Banco Interamericano de Desarrollo. (2015). ¿Cómo documentar lecciones aprendidas?

Obtenido de:
https://blogs.iadb.org/conocimiento- abierto/es/como-documentar-lecciones-aprendidas/

Cómo documentar lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un
proceso o sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre
los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente.

Estas reflexiones muchas veces pueden dar una ventaja competitiva entre actores de una
misma industria. Por ejemplo, como se menciona en este artículo hay lecciones que han
demostrado ser factores de éxito de la firma Apple y una oportunidad perdida para
Microsoft.

Las lecciones aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-

efecto, acotadas a un contexto específico, y sugieren recomendaciones prácticas y útiles
para la aplicación o replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño
y/o ejecución de otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares.

¿Por qué documentar lecciones

aprendidas?
La documentación de lecciones aprendidas contribuye a explicitar un nuevo conocimiento,
su diseminación, aplicación y re-uso. Consiste en el desarrollo de los elementos claves y la
reconstrucción de la lógica que llevó a la consecución de los resultados y las relaciones
causales que los condicionaron, capturadas durante la fase de identificación.

Por ejemplo, en el caso del Banco Interamericano de Desarrollo, las lecciones aprendidas
permiten no solamente documentar el aprendizaje que emergen de las operaciones, sino que
además genera conocimiento que permite replicar acciones que pueden ser exitosas y/o
evitar errores en futuras intervenciones en contextos similares.  En el caso de
organizaciones de carácter militar y/o de mantenimiento de seguridad internacional como
Organización del Tratado del Atlántico Norte (OTAN), o la Unión Europea de Acción
Exterior, la identificación de lecciones aprendidas permiten desarrollar guías para el diseño
y ejecución de operaciones de “estabilización” en ambientes de conflicto integrándolas en
la doctrina, entrenamiento y políticas militares.
¿Cómo documentar una lección
aprendida?
Existen varios formatos para documentar lecciones aprendidas, dependiendo de los
propósitos que se pretendan lograr, las audiencias a las que están dirigidos, el tiempo y los
recursos disponibles. Estos formatos pueden variar desde la mínima expresión escrita de
una lección hasta Informes de Estudios de Casos y Evaluaciones de Impacto.
El Departamento de Conocimiento y Aprendizaje del BID (KNL) promueve la
elaboración de Notas de Conocimiento para documentar el conjunto de lecciones
aprendidas derivadas de la gestión de un determinado proyecto y su impacto en el
desarrollo, o de iniciativas o procesos corporativos.

¿Cómo elaborar una Nota de

Conocimiento?
La Nota de Conocimiento se estructura a través de las siguientes secciones: (i)
antecedentes, (ii) descripción de las lecciones aprendidas y recomendaciones y (iii)
referencias.

Explicar los antecedentes implica describir la experiencia que se está analizando, sus

objetivos, el contexto en el cual ésta tiene lugar y los momentos y/o factores críticos que
condujeron a alcanzar o no los resultados esperados. Es clave la inclusión de una
descripción detallada de los productos y/o resultados alcanzados.

En una Nota de Conocimiento se puede documentar más de una lección aprendida. Para

cada una de ellas se debe incluir un enunciado claro y estructurado, las evidencias que
justifican la posible relación causal entre los factores que contribuyeron al resultado, y las
recomendaciones que permitirían resolver los problemas identificados, mitigar otros
riesgos, y repetir o reforzar éxitos.

Es importante incluir los datos de contacto del autor o autores y otros actores claves

involucrados, así como la bibliografía del proyecto y experiencias similares. Estos datos
son fundamentales para facilitar los contactos entre pares, la diseminación y el re-uso de las
lecciones aprendidas.

Recomendamos que la Nota de Conocimiento no exceda de ocho páginas (3,000 palabras);

utilizar un lenguaje claro y simple; escribir párrafos cortos; evitar el uso excesivo de
acrónimos; limitar el uso de citas, referencias y notas a pie de página; dar crédito explícito
y reconocer la participación y el esfuerzo de los individuos o equipos que hicieron posible
el análisis y documentación de sus experiencias.
¿Cómo enunciar una Lección Aprendida?
El enunciado de una lección aprendida, también entendida como “hallazgo” expresa la
relación entre el resultado de un proceso y/o proyecto y los factores críticos, condiciones o
causas que los facilitaron y/u obstaculizaron. En general, se recomienda describir el
hallazgo en tiempo pasado, aunque puede también utilizarse el presente en aquellos casos
en los que los efectos y/o condiciones continúan siendo válidos. Un ejemplo de un hallazgo
podría ser:

Los programas de subsidios a la demanda de vivienda dirigidos a la población de

bajos ingresos y orientados mayormente a superar el déficit cuantitativo de vivienda
bajo la modalidad ahorro más bono más crédito (ABC), han demostrado ser
inapropiados si se pretende llegar a la población más pobre.

Aquí destacamos las esquemas para empezar a construir las frases enunciando una lección
en tres fases:

A | Descripción de las condiciones, causas o factores

+ Vincular con verbo al pasado introduciendo una relación entre estas condiciones
y una consecuencia, un resultado o un efecto: Explicar, conducir a, generar, tener
como efecto, influir, permitir, facilitar, provocar, dificultar, ser clave para, ser
necesario, etc.

+ Descripción del resultado, la consecuencia, o el efecto (positivo o negativo).

B | Descripción de una situación final, un resultado,

o una consecuencia
+ Vincular con un verbo al pasado introduciendo una relación entre esta situación
final y unas condiciones o causas: Provenir de, resultar de, explicarse por, depender
de, ser debido a, ser la consequencia de, requerir, etc.

+ Descripción de las condiciones o causas.

C | Descripción de la acción correctiva

+ Vincular con un verbo introduciendo una relación de causa y efecto con
“hubiera”: Hubiera hecho posible, hubiera reforzado, hubiera mejorado, etc.

+ Descripción de la situación “ideal”; a la cual se aspira.

 ¿Cómo plantear una recomendación?

Las recomendaciones son propuestas concretas y accionables, basadas en la consideración
de la lección aprendida que ha sido descrita y a través de las cuales, en circunstancias
similares, sería posible resolver un problema, mitigar riesgos, repetir o reforzar éxitos. Las
recomendaciones deberían incluir un verbo de acción, en tiempo presente y especificar en
la medida de lo posible, los actores de la acción, un marco de tiempo (por ejemplo, la fase
del proyecto), los medios o recursos, financieros o técnicos que permitieran llevar a cabo la
acción.

Siguiendo con el ejemplo anterior, la recomendación al hallazgo de la lección sería:

Los programas de vivienda necesitan ampliar la variedad de la oferta para cerrar el

déficit actual y la demanda futura de los hogares más pobres. Una política que
atienda al quintil más pobre debería proporcionar subsidios directos a los
beneficiarios. Además es necesario considerar políticas que mejoren el
funcionamiento de los mercados de tierra e hipotecario, y apoyen modelos de
tenencias alternativos a la propiedad de la vivienda, tales como el leasing y la
vivienda en alquiler.
Banco Interamericano de Desarrollo. (s/f) Programa del master en dirección de proyectos (online y
semipresencial)» Bloque I. El ciclo de vida del proyecto» Módulo 7. Las lecciones aprendidas del proyecto.
Obtenido de: https://uv-mdap.com/programa-desarrollado/bloque-i-el-ciclo-de-vida- del-proyecto/las-
lecciones-aprendidas-del-proyecto/

Módulo 7. Las Lecciones Aprendidas del

Proyecto
Las Lecciones Aprendidas del Proyecto se componen de aquellos
conocimientos adquiridos a través de la experiencia. Refleja
información sobre éxitos o sobre fracasos y es una valiosa fuente
de información para Proyectos futuros

Índice de contenidos [ocultar]
 Qué son las Lecciones Aprendidas del Proyecto
 Como identificar las Lecciones Aprendidas del Proyecto
 Una plantilla para las Lecciones aprendidas del Proyecto

Qué son las Lecciones Aprendidas del Proyecto

Debemos documentar las lecciones aprendidas del Proyecto
durante todo el Proyecto, en el mismo momento en que
adquirimos ese conocimiento y no dejarlo para el final

Qué son las lecciones aprendidas: es aquel conocimiento adquirido a través de la

experiencia en los Proyectos en los que se ha participado con anterioridad. Esta
experiencia sobre Dirección de Proyectos refleja información sobre éxitos o sobre
fracasos en los Proyectos. Este conocimiento sobre lo ocurrido en Proyectos
anteriores debe ser reflejada adecuadamente para ser utilizado en Proyectos
futuros. Las lecciones aprendidas ofrecen información de apoyo para una mejor
toma de decisiones en situaciones conflictivas que nos encontremos en el
Proyectos. Reduce la incertidumbre y mejora el tiempo de respuesta ante
situaciones similares a las que se tiene que enfrentar el Equipo de Proyecto.
La utilidad de las lecciones aprendidas: sirven como una valiosa herramienta de
uso y apoyo para otros Gerentes de Proyectos, dentro de la organización, que han
sido asignados a Proyectos similares. Mejora la planeación de Proyectos futuros,
evita cometer errores anteriores y, por lo tanto, disminuye los riesgos de los
Proyectos. Ayuda a detectar oportunidades de mejora y a capacitar futuros
gerentes y miembros de equipos de Proyecto, en base a estas experiencias y
buenas prácticas en Dirección de Proyectos.
Las lecciones aprendidas y los Procesos de la organización del Proyecto: las
lecciones aprendidas conforman la base para mejorar las prácticas
organizacionales de Gerencia de Proyectos. Contribuye a desarrollar nuevos y
mejores procedimientos de trabajo, deviniendo en buenas prácticas en Project
Management.
Como reflejar las lecciones aprendidas del Proyecto: primero, ser constructivos,
caso de identificar problemas, identificar el problema no al culpable.
Debemos centrarnos tanto en los éxitos como en los fracasos, de ambos se
aprende de igual forma y pueden ser aplicados a Proyecto futuros, en ambos
casos, indicar cuales fueron las causas y ámbitos.
Activos de la organización: este documento debe ser comunicado a la oficina de
gestión de Proyectos para incluirlos en los activos de la organización y archivarlo
como parte de la base de datos de lecciones aprendidas. Si la organización no
tiene una oficina de gestión de Proyectos (PMO), los medios formales de
comunicación deben ser utilizados para asegurar que todos los Directores de
Proyectos cuenten con esta información.

Como identificar las Lecciones Aprendidas del

Proyecto
Podemos hacernos algunas preguntas, sus respuestas deben
pasar a considerarse una lección aprendida de nuestro Proyecto

Como funcionó en el Proyecto: ¿qué funcionó bien en nuestro Proyecto y qué

funciono mal en el Proyecto?
Cual fue la causa: para cada aspecto que salió bien u objetivo logrado, ¿cuál es la
causa raíz que desencadeno dicho resultado positivo en el Proyecto?, por cada
cosa que salió mal proceder de idéntica manera.
Análisis de objetivos: ¿qué objetivos no se alcanzaron en el Proyecto?, (fecha,
costo, calidad, etc.)?, ¿cual fue la causa de estos fracasos en el Proyecto?
Análisis de imprevistos: ¿qué imprevistos (eventos inesperados) ocurrieron en el
Proyecto y cuales fueron sus consecuencias, ¿qué cosas no fueron previstas en el
Proyecto y cuales fueron sus consecuencias?.
Una plantilla para las Lecciones aprendidas del
Proyecto
Cada Director de Proyecto deben encontrar la suya propia,
veremos muchos tipos en el transcurso del Master en Dirección
de Proyectos

Nombre del Proyecto: exactamente el mismo que el del Proyecto, es importante.

Fecha inicio del Proyecto y fecha de finalización del Proyecto: indica las fechas en
las que comenzó y terminó el Proyecto.
Entidad ejecutora del Proyecto: nombre de la organización a cargo del desarrollo
del Proyecto.
Líder de Proyecto: nombre de la persona responsable del Proyecto.
Financiador del Proyecto: nombre de la organización financiadora del Proyecto.
Miembros del equipo de Proyecto: nombres de los integrantes del equipo de
Proyecto.
Cliente final del Proyecto: beneficiario último del producto/servicio final del
Proyecto.
Tema: nombre con el cual se pueda identificar rápidamente el tema del que trata la
lección aprendida.
Descripción del Proyecto: describe a detalle la situación a la que el equipo de
Proyecto se tuvo que enfrentar.
Fase del Proyecto: indica la fase del ciclo de vida del Proyecto dónde se presentó
la lección.
Categoría: indica a cuál área del conocimiento para la gestión de Proyectos
pertenece la lección aprendida.
Acciones implementadas: describe con detalle las decisiones tomadas o acciones
emprendidas para enfrentar la situación, alcanzar el éxito, evitar el fracaso o
resolver el problema.
Resultados obtenidos en el Proyecto: describe a detalle los resultados obtenidos
por las acciones implementadas. Este campo se responde a las preguntas ¿qué
salió bien? y/o ¿qué salió mal?
Recomendaciones: describe qué acciones se deben repetir, cuáles evitar y/o qué
otras se pueden implementar para futuros Proyectos.
Comino, López Miguel (2017). Método para la elaboración de lecciones aprendidas . Obtenido de:
https://pmi-mad.org/socios/articulos-direccion- proyectos/1482-metodo-para-la-elaboracion-de-lecciones-
aprendidas

Miguel Comino López,

Máster en Dirección Avanzada de Gestión y Administración de Proyectos,
Univ. Católica de Murcia (UCAM )
Grado en Ingeniería Mecánica, Univ. de León
Ingeniero Técnico Industrial, Univ. de Oviedo
 ABSTRACT
La Guía PMBOK® indica que dentro de los Activos de los Procesos de la
Organización está la Base del Conocimiento, mencionando que las Lecciones
Aprendidas son una de las herramientas fundamentales dentro de la propia
organización.
Desarrollar una metodología que conlleve a implantar una buena práctica es
necesario en un proceso de mejora.
Documentar las lecciones aprendidas deberá de ser uno de los registros más
importantes de la Gestión de Proyectos para cualquier organización, pues así los
errores y aciertos de los proyectos quedan registrados para ser usados en futuras
iniciativas, y de esta manera la organización aprenda y mejore continuamente.
En el PMBOK® nos encontramos con la definición de Lecciones Aprendidas como
“El conocimiento adquirido durante un proyecto, que muestra cómo se trataron los
eventos del proyecto o como deberán abordarse en el futuro con el propósito de
mejorar el desempeño futuro”.
Las Lecciones Aprendidas se encuentran en un círculo de permanente actuación:
Detectar, Analizar, Elaborar, Integrar, Considerar, Evaluar, Documentar, Añadir al
Conocimiento.
 KEY WORDS:
Lecciones Aprendidas, Activos de los Procesos, PMBOK®, Gestión del
Conocimiento.
 INTRODUCCIÓN
Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido en
base a las experiencias que se dan durante la realización de uno o varios
procesos durante el Ciclo de Vida de un proyecto. Durante la realización de
actividades a lo largo de cada fase y desde la reflexión y el análisis crítico sobre
los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente a esa
experiencia se pueden extraer las Lecciones Aprendidas que pueden generar una,
posible o real, Amenaza o una Oportunidad.
 Documentar las lecciones aprendidas es uno de los aspectos más importantes de
la Gestión de Proyectos para cualquier organización, pues así los errores y
aciertos de los proyectos quedan registrados para ser usados en futuras
iniciativas, y de esta manera la organización aprenda y mejore continuamente.
La realidad cotidiana en el mundo de los proyectos es que se carece de esta
práctica o incluso de un mínimo conocimiento en el ámbito de ejecución en su
mayoría, por lo que se está perdiendo mucha información por el camino.
La Guía PMBOK® indica que dentro de los Activos de los Procesos de la
Organización está la Base del Conocimiento, mencionando que las Lecciones
Aprendidas son una de las herramientas fundamentales dentro de la propia
organización.
A pesar de las tantas referencias que hace mención en la mayoría de los procesos
no nos encontramos en la Guía del PMBOK® con una clara descripción de un
método o de cómo se realiza la elaboración de una Lección Aprendida.
Hemos de ir a buscar en la página web www.pmi.org referencias que desarrollen
una práctica, una herramienta o una plantilla para ir encontrando documentación al
respecto y aun así nos encontramos con múltiples artículos o experiencias
diferentes.
REFERENCIAS DEL PMBOK®
Basándonos en la Guía del PMBOK® (5th Edición) tenemos muchas referencias a
cerca de realizar como buena práctica una buena gestión acerca de las Lecciones
Aprendidas.
1-     En el Glosario, como definición:
Base de Conocimientos de Lecciones Aprendidas/Lessons Learned
Knowledge Base. Almacenamiento de información histórica y lecciones
aprendidas tanto de los resultados de decisiones de selección de proyectos
anteriores como de desempeño de proyectos anteriores
Lecciones Aprendidas/Lessons Learned. El conocimiento adquirido durante un
proyecto el cual muestra cómo se abordaron o deberían abordarse en el futuro los
eventos del proyecto, a fin de mejorar el desempeño futuro.
2-     El Director del Proyecto dentro de sus cometidos es:
Evaluar el alcance del proyecto en base a las lecciones aprendidas
3-     En el Capítulo 2 de la INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA
DEL PROYECTO, en el aptdo 2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización,
indica “….Los activos de procesos también incluyen bases de conocimiento de la
organización como lecciones aprendidas e información histórica…… Los activos
de los procesos de la organización constituyen entradas para la mayoría de los
procesos de planificación….. Los activos de los procesos de la organización
pueden agruparse en dos categorías: (1) procesos y procedimientos, y (2) base de
conocimiento corporativa.”
4-     En el aptdo 2.1.4.1 Procesos y Procedimientos, indica “ Los procesos y
procedimientos de la organización para realizar el trabajo del proyecto incluyen,
entre otros:
·        Cierre:
o   Guías o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones
aprendidas, auditorías finales del proyecto, evaluaciones del
proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptación).
“
 
5-     En el aptdo 2.1.4.2 Base de Conocimiento Corporativa, indica “La base de
conocimiento de la organización para almacenar y recuperar información incluye,
entre otros elementos:
·        Información histórica y bases de conocimiento de lecciones
aprendidas (p.ej., registro y documentos de proyecto toda la
información y documentación de cierre del proyecto, información
relacionada con los resultados de las decisiones de selección y
desempeño de proyectos previos, e información de las actividades
de gestión de riesgos) “
6-     En el aptdo 2.4.2.3 Ciclos de vida Iterativos e Incrementales, indica “…. Los
proyectos grandes y complejos se ejecutan a menudo de modo iterativo para
reducir el riesgo, al permitir que el equipo incorpore retroalimentación y lecciones
aprendidas entre iteraciones.”
7-     En el Capítulo 3 de los PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS y
dentro del aptdo 3.7 Grupo de Procesos de Cierre, se indica: “El Grupo de
Procesos de Cierre está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de
Proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras
obligaciones contractuales. Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica
que los procesos definidos se han completado dentro de todos los Grupos de
Procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según corresponda, y
estable formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:
Que se documenten las lecciones aprendidas. 
8-     En el Capítulo 4, el Área de Conocimiento de GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
DEL PROYECTO y dentro del Grupo de Procesos de Inicio, en el 4.1. Desarrollar
el Acta de Constitución, y en su aptdo 4.1.1.5 Activos de los Procesos de la
Organización, se indica: “Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los
procesos de la organización que pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta
de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:
Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas (p.ej,
proyectos, registros y documentos, toda la información y documentación de cierre
 del proyecto, información tanto sobre los resultados de las decisiones de selección
de proyectos anteriores y sobre el desempeño de proyectos anteriores, como
sobre las actividades de gestión de riesgos) “
9-     En el 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, como Entradas en el
aptdo 4.2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización, se indica, “Descritos en
la Sección 2.1.4. los activos de los procesos de la organización que pueden influir
en el proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto incluyen, entre
otros:
Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas;
10-  En el 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, también tenemos como
Entradas en el aptdo 4.3.1.4 Activos de los Procesos de la Organización, que
también indica que “Los activos de los procesos de la organización que pueden
influir en el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo incluyen, entre otros:
·        Archivos de proyectos anteriores (p.ej., líneas base del alcance, de
costos, del cronograma y de medición del desempeño, calendarios
del proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registro
de riesgos, acciones de respuesta planificadas, impacto del riesgo
definido y lecciones aprendidas documentadas);…”
11-  En los siguientes procesos, 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto,
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios y 4.6 Cerrar el Proyecto o Fase,
también tenemos como Entradas en los aptdos 4.4.1.7, 4.5.1.5 y 4.6.1.3 Activos
de los Procesos de la Organización, donde dichos activos son:
·        Información histórica y base de conocimientos de lecciones
aprendidas (p.ej, proyectos, registros y documentos, toda la
información y documentación de cierre del proyecto, información
tanto sobre los resultados de las decisiones de selección de
proyectos anteriores y sobre el desempeño de proyectos anteriores,
como sobre las actividades de gestión de riesgos) “
El proceso 4.6 Cerrar el Proyecto o Fase consiste en finalizar todas las actividades
a través de todos los Grupos de Procesos de la dirección de Proyectos para
completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de
este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal
del trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para
afrontar nuevos esfuerzos.
12-  En el Capítulo 5, dentro del Área de Conocimiento de Gestión del Alcance del
Proyecto tenemos varios procesos:
·        5.1 Planificar la Gestión del Alcance
·        5.3 Definir el Alcance
·        5.4 Crear la EDT/WBS
·        5.6 Controlar el Alcance
 Tienen como parte de la Entrada al Proceso los Activos de los procesos de
la organización, entre ellos:
·        Información histórica y base de conocimientos de lecciones
aprendidas de fases o proyectos previos.
En el resto de capítulos se la misma metodología.
Por tanto, hemos ido detallando todos los procesos en los que intervienen como
entrada los Activos de los Proceso de la Organización, por lo cual da
transcendencia a esta herramienta como soporte de una buena práctica dentro del
estándar de PMBOK®.
DESARROLLAR UNA PRÁCTICA PARA LA ELABORACIÓN DE UNA
LECCIÓN APRENDIDA
Con el fin de ayudar a establecer una herramienta que facilite la recogida de datos
y descripción de los eventos a registrar vamos a definir algunas pautas.
1-     ¿Qué se define por Lección aprendida?
2-     ¿Qué eventos tiene que describir?
3-     ¿Cómo se incorpora a la Base de Conocimientos Corporativa?
CLAVES PARA QUE LAS LECCIONES APRENDIDAS SEAN UNA POTENTE
HERRAMIENTA EN LOS PROYECTOS

 Las lecciones aprendidas NO son una recopilación de los errores que

hemos mejorado o hechos que hemos aprendido en el proyecto a nivel
personal. Una narración de circunstancias no son lecciones aprendidas
porque una Lección Aprendida deberá ser una información de utilidad para
quien se enfrente a un proyecto similar, de modo que pueda afrontarlo con
cierta preparación. Por tanto, deberá contener información útil.
 Las sesiones de lecciones aprendidas pueden realizarse al cierre de una o
de varias de las fases de los proyectos, de tal forma que se pueda
aprovechar este aprendizaje en las fases siguientes, y al final del proyecto,
para aprovecharlas en futuras iniciativas de la organización.
 Las lecciones aprendidas por cada uno de los miembros no deberán ser en
si un autoaprendizaje, sino una puesta a disposición de conocimientos
hacia los demás. La organización está formada por personas o miembros y
el aprendizaje debe estar compartido al servicio de la organización. Dejar
claro que el intercambio de conocimientos debe ser una parte integral de
las operaciones diarias del equipo.
 Asegurarse de que todos los miembros del equipo y los interesados
apropiados tengan acceso a las herramientas establecidas y capacitación
para que todos puedan colaborar a lo largo del proyecto.
  El director del proyecto debe promover continuamente la realización de las
lecciones aprendidas durante todo el proyecto. Demostrar el código de
conducta deseado para realizar y compartir la información de una manera
profesional a través de las herramientas establecidas. Tales acciones del
gerente del proyecto demuestran y fomentan un ambiente abierto para
documentar las lecciones aprendidas que pueden conducir a cambios en el
proceso o comunicaciones mejoradas del equipo, las cuales tienen un valor
demostrable.

 Se puede reunir al equipo para conversar sobre que salió mal y que salió
bien, pero lo más importante es que de la sesión se puedan extraer
directrices sobre lo que se va a hacer de ahora en adelante para que los
errores no se vuelvan a cometer y para que los aciertos puedan repetirse
en futuros proyectos.

 Las lecciones aprendidas se identifican haciéndonos preguntas sobre ¿Qué

salió bien en nuestros proyectos?, ¿Que salió mal? y ¿Qué acciones
debemos tomar para evitar estos errores y repetir estos aciertos en el
futuro?
Ø  ¿Qué salió bien en nuestro proyecto?

En esta parte de la discusión, es bueno enfocarse en:

 Determinar cuáles fueron sus éxitos. Documentando en detalle las acciones

y forma de hacer las cosas que los permitieron.
 Formular estrategias sobre esas acciones y forma de hacer las cosas para
convertirlas en prácticas replicables en toda la organización.
 Adoptar procesos alrededor de esas prácticas que permitieron los éxitos. La
práctica debe pasar a formar parte de las políticas y procedimientos
documentados de la organización. Quizás estas prácticas no estaban
formalmente establecidas en el sistema de Gestión de Proyectos, por lo que
es necesario incorporarlas. 

 Si se trata de procesos que han funcionado bien durante bastante tiempo,

pero no formaban parte de los procedimientos formales, lo recomendable
es integrarlos en el sistema de gestión sin cambios.
  Considerar recompensas y reconocimientos hacia los individuos que
instituyeron estas prácticas.

Ø  ¿Qué salió mal?

En esta parte de la discusión, es recomendable:

 Obtener información específica y detallada, por ejemplo si un retraso en la

llegada de un equipo gestionado por el departamento de compras ocasionó
desplazamiento del cronograma, la discusión debe enfocarse en la causa
raíz o problema que ocasionó que ese departamento haya entregado tarde,
identificando diferentes acciones y alternativas pudiesen haberlo evitado.

 Evitar señalamientos personales, la discusión no debe enfocarse en las

personas sino en las acciones que afectaron el desempeño de las tareas
del proyecto.

 Tal vez el retraso fue por problemas de comunicación entre otros

departamentos, por ejemplo el desarrollo de la ingeniería o la falta de
comunicación. En ese caso, se deberá identificar la causa raíz que
ocasionó el retraso de la ingeniería o la mala comunicación, no en la
deficiente manera de comunicar si no de la falta o ausencia de dicha
comunicación.

 Documentar individualmente todas las lecciones aprendidas y

registrarlas como un elemento en una bitácora que permanecerá abierta
hasta que se tomen las acciones correctivas y preventivas.

 Si no se documentan bien las lecciones aprendidas y no se les asigna un

responsable para las acciones correctivas y preventivas, se olvidarán en el
tiempo y luego se repetirán los mismos errores.
ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA GESTIONAR LAS LECCIONES
APRENDIDAS.

 No es una buena práctica, sentar a todo el equipo delante de un folio o un

mapa mental en blanco, y pedirles lecciones aprendidas del proyecto. En su
lugar, emplead categorías y subcategorías de lecciones aprendidas fijadas.
 Será más sencillo que el equipo se enfoque a cómo “sacarles temas o
asuntos”: Qué recomendaríamos a quien se encuentre con un proyecto que
se encuentre en la misma situación.

 No debe quedar en un documento word o de otro tipo, archivado con

nuestro proyecto, ya que deberíamos alimentar una base de datos (más o
menos sencilla o potente), a la que poder preguntarle, cada vez que se
inicia un proyecto.

 Realizar una sesión de lecciones aprendidas puede hacerse en cualquier

momento durante la vida del proyecto, lo importante es que queden
documentadas y sean distribuidas, no sólo entre el equipo de proyecto que
las identifica sino a toda la organización.

 Uno de los mayores errores que se pueden cometer no es involucrar a

todos los miembros del equipo y capturar sus conocimientos en todas las
fases del proyecto. Independientemente de su función o su zona horaria,
todos los miembros del equipo deben participar y ser reconocidos por sus
contribuciones al intercambio de conocimientos.

 La sobrecarga de información y la pérdida de enfoque son algunas de las

causas de la ineficacia del proceso tradicional, que las lecciones cubran
demasiados temas hará difícil buscar una lección aplicable y será difícil
eliminar todas las Lecciones irrelevantes para llegar a las pocas
verdaderamente necesarias.

 Si bien es una buena práctica recopilar lecciones de una amplia gama de

partes interesadas, lo mejor es restringir el proceso de priorización posterior
sólo a los miembros clave del equipo del proyecto, utilizando un sistema de
puntaje para identificar las lecciones más efectivas.

 Si no se piensa en la manera de cambiar los procesos actuales, se

considera que se van a seguir teniendo los mismos problemas, por lo que
se deberá tratar de identificar los cambios prácticos en la forma de hacer
las cosas. Por ejemplo, se podría detallar la lección "tenga cuidado cuando"
en "comprobar esto y aquello cuando ..." o podría transformar "nos
esforzaremos más para ..." en "necesitará al menos dos personas para ..." y
así sucesivamente.
  Para asimilar verdaderamente las lecciones de la organización, es una
práctica muy buena crear una lista de verificación para cada tipo de
entregable (por ejemplo, lista de verificación del cronograma, lista de
verificación del presupuesto, lista de verificación del plan de riesgos, etc.) e
incorporar Las lecciones aprendidas en estas listas de verificación, de una
manera fácilmente accionable .
TOMA DE DECISIONES
Una vez analizada el carácter de las Lecciones Aprendidas se podrán determinar
algunas conclusiones que nos llevará a tomar algunas decisiones, tal como
·        Cambiar alguno de los procesos de la organización
·        Establecer Procedimientos escritos que puedan llegar a ser auditables