gerente-Control Interno, Funcionario de
8 ejecución. asesor de control interno ha hecho a los procesos de la ESE, los cuales
publicar la Información
Por ende, dentro del trabajo de campo se solicitó los distintos informes de control interno, y no existe ninguna clase de actividad reposan en medio magnetico en el PC de la oficina administrativa
obligacional establecida en el contrato.
Por lo tanto, se perciben inconsistencias relacionadas con la ausencia de soportes que imposibilitan evaluar efectivamente la gestión de
la ejecución contractual, y poder con ello verificar la correcta ejecución del objeto contratado. Conllevando que el contratista
presuntamente no cumplió con el objeto del contrato y la entidad canceló el valor pactado.
Para concluir, se puede presumir la existencia de un mal manejo de los recursos públicos por parte del ordenador del gasto de hacerle
seguimiento a la labor encomendada, conllevando a la existencia de un presunto detrimento patrimonial a la entidad pública auditada.
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HALLAZGO CUMPLIR CADA ACCION DE MEJORA

Como órgano titular del control fiscal en el departamento del Magdalena tenemos el compromiso legal, moral y estratégico de liderar la
lucha contra la corrupción en esta jurisdicción, para lo cual incluimos en nuestra carta de navegación estratégica un objetivo dirigido a
promover la transparencia y la lucha frontal como la corrupción, y para cumplirlo programamos ejercicio de seguimiento preliminares,
antes de realizar las auditorias especiales de transparencia y anticorrupción de conformidad con nuestro Plan General de Auditorias
2019, con el firme propósito de establecer una línea de base de referencia sobre el cumplimiento de los deberes, de los alcaldes,
gerentes, directores, gobernadora, y representantes legales de las entidades sujetas a nuestra vigilancia, frente a la lucha contra ese
fenómeno y en el formato de la transparencia y el Acceso a la Información Pública.
En este orden de ideas, se hizo un seguimiento sobre el cumplimiento a las garantías de acceso a la información pública y la verificación
de la información que cada ente debe publicar en sus sitios web, para lo cual se accedió a los sitios web institucionales de la respectiva
entidad auditada. Para estimar el grado de avance de las estrategias mencionadas empleamos tres matrices de evaluación y calificación
de (I) transparencia, (II) Acceso a la información pública, (III) Rendición de cuentas y (IIII) Gobierno en línea.
Adquirir un sofware de información integral que permita tener mejor
El alcance de este primer ejercicio es de carácter preventivo, y busca contar con diagnósticos técnicos y precisos, a la fecha, sobre las Gerente-Control Interno, Funcionario de
9 procesamiento de la información que se genera en los procesos:
herramientas, los programas, planes y estrategias, diseñadas y utilizadas por la entidad sean oportunas, completas, técnicas, eficaces y publicar la Información
Contables, suministros, Clinicos, Inventarios y de talento humano
efectivas. A partir de las evaluaciones, esperamos que cada entidad emprenda acciones para garantizarles a los ciudadanos el acceso a
la información pública, mediante la superación de deficiencias, errores e inconsistencias que se detecten, lo que a su vez les permitirá
mejorar los indicadores de cumplimiento, de gestión y de resultados de la entidad, así como disminuir o evitar los riesgos de denuncias y
de condenas disciplinarias, penales o fiscales y ascender en el ranquin nacional en los indicadores de transparencia, atención al
ciudadano, desempeño Institucional y el “IGA” – Índice de Gobierno Abierto que evalúa la Procuraduría General de la Nación.
En este sentido se observó que la E.S.E Hospitalaria de Concordia (Magdalena), no cuenta con una página Web , por lo que contrapone
en lo establecido en la Ley 1712 de 2014, y la resolución 5185 del 2013 (expedido por el Ministerio de Protección Social), por lo que no
cumple a cabalidad los postulados y criterios orientadores establecidos en la Ley en mención, además las falencias de lo establecido en
el Decreto 103 de 2015, indica que, en los sitios web de las entidades públicas, debe establecerse un link denominado Transparencia y
acceso a la información pública.

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

Nombre

No. Documento de Identidad:

ACLARACIONES:

De conformidad con la resolución No. 134 de 2018 la responsabilidad del seguimiento al interior de la Entidad estará en cabeza del responsable de Control Interno o quien haga sus veces.

Los campos deberán ser diligenciados de conformidad con las siguientes definiciones:

* FECHA DE SUSCRIPCIÓN: Corresponde a la fecha en que se suscribe el Plan de Mejoramiento, la cual no podrá exceder los diez (10) dias posteriores al recibido del informe definitivo.

* No. DEL HALLAZGO: Corresponde a la numeración que identifica el hallazgo en el Anexo Cuadro de hallazgos contenido en el informe de auditoria definitivo.

* HALLAZGOS FORMULADOS POR LA CGM: Hace referencia a la redacción del hallazgo contenido en el Anexo Cuadro de Hallazgos del Informe de Auditoría Definitivo

* ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA: Descripción clara de la acción de mejora dirigida a revertir los efectos de un hallazgo o para evitar o atacar la causa que genere el hallazgo

* CARGO DEL RESPONSABLE DE CUMPLIR CADA ACCION DE MEJORA: Hace referencia al cargo del funcionario encargado de la ejecución de la acción de mejora.
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No DEL CARGO DEL RESPONSABLE DE

HALLAZGOS FORMULADOS POR LA CGM ACCION CORRECTIVA Y/PREVENTIVA
HALLAZGO CUMPLIR CADA ACCION DE MEJORA

* META: Corresponde a la referencia cuantitativa de lo que se espera con el cumplimiento de la acción de mejora; se debe expresar la unidad de medida de la misma.

* PERIODO DE EJECUCIÓN: Periodo de tiempo durante el cual se ejecutará la acción de mejora propuesta, indicando día, mes y año.

* INDICADOR DE CUMPLIMIENTO: Instrumento de medición cualitativa o cuantiitativa que permite evaluar con exactitud el cumplimiento de las acciones propuestas.

El plan de mejoramiento puede contener acciones que pretendan corregir simultáneamente diferentes deficiencias y deben presentarse individualmente, desarrollandose por cada item.
MEJORAMIENTO

PERIODO DE EJECUCIÓN
INDICADOR DE
META %
FECHA DE FECHA CUMPLIMIENTO
INICIACION TERMINACION

No Contratos Cargados
en SIA CONTRALORIA
100 2/1/2020 12/31/2020 95%
con soportes/No
Contratos celebrados

No de Actas
100 2/1/2020 12/31/2020 realziadas/No de acta 70%
programada

100 2/1/2020 12/31/2020

MEJORAMIENTO

PERIODO DE EJECUCIÓN
INDICADOR DE
META %
FECHA DE FECHA CUMPLIMIENTO
INICIACION TERMINACION

100 2/1/2020 12/31/2020

100 2/1/2020 12/31/2020

100 2/1/2020 12/31/2020

MEJORAMIENTO

PERIODO DE EJECUCIÓN
INDICADOR DE
META %
FECHA DE FECHA CUMPLIMIENTO
INICIACION TERMINACION

100 2/1/2020 12/31/2020

100 2/1/2020 12/31/2020

MEJORAMIENTO

PERIODO DE EJECUCIÓN
INDICADOR DE
META %
FECHA DE FECHA CUMPLIMIENTO
INICIACION TERMINACION

No Procesos
100 2/1/2020 12/31/2020 Convocados/No procesos 55%
realziad

FIRMA JEFE DE CONTROL INTERNO

Nombre

No. Documento de Identidad:

MEJORAMIENTO

PERIODO DE EJECUCIÓN
INDICADOR DE
META %
FECHA DE FECHA CUMPLIMIENTO
INICIACION TERMINACION