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La Organización de la
Función de Ventas
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 La Organización de la Función de Ventas

Índice

1 Principios de la Organización de la Función de Ventas ................................................................ 3

1.1 Concepto y Necesidad de Organización .................................................................................. 3

1.2 Características de una Buena Organización de Ventas ................................................... 4

1.3 Factores que Afectan a la Organización de Ventas ........................................................... 4

2 El Director de Ventas ....................................................................................................................................... 6

2.1 Funciones del Director de Ventas ............................................................................................... 6

2.2 Características del Director de Ventas ...................................................................................... 7

3 El Vendedor ............................................................................................................................................................ 7

3.1 Funciones del Vendedor.................................................................................................................... 7

3.2 Elección del Nivel del Vendedor ................................................................................................. 8

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A medida que aumenta la complejidad de
los negocios se hace imprescindible una
organización de ventas.
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La Organización de la Función de Ventas
Objetivos:
Los objetivos del capítulo son los siguientes:
 Comprender la importancia de la función de ventas en la compañía para el logro de
la consecución de objetivos y satisfacción de clientes y consumidores.
 Entender la importancia de la Dirección de Ventas y su conexión con el Marketing.
 Conocer conceptos básicos como cliente, consumidor, bienes y servicios
comprendiendo su diferencia.
1 Principios de la Organización de la Función de Ventas
1.1 Concepto y Necesidad de Organización
El desarrollo de la estrategia comercial de una empresa consiste fundamentalmente en la
venta y otras actividades complementarias como la promoción o las relaciones públicas y
comunicación.
En una empresa pequeña, el propietario venderá personalmente su producción y en un
principio no necesitará una organización de ventas o estructurar un departamento de
ventas. Si las ventas aumentan, utilizará un vendedor con el que compartirá las tareas de
venta y por tanto será necesario organizar la actividad. El propietario irá supervisando al
vendedor.
Sin embargo, a medida que el volumen de ventas aumenta, a lo mejor es necesario seguir
añadiendo nuevos vendedores a la estructura. El propietario ya no podrá supervisar todos y
necesitará mandos intermedios como el jefe de ventas, el delegado de ventas.
Por ello, a medida que aumenta la complejidad de los negocios, y con ello las ventas, será
imprescindible la organización de ventas y la asignación de funciones para: 1. Delegar, 2.
Repartir responsabilidades y trabajo, 3. Evitar duplicidad, 4. Coordinar, 5. Conseguir el
objetivo de ventas.
Por ello podemos definir organización como la definición de funciones y comunicaciones en
una estructura que afecta a grupo determinado de personas para conseguir los objetivos
previstos. Para representar la organización de ventas se utiliza el llamado organigrama de
ventas.
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En la estructura de la organización de ventas
es necesario un buen trabajo en equipo, una
perfecta coordinación, descripción
puestos, asignación de responsabilidades y
un control de los resultados
La organización y forma de estructurar
las ventas de una empresa dependen
de varios factores como el tipo de
producto, la cobertura geográfica o la
situación financiera
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La Organización de la Función de Ventas
1.2 Características de una Buena Organización de Ventas
Podemos describir una buena organización de ventas según las siguientes características:
 División y distribución adecuada de funciones: es necesario que las personas
de
conozcan cuáles son sus responsabilidades que han sido fijadas de acuerdo a sus
capacidades y aptitudes. Todo ello garantiza el cumplimiento del trabajo y la
cooperación entre el equipo.
 Trabajo en equipo: los individuos han de cooperar entre sí para lograr mayor
productividad. Ello se consigue anteponiendo los intereses del grupo por encima del
individual. Para ello, los integrantes han de ser tratados de forma justa al igual como
el diseño del sistema de retribuciones y reconocimiento.
 Especialización: cada miembro del equipo ha de especializarse en la clase de trabajo
que mejor puede desempeñar.
 Flexibilidad: es importante que la organización sea flexible y se adapte a los cambios
del entorno. De ello se deriva su capacidad de evolucionar o de expandirse.
 Coordinación: es responsabilidad de los que delegan la autoridad que haya armonía
entre los empleados de ventas.
 Delegación de autoridad: es necesario que cada miembro de la jerarquía tenga
autoridad suficiente para desempeñar su puesto de trabajo.
 Control: es preciso un seguimiento periódico de la estructura para poder corregir
errores.
1.3 Factores que Afectan a la Organización de Ventas
Al diseñar una estructura de ventas, han de tenerse en cuenta los siguientes factores:
1. Tamaño de la empresa: en una empresa pequeña la complejidad es menor y no será tan
necesario agrupar o dividir personas por áreas geográficas, funciones, productos o clientes.
Normalmente el dueño de la empresa se encarga de estas funciones o de supervisar a muy
pocos vendedores. A medida que el tamaño de la empresa es mayor, será necesario una
estructura más compleja.
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Ejemplo:
La empresa Pedro R. cuenta con seis empleados y comercializa conservas de alta gama.
Pedro, el propietario es quien realiza todas las funciones de venta. Por el contrario, una
empresa como Procter & Gamble, tendrá una organización de ventas bastante complejas,
divida por tipo de producto, país, canal.

2. Número y naturaleza de productos vendidos: dependiendo del volumen y naturaleza de los

productos, será necesario dividir por tipo de producto o por especialistas técnicos en los
productos.

Ejemplo:
Una empresa farmacéutica de venta hospitalaria cuenta con unos vendedores
normalmente graduados en farmacia porque necesitan comprender bien el producto para
establecer una buena comunicación con los médicos.

3. Area geográfica: una empresa que solo vende en una zona región, no precisa de repartir
geográficamente las funciones de ventas. Si por el contrario, la empresa comercializa sus
productos en diversas zonas geográficas, tendrá que organizar su departamento de ventas
en función de la zona territorial para conseguir un control eficaz, coordinación y
consecución de los objetivos por zonas.

Ejemplo:
Una empresa multinacional de artículos de piel, vende en diez países. Su organización de
ventas consistirá en divisiones por países y probablemente dentro de cada país por
regiones.

4. Canal de distribución: la distribución consiste en hacer llegar el producto al cliente final.

Atendiendo al canal o medio de distribución empleado por la empresa, su organización de
ventas dependerá de ello.

Ejemplo:
La multinacional francesa L’OREAL comercializa sus productos de cosmética en distintos
canales de distribución: perfumerías, droguerías, mayoristas, detallistas y grandes cadenas.
Su organización de ventas estará dividida según el tipo de canal.

5. Situación financiera de la empresa: dependiendo de los recursos financieros, la empresa

tendrá que definir su estructura de ventas, número de vendedores. Si los recursos son
limitados, habrá menos vendedores.

Ejemplo:

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Hace unos pocos años, las empresas constructoras contaban con extensos equipos de
venta. Hoy, dada la crisis del sector, sus estructura de ventas en prácticamente inapreciable.

2 El Director de Ventas

2.1 Funciones del Director de Ventas

Los Directores de Ventas son eslabones muy importantes en la empresa debido a la función
que ejercen y a que son los responsables de que el departamento de ventas funciones y
por tanto se logren los objetivos comerciales.

Sus funciones podemos dividirlas en varios niveles:

La dirección de ventas comprende tres áreas
estratégicas de actividades: estratégica,  A nivel de vendedores:
funcional, control.
- Búsqueda, selección de los mejores vendedores.

- Formar a los vendedores

- Motivación de los vendedores. Diseño del plan de remuneración e incentivos.

- Previsiones, objetivos de las cuotas de venta por vendedor, zona.

- Control de la estructura de la red de ventas, los costes y la productividad.

- Contacto continuo con la fuerza de ventas.

 A nivel de organización:
- Diseño e implantación del plan de ventas.

- Adecuar el plan de ventas con el plan de marketing.

- Estudio y selección de los canales de distribución

- Definir los argumentos de venta

- Control de la administración de ventas, envío de pedidos, servicios.

- Diseño de los planes de promoción y merchandising.

 A nivel cliente:

- Diseño del servicio post-venta.

- Seguimiento de los clientes, por volumen y beneficio.

- Contacto con los clientes principales.

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2.2 Características del Director de Ventas

Ser un director de ventas de éxito no es fácil y requiere unas características especiales
El Director de Ventas o Jefe de Ventas, es
como:
una pieza clave para la empresa. Es la pieza
necesaria para hacer funcionar al
 Capacidades y habilidades comerciales: un buen director de ventas ha de saber
departamento de ventas y motivar a los
vendedores vender bien.

 Capacidad alta de comunicación e interrelaciones personales: es necesaria una gran

aptitud para la comunicación pues se relaciona con mandos superiores, clientes y los
propios vendedores

 Vocación: necesaria para desempeñar el puesto, motivar, animar y activar a la fuerza

de ventas.

 Capacidad de organización, análisis y simplificación: organización de cuotas, de

vendedores, de zonas, de productos. Estar habituado gran manejo de datos.

 Capacidad de controlar objetivamente: ha de controlar el desempeño de los

vendedores, corrigiendo, enseñando con firmeza y sin acritud.

 Situación personal estable: estar acostumbrado a situaciones de presión y

soportarlas, ser capaz de recomponerse en momentos complicados, tener
optimismo, paciencia , equilibrio y madurez pues todo ello lo transmite a todo el
equipo de ventas

 Estar informado sobre todo lo que ocurre en la empresa, en el mundo, en la

economía, sociedad. Toda actividad empresarial conduce a un producto, que puede
ser un bien o un servicio. Se puede deducir que los bienes y servicios son
materializaciones de actividades diferentes. Un producto es aquella oferta comercial
que puede ser adquirida, usada o consumida para satisfacer necesidades, deseos o
ideas. Puede tratarse de objetos físicos, servicios, lugares, personas, organizaciones,
ideas.

3 El Vendedor

3.1 Funciones del Vendedor

La selección del Vendedor es una de las funciones más importantes del Director de Ventas
pues el vendedor forma parte de su equipo y es el motor de la actividad comercial. Entre las
funciones principales de los vendedores se encuentran:

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 Actividad directa de venta:

- Estudio del cliente

- Preparar las reuniones de venta

- Realizar la venta

 Relaciones con el cliente:

- Mantener una relación personal con el cliente

- Solucionarle las incidencias

- Informarle de novedades y cambios

- Facilitarle material para sus tienda, escaparates

- Asegurarse de que las reclamaciones estén solucionadas.

- Formarle sobre el producto

- Ayudarle en la gestión de stocks.

 Conocimiento del producto:

- Conocer los nuevos lanzamientos y dominar el plan de los productos antiguos

- Mantenerse informado sobre los cambios en productos, planes y tarifas de

precios

 Funciones administrativas:

- Control y liquidación de gastos de viaje, teléfono, comidas…

- Control de la cuenta de crédito del cliente

- Seguimiento del correo, mails, llamadas

- Seguimiento de las negociaciones en curso

- Mantener la base de datos de visitas, llamadas, consecuciones

- Informar a los superiores y a empleados sobre el mercado

3.2 Elección del Nivel del Vendedor

Una de las decisiones que pueden condicionar el éxito o fracaso de una fuerza de ventas
Es preciso determinar el adecuado nivel
de profesionalidad del vendedor es la elección del nivel profesional de los vendedores. Es lógico pensar que a mayor nivel
profesional del vendedor, mejor será y mayores serán las ventas que consiga.

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Esto no siempre es así. Por un lado, a mayor nivel profesional, mayor sueldo requieren, y por
ello más coste para la empresa. Por otro lado, puede ocurrir que el nivel sea demasiado alto
para la empresa y se desmotiven. Lo contrario, quedarse por debajo del nivel del vendedor
para ahorrarse costes, es igual de contraproducente porque probablemente no se alcance
el objetivo de la venta.

Para determinar el nivel de los vendedores a seleccionar es posible seguir algunas

directrices:

 El nivel del interlocutor con el que negociará: nunca deberá de ser el nivel del
vendedor inferior a este.

Ejemplo:
En las compañías farmacéuticas lo ideal es seleccionar médicos para que convenzan a
otros médicos sobre un fármaco. Reclutar médicos como vendedores no es fácil. Como
solución se reclutan farmacéuticos y otros titulados en ciencias de la salud.

 El tamaño de la fuerza de ventas: cuantos más vendedores se necesiten, menores

serán los recursos disponibles para reclutar. Las retribuciones no serán muy
atractivas y será difícil captar a buenos profesionales.

 El tipo de relación con el interlocutor: no todos los vendedores realizan las mismas
tareas, depende del interlocutor o persona con la que negocie.

Ejemplos:
 Un vendedor a un mayorista solo apunta los pedidos de las tiendas visitadas, solo
atiende pedidos.

 Un visitador médico de productos muy conocidos por los médicos como un

medicamento para la esclerosis múltiple, solo se limitará recordar el producto de su
empresa para que lo tenga en mente.

 Un vendedor de software necesitará explicar perfectamente los productos y su

utilidad.

 Un vendedor de servicios financieros en un banco, solo asesora al cliente.

Es claro que en las dos últimas situaciones, el nivel profesional del vendedor requerirá ser
superior.

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