Los elementos de un buen informe de auditoría en el ejercicio de la auditoría fiscal

Actividad Evaluativa Eje 2

Gloria Elena Sánchez Gallego

Jahan Lulú Yanez Borja
Katerine Gordillo

Fundación Universitaria del Área Andina

Ciencias Administrativa, Económicas y Financieras
Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoria Forense
Mayo de 2021
 Introducción

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de

gastos de las empresas y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el

carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios para la

buena marcha de la Administración.

Si bien es cierto, los recursos de caja menor pueden ser considerados como no

significativos en los estados financieros; es fundamental para las organizaciones contar con una

política que regule su administración, pues la misma fortalece el control interno y transmite un

mensaje de control y supervisión a sus colaboradores.

 Proceso Auditado: Arqueo del Fondo Fijo de Caja Menor

Propósito:

 Verificar el manejo de los recursos asignados a la Caja Menor, mediante el

cumplimiento de lo estipulado en el Manual de Caja Menor vigente, instituida por cada una de las

empresas auditadas.

Contenido:

a. Aplicabilidad:

Sabiendo que la caja menor es un recurso empresarial que se utiliza como un fondo fijo,

con el fin de realizar el pago de gastos específicos que normalmente se maneja con dinero en

efectivo es preciso realizar controles aleatorios que permitan verificar la observancia de las

normas y políticas institucionales respecto de su manejo

b. Evidencia de la Revisión:

Se requirió al responsable de manera física y/o digital la documentación legal de Caja

Menor:

 Resolución de Constitución del Fondo Fijo de Caja Menor

 Póliza de manejo

 Documentos soportes de movimientos de pagos efectuados

 Archivo digital de registro de los movimientos con cargo a la caja menor.

 Política de Caja Menor

  Conteo de billetes y monedas in situ

 Verificación de la expedición de documentos soporte

 Consecutivos de Recibos de Caja Menor

 Reembolso de caja menor y la verificación de sus registros contables

c. Objetivos:

 Verificar el manejo y custodia de los recursos asignados a la Caja Menor, mediante

el cumplimiento de lo estipulado en el Manual de Caja Menor vigente, en ls empresas auditadas.

 Verificar la consistencia de la información registrada en los documentos soporte de

los movimientos de la Caja Menor.

 Realizar las observaciones y sugerencias de los aspectos evidenciados en el

proceso de la auditoría.

d. Procedimientos:

 Arqueo físico de Caja Menor- Inspección

 Verificación verbal: indagación

 Verificación escrita: Revisión

 Verificación ocular: Observación

 Verificación Documental: Comprobación

e. Hallazgos
 AREA: CONTABLE Y FINANCIERA Proceso: Arqueo de Fondo Fijo de Caja Menor

EMPRESA 1 IPS EMPRESA 2 EMPRESA 3

EVIDENCIAS DOCUMENTALES
SERMUTUAL SAS IPS ASOVISUAL Wincell SAS
· Resolución 02-
2022 por la cual se
· Resolución de Constitución del Fondo
Apertura la Caja No tiene No hay
Fijo de Caja Menor
Menor el 8 de enero
de 2022.
· Acta de Entrega al responsable del Fondo
No No No
Fijo de Caja Menor
· Póliza de manejo No No No
Presentan factura de
las compras realizadas
· Documentos soportes de movimientos de
con los recursos de
pagos efectuados - Factura y recibo de caja Completos Si
las cuotas
menor
moderadoras y
copagos que reciben
· Archivo digital de registro de los
movimientos con cargo a la caja menor. -Libro SI No Si
auxiliar de Caja Menor

· Política de Caja Menor SI No hay No

SI, pero se encontró

una diferencia por
· Conteo de billetes y monedas in situ No. Si
menor valor de
$96.000
· Verificación de la expedición de
No en su totalidad No se genera Si
documentos soporte
No están
· Consecutivos de Recibos de Caja Menor cronológicamente No Si
generados
Si, conforme a la
· Relación de Reembolso de caja menor No Si
política de caja menor
Si se evidencia el
· Verificación de Registros Contables - registro de los costos
No se puede realizar Si
Balance de Prueba y gastos en debida
forma

f. Resultados

 Se verifica que los registros donde se contabilizan las operaciones de caja menor

(fecha, factura, valor, según los comprobantes que respaldan cada operación), se encuentran

debidamente diligenciados, en dos de las 3 empresas auditadas.

  Se evidencia el acta de entrega de la caja menor y el manual del responsable del

fondo fijo, a la empresa No. 1.

 En la empresa No. 1, se verifica que los Recibos de Caja Menor se diligencian sin

tener en cuenta el consecutivo de los mismos y el orden cronológico, la empresa No. 2 no tiene

recibos de caja menor y la empresa No. 3 si cuenta con los recibos diligenciados en debida forma

(Tanto cronológicamente como en su numeración consecutiva).

 Se observa un faltante de $96.000 en la empresa No 1, que corresponde a cambio

de soporte toda vez que no se emitió factura electrónica por parte del proveedor, estando obligado

a ello. Posteriormente se presenta el documento que respalda dicha información. En la empresa

No. 2 no se puede corroborar la información, toda vez que no cuentan con caja menor y la No. 3

se encuentra cuadrada.

 La Relación de Reembolso de Caja Menor se verifica en las empresas 1 y 3

 Se verifica la contabilización de los costos y gastos cubiertos con cargo al fondo

fijo de caja menor de las empresas 1 y 3 en el respectivo balance de prueba.

 La empresa No. 2 IPS ASOVISUAL, presenta una condición particular, toda vez

que la administración argumenta que no se constituye fondo fijo de caja menor por cuanto los

copagos y las cuotas moderadora pagadas por los usuarios en efectivo, se dejan para cubrir los

gastos menores que la empresa requiera.

g. Conclusiones

 En el proceso de auditoría de Caja Menor de la empresa No. 1 IPS SERMUTUAL

SAS, la Revisoría Fiscal evidencia el cumplimiento de lo estipulado en el Manual que para tal fin

expidió la IPS
  Igualmente se verifica la existencia de la Resolución 02-2022 por la cual se

Apertura la Caja Menor el 8 de enero de 2022.

 Se observa que mediante Comunicación Interna 13 de enero 8 de 2022 se hace la

entrega de la Caja Menor a la Técnico Contable y Administrativa , debidamente suscrita por

quienes en ella intervienen; igualmente se aporta como soporte el recibo de caja mediante el cual

se hace entrega de un millón doscientos ($1.200.000) mil pesos en efectivo.

 Se reitera la importancia de realizar los trámites correspondientes, para incluir en

la Póliza todo riesgo que suscriba la IPS. de los Recursos asignados a la Caja Menor.

 Efectuar por cada operación con cargo a la caja menor, el correspondiente recibo

instituido para tal fin, el cual debe estar en orden tanto cronológico como de consecutivo,

debidamente suscrito por quien realiza la compra de bienes y/o servicios o en su defecto por el

funcionario que hace la diligencia, soportado debidamente con el recibo, factura, o cuenta de

cobro debidamente firmada por el proveedor. Se recalca que los documentos soportes que genera

la IPS para las compras realizadas a los No Responsables de IVA, no requieren ser firmadas por

el proveedor.

 La empresa No. 2 IPS ASOVISUAL debe realizar los procesos y procedimientos

conducentes a la constitución del Fondo Fijo de Caja Menor con el cumplimiento de los requisitos

para tal fin, de tal manera que los registros contables tanto de ingresos como de gastos que genere

la IPS, correspondan a la realidad económica de la misma.

 La empresa No. 3 Wincell debe complementar la documentación normativa en lo

que respecta a: Políticas de Caja Menor, Acta de Constitución del Fondo Fijo de Caja Menor,

Acta de Entrega al responsable del Fondo fijo y Constitución de Póliza.

 Bibliografía

Rodriguez, Y Documentación del Trabajo del Auditor e Informes de Resultados, 2019

recuperado de https://areandina.instructure.com/courses/26699, mayo 2022