Potenciar las soluciones de gestión de activos en la

planificación de recursos empresariales

Elaboración de un caso
de negocio sobre
gestión de garantías
Directrices para que las empresas
con un alto nivel de activos
amorticen su inversión en menos
de un año
Por Jaco Visser, VIZIYA Corp.

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 No se presta suficiente atención a las garantías de los activos industriales.
Generalmente se repara en ellas cuando ya es demasiado tarde, y son pocas las
reclamaciones de garantía que llegan a tramitarse. Incluso cuando las empresas
atraviesan momentos complicados y miran con lupa los costes de mantenimiento, las
garantías siguen siendo las grandes olvidadas. La mayoría de las empresas carecen
de un proceso formal y sistematizado de reclamación de garantías, cosa que les
cuesta más dinero del que pudiera parecer. Es necesario hacer algo al respecto,
habida cuenta de que una oscilación de tan solo el 10 % en los costes puede llevar a
una empresa a la quiebra.

Cuando un equipo que está en garantía falla antes de lo previsto es necesario

sustituirlo o repararlo, lo que además de resultar gravoso puede acarrear una pérdida
de producción. Las reclamaciones de garantía pueden compensar parte de estos
costes, aunque las ventajas de implantar un sistema eficaz de gestión de garantías
van mucho más allá de la recuperación de costes directos. El principal valor añadido
procede de los beneficios indirectos, y puede apreciarse a largo plazo. Los beneficios
inmediatos y de más largo recorrido pueden suponer un ahorro de hasta el 5 %, que
se verá reflejado en la cuenta de resultados de la empresa. Por consiguiente, pasar
de una estrategia de gestión de garantías reactiva a otra proactiva permite controlar
los costes y amortiguar los reveses inevitables que sufre toda empresa.

Podemos hallar un ejemplo perfecto en la industria de la minería. La reciente —y

doble— caída de los precios de las materias primas, unida al aumento vertiginoso de
los costes laborales y de mantenimiento, ha tenido consecuencias devastadoras,
como el cierre de pozos e incluso la venta de minas. Una empresa minera decidió
apoyarse en las garantías para superar esta complicada coyuntura económica.
Prácticamente ninguno de sus centros utilizaban sistemas de recuperación de
garantías, y los que lo hacían se basaban en procesos manuales y hojas de cálculo
que no proporcionaban la visibilidad necesaria, no estaban exentos de errores y eran
difíciles de exportar a otros emplazamientos.

En este libro blanco se explica el potencial de ahorro que puede ofrecer un programa
formal de gestión de garantías. Asimismo, se describe el proceso de desarrollo de un
caso de negocio multianual realista y que permita implantar el programa en el seno
de cualquier tipo de organización industrial. A modo de ejemplo, se describe el caso
de una empresa del sector de la minería.

El proceso de gestión de garantías

La gestión eficaz de las garantías requiere la cooperación de varios departamentos y
cargos de la empresa. Esta actividad comprende funciones de las que normalmente
se ocupan los departamentos de Cadena de suministro, Mantenimiento y Finanzas, y
afecta a procesos clave de gestión de activos.

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 La gestión de garantías conlleva negociar contratos y condiciones de garantía,
introducir y activar los datos en un sistema, llevar a cabo un seguimiento proactivo de
las operaciones cubiertas por garantías, crear y tramitar reclamaciones y analizar el
rendimiento de las garantías, sin olvidar lo más importante: implantar procesos de
mejora constante.

Figura 1 – Proceso avanzado de gestión de garantías

Para que surtan el efecto deseado, los procesos de gestión de garantías deben estar
respaldados por datos. Las hojas de cálculo, los métodos manuales y la memoria son,
por tanto, recursos claramente insuficientes para obtener la visibilidad y fiabilidad
necesarias. Las limitaciones de los sistemas ya implantados en las empresas pueden
además complicar en exceso la identificación y el seguimiento de las garantías. El
mejor modo de gestionar las garantías es establecer un sistema común y específico
de información e integrarlo en las soluciones existentes de mantenimiento y cadena
de suministro.

Gestión de garantías y rentabilidad

La oportunidad de ahorro que brinda un sistema eficaz de gestión de garantías
redunda directa e indirectamente en la rentabilidad de la organización. Cuando un
activo falla antes de lo esperable no solo desbarata el programa de mantenimiento,
sino que también puede repercutir negativamente en el rendimiento previsto de la
producción.

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 Con una gestión adecuada de las garantías es posible recuperar parte de los costes
de mantenimiento, así como identificar deficiencias en áreas como la calidad del
producto y los proveedores o el rendimiento de los procesos empresariales. Ello a su
vez permite adoptar medidas correctivas para evitar nuevos procesos de reclamación
de garantía, mejorando así la disponibilidad y fiabilidad de las instalaciones y los
equipos, la productividad y, en última instancia, la rentabilidad de la empresa.

Para poder elaborar un caso de negocio sobre gestión de garantías es preciso

comprender la naturaleza de los ahorros directos e indirectos.

Ahorros directos
Una parte nada despreciable del gasto directo de mantenimiento puede recuperarse
mediante la reclamación legítima de garantías. Esta fuente de ingresos inmediata
suele pasarse por alto en épocas de bonanza, lo que beneficia a los proveedores de
los artículos sujetos a garantía y perjudica a los propietarios de dichos activos.

Las posibles reclamaciones de garantía son solicitudes de indemnización al

proveedor, por lo que el propietario del activo las contabiliza como cuentas por
cobrar. Las reclamaciones que afectan a equipos nuevos (gasto de capital), nuevas
piezas de repuesto (gasto operativo) y piezas reacondicionadas (gasto de capital u
operativo) serían los primeros frutos, ya que proporcionan un ahorro inmediato.

Ahorros indirectos

El ahorro indirecto derivado de la gestión de las garantías es menos evidente pero

también puede resultar mucho más significativo. La información que proporcionan los
procesos sólidos de gestión de garantías mejora la eficacia de las operaciones de
mantenimiento, lo que a su vez aumenta la fiabilidad de los equipos y las instalaciones
y, por tanto, el rendimiento de la producción y la calidad.

La mayor fiabilidad de los equipos se traduce en una reducción de varias partidas de

gastos: mantenimiento en general; adquisiciones (gracias a prácticas más eficaces de
abastecimiento estratégico); transporte (debido a la consolidación del proceso de
abastecimiento) y almacén (menor nivel de existencias y reducción de los costes de
inventario).

Conviene recordar que toda reclamación de garantía se origina con una incidencia, y
aunque se puedan recuperar los costes de reparación de los equipos cubiertos por
garantías, tales fallos deben hacer saltar las alarmas. Llevar un seguimiento de las
incidencias y aprender de ellas es la clave para maximizar la rentabilidad.

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Mejores decisiones, mejores resultados
Cuando se cuenta con pruebas de que el rendimiento de un activo no es todo lo
bueno que cabría desear es posible tomar decisiones de negocio estratégicas, ya se
trate de cambiar de fabricante, renegociar el contrato, rediseñar el equipo o cualquier
otra medida destinada a alargar su vida útil. El ahorro potencial que proporciona una
mayor base de conocimientos abarca varios departamentos, como reflejan las
categorías de ahorro que se describen más adelante.

Fiabilidad e ingeniería
Cuando se hace hincapié en aumentar la fiabilidad y no solo en recuperar el dinero
gastado, a la larga las decisiones estratégicas aumentan las probabilidades de que
los equipos y las piezas de repuesto duren más que el periodo de garantía. Los
responsables de fiabilidad pueden utilizar el conocimiento obtenido mediante el
control de garantías para mejorar las estrategias de mantenimiento de los equipos, y
los ingenieros de diseño lo pueden aplicar al perfeccionamiento de los criterios y las
especificaciones de diseño. Estas mejoras en la fiabilidad reducen los costes directos
de mantenimiento (gasto de capital y operativo), ya que al alargarse la vida útil de los
equipos y las piezas de repuesto también pasa más tiempo antes de que deban ser
sustituidos.

Las iniciativas de mejora que aumentan la fiabilidad de los equipos en un 10 %

pueden dar lugar a un incremento de la productividad de en torno al 1 %. La gestión
eficaz de garantías puede representar el 20 % de dicho aumento de la fiabilidad si se
acompaña de un programa sistemático de eliminación de errores y mejora de la
fiabilidad.

Costes de mantenimiento
Los costes directos de mantenimiento se reducen cuando lo hacen los fallos de los
activos, ya que disminuye la necesidad de adquirir equipos, componentes y piezas de
repuesto. Así, si se redujesen las incidencias en un 15 % o la fiabilidad aumentase un
15 %, el gasto de mantenimiento podría contraerse en la misma proporción. A pesar
de que cada una de las siguientes categorías de ahorro de mantenimiento directo
podría reportar a la empresa un ahorro de entre el 3 % y el 5 %, conviene utilizar
estimaciones más conservadoras cuando se elabora un caso de negocio.

•   Los equipos y piezas de repuesto de mejor calidad fallan menos y son más
fiables, por lo que se reduce la necesidad de comprar equipos y repuestos.
•   Trabajar con proveedores que ofrecen mejor calidad implica menos
incidencias y una mayor fiabilidad de los equipos, lo que a su vez permite
espaciar la compra de equipos y repuestos.
•   Las mejoras en el diseño de las instalaciones y los equipos se traducen en
menos incidencias y en una menor necesidad de comprar equipos y
repuestos.

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 •   Eliminar las incidencias de carácter exógeno (y por tanto, no cubiertas por
garantías) alarga la vida útil de los equipos, reduciéndose por tanto los costes
directos de mantenimiento.

Adquisiciones
Cruzando los datos sobre garantías con los del departamento de Compras se obtiene
información sobre el rendimiento de los distintos fabricantes, que puede ser
invariablemente deficiente o superar con creces las exigencias de calidad. Esta
información permite tomar decisiones más acertadas de compra y de contratación. La
empresa puede entonces recompensar a los proveedores que ofrecen mejores
resultados con un mayor volumen de negocio y, a cambio, obtener condiciones de
garantía y coberturas más ventajosas, además de descuentos en productos y
materiales. Al comprar a menos proveedores de mejor calidad aumenta la capacidad
de la empresa para negociar contratos más favorables.

Gestión de inventario
El inventario de almacén puede adaptarse a una mayor fiabilidad de los equipos y
una menor frecuencia de compra, y pueden negociarse modelos alternativos de
adquisición y abastecimiento. Cuando las compras se concentran en un menor
número de proveedores los costes de transporte también se reducen. Las mejoras en
el nivel de servicio pueden incidir en la disponibilidad de existencias, la puntualidad
de las entregas y el cumplimiento de los pedidos y la línea de pedidos, entre otras
cuestiones.

Según las estadísticas, existe una relación directamente proporcional entre la tasa de
fallo de los equipos y la cantidad de piezas de repuesto que deben figurar en el
inventario. Utilizando una distribución de Poisson, puede obtenerse una reducción
del 5 %-10 % en el capital circulante necesario para alcanzar una mejora del 10 % de
la fiabilidad del equipo y las piezas de repuesto. El potencial de ahorro del 5 %-10 %
se basa en los datos históricos obtenidos mediante un modelo de optimización de
inventarios de eficacia probada. Para poder calcular a cuánto ascienden los beneficios
es necesario disponer de datos precisos sobre la tasa de fallos, el tiempo de entrega
y la lista de materiales (BOM).

Relaciones con los proveedores

Compartir con los proveedores datos precisos y exhaustivos en materia de garantías
refuerza las relaciones comerciales y la confianza mutua. Una mejor relación con los
proveedores suele repercutir favorablemente en la calidad de los productos y/o los
servicios. Asimismo, los proveedores estarán más dispuestos a participar en el diseño
de equipos e instalaciones y en evaluaciones de adecuación técnica encaminadas a
identificar los mejores equipos para una determinada aplicación.

Formación y cumplimiento normativo

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 Un mayor grado de normalización de los equipos y repuestos simplifica los procesos
de formación, transferencia de conocimientos y cumplimiento de reglamentos y
normativas (diversidad de proveedores, localización, inspecciones, etc.). La
consiguiente consolidación y racionalización de las estrategias de mantenimiento
reduce los costes de formación y mejora los resultados de las operaciones de
mantenimiento. Por su parte, el mayor grado de cumplimiento normativo permite
reducir los costes de seguros y multas.

Otras mejoras continuas

Aunque el objetivo es recuperar el 100% de las garantías reclamadas, algunas se
rechazarán debido a defectos por parte del propietario del activo. Identificar y
corregir estos factores internos también permite reducir costes, ya que aumenta el
número de reclamaciones tramitadas con éxito, a lo que hay que añadir la mayor
disponibilidad de los equipos debido al menor número de fallos.

Algunos de los aspectos susceptibles de mejora son las prácticas de almacenamiento;

los procedimientos y las prácticas de manipulación de equipos y materiales; el
incumplimiento de los procedimientos por parte de los operarios; las prácticas de
mantenimiento; las estrategias de mantenimiento; las prácticas de limpieza; la calidad
de los diseños; el nivel de formación y las decisiones de gestión.

Cómo elaborar el caso de negocio

El desarrollo de un caso de negocio convincente para implantar un sistema integrado
de gestión de garantías requiere un esfuerzo de análisis y planificación. En esta
sección se explica cómo elaborar un caso de negocio de gestión de garantías,
siguiendo para ello un ejemplo real de implantación de la herramienta WorkAlign
Warranty Tracker de VIZIYA en una compañía minera.

Las buenas prácticas de diseño de un caso de negocio de gestión de garantías se

articulan en torno a los siguientes seis pasos:

1.   Comprender las prioridades:   Habida cuenta del potencial de ahorro que

ofrece una buena estrategia de gestión de garantías, es primordial priorizar
los esfuerzos. Dado que el 20 % de los equipos y las materias primas
concentran de media el 80% de los costes de mantenimiento y que, por ende,
estos reportarían el mismo porcentaje de los beneficios de una adecuada
gestión de las garantías, el primer paso consiste en definir en qué activos
debe centrarse el análisis. También deberá hacerse hincapié en esos activos
a la hora de negociar contratos, racionalizar la cartera de proveedores, etc.

2.   Definir responsabilidades: Desde un primer momento deben identificarse las

personas que se encargarán del programa de gestión de garantías.
Preferiblemente, el proceso de gestión debe encomendarse a una o dos

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 personas con total dedicación a esta cuestión, en lugar de convertirlo en una
responsabilidad más de los responsables de planificación y de programación
o los supervisores de mantenimiento. Los jefes de planta o los responsables
de la planificación preventiva o correctiva verían alterado su orden de
prioridades y no dispondrían de tiempo suficiente para gestionar
adecuadamente las garantías. Es necesario tomar una decisión:

•   ¿Recaerá esta responsabilidad en una persona o un departamento ya

existente? o
•   ¿Se asignará a un nuevo departamento o empleado?

3.   Conocer las lagunas en los datos Casi con toda probabilidad la calidad de los
datos de partida sobre garantías será insuficiente, lo que hará necesario
trabajar con suposiciones. Cuando se pone en marcha un programa de
gestión de garantías, también es el momento de mejorar y corregir los datos
de base, lo que redundará en beneficio de la organización en su conjunto.

Si el sistema de compras trabaja con menos datos de los necesarios, la

herramienta de gestión de garantías puede suplir esas carencias de
información. Una clasificación de materiales demasiado vaga complica la
recogida de datos y, a la postre, la gestión de las garantías. Si la calidad y
regularidad de la información recogida en las órdenes de trabajo no son
adecuadas, o los pedidos de materiales no se realizan a través de estas, no
siempre se dispondrá de los datos necesarios para identificar posibles
reclamaciones de garantía.

Depurar los datos durante la implantación del sistema facilitará la posterior

gestión de garantías y contribuirá a las labores de planificación y
programación del trabajo y de estimación de costes a lo largo del ciclo de
vida, entre otras operaciones.

4.   Concebir y crear la estructura del caso de negocio: Para que el proceso

resultante dé los frutos esperados, el caso de negocio debe centrarse en las
principales oportunidades de ahorro cuantificable. Se debe decidir desde el
primer momento qué se desea incluir y excluir, y cómo se va a calcular el
ahorro.

Conviene preguntarse, por ejemplo, si resulta fácil o difícil establecer nexos

entre un aumento en la fiabilidad de los equipos y un aumento de la
capacidad de producción, o si la organización podrá colocar en el mercado
los productos resultantes de una mayor productividad. Si la empresa opera
en un entorno muy restrictivo en el que no resulta fácil aumentar la cuota de
mercado, la mayor fiabilidad de los equipos no dará lugar a un incremento
de los ingresos, por lo que este elemento puede excluirse de los cálculos.

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 También debe valorarse en qué medida se ha implantado el concepto de
abastecimiento estratégico en la empresa. Si el abastecimiento estratégico
es una práctica consolidada y se lleva a cabo periódicamente un proceso de
racionalización de proveedores, la gestión de garantías difícilmente aportará
beneficios en forma de ahorro. En cambio, si no se han adoptado prácticas
de abastecimiento estratégico, la gestión de garantías puede constituir una
importante fuente de ahorro.

5.   Recabar datos y realizar los cálculos oportunos para el caso de negocio: Una
vez se hayan decidido los elementos que se incluirán en el caso de negocio,
llega el momento de reunir los datos necesarios y calcular el potencial de
ahorro y el rendimiento de la inversión (ROI).

6.   Validar las cifras comparándolas con los ahorros alcanzados por medios
"manuales": A continuación la empresa debe comparar el ahorro que —
según sus cálculos— se obtendría con el programa de gestión de garantías
con respecto al que proporciona el proceso establecido, aunque se trate de
un mecanismo manual o no sea el mismo en todas las unidades de negocio
o departamentos. Si no existiese ningún proceso anterior de gestión de
garantías ni de ahorro, este hecho por sí mismo ya serviría para validar el
nuevo programa. Si el ahorro proyectado asciende a más del 5 % del gasto
total de mantenimiento, probablemente se ha sobrestimado algún dato y
deben hacerse los ajustes necesarios para obtener una cifra más
conservadora.

Ejemplo de caso de negocio para una compañía minera

Un cliente de VIZIYA del sector minero se estaba planteando implantar la herramienta
WorkAlign Warranty Tracker de VIZIYA y los procesos asociados. Así pues, solicitó a
VIZIYA que le ayudase a crear un caso de negocio para justificar la asignación de
capital al proyecto. Su objetivo era demostrar que el ahorro —inmediato y
continuado, directo e indirecto— permitiría a la empresa recuperar lo invertido
rápidamente y obtener beneficios a largo plazo en materia de fiabilidad,
productividad y rentabilidad.

La industria extractiva emplea equipos complejos y de importancia estratégica para

su actividad, cuyo mantenimiento resulta muy costoso. Es pues de vital importancia
maximizar el tiempo de actividad y fiabilidad de dichos activos para cumplir el
presupuesto de mantenimiento y los objetivos de producción. Sin embargo, esta
compañía minera estaba poniendo estos objetivos en riesgo, ya que no disponía de
un proceso sistemático de seguimiento de garantías y gestión de información sobre
reclamaciones. Las reclamaciones se tramitaban sobre la marcha, de forma manual.

Para comenzar a elaborar el caso de negocio relativo a la implantación de un sistema

formal de gestión de garantías y los procesos asociados, la empresa se centró en el
15 % - 20 % de los tipos de equipos que proporcionaban la mayor parte de los

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beneficios. Dado que las actividades de la empresa incluían operaciones subterráneas
convencionales y sin guías y varias plantas de transformación, solo se contempló el
equipo fundamental para la producción.

Para priorizar los tipos de equipos, se extrajo la siguiente información sobre garantías
del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP):

•   El equipo y/o los componentes cubiertos por garantías

•   Los distintos términos y condiciones de las garantías de cada elemento
analizado
•   La fecha de compra e instalación de los elementos
•   Si se había realización alguna sustitución dentro del periodo de garantía
•   El motivo por el que se había procedido a la sustitución (un fallo de un
componente, etc.)

Sin embargo, puesto que la compañía no había registrado ni monitorizado toda esta
información y la calidad y uniformidad de los datos recogidos en las órdenes de
trabajo no eran las esperables, fue necesario trabajar con algunas suposiciones para
realizar el estudio. El caso de negocio se basó en los siguientes elementos:

•   Se seleccionaron once grupos de materiales, entre los que se incluían

componentes tales como vehículos motorizados, motores, ejes, cajas de
engranajes o bombas, por citar algunos.
•   Se excluyeron del estudio otras categorías de equipos y grupos de materiales
asociados, tales como repuestos de agitadores, trituradoras, molinos de
bolas, compresores, cilindros, cintas transportadoras y transmisiones.
•   Se extrajo del ERP un registro histórico de costes de los equipos
seleccionados, que abarcaba los ejercicios financieros de 2014 y 2015. Los
evaluadores tuvieron en cuenta para sus cálculos la fecha de las transacciones
y un periodo de garantía medio de un año para las distintas categorías de
equipos.
•   A fin de identificar deficiencias y oportunidades de mejora, se evaluó la
calidad de los datos de las órdenes de trabajo y las garantías.

A continuación, se abordó la asignación de responsabilidades dentro del programa

de gestión de garantías. En lugar de crear nuevos puestos o contratar a más personal
para desempeñar estas funciones, la empresa optó por reorganizar el departamento
de Planificación de mantenimiento y crear un departamento de Rotatorios que se
encargase de gestionar el equipo rotatorio y de dirigir el nuevo proceso de gestión
de garantías.

Asesorado por VIZIYA, el cliente valoró el potencial de ahorro y decidió articular el

caso de negocio en torno a los siguientes pilares:

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 •   Ahorro directo procedente de la recuperación de garantías de los grupos de
materiales seleccionados, de acuerdo con tres escenarios:
1.   Materiales recibidos o encargados en el ejercicio de 2014 en relación
a un determinado objeto técnico, y recibidos o encargados de nuevo
en el ejercicio de 2015 por el mismo motivo: la totalidad de estos
ahorros se incluyó en el cálculo.
2.   Materiales recibidos o encargados en el ejercicio de 2014 y recibidos
o encargados de nuevo en el ejercicio de 2015: El ahorro total
resultante de la anterior operación se dedujo del total calculado para
2014. La cifra obtenida se multiplicó por un ahorro máximo del 8 %
procedente de las garantías.
3.   Los materiales recibidos o encargados en el ejercicio de 2015
susceptibles de originar reclamaciones de garantía, si deben recibirse
o encargarse de nuevo en un plazo de un año: a esta cifra también se
aplicó un porcentaje de ahorro del 8 %.
•   Mejora en la fiabilidad de los equipos y reducción de costes de ingeniería
resultantes de mejores estrategias de mantenimiento y diseños optimizados:
en este caso se aplicó una reducción del gasto de mantenimiento de tan solo
el 1 %, para obtener una estimación conservadora.
•   Aumento de la producción debido a la mayor fiabilidad y disponibilidad de
los equipos: Dado que la capacidad de producción puede verse afectada por
muy diversos factores, se decidió utilizar para el caso de negocio un aumento
de tan solo el 0,2 %.

El cliente accedió a que ciertos componentes del ahorro potencial se excluyesen del
estudio, debido a que ya existían iniciativas de mejora específicas para los mismos.
No se contemplaron en la estructura del caso de negocio:

•   El ahorro procedente de mejoras en los contratos, en forma de rebajas en los

precios o términos y condiciones de garantía más ventajosos
•   El ahorro derivado de una eventual reducción del inventario
•   Todos los ahorros resultantes de la optimización de los procesos de la cadena
de suministro, como la reducción en los costes de tramitación de pedidos o
de transporte.

Asimismo, se excluyeron los costes de contratación de personal adicional, al no

contemplarse en el caso de negocio, ya que el departamento de Rotatorios asumiría
las responsabilidades del proceso de gestión de garantías.

Partiendo de la estructura del caso de negocio, se analizaron los datos y los resultados
se añadieron al cálculo del ROI. Se obtuvieron los siguientes resultados:

•   Ahorro por recuperación de garantías del 2,7 % del gasto directo total de
mantenimiento. Recordemos que se trata de un cálculo conservador, ya que

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 el análisis no contempla todas las categorías de activos cubiertas por
garantías.
•   Ahorro en los costes de ingeniería de tan solo el 1 % del gasto directo total
de mantenimiento. Previsiblemente este ahorro no empezará a percibirse
hasta después de unos 18 meses, ya que inicialmente no se dispone de los
datos necesarios para realizar los análisis oportunos.
•   El aumento del 0,2 % en los ingresos de producción podría dar lugar a un
ahorro equivalente de otro 2,8 % de los gastos directos de mantenimiento.
Este ahorro tampoco se producirá hasta unos 18 meses después de poner en
marcha el sistema.
•   Los ahorros indicados se traducen en un ROI de al menos el 120 %,
considerando un periodo de cinco años y una amortización (conservadora) de
entre 12 y 18 meses. En esta estimación se parte de la asunción de que todos
los costes se pagan por adelantado, sin aplicar ningún modelo de riesgos
compartidos.

Figura 2 – Proceso avanzado de gestión de garantías

Por último, el ahorro total estimado se comparó con las cifras obtenidas mediante el
sistema de gestión de garantías que una de las unidades operativas de extracción de
la compañía había puesto en marcha en los doce meses anteriores. (Ninguna otra
mina había presentado reclamaciones de garantía). El proceso manual utilizado por
dicha unidad de negocio, basado en una hoja de cálculo, contemplaba únicamente
los motores de las cargadoras de transporte y descarga (o LHD) y los convertidores
de par. Con solo analizar las fechas de compra de estos componentes y gestionarlos
con una hoja de cálculo, esta unidad de negocio ya había conseguido un ahorro
directo por recuperación de garantías del 0,1 % del coste directo total de ingeniería.

Los ahorros logrados por esta unidad de negocio con una sencilla hoja de cálculo
constituían una muestra muy conservadora de lo que se podía conseguir con un
sistema formal y automatizado de gestión de garantías en todas las minas.

Cuando los directivos compararon los ahorros obtenidos con una hoja de cálculo con
el ROI estimado (y conservador) del programa de gestión de garantías de VIZIYA se
decidieron a implantar la herramienta de VIZIYA.

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  Cómo elegir las herramientas adecuadas
Una vez tomada la decisión de establecer un proceso eficaz para controlar y gestionar
las reclamaciones de garantía, es el momento de seleccionar la herramienta más
adecuada para obtener resultados óptimos.

WorkAlign Warranty Tracker, de VIZIYA, es una solución especialmente concebida

para controlar las garantías de mantenimiento. Se amortiza en menos de un año y
estimula iniciativas de mejora en el seno de la empresa. Se integra en la estructura de
equipos y proveedores asociados a las órdenes de trabajo del sistema de gestión de
activos de la empresa (ERP/EAM) y presenta automáticamente las reclamaciones de
garantía para su revisión. WorkAlign Warranty Tracker de VIZIYA ofrece las siguientes
prestaciones:

•   Identificación de múltiples contratos de garantía y de los proveedores a los

que están asociados
•   Vinculación de distintas modalidades de cobertura de un mismo contrato de
garantía
•   Documentación de periodos de cobertura, ya sea por tiempo o por consumo
•   Vinculación de la cobertura por consumo a los puntos de medición y registro
en el ERP/EAM
•   Vinculación de la cobertura a equipos, subsistemas y materiales sin tener que
serializar todos los componentes
•   Control del estado de la garantía de equipos, subsistemas y/o materiales
•   Marcado de órdenes de trabajo según su estado de reclamación de garantía
a nivel de equipos y componentes/repuestos
•   Creación del documento de reclamación de garantía a partir de la orden de
trabajo y la ubicación funcional/el equipo
•   Exposición de motivos por los que las garantías de órdenes de trabajo
elegibles no se reclaman, se cancelan o se rechazan
•   Clasificación de las órdenes de trabajo cubiertas por garantía según su
prioridad
•   Generación de documentos de reclamación de garantía e identificación de
transacciones partiendo de las reclamaciones de garantía
•   Vinculación de documentación de apoyo a los contratos y los documentos de
reclamación de garantía
•   Análisis de datos relevantes para las garantías, como el rendimiento de los
proveedores, la tasa de éxito de las reclamaciones por proveedor y tipo de
equipo, el ahorro derivado de las garantías por periodo y los motivos de no
presentación, denegación y cancelación de reclamaciones por proveedor
•   Puesta en común de información sobre el comportamiento de las distintas
garantías para optimizar los procesos continuos de análisis de fiabilidad y
selección de equipos
•   Obtención de la información necesaria para llevar a cabo mejoras en los
diseños y la calidad de los procesos de fabricación

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 •   Obtención de la información necesaria para mejorar los procesos de selección
de fabricantes y negociación

Warranty Tracker es uno de los módulos del paquete de herramientas WorkAlign de

VIZIYA, que también incluye soluciones de analítica de mantenimiento, elaboración
de presupuestos, programación y movilidad, las cuales se integran en tiempo real con
los principales sistemas de mantenimiento, tales como eAM de Oracle, CAM de JDE,
CAM de Peoplesoft, PM de SAP, Maximo de IBM, Infor y EMPAC. Este conjunto de
herramientas de software sólidas y perfectamente integradas ofrece una
funcionalidad y facilidad de uso inigualables.

•   WorkAlign Analytics calcula y muestra las métricas esenciales para que las
empresas puedan realizar un seguimiento del avance hacia sus objetivos de
negocio y optimizar su software, sus procesos y sus resultados.

•   WorkAlign Maintenance Budgeting genera presupuestos automáticamente

partiendo de los planes de trabajo existentes y facilita la creación de
presupuestos desde cero para trabajos no planificados. Esta herramienta
permite asignar presupuestos adecuados para los activos estratégicos y
establecer límites más ajustados para aquellos menos prioritarios.

•   WorkAlign Scheduler facilita a los responsables de planificación y supervisión

del mantenimiento la tarea de priorizar los trabajos más urgentes que afectan
a los activos críticos de un centro de trabajo en particular, así como optimizar
las decisiones de planificación y programación. También permite gestionar
los recursos disponibles para empleados y contratistas, con o sin una interfaz
de recursos humanos.

•   WorkAlign Warranty Tracker marca las órdenes de trabajo con alguna

cobertura de garantía asociada y prepara reclamaciones, para que el usuario
las revise y las envíe. También identifica equipos estratégicos que fallan de
manera sistemática en una etapa temprana de su ciclo de vida, a fin de
mejorar la elección de fabricantes y las decisiones de compra.

•   WorkAlign Mobile proporciona información esencial a aquellos que realizan

trabajos de campo para que tengan claras las prioridades, y facilita la
ejecución del trabajo y la recogida de datos, así como la introducción de
códigos de fallo, transacciones de inventario o nuevos pedidos.

Las empresas que están al día y desean controlar los costes de mantenimiento pueden
sacar mucho partido a un programa sistematizado de gestión de garantías. Armadas
con un caso de negocio eficaz como el que se recoge en este libro blanco podrán
materializar sus objetivos.

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Autores

JACO VISSER

Jaco es ingeniero de soluciones en la división de África y Oriente Medio de VIZIYA.

Además de ejercer como consultor es un apasionado de la gestión de activos
físicos y de la cadena de suministro de MRO, y su objetivo es ayudar a las empresas
a mejorar radicalmente sus procesos mediante soluciones prácticas y tecnológicas.
Ha implantado y gestionado varios proyectos en distintos sectores, como minería,
defensa, petróleo y gas, producción de pulpa y papel, metalurgia e industria de
transformación en general.

Sobre VIZIYA
VIZIYA es una empresa líder en el sector de los productos de software "bolt-on"
diseñados para complementar y optimizar los sistemas ERP de gestión de activos. Su
sede se encuentra en Hamilton, Ontario, y cuenta con oficinas en Barcelona, Perth,
Atlanta y Dubái. El paquete de herramientas de software WorkAlign™ se integra
perfectamente en sistemas de ERP ya existentes. VIZIYA cuenta con más de
51.000 usuarios en 850 emplazamientos de 6 continentes y es la elección de empresas
de primera línea de todo el mundo interesadas en mejorar el mantenimiento de sus
activos. Visite viziya.com para más información.