Entrega de Actividades

 
Datos formularios: Archivo de Clientes
Actualmente el sistema Muestra lo siguiente: (esta es la base del archivo de cliente)
 Código: Actualmente aquí también se coloca el RIF del cliente
 Descripción Detallada
 Dirección
 Contacto
 RIF
 NIT
 Zona
 Vendedor
 Teléfono
 Fax
 e-mail
 website
 Fecha de creación
 Tipo
 Check: Activo / Inactivo, exento de impuesto y contribuyente especial
Todo esto distribuido como se muestra en la siguiente imagen:

A su vez, el personal de facturación recomienda prestar especial atención a los siguientes detalles o
recomendaciones para que estén disponibles, los cuales no pueden faltar:
Campos
 Convenio de precios según tipo de cliente
 autorizaciones
 descuento pronto pago
 estado de cuenta
 límite de crédito
 días de crédito
 descuento máximo
 moneda
 asesor
 dirección fiscal
 dirección despacho
 revisión de RIF portal SENIAT (El sistema tenga alguna función que permita revisar el cliente
legalmente)
 código cliente
 añadir zona (región)
 expresar si el cliente es agente retención y cuanto retiene
 tipo de cliente *                                                                                                       
 segmentación (como es el cliente según su histórico de compra y pago) 
 cliente activo, inactivo. cliente prepago.
 Operador quien crea el archivo (no modificable)
 categoría: fuerza de venta o directo 
 correo electrónico
 Carga de documentación del cliente en PDF mediante correo (de ser posible) (Envío automático
de factura vía correo)
 
Nota: Estos datos son de suma importancia a la hora de crear un cliente en el sistema, lo que se espera
mediante cada uno de estos datos es poder parametrizar aspectos automáticos en el sistema de modo que
al momento de facturar, si no cumple con algún dato suministrado allí pueda impedir que se facture. (En
caso de que supere un límite de crédito o de descuento, tipo de cliente etc.)

Tipo De Cliente
 Casa De Repuestos CDR
 Centro De Servicios CDS
 Centro De Lubricación CDL
 Transporte TTT
 Concesionario CCC
 Autolavado AAA
 Estación De Servicio EDS
 Otros… OTROS
 

Zonificación de clientes por región

 Aragua - Los Llanos
  Capital
 Centro
 Centro Occidente
 Oriente
 Occidente
 Telemarketing
 Directo
ESTADOS ZONA 1 ZONA 2 ZONA 3 ZONA COMPARTIDA
TACHIRA Los Andes Telemarketing Directo
CARABOBO Centro Telemarketing Directo
ARAGUA Aragua - Los Llanos Telemarketing Directo
NUEVA ESPARTA Oriente Telemarketing Directo
DISTRITO CAPITAL Capital Telemarketing Directo
LARA Centro Occidente Telemarketing Directo
MIRANDA Capital Telemarketing Directo
PORTUGUESA Centro Occidente Telemarketing Directo
YARACUY Centro Occidente Telemarketing Directo
VARGAS Capital Telemarketing Directo
ZULIA Occidente Telemarketing Directo
MERIDA Los Andes Telemarketing Directo
FALCON Centro Telemarketing Directo
TRUJILLO Los Andes Telemarketing Directo
BARINAS Centro Occidente Telemarketing Directo
ANZOATEGUI Oriente Telemarketing Directo
BOLIVAR Oriente Telemarketing Directo Aragua - Los Llanos
GUARICO Aragua - Los Llanos Telemarketing Directo
MONAGAS Oriente Telemarketing Directo
APURE Aragua - Los Llanos Telemarketing Directo
COJEDES Centro Telemarketing Directo
SUCRE Oriente Telemarketing Directo
MIRANDA Capital Telemarketing Directo
AMAZONAS Oriente Telemarketing Directo

Segmentación de clientes
Los clientes según su historial de pago se asignarán las siguientes denominaciones del mejor al peor:
 A+
 A
 B
 C
 D
La asignación se hace en base de un algoritmo interno y se cargara al sistema mediante la plantilla adjunta

Por su parte los siguientes reportes:

 histórico de operaciones (cambio de asesor, ventas devoluciones)
 estadísticas y proyecciones
  operaciones (transacciones de ventas, factura devolución)
 datos de crédito y otros reportes
 (Estos son reportes de ventas)
(*) Tipos de Clientes
 Casa de repuestos
 Centro de servicio
 Centro de lubricación
 Transporte
 Concesionario
 Autolavado
 Estación de servicio
 Otros…
 
Datos formularios: Archivo Asesor (Vendedores)
Actualmente el sistema Muestra lo siguiente:

 Código
 Descripción
 Descripción detallada
 Dirección
 Zona asignada
 Teléfonos Email
 Grupo 1 de checks: Vendedor Activo, Supervisor de ventas
 Grupo 2 de checks: Comisiones sobre departamentos, Comisiones sobre cobranzas, comisiones por
volumen, comisiones sobre las ventas, comisiones sobre utilidad.
A su vez, el personal de facturación recomienda prestar especial atención a los siguientes detalles o
recomendaciones para que estén disponibles, los cuales no pueden faltar:
 código de asesor relacionado a la zona
 nombre
 cedula
 activo o inactivo
 dirección domicilio
 correo electrónico
 teléfonos
 el cargo que ocupará (coordinador, asesor etc)
 zona ocupada
 sub zona (específica)
 operador que crea al vendedor
 categoría fuerza de venta o directos
 correo electrónico
 
Adicionalmente sugieren estar atento a los siguientes reportes:
 estadísticas y proyecciones
  comisiones (reporte)
 tipos de comisiones
 comisiones según su gestión (cobranza)
 la cartera de cliente asignada a ese asesor
 operaciones realizadas por el asesor
 
Seriales
 Seriales cargados en sistema listos para usar: Una vez que el inventario esté cargado en el sistema
recomiendan que los seriales estén listos para usar                      
 consulta de seriales por documento                       
 consulta de seriales por modelo de producto                                
 reporte de seriales general                          
 serialización en factura y nota de crédito
 
Adicional a todo lo mencionado anteriormente, el departamento de facturación indica la necesidad de reportes
con la siguiente información: Asesor, Zonas, Fecha, Documento, Monto, Descuento, Cliente, Categoría,
Productos, Tipo de documento (factura o devolución) y motivo de documento (clasificación), tal como se
muestra en la imagen (por favor ampliar):

Se desea con esta misma estructura para trabajar con el número de venta real              ( Este reporte
sumamente importante , nos permitirá contar con el número real de ventas detallado al 100% ) (Este
reporte se alimentara de cada documento de venta emitido, pero en este caso de la clasificación venta
real, si es posible que se pueda tener ambas opciones sería mejor, para tener el detalle de las ventas
brutas y ventas reales) ( el mismo requerimiento seria con las devoluciones)                                           
Otros reportes solicitados:                                                  
 general de ventas                                                                
 ventas por vendedor                                                           
 ventas por cliente                                                                
 productos vendidos             
 
Clasificaciones para identificar una venta real entre una serie de documentos: (Esto sería para control interno,
no es necesario que aparezca en el documento de factura o nota, mediante esto esperamos poder contar
con números reales a la hora de hablar de venta real gestionado mediante un informe, seria venta real (lo
que se espera cobrar, diferente a la venta bruta que aglomera todo documento de venta)
 venta real                                                                                                      
 documento administrativo
 caso extraordinario
 reubicación autorizada
  reposición por garantía
 actualización de factura
 cambio razón social
 cambios comerciales
 mercancía para evento consignación (incluir esta clasificación)

Requerimiento de aprobación del proceso de ventas (establecer niveles de aprobación)

 Cuentas por cobrar debe aprobar la cotización dependiendo de las condiciones del cliente
o Que consulte el saldo, y los documentos pendientes para aprobar la cotización
o En importación de pedido no importar lo que no estaba aprobado