·.,· lt.icc expurgo de los documentos y quién lo hace, enviando lo per- .,,.

111:111cntc al archivo. o ' • .

;
.. . .
~

Cl
~
r
<
-a:
-N - N <'l - N <'l
o o
000 L. L. ....
' ', . T!l'OS DOCUMENTALES ou E E n
r.l
"'u
C>
¡- oP:
.....
:::
·e
~

·e ·ao:
<.I
eo eo
'.I')
.....
.....
:::
·o
o o o
> ~ >
:a :a
u :.2
() :.,
-·o .g -~"' ·="'
:::: :i:i
...........
:)

-B:"º
115. Los tipos documentales son muy variados :·. como derivan
(¡ ·¡:¡ 00 ·¡:;
\..o:...:...
·e<, <.I

d, · 1:ts actividades de los hombres y las institucionei) ;'!penderán ·c1e -

C/)

:i:: V,
· - f-,
C/)
..-
< :r:
<,
<u
(/) 1 1
<,
"'
V)
<
1
<(

1
<
1 V)
<u
P,dl., ¡:,...

1 1 1
, 11.1k:, sean éstos. Los hay muy comunes, utilizados '/Jr casi todos, o
,e
¡.... li :,y muy específicos que sólo corresponden a tareas muy particu- l" ~gg
.::! n
.,.,
1,,, , ·,,. 1\sí, por ejemplo, la comunicación es necesaria y la correspon- ....-,-- 5a.·-:;;~ +
11
, I, 1wia formada por las cartas enviadas y recibidas se encuentra casi >< e V)
UJ <.I
s.. ,e
o
, 1111·.1.1111cmente en t9dos los archivos. La Constitución, por el contra- ¡-, "'
' ' "· 1". 1111 document~ que sólo se produce en determinadas ocasiones
1· . ,· 11 .d:•.1u1os países¡ consiguieron hacer las suyas únicas y varias ve-
-
l()
.... "'
~
.....,
' ¡:,:
o
o ~ ~
', ·•. , c11 1,·11arias. o t:
< co u
r: e r: ,, <e iXle ur: . (:t: <r: Ple ur:
t: UJ
IJJ (Í •C •O ·O v -0 ·0·0 •O -O •O
2:
·v ·uu ·üu .§: ·uu,., 'üu ·üu
:; l lc,. Los archivos que nutren sus fondos con los qocumentos
-
o;;
;.-~
i;W
'ü 'ü 'ü
-~ (/)"'u U).,u (/)u"
;)
., .,
·- (/)u"' V) (/) .,:: (/) C/) V) . .. :e
u
p::

1 •1, 11l1w id,1s por instituciones iguale.s deben recibir los mismos tipos
"'¡-
~3 1..,: 1 1 1
'<e~ 1 1 ·¡
~
..,: 1 1 1 ..
-,:

, 1... 1111w111 :dcs. Es decir, las series que les envíen los distintos archi- ~
'ü

\ \
. " . , I,· 1:\'s lió11 serán las mismas y, si esa administración funciona o e:
::.o~ e
V)
..
~ •C
, , ,¡, ,. , l.t 111 v11lc, estarán ordenados de la misma manera.
L.o

g_~·, ..O~
~
..
z IJJ ; j -
L.
o
Los tipn~: documentales distinguen las series
-
u
¡....

,---
<(
~
-
..J <( o:¡ u
N
..J
~
"'
.J
<(
f-,
< (/)
9~
.::::~ -o e
·O
e:
·O .~~ -~ ¡:
u °BZ 'ü ·::¡ 'ü ..r:z -5z
1
1 11 / . Poi· lo genera l, los tipos documentales tienen determina- ~
z .,
'J v u f:! UJ .... UJ
L.IJJ
.
- " ':J
z> <( u C/) (/) (/) <CU -.:u
', .... ·.11·. 1·;,r;1ctcn:s externos e internos por. la propia norma a<lmi- UJ
(.J :E
' ' ' ., 1.11,va q11e cstablece la clase, el formato, el autor, el trámite, la da- o: Cl <.I
·¡:;

~
o
1., \ ,·I I f/11tc11ido. La mar1era de levantar las actas capitulares, el for-
11 ,., 1,, \' l., di sposición de l contenido son algo que casi todo el mundo
.J
<
< e e v,
t° t o
::s 1J •C: / \
~
o c. <- "'
l" " ·d ,· 11·,·,111,,ccr a s imple vista. Lo mismo con una factura, una cita-
• " " ' · 1 111 lí 11do docente, una lista (fe censo, <le tal manera que los
¡-
UJ
tl..
V)
UJ
X "'C: \/')
UJ <.I
¡-,
... / \ ...1.
, 11 1, l.,d.11111·. 11" pn:ocupados por' la nomenclatura y tipología archivís- a: ' )

1,, . 1 ··" " , . 1 p, l<'cs de di stinguir unos de otros. UJ .. <( 'J CQ .,u ')
a 'tJ z -::, 7. -.J '/. ,, ,
o ;, o
,,._ \? Q ,,,
:.2ºº
1 .

,. 1 l'nr1 110 los tc nc111os todos estudiados y reconocidos, de

l lii
tl.. .. ' •, ·- ¡..
.¿;c. (/) ·, ¡::(/)
·¡: f-•
'f; 1/) •
u tt.1 : . C!.l 1; ld
111 .111 ,· 1., q11 t · 1· 11 iodos los archivos sea n tratados igual. La /. •(. C) •( ü • I, (')

r(. ',I
11," 111 •.111.u i1 '11 1 .1d111i11is1r:1tíva lia l1cd10 ya algo en e.sic c ampo, p 1: ru. n..
1, 111 , 1 1 1. , 11.1 1111 :d :111k 111,lo c 1111hío, l1:1u· <¡ l w ,;I' ·, i¡::111 n1 1i11 :1s 11 ; 11!;1 - - ~

1
11, l11 v1·.l 1< ., .. .-.11 11 . 111!11 :i l. 1 ,11 , l,·11.11 1,,11 d e· h •, ·.1 ·1 ¡, .. , \' · .1 1 ; tl1 íl11 1, j, ,11 .d
 111,:.11 •111e les corresponde: de componente de las secciones que fas
!1.111 p1od11cido. la serie actas debe figurar, no como una colección de contrarios al organigrama funcional. ni repartir los documentos por
1,,,f.1·. l.1·; que se producen en el Ayuntamiento, sino que habrá una materias (economía, sociedad, guerra), por soporte del documento
·.,·11,· ,·11 ,·I Pleno, otra en la Comisión Municipal Permanente, otras en (pergaminos, planos, fotografías), por formato (libros, le~ajos?, por
· 1, l.1 1111,, de las Comisiones Informativas y Especiales, otras en la antigüedad (históricos. aún no históricos), por importancia (heroes,
..111111.,d y ,\si~tencia Social, e·tc., es decir, en r_:idas aquellas unidades pueblo), por su rareza {autógrafos, cifrados, miniados) .
,1, , . 11 . 11 il'r corporativo que se -reúnen para t i ·:be·rar.
.,
'¡:...,
. § 123. Distinta cosa es que, dada la clase, el formato, la forma,
1
11 •1. Los Lipos documentales que forman fas series, atento a
1 para su mejor conservación, se instalen en lugares especiales más ap-
1 , ·" 1, vidades que los originan, forman a manera de familias, según tos para ellos y su servicio, pero éstos así agrupados constituyen las
, 1, .11 ,· d,: ,1c tividades personales (cartas, memorias, diarios, discur- secciones facticias. Estas deberíamos llamarlas más correctamente
" , ,·11 ·.. 1vo.'> ), administrativas (acuerdos, informes, ordenanzas, expe- colecciones, puesto que lo son al ·no respetar el origen y, además, por
, I " , , r,·•. pnso nales), económicas · (facturas, balances, registros de .. . tener siempre marcada la referencia al documento del que fueron sa-
, 111, I .¡, .... liquidaciones), judiciales (autos, cau'sas, sentencias, dictá- cadas (como hacemos en los casos de los planos, sellos, pergaminos,
' " ' "' ·.¡, , 1·li1'.iosas (bulas, sermones, a~tas
, de bautismo, amonestacio- filigranas, etc.), que declara la procedencia.

1·.
·, 1 ·r 1 .•;e producen variaciones en los tipos documentales a tta- 1 2.6.-1. Necesidad de un organigrama
1, . l. 111·. r it·111pos, pero si la actividad es sustancialmente la misma, !
J.. , ,,11tl1111·. •aTán accidentales, de manera que las series pueden per-
§ 124. Por ello, es esencial contar con el organigrama funcional
' '" ' ,, ., 11,t\'t'· s de los tiempos. Él caso más claro es, creemos, el de las de la entidad productora de los documentos, sea una persona o una
, 1 , • l.,·., .11 ·ra s, las cuentas. las leyes, entre otros.
institución. En un caso y en otro, hay que conocer las distintas unida-
des pro<lucto1·as de documentación, las atribuciones que las respal-
dan y las activ idades que desarrollan para efectuarlas. Estos orga-
l.;1 serie es la unidad' docurriental mediana nio-ramas
<> no
son estructuras-inalterables, ya que como creaciones hu-
manas cambian. Pero estos camhios se van a tener muy en cuenta por -
el archivero en el momento de reéibir los docu·mentos para marcar
las variaciones del autor o entidad productora (aumento, división, re-
•• 1 1,, ,.,,rll/.,\CIÚN OE LOS FO~OOS DOCUMENTALES
ducción, acumulación, desaparición), al inc9rporar esos documentos
a las series de los ya existentes en el archivo. ·
'i 1 ' 1 1:. 1 principio rector de la organización de los fondos do~u-
1111 ,d ,1 , • , ... ,·I n·speto al origen de los dpcumentos. Con ello no se :ha-
§ 125. El estar al día con el organigrama funcional, que afecta a
, 111
1
• 'I'"' 11·( 011occr que su producción es racional, ajustada a unas la organización de los fondos, es una de las tareas más costosas del
;1., , 11,, . v ,, --.1dt ~1do <le una actividad desarrollada por las personas y
archivero, pues le exige estar al día de los cambios y con la reseña de
, l 1 111 ·. 1 , 111, 1011cs que, a su vez, responden a una organización, tienen
las modificaciones. que debe ir apuntando en su propio esquema. Una
il , 1, ,.,,1 ,.. 1111.1<; l1111ciones y persiguen unas metas.
muestra. de ello puede verse en el estudio hecho por la archivera de l
·, f ' ' 1\ ·.1 ptrc-.;, n11nque se numeren~ codifiquen y esquematicen Ministerio del Interior, al relatar las variaciones de este Departarne11
1 , "'" 111111· 11111 •, r(lnn ando grupos, secciones, apartados, series, etc., to ministerial desde 1832 hasta nuestros días y las consiguientes 1T
' " , · , .,111 w11r,· ,,.,, respeta r ese origen, lqs esquemas no podrán ser percusiones en la documentación custodiada en nuestros a rc hi vw.
(administrativo, intermedio e histórico) 32 •
11
11 , , , ,,, .. ..111,., , ·11 1111w1 anú11 ele al~unos tipos para la Administración indiana, a ti-
1,d, , , .. , Ir, ,11 , ., ,.,. 1111,... 1, n 11;1hajo • La Antropología de .Esp:uía y los Archivos•, en Jl Pilar Serru Navarro. ,\4inisterio ele/ Imerior, C11r'a del Archivo Cc111 m l, M.111 11,I ,
l1 '' " " ,/, / · / '""'' ,. , l111r11, ·,1, pp. :106-.l.J l. ·. · · Subdirecció n General <le Archivos, 1981, 201 pp., en que las pp. 11·42 c:;1;'111 d, ·.lu ,,,1,, .. ,,
los cambios <le la entidad.

,.,
 § 126. En nuestra nomenclatura, las divisiones de los documen-
tos que corresponden a las grandes unidades productora~ dentro de
11r1<1 institución se han llamado tradicionalmente en el archivo sec-
ciones. que cuando tienen bajo su autoridad otras menores se titula·n
rnbsecciones. Estas divisiones, por lo tanto, repiten organizadamente
la es tructura funcional del productor.
§ 127. Cada producto/genera documentos de distinto tipo; aten-
' o a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por
:,c r un solo y mismo tipo para cada actividad, y que se repiten en el
1i< :1npo, por lo que reciben el nombre de series. Cada secc ión, por lo
1:111to, tt!ndrá que ct;tstodiar todas las series provenientes de la unidad
q11e l;1s crea; sin que puedan mezclarse con las de otras secciones por
, 11:il quier afinidad que tengan (formato, co11tenido, data}. Precisa-
11 w111.c porque hay que respetar la procedencia escrupulosamente.
1 •
. en lugares infectos Y saliendo a la preocupación de la!> aut1111 , l.1,t, ...
~ 128 . Esta es la razón por la .que ~-e guimos el esquema propuesto
¡,nr t· I Grupo de Trabajo de los. Archivos Municipales de Madrid, que
11.1 rnlactado un organigrama siguiendo los principios archivísticos
l 1111d:11m:11tales para su" cuadro, con ·10 que podemos contar con un
, 11:1drn búsico que.puede serYir para todos los archivos municipal~s.
1¡ 129. En este cuadro sé han establecido ·ocho secciones, con 29
·,,il,·,,·n.: ionesJJ. Está hecho con los datos de los Ayuntamientos de pri-
11..-, ., t·atcgoría, del que se sacarán los correspondientes a segunda y
1,· 1, ,-r.1, ri.:duciendo las secciones y las series que convenga. Tamhién
·.,· pi, ·11s a trabajar en la inserción de los fondos llamados «históricos»,
.il )l111d:111tcs en muchos municipios; ampliando. acomodando y acla-
' ,1 11dn e l \'$quema fundamental en los puntos que sea necesario.
1, 1 \O .El crecimiento del archivo, con basé a un esquema orgáni-
' <> y 11ll'dia ndo ni expurgo y las transferencias normalizadas, es, como
·.,· rli,T 1·11 la definición, una cosa natural.
U u rc h ivo y la sección son las unidades documentales
mayores
H 11.• , 11, ,·. ,•I •". qur111., el,· l.,·. ·,1·t • u 11 u ". y la o.; ~uhs~ccioncs en el Cuadro 9.
1, I
. § 131. Lo difícil, realmente, es convertir un alrrrnc611 o 1111 11101111111
de documentos más o menos viejos en un archivo q ue pm·cl ;1, ,·111110
debe ser, conectarse con los documentos que se es tán pro d11 l" il' 1tt le1
hoy. Porque también habíamos dicho en la definic ió n qm: d :m·l11\11 1
debe contener documentos de cualquier fecha. La a ntigüedad 1111 ¡, .. ,
hace perder nunca a los docurr_::-ntos su co ndición esencial de t<- •. 11
monio y fuente de información J
~JJ·
2.6.2. Organización de documentos desorga~izados
§ 132. Nos encontramos todos los días con archivos c11 In ;; 'ltw,
mal que bien, se «llevan» los documentos más recientes. Pero 111•; :11111
guos, los históricos que ya no tienen incidenda inmediata e 11 l., ¡•,, ·•.
tión diaria de las Corporaciones, muchos permanecen e n el 111.,•.
completo abandono, deshecha su organización original, acu11111l. 1,I.,,.
responsables, sólo, cuando se necesita algún antecedente vita l ,., , 1111
momento dado.
§ 133. ¿Cómo emprender la tarea de recomponer un ro111pn ,,1 ,. .
zas? La primera condición, aparte del espíritu de.sacrificio,!':; '1' 11 J.,
persona ~!)cargada de la obra sea archivero y archivero ex¡wrí111rn1. ,
do. Un p.r incip iante puede «inventar» una fantástica organiz¡¡c i,',11 ,,111
sea luego más difíc il de deshacer que el montón inicial del qw ¡ ,.11 11"
Sabemos de archivos organizados por el sistema decimal, poi 111 .1 1,·
rias y por tamaños. De la misma manera que se avisa Cav~ n111,·111 I '·'
ra evitar destrozos caninos, podemos decir: ¡Cuidado con !:,·., /, 1•. 1/1
caciones!, que no son aptas para archívos y tÜmbién causan dc:,1, " "' ,
§ 134. El proceso de organización de archivos. atento a s11 •. • .,1.,,
teres externos e internos y a los principios archivísticos fu11d :111w 11 1.,
les, sería el siguiente:
l. Separación de los documentos por clases, operación 1111 1v ·.•·11
cilla porque las clases son lo más evidente: docltrrn.:11lp·. 1, ,
tuales, gráficos, en imagen, sonoros y legibles a múq11i11:1. ht.,
ope ración. por su sencillez, puede llevarla a cabo pc rso11:il ,¡11,
no sea archivero. incluso ayudante o auxiliares.
2. Separación de los documentos por tipos, dentro de c:1d;1 , J.,·., .
con lo que se obtienen las series. Esta operación y:, ti1·1 w •1111
hacerla un archivero, porque precisamente la cli s ti1wio11 1•11 11,
,,,,
 unos tipos y otros,· algunos muy parecidos, requiere el conoci-
§ 135. De esta manera se consigue no sólo reconstruir una uni-
~i~nto de_ las C.iencias descriptivas (Diplomática, Paleografía,
dad compleja, el archivo, formado por unidades medias -1~ sección y
S1gilograf1a), Historia, Instituciones, etc.
la serie-, hasta descender al documento, la unidad menor :d e todas,
l. Separación de los documentos por su origen, es decir. por su sino también poderlas servir sin tener que describirlas una por una,
a~tor, por lo que los de cada serie habrá que separarlos aten- como acontecería si se coleccionaran unas tras otras por cualquier
~li~ndo a la entida1 productora, con lo que conseguí remo .f'ir otro criterio, como si fueran piezas independientes a manera de
101 mando las secciones. Paralelo a este desbroce está la ~ .• libros. Cuando se quiera localizar un documento, sabiendo su autor y
construcc ión de la institución a un tiempo por los conocimit..~:- tipo, con buscar en la sección y serie con otro carácter concreto como
los de su historia y por la constatación de lo que aparezca en la data (para orden cronológico'), el nombre (para el orden onomásti-
los propios documentos. Es decir, c1·ear el cuadro de los fondos co) y el lugar (para el orden toponímico), se puede hallar fácilmepte
documentales 3J.
sin necesidad de haberlos descrito todos 36 •
•l . <Jrcl~~-ación de las secciones con arreglo a la jerarquía que se .
111an1heste en el organigrama, desde los de mayor a los de me- § 136. Estas ~~racterísticas de los documentos, el de ser ~nida-
11or autoridad, sigu iendo naturalmente el orden establecido des orgánicas y seriadas, hacen de los documentos piezas que recla-
)>\)J" los prodúctor~s. Orden que, según un criterio de consul- man unas técnic·a s particulares y, en ocasiones, opuest~s. a las de
ra 11 te, investigador, especialista, puede no coincidir con el na- libros y objetos de. museo. Lo mismo puede decirse de los documen-
11 ,r;d . Pensemos que las modas historiográficas hacen recaer tos utilizados como unidades del documentalista, pues éste, al consi-
1.11 ;1tl·11 ción unas veces en la parte política, otras en la económi- derar cada documento como unidad de información independiente y
' :,'. otras en la cultural. que buscan aon mayor afán que las de- desgajada de su conjunto, convierte al documento en una pieza aisla-
11';,s 1·11 cada momento. Aquí el archivero, como dijimos a l prin· da que hay que localizar por sí .misma, .Particularmente. · ·
.:: . ~

• 1p111, 110 puede tomar partido, sobre todo pensando en los con-
:.ul 1.111tc.:s del futuro, que pueden estar interesados en a lgunos
doet1111c.:11tos hoy despreciados. El documento es la unidad documental menor
', <>1 tlc11ació11 de los documentos dentro <le las series de cada sec-
1·i<')II, s iguiendo los criterios más frecuentes para cada tipo do-
' 11111cntal, que son por lo general aquellos que debieron tener § 137.Los archivos son unidades abiertas, en taU:to existen b s
1
· 11 :,11 origen. Los documentos cuyo vínculo más común es el personas e instituciones que producen los docume~tos: es d~cir, qw·
t i_rn'.¡><J, por la data o cronológico (correspondencia); los que los reciben constantemente envíos ·de documentación· que ya no se n e , ·<·
d1 :; l 111 ¡•,11c la persona, el alfabético-onomástico (expedit:ntes · sitan en las oficinas, en los archivos de gestión. Los docu11H·11111"
f11T::rn1aks); cuando son los lugares lo significativo, el alfabéti- transferidos y archivables, tienen que ser custodiados de tal 111a1w1 .,
• 11 ·l11po11ín 1ico (expedientes de carreteras); cuando el número que cumplan su fin primordial, que es el servicio que de ello!> ~1· , ..
de· p 111d11cción, el numérico (decretos en el Boletínps. quiera de testimonio o información. Para ello, tendrán que s1T s1111 w 11
dos a una serie de operaciones que van desde su ingreso n su i11:.1.d.,
ción seguramente localizada.
1' , i1wipiC) d e respeto al orden original de los documentos
2. 7. l. Re,cepción

. H 1 ·.r, • f11 c· , ·( p1nt T':• 1 •,c'J!11ido pt>t" ,\ntonia llerc·<li., c u ,\. u c.,, gaui 1.:u·ic'>1u.h: la ~lT · s 1.18. Al oc t1p.1n10s tk h prod1t<Tiú11 de doc1111w11l11•, y ·.1 1 l 1.111 ',
1
'*' 11 ,fi· ' ,,11 ·, 11 !,1,/i1.,, I '' c·,·1 ;, ,, la f't·dalTJtJ11 tl,·1 i11v,:11r:11 ir, qu.- hc·n1 0 , e i<:ulo 1.·11 r., J1ihfi,1 f'¡·r,·111 ·i:1 ;il :1rd1.iv11, y;1 diji1110:; que 1·;1d., t"11ví11 dl'i,í;, i, 1<" ,p.1 ld.ido 1""
I" ,I ¡ '
1
' 1', w ,1, · \.• 1 ·.,· •·I ( 1
t1.1d1i , , • /'1111 , 11•10 d,· u· .. ,,,·tn d /11 n 1,l,·11,1f lí l lt "' IJ:11 ,-J/