REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
EXTENSIÓN GUAYANA

DESARROLLO DE UN SISTEMA PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CHOFERES DE LA
COOPERATIVA SUTRATUR R.S., UBICADA EN
SAN FELIX – ESTADO BOLÍVAR
Propuesta de Trabajo Especial de Grado para optar al Título de Técnico
Superior Universitario en la especialidad de Informática.

Autor: Br. Keiver Salazar

Tutor Académico: Ing. Angélica Velásquez

PUERTO ORDAZ, SEPTIEMPRE 2018

CONSTANCIA DE APROBACIÓN DEL TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

Por la presente hago constar que he evaluado y aprobado el Trabajo

Especial de Grado, presentado por el ciudadano Keiver Josue Salazar
Mayorga, Cédula de Identidad N° 25.612.290, cursante de la Carrera
INFORMATICA; el cual lleva por título “DESARROLLO DE UN SISTEMA
PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
LOS CHOFERES DE LA COOPERATIVA SUTRATUR R.S., UBICADA EN
SAN FELIX – ESTADO BOLÍVAR” y considero que reúne los requisitos
exigidos y los méritos suficientes para ser sometido a consideración del
jurado evaluador que se designe.

En Ciudad Guayana a los 6 días del mes de septiembre de 2018.

Tutor Académico

Ing. Angélica Velázquez

C.I.: 19.158.899
 ÍNDICE GENERAL

pp.

LISTAS DE CUADROS…………………………………………………………. V
LISTAS DE FIGURAS…………………………………………………………... VI
RESUMEN………………………………………………………........................ VII
INTRODUCCIÓN………………………………………………………............... 1
CAPÍTULO
I. EL PROBLEMA
Contextualización del Problema. ………………………………………………
Objetivos de la Investigación
Objetivos General…………………………………………………...........
Objetivos Específicos………………………………………………….......
Justificación de la investigación…………………………………………………....
II. MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación…………………………………………………..
Bases Teóricas…………………………………………………............................
Bases Legales………………………………………………….............................
Sistemas de Variables. …………………………………………………................
Definición de Términos Básicos…………………………………………………..
III. MARCO METODOLÓGICO
Modalidad de la Investigación…………………………………………………........
Tipo de Investigación…………………………………………………...................
Procedimientos…………………………………………………...........................
Fase de Diagnostico…………………………………………………..........
Fase de Alternativas de Solución………………………………………..
Fase de Propuesta. …………………………………………………..........
Operacionalización de Variables………………………………………………….
Población y Muestra …………………………………………………...................
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…………………………….
Técnicas de Análisis de Datos…………………………………………………..
IV. RESULTADOS
Fase de Diagnostico…………………………………………………...................
Fase de Alternativas de Solución………………………………………………...
Fase de Propuesta…………………………………………………...................
Objetivo………………………………………………….........................
Justificación…………………………………………………...................
Alcance…………………………………………………..........................
Delimitación…………………………………………………...................
Desarrollo de la propuesta………………………………………………….
Estudio de factibilidad. …………………………………………………......

CONCLUSIONES…………………………………………………......................
RECOMENDACIONES…………………………………………………...............
REFERENCIAS………………………………………………….........................
 LISTAS DE CUADROS

pp.

Cuadro 1. Sistema de Variables…………………..…………………………..

Cuadro 2.Operacionalización de Variables…………………………………..

Cuadro 3. Características de la Población………………………………….

Cuadro 4. Requerimientos de Hardware y Software……………………….

 LISTAS DE FIGURAS

pp.

Figura 1. Planilla de relación de carga..…………………………………..

Figura 2. Diagrama del Sistema Propuesto………………………………..

Figura 3. Carta Estructurada…………………………………………………..

Figura 4. Modelo Relacional…………………………………………………

Figura 5. …………………………

Figura 6. …………………………

Figura 7. …………………………

Figura 8. …………………………

Figura 9. …………………………

Figura 10. …………………………

Figura 11. …………………………

Figura 12. …………………………

Figura 13. …………………………

Figura 14. …………………………

Figura 15. …………………………

Figura 16. …………………………

Figura 17. …………………………

Figura 18. …………………………

Figura 19. …………………………

Figura 20. …………………………

Figura 21. …………………………

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
EXTENSIÓN GUAYANA

DESARROLLO DE UN SISTEMA PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CHOFERES DE LA
COOPERATIVA SUTRATUR, R.S UBICADA EN
SAN FELIX – ESTADO BOLÍVAR
Propuesta de Trabajo Especial de Grado
Línea de investigación: Sistema de información.
Autor: Br. Keiver Salazar
Tutor Académico: Ing. Angélica Velásquez
Mes, Año: Septiembre, 2018.
Resumen
El presente trabajo es realizado en la Cooperativa Sutratur, RS. Teniendo como finalidad
el Desarrollo de un sistema para la automatización de los procesos administrativos de los
choferes de la cooperativa Sutratur R.S. con la finalidad de agilizar los procesos, además, el
control y manejo de los datos e información de forma automatizada. Para cumplir con lo
propuesto en este proyecto se trazaron una serie de objetivos específicos los cuales son:
Estudiar la situación actual que presenta la cooperativa Sutratur, R.S. en relación a los
procesos administrativos de los choferes con la finalidad de identificar el problema y dar
solución, Analizar los requerimientos técnicos necesarios para la automatización de los
procesos administrativos de los choferes con la finalidad de determinar si cuentan con los
recursos tecnológicos fundamentales para la realización del proyecto, Diseñar la estructura
de un sistema de información eficaz para la optimización de los procesos administrativos de
los choferes con la finalidad de aplicarlo y mejorar el registro de la información y Desarrollar
un sistema de información automatizado para satisfacer las necesidades de la cooperativa
Sutratur, R.S. en relación a los procesos administrativos de los choferes con la finalidad de
facilitar y agilizar el trabajo. La modalidad de investigación utilizada es tecnológica factible, la
investigación es de tipo descriptiva basada en la metodología de desarrollo de software en
cascada. La población está constituida por la directiva encargada de los procesos, en esta
investigación por ser la población pequeña, es posible trabajar sobre la población total. Para
la recolección de datos se utilizaron técnicas como la observación directa y entrevista. Por
último, se espera que con la implementación de este sistema se reduzca el tiempo o la
realización de registros y procesos administrativo y además se mejore la manera en la que
se lleva el control.

Descriptores: Optimización de procesos administrativos, Desarrollo de software

 INTRODUCCIÓN

Desde épocas pasadas el hombre ha tratado de realizar actividades

complejas y diversas, bajo la agrupación de una determinada cantidad de
individuos, llamando a estas: organizaciones, empresas o instituciones.
Dichas organizaciones se han visto en la necesidad de organizar y
administrar sus entradas y salidas, es decir, su materia prima, insumos,
personal, equipos, entre otros, representando esos recursos básicos para el
funcionamiento de la organización o empresa.

Estos recursos eran controlados manual o mecánicamente, pero con el

auge de las tecnologías surgió el procedimiento automatizado de la mayoría
de los controles relacionados con las actividades o procesos presentes. Es
así como la información se convierte en un recurso vital e imprescindible
para el funcionamiento y competitividad de la empresa. Dado esto como
consecuencia del surgimiento de las tecnologías de información y de los
sistemas de información y estando en la era del conocimiento y de las
telecomunicaciones, se puede observar que la velocidad con la que es
tratada la información, es vertiginosa y que si los procesos que administran la
organización o controlan la empresa son automatizados se pueden producir
resultados más rápidos, precisos y efectivos.

Los sistemas de información son sumamente útiles e importantes para

muchas empresas y organizaciones ya que a través de su empleo tienen
éxito en sus objetivos por la implantación y uso de dichos sistemas.

En la actualidad existen empresas que aún no cuentan con los beneficios

que brindan los sistemas de información, tal es el caso de la cooperativa

1
Sutratur, R.S. que desde sus inicios lleva los procesos administrativos de los
choferes de forma manual. Para afrontar esta problemática se planteó
desarrollar un sistema de información automatizado que sea capaz de
agilizar los procesos en forma tal que estos trabajen con eficiencia para
alcanzar el mismo objetivo, y es necesario considerar la satisfacción de los
objetivos, necesidades, los atributos y superar las restricciones del ambiente
para lograr un impacto positivo en la organización.

El presente trabajo consta de cuatro capítulos:

Capítulo I: Contextualización del Problema, Objetivos de la Investigación:

general y específicos, Justificación de la Investigación

Capítulo II: Antecedentes de la Investigación, Bases Teóricas, Bases

Legales, Sistemas de Variables, Definición de Términos Básicos.

Capítulo III: Modalidad de la Investigación, Tipo de Investigación,

Procedimientos (fases, etapas y actividades): (a) Fase de Diagnóstico,
aplicar la metodología propia de la investigación de campo, (b) Fase de
Alternativas de Solución, (c) Fase de Propuesta.

Capítulo IV: Fase de Diagnóstico, Fase de Alternativas de Solución, Fase

de Propuesta: objetivo, justificación, alcance, delimitación y desarrollo de la
propuesta, estudio de factibilidad (estudios técnicos – financieros, de
recursos humanos, económico).

Conclusiones, Recomendaciones, Referencias.

 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Contextualización del problema

Hoy en día, a nivel mundial el uso de la informática está cambiando la

forma de hacer negocios, debido a que se ha transformado en el instrumento
básico para complementar aquellas actividades donde se realiza el quehacer
cotidiano humano; permitiendo mejores controles de las operaciones y
agilización de los procesos que así lo requieran. En Venezuela la mayoría de
las organizaciones se han visto en la necesidad de implementar los sistemas
de información. En el Estado Bolívar, muchas empresas han implementado
sistemas de información para el desarrollo de sus procesos, sin embargo,
existen otros que carecen de esta importante herramienta como lo son los
sistemas de información.

A la hora de definir un sistema de información existe un amplio abanico de

definiciones. Tal vez la más precisa sea la propuesta por Peralta (2008), “se
define como sistema de información al conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio”. Todo sistema de información utiliza como materia prima los datos,
los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final
información, la cual será suministrada a los diferentes usuarios del sistema,
existiendo además un proceso de retroalimentación o “feedback”, en la cual
se ha de valorar si la información obtenida se adecua a lo esperado

Específicamente en la avenida Antonio de Berrios, San Félix, se

encuentra ubicada la oficina de la Cooperativa Sutratur, R.S. la cual es una
cooperativa
de transporte de pasajeros a lugares extraurbanos que ha estado prestando
servicios desde hace 13 años consecutivos.

El objetivo fundamental de esta oficina, es registrar y archivar los distintos

procesos administrativos que realizan los choferes, dichos procesos se han
estado llevando de forma manual en hojas desde sus inicios, con un formato
en donde se refleja los datos del chofer, del vehículo, el lugar de destino y el
monto que se pagó, entre otros detalles. Dichas hojas son almacenadas por
las secretarias en registros semanales y luego mensuales. Agregado a esto,
la junta directiva de la cooperativa se encarga de realizar cobros, a los
afiliados y a los demás socios, que van destinado al sustento de la
cooperativa. Operaciones que también son realizadas de forma manual en
hojas y que también se registran.

Es aquí en donde existe la debilidad de la organización ya que puede

haber perdida de los registros e incluso puede haber errores en el vaciado de
los datos o los cálculos al momento de realizar pagos, siendo además un
proceso lento que requiere de concentración y además es inseguro.

Sobre la base de lo anteriormente presentado, y partiendo del hecho de

que los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales, se planteó la ejecución de un trabajo cuyo enfoque
está orientado a estudiar la problemática actual de la empresa y proponer
como solución el diseño de un sistema para optimizar los procesos
administrativos, que permita un mejor manejo y logro de los objetivos en la
Cooperativa Sutratur, R.S.

6
 Objetivos de la investigación

Objetivo General

Desarrollar un sistema para la automatización de los procesos

administrativos de los choferes de la cooperativa Sutratur, R.S. ubicada en
San Félix-Estado Bolívar.

Objetivos Específico

Estudiar la situación actual que presenta la cooperativa Sutratur, R.S. en

relación a los procesos administrativos de los choferes con la finalidad de
identificar el problema y dar solución.

Analizar los requerimientos técnicos necesarios para la automatización

de los procesos administrativos de los choferes con la finalidad de determinar
si cuentan con los recursos tecnológicos.

Diseñar la estructura de un sistema de información eficaz para la

optimización de los procesos administrativos de los choferes con la finalidad
de aplicarlo y mejorar el registro de la información.

Desarrollar un sistema de información automatizado para satisfacer las

necesidades de la cooperativa Sutratur, R.S. en relación a los procesos
administrativos de los choferes con la finalidad de facilitar y agilizar el trabajo.

Justificación de la investigación

Al llevar a cabo esta investigación en la Cooperativa Sutratur, R.S. se le

proporciona a la misma las ventajas de tener un sistema automatizado, ya

6
que han venido realizando estos procesos de forma manual, teniendo una
gran demora al momento de hacer el registro de los choferes, sus vehículos,
pagos y deudas.

El desarrollo y diseño de un sistema automatizado en la cooperativa

Sutratur R.S. se realiza para aportar soluciones que permitirán dar respuesta
a la problemática, trayendo consigo además el rápido desenvolvimiento de
los procesos administrativos que se les realizan a los choferes.

Con el desarrollo del sistema para la automatización de los procesos

administrativos en la Cooperativa Sutratur R.S. se podrá obtener datos reales
y exactos, que serán ingresados y registrados por el usuario, los mismos
serán almacenados en una bases de datos, lo que le permitirá a la empresa
mantener un control oportuno de toda la información.

Dentro de los beneficios que se obtienen al desarrollar el sistema

destacan, el registro digital de los procesos administrativos que permite que
sean más rápido y eficaz, facilitar a los usuarios el acceso a la información y
mejorar el funcionamiento de la empresa.

6
 CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación

Cedeño, L (2015) realizó un Informe de Pasantías de Grado que lleva por

título: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO QUE
OPTIMICE LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL
ÁREA SERVICIOS MÉDICOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO MONAGAS” presentado para optar al título de Ingeniero en
Sistemas. Se tomó esta investigación como referencia ya que hace
relevancia a la necesidad existente de implementar sistemas de información
para optimizar los procesos y la importancia de contar con un recurso
tecnológico que facilite el desempeño de las labores. Esta herramienta de
automatización minimiza la duplicación de trabajo, con una base de datos
actualizada para almacenar información y visualizar e imprimir reportes
necesarios para la agilización de los todos procesos administrativos.

Bedoya P. (2013) Elaboró un trabajo con el título: “PROYECTO DE

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE OPERACIÓN”
Trabajo de grado presentado en UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE
PEREIRA, ubicada en Pereira, Colombia, para optar al título de Ingeniero en
sistemas y computación. Este trabajo se toma como referencia porque su
autor luego de la elaboración de un sistema de información concluye que se
mejoraron los procesos de operación lo cual repercutió en una mayor

6
productividad de los empleados y en un mejor servicio al cliente. Las
herramientas permitieron un mejor control de los procesos y resultados

6
operativos y financieros de la empresa. Existió una mejora significativa en la
gestión de las Direcciones.

Pico A, (2015) realizó un Trabajo de Grado que lleva por título:

“ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
PARA EL CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS”. Trabajo
especial de postgrado presentado en la Universidad Católica Andrés Bello,
San Cristóbal, Estado Táchira, para optar al título de Postgrado en Sistema
de Información. Se tomó este trabajo como referencia debido a que su autor
describe una problemática similar ya que los procesos administrativos de la
institución eran realizados casi en su totalidad de forma manual por lo que el
planteó que el uso de un sistema de información lograría el rápido
desempeño de la institución y contribuiría a hacer más confiables, precisos y
oportunos los resultados de los procesos.

Bases Teóricas

Sistema

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación

de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de
objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.

Sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de elementos que se

interrelacionan con el propósito de prestar el apoyo necesario a las
demandas de información de una organización, para elevar el nivel de

6
conocimientos que permitan un buen apoyo a la hora de la toma de
decisiones y desarrollo de acciones. (Peña 2009).

Según Peralta (2008), define un sistema de información como un

conjunto de elementos que interactúan entre sí con un único fin, el de apoyar
todas las actividades de una empresa o negocio. Teniendo en cuenta el
equipo computacional que se necesita para que el sistema de información
pueda operar y un grupo de personas que es el recurso humano que
interactúa con el sistema de información.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información.

 Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información.
Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras
que las automáticas son datos o información que provienen o son
tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfaces automáticas.

 Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las

actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora,
ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información
suele ser almacenada en estructuras de información denominadas
archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos
o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos
(CD-ROM).

6
 Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que
un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base.

 Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de

Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada
al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En
este caso, también existe una interfaz automática de salida. Por ejemplo,
el Sistema de Control de Clientes tiene una interfaz automática de salida
con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de
los movimientos procesales de los clientes.

Tipos de Sistemas

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos

operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente

6
Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por
otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas
para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la
Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo
de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los
Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el
fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de
información

1. Sistemas Transaccionales.

Sus principales características son:

 A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,

debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
 Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organización.
 Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
 Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través
de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su
explotación posterior.
 Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios
son visibles y palpables.

2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones.

6
Las principales características de estos son:

 Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas

Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos
constituyen su plataforma de información.

 La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a

la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

 Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de

información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera
requiere poca información de entrada, genera poca información como
resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

 Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos

estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario
final.

 Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final

sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de
informática.

3. Sistemas Estratégicos.

Sus principales características son:

6
  Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos
operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de
decisiones.

 Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por

lo tanto, no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.

 Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a

través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un
proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o procesos.

 Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales

como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son
creadores de barreras de entrada al negocio.

 Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la

empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y
una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

4. En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

 Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

6
  Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.
Es el software.

Fases de desarrollo de sistema.

Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases

durante su desarrollo entre las que se encuentran las siguientes:

1. Fase de planificación

La fase de planificación es la que nos permite conocer sobre el alcance

que tendrá el proyecto, que puntos abarcara, los posibles riesgos que
pueden llegar a presentar y el orden en el cual se ejecutaran todas las tareas
en el proceso de su creación.

2. Fase de análisis

Esta fase es la que estudia las necesidades de información de los

usuarios finales, constituyéndose la base del diseño de un sistema de
información. En esta fase se plantean todos los por menores para poder
obtenerlos resultados que se esperan o quieren.

3. Fase de implementación

Comprende la adquisición e integración de los recursos físicos y

conceptuales, en esta fase se ejecutan todas las instalaciones y
adiestramiento necesario para poder colocar el sistema en modo funcional.

4. Fase de prueba

6
 Tiene como objetivo detectar los errores que se hayan podido cometer
en las etapas anteriores del proyecto (y, eventualmente, corregirlos). La
búsqueda de errores que se realiza en la etapa de pruebas puede adaptar
distintas formas, en función del contexto y de la fase del proyecto.

5. Fase de uso y mantenimiento

Esta es la etapa final del ciclo de desarrollo de sistemas. En esta fase se

pone en ejecución todo el trabajo realizado por parte de analistas y usuarios,
Comprende: supervisión, evaluación y modificación de un sistema en el
momento que deje de ser efectivo para las nuevas tareas que ocurran en un
futuro.

Base de datos

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes

cantidades de información de forma organizada para que luego podamos
encontrar y utilizar fácilmente.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema

formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el
acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese
conjunto de datos.

Las bases de datos hacen posible que todo el mundo pueda almacenar,
organizar, recuperar, comunicar y administrar información de un modo que
sería imposible sin una computadora. Para controlar este todo este flujo de
información, los usuarios utilizan base de datos de todas las formas y
tamaño.

6
 Una base de datos está compuesta generalmente por una o más tablas.
Una tabla es una colección de información relacionada; mantiene junta esta
información del mismo modo que lo hace la carpeta de un archivador, es
responsabilidad del diseñador de esa base de datos el decir que la
información es la que debe almacenarse en cada tabla. Una tabla de base de
datos es una colección de registros. Un registro es la información relacionada
con una persona, producto o evento. Cada parte concreta de información
contenida en un registro es un campo. El tipo de información que un campo
puede contener viene determinado por su tipo de campo o tipo de dato:
pueden ser campo numérico, campo texto, campo fecha

MySQL

MySQL es un sistema de administración de bases de datos (Database

Management System, DBMS) para bases de datos relacionales. Así, MySQL
no es más que una aplicación que permite gestionar archivos llamados de
bases de datos.

Existen muchos tipos de bases de datos, desde un simple archivo hasta

sistemas relacionales orientados a objetos. MySQL, como base de datos
relacional, utiliza múltiples tablas para almacenar y organizar la información.
MySQL fue escrito en C y C++ y destaca por su gran adaptación a diferentes
entornos de desarrollo, permitiendo su interactuación con los lenguajes de
programación más utilizados como PHP, Perl y Java y su integración en
distintos sistemas operativos.

También es muy destacable, la condición de open source de MySQL, que

hace que su utilización sea gratuita e incluso se pueda modificar con total
libertad, pudiendo descargar su código fuente. Esto ha favorecido muy

6
positivamente en su desarrollo y continuas actualizaciones, para hacer de
MySQL una de las herramientas más utilizadas por los programadores
orientados a Internet.

Visual Basic

El lenguaje de programación Visual Basic es uno de los lenguajes de

programación que utiliza una interfaz visual es decir que nos permite
programar en un entorno gráfico, nos permite realizar un gran número de
tareas sin escribir código, simplemente realizando operaciones con el ratón
sobre la pantalla de la computadora.

Este lenguaje de programación es uno de los que más interés despiertan

entre los programadores. Porque este lenguaje de programación, el Visual
Basic, le facilita la realización de tareas complejas en poco tiempo y a los
que están comenzado a programar con Visual Basic ven como son capaces
de realizar pequeños programas al poco tiempo de haber comenzado a
estudiar este lenguaje de programación.

Las sintaxis que utiliza este lenguaje de programación proviene del

conocido BASIC, pero completada con comandos y códigos de otros
lenguajes más modernos. Este lenguaje de programación Visual Basic tiene
un apartado dedicado a la Programación Orientada a Objetos.

Es un lenguaje muy apropiado para el manejo de bases de datos. Muchas

empresas lo utilizan para la gestión de sus bases de datos porque su
utilización es sencilla y abundan los programadores de este lenguaje

Bases Legales

6
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, CAPÍTULO
IV. De los derechos culturales y educativos.

Artículo 98. La creación cultural es libre. Esta libertad comprende el derecho

a la inversión, producción y divulgación de la obra creativa, científica,
tecnológica y humanística, incluyendo la protección legal de los derechos del
autor o de la autora sobre sus obras. El Estado reconocerá y protegerá la
propiedad intelectual sobre las obras científicas, literarias y artísticas,
invenciones, innovaciones, denominaciones, patentes, marcas y lemas de
acuerdo con las condiciones y excepciones que establezcan la ley y los
tratados internacionales suscritos y ratificados por la República en esta
materia.

Ley del Derecho de Autor (1993). Sección Quinta. De los programas de

computación.

Artículo 17.- Se entiende por programa de computación a la expresión en

cualquier modo, lenguaje, notación o código, de un conjunto de instrucciones
cuyo propósito es que un computador lleve a cabo una tarea o una función
determinada, cualquiera que sea su forma de expresarse o el soporte
material en que se haya realizado la fijación. 

El productor del programa de computación es la persona natural o jurídica

que toma la iniciativa y la responsabilidad de la realización de la obra. 

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 104 de esta Ley, y salvo prueba

en contrario, es producto del programa de computación la persona que
aparezca indicada como tal de la manera acostumbrada. 

6
 Se presume salvo pacto expreso en contrario, que los autores del
programa de computación han cedido al productor, en forma ilimitada y por
toda su duración, el derecho exclusivo de explotación de la obra, definido en
el artículo 23 y contenido en el Título II, inclusive la autorización para ejercer
los derechos a que se refieren los artículos 21 y 24 de esta Ley, así como el
consentimiento para decidir sobre su divulgación y la de ejercer los derechos
morales sobre la obra, en la medida que ello sea necesario para la
explotación de la misma. 

Sistema de variables

Cuadro#1
Nominal Real Variable Definición

Estudiar la situación actual que

presenta la cooperativa
Sutratur, R.S. en relación a los
procesos administrativos de
los choferes con la finalidad de
identificar el problema y dar
solución.
Es una red o un esquema de
Procesos procesos cuya finalidad es
administrativos favorecer el cumplimiento de los
objetivos de una organización

Desarrollar un sistema Analizar los requerimientos

para la optimización de técnicos necesarios para la
los procesos automatización de los Características que se desea que
administrativos de los procesos administrativos de Requerimientos posea un sistema o un software.
choferes de la los choferes con la finalidad
cooperativa Sutratur, de determinar si cuentan con
R.S. ubicada en San los recursos tecnológicos.
Félix-Estado Bolívar.
Diseñar la estructura de un Proceso altamente creativo
sistema de información eficaz Estructura donde se planea o arreglan las
para optimizar los procesos de Sistema partes en un todo que satisfaga
administrativos de los los objetivos involucrados
choferes con la finalidad de
aplicarlo y mejorar el registro
de la información.

6
 Desarrollar un sistema
de información automatizado
para satisfacer las
necesidades de la cooperativa
Sutratur, R.S. en relación a los
procesos administrativos con
la finalidad de facilitar y agilizar
el trabajo
Conjunto de funciones o
Sistema componentes interrelacionados
Información orientados al tratamiento y
administración de datos e
información

Definición de Términos Básicos

Acceso: es el resultado positivo de una autentificación

Administrador: es la persona que tiene la responsabilidad de implementar,

configurar, mantener, monitorizar, documentar y asegurar el correcto
funcionamiento de un sistema informático, o algún aspecto de éste.

Archivo: es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.

Código: es el texto escrito en un lenguaje de programación que ha de ser

compilado o interpretado para ejecutarse en una computadora.

6
Consulta: es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada
información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.

Control: puede ser tanto una tecla como una aplicación o dispositivo en un
sistema tecnológico que permite efectuar distintas operaciones y poner en
marcha diversas funcionalidades.

Datos: son la representación simbólica, bien sea mediante números o letras

de una recopilación de información la cual puede ser cualitativa o
cuantitativa, que facilitan la deducción de una investigación o un hecho.

Documento: es un archivo digital susceptible de ser visualizado o

compartido a través de una computadora.

Estructuras de datos: son un medio para manejar grandes cantidades de

datos de manera eficiente para usos tales como grandes bases de datos y
servicios de indización de Internet.

Hardware: es el conjunto de los componentes físicos de los que está hecho

el equipo.

Informática: Conjunto de conocimientos técnicos que se ocupan del

tratamiento automático de la información por medio de computadoras.

Interfaz: es la conexión funcional entre dos sistemas, dispositivos o

componentes de cualquier tipo, que proporciona una comunicación de
distintos niveles permitiendo el intercambio de información.

Proceso Informático: se refiere a la ejecución de diversas instrucciones por

parte del microprocesador, de acuerdo a lo que indica un programa. 

6
Programa: es una secuencia de instrucciones, escritas para realizar una
tarea específica en una computadora.

Registro: (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos

implícitamente estructurados en una tabla.

Reporte: es un Documento, generado por el Sistema, que nos presenta de

manera Estructurada y/o Resumida, datos relevantes guardados o
generados por la misma aplicación de tal manera que se vuelvan útiles para
un fin determinado.

Sistema informático: es un sistema que permite almacenar y procesar

información; es el conjunto de partes interrelacionadas: hardware, software y
personal informático.

Software: es un conjunto de programas, instrucciones y reglas

informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora.

Usuario: es la persona que utiliza o trabaja con algún objeto o que es

destinataria de algún servicio público, privado, empresarial o profesional.

6
 CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

Modalidad de la investigación

Tecnológica

La investigación tecnológica comprende con mayor énfasis la

transformación, cuyo fin es obtener conocimiento para lograr modificar la
realidad en estudio, persiguiendo un conocimiento práctico.

“Es la búsqueda y obtención de nuevos conocimientos

prácticos y aplicados a corto plazo en la creación,
producción o desarrollo de bienes y servicios innovadores,
artefactos, materiales, prototipos o maquinarias que
contribuyen a resolver problemas, satisfacer necesidades y

6
 mejorar la calidad de vida de la sociedad.” (Arias, 2014,
p.6). 
La modalidad de la investigación es la que permite establecer los
parámetros en los que se desarrolla el proyecto, es por ello que esta se
enmarca como una investigación tecnológica, pues es la actividad que, a
través de la aplicación del método científico, está encaminada a descubrir
nuevos conocimientos, a la que posteriormente se le buscan aplicaciones
prácticas para el diseño o mejoramiento de un producto, proceso industrial o
equipo.

Denomina proyecto Factible la elaboración de una propuesta viable,

destinada a atender necesidades específicas a partir de un
diagnóstico. Según El Manual de Tesis de Grado y Especialización y
Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Libertador,
(2003), plantea:

“Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de un

modelo operativo viable para solucionar problemas,

6
requerimientos, necesidades de organizaciones o grupos sociales
que pueden referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos, o procesos. El proyecto
debe tener el apoyo de una investigación de tipo
documental, y de campo, o un diseño que incluya ambas
modalidades “(p. 16).
Aunado a esto el desarrollo la investigación nos permite ubicarla dentro de
la modalidad de proyecto factible debido a que es una propuesta operativa
que está ideada para la solución de un problema específico y que se
sustenta en una investigación para probar su pertinencia y viabilidad.

Tipo de Investigación

Descriptiva

De acuerdo a la finalidad de este proyecto, éste se identifica con el tipo

de investigación descriptiva, que según, Hernández; Fernández y Baptista
(2006) explica que los estudios “descriptivos son aquellos que buscan
especificar propiedades y características de personas, grupos, comunidades,
procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que pueda ser sometido a
análisis” (p.102)

De acuerdo a lo antes explicado, se recurrió directamente a los sujetos

que fueron objeto de estudio, mediante el uso de instrumentos para la
recolección de datos, para determinar así los requerimientos con la finalidad
de lograr el desarrollo de un sistema eficaz que contribuya a optimizar los
procesos administrativos llevados a cabo en la cooperativa.

Procedimientos

1. Fase de Diagnóstico
Durante el diagnóstico de la problemática existente en la cooperativa
Sutratur R.S., se pudo observar que los procesos administrativos de los

6
choferes tales como sus registros, el de los vehículos, pagos y deudas se
llevan a cabo de forma manual, siendo así una desventaja para la empresa
en cuanto a tiempo, costo y seguridad.

En esta fase de diagnóstico se realiza una entrevista no estructurada a la

secretaria, con la que se busca determinar cuáles son los procedimientos
administrativos llevados a cabo en la cooperativa, con la finalidad de
desarrollar un sistema acorde a las necesidades de la empresa y darle
solución pertinente a la problemática que allí se presenta.

2. Fase de Alternativas de Solución

Para dar solución a la problemática existente en la Cooperativa Sutratur
R.S., se propuso desarrollar un sistema automatizado que tendrá como
objetivo principal optimizar los procesos administrativos de los choferes, con
la finalidad de agilizar todos los registros que allí se realizan.

El sistema de optimización está constituido por: Una base de datos

confiable y muy segura realizada en MYSQL, una interfaz gráfica muy
amigable al usuario, utilizando la carta estructurada, modelo UML para darle
al usuario las especificaciones del sistema y de la misma manera darle a
conocer de una forma más sencilla las funciones básicas del sistema.

3. Fase de Propuesta
En esta se desarrolló un sistema automatizado el cual permitirá a los
usuarios contar con una herramienta digital para la realización de los
procesos administrativos de los choferes de la Cooperativa Sutratur R.S.

Para la creación de este proyecto se determinó que la técnica de

desarrollo a utilizar es el modelo de cascada, ya que es considerado como el
enfoque clásico además de ser el más difundido y más utilizado.

También llamado lineal secuencial, es el enfoque metodológico que

ordena rigurosamente las etapas del proceso para el desarrollo del software,

6
de tal forma que el inicio de cada etapa debe esperara a la finalización de la
etapa anterior. El arquetipo del ciclo de vida abarca las siguientes
actividades:

Fase 1. Análisis de Requisitos

Analizar las necesidades, de quienes usaran el software, para determinar

qué objetivos debe cubrir. De esta fase surge una memoria llamada SRD
(documento de especificación de requisitos), que contiene la especificación
completa de lo que debe hacer el sistema sin entrar en detalles internos.

Al hacer el análisis se identifica el problema, siendo este que en la

cooperativa se llevan los procesos administrativos de los choferes de forma
manual, por lo que se plantean diseñar y desarrollar un sistema que permita
la automatización de los procesos, además se observa que en la oficina
cuenta con los requerimientos tecnológicos como lo son: computador con sus
periféricos de entrada y de salida, necesarios para la realización, desarrollo y
posterior implementación del proyecto.

Fase 2. Diseño del Sistema

Etapa donde se establece la estructura del Sistema Propuesto y se arma

la Documentación Técnica que servirá de base para su construcción y para
posterior mantenimiento.

Para el cumplimiento de esta fase se procede a la elaboración de: modelo

relacional con el gestor de base Xampp, diseño de las interfaces de usuarios
utilizando Visual Basic 2010, diseño de las funciones a realizar y diseño
detalles procedimentales con UML

6
 Fase 3. Diseño del Programa

Fase en donde se realizan los logaritmos necesarios para el cumplimiento

de los requerimientos del usuario, así como también los análisis necesarios
para saber que herramienta usar en la etapa de Codificación.

En esta fase se procedió a realizar una carta estructurada para determinar

lo que llevara el sistema.

Fase 4. Codificación

Fase importante en donde se crea el código fuente, se deben seguir

detalladamente los planos e instrucciones conceptualizadas en etapas
anteriores.

En esta fase se Genera el Código Fuente utilizando el lenguaje de

programación Visual Basic 2010 y se crea la Base de Datos con el gestor
seleccionado que en este caso es Xampp.

Fase 5. Prueba

Es la revisión después de que se ha generado el código. La prueba se

centra en la lógica interna del software y en las funciones externas, dichas
pruebas aseguran que la entrada definida produce los resultados que
realmente se requieren. Por lo que se probó el sistema realizado para
verificar su correcto funcionamiento.

Fase 6. Implantación y Mantenimiento

La implantación es la fase con más duración y con más cambios en el

ciclo de elaboración de un proyecto. Durante la explotación del sistema de

6
software pueden surgir cambios, bien para corregir errores o bien para
introducir mejoras. Todo ello se recoge en los Documentos de Cambios.

Se procede a la Instalación de Software en la oficina de la Cooperativa

Sutratur R.S., posteriormente el Adiestramiento de los Usuarios, Elaboración
de la Documentación, Entrega al Usuario para la realización de esta fase.
La metodología en cascada fue escogida ya que está constituida por
etapas que no escapan ningún detalle.

Operacionalización de las Variables.

Cuadro#2

Variable Nominal: Desarrollar un sistema para la optimización de los procesos administrativos de los
choferes de la cooperativa Sutratur, R.S. ubicada en San Félix-Estado Bolívar.

Variables Reales Variables Dimensione Indicadores Técnicas e

s Instrumentos

Estudiar la situación actual Registros de los

que presenta la cooperativa choferes
Sutratur, R.S. en relación a Procesos Solucionar la Observación directa
los procesos administrativos administrativos problemática Registros de
de los choferes con la vehículos Entrevista
finalidad de identificar el
problema y dar solución. Deudas y pagos

Analizar los requerimientos

técnicos necesarios para la
automatización de los Requerimientos Recursos Funcionales Entrevista
procesos administrativos de técnicos tecnológicos y
los choferes con la finalidad no Funcionales
de determinar si cuentan con
los recursos tecnológicos.

Diseñar la estructura Diagrama UML Casos de

de un sistema de información Usos
eficaz para optimizar los
procesos administrativos de Estructura de Registros de Carta Estructurada.
los choferes con la finalidad
sistema información Modelos de Datos
de aplicarlo y mejorar el Diccionario de Datos.
registro de la información.
Modelo Relacional.

Desarrollar un sistema de
información automatizado
para satisfacer las Registro de choferes
necesidades de la
Registro de vehículos Visual Basic 2010.

6
 cooperativa Sutratur, R.S. en Sistema Procesos Consultas MYSQL.
relación a los procesos Información administrativos
administrativos con la Reportes.
finalidad de facilitar y agilizar.

Población y Muestra

Población

La población según Bernal. (2006), “La población está constituida por la

totalidad de elementos o individuos que tienen ciertas características
similares sobre las cuales se desea buscar tener inferencias”.

En el caso del presente proyecto referido al desarrollo de un sistema

automatizado para la optimización de los procesos administrativos de los
choferes de la Cooperativa Sutratur, R.S. La población de estudio está
formada por una directiva encargada de los procesos administrativos, que a
su vez son los mismos choferes con cargos elegidos en elecciones por sus
mismos compañeros, distribuidos de la manera que se muestra en el
siguiente cuadro:

Características de la Población
Cuadro#3
N° Cargo Descripción
1 Coordinador General Encargado de coordinar, supervisar, programar y dirigir
la organización / Chofer
1 Secretario de Organización Encargado de organizar y planificar actividades/ Chofer
Encargado de presupuestos, control de gastos y
1 Coordinador de Finanzas
rendición de cuentas / Chofer.
1 Contralor Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa /
Chofer
1 Secretaria Encargada de almacenar, organizar y registrar toda la
información en carpetas y los registros
Total 5 OBSERVACION: todos son Choferes de rutas a excepción de la secretaria.

Fuente: Oficina de Sutratur, R.S.

6
Una vez definida la población de estudio se procede a definir la muestra.

Muestra

Por su lado, Balestrini (2006). Define que: “una muestra es una parte
representativa de una población, cuyas características deben producirse
en ella, lo más exactamente posible.  (p.141)”.

En base a que Hurtado (2007) señala que: “si la población, además de

ser conocida es accesible, es decir, es posible ubicar a todos los miembros.
No vale la pena hacer un muestreo para poblaciones de menos de 100
integrantes”, (p. 140). En lo que se refiere a la muestra, para el desarrollo de
esta investigación, se encontró representada por el mismo número de
personas que conformaron la población.

De acuerdo a lo anterior, la determinación de la muestra y el posterior

estudio aplicado sobre ésta ofrece la posibilidad de deducir en las
características de la situación inicial y en el impacto y la aceptación de los
resultados del proyecto. En ésta investigación, por tener una población
pequeña, es posible trabajar sobre la población total.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

En esta etapa de la investigación se definen los medios y recursos

utilizados para recabar información. Bien sea: observación directa y
entrevistas.

En el caso de las técnicas: según lo explicado por Avilez

(2007) “las técnicas de recolección de datos son el uso de una
diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas
por el analista con el fin de desarrollar los sistemas de

6
 información. Ejemplo: la entrevista, la encuesta, el cuestionario, la
observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos, entre
otros”. (p 138)

En el caso de los instrumentos: Arias (2006) reafirma que: “es cualquier

recurso, dispositivo o formato (en papel o digital) que se utiliza para obtener
registros o almacenar información”. (p. 57)

Es decir, técnica es la estrategia usada para la obtención de los datos y

la recaudación de la información necesaria. Y el instrumento permite plasmar
la información en soportes físicos de acuerdo a la técnica empleada.

Por consiguiente, En función de los objetivos definidos en el presente

proyecto, se emplearon una serie de instrumentos y técnicas de recolección
de la información, orientadas a alcanzar los fines propuestos.

Para determinar los datos cualitativos básicos se empleó, la

técnica de la observación que Según Hurtado (2000), “es la
primera forma de contacto o de relación con los objetos que van a
ser estudiados. Constituye un proceso de atención, recopilación y
registro de información, para el cual el investigador se apoya en
sus sentidos (vista, oído, olfato, tacto,), para estar al pendiente de
los sucesos y analizar los eventos ocurrentes en una visión global,
en todo un contexto natural”. (p. 69)

Además de esta técnica, se aplicó la entrevista no estructurada, que,

según Arias, F. (2004): La entrevista, más que un simple interrogatorio, es
una técnica basada en un diálogo o conversación “cara a cara”, entre el
entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado,
de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información que
requiere. (p. 71). Dicha entrevista se aplicó por medio de preguntas
realizadas al personal que labora en la oficina de la cooperativa Sutratur,
R.S. (secretaria, coordinador general, contralor, secretario de organización y
coordinador de finanzas) y a partir de la misma se pudo conocer la
apreciación de los entrevistados respecto a la situación en estudio

6
determinando cuales serían, según su criterio, los aspectos que se deben
mejorar.

En cuenta resumida, para desarrollar la investigación se aplicó la

observación para determinar los datos primarios, el flujo de la información y
los problemas subyacentes y la entrevista que permitió identificar los
problemas específicos y demás detalles.

Técnicas de Análisis de Datos

Las técnicas de análisis de datos son procedimientos cuantitativos y

cualitativos que permiten medir, ordenar, clasificar, codificar e interpretar el
comportamiento de las variables objeto de estudio. El análisis facilita llegar a
las conclusiones o resultados del estudio.

De acuerdo a esto, para el proyecto de investigación se realiza

un Análisis cualitativo de los datos recabados, el cual según
Sabino (1992) se refiere al que procedemos hacer con la
información de tipo verbal que, de un modo general, se ha
recogido mediante fichas de uno u otro tipo. El análisis se efectúa
cotejando los datos que se refieren a un mismo aspecto y tratando
de evaluar la fiabilidad de cada información” (p.122).

Una vez cotejada la información se procede a sintetizarla, lo cual

según Sabino (1992) consiste en “recomponer lo que el análisis ha separado,
integrar todas las conclusiones y análisis parciales en un conjunto coherente
que cobra sentido pleno, precisamente, al integrarse como un todo único”
(p.123).

De acuerdo a esto, con el proceso de síntesis se obtendrá la

información pertinente y organizada a partir de los datos recabados, es decir,
el conjunto de requerimientos del sistema, lo que permitirá por medio de la

6
aplicación de la metodología de desarrollo incremental desarrollar el proyecto
empleando un análisis estructurado los cuales son:

Diagrama de Casos de Uso

Los diagramas de casos de uso sirven para especificar la comunicación y

el comportamiento del sistema mediante su interacción con los usuarios y/u
otros sistemas.

Carta Estructurada

La carta estructurada también es conocida como el modelo de producto, y

es una metodología de análisis y diseño de sistemas de análisis
estructurado, lo que muestra es un mapa de diseño de arriba hacia abajo
(top-Down) de tipo jerárquico en el que se asienta cómo será programado el
proyecto, construido, integrado y probado.

Diccionario de Datos

Un diccionario de datos es un conjunto que contiene las características

lógicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se
programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.

6
 CAPÍTULO IV

RESULTADOS

Fase de Diagnostico
En la Cooperativa Sutratur R.S. los procesos administrativos de los
choferes tales como sus registros, el de los vehículos, pagos y deudas se
llevan a cabo de forma manual, utilizando formularios en hojas de papel que
se llenan con lápiz (véase la figura Nº1 Planilla de relación de carga), siendo
esta una desventaja para la empresa en cuanto a tiempo, costo y seguridad

COOPERATIVA “SERVICIO DE TRANSPORTES URBANO, EXTRAURBANO”

SUTRATUR, R.S.
AVENIDA GUMILLA – TERMINAL DE PASAJEROS MODEÑOR

FRANCISCO JAVIER ZABALETA – SAN FÉLIX – ESTADO BOLIVAR

RELACIÓN DE CARGA
N° Nombre y Apellido Placa Listín Hora Destino Monto
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

6
 14

Figura Nº1. Planilla de relación de carga

En esta fase de diagnóstico se realiza una entrevista no estructurada a la
secretaria, con la que se busca determinar cuáles son los procedimientos
administrativos llevados a cabo en la cooperativa, con la finalidad de
desarrollar un sistema acorde a las necesidades de la empresa y darle
solución pertinente a la problemática que allí se presenta.

Entrevista No Estructurada

Tema: Desarrollo de un Sistema Automatizado

Fecha: 09/08/2018

Nombre del entrevistado: Vanesa Guaimacuto

Departamento: Administración

Nombre del entrevistador: Keiver Salazar

Empresa: Cooperativa Sutratur R.S.

1. ¿Cree usted que es importante el uso de un sistema de información

en la empresa?
Sí, porque este minimizaría el trabajo.

2. ¿Hay algún proceso dentro de la empresa que desee automatizar?

Sí, los procesos administrativos de los choferes.

3. ¿Cuáles son las deficiencias que existen en este departamento?

6
  Que los registros se realizan de forma manual.
 Demora cuando se necesita consultar información de los choferes.
 Posibles errores en el registro de los datos.

4. ¿Qué requerimientos le gustaría que tuviese el sistema, en caso de

ser diseñado?
 Que sea fácil de manejar
 Que sea confiable y seguro
 Que me permita realizar consultas de la información de los
choferes.
 Que se pueda modificar la información

5. ¿Teniendo en cuenta las debilidades del registro actual, cómo cree

usted que el sistema de información mejorara el manejo de
información?
Mejoraría a la hora de la reducir el tiempo haciendo que cada proceso se
realice de forma rápida, eficaz y eficiente.

Entrevistado Entrevistador

Determinación de Requerimientos

Requerimientos Funcionales

1. Realizar el registro de choferes.

6
 2. Realizar el registro de vehículos.
3. Realizar el registro de relación de carga.
4. Realizar el registro de deudas y pagos.
5. Consultar todos los registros.
6. Actualizar los registros.

Requerimientos No Funcionales

1. Interfaz amigable y de fácil usar para el usuario.

2. Almacenamiento de datos seguro y confiable.
3. Respuesta inmediata a los procesos solicitados.

1. Fase de Alternativas de Solución

Para dar solución a la problemática existente en la Cooperativa Sutratur

R.S., se propuso desarrollar un sistema automatizado que tendrá como
objetivo principal optimizar los procesos administrativos de los choferes, con
la finalidad de agilizar todos los registros que allí se realizan.

El sistema de optimización está constituido por: Una base de datos

confiable y muy segura realizada en MYSQL, una interfaz gráfica muy
amigable al usuario, utilizando la carta estructurada, modelo UML para darle
al usuario las especificaciones del sistema y de la misma manera darle a
conocer de una forma más sencilla las funciones básicas del sistema.

6
Diagrama de Sistema Propuesto

6
Figura Nº2: Diagrama del Sistema Propuesto.

Carta Estructurada

Sistema de
Registro

Deudas y
Login Principal Nuevo Consultar Finanzas Montepio Multas Prestamos Regresar Salir
Pagos

Entrada Nuevo Persona Persona Finanzas Nuevo Nuevo Nuevo Nuevo

Salir Consultor Vehículo Vehículo Montepio Consultar Consultar Consultar Consultar

Deudas y
Carga Carga Multas Guardar Guardar Guardar Guardar
Pagos

Salir Prestamos Editar Editar Editar Editar

Regresar Regresar Regresar Regresar Regresar

Figura Nº3: Carta Estructurada

6
Modelo Relacional

6
Figura Nº4: Modelo Relacional

Diccionario de Datos

Cuadro Nº4 Estructura de Datos: Carga

Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro N°5 Estructura de Datos: Datos

6
Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro Nº6 Estructura de Datos: Deudas Pagos

Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro Nº7 Estructura de Datos: Finanzas

6
Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro Nº8 Estructura de Datos: Montepío

Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro Nº9 Estructura de Datos: Multas

Fuente: Keiver Salazar (2018)

6
Cuadro Nº10 Estructura de Datos: Prestamos

Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro Nº11 Estructura de Datos: Usuarios

Fuente: Keiver Salazar (2018)

Cuadro Nº12 Estructura de Datos: Vehículo

Fuente: Keiver Salazar (2018)

Fase de Propuesta

El sistema automatizado propuesto el cual permitirá a los usuarios contar

con una herramienta digital para la realización de los procesos
administrativos de los choferes R.S., es de fácil acceso y manejo, adaptado a
las necesidades actuales de la Cooperativa Sutratur, otorgando las ventajas

6
que poseen los sistemas de optimización como lo son agilizar y mejorar el
funcionamiento de la empresa.

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Optimizar los procesos administrativos de los choferes de la cooperativa

Sutratur, R.S. ubicada en San Félix-Estado Bolívar.

Objetivos Específico

Automatizar el registro de información en la cooperativa.

Agilizar y facilitar el manejo de los registros.

Registrar y editar los datos.

Realizar consultas de la información de los choferes.

Actualizar la información registrada.

Justificación de la Propuesta

El objetivo fundamental de esta investigación es desarrollar un sistema

que con los métodos indicados permita optimizar los procesos
administrativos de los choferes de la Cooperativa Sutratur R.S., para hacer el
registro, consulta y manejo de datos de forma más eficiente.

Alcance de la Propuesta

El alcance de esta investigación abarca la fase de diagnóstico que

contempla la identificación del problema, fase de análisis de la información,
fase de diseño donde se crea el sistema engranado los datos y su interfaz y

6
desarrollo del sistema a través de la utilización de un lenguaje de
programación.

Delimitación de la Propuesta

El sistema de optimización será ubicado en la oficina administrativa de la

Cooperativa Sutratur R.S., cumpliendo con los requerimientos y
especificaciones del usuario, el cual automatizara los registros de dicha
empresa.

Estudio de la Factibilidad

Factibilidad Técnica

El sistema para la optimización para poder operar en óptimas condiciones

deberá contener:

Cuadro Nº13 Requerimientos de Hardware y Software

Requerimientos de Hardware Requerimientos de Software

 1 GB de memoria RAM Sistema Operativo:

 100 GB de Disco Duro Windows

Fuente: Keiver Salazar (2018)

La factibilidad técnica para el desarrollo del sistema es factible ya que la

empresa cuanta con los requerimientos tanto de hardware y software.

Factibilidad Económica

6
 El proyecto es totalmente factible económicamente porque la cooperativa
no deberá invertir dinero, ya que la empresa cuenta con los requerimientos
tecnológicos necesarios para el desarrollo del sistema.

Factibilidad Operativa

La Factibilidad operativa depende de los recursos humanos disponible

para el proyecto, por tanto es factible ya que existe suficiente apoyo para el
desarrollo del sistema, puesto que la Cooperativa Sutratur R.S. labora con
estándares de calidad que contribuye al fácil manejo y acceso operativo del
mismo, adoptando con este sistema una herramienta para realizar las
labores de trabajo.

Factibilidad de Recursos Humanos

Este es un proyecto factible en la Cooperativa ya que los encargados de

realizar los registros apoyan que se realice un sistema automatizado para
optimizar los procesos administrativos, el cual estará destinado a solventar
los problemas que presenta la empresa, permitiendo que los registros se
hagan de forma rápida, eficaz y eficiente, por lo que el personal no se resiste
al cambio.

Pantalla Del Sistema Propuesto

Las siguientes pantallas se derivan del sistema de registro:

Pantalla Login

6
Figura Nº5: Pantalla Login

En esta pantalla se muestra un login, este solicita al usuario identificación

para acceder al sistema.

Pantalla Acceso Concedido

Figura Nº6: Acceso Concedido

En esta pantalla se observa al sistema validando los datos del usuario, si

son correctos muestra un mensaje “Bienvenido al Sistema” de lo contrario
muestra un mensaje de error.

Pantalla Principal

6
Figura Nº7: Pantalla principal

En esta se observa la pantalla principal, cuenta con cuatro botones:

“Nuevo”, “Consultar”, Deudas y Pagos” y “Salir”, el usuario debe pulsar un
botón según lo que desee hacer.

Pantalla Botón Nuevo

Figura Nº8: Botón Nuevo

Si el usuario pulsa el botón “Nuevo” se despliegan las opciones

“Personas”, “Vehículos” y “Carga”.

6
Pantalla Botón Consultar

Figura Nº9: Botón Consultar

En este caso si el usuario pulsa el botón “Consultar” se despliegan las

opciones “Personas”, “Vehículos” y “Carga”.

Pantalla Registro de Personas

Figura Nº10: Registro de Personas

En esta pantalla se aprecia los campos que deben ser llenados por el
usuario con los datos del chofer. Cuenta con tres botones “Guardar”, “salir”,
“Regresar”.

Pantalla Registro de Vehículos

Figura Nº11: Registro de Vehículos

6
 En la pantalla anterior se muestran los campos obligatorios que deben ser
llenados por el usuario con datos de los vehículos de los choferes. Cuenta
con tres botones “Guardar”, “Salir”, “Regresar”.

Pantalla Registro de Carga Diaria

Figura Nº12: Registro de Carga Diaria

En esta pantalla se muestran los datos de la relación de carga. Cuenta

con tres botones “Guardar”, “Salir”, “Regresar”.

Pantalla Consultar datos de personas

Figura Nº13: consultar datos de personas

En esta pantalla se puede consultar toda la información personal, de los

choferes, que fueron registrados anteriormente, el sistema cuenta con una
opción de filtrar información por “cedula” o por “ruta” para su fácil acceso.
También dispone de seis botones (buscar, limpiar, editar, eliminar, guardar y
regresar) que le permiten al usuario navegar cómodamente.

6
Pantalla Editar datos de personas

Figura Nº14: consultar datos de personas

Si el usuario pulsa el botón “Editar” se despliega un menú, el cual le

permite al mismo actualizar la información de los choferes o eliminarlo si así
lo desea.

Pantalla Consultar datos de vehículos

Figura Nº15: Consultar datos de vehículos

En esta pantalla se puede consultar toda la información de los vehículos

que fueron registrados anteriormente, el sistema cuenta con una opción de
filtrar información por “marca”, por “modelo” o por “año” para su fácil acceso.
También dispone de seis botones (buscar, limpiar, editar, eliminar, guardar y
regresar) que le permiten al usuario navegar cómodamente.

6
Pantalla Editar datos de Vehículos

Figura Nº16: Editar datos de personas

Si el usuario pulsa el botón “Editar” se despliega un menú, el cual le

permite al mismo actualizar la información de los vehículos o eliminarlo si así
lo desea.

Pantalla Consultar datos de carga diaria

Figura Nº17 Consultar datos de carga diaria

En esta pantalla se puede consultar toda la información, de la relación de

carga que fueron registrados anteriormente, el sistema cuenta con una
opción de filtrar información por “fecha”, por “N° de planilla”, por “destino” o
por el “Soc. de guardia” para verificar la información con fácil acceso.
También dispone de cinco botones (limpiar, editar, eliminar, guardar y
regresar) que le permiten al usuario navegar cómodamente.

6
Pantalla Editar datos de carga

Figura Nº18: Editar datos de carga

Si el usuario pulsa el botón “Editar” se despliega un menú, el cual le

permite al mismo actualizar la información de la carga o eliminarlo si así lo
desea.

Pantalla Deudas y pagos

Figura Nº19: Deudas y pagos

En esta pantalla el usuario debe pulsar alguno de los cuatros botones,

(Finanzas, Montepio, Multas, Prestamos) según lo que desee realizar,
también puede “Regresar”.

Pantalla Finanzas

Figura Nº20: Finanzas 6

 En la pantalla anterior se muestran las opciones que tiene el usuario para
guardar, consultar y editar las finanzas de los choferes, cuenta con un filtro
que le permite tener al instante la información por “mes” o por “cedula” para
así saber quién esta moroso o quien esta solvente.

Pantalla Montepio

Figura Nº21: Pantalla Montepio

En esta pantalla se muestran las opciones que tiene el usuario para

guardar, consultar y editar los montepíos de los choferes fallecido, cuenta
con un filtro que le permite tener al instante la información por “cedula” o por
el nombre del “fallecido” para así saber quién esta moroso o quien esta
solvente.

Pantalla Multas

6
Figura Nº22: Pantalla Multas

En pantalla anterior se muestran las opciones que tiene el usuario para

guardar, consultar y editar las multas de los choferes, cuenta con un filtro que
le permite tener al instante la información por “cedula” o por el “Cancelado”
siendo esta una respuesta cerrada, “si” o “no” para así saber quién esta
moroso o quien esta solvente.

Pantalla prestamos

Figura Nº23: Pantalla prestamos

6
 Se muestran las opciones que tiene el usuario para guardar, consultar y
editar los préstamos de los choferes, cuenta con un filtro que le permite tener
al instante la información por la “cedula” del chofer a quien se le realizo el
préstamo, el usuario puede editar la información según sea el caso de cada
chofer y así saber quién esta moroso o quien esta solvente

CONCLUSIONES

Al no poseer un sistema automatizado y realizar el registro de

información de forma manual, en la cooperativa Sutratur R.S. se generó una
problemática la cual afecta de forma operativa el proceso administrativo de
los choferes, por lo cual se procedió a desarrollar el sistema en cuestión.

Una vez diagnosticada la situación actual de la Sutratur, R.S. se llevó a

cabo un análisis profundo para determinar cuáles eran los requerimientos del
usuario, por ello se buscó optimizar y automatizar los procesos
administrativos cubriendo todas sus necesidades.

Teniendo los requerimientos del usuario se procedió a diseñar la base de

datos, la cual les permitirá a los usuarios acceder al sistema de forma rápida
obteniendo una información eficiente y confiable, solucionando
perfectamente el problema, utilizando el manejador MYSQL.

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 Una vez diseñada la base de datos confiable y eficiente, se desarrolló un
sistema para optimizar los procesos administrativos de los choferes, sistema
que vendrá a facilitar el desenvolvimiento de los usuarios, así como también
su aceptación por su interfaz amigable y sencilla de utilizar, para su
desarrollo se utilizó el lenguaje de programación Visual Basic 2010

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 RECOMENDACIONES

Implementar el sistema desarrollado para mejorar el registro de la

información.

Realizar evaluaciones periódica de la información que se registra de los

choferes para mantenerla actualizada.

Advertir a los choferes acerca de la aplicación de un nuevo sistema

automatizado que permite tener la información vigente.

Verificar los datos que se registran con el fin de evitar carga de

información erróneas.

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 REFERENCIAS

Arias, F. G. (2006). El Proyecto de la Investigacion. 5a Edicion. Caracas:

Episteme.

Hernandaz, R., Fernandez, C., & Baptista, P. (2006). Metologia de la

Investigacion. 4ª Edicion. Mexico: McGraw-Hill.

Hurtado, I. (2007). Paradigmas y Métodos de Investigación en Tiempos de

Cambio. Venezuela.

HURTADO, J. (2000). Metodología de la investigación holística. Caracas:

Ecoediciones.

Sabino, C. (1992). EL PROCESO DE INVESTIGACIÓN. Caracas: Panapo.

Tamayo y tamayo, M. (2009). El Proceso de la Investigacion Cientifica.4ª

Edicion. Mexico. D.F: Limusa.

Bedoya P. (2013) Elaboró un trabajo con el título: “PROYECTO DE

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE OPERACIÓN”
Trabajo de grado presentado en la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE
PEREIRA, ubicada en Pereira, Colombia.

Cedeño, L (2015) realizó un Informe de Pasantías de Grado que lleva por

título: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO QUE
OPTIMICE LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL
ÁREA SERVICIOS MÉDICOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO MONAGAS” Trabajo de grado presentado en la UNIVERSIDAD
DE ORIENTE, ubicada en Maturin, Estado Monagas.

Pico A, (2015) realizó un Trabajo de Grado que lleva por título: “ANÁLISIS Y
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA EL
CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS”. Trabajo especial de
postgrado presentado en la Universidad Católica Andrés Bello, San Cristóbal,
Estado Táchira

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