LISTA DE CHEQUEO

Diseño e implementación de un sistema de gestión documental en el

instituto de investigaciones socio jurídicas para el desarrollo
sostenible justicia y desarrollo sostenible LTDA

Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la

normatividad vigente y con las necesidades institucionales.
Ficha :1693620
Aprendiz: Daniela Rincón Castaño
Objetivo: verificar la implementación de un programa de conservación en las diferentes PYMES
de las fichas 1693620 y 1693624
PYME:
Normativa aplicable: Ley 594 de 2000
Acuerdo 049 de 2000
Acuerdo 050 de 2000
Acuerdo 006 de 2014
Acuerdo 008 de 2014
NTC 5921
NTC 5397
ITEM ASPECTOS CUMPLE OBSERVACIONES
SI NO
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
1 ¿Realizan jornadas de capacitación sobre X
conservación documental para todas las
áreas de la entidad?
2 ¿Utilizan plegables o carteleras X
informativas que contengan información
sobre la importancia de la conservación
documental?
3 ¿Realizan charlas, conferencias o talleres X
con expertos en el área de conservación
documental para los colaboradores de la
entidad?
PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE
ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FISICAS
4 ¿La entidad cuenta con un programa de X
inspección de las instalaciones del archivo?
5 ¿La entidad cuenta con un programa de X
mantenimiento del archivo?
6 ¿Realizan revisiones periódicas de las X
instalaciones físicas del archivo?
7 ¿Realizan revisiones periódicas de los X
sistemas de almacenamiento del archivo?
8 ¿Utilizan estanterías, de ser así tienen una X
altura de 220 mts de alto o mayor tamaño
que cumplan con las condiciones de
capacidad y resistencia?
9 ¿La resistencia de las placas y pisos está X
dimensionada para soportar una carga
 mínima de 1200 k/mt2?

10 ¿Los pisos, muros, techos y puertas están X

construidos con material resistente al calor?
11 ¿Las pinturas utilizadas poseen propiedades X
de resistencia al calor y la abrasión?
12 ¿Las áreas destinadas para la custodia de la X
documentación cuentan con elementos de
control y aislamiento que garanticen su
seguridad (cámaras, controles de acceso,
aire acondicionado)?
13 ¿Las zonas de trabajo archivístico, consulta X
y prestación de servicios están fuera de las
de almacenamiento?
14 ¿El diseño de la estantería es acorde con las X
dimensiones de las unidades de
conservación?
15 ¿Los estantes están construidos en láminas X Están construidos en
metálicas sólidas, resistentes y estables con madera
tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable?
16 ¿Los estantes están construidos para X
soportar el peso del material a contener?
17 ¿ Los módulos de la estantería contienen X
parales y tapas laterales?
18 ¿La bandeja superior de la estantería está X
dispuesta de tal forma que no dificulte la
manipulación y el acceso del operario a la
documentación?
19 ¿La bandeja inferior está por lo menos a 10 X
cms del piso?
20 ¿ Las bandejas de la estantería ofrecen la X
posibilidad de distribuirse a diferentes
alturas, permitiendo una graduación cada 7
cm. o menos?
21 ¿Los acabados en los bordes y ensambles de X
piezas son redondeados para evitar
desgarres en la documentación?
22 ¿Realizan revisión periódica de los sistemas X
de alarma y detención de fuego en las
instalaciones del archivo?
PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN,
DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN
23 ¿Se realiza limpieza y desinfección de X
espacios, mobiliario y unidades de
almacenamiento de manera periódica en las
instalaciones del archivo?
24 ¿Garantizan la limpieza de instalaciones y X
estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental?
25 ¿Se realiza jornadas de fumigación de áreas X
de archivo de manera periódica?
26 ¿Se realiza jornadas de desratización de x
manera periódica?
27 ¿Se realiza limpieza puntual de documentos X
identificando el material contaminado de
manera periódica?
28 ¿Cuentan con un manual de manejo para X
cada tipo de contaminante hallado en los
documentos?
29 ¿Cuentan con un programa de limpieza en X
seco para las unidades de conservación
(aspiradoras con filtro de agua, bayetillas)?
PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES
30 ¿La entidad cuneta con condiciones X
ambientales adecuadas para la conservación
documental (ventilación, humedad,
temperatura)?
31 ¿Cuentan con medios de filtración del aire X
para evitar el ingreso de partículas sólidas
como los contaminantes atmosféricos?
32 ¿Realizan monitoreo periódicos de la X
humedad en el área de archivo?
33 ¿Realizan monitoreo periódicos de la X
temperatura en el área de archivo?
34 ¿Se utiliza en el archivo lámparas con luz X
fluorescente de baja intensidad con filtro
ultravioleta?
35 ¿ En la entidad cuentan con sistemas para el X
monitoreo de las condiciones ambientales
del archivo?
36 ¿ En la entidad cuentan con sistemas para la X
medición de contaminantes atmosféricos?
PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCION DE DESASTRES
37 ¿En la entidad cuentan con un programa de X
prevención de emergencias y atención de
desastres para sus instalaciones?
38 ¿En la entidad se encuentran establecidos X
los mapas de riesgo de cada área con sus
respectivas acciones de prevención y
mitigación de desastres y emergencias?
39 ¿ En la entidad se encuentran enmarcadas X
las rutas de evacuación, los sistemas de
extinción de fuego, camillas, botiquines y
demás elementos utilizados en caso de
emergencia?
40 ¿En la entidad realizan simulacros de X
emergencia en cada área en general?
41 ¿En la entidad realizan simulacros de X
emergencia específicamente en el área de
archivo?
42 ¿La entidad cuenta con un manual de X
prevención y manejo de emergencias y
contingencias enfocado en el archivo?
43 ¿La entidad cuenta con procedimientos para x
salvaguardar la información contenida en
soportes físicos en caso de un desastre
(cuentan con copias de respaldo, discos
duros espejo con la documentación
digitalizada)?
44 ¿La entidad cuenta con detectores X
automáticos de humo o de calor conectados
con servicios exteriores de urgencia?
45 ¿La entidad cuenta con personal de X
vigilancia?
46 ¿La entidad cuenta con un sistema de X
extinción escogido con la asesoría de los
bomberos (extinguidores manuales,
sistemas de extinción fijos)?
47 ¿La entidad cuenta con puertas cortafuego? X
48 ¿La entidad realiza programas regulares de X
mantenimiento de las instalaciones
eléctricas?
49 ¿La entidad realiza verificaciones X
periódicas de los sistemas de suministro de
agua y elementos que puedan generar
ingreso de agua (canales, techos, ventanas)?
PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO
50 ¿La entidad tiene definido los parámetros de X
las unidades de conservación y
almacenamiento teniendo en cuenta el
material y soporte documental de acuerdo
con la normatividad vigente y/o condiciones
especiales de exposición de los
documentos?
51 ¿la entidad cuenta con un programa de X
mantenimiento de las unidades
documentales?
52 ¿la entidad cuenta con una guía de proceso X
para la eliminación de materiales que
produzcan daños en la documentación como
la corrosión (clic metálicos, AZ, ganchos
metálicos)?
OBSERVACIONES GENERALES NO CONTENIDAS EN LA LISTA