FORMATO ENTREGABLE 1

TAREA 1
Caso de Estudio Textiles “H & A”
4.1 Síntomas del problema
SÍNTOMAS DEL PROBLEMA
Síntomas Depto. de Producción ✓ Duplicidad de órdenes de producción.
detectados ✓ Conflictos entre los operarios y jefes de
producción.
✓ Conflictos entre vendedores y supervisor de
ventas.
✓ Maquinaria en mal estado por órdenes.
✓ Pérdida de tiempo en producción.
Depto. de Recursos ✓ Desconocimiento de la estructura
Humanos organizacional.
✓ Comunicación inadecuada.
✓ No se respeta la jerarquía de puesto.
✓ No se delegan responsabilidades.
✓ Falta de equipo y sistemas de información que
permitan llevar mejores controles en los
procesos administrativos.
Síntomas actuales Depto. de Producción ✓ Falta de control y desviación de mercadería
✓ No cuenta con Depto. de empaque y despacho
✓ No cuenta con tecnología y maquinaria
sofisticada acorde a la demanda actual
✓ Se prestan un servicio lento

Depto. de Recursos ✓ Falta de capacitación al personal

Humanos ✓ Duplicidad de funciones
✓ El manual de contingencia necesita ser
restructurado
4.2 Explicación ¿Qué es el problema?
Para Textiles “H & A” unos de sus principales objetivos es prestar un buen
servicio al cliente, dado que para cualquier empresa el servicio es
indispensable. Lastimosamente dicho servicio se ha visto afectado por la
demora en procesos, esto se origina debido a que no cuenta con una sección
específica de empaque y despacho, que se encargue de la entrega del
producto final.

4.3 Explicar por qué es un problema y dar una razón de su importancia.

Derivado a que no cuenta con una sección de empaque y despacho se ha
perdido el control de la mercadería, lo cual genera deficiencias en las entregas.
Esto a su vez repercute en todos los ámbitos de la empresa, en especial en el
área financiera produciendo disminución de rentabilidad.

4.4 Explicar que ha hecho por resolver el problema.

a. Se realizaron reuniones con los directores

b. Adquisición de maquinaria sofisticada para una producción más efectiva y con
mejor calidad.
c. Se contrató personal para la operación de la maquinaria, para realizar tareas
productivas y administrativas (toma de pedidos, elaboración de requisiciones y
compra de productos).

4.5 Cómo podrían atacarlo.

Para contrarrestar el problema detectado, es de suma importancia crear dicha
sección de empaque y despacho. Para ello es necesario realizar las siguientes
consideraciones:

a. Verificar las proyecciones a un año, de las direcciones de ventas y producción,

para estimar la cantidad necesaria de colaboradores para la sección de
empaque y despacho.

b. Trasladar el requerimiento al departamento de recursos humanos para que

realice el descriptor de puestos, perfil y propuesta laboral de los
colaboradores a contratar según las aptitudes que el puesto requiere.
 c. Indicar al Director de Producción que es necesario implementar de forma física
el área donde se encontrara la sección de Empaque y Despacho.

d. Solicitar al Gerente de Logística el listado de mobiliario y equipo necesario

para que la sección de empaque y despacho cumpla con su función.

4.6 Determinar la importancia del problema.

Si no se implementa la sección de Empaque y Despacho, la satisfacción al cliente
se vera comprometida porque la entrega de producto no será exacta y como
consecuencia se tendrá una disminución en las ventas, de igual manera se
presentará un déficit de rentabilidad por no contar con dicha sección para hacer
un filtro de control que detecte y prevenga el robo de mercadería.

4.7 Consecuencias de resolver el problema.

Mejor control y administración de la mercadería de la empresa, clientes satisfechos,
pedidos atendidos en tiempo, crecimiento de la cartera de clientes, expansión de
mercado, incremento de ventas, incremento en la rentabilidad, se evitarían los robos.

4.8 Determinar las consecuencias de la no acción.

Al no tomar Acciones y decisiones podría incurrir en la pérdida de Clientes Potenciales
tanto extranjeros como nacionales, quejas y reclamos del producto, disminuirían las
ventas, habría robo y mala utilización de los materiales.

4.9 Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse y cómo

sugiere que se resuelvan.
Problema:
Costo de inversión que se hará para crear la sección de empaque y despacho.
EL aprendizaje deficiente dado que el personal contratado es nuevo y desconoce los
procesos y las políticas establecidas.
Solución:
para financiar este proyecto se puede retener un porcentaje de las utilidades de los
accionistas.
Financiamiento externo por medio de acciones preferentes o créditos en algún banco del
sistema.
capacitación por parte de la sección de orientación posterior por parte de la sección de
perfeccionamiento. (con esto se lograría eficiencia y rapidez)

TAREA 2

I. ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

No hay control de Insatisfacción de los
Conocimiento de la Introducción de inventarios clientes
exigencia del nuevos estilos y
Mercado. diseños de telas

Demanda de clientes Adquisición de nueva

potenciales Tecnología Falta de personal Rapidez y exactitud
para nuevo en la elaboración del
departamento producto

Capacidad de Nuevos Personal sin

Mejor empaque y
producción Departamentos experiencia
entrega de producto
por parte de la
competencia
Personal altamente Infraestructura Competencia de
capacitado Expansión en el inadecuada Mercado
mercado nacional e
internacional

Tecnología obsoleta Entrega de producto

Empresa con varios Adquisición de incorrecto
años de experiencia materias primas a
en el mercado. precios bajos.
 Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes
FORTALEZAS
• Capacidad de producción
• Fidelizar a los clientes
• Rapidez en Despacho
• Servicio Innovador
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS(FO)
• Creación de nuevos • Coordinar y ejecutar bien
Departamentos los perfiles de cada
• Introducción de nuevos departamento para
estilos de telas y diseños lograr realizar las tareas
• Adquisición de nueva asignada con mayor
tecnología agilidad y rapidez y con
esto contar con la
• Nueva
satisfacción de los
• Expansión en el
clientes y expandirnos a
Mercado
nivel internacional.
• Contar con tecnología
sofisticada y personal
altamente calificado
• Promover e incentivar la
mejora continua
AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
• Competencias • Conocimiento de la
• Mejor Empaque y exigencia del Mercado
entrega de mercadería • Capacidad de producción
• Servicio sofisticado • Personal altamente
• Publicidad masiva en Capacitado
redes sociales • Atender y mantener a la
empresa a la vanguardia.
DEBILIDADES
• No se lleva control de
inventarios
• Inexistencia Depto. De
Empaque y Despacho
• Personal sin experiencia
Estrategias (DO)
• Adaptar nueva
Tecnología para poder
llevar un mejor control
en la mercadería.
• Creación de Depto.
Empaque y Despacho.
• Contratación de nuevo
personal
• Mejoramiento de la
infraestructura.
• Capacitación constante al
personal
• Contar con un
buen
control de inventario
• Mejorar la
infraestructura de la
empresa
• Idear nuevas formas de
publicidad
• Lograr que los clientes
queden satisfechos por
el servicio brindado
 5.1 Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance, explique.
El Organigrama actual tiene varios departamentos distribuidos en orden, sin embargo,
hay uno muy importante que no está diseñado dentro del organigrama siendo este, el
departamento de empaque y despacho, ya que sin este depto. No se podría generar más
negocios con los clientes porque no habría una buena presentación y una entrega segura
y rápida.

5.2 Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta.

Los cambios realizados en el organigrama de la empresa Textiles “H & A” fue adaptar un
nuevo departamento que se encargue del empaque y despacho de la mercadería, para
poder tener un mejor control en las entradas y salidas del producto, también se incorporó
tecnología sofisticada para poder brindar un mejor servicio al cliente.
 ENTREGABLE 1
TAREA 3

II. ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS (DIAGRAMA DE CASO)

6.1 Elabore el análisis de la solución del proceso identificado en la problemática del a

tarea No1, es decir que debe de explicar cómo será el nuevo proceso.
• La solución identificada para la problemática del No. 1 fue crear una sección de Empaque
y Despacho esto con el fin de atender mejor el requerimiento del cliente y tener control
de los inventarios de entradas y salidas de mercadería.
• Iniciará por la sección de producto en proceso, luego sección de producto terminado, para
posterior que el departamento de Vendedores se encargue de llamar para ofrecer el
producto o bien contactar al cliente e indicar que su producto está listo. Cuando
confirman se procede al área de facturación y finalmente al área de empaque y despacho.

Análisis de Solución de Propuesta

Identifique los actores:

• Encargado de Departamento de Producción

• Encargado de Departamento de Despacho y Empaque
Identifique los casos de usos:

• Sistema moderno
• Materia debidamente calificada
• Control de inventario
• Orden en Sección de Empaque y Despacho
 SISTEMA:
Implementación de un
nuevo departamento.

Generar
orden de
venta

Consulta de
Material

ENCARGADO DE
ENCARGADO DE Empaque de
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE producto
DESPACHO Y EMPAQUE
PRODUCCIÓN.

Actualizar
inventario y
mejor control

USUARIOS ROL FORMA DE INTERACTUAR CON EL

SISTEMA
Encargado de Departamento de Evita que la producción se envía ordenes de producción
Producción detenga
Encargado de Despacho Evita que el producto se mal Empaca de una forma adecuada
y Empaque despachado
 ENTREGABLE 2 TAREA 4

TEMA: PLANIFICACION DE PROCESOS GANTT Y CPM_PERT

Después de dar lectura al caso de estudio, y dando seguimiento a la tarea entregable 1, deberá de
planificar la solución de caso por medio de:
1). De acuerdo a la solución al problema expuesto en la primera entrega elabore un listado de
actividades, (mínimo 10)

1. Creación de nuevo Departamento

2. Contratación de nuevo Personal
3. Capacitación para el personal
4. Adquisición de nueva tecnología
5. Publicidad Masiva
6. Adquisición de Mobiliario y Equipo
7. Compra de material a un costo bajo para empaque
8. Mejor control en los inventarios
9. creación de nuevos diseños para estar siempre a la vanguardia
10. Compra de telas exportadas

2). Establezca las relaciones de precedencia y consecuencia en cada una de las actividades,
indique personas responsables. Indique persona responsable y recursos económicos (costo).
No. Actividad Responsable Actividad Precedente Consecuente Costo Q.
1 Creación de nuevo Gerente General A - B Q. 8,000.00
Departamento
2 Contratación de nuevo Administrador
B A C Q. 2,800.00
Personal Contable
3 Capacitación para el Recursos
Humanos C B C,A,D Q. 3,500.00
personal
4 Adquisición de nueva Departamento de
Compras D A F Q. 10,000.00
tecnología
5 Publicidad Masiva
Mercadeo E A A,E Q. 3,800.00
6 Adquisición de Departamento de
Compras
F B B,F Q.3,000.00
Mobiliario y equipo
Compra de material a un
7 costo bajo para Departamento de G B B,H Q. 5.000.00
Compras
empaque
8 Mejor control en los Departamento de
Contabilidad H B I Q. 2,500.00
inventarios
9 Creación de nuevos Departamento de
Producción I A,H A,E Q. 1,500.00
diseños Vanguardistas
10 Compra de telas Departamento de
J A,B - Q. 2,500.00
exportadas compras
3). Estime el tiempo optimista, Pesimista y medio a cada actividad, a base de ellos calcule el
tiempo “t”.

Act. Descripción T. Optimo T. Medio T. Pésimo Duración

A Creación de nuevo Departamento 3 5 7 5

B Contratación de nuevo Personal 2 3 5 3

C Capacitación para el personal 1 2 3 2

D Adquisición de nueva tecnología 3 4 6 4

E Publicidad Masiva 2 3 5 4

F Adquisición de Mobiliario y equipo 4 3 6 3

G Compra de material a un costo bajo 2 4 6 4

para empaque

H Mejor control en los inventarios 1 1 2 1

I Creación de nuevos diseños 1 2 4 2

Vanguardistas

J Compra de telas exportadas 2 3 4 3

Totales: 22 30 48 31
 4). Elabore el Diagrama de Gantt, establezca la escala de medición a su criterio (días, semanas,
meses).

Act. Inicio Fin Duración JUNIO 2021

1/06/2021 7/06/2021
A 5 días A
8/06/2021 10/06/2021
B 3 días B
11/06/2021 12/06/2021 2 días
C C
14/06/2021 17/06/2021
D 4 días D
14/06/2021 17/06/2021 4 días
E E
16/06/2021 18/06/2021
F 3 días F
16/06/2021 21/06/2021 4 días
G G
H 22/06/2021 22/06/2021 1 días H
23/06/2021 24/06/2021 2 días
I I
24/06/2021 28/06/2021
J J
3 días

Dia 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28
5. Elabore el Diagrama de RED, e identifique los tiempos T identifique ocurrencias tempranas, tardías y ruta Crítica.
Matriz CPM_PERT con Ocurrencias tempranas y tardías, holgura y ruta crítica.

Act. Predeceso Sucesor Tiempo Ei Ej Li Lj RC HT HL HI

r

A - B 5 0 5 0 5 si 0 0 0

B A C 3 4 7 4 7 si 0 0 0

C B C,A,D 2 7 9 7 9 no 2 0 -2

D A F 4 11 16 11 15 no 2 0 -2

E A A,E 4 11 16 11 15 no 4 0 -4

F B B,F 3 9 12 9 12 si 0 0 0

G B B,H 4 11 15 11 15 si 0 0 0

H B I 1 15 16 15 16 si 0 0 0

I A,H A,E 2 16 18 16 19 si 0 0 0

J A,B - 3
 ENTREGABLE 2 TAREA 5

EVALUACION FINANCIERA

1). Elabore el presupuesto de la inversión inicial, tomando en cuenta las actividades de la tarea 4.
Información para el Retorno de la Inversión
Gastos anuales
1 Costo para nuevas capacitaciones Q. 42,000.00
2 Salario de personal Q. 33,600.00
Q. 3,000.00
3 Depreciación de mobiliario
4 Costo de mantenimiento de equipo Q. 5000.00
Inversión inicial Q. 83,600.00

2). Elabore el análisis de retorno de inversión:

Retorno de la inversión:

Para los costos operativos: Hacer un presupuesto de todos los costos los cuales se incurrirán para
que el proyecto se mantenga funcionando.

Costos Operativos: Con la implementación de las nuevas contrataciones de personal y

capacitaciones, el coste de la empresa ha proyectado que, para el primer trimestre, los costos
operativos serán de Q20,900.00; el segundo trimestre tendrá un aumento de 5% sobre el primer
trimestre y sucesivamente aumentará hasta el cuarto trimestre.

a. Para los beneficios: Estime según su experiencia, un porcentaje trimestral de

beneficios esperados por la implementación del proyecto.
Cálculo de beneficios: El departamento financiero a estimado un gasto de Q. 83,600.00 anual para
realizar la implementación del nuevo proyecto de la empresa. El costo operativo estimado es de Q.
20,900.00 para el primer trimestre será del 30% sobre los costos acumulados, el segundo trimestre
será del 35% sobre los costos acumulados, el tercer trimestre será del 65%, sobre los costos
acumulados y cuarto sobre 90%.
3). Elabore el análisis del retorno de inversión.

COSTOS BENEFICIOS
PERIODO COSTOS BENEFICIOS
ACUMULADOS ACUMULADOS

0 Q. 83,600.00 Q. 83,600.00 Q. 0.00 Q0.00

1 Q. 20,900.00 Q. 104,500.00 Q. 31,350.00 Q. 31350.00

2 Q. 21,945.00 Q. 126,445.00 Q. 44,255.75 Q. 75,605.75

3 Q. 22,990.00 Q. 149,435.00 Q. 97,132.75 Q. 172,738.50

4 Q. 24,035.00 Q. 173,470.00 Q. 156,123.00 Q. 328,861.50

4). Elabore la gráfica de retorno de inversión, haga un análisis de esta.

ANÁLISIS: En la gráfica se detalla el retorno de la inversión que se acumula en el tercer trimestre de

los beneficios acumulados de (Q. 172,738.50) con esto se sobrepasa el costo inicial del proyecto de la
empresa TEXTILES, H&A, con el fin de realizar el nuevo departamento de Empaque y Despacho y otros
temas que interfieren en la nueva creación de la misma. En donde en la tabla anterior se visualiza la
viabilidad de progresar con el proyecto de una manera satisfactoria.
5). Elabore el flujo de caja del proyecto (trimestral)

Descripción Monto

Información para el Flujo de Efectivo

Gastos anuales

1 Sueldo gerente; pago trimestral Q. 10,000.00

2 Sueldo de personal de contabilidad; pago trimestral Q 10,000.00

3 Sueldo Personal de ventas: pago trimestral Q 9,000.00

4 Sueldo Persona de RRHH; Pago trimestral Q11,000.00

5 Sueldo Personal de informática; pago trimestral Q 10,000.00

Q8,000.00
6 Pago por Servicios externos; Pago trimestral

7 Pago de operarios; pago Trimestral Q 24,100.00

Sueldo por servicio de limpieza del equipo del sistema;

8 Q 1,500.00
Pago Trimestral

Gastos Administrativos anuales Q83,600.00

6). Establezca el análisis de flujo de efectivo, explique la lógica del mismo.
Totales Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
1 2 3 4
Saldo Inicial -Q3,250.00 -Q1,300.00 Q34,615.00
(+) Ingresos Q225,234.00 Q22,500.00 Q38,700.00 Q63,765.00 Q100,269.00
Sueldo de gerente Pago
trimestral Q10,000.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00
Sueldo Contabilidad Pago
trimestral Q10,000.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00 Q. 2,500.00
Sueldo personal de ventas
pago trimestral Q9,000.00 Q2,250.00 Q2,250.00 Q2,250.00 Q2,250.00
Sueldo de personal RRHH pago
trimestral Q11,000.00 Q2,750.00 Q2,750.00 Q2,750.00 Q2,750.00
Sueldo de personal de
informática pago trimestral Q10,000.00 Q2,500.00 Q2,500.00 Q2,500.00 Q2,500.00

pago por servicios externos Q8,000.00 Q2,000.00 Q2,000.00 Q2,000.00 Q2,000.00

Sueldo de operadores pago
trimestral Q24,100.00 Q 6025.00 Q6,025.00 Q6,025.00 Q6,025.00

pago de servicios de limpieza Q1,500.00 Q375.00 Q375.00 Q375.00 Q375.00

Total costos administrativos Q83,600.00 Q15,750.00 Q25,750.00 Q15,750.00 Q25,750.00

Total Costos operativos Q46,410.00 Q10,000.00 Q11,000.00 Q12,100.00 Q13,310.00

Total de Egresos Q129,410.00 Q25,750.00 Q36,750.00 Q27,850.00 Q39,060.00

Saldo Final Q95,824.00 -Q3,250.00 -Q1,300.00 Q34,615.00 Q95,824.00

Análisis del flujo de efectivo:

En la tabla anterior se detalla los gastos y sueldos de los colaboradores y del equipo externo e interno
basándonos en la tabla de flujo de efectivo. La cual nos servirá para llevar un control sobre los gastos realizados
en las distintas áreas de la empresa, también se podrá apreciar el retorno de la inversión en el cuarto trimestre,
y donde vemos reflejado la utilidad.

ENTREGABLE 3 TAREA 6
 AUDITORIA AL SISTEMA PROPUESTO
INSTRUCCIONES:
En esta parte se desarrollará la auditoría de acuerdo con el sistema propuesto en el entregable 1
(tarea 3), dado que se utilizará principalmente el Diagrama de Flujo de Datos (Gane-Sarson), y los
procedimientos respectivos.
Aplique los conocimientos adquiridos en el curso de Implementación y evaluación administrativa 2,
por medio del estudio de la auditoria a los sistemas, para ello realice lo siguiente:

Identificación de puntos de riesgo y controles. Basado en el diagrama de

caso de uso de la tarea 3 entregable 1 deberá:

 Definir puntos de riesgos.

 Categorizar los riegos entre los niveles: Catastrófico, critico, marginal
 insignificante.
 Determinar la frecuencia de ocurrencia.

1. Seguridad física (mobiliario, equipo, instalaciones)

Se evalúa las instalaciones físicas de la empresa Textiles H & A o del área que se implemento
Empaque y Despacho, acá se evalúan los posibles riesgos que se pueden presentar dentro de las
instalaciones siendo ellos los siguientes:

 Incendios
 Robos
 Inundaciones
 Acceso Físico
 Fallo de Equipo
 Protección de Corriente Eléctrica
 Personal
 RIESGOS DESCRIPCION CAUSAS CONTROL DESCRIPCION DEL CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
DEL RIESGO PROPUESTO
No permitir el Se debe de reducir el riesgo de Se deberán
Cables en mal Fumar en áreas de ingreso de cigarros incendios en especial en un Se minimiza el riesgo recargar los
estado que trabajo cerca de área de acceso restringido de incendio y extinguidores
provocan materiales Alarma contra como lo es el Depto. De aumenta el tiempo cada cierto
INCENDIOS incendios inflamables (Telas) o incendio producción, de vida de la tiempo
maquinaria. así como controlar el daño a maquinaria al tener
Empleados con Contar con varios equipos de la organización. el control adecuado. El gasto por
acceso a extintores cambiar los
cigarrillos. Tener al alcance los extintores cables será alto
Colocar letrero de para apagar los incendios
alertas Algunos
empleados
estarán en
desacuerdo por
las decisiones
Techo en mal No dar Arreglar los lugares Brindar información acerca del
estado, mantenimiento a las donde se filtra el riesgo de un grifo mal cerrado Interrupción en
INUNDACIONES filtración de tuberías cada cierto agua o de un mal uso en los servicios Se evita el riesgo de hora de trabajo
agua tiempo sanitarios. inundación y la para reparar el
Desagües en Cambio de drenajes perdida de recursos problema
mal estado, Mal ubicación o uso Colocar rótulos o instructivos
Mal utilización de los servicios Colocar extractores de como se utilizará los Ambiente agradable
de extractores sanitarios. de olores recursos de la empresa
de olores
Ingreso de Ingreso de personal Gafetes de El guardia de seguridad solicita Mejor control de Inversión extra
empleado sin no autorizado al seguridad. documento de Identificación personal que ingresa en gafetes
ACCESO gafete/uniforme área de producción. para el ingreso a empresa y a la empresa, y se electrónicos.
FISICO Guardia en la anota en el libro de registros identifican mejor
Empleado sin Sin uniforme o entrada. además otorga un gafete de Uniformes cada
autorización de gafete identificación a la persona que 6 meses
ingreso a otros Libro de registro de ingresa.
departamentos visitas.
Equipo y Perdida de Mantenimiento de Mantenimiento mensual de Menor riesgo de falla Contratación de
 FALLO DEL herramienta de información los servidores y del servidores y equipo de del equipo y pérdida más personal
EQUIPO trabajo en mal equipo de computación. de la información.
estado Proceso lento en computación. Pagos elevados
producción Mejorar la de programas
productividad y
rapidez en entrega
Mala instalación Colocar los cables revisión de cables cada tres Se extiende el Cuando no se
PROTECCION de los cables hacia en áreas meses tiempo de vida útil compra los
CORRIENTE Cortocircuito. los equipos. adecuadas de la maquinaria y materiales
ELECTRICA compra de cables adecuados se evita el riesgo de adecuados, esto
incendios. incurre en doble
Cables Cables en buen a los sistemas que se
gasto
desordenados estado y manejan
ordenados

Llegada tarde Transporte Implementar En la entrada de la empresa se Llegada del personal Algunos
marcaje para el colocará un sistema de marcaje en su horario empleados no
PERSONAL Conflicto entre Preferencias ingreso del personal asignado aceptarían las
compañeros de laborales Se dividirán la actividad y se nuevas normas
trabajo Determinar horarios coordinarán por horarios Mejor rendimiento implementadas
No hay horarios para para cada actividad en la producción
Atrasos en cada actividad Para poder ascender se
entrega de Evitar las evaluará al personal y evitar Personal
mercadería preferencias preferencias. seleccionado y
preparado
2. Seguridad datos (procesamiento y almacenamiento de información)
Se verificará los riesgos en la seguridad de los datos de la Empresa Textiles H & A, se revisarán todos los archivos de forma física y electrónica,
como se están almacenando los datos y si utilizan los Backup’s necesarios.

RIESGOS DESCRIPCION DEL RIESGO CAUSAS

INGRESO Sistema no registra bien la solicitud
INADECUADO DE DATOS Datos ingresados al sistema inadecuados pedida o compara.

ALMACENAMIENTO No se almacena correctamente la orden de producción en el sistema.

INADECUADO DE DATOS
Mal seguimiento de las instrucciones
SALIDA INADECUADA DE Un ingreso inadecuado de datos genera una salida inadecuada, una de manejo del sistema.
DATOS solicitud de compra mal ingresada genera una orden de producción
errónea.
Personal no capacitado para detectar
INFILTRACION Software malicioso en la computadora. correos no deseados, abre correos y
pueden tener virus.
USO MALICIOSO Mal uso de los datos del sistema por parte del personal.

DIVULGACION DE DATOS Divulgación de información valiosa. Al no tener contraseñas adecuadas o

revelar información confidencial de
ACCESO NO El personal puede poner inadvertidamente en riesgo la información al acceso y
AUTORIZADO imprimir en una impresora incorrecta, al dejar copias al alcance de seguridad, divulgación, alteración o
A INFORMACION personal no autorizado. manipulación de información por parte
CONFIDENCIAL del personal.

BACKUP´S Los Backup’s se realizan semanalmente para poder tener una copia de seguridad de la información más
importante del área de producción,
como los registros de clientes, las compras, los proveedores, las ventas y las ordenes de producción y solicitudes
de compra más recientes en caso de pérdida.
3. Seguridad de procedimientos (normas que deben considerarse para resguardas la seguridad del nuevo sistema de información)

RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO CAUSAS

MANTENIMIENTO DEL Equipo en mal ubicación No contar con áreas adecuadas para la
EQUIPO instalación del equipo

Acceso no autorizado a Claves de seguridad y permisos de usuario no

CONTROL DE USUARIOS información confidencial. asignados correctamente.

Problemas de disponibilidad de Controles débiles que afectan

SEGURIDAD DEL información, riesgo de virus y la integridad de los registros, mantenimiento o uso
SISTEMA hackers. inadecuado del sistema.

CAMBIOS O Perdida de información, realizar Al cambiar de sistema o al realizar una

ACTUALIZACION DE instalación de software no actualización de este es necesario crear una copia
SOFTWARE autorizado. de seguridad de la información resguardada, no
hacerlo implica perdida de información reciente.

RASTREO DE FALLAS O Fallas o errores del sistema Mantenimiento correctivo mal aplicado.
ERRORES

4. Identificación de puntos de riesgo y controles:

 Marcas de auditoria para identificar riesgos:

Nombre categoría
Riesgos catastróficos I
Riesgos Críticos y/o Grave II
Riesgo Marginal III
Riesgo Insignificante/Leves IV

Opciones para eliminar, controlar y evitar riesgos:

 OPCION PARA
RIESGO NIVEL OPCION PARA ELIMINAR CONTROLAR OPCION PARA EVITAR

REGISTRA SOLICITUD DE Realizar una revisión de

COMPRA Productos defectuosos todos los productos Actualización de
que entren al información.
II
inventario

CONSULTA EN ALMACEN Generar alerta de Verificar listado de Manejar información

INVENTARIO material insuficiente para existencias en inventario. actualizada por parte de
I
cubrir la orden. bodega.

GENERA ORDEN DE Corregir la solicitud de Previsualización de la Actualización de

PRODUCCION I compra. orden de producción. información.
 Control 1: El riesgo descrito en el paso 1 del sistema, puede controlarse implementando un mecanismo de pre- visualización y confirmación de los datos
ingresados al sistema, esto para poder comparar los pedidos de la orden física con los ingresados en el sistema, para que la información sea la correcta,
no exista duplicidad y se evite del control manual.

 Control 2: Este error se puede controlar actualizando constantemente el listado de productos o materiales existentes por parte del personal de bodega e
inventario, colocando en el sistema la información correcta para evitar errores, un mecanismo de actualización semanal podría ser implementado.

Rastreo grafico de los puntos de auditoria

No. 1 2 3 4

Pasos del sistema

Puntos de riesgo
Puntos de control
 TAREA 7

TABLA ANALIS DE RIESGO

Aspectos Administrativos:
Fecha 5 de junio 2021
Analista: Raquel Lucas
RIESGOS DESCRIPCION DEL CATEGORIA CONTROL RECOMENDADO DESCRIPCION DEL CONTROL
RIESGO
No permitir el ingreso de Se debe de reducir el riesgo
Mal uso a los equipos cigarros de incendios en especial en
de trabajo un área de acceso
Alarma contra incendio restringido como lo es el
INCENDIOS Fumar en áreas de Depto. De producción,
trabajo cerca de Catastrófico Contar con varios extintores así como controlar el daño a
materiales I equipos de la organización.
inflamables (Telas) o Colocar letrero de alertas
maquinaria. Tener al alcance los
extintores para apagar los
incendios
Techo en mal estado, Arreglar los lugares donde se Brindar información acerca
filtración de agua filtra el agua del riesgo de un grifo mal
INUNDACIONE Desagües en mal cerrado o de un mal uso en
S estado, Critico II Cambio de drenajes los servicios sanitarios.
Mal utilización de
extractores de olores Colocar extractores de olores Colocar rótulos o instructivos
de cómo se utilizará los
recursos de la empresa
Ingreso de empleado Gafetes de seguridad. El guardia de seguridad
sin gafete/uniforme solicita documento de
ACCESO Guardia en la entrada. Identificación para el ingreso
FISICO Empleado sin Critico II a empresa y anota en el
autorización de Libro de registro de visitas. libro de registros además
ingreso a otros otorga un gafete de
departamentos identificación a la persona
que ingresa.
Equipo y herramienta Mantenimiento de Mantenimiento mensual de
FALLO DEL de trabajo en mal Critico II los servidores y del servidores y equipo de
EQUIPO estado equipo de computación. computación.
Colocar los cables en áreas revisión de cables cada
PROTECCION adecuadas tres meses
CORRIENTE Cortocircuito. Critico II
ELECTRICA Cables en buen estado y compra de cables
 ordenados adecuados a los sistemas
que se manejan
Implementar marcaje para el En la entrada de la empresa
Llegada tarde ingreso del personal se colocará un sistema de
PERSONAL marcaje
Conflicto entre Marginal III Determinar horarios para cada
compañeros de actividad Se dividirán la actividad y se
trabajo coordinarán por horarios
Evitar las preferencias
Atrasos en entrega de Para poder ascender se
mercadería evaluará al personal y evitar
preferencias.
Recomendaciones de auditoria
Se recomiendan manuales de uso para
no tener un efecto negativo en cuanto
al crecimiento que
se espera al solucionar el problema
detectado en la empresa.
Se considera necesario que todos los
empleados, directivos e intervinientes
en los procesos de la
empresa, tengan conocimiento del
nuevo sistema, ya que la finalidad del
mismo es la mejora de
procesos de la empresa, permitiendo
así, su crecimiento y rentabilidad.
Conclusiones finales del caso.
El desarrollo del anterior proyecto
nos ha permitido adquirir
conocimientos de vital importancia
que más tarde nos serán útiles cuando
se requiera analizar, diseñar e
procesos administrativos
En el diseño de una implementación
de una auditoria nadie tiene la última
palabra, por tanto, es
necesario conocer con precisión el
reglamento existente, ceñirse a las
normas emanadas de los
organismos rectores Nacionales e
Internacionales, así como recurrir a
la experiencia y al buen
sentido común.
Los costos de equipos y partes, la
disponibilidad de instalaciones, la
escalabilidad futura el uso que
se pretenda dar al proyecto en cuanto
a grado de eficiencia, son factores
fundamentales que han
de considerarse al momento de
diseñar eh implementar este proyecto
Cabe recordar que siempre hay
personas expertas en cada área por lo
tanto hay que saber escoger
 una excelente y oportuna asesoría,
cuando así se reuier
Informes de Puntos de Control
Un control esta formado por las políticas, procedimientos, practicas y estructuras organizacionales
diseñadas para garantizar razonablemente que los objetivos del negocio serán alcanzados y que
eventos no deseados serán prevenidos o detectados y corregidos.

ASPECTO DESCRIPCION
Encargado de seguridad deberá velar por que se cumpla
el reglamento de seguridad.
Dar a conocer aspectos muy importantes como el No
Punto de control / Depto. de Seguridad
ingreso de cigarrillos u objetos fuera del reglamento.
contra INCENDIOS

Falla o error detectado/falta de Error en la falta de información al personal nuevo.

información a personal de nuevo
ingreso
No se actualiza la base de datos cuando existen nuevo
Ingreso de personal.
Repercusión/Falta de
Actualización
Justificación/ Falta de interés Error del encargado al no solicitar mensualmente la base
de datos actualizada
Para llevar un mejor control se recomienda hacer
actualizaciones diarias a la base de datos y mantener
informado al personal nuevo sobre el reglamento de la
Recomendaciones empresa Textiles H&A. esto debe ser supervisado por el
Depto. de Seguridad contra incendios.

Auditor: _Raquel Lucas____ Usuario: ___102524_________

Firma: __________________ Firma: ____________________
Fecha: _05/06/2021_______
Punto de control No. 2
ASPECTO DESCRIPCION
El encargado deberá verificar que las
instalaciones de la empresa estén en buenas
Punto de control / Depto. de
condiciones y tener las herramientas
mantenimiento
adecuadas.

Falla o error detectado/Extintores Los extintores esta vencidos por lo que, si

vencidos llegara a ocurrir un incendio, la probabilidad de
perdida sería fatal

Perdidas de alto costo para la empresa, habría

desempleos al reducir costos por recuperación
Repercusión
de materiales e incluso cierre de la empresa.

Justificación/ Falta de interés Elegir bien a la empresa que provee el servicio

para que estén atentos a las fechas de
vencimiento.

El encargado de área tiene la responsabilidad

de velar porque los extintores estén siempre
Recomendaciones:
vigentes, verificar que los grifos estén en
condiciones adecuadas, para evitar
inundaciones.

Auditor: _Raquel Lucas____ Usuario: ___102524_________

Firma: __________________ Firma: ____________________
Fecha: _05/06/2021_______
Punto de Control No. 3
ASPECTO
Punto de control / área de recepción
y Seguridad
ACCESO A PERSONAS
Falla o error detectado/Ingreso de
personas sin autorización
Repercusión
Justificación/ Falta de interés
Recomendaciones:
Auditor: _Raquel Lucas____
Firma: __________________
Fecha: _05/06/2021_______
DESCRIPCION
Los encargados del área de recepción y
Seguridad tienen que revisar y registrar a toda
aquella persona que llega de visita a la
empresa así como a los empleados.
El encargado de recepción deja ingresar
personas sin identificación y no las registra en
el libro control de visitas.
Esto repercute en que personas puedan robar
información valiosa y o cometer un acto
delictivo dentro de la empresa, como robo.
Que no le da tiempo de anotar al encargado a
las personas que van llegando.
El encargado de seguridad y recepción
sugieren que se compren unos sistemas de alta
tecnología que con solo la huella o rostro ya
puede registrar su asistencia y salida. también
la adquisición de gafetes.
Usuario: ___102524_________
Firma: ____________________
Punto de Control No. 4

ASPECTO DESCRIPCION
El encargado del área de sistemas deberá dar
mantenimiento y soporte a todos los
Punto de control / Sistemas TI
programas y equipo de cómputo.
FALLO DE EQUIPO

Falla o error detectado/Ingreso de Los programas necesitan actualizaciones y los

personas sin autorización equipos se necesitan mas sofisticados y con
mayor capacidad para atender la demanda de
operaciones.
Las repercusiones por tener un sistema sin
actualizar, hace que el proceso se lento y se
Repercusión
atrase toda la producción.

Justificación: No tener el conocimiento de nuevos

programas, y que la compra de equipo es muy
costosa.

Se recomienda realizar actualizaciones y

mantenimiento a los equipos cada dos meses, y
Recomendaciones:
si fuera necesario cambiarlos por unos más
sofisticados para poder realizar las producciones
a tiempo.

Auditor: _Raquel Lucas____ Usuario: ___102524_________

Firma: __________________ Firma: ____________________
Fecha: _05/06/2021_______
Punto de Control No. 5

ASPECTO
Punto de control / Gerente de
Proyectos de Ingeniería Eléctrica
Cortocircuito
Falla o error detectado/ cables sin
protección, pelados y desordenados
DESCRIPCION
El Gerente de Proyectos de Ingeniería Eléctrica
es el encargo de velar porque todas funciones
bien y que los cables estén en buenas
condiciones para evitar cortocircuito.
No detectar el problema a tiempo, compra de
cables baratos que no resisten al alto voltaje
que se maneja en la empresa.

Esto puede causar un cortocircuito y hacer que

se dañe el sistema y las maquinas en
Repercusión
funcionamiento.

Justificación: El Gerente se mantienen en constante reunión

y no le da mucha importancia al sistema
eléctrico.

Se debe de hacer revisiones constantes, si el

gerente no puede por las reuniones debe elegir
Recomendaciones:
a un encargado que este en constante revisión
de los cables, que se encuentren en buen
estado, ordenados y que se compren cables
según los voltajes que se manejan.

Auditor: _Raquel Lucas____ Usuario: ___102524_________

Firma: __________________ Firma: ____________________
Fecha: _05/06/2021_______
Punto de Control No. 6

ASPECTO DESCRIPCION
El Gerente o jefe de área debe de solicitar
informes de entradas y salidas del personal
Punto de control / Gerente o jefe de
para llevar un mejor control
área
LLEGADAS TARDES
Falla o error detectado/ Ingreso de El Gerente o jefe de área solicita el informe,
colaboradores tarde pero esos no están actualizados y el personal
ve el descontrol y llegan tarde.

En el ara de producción no se llega a la meta

porque no están en el horario establecido y
Repercusión
salen antes del horario. Mala atención hacia
los clientes, los teléfonos nadie los atiende.

Justificación: Medio de transporte, y lo que la mayoría dice

como escusa, vivo lejos hay mucho tráfico.

Se solicitará a recursos humanos enviar un

memorándum con la información de los horarios
Recomendaciones:
estandarizados.
también se comprarán equipo para marcaje con
huella
Adicional se incentivarán a los empleados por
meta cumplida.
Se colocará un reloj en el área de entrada.

Auditor: _Raquel Lucas____ Usuario: ___102524_________

Firma: __________________ Firma: ____________________
 Fecha: _05/06/2021_______
Tabla Situacional:
CRITERIOS ESTABLECIDOS
(CONTROL)
Registro de Datos, para
actualizaciones en sistema y
constante supervisión en cada
área de la empresa
Respaldar todos los archivos
HALLAZGOS (CONTROL)
Mantener la base de datos
actualizada, llevar controles en
sistema.
Elaborar back up de los
documentos registrados en
sistema,
SUGERENCIAS
/RECOMENDACIONES
Supervisar con mayor constancia
las operaciones realizadas, como
el personal a cargo, mantener
informado de las políticas de la
empresa para evitar disgustos al
momento de revisión de personal
y las áreas a ocupar.
Mantener los back ups en
resguardo.
Dar mantenimiento a los equipos
y velar por la seguridad de los
correos que entran a nuestro
sistema.
también todo lo relacionado con
el cableado tiene que estar en
orden y en buen estado para
evitar cortocircuitos
 Supervisar y comprar equipos El Gerente de área debe Se debe comprar equipos para el
altamente sofisticados y informar sobre lo que necesita buen funcionamiento de la
contratación de personal para poder llevar a cabo el empresa, capacitar al personal en
capacitado trabajo con eficiencia. los cambios que la empresa
realice, mantener un control
constante en los empleados de
nuevo ingreso y empleados
actuales, en los programas, en los
back ups en las actualizaciones, en
las copias de seguridad para que
todo funcione bien y evitar futuros
inconvenientes.

Informe Final de Auditoria:

Nombre de la empresa: TEXTILES “H & A”.

Tema del Informe: INVENTARIOS Y CREACION DE DEPTO DESPACHO Y ENTREGA

Fecha que corresponden los datos: 05 de Junio de 2021

Descripción del Trabajo realizado:

La empresa Textiles “H & A” se dedica a la comercialización y exportación de productos
textiles, es una de las más grandes empresas textileras de Guatemala, por esa razón los
pedidos fueron más constantes hasta no poder controlar lo que entraba a las bodegas y lo
que salía, la maquinaria y el personal del almacén no era suficiente y no tenían el
conocimiento apropiado para manejar los inventarios correctamente, por ello la empresa
no podía satisfacer la necesidad de todos sus clientes.

Es por ello que se realizó una restructuración en el departamento de empaque y despacho,

así también pueda optimizar en el área de inventarios. Se implementó una revisión diaria
de los productos que entren en el almacén, una asesoría a los empleados sobre
inventarios, capacitaciones para el buen uso del equipo de trabajo, registrar y evaluar si los
productos cumplen con los estándares y si cumplen registrarlos a la base de datos del
inventario para su futuro uso.

Objetivos que se persiguen a corto plazo y largo plazo:

A corto plazo se debe conseguir una mejora la atención al cliente en cuanto al despacho de
los pedidos, la entrega debe ser rápida y efectiva.

A largo plazo conseguir que se optimice al máximo el inventario, que los empleados sepan
que hacer en situaciones de emergencia y como usar correctamente los equipos de
cómputo para el registro de la mercadería.

Identificación del problema:

El problema principal era que la empresa Textiles H & A no contaba con un departamento
de Empaque y Despacho, los Inventarios no estaban actualizado y el personal no estaba
capacitado. no se tenía a un jefe o encargado que supiera dar las órdenes a sus
empleados, no había un sistema de información que ordenara y almacenera todos los
datos de cada producto y los empleados no tenían conocimiento sobre cómo usar el
equipo de cómputo, los vehículos para transportar maquinaria y no tenían interés en
controlar el inventario.

Conclusiones:
La empresa se encuentra en mejor estado, con la implementación del control de
inventarios nuevo departamento de Empaque y Despacho, ahora la mercadería se
despacha bien y sobrepasa la expectativa de los clientes, se procesa más rápido, no hay
complicación a la hora de registrarla, los empelados saben cómo dirigirse para trabajar
mejor, la producción se ha agilizado más, los nuevos encargados han hecho un buen
trabajo, la salida de la mercadería ahora es más fluida y menos tediosa, los productos
llegan a los clientes sin ninguna complicación.

Recomendaciones:
-Prestar un servicio de calidad y fidelizar a los clientes
-Mantener un control sobre los sistemas y maquinaria y equipo
-Capacitar al personal nuevo
-Si sucede algún inconveniente con el pedido del cliente y se atrasa, favor comunicárselo
así se evita molestias