INFORME SEGUIMIENTO DIRECTIVA 008 DE 2021 (17/6/2022)

CRONÓLOGA

1. Correo electrónico del 14 de marzo, se exhortó a talento humano, para

que en la órbita de sus funciones y en atención a los numerales 1.1.
elaboraciones manuales de funciones, (coherencia entre funciones
asignadas, competencias y empleo público). 1. 2 Vacíos regulatorios en
la gestión institucional (manual de funciones debe reflejar el desglose
funcional entidad, dependencia y servidor).1.3. Posesiones (al momento
de posesionarse hacer entrega efectiva del Manual de Funciones). 1.4.
Asignaciones de funciones (Responsabilidades enmarcadas en el
propósito, funciones, nivel jerárquico y requisitos asignados al empleo).
1.5 Acceso a los manuales de funciones (visibilidad y claridad
publicidad, páginas web de la entidad para consulta a la ciudadanía Ley
1712 de 2014). 1.6. Socializaciones periódicas de los manuales de
funciones. 1.7., Incluir en el PIC (Plan Institucional de Capacitación)
jornadas de sensibilización para el conocimiento y cumplimiento de las
obligaciones y deberes incluidos en los manuales de funciones. 1.8.,
Durante las jornadas de inducción, re inducción y etapa de
entrenamiento en el puesto de trabajo se deberán realizar actividades de
apropiación del Manual de Funciones., de la Resolución 008 de 2019, se
dé cumplimiento a los mismos.
2. Correo electrónico del 15 de marzo, mediante el cual Talento Humano
allegó soportes del cumplimiento de dichos numerales
3. Correo electrónico del 15 de marzo, mediante el cual Talento Humano
allegó soportes de los manuales de funciones.
4. Correo electrónico del 25 de marzo de 2022 a la Oficina TCS, se
relacionaron los numerales

 5.4: Aseguramiento bases de datos

 5.5: protocolos para suscribir acuerdos de confidencialidad, se tiene
conocimiento que cuando se hace la solicitud de VPN y/o Anydesck
se suscribe un acuerdo de dicha índole.
 5.6: políticas de tratamiento de datos
 5.7: Establecer en el proceso de retiro de la entidad y/o ante cambios
direccionales, la entrega integra de información, documentación y
bases de datos a cargo durante el momento de vinculación
 5.8: Controles que, al momento de retiro de la entidad, bien sea
contratistas o funcionarios, se inactiven e inhabiliten los accesos a
bases de datos institucionales.

5. Correo del 25 de marzo de 2022, a la Dirección Financiera, se pone en

conocimiento la directiva para que se proceda de conformidad.
 6. Correo del 25 de marzo, Dirección de Contratación se compromete a
realizar reunión el 30 de marzo para revisar el tema de incumplimiento
de obligaciones contractuales en CPS.

7. Correo del 4 de abril de 2022: Acta Directiva 008-2021 del 25 de marzo

de 2022

Asistentes: Talento Humano, Calidad, Contratación, Jurídica, Financiero y

OCDI.

 Cumplimiento manual de funciones (Talento Humano)

 Atención oportuna a PQRS (Participación, Jurídica varias
dependencias)
 Pérdida, deterioro uso indebido de bienes y/o elementos (Dirección
Administrativa)
 Pérdida, deterioro, alteración, uso indebido de documentos públicos
e información contenida en base de datos (TICS-Dirección
administrativa (Gestión documental))
 Cumplimiento manual de funciones y procedimientos (Talento
Humano - Calidad)

DESARROLLO:

 Manual de funciones: sin mayores observaciones cumplimiento de la

entidad
 Atención PQRS: Mejoras de Orfeo notificaciones al correo electrónico
y remisión oportuna de peticiones ante las cuales no se tiene
competencia
 Perdida, deterioro, uso indebido de bienes y/o elementos: Sin
procedimiento de cobro y pago a contratistas en los eventos de daño
o perdida de bienes, se estableció que contratistas no suscriben
pólizas de cumplimiento contractual, se hace referencia a la cláusula
9º de los contratos de prestación de servicios, (autorización a
efectuar descuentos deducción de saldos pendientes para cubrir la
perdida bien sea con el pago o con la reposición ) si bien si existe un
antecedente en el cuerpo de los contratos, no obstante el
procedimiento para ejecutarlo es inexistente.
La ausencia e notificación respecto del retiro o ingreso de
contratistas a la entidad, dificulta el seguimiento de los activos a su
cargo, al respecto el apoyo de la Dirección de Contratación,
manifestó que los Supervisores del contrato son los encargados de
notificar dichas circunstancias. Al respecto Talento Humano se
 comprometió a notificar el traslado o cambio de funcionarios a la
Dirección Administrativa.

Desde la Dirección Financiera se informó que la Entidad tiene

implementado un procedimiento en materia contable para el control
de activos fijos asignados a cada funcionario, pero no de contratistas,
se referenció la Directiva 001 de 2019, expedida por la SDH.
Financiera no tiene en cuenta la paz y salvo de los contratistas para
hacer el último pago, dado que el Supervisor es quien autoriza ese
pago.

La Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, manifestó que la entidad

cuenta con una directriz para la recuperación del patrimonio público
en virtud del decreto 556/21, por lo cual dicha normatividad será
articulada con la Resolución 001/19 de la SDH y la Directiva 008/21.
 Sin observaciones frente al uso indebido de documentos públicos e
información contenida en Bases de Datos.
 Manual de Funciones y Procedimientos: El apoyo de la Oficina de
Calidad manifestó que, como mínimo cada tres años, se deben hacer
actualizaciones los procedimientos y formatos de cada grupo de
trabajo, al respecto la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica manifestó
que dicha información se remitiera por nota interna.

COMPROMISOS:

 Nota interna para revisar y actualizar procedimientos – Calidad –

01/04/22
 Revisión Resolución 001/19 SDH – Dirección Administrativa –
01/04/22
 Revisión clausulado Contractual – Contratación – 30/3/22
 Notificación a la Dirección Administrativa sobre novedades de
personal – Talento Humano – Sin fecha

8. Correo electrónico del 4 de abril, desde la OCDI se solicita informe de

avances.
9. Correo electrónico del 4 de abril, a través del cual la OAJ, manifestó que
cuenta con un 1 borrador del manual de defensa jurídica y recuperación
del patrimonio., así mismo que el 1 de abril se presentó ante
Procuraduría el borrar del citado manual, se aclaró que el mismo es a
título de información y no compromiso.
10. Correo electrónico del 4 de abril, la Dirección Administrativa informó que
al consultar la Resolución DDC-000001 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019;
se encontró que se tiene estipulado los siguientes numerales de la
 Resolución: 3.2.8: Ingreso por reposición de bienes, 4.1.3 : Reintegro de
los bienes en servicio al almacén y bodega,5.2.3 : Retiro de bienes por
perdida o hurto 5.2.4: Retiro de bienes por fuerza mayor o caso fortuito,
6: Responsabilidades 

CONCLUSIONES OCDI:

De conformidad a la información suministrada, así como al análisis efectuado

en la línea de tiempo desarrollada en líneas que anteceden, es dable concluir
que:

1. La Dirección Operativa de Talento Humano, desplegó acciones

tendientes al cumplimiento de los numerales descritos en la presente
directriz y que desde la órbita de sus funciones le compete, sin embargo,
se sugiere adelantar jornadas de sensibilización con mayor impacto,
(didácticas, con mayor recepción y con resultados verificables) dado a
que una de las tipologías más recurrentes en la OCDI, es el
incumplimiento al manual de funciones y procedimientos.
2. No se observó respuesta alguna por parte de la Dirección de TICS, por
lo cual sería prudente adelantar una reunión a efectos de verificar el
avance respecto de los tópicos a su cargo.
3. Desde la Dirección de Contratación no se han informado avances
respecto de los compromisos adquiridos, si bien se manifestó que a
corte 30 de marzo, se haría una reunión frente al tema, la misma no se
ha materializado.
4. La OAJ, manifestó la existencia de un borrador del procedimiento para la
recuperación del patrimonio público en virtud del decreto 556/21, por lo
cual dicha normatividad será articulada con la Resolución 001/19 de la
SDH y la Directiva 008/21, el cual fue objeto de revisión por parte de la
Procuraduría, por lo cual resulta procedente solicitar los avances frente
al mismo así como las observaciones efectuadas por el agente del
ministerio público.
5. Si bien desde la Dirección Administrativa se manifestó que en lo relativo
a la Resolución DDC-000001 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019; se
encontró que se tiene estipulado los siguientes numerales de la
Resolución: 3.2.8: Ingreso por reposición de bienes, 4.1.3 : Reintegro de
los bienes en servicio al almacén y bodega,5.2.3 : Retiro de bienes por
perdida o hurto 5.2.4: Retiro de bienes por fuerza mayor o caso fortuito,
6: Responsabilidades, no es del todo claro cómo se ha desarrollado el
tema y su evolución.

En atención a lo anterior, resulta procedente requerir un nuevo informe

(pormenorizado) respecto al cumplimiento de la directiva distrital, a efectos de
reseñar los avances y verificar el cumplimiento de la misma por parte de las
áreas involucradas, así como la consolidación de información de cara al
segundo semestre de la presente anualidad y así poder materializar lo referido
por cada una de las direcciones u oficinas participantes.