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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS

ECONMICAS Y SOCIALES POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN

Sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido

Autor: T.S.U. Betty G. Garrido Oballos

Mrida, Julio 2011

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN

Sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido Trabajo de Grado presentado para optar al ttulo de Tcnico Superior Especialista en Sistema de Informacin Contable.

Autor: T.S.U. Betty G. Garrido Oballos Tutores: Msc. Jos H. Quintero D. Ing. Esp. Sandro A. Varela D.

Mrida, Julio 2011

NDICE GENERAL pp. LISTA DE TABLAS LISTA DE GRFICOS ... RESUMEN INTRODUCCIN v vi vii 1

CAPTULOS I. EL PROBLEMA Planteamiento del problema. Objetivos de la investigacin. Justificacin de la investigacin... Alcances y limitaciones.

4 5 6 7

II. MARCO TERICO 9 Antecedentes... Bases tericas. Bases legales... 12 28

III. MARCO METODOLGICO Modalidad y tipo de investigacin. Diseo de la investigacin. Poblacin y muestra Tcnicas e instrumentacin para la recoleccin de datos Validez y confiabilidad Tcnicas y procesamientos de datos...

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IV. PRESENTACIN Y DISCUSIN DE LOS RESULTADOS Resultados obtenidos en el instrumento.

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V. LA PROPUESTA Presentacin de la propuesta

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VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 62 Conclusiones 63 Recomendaciones..

REFERENCIAS.................... 64 ANEXOS 68 Entrevista..... Formatos para la validacin del instrumento.. 73

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LISTA DE TABLAS N DESCRIPCIN PAG. 1 Operacionalizacin de las variables... 32 2 Informacin que se lleva en el rea de caja.. 40 3 Funcionamiento actual de la caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido..... 41 4 Aplicacin de un sistema automatizado para el control interno del rea de caja.. 42 5 Frecuencia con que se debera realizar el control interno. 43 6 7 8 9 1 0 1 1 Ambiente grfico del sistema automatizado para el control interno del rea de caja.... Normas internas de la institucin para el control interno del rea de caja................ Forma de registro de las actividades del rea de caja... Manual de normas y procedimientos para el rea de caja Problemas que se presentan por el no uso de un sistema automatizado para el control interno en el rea de caja.. Aprobacin por parte de los usuarios en relacin a la implementacin de un sistema automatizado en el rea de caja para el control interno 44 45 46 47

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LISTA DE GRFICOS N DESCRIPCIN PAG. 1 Diseo del caso tcnico.... 39 2 Registro de la informacin que se lleva en el rea de caja. 41 3 Cmo funciona el rea de caja 42 4 Sistema automatizado para mejorar el control interno del rea de caja.. 43 5 Control interno en el rea de caja 44 6 Ambiente grfico agradable del sistema... 7 Normas internas de la institucin para el control interno del rea de caja...................... 8 Registro de las actividades del rea de caja................... 9 Manual de normas y procedimientos para el rea de caja 1 Principal problemas en el rea de caja.. 0 1 Aprobacin por parte de los usuarios en relacin a la 1 implementacin de un sistema automatizado en el rea de caja para el control interno 45 46 47 48 49

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN

Sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido Autor: T.S.U. Betty G. Garrido Oballos Tutores: Msc. Jos H. Quintero D. Ing. Esp. Sandro A. Varela D. Fecha: Junio 2011 RESUMEN

El enfoque de sistemas proporciona un marco de referencia para un panorama optimizado a corto plazo y para la toma de decisiones a travs de la utilizacin de tcnicas administrativas. El presente estudio plantea un sistema de control interno en el rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, en este sentido se hizo nfasis en el sistema operativo del rea de caja, cuya tarea esencial es alcanzar los objetivos y planes establecidos en forma eficiente y eficaz. En lo referente a la metodologa, se aplicaron los siguientes pasos: la investigacin preliminar o la comprensin del sistema actual, el anlisis y diseo del sistema. Esta ltima fase, permiti alcanzar el objetivo general de la presente investigacin. La propuesta permitir la simplificacin del trabajo, eliminando tareas que no contribuyen de manera significativa a un control eficiente de los procesos administrativos. Otro aspecto importante a destacar, es que el diseo del sistema de control propuesto, ayudara a la deteccin oportuna de errores a fin de que el personal directivo, aplique los correctivos necesarios. Por ltimo, cabe sealar que se tom en consideracin algunas caractersticas que todo buen sistema debe poseer, tales como: oportunidad, coordinacin, responsabilidad, costo y flexibilidad. Palabras claves: Sistema, anlisis, diseo, control interno, procesos administrativos. vii

INTRODUCIN

Toda actividad administrativa enfrenta constantemente el problema de cmo hacer el trabajo lo mejor posible; con un mnimo de tiempo y esfuerzo, y desde luego, al menor costo. Ni las organizaciones en general, ni las condiciones econmicas o sociales, permanecen estticas; por lo que, las polticas, la estructura organizativa o los sistemas y procedimientos que en el pasado fueron satisfactorios, pueden ser hoy obsoletos o ineficientes, debido a los rpidos cambios y nuevas tendencias que surgen constantemente debido al progreso y desarrollo.

El Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE) no escapa a esta realidad, en consecuencia necesita adaptar sus procesos administrativos a las exigencias actuales. El presente estudio tiene como finalidad presentar un diseo de un Sistema de Control Interno en el rea de Caja del IUTE, en este sentido, es vlido destacar, que un sistema es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.

A su vez el control interno comprende el plan de organizacin y la coordinacin de todos los mtodos y medidas adoptadas por una institucin para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, as como promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las polticas administrativas prescritas por la direccin de la institucin. Los directivos de las empresas, los consejeros de administracin y sus comits de auditora han demostrado durante aos un gran inters por mantener controles internos efectivos. La direccin depende del sistema de control interno administrativo y contable para la obtencin de los datos financieros y

operativos en los cuales pueda basar sus planes y decisiones operativas, tanto a largo plazo como cotidianos. Los mecanismos de control interno deben estar diseados para garantizar el funcionamiento de las diferentes reas de una institucin, entre ellas tenemos el rea de caja del IUTE.

Para cumplir con la finalidad antes citada, se requiri la aplicacin de una metodologa para el anlisis y diseo de sistemas, que permitiese conocer amplia y suficientemente lo que est sucediendo en el rea de Caja perteneciente a la Oficina de Habilitadura adscrita a la Subdireccin Administrativa del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, a fin de tener una visin ms amplia de la problemtica y poder formular con exactitud las mejoras requeridas por el sistema.

La metodologa aplicada para el estudio y diseo del sistema de control est conformada por tres fases, las cuales sern explicadas a continuacin:

Fase 1 Investigacin preliminar o comprensin actual del sistema, la cual incluye la revisin de la situacin general de la empresa, la misin, visin y objetivos de la dependencia, organigrama y una descripcin de los procedimientos. Dicha investigacin permite realizar un diagnstico a fin de obtener una visin general del funcionamiento de la unidad administrativa.

Fase 2 Anlisis del sistema, en esta fase se lleva a cabo el reconocimiento y la definicin del problema y consiste en diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace con la finalidad de tomar las acciones correctivas que permitan el adecuado diseo de un sistema de control.

Fase 3 Diseo del nuevo sistema, esta fase incluye el desarrollo de los objetivos bsicos, el desarrollo de los requerimientos de informacin de

entrada, salida, reportes y control que sern implantados en el nuevo diseo, la implantacin de algunas polticas que ayudarn y soportarn el funcionamiento del mismo.

La investigacin est estructurada de la siguiente manera: En el Captulo I se presenta El Problema, el cual incluye el planteamiento, los objetivos, la justificacin y el alcance de la investigacin.

El Captulo II contiene el Marco Terico, desarrollando los antecedentes de la investigacin, las bases tericas y legales, el sistema de variables y la definicin de trminos.

En el Captulo III se desarrolla el Marco Metodolgico, que incluye los procedimientos a seguir para llevar a cabo la investigacin, en l se presentan el diseo y tipo de investigacin, la poblacin y muestra, las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, las tcnicas de procesamiento y anlisis de datos.

El Captulo IV contiene el Anlisis de los Resultados obtenidos a travs del anlisis documental y de la encuesta aplicada a los funcionarios adscritos al rea de caja y a la Jefa de la Oficina de Habilitadura.

En el Captulo V se evidencia la Propuesta, la cual est constituida por la estructura, fundamentacin, objetivos, diseo de la base de datos y el sistema automatizado para el control interno del rea de caja del IUTE.

En el Captulo VI se exponen las Conclusiones y Recomendaciones. Finalmente se presentan las Referencias Bibliogrficas y los Anexos de la investigacin que incluyen la entrevista y el formato de validacin de los mismos.TRODUCIN

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

El Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE) mantiene una estructura organizacional seccionada en dos grandes grupos: el grupo acadmico y el administrativo. Este segundo grupo conformado por sus respectivas divisiones estructurales jerrquicas, con todas sus dependencias, entre las dependencias administrativas se encuentra la oficina de Habilitadura, la cual posee en su estructura el rea de caja, siendo esta responsable de realizar los procesos administrativos como: venta de ticket, apertura, manejo y cierre de caja chica, pago a proveedores, comprobantes de nminas, retiro de viticos y ayudas econmicas entre otras.

El IUTE como sistema educativo universitario prepara a estudiantes en distintas reas acadmicas, teniendo una matrcula estudiantil amplia y por ende una planta extensa de docentes, personal administrativo y de servicio, lo que genera un gran volumen de trabajo en el rea de caja.

Al revisar su operatividad se determin mediante la observacin directa la existencia de debilidad en el control interno del rea de caja,

donde se origina un problema por la prdida de tiempo, que se traduce en la demora en los procesos administrativos-financieros que en dicha rea se ejecutan, esto como consecuencia que en ella an se realizan muchos de los pasos de forma manual, o en algunos de los casos sin formatos estandarizados para su registro, imposibilitando que las operaciones

realizadas en dicha rea no sean reportadas en el momento oportuno, lo que origina dificultad en el control interno, ya que no se establecen prioridades ni responsabilidades en el manejo de sus procedimientos.

Ante esta situacin se amerita un sistema de control interno automatizado, para mejorar y generar una optimizacin en las operaciones que se realizan en dicha rea, aprovechando al mximo el tiempo, mejorando la efectividad con relacin a la hora hombre, en el rendimiento y desarrollo productivo de la institucin y as permitir medir el desempeo real del rea de caja, la cual es una unidad recaudadora de ingresos a fin de tomar las acciones correctivas del caso.

Objetivos de la Investigacin

General

Presentar un Sistema Automatizado de Control Interno para la optimizacin y simplificacin de los procesos administrativos del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE).

Especficos

1. Indicar las normas del IUTE aplicables al manejo de la caja. 2. Describir los procesos administrativos que se desarrollan en la caja del IUTE. 3. Localizar las debilidades y oportunidades del sistema de control interno en la caja del IUTE. 4. Establecer las pautas de un sistema de control interno del rea de caja del IUTE.

Justificacin de la Investigacin

En los ltimos diez aos se ha observado que vivimos en un mundo de cambios tecnolgicos que han alterado profundamente el tejido de nuestra sociedad y han cambiado en gran medida nuestros modos de proceder; las organizaciones educativas a nivel universitaria desempean un rol fundamental y no escapan a estos cambios informticos y automatizados. A lo largo de la historia, el hombre ha desarrollado mtodos que le permitan realizar actividades adecuadas para obtener mejores resultados. Entre todas las creaciones del hombre, aquella que sobresale por ser la ms compleja y maravillosa es indiscutiblemente la empresa u organizacin. No existen dos organizaciones idnticas, pues todas presentan enormes diversidades, lo que las hace profundamente diferentes entre s.

Por otra parte, las empresas no son autnomas ni autosuficientes, pues requieren ser gobernadas por personas calificadas que sean capaces de administrarlas de manera apropiada, para lo cual existen elementos que facilitan el proceso administrativo siendo las ms importantes: planear,

organizar, dirigir y coordinar, sobre todo en el mbito contable; estos aspectos se deben dar en relacin a la estructura organizacional, como en la funcional.

Como organizacin educativa universitaria, el IUTE es una institucin que prepara y egresa recurso humano en diferentes carreras tcnicas y programas nacionales de formacin (PNF); por lo que la matrcula estudiantil es amplia, lo cual conduce a que la cantidad de la planta profesoral sea de un nmero considerable, al igual que el personal administrativo y de servicio, generando un alto volumen de trabajo en los procesos administrativos del rea de caja, como: la venta de ticket a estudiantes, el manejo de la caja chica, el pago a proveedores, la firma de nminas, entre otros.

Por lo que es necesario realizar una investigacin, en la que se disee un sistema del control interno, debido a que la institucin, viene presentando deficiencias en la automatizacin de procesos internos, los cuales generan demoras en los mismos, por lo que se quiere lograr la implementacin de un sistema automatizado, que sea de fcil manejo y caractersticas novedosas, para que el cambio y adaptabilidad no sea tedioso en su aplicacin y no genere demora y resistencia; mediante el cumplimiento de las actividades que se encuentran inmersas en el sistema, se pueda alcanzar mejoras en los procesos, y as alcanzar mayor efectividad de los mismos, lo que favorecer a la institucin en general.

Alcance y Limitaciones

Alcance

Con la implementacin del sistema automatizado se facilitarn las actividades de control interno del rea de caja, teniendo en cuenta que no basta slo con cumplir el objetivo general, adems lograr la optimizacin del rea anteriormente mencionada apoyada en un sistema de control interno, es decir, que todas las funciones administrativas-financieras debern ser evaluadas con la finalidad de permitir controles internos y as prestar un mejor servicio a los usuarios mejorando la eficacia y eficiencia de la institucin.

El diagnstico y anlisis de la gestin administrativa de la referida rea, permitir determinar la factibilidad y las condiciones necesarias del sistema de control interno; el cual repercutir de manera positiva en funcin de un posible desarrollo y crecimiento sostenido de la organizacin.

Limitaciones

La investigacin presenta en el desarrollo del sistema una limitacin primordial que es, que el sistema est nicamente diseado para ser usado en el rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, esto debido a que las variables y funciones que en ella se realizan son nicas en la institucin, adems que no todas las reas de caja de los dems Institutos Universitarios se manejan igual. En relacin a la facilidad para el desarrollo del mismo, slo se dispondr de las horas libres de caja para la consulta, entrevista, y pruebas del sistema, debido a que el trfico de usuarios en esta rea, es muy numeroso y constante, y adems cabe resaltar que debido a lo confidencial de la informacin que en ella se maneja.

CAPTULO II

MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Los antecedentes de la investigacin estn referidos a estudios previos sobre el tema en cuestin, es decir, trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y extraer de ellos posibles alternativas que permitan cumplir con el objetivo general de esta investigacin, de ah que sobre sistema de control se presentan los siguientes:

El trabajo realizado por Rivas, J. (2001) en su investigacin titulada Propuestas de estrategias para agilizar la gestin de cobro en la empresa Procesamientos de Datos Contables S.R.L. tiene entre sus principales conclusiones establecer propuestas para lograr un control eficiente en los procedimientos, operaciones y acciones. Es comn escuchar, que

actualmente se debe utilizar el control interno como el principal instrumento de trabajo, no slo mejora lo anteriormente descrito, sino que adems optimiza los recursos y permite el ahorro de tiempo, Su relacin con esta investigacin permite observar que los planes gerenciales no pueden ser elaborados en base a sucesos no previstos; en tanto que el control interno permite lograr los objetivos y metas trazadas por la organizacin, por lo que una buena implantacin del sistema, es la nica garanta para mejorar los procesos, procedimientos, rentabilidad o cualesquiera otro aspecto

administrativo en la empresa.

Lenzo (2005), elabor a travs de un Proyecto Factible, titulado Plan financiero para mejorar la operatividad de la empresa Calzados Fnix, en la ciudad de Maracaibo. El estudio se bas en una investigacin descriptiva, donde se tom como muestra a todas las personas que cumplan labores dentro de la institucin. Entre las conclusiones ms importantes, seala que no habiendo existido en ningn momento procesos de evaluacin y control en la referida empresa, se dise dentro de la propuesta medidas de control que permitan mejorar la operatividad de la empresa, adems, se revis y redise la estructura administrativa de la misma, en funcin de hacerla ms eficiente y eficaz. Consideran que la empresa no planifica o por lo menos no se les ha informado al respecto, lo que consideran grave, en tanto que no los hace partcipes de la organizacin. De igual forma consideran que una planificacin bien diseada tcnicamente, no slo mejorar a la empresa referida, sino que adems opinan que mejorarn sus condiciones socio laborales. En relacin a la planificacin, determinaron que adems de la aplicacin, el control y la evaluacin son los aspectos ms resaltantes, en cuanto stos son los que facilitarn informacin para corregir posibles fallas que se presenten en la ejecucin de la planificacin. Es por ello, que resulta importante el establecimiento entre las organizaciones de los procesos, procedimientos y actividades, que permitan establecer

responsabilidades en la empresa, con la finalidad de cumplir los objetivos para llevar a cabo la planificacin. Dicha investigacin es muy similar en el desarrollo de la presente, debido a que se relaciona en la observacin para luego presentar posibles soluciones en el control interno, en las actividades administrativas.

Nava, R. (2000) en su investigacin Sistematizacin de la Oficina de Programacin y Presupuesto del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido y cuyas conclusiones se remiten a lograr en forma eficiente, eficaz, veraz y oportuna los objetivos trazados y la importancia de vincular el sistema

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automatizado con los procesos de la oficina. El trabajo persigui sistematizar la oficina analizada. La relacin directa de esta investigacin con la presente es la importancia que se puede observar en la implementacin de sistemas automatizados para solucionar algunas fallas en los procesos diferentes dependencias oficinas o reas administrativas en cuestin. de las

Snchez, M. y Snchez, Y. (2001) en su investigacin titulada Anlisis del sistema computarizado GX ADMIN, utilizado en la empresa Intercable donde se trabaja con proveedores, caja y banco, poseen fallas que traen como consecuencia atrasos en la entrega de informacin. Al analizar el programa se establece que con la creacin de este sistema mejorar considerablemente las operaciones administrativas contables de la empresa. Al realizar el estudio correspondiente, y al obtener informacin de las personas que manejan dicho sistema, se encontr lo que se puede llamar las ventajas en su utilizacin. Dentro de estos podemos contar: que ofrece una gran rapidez, maneja un gran volumen de operaciones, reduce en gran medida los errores. La investigacin se asemeja en gran parte a esta, por lo cual se obtiene un apoyo, en lo relacionado al mdulo de caja del sistema GX ADMIN.

Hernndez, D. (2007) en su investigacin titulada Deficiencias de control interno en el proceso de ejecucin presupuestal y cuyas conclusiones se remiten a: se ha determinado la existencia de deficiencias del sistema de control interno en el proceso de ejecucin presupuestal, las mismas que afectan la tica, prudencia y transparencia de la gestin y tienen que superarse con la implementacin de un sistema de control interno para los hospitales del sector salud, en el marco de las normas de control interno para el sector pblico. Si bien es cierto que un sistema de control interno por ms eficiente que sea no es garanta de una buena gestin, sin embargo un sistema de control interno deficiente no es facilitador para el desarrollo del

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proceso de ejecucin presupuestal; por tanto recomend la implementacin de un sistema de control interno en los hospitales del sector salud en el marco de mixtura de las normas de control interno para el sector pblico, las normas del proceso de ejecucin presupuestal, los preceptos contenidos en el informe internacional COSO (committee of sponsoring organizations of the commission) y los nuevos paradigmas de la gestin y control institucional: tica, prudencia y transparencia de la gestin. La reciprocidad de esta investigacin con la presente se basa en todo lo expuesto sobre el control interno, lo que sirve como una buena gua del tema.

Viloria, N. (2005) en el artculo publicado sobre los factores que inciden en el sistema de control interno concluye que: El sistema de control interno debe estar interrelacionado con todas las actividades de la organizacin, debido a que debe incluir las medidas necesarias para que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a todos sus recursos. Es mucho ms que un instrumento dedicado a la prevencin de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente administracin. Todo lo dicho en el artculo se utiliz como apoyo en la redaccin de esta investigacin.

Bases Tericas

Administracin A principios del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud, no obstante siempre existi el trabajo organizado y dirigido en la historia de la humanidad, la historia de las empresas y sobre todo la historia de la Administracin, es por ello que definiremos a la administracin como una ciencia social compuesta de principios, tcnica y prctica, y cuya aplicacin a conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se puede alcanzar propsitos 12

comunes, que individualmente no es fcil alcanzar. Gimi Bittar M. 1990 (p. 59) Debido a lo anteriormente expuesto Terry y Franklin 1986 nombran los principios de la Administracin, los cuales son:

Planificacin Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable, es decir: selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.

Organizacin Es el ordenamiento de todas y cada una de las reas de la empresa, es una de las funciones principales que le atae a la administracin en forma permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se esperan. Establece relaciones efectivas de comportamiento en las personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfaccin personal al hacer tareas seleccionadas, bajo condiciones ambientales dadas para el propsito de realizar alguna meta u objetivo.

Ejecucin Va a constituir el elemento esencial, que le va a dar el inicio a una actividad preestablecida a la puesta en marcha de un objetivo ya definido. Es hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los objetivos de la empresa y que sus miembros se esfuercen por alcanzarlos.

Control Es quizs uno de los elementos ms importante del proceso administrativo, ya que nos permite estar pendientes e informados de todos

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los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, es la ltima etapa del proceso administrativo, est estrechamente relacionada a la planificacin, el cual sirve de retroalimentacin para futuros planes.

Desde hace varias dcadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas de los sectores pblicos y privados. Es importante tener en cuenta, que el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas.

El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los grandes avances tecnolgicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la organizacin y la administracin, pues sta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX, se demostr la importancia del control sobre la gestin de los negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la produccin.

El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas en informaciones financieras no confiables. As, el control interno es una

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herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, la conduccin ordenada y eficiente de las actividades de la empresa. El Control Interno y las Operaciones Contables

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Todas las operaciones contables necesariamente estn sujetas al sistema de control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinar si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Todo el producto final de la evaluacin de los controles internos es

plasmado a travs de informes, los cuales pueden ser realizados por auditores. Catcora F. 1997 (p. 260)

Adems, es importante mencionar los aportes de Mantilla S. 2000, al explicar lo referido al Control Interno y lo define como: un proceso ejecutado por personas de la entidad, diseado para cumplir objetivos especficos. La definicin es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo as que un directivo se centre en objetivos especficos. El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administracin maneja la empresa. Los componentes estn ligados, y sirven como criterio para determinar cuando el sistema es objetivo.

Cooper&Librand S.A. (1992), Informe COSO, Instituto de Auditores Internos de Espaa, establecen que Los componentes del Control Interno son:

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Ambiente de Control

El ambiente de control establece el tono de una organizacin, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa de los administradores y el estilo de operacin; la manera como la administracin asigna autoridad y responsabilidad, y cmo organiza y desarrolla a su gente y la atencin y direccin que le presta el consejo de directores.

Valoracin de Riesgos

Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa para la valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas, industriales, reguladoras y de operacin continuarn cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el camino.

Actividades de Control

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directrices administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estn tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan en todas las

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organizaciones, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisin del desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de responsabilidades.

Informacin y Comunicacin

Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de informacin produce documentos que contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el

cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino tambin con la informacin sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones y la informacin externa de negocios. Igualmente debe darse una comunicacin efectiva en un sentido amplio, que fluya abajo, a lo largo y hacia arriba de la organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administracin respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que cmo sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los dems, tener un medio de comunicacin de la informacin significativa en sentido contrario. Asimismo necesitan comunicacin efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

Monitoreo

Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. Ellos son realizados mediante acciones de monitoreo ongoing. Las deficiencias del

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control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la gerencia y a la junta directiva.

rea de Caja

Existe un Manual de Organizacin (IUTE 1996) en el cual estn descritas las unidades acadmicas-administrativas, sus funciones, normas y procedimientos; el rea de caja, tiene como finalidad recaudar mediante la venta de ticket el ingreso propio de de la institucin, para ofrecer y mantener un servicio de excelencia a toda la comunidad IUTENSE, contribuyendo al crecimiento de la Institucin.

Funciones

1. Vender ticket a usuarios de los servicios de Admisin Registro y Control de Estudios, (Darce.) Reproduccin y Publicaciones, Sala de Computacin Alma Mater De igual manera para inscripcin de

alumnos regulares y nuevo ingreso. 2. Recibir de la Direccin del instituto los cheques para cancelar a los Proveedores, Estudiantes. 3. Custodiar el Fondo Rotatorio de Caja Chica para controlar el manejo efectivo del mismo. 4. Liquidar nminas y entregar comprobantes de pago al Personal Administrativo, Obrero y Docente. 5. Recibir del departamento de recursos humanos la tarjeta Bono Ley de Programa de Alimentacin al Personal Docente Administrativo y Obrero. Personal Administrativo, Obrero, Docentes y

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6. Elaborar y realizar depsitos bancarios correspondientes a descuentos y aportes de ley, descuentos sindicales, entre otros. 7. Supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones laborales del personal adscrito a la Seccin de Caja.

Normas y Procedimientos

1. Atender la solicitud del usuario cuando llega a la taquilla, obtener el monto de la solicitud, emitir y entregar el ticket correspondiente. 2. Recibir de la direccin del instituto los cheques, verificar en la hoja de relacin los montos, beneficiarios y cantidad de emitidos, firmar dicha relacin; se presenta relacin de los mismos, existentes en el rea de caja a la oficina de compras y a la subdireccin administrativa para que les haga el llamado a los beneficiarios de los mismos, para que los retiren. 3. El custodio del fondo de caja chica cuadrar el efectivo y los comprobantes debiendo solicitar la reposicin de los recibos pagados para as mantener un adecuado flujo de efectivo. 4. Recibir del departamento de talento humano las nminas y comprobantes de pago, se desglosan, ordenan por mes y por clasificacin laboral (docentes, administrativos y obreros); se verifica manualmente el ltimo comprobante recibido por el beneficiario y se procede a hacerle firmar la nmina correspondiente y entrega del comprobante. 5. Recibir del departamento de talento humano la tarjeta resguardarla, para luego ser entregada a los beneficiarios. 6. Recibir de la direccin del instituto los cheque de las retenciones y aportes de ley, desglosarlos, emitir depsitos bancarios y se envan con el mensajero para ser depositados en los bancos cestaticket,

correspondientes.

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7. Supervisar el cumplimiento de las funciones del rea de caja como son: el horario, las actividades y los objetivos establecidos por el jefe del rea.

En relacin al manejo de la Caja Chica, el IUTE (2007) expone que esta es una cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se llevan bajo el sistema de fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeos no es conveniente pagarlos con cheques. A continuacin se describen los elementos de la caja chica los cuales son:

Apertura

Estar constituida por el monto previamente considerado y autorizado por la administracin, el cual no podr exceder de doscientas (200) unidades tributarias.

Cierre

Los custodios del manejo de fondos de caja chica reintegrarn los remanentes y rendirn cuenta al administrador el monto total de las facturas y dems comprobantes de gastos correspondientes a la ltima reposicin; al trmino de cada ejercicio fiscal.

Pagos

El monto mximo a cancelar por cada gasto con cargo a los fondos de caja chica no podrn ser superior a un veinte (20) por ciento de las unidades tributarias establecidas en la apertura.

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Autorizacin de pagos

Los que se realicen a travs de los fondos de caja chica requerirn imprescindiblemente de la autorizacin del administrador, as como la firma del custodio.

Comprobantes de egresos

Todo pago debe ser soportado por un recibo o factura, al que inutilizar mediante la aplicacin de un sello hmedo con la leyenda Pagado por Caja Chica.

Reposicin

Deber ser solicitada por el custodio al administrador en anticipo cuando se haya utilizado el setenta y cinco (75%) por ciento de su monto.

Registro contable

Se lleva en un libro diario de tres (3) columnas, en el cual se asentarn los comprobantes de Ingresos y Egresos.

As mismo, en esta rea se entregan los siguientes documentos:

Nmina

El beneficiario firma la nmina y se le entrega el formulario de comprobante de ingreso y deducciones. Podemos decir que la nmina es un

21

proceso de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal de cada uno de los individuos que laboran en una organizacin.

Viticos

Despus que el funcionario solicita un vitico para viajar a: reuniones fuera del IUTE, prcticas de campo, entre otras, se dirige al rea de caja, se le entrega el cheque correspondiente y se le informa que debe traer soporte justificativo del mismo. A continuacin describiremos como vitico; los recursos asignados a los servidores pblicos para realizar el desempeo de sus funciones deben de trasladarse por un perodo mayor de 24 horas a lugares distintos al de su adscripcin. Dichos recursos cubrirn los gastos por concepto de alimentacin, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje.

Proveedor

Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios a la institucin, estos pasan por caja a retirar el cheque respectivo a la venta hecha al IUTE.

Ayuda estudiantil

Pago que se le hace al estudiante para cubrir gastos extra acadmicos, siempre y cuando sea solicitado ante el administrador.

Comprobante de pago

Formulario debidamente firmado y autorizado por las autoridades competentes y que generan un pago.

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Debido a la implementacin de tecnologas informticas en las diferentes disciplinas, se hace necesario que los profesionales del rea contable y de las disciplinas administrativas, adquieran conocimientos bsicos de sistemas. El trmino Sistema segn Catcora F. 1997 (p. 40) tiene distintos y amplios usos en las empresas y negocios. Una empresa puede ser considerada como un sistema que recibe y genera informacin, la cual ser utilizada por alguna persona o entidad. Formalmente se puede considerar un sistema como un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo comn.

Segn Catcora F. (1997) existen varios tipos de sistemas, entre ellos tenemos:

Sistema Contable

El sistema contable recibir en forma resumida los movimientos que tengan los dems. Aqu podemos encontrar la primera forma de comunicacin entre esos sistemas. De esta forma, surge el concepto de integracin entre sistemas. Desde el punto de vista conceptual existe un solo sistema contable para cada organizacin, es decir, aquel en el cual se registrarn todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los estados financieros.

Igualmente Garca A. (1994) y Kendall & Kendall (2005) hacen los siguientes aportes:

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Sistema de informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos necesarios para la realizacin y explotacin de aplicaciones informticas. El tratamiento de la informacin consiste en realizar las operaciones que corresponden a las entradas, seguidamente las que correspondan al proceso o algoritmo y por ltimo las de salida de los resultados, si bien en ocasiones pueden aparecer entremezcladas.

Tipos de sistemas de informacin

Sistema de procesamiento de transacciones

Son sistemas de informacin computarizados creados para procesar grandes cantidades de datos relacionados con transacciones rutinarias de negocios, como nminas e inventarios. Este sistema elimina la molestia que representa la realizacin de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios an tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.

Sistema de informacin gerencial

Este sistema no remplaza a los sistemas de procesamiento de transacciones, ms bien, incluye el procesamiento de transacciones. Son sistemas de informacin computarizados cuyo propsito es contribuir a la correcta interaccin entre usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software y el hardware funcionen de manera coordinada, estos sistemas dan apoyo a un espectro de tareas

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organizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamientos de transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.

Sistema de soporte a decisiones

Estos sistemas constituyen una clase de alto nivel de sistemas de informacin computarizada. Ellos coinciden con los de informacin gerencial en que ambos dependen de una base para abastecerse de datos. Sin embargo, difieren en que el de soporte de decisiones pone nfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisin definitiva es responsabilidad exclusiva del encargado de tomarla.

Sistema de informacin ejecutiva

Cuando los ejecutivos recuren a la computadora, por lo general lo hacen en busca de mtodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratgico estos sistemas ayudan a estos ltimos a organizar sus

actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas grficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales.

Sistema de automatizacin de oficinas

Los sistemas de automatizacin de oficinas apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino ms bien analizan la informacin con el propsito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organizacin y en ocasiones ms all de estas.

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Sistema experto

Un sistema experto es una aplicacin informtica capaz de solucionar un conjunto de problemas que exigen un gran conocimiento sobre un determinado tema. Generalmente, realizan una bsqueda de la solucin por medio de un proceso de simulacin de razonamiento humano aplicado reglas especficas del conocimiento y de inferencia. Podemos definirlo formalmente de la siguiente manera: Un sistema experto es un conjunto de programas que, sobre una base de conocimientos, posee de uno o ms expertos en un rea especfica, que nos permite usarla para resolver problemas

relacionados con dicha rea.

Sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo y sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadoras

Este tipo de sistemas, que se utilizan en salones especiales equipados con diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrnico casi siempre software especializado y la asistencia de un facilitador especial. Dichos sistemas tienen el propsito de unir a un grupo en la bsqueda de la solucin a un problema con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la creacin de escenarios.

Para disear un sistema debemos tener en cuenta los siguientes conocimientos:

Base de datos

Es un conjunto integrado de datos interrelacionados, junto con una serie de aplicaciones para su manejo, accesibles simultneamente por

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diferentes usuarios y programas; en s puede considerarse como una especie de archivero electrnico; dicho de otra manera, es el lugar donde se almacenan un conjunto de archivos de datos computarizados. Date C.J. 1990 (p. 3).

Lenguaje de programacin

Son una serie de instrucciones entendibles por el hombre y a travs de las cuales se le indica al computador la forma en que se requiere sea procesada la informacin. Y el cual est diseado para describir el conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo tanto, un lenguaje de programacin es un modo prctico para que los seres humanos puedan dar instrucciones a un equipo. Catcora F. 1997 (p. 329)

Mrcia Regina Sawaya 2002 en su Diccionario de Informtica & Internet nos describe los siguientes trminos:

Visual Basic

Todos sabemos Visual Basic es programacin orientada a eventos, en donde los objetos son los que efectan los eventos para as llevar a cabo el funcionamiento del programa; por esa razn tanto los objetos como los eventos tienen mucho que ver en Visual Basic. (p. 626)

Ambiente Grfico

Un ambiente grfico es la contraparte del ambiente carcter (MS-DOS por ejemplo). Una de las caractersticas principales es que cuenta con una gama de colores y resoluciones mucho mayor que el ambiente carcter.

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Puedes pintar sectores mucho pequeos en la pantalla (llamados pixel) lo que permite crear objetos muy bien definidos en la pantalla (como la ventanas de Windows por ejemplo). Al poder utilizar ms recursos visuales, stos se han hecho muy populares entre los usuarios porque son atractivos y mucho ms fciles de utilizar que las feas pantallas carcter. (p. 205).

Ventana

(Windows). Parte delimitada de la pantalla en un sistema operativo grfico que suele ser rectangular y que contiene elementos afines entre s en ella (p. 642)

Bases Legales

Las bases legales en la presente investigacin estn conformadas por el conjunto de normas jurdicas referentes a Control Interno, especficamente vinculadas al control que ejerce la Administracin, es decir, los

ordenamientos de carcter legal que sustentan el estudio, estas bases legales se han ido desarrollando a lo largo de la investigacin; dentro de las leyes y normativas utilizadas se encuentran:

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2003)

En su artculo 2 Expresa: La administracin financiera del sector pblico comprende el conjunto de sistemas, rganos, normas y

procedimientos que intervienen en la captacin de ingresos pblicos y en su aplicacin para el cumplimiento de los fines del Estado, y estar regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia,

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transparencia, macroeconmica.

responsabilidad,

equilibrio

fiscal

coordinacin

En su artculo 131 Indica que: El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales salvaguardar los recursos y bienes que integren el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con la poltica prescrita y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas.

En su artculo 132 Indica que: El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia.

Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal (2001)

En su artculo 35 Seala que: El control interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.

29

Reglamento

Sobre

la

Organizacin

del

Control

Interno

en

la

Administracin Pblica Nacional (2003)

En su artculo 1 Tipifica que: El objeto del presente reglamento es establecer las disposiciones relativas a la organizacin del control interno en los organismos de la Administracin Pblica Nacional Central y

Descentralizada funcionalmente.

Manual de Normas de Control Interno (1998)

En su contenido 1 El cual se refiere a la presentacin hace referencia a que: Este Manual presenta las normas mnimas de control interno que debern ser adoptadas por los funcionarios responsables de manejar y controlar los recursos y bienes de la administracin central. Su propsito principal es de servir de gua para el establecimiento del sistema de control interno en los entes pblicos.

Normas emitidas por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.

Como se seala, estas normas fueron presentadas en la Publicacin Tcnica N 2, y emitida con carcter de disposicin normativa de la actuacin de todos los contadores pblicos en Venezuela.

La Publicacin Tcnica N 2

En lo que respecta al objeto del estudio y evaluacin del control interno por parte del Contador Pblico, entre otros puntos expresa: -El objeto del estudio y evaluacin del control interno por parte del auditor es establecer la base para confiar en el sistema a efectos

30

de determinar la naturaleza, extensin, y oportunidad de las pruebas de auditora que deben aplicarse en su examen de los estados financieros. Asimismo, tambin proveen una base para dar recomendaciones a las empresas concernientes a mejoras que se puedan implantar en el control interno. -La evaluacin adecuada de un sistema de control interno requiere de dos fases: 1) Conocimiento y comprensin de los

procedimientos y mtodos prescritos y 2) Un grado razonable de seguridad de que se encuentran en uso y que se estn operando tal como se plantearon.

Manual para el manejo de la caja chica del IUTE (2007)

Con la sana intencin de aportar un instrumento que permita actualizar las normas y procedimientos en el manejo de fondos en efectivo, se elabor este manual dirigido a los funcionarios de las distintas dependencias del IUTE, bajo cuya responsabilidad se encuentra administrar fondos de Caja Chica en forma directa o indirecta. Este instructivo fue preparado por la Coordinacin de Auditoria del IUTE, se acoge al criterio de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, as como con la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico y el Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el sistema presupuestario y a la Providencia N 0421, que establece las Normas Generales de emisin y elaboracin de facturas y otros documentos publicados el 25 de julio de 2006.

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Tabla 1. Operacionalizacin de las Variables Objetivo General: Presentar un Sistema Automatizado de Control Interno para la optimizacin y simplificacin de los procesos administrativos del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE).

Objetivos Especficos
1. Indicar las normas de aplicables al manejo de la caja. 2. Describir los

Variables
IUTE rea de Caja

Dimensiones
Normas

Indicadores
Aplicaciones

tem
1 2 3 4 5 6 7

procesos rea de Caja

administrativos que se desarrollan en IUTE. la caja del rea de Caja

Registro informacin

de Funcionamiento Fcil Manejo Control Interno Ambiente Grfico Control Proceso Administrativo

Normas

3. Localizar

las

debilidades

oportunidades del sistema de control interno en la caja del IUTE. 4. Establecer las pautas de un sistema de control interno del rea de caja del IUTE. Elaboracin propia
rea de Caja Manual Procedimiento Falta del sistema automatizado Opinin de los usuarios

8 9 10

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

En

toda

investigacin

cientfica

es

necesario

delimitar

los

procedimientos de carcter metodolgico que el investigador utiliza con el propsito de alcanzar los objetivos propuestos, es por ello que en el presente captulo se desarrollan cada uno de estos aspectos, incluyendo modalidad y tipo de investigacin, el diseo de la investigacin, poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, la validez y confiabilidad de los instrumentos y tcnicas de procesamiento y anlisis de los datos.

Modalidad y Tipo de Investigacin Para Arias, (2006), existen diferentes tipos de investigacin, los cuales se clasifican segn distintos criterios; con el fin de precisar con mayor claridad el tipo de investigacin a realizar, sta ser analizada desde varios puntos de vista. (p. 45).

La investigacin documental permite un conocimiento previo o soporte documental o bibliogrfico, vincula al tema objeto de estudio, conocindose los antecedentes y quienes han profundizado sobre el tema.

Modalidad

33

La investigacin planteada en este trabajo de investigacin, est enmarcada en una investigacin analtica que ser la base de una propuesta en disear un sistema de control interno en el rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE), que podra considerarse como un proyecto factible, complementada con una investigacin del tipo documental, de campo como se explica a continuacin:

Proyecto Factible

Para el desarrollo de esta investigacin, se adopt la modalidad de proyecto factible, ya que segn el Manual de Trabajo de Grado de Especializacin y Maestras y Doctorados de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (1998), establece que "el proyecto factible consiste en la elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales" (p. 7). En la investigacin se trata de solucionar los inconvenientes que se presentan en institutos universitarios donde no se aplican indicadores de gestin que permiten evaluar el funcionamiento de todas y cada una de las actividades que en ellas se realizan.

Diseo de la Investigacin

Fase I. Diagnstica: En esta fase se realiz el diagnstico a travs de aplicacin de un instrumento (entrevista) a la Jefa de la oficina de Habilitadura y los dos funcionarios del rea de caja del IUTE, la cual permiti analizar la situacin de dicha rea, y as verificar su efectividad y de all obtener los datos para elaborar las acciones correctivas.

34

Fase II. Factibilidad: A travs de esta fase se determin de manera cientfica la vialidad del proyecto y a su vez se midieron, cuantificaron y relacionaron los resultados. Es importante tomar en cuenta la factibilidad porque permiti el anlisis de la propuesta y se estudi la posibilidad que sea aplicada como prueba piloto en una institucin con caractersticas similares a la poblacin en estudi.

Fase III. Diseo: Se dise una propuesta que permita implementar estrategias que contribuyan a la implementacin de un sistema de control interno al rea de caja del IUTE, dentro de este orden de idea Hernndez, Fernndez y Baptista (2003:23) sealan que en la fase de diseo de un proyecto se pone en manifiesto el ingenio del proyectista, siendo el momento en el que se debe plasmar de una manera clara y precisa la alternativa de solucin al problema planteado.

Poblacin y Muestra

Poblacin

Segn Hurtado (2000), la poblacin de una investigacin est constituida por el conjunto de seres en los cuales se va a estudiar la variable o evento, y que adems comparten, como caractersticas comunes, los criterios de inclusin.

Una poblacin de unidades es un grupo de entidades que tienen algunas caractersticas cuantificables en comn. Las unidades pueden ser personas, rboles, bacterias, compuestos qumicos, entre otros. Pueden ser finitas o infinitas en nmero. La caracterstica cuantificable puede ser una variable continua o discreta.

35

La poblacin sujeta al estudio es de tres (3) funcionarios adscritos a la Oficina de Habilitadura y rea de Caja, que sern objeto de estudio de la investigacin, que representa el 100% de las personas relacionadas con el rea de caja.

Muestra

Segn Hernndez Sampieri y otros (2002), seala que la muestra constituye una parte o subconjunto de la poblacin en la que se supone estn presentes las caractersticas que identifican la totalidad de la poblacin.

Como la poblacin es finita para el estudio se emplear la totalidad de la poblacin que son tres (3) funcionarios que sern la muestra de la investigacin.

Tcnicas e Instrumentos para la recoleccin de datos

El arqueo documental: es la tcnica principal aplicada para recolectar la informacin, est basada en la recopilacin de contenidos documentales los cuales sern extrados de los diferentes medios textuales disponibles en los que encontraremos los principales puntos de desarrollo e importancia para cubrir con la demanda de informacin exigida por los usuarios, a travs de la gua de observacin.

Entrevista: Tamayo y Tamayo (1998), las define como La relacin directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. (p. 100).

36

La tcnica de recoleccin de informacin se aplicar un cuestionario con diez (10) tem a los funcionarios: a la Jefa de la Oficina de Habilitadura y a la encargada y secretaria respectivamente del rea de Caja.

Observacin Directa: Tamayo y Tamayo (1998), la define como aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin (p.99). Se aplica esta tcnica de recoleccin en los procesos, as como su operatividad o las condiciones ya establecidas en la institucin.

Instrumento

Entrevista: Una entrevista para recabar informacin es una conversacin dirigida con un propsito especfico que utiliza un formato de preguntas y respuestas.

Validez y Confiabilidad

Validez

Hurtado 2000, (p. 433) seala que: La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide lo que pretende medir, mide todo lo que el investigador quiere medir y si mide slo lo que quiere medir.

Los instrumentos se validaron utilizando la tcnica denominada juicio de expertos, a los cuales se les entregaron los instrumentos de recoleccin de informacin a aplicar (entrevista), con la finalidad de que realizaran un anlisis de los objetivos, las variables y sus respectivos indicadores con las preguntas contenidas en cada uno de los cuestionarios. Por medio del anlisis y observaciones que efectuaron estos expertos se verific que los instrumentos estuvieran adecuadamente diseados y se tomaron en

37

consideracin las observaciones y recomendaciones presentadas por los mismos.

Confiabilidad

Hurtado 2000, (p. 433) indica que: La confiabilidad se refiere al grado en que la aplicacin repetida del instrumento a las mismas unidades de estudio, en idnticas condiciones produce iguales resultados, dando por hecho que el evento medido no ha cambiado.

La confiabilidad de los datos recolectados se garantiz mediante la aplicacin directa de los instrumentos por parte del investigador.

Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de los datos

Una vez recolectada la informacin es importante considerar que la misma debe ser procesada y analizada con la finalidad de presentar los resultados de la investigacin.

Los datos obtenidos de la revisin documental se procesaron utilizando el anlisis y sntesis, con el propsito de sintetizar y esquematizar la informacin relevante para el cumplimiento de los objetivos de la investigacin. Los datos obtenidos de la aplicacin de la entrevista se procesaron utilizando tcnicas y procedimientos estadsticos de frecuencias y porcentajes, presentando la informacin mediante la utilizacin de cuadros y grficos que permitan sintetizar la informacin para proceder a su anlisis y alcanzar los objetivos planteados.

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Grfico 1 Diseo del caso Tcnico.

Sistema de control interno En el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido

Inquietud
(Automatizacin para Optimizar los procesos )

Problema a Investigar
(La Debilidad y Falta de actualizacin en el control Interno en el rea de caja del IUTE )

Objetivos
1.Indicar las normas del IUTE aplicables al manejo de la caja. 2.Describir los procesos administrativos que se desarrollan en la caja del IUTE. 3.Localizar las debilidades y oportunidades del sistema de control interno en la caja del IUTE.

Revisin de Literatura

Investigacin

(Manuales, de normas y Procedimientos, Leyes, etc)

4.Establecer las pautas de un sistema de control interno del rea de caja del IUTE.

Obtencin de Datos
(Observacin Directa y Entrevistas)

Importancia
(Alcanzar mayor Efectividad)

Datos Recolectados
Anlisis de los Resultados (Propuesta)

Revisin Terica

Solucin
(Sistema Automatizado)

Fuente elaboracin propia

39

CAPTULO IV

PRESENTACIN, ANLISIS Y DISCUSIN DE LOS RESULTADOS

En el presente captulo se presenta y se analiza el resultado del instrumento de validacin como es la entrevista realizada, a su vez la informacin registrada fue tabulada a travs de tablas y grficos en funcin de los datos aportados.

Luego de haber aplicado la entrevista al personal adscrito al rea de Caja y la Jefa de la oficina de Habilitadura como supervisor inmediato de la mencionada rea, del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido obtuvieron los resultados siguientes:

tem 1 Considera usted que el registro de la informacin que se lleva en el rea de caja, necesita ser automatizada?

Tabla 2. Informacin que se lleva en el rea de caja

ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

SI NO TOTAL

2 1 3

67,00 33,00 100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

40

NO 33% SI NO SI 67%

Grfico 2. Registro de la informacin que se lleva en el rea de caja, necesita ser automatizada.

De acuerdo con los resultados expresados en la tabla 2 y el grfico 2 se puede observar que el 67% de los entrevistados responden de forma afirmativa, es decir que la informacin procesada en el rea de caja debera ser automatizada, lo cual facilitara los procesos administrativos con su aplicacin.

tem 2 Como considera usted el funcionamiento actual del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido?

Tabla 3. Funcionamiento actual de la caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido.

ALTERNATIVAS BUENO REGULAR MALO TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE 3 100,00

100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

41

0% 0%

BUENO REGULAR MALO

100%

Grfico 3 Como funciona el rea de caja En relacin a la respuesta obtenida en el tem 2, representado en la tabla 3 y grfico 3, los entrevistados responden que el funcionamiento del rea de caja est bien en un 100%, lo que permite observar que se realizan las funciones dentro de la misma.

tem 3 Un sistema automatizado aplicado para el control interno del rea de caja facilitara al personal mejorar la eficiencia de la misma?

Tabla 4 Aplicacin de un sistema automatizado para el control interno del rea de caja
ALTERNATIVAS SI NO TOTAL FRECUENCIA PORCENTAJE 3 100,00 3 100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

42

NO 0%

SI NO

SI 100%

Grfico 4 sistema automatizado para mejorar el control interno del rea de caja.

En atencin a los datos presentados en la tabla 4 y figura 4, se puede observar que en un 100% de los entrevistados coincidieron en que la aplicacin de un sistema debe ser automatizado para el control del rea de caja, ya que mejorara la eficiencia del trabajo que all se realiza, y as de buena forma fortalecera an ms los procesos administrativos.

tem 4 Con que frecuencia se debera realizar el control interno en el rea de caja?

Tabla 5. Frecuencia con que se debera realizar el control interno


ALTERNATIVAS DIARIO SEMANAL MENSUAL SEMESTRAL TOTAL FRECUENCIA PORCENTAJE 3 100,00

100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

43

0% 0% 0% DIARIO SEMANAL MENSUAL 100% SEMESTRAL

Grfico 5. Control interno en el rea de caja

Observando los resultados que presentan en la tabla 5 y grfico 5, se observa que el 100% de los entrevistados respondieron que el control

interno debera realizarse diariamente, ya que permite determinar posibles fallas o errores que se pueden corregir rpidamente.

tem 5 Le gustara que el sistema automatizado para el control interno del rea de caja este diseado bajo un ambiente grfico agradable y de fcil manejo?

Tabla 6. Ambiente grfico del sistema automatizado para el control interno del rea de caja
ALTERNATIVAS SI NO TOTAL FRECUENCIA PORCENTAJE 3 100,00 3 100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

44

NO 0%

SI NO

SI 100%

Grfico 6. Ambiente grfico agradable del sistema

De acuerdo con lo que se observa en la tabla 6 y grfico 6 los datos recopilados por parte de los entrevistados que en su totalidad coincidieron en que el ambiente grfico del sistema automatizado para el control interno del rea de caja sea diseado agradable y de fcil manejo para no presentar resistencia al cambio.

tem 6 Existen normas establecidas por parte de la institucin para el control interno del rea de caja?

Tabla 7. Normas internas de la institucin para el control interno del rea de caja.
ALTERNATIVAS SI NO TOTAL FRECUENCIA 3 3 PORCENTAJE 100,00 100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

45

SI 0%

SI NO

NO 100%

Grfico 7 Normas internas de la institucin para el control interno del rea de caja

En los resultados obtenidos, los cuales se pueden observar en la tabla 7 y grfico 7. Los entrevistados manifestaron en un 100% que desconocen la existencia de normas internas sobre el control interno del rea de caja, lo que favorece aun ms a la factibilidad de esta investigacin

tem 7Se registran todos los procesos administrativos que se realizan en el rea de caja? De qu forma

Tabla 8. Forma de registro de las actividades del rea de caja


ALTERNATIVAS MANUAL AUTOMATIZADO NO SE REALIZA TOTAL FRECUENCIA PORCENTAJE

3 3

100,00 100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

46

0% 0% 0% MANUAL AUTOMATIZADO NO SE REALIZA 100%

Grfico 8 Registro de las actividades del rea de caja.

En atencin a los resultados expuestos en la tabla 8 y grfico 8, se tiene como resultados de las diferentes alternativas seleccionadas, el 100% en su totalidad respondi que no se registra los procesos administrativos.

tem 8 Existe un manual de normas y procedimientos que apoye a las funciones del rea de caja?

Tabla 9. Manual de normas y procedimiento para el rea de caja


ALTERNATIVAS SI NO TOTAL FRECUENCIA PORCENTAJE 3 3 100,00 100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

47

SI 0%

SI NO

NO 100%

Grfico 9. Manual de normas y procedimiento para el rea de caja

En los resultados obtenidos, los cuales se pueden observar en la tabla 9 y grfico 9 los entrevistados manifestaron en un 100 % asegurar la no existencia de un manual de normas y procedimientos para el rea de caja, lo que permite que la aplicacin de un sistema automatizado para el control interno de la mencionada rea sea altamente factible y aceptable.

tem 9 Cul es el principal problema que se presenta por el no uso de un sistema automatizado como apoyo para el control interno en el rea de caja?

Tabla 10. Problemas que se presentan por el no uso de un sistema automatizado para el control interno en el rea de caja.

ALTERNATIVAS TIEMPO ORGANIZACIN INFORMACIN SUPERVICIN TOTAL

FRECUENCIA PORCENTAJE 2 67,00 1 33,00

100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

48

0% 33% 0% TIEMPO ORGANIZACIN INFORMACION 67% SUPERVICION

Grfico 10. Principal problema en el rea de caja.

Como se puede observar en la tabla 10 y grfico 10 los entrevistados en un 67% consideran que, el principal problema es el tiempo ya que ellos observan mucha prdida del mismo para buscar los diferentes documentos, el otro 33 % piensa que es la organizacin ya que no existe un control interno de las diferentes actividades que se realizan en el rea de caja.

tem 10 Cree usted que a los usuarios del rea de caja le gustara la implementacin de un sistema automatizado para el control interno?

Tabla 11. Aprobacin de los usuarios en relacin a la implementacin de un sistema automatizado en el rea de caja para el control interno.
ALTERNATIVAS AUTOMATIZADO MANUAL OTRO TOTAL FRECUENCIA PORCENTAJE 3 100,00

100,00

Fuente elaboracin propia con base a los resultados de las entrevistas.

49

0% 0%

AUTOMATIZADO

MANUAL OTRO

100%

Grfico 11. Aprobacin por parte de los usuarios en relacin a la implementacin de un sistema automatizado en el rea de caja para el control interno.

En relacin a la repuesta por parte de los entrevistados sobre el tem 10, se representa en la tabla 11 y grfico 11, que en un 100% los usuarios aprobarn la implementacin de un sistema automatizado para el control interno del rea de caja, ya que siendo el factor tiempo el principal problema y variable que fortalece la factibilidad del mismo para su ejecucin.

Discusin de los Resultados

De los resultados obtenidos se puede definir que el 67% de los entrevistados opinaron que toda la informacin que se lleva en el rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, debera ser

automatizada, lo que conduce la investigacin a ser altamente factible demostrada en un 100%, los entrevistados coincidieron en que la aplicacin de un sistema automatizado para el control del rea de caja mejorara la eficiencia de la misma.

50

Tambin se observa que el 100% de los entrevistados sugieren que el control interno se realice diariamente, ya que les permite determinar posibles fallas, adems ellos manifestaron desconocer de normas internas escritas sobre el control interno del rea de caja, lo que favorece an ms la factibilidad de esta investigacin.

Es de suma importancia para esta investigacin que el 100 % de los entrevistados, desconocen de la existencia de normas internas de la institucin para el control interno del rea de caja, adems aseguraron la falta de un manual de normas y procedimientos que apoyen a la aplicacin de un control interno, y mucho ms a la implementacin de un sistema automatizado, que contribuya a mejorar la eficiencia y el funcionamiento del rea de caja, lo que contribuye a corregir el principal problema que se presenta en dicha rea, que es el tiempo que se ocupa para realizar cualquier funcin o actividad.

51

CAPITULO V

PROPUESTA

Existen constantes cambios que hacen despertar el inters por desarrollar mejoras en la utilizacin de los recursos con los que se cuentan en las diferentes instituciones, en la actualidad, no existe en el rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, un control interno que permita la constante supervisin y evaluacin de las funciones, por lo tanto, la creacin de un sistema automatizado para el control interno de las actividades de caja, permite realizar un diseo estructurado y previamente analizado que facilite su uso, teniendo en cuenta que ste contribuir mediante la optimizacin del tiempo y las funciones, elevar la eficiencia de esta. En vista de que todas las organizaciones estn en bsqueda de todos los medios de alcanzar la excelencia.

Estructura

El sistema automatizado para el control interno del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido est estructurado para que los usuarios puedan manejarlo de una manera muy fcil, el mismo constar de una base de datos con un gran nmero de tablas que contendrn la informacin relacionada con cada una de las funciones que se realizan en esta rea. Adems, de algunas que contendrn los datos de los responsables, los usuarios y los proveedores; as mismo la fecha y los cdigos de identificacin, la existencia de datos como categora, nombre de la actividad o funcin, montos, conceptos u observaciones, entre otras, todo esto facilitar al sistema la bsqueda de la informacin.

52

Fundamentacin de la Propuesta

La Factibilidad Econmica

La factibilidad econmica es de gran importancia ya que de ella depende o no el desarrollo de muchos proyectos, en el caso de la presentacin de sistema de control interno, es positivo, ya que no se presentan ninguna traba econmica para el desarrollo y posterior puesta en funcionamiento, es decir, existe una factibilidad.

La Factibilidad Tcnica

En el aspecto tcnico no se presenta ningn inconveniente, ya que se desarroll manejando el criterio de optimizacin de las funciones mediante la automatizacin de las actividades para realizarlas de una manera ms fcil y rpida.

La Factibilidad Operativa

El sistema automatizado para el control interno est diseado para ser operado por usuarios cuyos conocimientos en computacin sean bsicos, presentando as un medio para obtener informacin rpida y poder evaluar las diferentes variables que permita realizar el control interno necesario para mejorar la eficiencia del rea de caja.

La Factibilidad Social

En lo social favorece mediante su aplicacin a todos los involucrados con la institucin que de una u otra forma, se favorece de su buena funcionalidad, y optimizacin del tiempo y recursos del rea de caja.

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OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

Objetivo general

Realizar un control interno sobre las funciones operativas del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, el cual permita mejorar la eficiencia mediante un sistema automatizado.

Objetivos especficos

1. Cargar las bases de datos con informacin actualizada. 2. Registrar todas las actividades del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido. 3. Almacenar los datos diariamente para un constante control interno. 4. Facilitar la bsqueda de informacin para optimizar los procesos. 5. Dar soluciones a los problemas en relacin a los procesos del rea de caja.

DISEO DE LAS BASES DE DATOS

La base de datos estn diseadas con la cantidad de tablas necesarias que permita organizar la informacin, esto con la finalidad de no duplicar la informacin existente en las tablas son solo de tipo texto, numrico y fecha.

54

BASES DE DATOS

La base de datos se conforma de la siguiente manera:

Usuarios Nombre del Campo Cd._ usuario Nombre_ usuario Cargo _ usuario Longitud 8 20 20 Tipo Numrico Texto Texto

Registro de beneficiario Nombre del Campo Cod_ beneficiario Nombre_ beneficiario Clasificacin _estatus Longitud 8 20 20 Tipo Numrico Texto Texto

Comprobante de pago Nombre del Campo Cod_ beneficiario Nombre_ beneficiario Fecha_ comprobante Fecha _ retiro Longitud 8 20 8 8 Tipo Numrico Texto Fecha Fecha

55

Cheques Nombre del Campo Cod_ beneficiario Nombre_ beneficiario Fecha_ retiro Fecha _ cheque numero _ cheque Monto _ cheque Razn _social Longitud 8 20 8 8 15 15 15 Tipo Numrico Texto Fecha Fecha Numrico Numrico Texto

Ayudas Econmicas Nombre del Campo Cod_ beneficiario Nombre_ beneficiario Fecha_ retiro Fecha _ cheque Numero _cheque Monto _cheque Longitud 8 20 8 8 20 15 Tipo Numrico Texto Fecha Fecha Numrico Numrico

Viticos Nombre del Campo Cod_ beneficiario Nombre_ beneficiario Fecha_ retiro Fecha _ cheque Numero _cheque Monto _cheque Longitud 8 20 8 8 20 15 Tipo Numrico Texto Fecha Fecha Numrico Numrico

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Comprobante de Cesta ticket Nombre del Campo Cod_ beneficiario Nombre_ beneficiario Fecha_ firma Fecha _ comprobante Longitud 8 20 8 8 Tipo Numrico Texto Fecha Fecha

Caja chica Nombre del Campo Cod_ usuario Nombre_ usuario Fecha_ reposicin Fecha _ cierre Numero _cheque Monto _cheque Longitud 8 20 8 8 20 15 Tipo Numrico Texto Fecha Fecha Numrico Numrico

DISEO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL INTERNO DEL AREA DE CAJA DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLOGICO DE EJIDO.

CODIGO DE SEGURIDAD

LOGIN: PASSWORD:

57

USUARIO

CODIGO:

NOMBRE USUARIO:

CARGO:

Aceptar

Modificar

Eliminar

Consultar

BENEFICIARIO

CODIGO:

NOMBRE BENEFICIARIO:

CEDULA O RIF:

CLASIFICACION O ESTATUS :

RAZON SOCIAL :

Aceptar

Modificar

Eliminar

Consultar

58

COMPROBANTE DE PAGO

CODIGO:

NOMBRE BENEFICIARIO:

CEDULA O RIF:

FECHA DE L COMPROBANTE:

FECHA DE RETIRO :

Aceptar

Modificar

Eliminar

Consultar

CHEQUE

CODIGO:

NOMBRE BENEFICIARIO:

CEDULA O RIF:

FECHA DE RETIRO:

FECHA DE CHEQUE:

NUMERO DE CHEQUE:

MONTO DE CHEQUE:

RAZON SOCIAL:

Aceptar Modificar AYUDAS ECONOMICAS

Eliminar

Consultar

59

VIATICOS

CODIGO:

NOMBRE BENEFICIARIO:

CEDULA O RIF:

FECHA DE RETIRO:

FECHA DE CHEQUE:

NUMERO DE CHEQUE:

MONTO DE CHEQUE:

Aceptar

Modificar

Eliminar

Consultar

COMPROBANTE DE PAGO

CODIGO:

NOMBRE BENEFICIARIO:

CEDULA O RIF:

FECHA DE FIRMA:

FECHA DE RETIRO:

Aceptar

Modificar

Eliminar

Consultar

60

CAJA CHICA

CODIGO:

NOMBRE USUARIO:

FECHA DE REPOSICION:

FECHA DE CIERRE:

NUMERO DEL CHECHE:

MONTO DE CHEQUE:

Aceptar

Modificar

Eliminar

Consultar

61

CAPTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

A lo largo de esta investigacin se presentan una serie de incgnitas sobre las cuales se estableci disear un Sistema de Control Interno, para facilitar los procesos administrativos del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido (IUTE), est de una u otra forma contribuir al funcionamiento de la institucin, basndonos en los anlisis de los resultados de la informacin procesada se determina que con el apoyo de los entrevistados, sobre la implementacin del sistema, lo cual favorecer la eficiencia del rea de caja.

El rea de caja es un rea administrativa altamente funcional, con un trfico de informacin diaria con un volumen considerable, la cual es muy importante y se debe tomar en cuenta para solucionar los problemas potenciales que se presentan en ella. Esta propuesta permitir la disminucin de la prdida de tiempo en actividades que se solucionan con la organizacin y un sistema automatizado que maneje el control interno del rea mencionada, que en la actualidad no se lleva de ninguna forma, lo que origina problemas para el momento de auditoras, o lo ms comn la bsqueda apresurada de informacin solicitada por los usuarios o por

algunas dependencias, por ende la factibilidad desde todos los sectores para la implementacin del mismo.

62

Finalmente el sistema permitir un mejor funcionamiento del rea de caja, al aplicar el control interno de forma automatizada, perfeccionando as los procesos que se ejecutan en dicha rea, se mejorar el desenvolvimiento de las diferentes actividades que all se realicen de forma razonable, basadas en la optimizacin del tiempo, la organizacin, y el control, aplicando estos factores bsicos, podremos contribuir a colocar el Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido en un nivel de excelencia a elevar su eficiencia.

Recomendaciones

Se recomienda la necesidad de la construccin de un sistema automatizado para el control interno del rea de caja del Instituto

Universitario Tecnolgico de Ejido, con la finalidad de organizar y optimizar las funciones de dicha rea.

El sistema debe estar orientado hacia la aplicacin de la optimizacin del tiempo, y la organizacin de la informacin, como parte de las estrategias del control interno, para as cumplir con las metas y los objetivos.

Formular las normas internas institucionales para el control interno en el rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, para tener como referencia y apoyo par a las evaluaciones, controles y ejecuciones de las actividades.

Incluir en el manual de normas y procedimientos el uso y descripcin del sistema automatizado para el control interno del rea de caja, del

Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido. En relacin al diseo del ambiente grfico, este deber ser dinmico y no muy cargando de funciones de manera que no ocasione resistencia al cambio.

63

REFERENCIAS

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64

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65

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Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2006). Manual de Trabajos De grado, de especializacin y maestra y tesis doctorales. (4 ED.)Venezuela.

66

ANEXOS

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Anexo N 1

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES POSTGRADO EN CI ENCIAS CONTABLES ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN

ENTREVISTA DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DEL REA DE CAJA DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLGICO DE EJIDO

Autor: T.S.U. Betty G. Garrido Oballos Tutores: Msc. Jos H. Quintero D. Ing. Esp. Sandro A. Varela D.

Mrida, Julio 2011

68

Apreciado Funcionario:

El propsito de la presente entrevista, es recolectar informacin que ser utilizada para la realizacin de una investigacin social, con la finalidad de analizar algunos indicadores que permitan con su estudio elaborar un conjunto de acciones que faciliten un sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido.

Se le agradece altamente su receptividad en la realizacin de la misma, de sus respuestas depender el xito de la investigacin. Su opinin ser annima y confidencial, se le solicita que responda la totalidad de las alternativas.

A continuacin se le presenta un cuerpo de tems, marque con una sola X la alternativa que ms se adapte al planteamiento formulado.

Gracias por su valiosa colaboracin.

La Investigadora

69

tem 1 Considera usted que el registro de la informacin que se lleva en el rea de caja, necesita ser automatizada?

ALTERNATIVAS

SI NO

tem 2 Como considera usted el funcionamiento actual del rea de caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido?

ALTERNATIVAS

BUENO REGULAR MALO

tem 3 Un sistema automatizado aplicado para el control interno del rea de caja facilitara al personal mejorar la eficiencia de la misma?
ALTERNATIVAS

SI NO

tem 4 Con que frecuencia se debera realizar el control interno en el rea de caja?

ALTERNATIVAS

DIARIO SEMANAL MENSUAL SEMESTRAL

70

tem 5 Le gustara que el sistema automatizado para el control interno del rea de caja este diseado bajo un ambiente grfico agradable y de fcil manejo?

ALTERNATIVAS

SI NO

tem 6 Existen normas establecidas por parte de la institucin para el control interno del rea de caja?

ALTERNATIVAS

SI NO

tem 7Se registran todos los procesos administrativos que se realizan en el rea de caja? De qu forma

ALTERNATIVAS

MANUAL AUTOMATIZADO NO SE REALIZA

tem 8 Existe un manual de normas y procedimientos que apoye a las funciones del rea de caja?

ALTERNATIVAS

SI NO

71

tem 9 Cul es el principal problema que se presenta por el no uso de un sistema automatizado como apoyo para el control interno en el rea de caja?

ALTERNATIVAS

TIEMPO ORGANIZACIN INFORMACIN SUPERVICIN

tem 10 Cree usted que a los usuarios del rea de caja le gustara la implementacin de un sistema automatizado para el control interno?

ALTERNATIVAS

AUTOMATIZADO MANUAL OTRO

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Anexo N 2

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN

FORMATOS PARA LA VALIDACIN DE INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

Autor: T.S.U. Betty G. Garrido Oballos Tutores: Msc. Jos H. Quintero D. Ing. Esp. Sandro A. Varela D.

Mrida, Julio 2011 73

Mrida, ____ de _________ de 2011

Ciudadano

Presente

Estimado ______________ Me es grato dirigirme a usted, en la oportunidad de saludarle y al mismo tiempo solicitarle su valiosa colaboracin como experto en el rea de _______________________, para validar los instrumentos de recoleccin de informacin (Entrevista) a ser aplicada en el trabajo de investigacin titulado Sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, el cual es presentado para optar al ttulo de Tcnico Superior Especialista en Contable. Sistema de Informacin

Por lo anteriormente expuesto, solicito su atencin para que lleve a cabo la evaluacin del contenido, de la entrevista y si sta se ajusta a los objetivos formulados. Para la evaluacin y validacin se elabor una gua, en cuanto a tem y objetivos se refiere y a la pertinencia y claridad de los enunciados.

La evaluacin de cada pregunta se realizar de acuerdo con la siguiente escala evaluativa, en la cual se asign un valor de acuerdo con:

1. El valor 1, si considera que el tem es insatisfactorio en relacin a el objetivo planteado.

74

2. El valor 2, si considera que el tem es satisfactorio en relacin a el objetivo planteado. 3. El valor 3, si considera que el tem es excelente en relacin a el objetivo planteado. A cada valor corresponde una observacin, con el fin de aplicar las correcciones si son necesarias o en todo caso eliminar el tem. Se presenta una hoja anexa para que realice las observaciones generales recomendaciones si lo desea. y

Agradeciendo su receptividad y valiosa colaboracin, se despide de usted.

Atentamente,

T.S.U. Betty G. Garrido Oballos

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GUA PARA LA EVALUACIN Y VALIDACIN DE LA ENTREVISTA DIRIGIDA A LOS FUNCIONARIOS DEL REA DE CAJA DEL IUTE

Objetivos t e m 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

*Escala Evaluativa

Observaciones

ESCALA EVALUATIVA EN RELACIN CON LOS OBJETIVOS FORMULADOS: 1. Insatisfactorio 2. Satisfactorio 3. Excelente

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES POSTGRADO EN CIENCIAS CONTABLES ESPECIALIZACIN TCNICA: SISTEMA DE INFORMACIN

VALIDACIN

En mi carcter de experto en el rea de ____________________________, vlido el instrumento de medicin a utilizar en el trabajo de grado titulado Sistema de Control Interno en el rea de Caja del Instituto Universitario Tecnolgico de Ejido, presentado por la T.S.U. Betty Guillermina Garrido Oballos, titular de la Cdula de Identidad N 8.010.257 para optar al ttulo de Tcnico Superior Especialista en Sistema de

Informacin Contable. Hago constar que dichos instrumentos cumplen con los requisitos y mritos suficientes para ser aplicados en la investigacin y ser sometidos a la presentacin pblica y evaluacin respectiva.

En la ciudad de Mrida, a los ______ das del mes de ________________ del ao 2011.

Validado por: C.I.: Profesin: Lugar de Trabajo: Cargo que desempea: Firma:

________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________

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