Plow le Commocuaie peso Canoda Ok Adc Vodou “Proctor 4, CRITERIOS DETERMINANTES DEL VALOR DE LOS DOCUMENTOS - GENERALIDADES 1) Establecer el valor de los documentos es una etapa primordial y esencial en la elaboracién de todo plan de conservacién y eliminacién, Sobre este valor se funda la fijactén de un plazo de conservacién valedero. Aunque sea. diffcil - formilar criterios exactos para determinar ese valor, existen principios genera les que permiten Ilegar a decisiones firmes y légicas, ' 2) Se pueden distinguir dos grupos de valores para los documentos guberna-~ nentales: PRIMARIOS y SECUNDARIOS. Estas dos clases pueden subdividirse en valo res precisos que ayudarén a fijar plazos apropiados de conservacién y, elimina clén. 3) Tienen valor primario los documentos necesarios para la actividad del nisterio que los produjo o que los conserva. Esta clase comprende cuatro crite rlos de valor: a) valor administrativos b) valor Juridic c) valor Fiscal, y ¢) valor informative 4) Se trata de documentos que e] ministerio necesita pera cumplir su manda to y ejecutar sus funciones y que, por lo tanto, deben.conservarse tanto tiempo como mantengan ese valor primarfo, Adends, mientras permanecen con esta forma - de documentos activos, es el momento de evaluar la frecuencia de consulta y,asT, ~ 25 1determinar e1 modo aproptado de almacenamiento, £1 depésito de documentos inac~ tlvos eproplado’ debe’ responder'a’ las exigencias siguientes: 1a) Un pequefo local, en el mismo ministerio, para facilitar la consulta répi da do los documentos’ que se deben conservar dos aios o menos; 0 b) Un depésito que permita la répida consulta de los documentos que deben con servarse més all& de dos aflos, hasta la fecha fijads para le eliminscin. = 5) Clertos documentos caen a la clase secundaria cuando dejaron de ser GtT les para el ministerio interesado, Esto sélo se presenta en el caso de doctimen~ tos que deben conservarse en los Archivos PGblicos del Canads por el valor que poseen para otros organismos gubernanentales o para los usuarios del SECTOR PA VADO. ES 1a etapa en que el contenido archivistico de! documento reviste toda = su Imortancia y en que esos documentos se transforman, de hecho, en 'docum tos pabl eos 6) Los documentos de esta clase secundaria tienen la caracterfstica Inheren te de poder revelar las circunstancias en que fueron producidos 0 recibidos, os motivos por los que fueron conservados en el antiguo ministerio propletario. ConstItuyen natura imente los elementos necesarios para una vocumentacién autén~ tlea y adeciiada sobre el origen, organizacién, funcioncs, nétodos y operaciones de un ministerio, En consecuencia tienen una Inportancia primordial para los ~~ economistas, hombres de ciencia, estedisticos, socidiogos, historiadores y otros Invest igadores. Su valor ARCHIVISTICO es manifiesto, tanto cond su valor de TES TIMONIO. . = 5. VALOR ADMINISTRATIVO DE LOS DOCUMENTOS 1) Son documentos de valor administrative los qup se refieren a polfticas y procedimientos relativos a las actividades corrfentes de un ministerio 0 de. un gobierno en su conjunto, © @ cuestiones especificas que estén en curso. 2) En primer lugar, 1a mayoria de los documentos fueron producidos 0 recibi dos para responder a una necesidad administrativa. Mientras dure esta funclén no puede considerarse que carezcan de valor administrativo. Al examinar los do~ cumentos para decidir si conservan un valor administrativo para un ministerio , hay que hacer las preguntas siguientes, si se responde "Si", los documentos no tienen ya valor administrativo: a) “tDejaron de ser Gtiles los documentos para la actividad que les concierne? b) Se alcanz6 la Finalldad original de los, documentos ¢) ISe conserva el docunento porque es c6node © porque tiene la costunbre de hacerlo? gd) Ulegaron a su-término los asuntos de que se trata en cada uno de los docu mentos? ~ ¢) USe conservan los docunentos sélo para protegerse contra todo reproche po~ sible proveniente de la adninistracién? f) USe puede encontrar el mismo docunento en otra parte, como duplicado, por ejemplo? 6. VALOR JURIDICO DE LOS DOCUMENTOS 1) Son documentos de valor, jurfdico los que se refieren a derechos a largo © corto plazo, "de'la‘administraci6npiblica 0 de los ciudadanos, y que pueden - ser declarados ejecutorios por los ‘tribunales. Sonmés féciles para identificar 26 po! tr de to. rtd tai car ta cor| tur fon] ros te Por nes en acn tesi por eJemplo, los expedientes del serviclo militar, las patentes, contratos, con tratos de locaclén, tTtulos de propiedad. En clertos casos,.ielvalor Juridico de un documento proviene del uso que se hizo de él.en un principio, 1 tatetratae " 2) Clertos documentos no se:destrulrén nunca., En.otros -casos ,.cuando’el asun to de que trata el documento esté finiquitado.o:fueianulado,, plerde su valor Ju ridico y recupera su valor anterior, Junto a los demas documentos adninistrat!= vos, de documento de explotacién. Cuando se examinan los documentos para deci dir'si presentan atin algin valor Jurfdico, se deben-hacer. las siguientes preaun tas, si se contesta "SI", los documentos no tienen ya valor Juridico: 2) tHa terminado la acefén Jurfétca? b) LCumplié su Fin originarlo.la prueba Jurfdica? ¢) LEstén protegidos los derechos de todos los IndIviduos Irivolucrades? 4) LEstén protegidos los derechos del ministerio? ¢) Use puede encontrar el mismo documento en otra parte, en forma de duplice~ do, por ejemplo? 7. VALOR FISCAL DE LOS DOCUMENTOS 1) Seon docunentos de valor fiscal los que necesita un ministerio para indi- car el origen de las sunas recibidas, cdo se distribuyeron, controlaron y gas~ taron. El plezo de conservacién Indfcado para el valor fiscal varfa mucho; es ~ corto para las piezas de actividad corriente, como las cuentas de gastos y fac~ turas, y muy largo para los documentos relativos a las caJas de Jubilactones, ~ fondos de Fiducia, etc. 2) El valor fiscal Inmediato de los documentos cesa con.la reallzaclén de - la transacclén financlera. Sin embargo, |a direccién finandiera del minister © cualquier otra direcclén, aproplada que ‘cumpla los mismos. servicios financie~ ros en el ministerfo, deberd conservar los documentos durante un lapso suficien. te para satisfacer las exigenclas fisceles o legales de las, leyes o reglamentos. For el contrario, los duplicados de Ios documentos conservados en las direcclo~ nes y divisiones de un mismo ministerfo, por regla general, pueden destruirse - en cuanto ha terminado la transacclén de que son objeto. 3) Cuando se éstudian los documentos con vistas a determinar si presentan - ain valor fiscal en lo que concierne al ministerio, deben formularse ‘las siguien tes preguntas, s! se responde "Si", los documentos han perdido su valor fiscal: a) tSe cumpl16 1a finalidad originarta del documento? b) Uka terminado 1a transaccién financlera de que se trata en el documento? c) LEstén protegidos: los derechos del ministerio en lo relativo a Iz transac clén? ee A 5 8) USe han tenido en cuenta tos derechos de todo Individuo involucrado en ta transacclén? tat , 2) LSe puede encontrar en otra parte el mismo docunento, como duplicado, por ejemplo? ee 8. VALOR INFORMATIVO DE LOS DOCUMENTOS (INVESTIGACION, TESTIMONIO, HISTORIA, AR chivotoaig) : 1) Este cuddruple valor puede definirse cono 1a propiedad.que posee un docu mento de servir para.reconstitulr las actividades anterlores, ée un ministerio » ofrecer informactones ‘tiles para la planifleacién actual o proyectada, y datos 2en los que se pueda fundar nuevas actividades. 2) Se observaré que clertos documentos tienen un valor Informativo porque ~ son "UNICOS", £1 término "Gnico" significa que los documentos contienen datos ~ que no se encuentran en otras partes o que no se pueden obtener de otra fuente. Ademfs,el'valor Gnico que posee un documénto puede relacionarse con su natura~ leza material, independientemente del valor de su contenido. 3) Se observarS que los ‘valores Informative y administrative 2 menudo estén en paralelo, salvo que el valor Informativo, subsista incluso cuando el valor ad sministrativo ha cesado. Es un hecho, Igualmente, que los documentos que los m nlstertos han debido, conservar durante un lapso bastante largo para satisfacer las exigenclas ministerlales, son aquéllos que contlenen datos Informativos du- rables. Por regla general, el ejemplo més concreto serfan las directivas referi das a la Implantaclén de programas revisados, ampllados o nuevos dentro dal m: aisterio, + 4) Este valor Informative que posee el documento para el ministerio propie- tarlo y al aspecto de investigacién hist6rica de su valor para el usuarlo de! ~ sector privado, se fusionan en la fase Final para constitulr el valor archivis- tico de esa minima parte de documentos publicos que debe conservarse Indef ini mente. Esta superposicién aparente Ilustra el hecho de que los documentos para los que al ministerio ha fiJado un plazo de conservaclén nds bien largo, presen tarén Invariablenente un interés para los investigadores especializados 5) Cuando se-examinan documentos para determinar su valor Informativo, se ~ deben formular las preguntas siguientes, si se contesta con "SI", los documen~ tos poseen atin valor de Investigacién, de testimonlo, histérico o archivistico, y se deben conservar para uno u otro de esos objetos,o razones confldndolos a ~ los Archivos PGblicos del Canadé, allf, un personal especiallzado velaré por su salvaguardia, en Interés del ministerio y del sector especializado al mismo tien po: a) LRevela el documento aspectos importantes del ministerios 1 = su orlgen, It = su organizacién.y:Jos cambios sufridos, ILL = su administractény. IV. = sus actividades? b)*tDa cuenta el documento de decisfones del ministerlo sobre normas? c) tRevela el documento: I= las normas de trabajo del ministerio, Th = los modos de funclonamfento? ¢) Revela e1 documento: 1! =" loleconémico, Il = la polftica Interna, IIL = Ta-polftica ‘Internacional, IV = la InvestIgaclén, v= la clencla, VI = to social, VII = las estadisticas, 0 VIII- cualquier otro aspecto abordado por el, ministerio en el curso de sus actividades? 28| . | 9. EJEMPLOS D& DOCUMENTOS CON VALOR INFORMATIVO “ - | 1) A tftulo de Informaclén: suplementarla, para :el.responsable, :damos a,cont!. nuecién una lista de documentos ‘pertenecientes 2-12 categorfa de docunentos con valor Infornativo. Se puede definir cono docunentos que perm! ten ver.la-fase ~~ : originarla de la elaboracién, la realizacién permanente con sus numerosas modi~ 1 fleactones funclonales y operativas, y la historia administrative de. las polfth | cas del ministerio. | | 2) Entre éstos se encuentran: i H a) Los principales organtgranas y sus modificaciones; ») Los principales orgenigranas functonales y sus modificacioness ©) Le correspondencia en que se definen y delegan poderes' y responsabiTidades: d) La correspondencla sobre relaciones con los otros ministerfos, gonlernos,y el pdb e) Las opiniones Jurfdieas y declstones Judictales relativas @ las activida-- des del minister ios f) Las Interpretaclones con fuerza de reglamento; 4) Las directives de explotactén; h) Las gufas y manuales; 1) Los principales Informes periédicos J) Los erganigranas, érdenes del dia e Informes de las_comisiones del minis-~ terlo y los documentos referentes a una participacién con otras comlslones; k) Las medidas que sentaron precedentes o que:pueden haber tenido una repercu s!6n local o regional sobre las condiclones econémicas, polfticas o soci Jes; 1) Clertos documentos publicitarios, publicactones, estadfsticas, y programas | } y datos de Investigaciones clentificas; | 1m) Los expedientés de ciertos miembros del personal, a causa: i I = del puesto ocupado por el titular, ao I del rango superior del titular, | i 111 de las distinctones recibidas por actlvidades no relacionadas. con el ministerlo, y practicadas antes, durante 0 después del perfodo de ocy paclén del’ puesto, tales como: ' ~ les fuerzas arnadas, y/o =e} drea econénica, politica, social, ‘artfstica, hunanitaria u otras, durante el curso de le carrera del titulars : y también fn) Espectmenes de formularios Impresos que revelan sistemas, procedimientos y nétodos usados en el ministerio. 10, RESUMEN DE LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS el 1) Al mismo tiempo que elabora los planes y Fija los plazos de conservacién, el responsable estudiar los documentos de acuerdo a las consideraciones expues, ~ 29 Se =tas an los Spartados precedentas. Con el objeto de ofrecer una fuente de referen cla condensada y répida, todos esos:principios se consignan en el documento In- Eltulado "Planes Generates de Elininacian de Documentos del Goblerno de canada, en donde s6lovse encuentra el enunclado de los principlos, sin lee consideracig, “nes y detalles’ que figuran en la presente gufa. Las retonamos a continuacién pa ra situarlas correctanente. oe 2) Esté terninada 1a actividad relacionada con los documentos 0 los datos que enclerran sirvieron para fines espectficos? Podrén tener algin interés’ cler, tos datos, cono archivalfa adninistarciva, Juridica, fiscal, ete., para el minis terlo 0 el servicio de origen o cualquier otro ministerio? 3) LUCugles son las exigencias, si existen, relativas al plazo legal de con servaclén de los documentos? - | 4Se Invocarén los documentos 0 datos en apoyo de una reclamacién del gobier~ no p para responder a una acclén contra el gobierno? 4) USerSn necesarios 10s documentos 0 datos para heer valer derechos clvi-- les, Jurfdicos, de propiedad u otros, del gobierno o de los particulares? 5) USe conservan duplicados de estos documentos en otros ministerios? 6) LEst& disponible el contenido de! documento en una forma més permanente, como un informe anual o cualquier otro documento recapitulativo? 7) Ucusnto costarfa conservar los documentos durante un lapso bastante lar- 90, y cual ‘serfa su valor en el futuro comparado con el costo de conservacién? 8) lcuél es*Ja Frecuencia de consulta de los docymentos? 9) tSon Indispensables los documentos para el ministerio productor o para - los Archivos PGblIcos del Canadé cono documentacién sobre las actividades’o la evolucién histérica y la proyeccién del ministerio? 11, PROYECTOS DE PLANES DE CONSERVACION Y PLAZOS DEFINITIVOS I)E} responsable se encilentra ahora en posesién de todos los elementos que neces! ta~para emprender 1a elaboracién de su plan de conservacién y el iminac!én de ddcumentos~£stos: elementos son los conocimientos y la préctica que adquirié durante afos o gracias a un estudio serio del organigrama del minlsterio, y to- dos los datos recogidos-durante el curso de los inventarios y sus primeras apre clones del valor de“los~documentos. Estos criterios le permitIran fiJar, con cierta faci lidad,” los plazos de-conservacién de diversos ‘grupos de documentos. 2) SI los’plazos que propone estén fundados en principios sélidos de una -~ evaluaclén légicay, en’ consecuencia, concebidos con espiritu practico, clerta- mente serén' sanclonados cono plazos DEFINIDOS de conservacién. Estos se expre-- san, habltualmente, en aflos civiles, 0 en aftos financleros para los temas y as~ pectos financleros. £1 plazo se repartira de modo que se-indique la duracién ac tlva, seguida dela duracién inactiva, y la mencién de la disposicién final. — 3) Cuando se deben tener en constderacién clertos elementos, el plazo de conservacién se acenpatars con une Breve. just ifTeaciGn, Véanse 8lgunos ejemplos: ~ a) "X'" afios después.del fin de ta actividad; 30 khazveaes ed En| de ol ge fa mi: 103