Procedimiento para realizar auditorías internas en una empresa que tiene

implementado un Sistema de Gestión de Calidad.

Procedimiento para auditoría internas en la sección de bodegas de la empresa de

Aditivos Técnicos Ecuatorianos ADITEC CIA. LTDA.

Lugar de Autoría Bodega general

Responsable de la auditoria Auditor Líder nombrado por la alta
dirección
Personal auditado Jefe de bodega y control de inventarios
Tiempo aproximado De: 08:00 a 12:00

Objetivo de la auditoria interna

 Verificar el funcionamiento y eficiencia del sistema de gestión de calidad vigente
 Buscar oportunidades para la mejora continua dentro del sistema de gestión de
calidad
 Verificar el sistema de control de inventarios y la documentación existente al
respecto
 Buscar mecanismos que permitan tener auditorías internas más eficientes y
objetivas
 Preparar a la sección auditada para la autoría externa anual
Alcance de la auditoría
Este procedimiento de auditoría interna abarca la bodega general, sus procedimientos de
control de inventarios, perfiles de cargo y procedimiento relacionados para el efecto
contemplado dentro del sistema de gestión de calidad.
Responsabilidades del equipo auditor y auditados

 Responsable del sistema de gestión de calidad; es el responsable del

mantenimiento de sistema de gestión de calidad, de elaborar el plan anual de
auditorías, aprobar y revisar la documentación, presidir las reuniones preparatorias
y de revisión del proceso de auditoría.
 Auditor Líder; Responsable de coordinar de forma general el proceso de auditoría,
elabora informes y analiza las posibles causas de no conformidades, analiza las
acciones correctivas a emprender para levantar las no conformidades, Participa y
preside ocasionalmente las reuniones preparatorias y de revisión del proceso de
auditoría.
 Miembro del equipo auditor: participa en las reuniones preparatorias y de revisión
del proceso de auditoría, revisa la documentación del sistema de gestión de
calidad, registra las no conformidades encontradas, elabora informes según sus
interacciones en el procedimiento.
 Auditado; Maneja documentación como procedimientos, registros y manuales del
sistema de gestión de calidad, llena formularios y registros según procedimientos,
 entrega documentación al equipo auditor, justifica las no conformidades y
emprende las acciones correctivas planteadas desde el equipo auditor.
Términos y definiciones del sistema de gestión de calidad

 Auditoría interna: procedimiento documentado realizado periódicamente para

revisar los documentos y procesos y determinar su apego a la política de calidad,
objetivos de calidad bajo los cuales se sustenta el sistema de gestión de calidad
ISO 9001: 2009.
 Auditor: persona calificada por la empresa certificadora para realizar procesos de
auditoria interna.
 Auditor líder: Miembro del equipo auditor designado por la alta dirección para
liderar el proceso de auditoria interna.
 Equipo auditor: grupo de personas capacitadas y calificadas dentro del sistema de
gestión de calidad para llevar a cabo el procedimiento de auditoria.
 Responsable del sistema de gestión de calidad: persona capacitada y calificada
para liderar el sistema de gestión de calidad, es responsable del buen
funcionamiento del sistema y lidera todos los procesos y procedimientos.
 No-conformidad: Incumplimiento de los requisitos dentro de algún procedimiento
del sistema de gestión de calidad, incumplimiento en normas establecidas por el
sistema de gestión de calidad.
 Acción correctiva: Acción a tomar para levanta las no-conformidades encontradas
durante el proceso de auditoría interna, pueden ser cambios en los
procedimientos, manuales, formatos para registros, capacitación del personal.
 Documentos: Son los manuales, procedimientos, descriptivos, registros u otros
instrumentos utilizados para el funcionamiento del sistema de gestión de calidad.
 Manuales: Documentos que indican procedimientos y procesos del sistema de
gestión de calidad
 Procedimientos: Documentos que indican las acciones técnicas a tomar para
realizar cada proceso dentro del sistema de gestión de calidad.
 Descriptivos: Documentos que refieren las competencias y capacidades del
personal involucrado dentro del sistema de gestión de calidad.
 Registros: Formularios para documentar los resultados de los procedimientos, de
esta información se analizan el nivel de cumplimiento de objetivos de calidad
cuantificables.
 Levantar una no-conformidad: Resolver el incumplimiento o acción que evidencia
incumplimiento dentro del sistema de gestión de calidad.

Proceso de auditoría Interna

 Planificación

El proceso de auditoría interna debe ser parte del cronograma realizado en el Programa
Anual de auditorías, este debe ser aprobado por la alta dirección de la empresa ADITEC
Cía. Ltda. Y la empresa certificadora de la norma ISO9001:2009.
En la planificación se decide al equipo auditor, auditor líder, así como se indica el
cronograma para la auditoría interna preparatoria para la auditoria de recertificación del
departamento de bodega y control de inventarios de ADITEC Cía. Ltda.

También se definen los criterios a auditar, los procedimientos y documentos a revisar, en

este caso se analizará de forma integral el almacenamiento del producto terminado y el
procedimiento de despacho.

Estos aspectos serán definidos por el equipo auditor y aprobados por el responsable del
sistema de gestión de calidad y la alta dirección del ADITEC Cía. Ltda. En almenos dos
reuniones previas al día designado para el proceso de auditoría interna.

El equipo auditor se nombra tomando en cuenta las competencias y conocimientos de

miembros la institución, este equipo estará integrado por tres personas, siendo no mas de
una en representación del área auditada. Los miembros del equipo auditor deben tener
almenos una capacitación cono Auditor Interno para el Sistema de Gestión de Calidad
ISO9001:2009 en el ultimo año y ser designado por el responsable del sistema de gestión
de calidad.

 Reunión de inicio de la auditoría (08:00)

El Auditor Líder indica los criterios de la auditoria y los procedimientos, documentos y

áreas a ser auditadas. El Equipo auditor revisa y prepara la documentación y
procedimientos del proceso de auditoría:

 Revisión de documentos y procedimientos de almacenamiento de producto

terminado
 Revisión de registros; cardex, control de salida de mercadería
 Verificación de nivel de cumplimiento
 Registro de no-conformidades

 Auditoría interna

El auditor explica al jefe bodega y control el procedimiento a realizar y solicita la

documentación:

 Hoja de registro de salida de producto terminado

 Hoja de control de peso de producto terminado
 Hoja de control de calidad de laboratorio
 Procedimiento de transporta de producto terminado

Para el procedimiento de transporte de producto terminado consulta al personal de turno a

cerca de los procedimientos, ropa de trabajo y seguridad industrial y verificar el nivel de
cumplimiento, registrando sus observaciones en la hoja de registro de novedades de
auditoria interna.

 Reunión de cierre (11:30)

La reunión de cierre cada auditor expone sus criterios y no-conformidades encontradas, si

estas pudieron se solventadas durante el proceso o si es necesario tomar acciones
correctivas para el levantamiento de las no-conformidades encontradas.

En esta reunión de levantará el acta de cierre de auditoria que servirá de anexo para el
informe de auditoría interna que debe ser aprobado por la alta dirección.

Justificación

Las auditorías internas sirven para analizar el estado del sistema de gestión de calidad, se
las efectúa de forma anual y proceden antes de una auditoria externa de mantenimiento
del sistema de gestión de calidad o de recertificación.
Los pasos seguidos en el presente trabajos son los básicos utilizados en procesos de
auditoría interna debiéndose tener presente los procedimientos de planificación, los
objetivos bajo los cuales se actuará y dejando claro los conceptos de términos y funciones
a desempeñar por cada participante de manera que todos conozcan con exactitud el
procedimiento. Las reuniones de inicio y cierre del procedimiento son de importancia para
delinear las estrategias y sacar las conclusiones del proceso, mientras que la revisión de
la documentación en la forma mas adecuada para encontrar las falencias que podrían
presentarse durante el proceso de auditoría del sistema de gestión de calidad.
Bibliografía

Aditec (2009) Manual de procedimiento Norma ISO9001:2009. Sección auditorías

internas.

López Rey Susana (2011), Sistemas de Calidad: Implantación de diferentes sistemas en

la organización, Bogotá-Colombia, editorial Ideas propias y Ediciones de la U.