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Taller:

Buenas prácticas para la creación de


una WBS

Ángel Águeda Barrero 18 de junio de 2015


angel.agueda@evergreenpm.com Instituto Cajasol, Tomares, Sevilla
Ángel Águeda Barrero

Taller WBS
Agenda

Taller WBS
ALGUNAS CONSIDERACIONES

Taller WBS
PBS y
Facilitar la
aportaciones
aplicación
propias

Conoces la
<> estándar
Guía del
PMI
PMBoK®
Conside-
raciones

Taller WBS
Problemas con el Alcance

2012 Chaos resolution

retrasado o con
sobrecoste o con
entregado a tiempo, menos alcance del
en el presupuesto y Exitoso requerido
con el alcance 39% Retador
requerido 43%

cancelado antes de cumplir los


Fracasado objetivo o entregado y nunca
18% utilizado

Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Small


http://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf

Taller WBS
Problemas con el Alcance

Taller WBS
UN POCO DE HISTORIA

Taller WBS
Un poco de historia

• Primera representación en un documento relativo al


implementación de la técnica PERT (Program Evaluation
1959 and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.

• El término WBS empieza a ser común y aparece en una


publicación de General Electric Corporation.
1961

• El DoD y la NASA publican una guía relativa al PERT donde se


hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente
1962 la misma que utilizamos actualmente.

Fuente: Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises. Gregory T. Haugan
Taller WBS
Un poco de historia

• En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la


descripción inicial de la WBS de 1961
1962

• El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementation Manual


que incluye una descripción del desarrollo de la WBS.
1964

• El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for


Defense Material Items y es actualizada posteriormente en:
1968 1975, 1993, 1998 y 2005.

Taller WBS
Un poco de historia

• El PMI publica la primera edición de Practice


2001 Standard for Work Breakdown Structures

• El PMI publica la segunda edición de Practice


2006 Standard for Work Breakdown Structures

• Se publica “Your WBS coach” por Josh


2010 Nankivel

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DESCRIPCIÓN DE WBS

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Qué es y qué no es

Nivel 1 Proyecto

1 2 3
Nivel 2 entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2


Nivel 3 entregable entregable entregable entregable

1.1.1 1.1.2
Nivel 4 entregable entregable

Define el alcance total del proyecto.


• Lo que no está en la WBS no forma parte del
proyecto.
• Alcance de producto + Alcance de proyecto

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Qué es y qué no es
Esquema
Gráfico
SÍ Diccionario
Define
Entendimiento
Comunicación

No es una lista de tareas


No es un organigrama
No tiene fases NO

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GLOSARIO

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Glosario
Interesado (stakeholder)

Personas y organizaciones
como clientes, patrocinadores,
organización ejecutante y el
público, involucrados
activamente con el proyecto,
o cuyos intereses pueden
verse afectados de manera
positiva o negativa por la
ejecución o conclusión del
proyecto. También pueden
influir sobre el proyecto y sus
entregables.

Taller WBS
Glosario
Alcance de proyecto Alcance de producto

El trabajo realizado para Los rasgos y funciones que


entregar un producto, servicio caracterizan a un producto,
o resultado con las funciones y servicio o resultado.
características especificadas.

Taller WBS
Glosario
Work Breakdown
Structure (WBS)
Una descomposición
jerárquica orientada al
entregable relativa al trabajo
que será ejecutado por el
equipo del proyecto para
lograr los objetivos del
proyecto y crear los
entregables requeridos.
Organiza y define el alcance
total del proyecto.
Fuente:
http://www.projectinsight.net/project-management-
basics/project-management-schedule

Taller WBS
Glosario
Descomposición

Una técnica de planificación que


subdivide el alcance del proyecto
y los entregables del proyecto en
componentes más pequeños y
más fáciles de manejar, hasta que
el trabajo del proyecto asociado a
lograr el alcance del proyecto y a
conseguir los entregables se
defina con detalle suficiente para
poder respaldar la ejecución, el
seguimiento y el control del
trabajo.

Taller WBS
Glosario
Planificación gradual Nivel de la WBS

Una forma de planificación de El nivel relativo de un


elaboración gradual en la que el
trabajo que se debe realizar en el elemento de la WBS en la
corto plazo se planifica en detalle jerarquía de la WBS.
en un nivel inferior de la WBS, Habitualmente el nivel más
mientras que el trabajo a más
largo plazo se planifica a un nivel alto, el proyecto, es el nivel 1.
relativamente alto de la WBS, 1
pero la planificación detallada
del trabajo que se debe realizar 2
dentro de uno o dos períodos en
el futuro cercano se realiza a 3
medida que el trabajo se
completa durante el período
actual. 4

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Glosario
Entregable Elemento (componente) de la
WBS / Elemento de trabajo
Cualquier producto, resultado Una entrada en la WBS que
o capacidad de prestar un puede estar en cualquier nivel
servicio único y verificable y se identifica con un nombre
que debe producirse para o un nombre y un adjetivo.
terminar un proceso, una fase
o proyecto. A menudo se
utiliza más concretamente en
relación con un entregable
externo, el cuál está sujeto a
aprobación por parte del
patrocinador del proyecto o
del cliente.

Taller WBS
Glosario
Paquete de trabajo

El nivel más bajo en cada rama


de la WBS. Un paquete de trabajo
proporciona una base lógica para
definir actividades o asignar
responsabilidades a una persona
específica u organización.
También es el trabajo necesario
para finalizar un trabajo
específico o proceso tal como un
informe, un diseño o un
documento de requisitos o parte
de la misma, una pieza de
hardware o un servicio.

Taller WBS
Glosario
Esfuerzo discreto Nivel de esfuerzo

Esfuerzo de trabajo separado, Actividad de tipo soporte que


distinto y relacionado a la no produce productos
finalización de un componente concretos. Generalmente se
de la estructura de desglose caracteriza por una tasa
del trabajo y a entregables y uniforme de trabajo a lo largo
que se puede medir y de un período de tiempo
planificar directamente. determinado por las
actividades de soporte.

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Glosario
Diccionario de la WBS

Un documento que describe cada


componente en la WBS. Incluye
una breve definición del alcance o
enunciado del trabajo,
entregables definidos, una lista
de actividades asociadas y una
lista de hitos. Opcionales puede
incluir: la organización
responsable, la fechas de inicio y
finalización, los recursos
requeridos, una estimación del
costo, los requisitos de calidad y
las referencias técnicas.

Taller WBS
Glosario
Actividad

Una unidad de trabajo


definida durante la realización
de un proyecto que se
describe utilizando un verbo.
Normalmente tiene la
descripción de un trabajo, una
duración esperada, un coste
esperado y requisitos de
recursos esperados.

Taller WBS
Glosario
Trabajo

En el estándar del PMI trabajo


se refiere a los productos o
entregables que son el
resultado de un esfuerzo y no Ejemplo de entregable
al esfuerzo en si mismo.

Ejemplo de producto

Taller WBS
Glosario
Cuenta de control

Un punto de control de gestión


donde el alcance, presupuesto
(planes de recursos), coste actual
y cronograma se integran y
comparan con el valor ganado
para medir el rendimiento. Una
cuenta de control puede tener
varios paquetes de trabajo, pero
un paquete de trabajo solo puede
estar vinculado a una cuenta de
control.
Cada cuenta de control se asocia
con un único componente de la
organización en la OBS.

Taller WBS
REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Taller WBS
100%

Proyecto

1 2 3
20% 70% 10%

1.1 1.2 2.1 2.2


50% 50% 30% 70%

Taller WBS
También el alcance de proyecto…

Proyecto

1
2
Servicios del
Entregable
proyecto

1.1 1.2 1.3 Gestión de 1.4


Gestión del Redacción la Apoyo
proyecto técnica configuración administrativo

Gestión del Gestión de Monitoreo y


Informes Artefactos
tiempo riesgos control

Taller WBS
y las actividades de soporte

Proyecto

1 2 3
entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2 2.3


entregable entregable entregable entegable integración

1.1.1 1.1.2
entregable entregable

Taller WBS
Productos internos y externos

Proyecto

1
2
Servicios del
Sistema X
proyecto

1.1 1.2 2.3


2.1 2.2
Gestión del Soporte Documentación
subsistema xy subsistema xz del sistema X
proyecto administrativo

Taller WBS
Tipos de producto

Producto

AXELOS /
PMI
PRINCE2

Interno Externo Interno Externo

Alcance de Alcance de Elaborado en Incorporado


proyecto producto el proyecto al proyecto

Taller WBS
No utilizar verbos

Verbo Nombre
Diseñar un sito web Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas Selección de herramientas
Escribir capítulo 4 Capítulo 4
Integrar Integración

Taller WBS
Sólo múltiples hijos

Proyecto

1 2 3
20% 70% 10%

1.1 1.2 2.1


50% 50% 100%

Taller WBS
No hay tareas

Proyecto

1 2 3
entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2


entregable entregable entregable entregable

1.1.1 1.1.2
paso 1 paso 2

Taller WBS
Un paquete de trabajo puede estar en
cualquier nivel de la WBS
Proyecto

1 2 3
entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2


entregable entregable entregable entregable

1.1.1 1.1.2
entregable entregable

Taller WBS
Identificador único

Proyecto

1 2 3
entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2


entregable entregable entregable entregable

1.1.1 1.1.2
paso 1 paso 2

Taller WBS
Campos

• Obligatorios:
Identificador, nombre,…

• Opcionales:
responsable, duración,
coste, cuenta de
control, prioridad…

Taller WBS
Todos los proyectos tienen entregables
Proyecto de
servicio

1 2
Servicios del Reducción del
proyecto tiempo de espera

1.1
2.1
Gestión del
Equipamiento
proyecto

1.2 2.2
Redacción técnica Proceso

2.3
Personal

Taller WBS
No organizar por fases

Proyecto

fase 1 fase 2 fase 3

1.1 1.2 2.1 2.2


entregable entregable entregable entregable

Practice Standar for Work Breakdonw Structures del PMI lo permite.

Taller WBS
en resumen

Sí Entregables o
No Tareas
actividades

Regla del 100% Redundancia

Interno o
Sólo un hijo
externo

Demasiado
Nomenclatura pequeño o
coherente demasiado
detalles

Múltiples
niveles y tipos Niveles
de artificiales
componentes

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TÉCNICAS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Taller WBS
Descomposición
Una técnica de planificación
que subdivide el alcance del
proyecto y los entregables del
proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de
manejar, hasta que el trabajo
del proyecto asociado a lograr
el alcance del proyecto y a
conseguir los entregables se
defina con detalle suficiente
¿Hasta cuando descomponer? para poder respaldar la
• Planificación gradual ejecución, el seguimiento y el
• Asignación de trabajo control del trabajo.
• Buenas estimaciones

Taller WBS
Agregación

Taller WBS
Tormenta de ideas y Afinidad

Taller WBS
Juicio de expertos
• Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un
área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria,
etc. según resulte apropiado para la actividad que se está
llevando a cabo.

• Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier


grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad,
experiencia o capacitación especializada.

• Disponible dentro o fuera del proyecto o de la organización.

Taller WBS
Mapas mentales

Taller WBS
Plantillas y revisión

Taller WBS
PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS

Taller WBS
¿Qué necesitamos?

Objetivos y Acta de constitución del


metas del proyecto
proyecto

Las ¿Qué Enunciado del alcance


Requisitos a
personas necesita- alto nivel del proyecto
adecuadas mos?

 Equipo de proyecto
 Partes interesadas
 Patrocinador
Datos  Plantillas
históricos  WBS de proyectos anteriores

Taller WBS
Antes de empezar…

• Entregables
principales
• Fases del proyecto
• Subproyectos
• Ubicación geográfica
• División o
departamento
• …

Taller WBS
Antes de empezar…
Árbol

Taller WBS
Antes de empezar…
Esquema

Taller WBS
Antes de empezar…
Tabular

Taller WBS
Antes de empezar…
Mapa mental

Taller WBS
Cuándo empezar

¡Cuánto antes!

Taller WBS
Pasos
Revisar lo que
sabes

Tormenta de
Control de los
ideas y
cambios
evaluar

Diccionario de
Iterar
la EDT

Revisión final
Revisar la EDT
del equipo

Taller WBS
y un paso más…
Diagrama de flujo de productos

Fuente:
Éxito en la gestión de proyectos con PRINCE2, página 313
Taller WBS
DICCIONARIO DE LA WBS

Taller WBS
Diccionario del WBS
Diccionario de la WBS:
Un documento que describe cada componente
en la EDT. Incluye una breve definición del
alcance o enunciado del trabajo, entregables
definidos, una lista de actividades asociadas y
una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la
organización responsable, la fechas de inicio y
finalización, los recursos requeridos, una
estimación del costo, los requisitos de calidad y
las referencias técnicas.

Taller WBS
Proyecto

1 2 3
entregable entregable entregable

1.1 1.2 2.1 2.2


entregable entregable entregable entregable

Componente de la WBS Título del componente Descripción del componente

1
Entregable Esta es una descripción detallada
1.1
Entregable Esta es una descripción detallada
1.2
Entregable Esta es una descripción detallada
2
Entregable Esta es una descripción detallada
2.1
Entregable Esta es una descripción detallada
2.2
Entregable Esta es una descripción detallada
3
Entregable Esta es una descripción detallada

Taller WBS
Fuente: Practice Estándar , página 60
Taller WBS
Id # Cuenta de control # Última actualización Responsable
2.2.2.1 2.2 15/07/10 Ángel Águeda
Descripción: Realizar un estudio de mercado

Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma
durante los últimos 3 años.
Entregables: Presentación con multimedia e informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día …
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: dd/mm/aa - Informe preliminar aprobado por el patrocinador
dd/mm/aa – Presentación multimedia a los interesados
dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente
Costo: 32.920€
Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________

Fuente: Pablo Lledó


Taller WBS
y no olvides incluir…

Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Aptitudes de calidad


requeridas
Cumple las normas de Como se define en las Revisión de calidad de Equipo de marketing
identidad corporativa normas de identidad PRINCE2
La carta y el folleto reflejan Ninguna Inspección Project Manager a
con exactitud todos los cargo de la
detalles de la conferencia conferencia
que se han acordado
No hay errores de ortografía Ninguna Corrector ortográfico del Corrector de pruebas
ni de gramática en ningún procesador de textos.
elemento del mailing Inspección
La carta adjunta ocupa sólo Puede ocupar el dorso Inspección Corrector de pruebas
un lado de una hoja A4 de una sola hoja A4

Fuente: Éxito en la gestión de proyectos con PRINCE2, página 313

Taller WBS
CONTROL DE CALIDAD

Taller WBS
Características
 Está orientado a entregables.
 Define el alcance del proyecto.
 Clarifica el trabajo y comunica el alcance del
proyecto a todos los interesados.
 Contiene el 100% del trabajo definido por el
alcance.
 Captura los entregables internos, externos y
temporales en términos del trabajo que se debe
realizar, incluyendo la gestión del proyecto.
 Se construye de modo que cada nivel de
descomposición contiene el 100% del trabajo en el
nivel del padre.
 Contiene paquetes de trabajo que claramente
sustentan la identificación de las tareas que se
deben realizar para entregar el paquete de trabajo.
Taller WBS
Características
 Proporciona una descomposición gráfica, textual o
tabular del alcance del proyecto.
 Contiene elementos que se definen utilizando
nombres y adjetivos, pero no verbos.
 Organiza todos los entregables principales y
secundarios en una estructura jerárquica.
 Emplea un esquema de codificación para cada
elemento que claramente identifica su naturaleza
jerárquica cuando se visualiza en cualquier formato
tal como un gráfico o un esquema
 Tiene al menos dos niveles con al menos un nivel
de descomposición.
 Se crea por aquellos que van a realizar el trabajo.

Taller WBS
Características
 Se construye con entradas técnicas de expertos en
la material y otros interesados del proyecto tales
como expertos de negocio y financieros.
 Se actualiza de acuerdo con el control de cambios
del proyecto, permitiendo de este modo la mejora
continua una que el alcance tiene línea base.

Taller WBS
Características respecto a su uso
 Tiene un nivel suficiente de descomposición.
 Tiene un nivel suficiente de detalle para
comunicar todo el trabajo.
 Es adecuado para monitorizar.
 Es apropiado para las actividades de control
de actividades.
 Puede contener tipos específicos de
elementos de la WBS como sea necesario
para cada proyecto:
 integración, adquisición, administración,
formación, etc.
 elementos subcontratados.
 elementos “nivel de esfuerzo”.
 ciclo de vida del proyecto, etc.

Taller WBS
Características respecto a su uso
 Permite la asignación de responsabilidad al
nivel adecuado.
 Tiene una estructura organizada sucinta, clara
y lógicamente para satisfacer los requisitos de
gestión y seguimiento del proyecto.

Taller WBS
PRIORIZACIÓN DE LA WBS

Taller WBS
Por qué priorizar

Reconoce el valor distinto de cada


componente de la WBS.
Permite realizar una planificación basada en
valor.
Anticipa la obtención de valor.
Mejor uso de los recursos del proyecto.
Facilita el cierre prematuro cuando se ha
conseguido el valor suficiente.

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MoSCoW

Must Have Guaranteed Minimum Usable SubseT


No more than 60% effort
Should Have Expected Work arounds difficult/costly
@ 20% effort
Could Have Possibly Work around easy/cheap
@ 20% effort

Won’t have this time Maybe Out of Scope for this timeframe
next time
Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail
Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track
Requirements that can be de-scoped without causing significant problems

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Esfuerzo vs Valor

Source:
http://growingagile.co.za/2013/07/importance-versus-value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-versus-value

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UTILIZACIÓN DE LA WBS

Taller WBS
Requisitos

Base para las


estimaciones

Cronograma

Monitorización y
control

Informe de
situación

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EJEMPLOS

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Fuente: Practice Standar WBS, 2nd edition, figura 2-1
Taller WBS
Reducción de la duración del ciclo diario
del SGI – Planificación Inicial

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Reducción de la duración del ciclo diario
del SGI – Planificación Inicial

Taller WBS
Taller WBS
BENEFICIOS

Taller WBS
Beneficios

Control del Base para tu


cambio proyecto

Referencia
para Buenas
proyectos estimaciones
futuros

Asignación
Facilita la
de responsa-
medición
bilidades

Taller WBS
Otros beneficios
1. Planificación basada en producto.
2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy
tempranas.
3. Identificación productos creados fuera del proyecto.
4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición.
5. Facilita la comunicación y el reporting.
6. Facilita la identificación de riesgos.
7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización.
8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de
paquete de trabajo.
9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales.
10. Genera confianza y credibilidad.
11. Facilita la reutilización de productos de otros proyectos.
12. Facilita la utilización de la técnica EVM.

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