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EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

~~llcar el propó sito de Como se c..!::rinióen e] Capuulo i. un sisrernc de corurol interno inciuve todas las ~edid~
:Jn sistema de control cue terna la or;:lniz:lción con d rin de (1) prote;"!r sus recursos ccmra el descerdicio, frJuc:
¡rHamo o uso ineflcienre. (2) asegurar I:l exacurud y conri;:i!!iid:ld.d:.los daros de c~ntJbilidló-v de
las operaciones. (3) asegurar el cumplimiento de las polüicas ce la erncresa, '¡ (';; eV.l:iJ;: d
, -desempeño de todas IJs divisiones de la empresa. :::1
resumen, ;:15isle'mJ de conrrol interno
, incluye todas IJs medidas '! procedimientos Que ~lce:: posible que una Or;lnlZJc:ón ocere
1/
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¡ ) conformidad con los piunes y poíüicas J;: !l ~:~:nc:l. ~~

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Y ~ontroles administrativ~~ controles contables' / ~
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~ controles i.nte~o . s~_:_g!.:!pJ,~~·en_~~s.:!Jse~ prin~ipjle0'on_::OIeS :ldmin • ,IV

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I
controles contables os controles conc:JbJes son medidas cue se reiacronancirectarnerue
corrtí protección. d...los :ictivos o' conJ:lcoru¡;¡biiid:lc de la in'io'm,aéión con i3ól e. Gñ'eier:1-
pio ;5 d uso de cajas registradoras para originar un 'r:gístIo iñrr'-¿diJtci¡;a~ ingresos de
caj~. Oc o e~emplo es l~ polític~ de hacer un conteo físico anual del invent,ario así sea s= se
ernpl e! SIstema de inventano permanente. I -
1-_.'
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os controles :Jdministr:Jtiyos
oo¿ficionaC;iioticrren-ref:1'cio-ñ-atrect:J
son medidas dise:1aclS "arJ meiorlf 1:1 eficiencia
'con ia'co;uíjoiiicicó¿-
c.:emoio de un control administrativo es el recuisiro de cue los vendedores
los regis!ros--::-::nm.o'res.
viaieros oresen-
, ,,~
,/~ .r.
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c;" in'fonnespJra mostrar los nombres de los ;Iienc:s vi~itados caca día. Otro ~je;.'.?lo es d ; r.-&,. ~
requisito que pesa sobre los pilotos de las aerolíneas de tornarse exámenes médicos anuales. '-.,.
En el texto.se harti ¿:1t'asis en los controles contables internos -acueilos oue tie:1::1 \
relacián directa coñE conllaOlllOJO de ios .;'g-istró~om'~b~. ;:s:;oos ,in:!ncier'os ': otros i.
/ registros contablesf Sih -!mbargo:'iengj ~n cU;::1!j' q~;'
¡os controies administrativos Ju::g~ !
tarnoién un papel irnportarue en el x iro '0=' ias oceraciones de une ernoresa.
é I

lación entre el sistema de contabilidad y el sistema de control interno

objetivo bi~ico de un si$:em~ ,?_e,_cnnt:;b~ii9ad;:s :;rove;;r inr'0CjJ1í'í;ti~'ic~nci-7 Útil =J

7?IVOoei S;$t::mJ de cOlílroi interno es mane:::1::~_l..l~ -""'oreS:l o~er;m¡j\l9~" C!ln
. plJnes y'pollt;c:J.s de la !:!erenciJ. ::,SlOS des 5is¡e::1Js es¡jn._e$treÓ;:; -~,- -;.".iQQ~dos:
, oe necho 'l d- conslcerJb~¡.;::.l!::
- C!!<.TI ro ,
" --Et~'Sistt'fn ~ coneJal loao a:::Jenoe oe lOS oroc::iimientos de control interno ~e·
-_' !:!'Jr.!r.la.con /:J I J :Ja e lo.s....a.:u.os
¿.Q!ll.:lRi~s.Por su-o~'r.e. muchos de los orocedirruerucs
- ~. "
'~ontrol ¡memo hacen uso de los datos de contloiiid~d para seguirle !J pist~ a los activos y
controlar el desempeño de losdepartarnerucs. LJ necesidad por un adecuado control interno
explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. informes, documentos y
procedimientos contables. Por canto. el tema del conrrol interno y el estudio de la contaoili-
dad van de la mano. .

Identificar varias __ ~-?' Gui~s para lograr un centrer interno ~~..;t?/k I c::-:.-h-u::h ,-ci):>'ero.
medidas útiles para / - ,- - -
lograr un sólido control ' ~stablecer lineas c~aras de r . abilidad. Cada organización debería indicar
interno claramente as personas o departamentos responsaoies de funciones cales como ventas.
compras. recibo de rnercancías , P¡¡~o de í:lC:UrJS "! rnaruerurnienro de registros contabies.
Las-lineas de autoridad y responsabilidad se ~uede:1 mostrar en un org anigrarna. (En
la p;i~ina siguiente se ilustra un org anigrarna carciai). El org anigrama debe casarse en des-
cripciones escritas del trabajo y en los rnanuaies de procedimiento que eXpECl:1 en detalle
la autoridad y la responsabilidad de cada persona o depanarnento que aparece en el org a-
" .....",._--:::. nicrarna.
.......
. .'-"- ._' - --
,.." •..••.
Itablecer
~Ia
procedimientos de rutil}a cara orº-C~S.9LcaQa tipo ri" IraCi4l-:e¿iÓI1..,
gerencia va a dirigir IJS actividades de una erncresa ce acuerdo a un plan, cada transac-
ción debe pasar por cuatro etapas separadas: debe ser autorizada, aprobada, ejecutada y
-r.:gistrJda. Por ejemplo. considere la venta de mercancía a crédito. La alta gerencia tiene la
r::spons:¡bilid;¡d pr la autorización ce 1:lS VenClS.J cr.:1i-f0 según las clases declienres. El
gerente de! departamento de crédito es responsaote de la aprooación de una venta a crédito
por un dete:min~do valor a un el ierue específico. La transacción es ejecutada por el departa-
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mento de envíos que tiene J su c:ugo el despacho de t::1 mercancía al ienre, FinJlmel1tc:.t!~
t;-.ln$a~C;ilinc:s rcgi~.tr:.lúa en el depanarnemo <le contabilidad rnedi te un cI¿bito ~~l ."
cccrar ~ un crédito J Veruas. Z, 1/ ~'O./)"-.....
bdivisión (je tuncionesQui2:!s el elemento más imp anre c.!d ~rol
Intc:-rrcr-<!TUnJ J<.il!C;UJÚJsubdivisiün u secaracicn de (uncio as r-::iouns:oiliÓJ..:~
J::;;e:n asignarse de: tal t':.im:a que :¡;¡;gun:¡ p'e:r:¡ona O departamento mJ¡¡éie~IlJ tr .•nsacción
cornplcrarnentc desde d comienzo hJ.stJ d fin. Si las funciones se: dividen de esta manera . .:i
trJo.ljv <le: un empleado sirve para veri Iicar el de otro y cualquier error que ocurra riende :i ser
detectado rdpidarnerue.
PJ1.l~lustrJr este concepco , revise los procedimientos npicos P:U'J una Venta de rner-
cene.a a crédito que utiliza un mayorista. El departamento de ventas de IJ empresa c:s .;1
responsable de asegurar el pedido de! cliente: e! departarnenro 'de crédito deoe aprobar .~I
crédito del diente antes de llenar la orden: la' bodega reúne las mercJClc::lS .on.ien:!d:':$: ~I
departamento de despachos empaca y envía las mercancías: el d:pmlmento de r'Jc:ur::ciún
orepara la reciura de la venta: y el departamento de contabilidad re!;¡stn IJ tr::nSlcóin.
C::JJ l!:part:lmento recibe una evidencia escrita de la acción de los Otros depJrumentos '!
.e-:isl los documentos que describen la transacción para verificar que I:J.sacciones tornadas
correspondan en todos los detalles. POi ejemplo. el departamento de despachos rio libera J;¡
mercancía hasta tanto el departamenro de crédito haya aorooado el crédito al d:e:-lte. :::¡

.
departamento de contabilidad no registra la venta hasta que haya ;ecibido la :viJenc:;¡ de un
documento sobre (1) IJ llegada de una orden de un cliente. (2) la aprobacion del otor;::rill<!;":'
to del crédito, (3) el envio de la mercancia al cliente. y (~) la preparación y descccno <.l·e~~

¿ tura de venta JI cliente.

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función contable
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~:Jaru",on,,~::::::;,:0 -. --Y":"-~"
tunc.oné,~, ~I concep:o
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y la custodia de' activos deben estar separacas.

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activo (O el acceso a un activo) no debe llevar los registres contables de Jicho JCU'/O. Si ~"J
.•_ .:1 '-""'
~u~,()\j.
3~$ICJ <!~
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persona tiene: la custodia de un activo 'j también lleva los registros coruables , e.~;$i:: :::nw ,:;
oportunidad como ~I aliciente para faisiiicJr los registros y encuc r. , su IJ.:¡J.. Sir. embar ;c.
la persona que custodia un activo no va a exrar inclinado 2. de::p:!~dici:!rio. roccrio o (~~:!i:;;¡u
ji es consciente que otro empleado está llevando el registro det activo.
~l uiugrama de la página ISé ilustra cerno la separación de fl!r.cioncs .:.:Jntriauye ~
crear un Control interno solido.
E:1 este diagrama. el empleado A tiene la custodia de los activos y e! emolecco S :::!\'~
el registro contable de los mismos. El empleado e cuenta periódicJ.m~nc:! íes actives y
corneara el conteo con el registro que ilevaB. Esta comparacion debe reveiar cuaiquier error
cometido por A o a.
a me:1OS queesras dos personas hayan colaborado para encuortr un
ro irregutcridud.

venció n cU(fraudes:,Si se permite a un ernpteado ma:ejar todos fos aspectos ~.e Ui':J
, " " .....
.r~nsjcci6n. s~ pdigro de fraude, L03 estudios sobre cases Ce traude sugieren
que muchas personas pueden estar tentadas a.cornerer ceros deshonestos si se !c:s permue u;¡
cornpiero control sobre los activos de la empresa. Sin embargo. muchas de estas personas no
Se involucrarían en fraudes si para lograrlo van a requerir de IJ colaooracion de otro ernpiec-
do. Las pérdidas por deshonestidad de los empleados ocurren J través de una nr.e:!;¡d lo:!
formas: robo de mercancía: retención de los pagos de los dientes: pagos cor mayor '1JiG~:
[os proveedores con e! oojeto de Obtener restituciones secretas: y (ijar precies o:::is CljOS ¡ml
;'J vorecer clientes. Las oportunidades de fraude son casi incerminacies si tedas ios lS;)~~:0S
ce tH1J rransacción de compra o venta S\! concentran en manos de un so io ~:7l~::!:r..:v.

~s medidas. hacia .ellQgro del ca,ntrol interno. Otras medidas de control in('~~u
errantes son iJS s:gt!l:nc:s: -<t- :1•..•.•
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S!S(!:r1J de control interne. Los cuditores internos pruebJn y evalúan les controles cene-
bles y los controles adrninistracivo ; en tedas las dreas de la organización y pr:::¡c:l:1
inr'orrnes para la JIu gerencia sobre sus hallazgos '! recornendacionex,
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