DIPLOMADO EN ARQUITECTURA DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y USO DE

HERRAMIENTAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Identificación y análisis de Flujos Documentales
Taller No.1 Flujos documentales

CONTEXTUALIZACIÓN

La expedición del Decreto 2609 de 2012, compilado posteriormente en el Decreto 1080 de 2015, concibió los
instrumentos archivísticos, dentro de los cuales se encuentra “Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción
de las funciones de las unidades administrativas de la entidad”1.

Los procesos de Gestión Documental se encuentran establecidos en el artículo 2.8.332.5.9 del Decreto 1080 de 2015,
están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración; se fundamentan
especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura
archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano, entre otros; se caracterizan por no ser
lineales e interactuar de manera simultánea, y requieren desarrollo e implantación por las entidades de acuerdo con
su propia realidad y contexto.

Fuente: Adaptada de Caja de Herramientas AGN (archivogeneral.gov.co

Un diagrama de flujo es una representación gráfica, en donde cada paso del proceso es representado por unsímbolo
que contiene una breve descripción y están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
Un flujo documental es un diagrama que permite ver en un paso a paso la creación de las series/subseries.

Con el análisis de los procesos y la incorporación de la gestión de estos, aparecen los flujos de procesos que llevan
inmersos los flujos de documentos. Las Tablas de Retención Documental agrupan la documentación por función, en
serie y subseries, pero se requiere contar con un instrumento que permita recolectar de los procedimientos la
documentación anexa. Este es el origen del Instrumento denominado Mapas de procesos, flujos documentales
y descripción de las funciones.

ACTIVIDAD

En los equipos de trabajo conformados:

• Realizar el flujo de producción documental. El flujo deber reunir los elementos mencionados en la definición
del proceso de producción documental: “forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados”. Para ello, tenga en cuenta la
siguiente información de una entidad:

1 Adaptado con propósitos académicos de: Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (2018),

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1.1. OBJETIVOS

1.1.1. OBJETIVO GENERAL

Formular los flujos documentales de los procesos de gestión documental.

1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Mostrar en cada proceso de la gestión documental los documentos generados.

• Desplegar los responsables de la generación de cada documento en cada uno de los procesos.
• Establecer un marco general de flujos documentales para la entidad.

1.2. FLUJOS DOCUMENTALES

Representa los diagramas de los flujos documentales de los procesos de la gestión documental para la entidad.
Estos diagramas están basados en los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la
Entidad.

Cada uno cuenta con una introducción a lo que se enmarca como el flujo, el diagrama del flujo
correspondiente, la ficha del proceso como referencia que permite entender el contexto y la ficha técnica del flujo
documental.

1.2.1. FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCIÓN

La producción documental refleja las actividades de cualquier entidad. La producción en sí tiene dos (2)
componentes, el primero hace referencia a toda la documentación que se recibe en la entidad y que debido a sus
funciones debe gestionar y la segunda con la documentación que por acción de la recepción debe generarse
como respuesta y que es recibida por cualquiera de los canales dispuestos para tal fin por la Entidad.

Sin importar el canal de recepción, toda documentación debe ser radicada, como lo indica el “Manual deGestión
Documental”.

Descripción del Flujo

Inicia con el recibo por el área competente, previa radicación en la Ventanilla Única de Correspondencia o por
el área de Gestión Documental o por la Dependencia que a cargo tenga la administración de la Ventanilla Única
de Correspondencia, cuando ésta ingresa a la entidad producto de una solicitud o trámite por parte del ciudadano o
parte interesada.

Se procede a la radicación de la comunicación y su direccionamiento al área de competencia del asunto. En este

momento, se dispara el proceso de Gestión y Trámite para permitir solución o respuesta al trámite.

Una vez generada la respuesta, ésta junto con sus antecedentes si son requeridos se remiten al interesado previa
radicación y enviados a través del (de los) medio(s) especificado(s) por la misma.

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Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Producción documental 1
Misión del proceso
Estudiar los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para
el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
Actividades que conforman el proceso
• Recibo • Producción de comunicaciones
• Solicitud de información oficiales
• Creación de formato • Radicación de comunicaciones
• Digitalización de documento oficiales
• Radicación de documento

Responsable(s) del proceso

Todas las dependencias de la entidad. Gestión documental.
Entradas del proceso Salidas del proceso
Propuestas de creación, modificación o recibo de documentospor
parte de las dependencias de la entidad, Registros, Documentos actualizados.

Procesos relacionados
Todos los procesos en los cuales se crean documentos. En general, todos los procesos de gestión
documental.
Recursos
Herramienta software que se ajuste al tipo de documento
Procedimientos o normatividad vigente Acceso a intranet
Unidades de conservación
Acceso a internet

Documentos aplicables
Manual de gestión documental de la entidad.

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Ficha Técnica Flujo Documental

Proceso Producción
Columnas

Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos
Descripción que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia
tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene
relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Dependencias competentes

Íconos
Ícono Nombre Descripción Características Actividades del
proceso

Da inicio/fin al • No representa una

Inicio/fin diagrama (proceso) actividad formal del N/A
proceso.

Conjunto de • Es un proceso que

actividades que tienen hace parte de un
Subproceso una secuencia lógica proceso más grande. Radicación
para cumplir un • Busca cumplir un
propósito. objetivo (documento)

• Se compone de
Conjunto de subprocesos.
actividades que tienen • Se obtiene un Devolución,
Proceso una secuencia lógica resultado Notificación de
para cumplir un (documento) radicación
propósito.

Resultado o punto de
Documento partida de un proceso
• Puede ser el
resultado final de un
proceso o la entrada Imagen digital,
necesaria para radicado,
empezar uno. Comunicación oficial,
• Puede ser realizado notificación de la
o utilizado por radicación
cualquier
responsable

Tabla 1. Ficha técnica flujo documental producción – Fuente: Adaptado de Ministerio de Ambiente y desarrollo sostenible (2018)

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BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (2020). Caja de herramientas 2020. Recuperado el 23 de agosto de 2021 de
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/#Procesos

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (2018). MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES DE

LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Recuperado el 23 de agosto de 2021 de
https://www.minambiente.gov.co/images/Atencion_y_particpacion_al_ciudadano/Gestion_documental/Gestion
_documental_2018/MAPAS_Y_FLUJOS_MADS.pdf

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