ERP SIESA ENTERPRISE

Sistemas de Información Empresarial S.A.

Manual de Comercial
Gestión de compras:
Órdenes de compra directas.

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Orden de compra directa.

El objetivo de este programa es materializar la decisión de compra (¿a qué proveedor?

¿condiciones de entrega? ¿qué cantidades?, etc.), mediante la elaboración de
documentos de órdenes de compra, en las que se pactan oficialmente con el
proveedor las condiciones para el suministro de partes y/o servicios.

Características funcionales de órdenes de Compra.

- Como punto de oficialización de la transacción con el proveedor se tienen las
siguientes funcionalidades asociadas a las órdenes de compra.

- Manejo simultáneo de ítems de inventario y de servicio.

- Manejo de unidades de medida en compras con equivalencia automática en
unidades de inventario.
- Inclusión de comentarios para uso interno o impresión posterior.
- Control centralizado de la numeración en los documentos del módulo de
compras, por empresa y centro de operación.
- Autorizaciones en línea por parte de los diferentes niveles jerárquicos de
responsabilidad, con base en un esquema de transición de estados (en
elaboración, aprobado, desaprobar, cumplido, retractar el cumplido).
- Generación de las órdenes de compra con base en:
- Solicitudes de compra.
- Requisiciones de inventario.
- Directamente.
- Manejo de listas de precios por proveedor con vigencia a una fecha
determinada (contratos).
- Esquema de múltiples descuentos por ítem y globales por descuento.
- Gestión de órdenes de compra en moneda extranjera.
- Catalogación de varios puntos de envíos para un mismo proveedor.
- Manejo totalmente automático del archivo histórico del proceso de compras,
por empresa y centro de operación.
- Si una orden de compra no se recibe en su totalidad, puede darse por cumplida
en forma manual.
- Durante la gestión de la órden de compra, se tiene acceso a una Pestaña de
“análisis de proveedor” en la que se hace un resumen del estado de la
operación con el proveedor, a través de los siguientes campos: cupo de cartera
otorgado a la empresa, obligaciones corrientes, obligaciones vencidas,
valoración de las entradas, valoración de las órdenes.
- Durante la gestión de la órden de compra, se tiene acceso a una Pestaña de
“Monitor de ítem” en la que se accesa la consulta universal de todo tipo de
transacciones asociadas al ítem solicitado. En compras (cotizaciones,
solicitudes, ordenes, movimiento y consignaciones); en Ventas (pedidos
pendientes, historia de pedidos, backorder, compromisos, remisiones, facturas,
notas y cubos de facturación); en manufactura (órdenes de producción y
componentes por cada una de ellas).

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 - Mediante entidades dinámicas, es posible incluir autónomamente por parte del
usuario campos adicionales a la base de datos de la ERP Siesa Enteprise.
- Consultas de seguimiento a las cantidades pendientes,
- Cálculo automático de los impuestos asociados a la gestión de compras.
- Dependiendo del usuario del sistema, se puede controlar que las órdenes de
compra se hagan a una bodega determinada.
- Dependiendo del usuario del sistema, se puede otorgar permiso para corregir
los excesos en las cantidades solicitadas desde las solicitudes de compra.
- Dependiendo del usuario del sistema, se puede otorgar permiso para cambiar
la tasa de cambio en órdenes de compra en moneda extranjera.
- Dependiendo del usuario del sistema se puede obligar a que sólo se hagan
órdenes de compra con base en solicitudes, o en forma directa.
- Restricción de diligenciamiento de órdenes de compra en días hábiles.
- Predefinición previa de informes considerados de uso frecuente, con base en
las funcionalidades de la consulta flex.
- Exportación de los informes y consultas en diferentes formatos- excel, pdf, etc.-
- Posibilidad de hacer “seguimiento a órdenes de compra”, por parte de personal
no vinculado directamente a la operación del sistema, para digitar en la
bitácora de las órdenes de compra observaciones de diferente índole. Ej:
análisis del comité de compra a una determinada orden de compra.
- Posibilidad de trabajar con descripciones ampliadas de los ítems; incluyendo
como parte de ellas, los textos incluidos en las notas explicatorias asociadas a la
transacción.
- Posibilidad de restringir que la unidad de empaque sea múltiplo exacto
respecto a la unidad de inventario.

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Pantalla principal
Ruta: /comercial/compras/Ordenes de Compra/Directas.

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Pestaña Análisis de proveedor de órdenes de compra.

Mediante esta pestaña se consulta el análisis del estado de la cuenta por pagar con el
proveedor, mediante los siguientes campos: cupo, corriente, vencida, entradas y
órdenes, % de corriente, % venida, días promedio vencido, días promedio de pago,
días de gracia, fecha de ingreso y fecha de antigüedad.

Pestaña Generales de órdenes de compra.

Generales
Campo Descripción
Comprador Código del tercero que gestiona la orden de compra, el cual se habilitó
previamente como “solicitante” en el maestro de funcionarios
Condiciones de pago Código de la condición de pago, que corresponde a la que se pactó con el
proveedor.
Docto referencia Documento externo al sistema de compras Enterprise que se desea asociar a
la solicitud de compra.

Estado por monto.

Estado por ppto
Mandato
Notas. Campo explicativo de libre utilización por parte del usuario.

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Pestaña Envío de órdenes de compra.

Envío
Campo Descripción
Contacto Nombres y apellidos de la persona que representa al proveedor.
Ciudad Ciudad asociada al envío de la orden de compra.
Dirección Dirección asociada al envío de la orden de compra.
Barrio Barrio asociado al envío de la orden de compra.
Teléfono Teléfono asociada al envío de la orden de compra.
Fax Fax asociada al envío de la orden de compra.
Código Postal Código postal asociada al envío de la orden de compra.
E-mail. Correo electrónico asociado al envío de la orden de compra.

Pestaña Solicitudes de ítems de órdenes de compra.

Ordenes de Compra
Campo Descripción
Filtro Criterio para seleccionar las solicitudes que se tomarán como base para
generar las órdenes de compra. Este puede ser una combinación de C.O y/o
Tipo de documento y/o solicitante y/o bodega y/o proveedor y/o proyecto
y/o plan y/o O.P. número.

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Pestaña Items de órdenes de compras.

Items:
Campo Descripción
Item Código del ítem comprado.
Bodega Bodega para la cual se compra el ítem.

Motivo Código de transacción asociada a la orden de compra que se está

tramitando.

Mediante esta grilla, se muestran tantas filas como ítems se ha solicitado; con su
respectiva bodega, unidad de medida, cantidad ordenada, cantidad entrada, cantidad
pendiente, precio unitario y fecha de entrega.
Subpestaña de movimiento en Items de órdenes de compras.

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 Item- Movimiento
Campo Descripción
Unidad de medida. Unidad de medida del ítem comprado.
Cantidad ordenada. Cantidad de ítems comprados en la unidad de medida informada en el campo
anterior.

Precio unitario. Precio unitario pactado con el proveedor.

Valor bruto. Resultado de la multiplicación de la cantidad ordenada y el precio unitario.
Sin aplicar descuentos.
Descuento Código asociado al descuento otorgado por el proveedor. Se pueden tener
varios descuentos.
Tasa Tasa de descuento asociada al código asociado al descuento otorgado por el
proveedor.
Valor Valor liquidado del descuento.
Botón aplicar Botón que aplica el descuento al ítem que se está comprando
Botón limpiar Botón que limpia el código de descuento con sus respectiva tasa y valor.

Pestaña Sobrecostos de órdenes de compras.

Sobrecostos:
Campo Descripción
Proveedor Código del proveedor al que se le está registrando el sobrecosto.
Motivo Código de motivo asociado al registro del sobrecosto.
Item de sobrecosto. Código de ítem de sobrecostos, previamente declarado en el sistema.
Valor Valor del sobrecosto.
Lista de precios. Lista de precios asociada a la aplicación del sobrecosto.
Impuesto: Impuesto asociado al sobrecosto.
Neto: Sumatoria del valor y el impuesto.
Botón Aplicar Botón que activa la aplicación del sobrecosto a la transacción.
Botón limpiar Botón que retracta la aplicación del sobrecosto y borra los valores
informados de de ítem sobrecosto, valor, lista de precios e impuesto.
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Pestaña Entidades de órdenes de compras.

Entidades:
Campo Descripción
Grupo Entidad Código de la entidad dinámica definida previamente, la cual contiene datos
adicionales a la base de datos, definidos autonomamente por el cliente.

Estados asociados a la gestión de las órdenes de compra.

Estado Descripción
En elaboración Es el estado inicial por el que pasa una “orden de compra” durante su
creación inicial por parte de la persona que tiene la responsabilidad de
gestionar las órdenes de compra.

Icono de apoyo Efecto

Almacena el contenido de la “orden de compra”.
Aprobado Cuando la orden de compra es evaluada afirmativamente por la persona
encargada de su trámite de abastecimiento, se realiza la transición a este
segundo estado de “aprobado”.

Icono de apoyo Efecto

Realiza la transición de estado de “en elaboración”
o “desaprobado” a “aprobado”.
Retracta la decisión de “aprobación”.
Cumplido Cuando se van realizando los procesos posteriores de “órdenes de compra
con base en solicitudes”, la cantidad pendiente va disminuyendo hasta llegar
a cero, momento en el cual la “orden de compra” pasa a su tercer estado
“cumplido”. Otra situación que puede generar esta transición del estado a
“cumplido” se presenta cuando por diferentes razones de tipo logístico la
cantidad pendiente no se va cumplir totalmente.

Icono de apoyo Efecto

Realiza la transición de estado de “aprobado” a
“cumplido”, momento a partir del cual el sistema
no permite realizar más “entradas con base en
orden de compra” ya que la cantidad solicitada ya
fue suministrada.
Retracta la decisión de “dar por cumplido”.

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Cálculo del IVA en las órdenes de Compra.

En las órdenes de compra no se hace ninguna contabilización, solamente se calcula

IVA, en la siguiente forma:

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