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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

AP09-AA10-EV03. Elaboración del manual de usuario y


manual de configuración del sistema.

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS SENA

REGIONAL - TOLIMA

TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE


INFORMACIÓN

Plan de capacitación a los usuarios

PRESENTADO POR
YURANI ANDREA DUQUE SANTA

SENA

02-04-2019
CONTENIDO

Plan de capacitación a los usuarios,

Introducción.
Objetivo de la capitación.
Convenciones.
Requerimientos.
Perfil de los usuarios.
Cronograma de capacitación.
Consideraciones o recomendaciones adicionales.
Referencias.
Glosario.
Anexos.
INTRODUCCIÓN

AIRARJK es una aplicación web para la administración de la empresa refrigeración jk la cual cuenta
con módulos los cuales son Inicio la cual nos muestra la interfaz gráfica de la aplicación, Modulo de
registro de clientes, el cual permite tomar los datos básicos del cliente; el módulo de productos; el
módulo de Compras que le permitirá al usuarios del sistema ingresar los nuevos productos que se
han comprado para uso de la reparación de aires acondicionados de vehículos, o mantenimiento
en general; facturación, el cual tiene dos propósitos que es el de dar factura a los clientes que lo
requieran o soliciten y generar facturas para control de inventario o contabilidad; inventarios, el
cual nos permitirá ingresar los productos que se compran en la empresa refrigeración jk para
mantener un control permanente; adicionalmente encontraremos dos módulos como registro de
vehículos y el módulo de seguridad, el cual resulta muy importante ya que tiene la característica
de crear usuarios en el sistema y permitir al administrador del sistema generar permisos sobre la
aplicación, este módulo cuenta con un nombre de usuario y una contraseña única.

Nuestra aplicación web se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la vista del usuario
y de fácil instalación, ya que su base de datos está hecha en MySQL, que es de fácil instalación y
permite almacenamiento de miles de datos.
JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto funcionamiento de


AIRARJK, ya que los administradores y usuarios del sistema deben tener pleno conocimiento de
para qué sirve cada módulo del sistema de información y la manera de ingresar datos en ellos,
además de los requisitos mínimos de software y hardware requeridos para que la aplicación pueda
funcionar correctamente.

El proyecto se dedica a suplir las necesidades de la empresa refrigeración jk el cual quiere contar
con un orden en los productos y servicios, los clientes y la facturación.
OBJETIVO GENERAL

 Brindar capacitación sobre lo que es AIRARJK, las instrucciones para la configuración y


puesta en marcha del sistema de información AIRARJK. Generar estas capacidades en el
manejo y uso de las TIC´s y de esta manera potenciar las capacidades productivas del
negocio y formas de trabajo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve el
sistema de información AIRARJK?

 Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.

 Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de un


usuario de AIRARJK.

CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

AREA CARGO NOMB MODULOS CONOCIMIE


RE NTO
TIC
Productos Recepcio Registro de
nista 1 Clientes
Recepcio
nista 2 Productos/ser
Recepcio vicios
nista 3
Servicios Administr Registro de
ador 1 Reservas

Servicios
Auxiliar
administr
ador
Compras Auxiliar Registro de
administr compras
ativo Proveedores
Contabilid Contador Facturación
ad Auxiliar Inventarios
contable
Administr Ing de Seguridad
ador del Sistemas
sistema o
de Técnico
informaci de
ón sistemas

METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios de AIRARJK, se contará con personal con amplios
conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de información,
además de su experiencia en el manejo de la aplicación web. Se explicará lo que es el aplicativo
web y para qué sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo, mediante ayudas visuales hechas en
PowerPoint.

Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una base de
datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre la misma
aplicación. Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación de un taller,
haciendo usos de todos los módulos, para que así cada encargado pueda hacer la actividad que le
corresponde sobre el módulo indicado.
ACTIVIDADES

 Preparación logística.
 Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
 Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se desempeñan.
 Convocatoria a usuarios finales.
 Definición de cronograma de capacitación.
 Elaboración y entrega del programa de trabajo.
 Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información AIRARJK,
 Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
 Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los
asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
 Realización de encuesta de satisfacción.  Elaboración de acta de capacitación.
REQUISITOS

Compromiso del equipo de trabajo del Cliente.

 Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los computadores e
impresoras.
 Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere que el
personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo ambiente Windows.
 Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de operación dentro
del taller donde laboren para ser entrenadas en cada una de las funciones del sistema de
información AIRARJK.
 Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con una red
provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES ALCANCES

Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo del taller con el fin de
garantizar que los usuarios del sistema de información reciban el soporte técnico requerido y de
igual forma, asegurar que los problemas y requerimientos de soporte sistema de información, se
canalicen adecuadamente hacia AIRARJK Capacitación funcional a los usuarios en general, para
garantizar la adecuada utilización de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la
Entidad.
CRONOGRAMA Y HORARIO

PROYECTO: Capacitación AIRARJK,

MÓDULOS: Registro Clientes, Registro vehículos, Registro Compras, Facturación, inventario,


Proveedores y Seguridad.

GRUPO: Personal Administrativo de la empresa refrigeración jk

FECHA INICIAL /FECHA FINAL: Por definir

DURACIÓN -INTENSIDAD: 3 Días (8 horas cada día)

RECURSOS:

 Sistema de Información AIRARJK,


 Documentación para digitación
 Manuales de Usuario

TEMA MÓDULOS DURACIÓN (Hh)

Se realiza una explicación funcional de cada uno de los módulos del sistema AIRARJK,:

como ingresar, registrar un cliente, como registrar una solicitud de reserva, como registrar un
vehículo, registrar un servicio, Registro de clientes. 8 horas

Se explicará cómo Ingresar productos a la aplicación Web, generar facturas, hacer inventarios y
registrar proveedores.

 Registro de compras.
 Facturación
 Inventario

Proveedores 8 Horas

Ingresar nuevos usuarios del sistema, modificar, consultar, eliminar. Seguridad

6 horas

Evaluación y formalización de la capacitación

TOTAL : 24 horas

Nota 1: Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema, en lo posible
Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones para que conozca todos los
aspectos del software, con la finalidad de que en primera instancia le dé solución a inquietudes.
Además, esta persona se encargará de manejar el módulo específico de seguridad, capacitación
que se le proporcionará individualmente con una intensidad de seis horas antes de iniciar la
marcha de operaciones y durante la parametrización del sistema.

Nota 2. Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de acuerdo con el
rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución de las diferentes tareas
de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el cronograma de trabajo que se extiende por
el termino de 3 días. Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la recepción del
software, se entregaran los siguientes documentos:

 Manuales técnicos y de usuario final del software.


 Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.
 Dicha información será entregada al usuario final (refrigeración jk) en medio magnético.

RECURSOS

Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la aplicación Web

 Uso de computadoras
 Internet de banda ancha
 Impresoras
 Video Beam
 Cuaderno y bolígrafo
RESUMEN

Para el correcto funcionamiento de AIRARJK es necesario que los usuarios del sistema tomen en
cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas resultan de vital importancia para su
correcto funcionamiento, además de poder dar garantías sobre él. El software Xampp como
servidor y el gestor de bases de datos MySQL; las indicaciones de hardware a aquí mencionadas
permitirán que la aplicación pueda se instalada correctamente en un equipo y tendrá el espacio
para la almacenar los datos.
CONCLUSIONES

En nuestro caso particular el software AIRARJK, es un software que funciona con una base de
datos en MySQL y haciendo uso del software Xampp como servidor; pero no obstante al tratarse
de una solución a la media de los clientes este pude puede sugerir el uso de otros gestores de
bases de datos y/o servidores; en ningún caso el usuario del software estará autorizado para para
modificar la instalación del sistema sin previa autorización del fabricante, de hacerlo el cliente
perderá toda garantía sobre el buen funcionamiento del sistema de información AIRARJK,, es
importante recalcar que se hará un seguimiento a los usuarios para tener un informe final de la
interacción con el software.