Control de Inventarios y Almacenes

Control de Inventarios y Almacenes
GESTIÓN DE STOCKS
2.1 INTRODUCCIÓN
En una época en que cualquier organización cuida enormemente su eficiencia,

productividad y competitividad, no es de extrañar que se dé a los inventarios la
importancia que merecen. Se discute, sin embargo, la función que realmente
cumplen.
 El departamento de control puede que aconseje bajos niveles de stock porque

los fondos inmovilizados de inventario son “improductivos”.
 El departamento de ventas demandará normalmente altos niveles de

existencias y una considerable diversificación de mercancías. Los agentes de
venta desearán que los almacenes están repletos – desde productos
terminados a materias primas, pasando por productos en curso de fabricación –
para poder así hacer frente a cualquier petición de producción o de los clientes.
 El departamento de producción no ve bien la diversificación de productos, ya

que cuantos más sean éstos, más variado será el proceso de producción, lo que
supondrá un aumento en los costos y una pérdida de tiempo.
Intervienen varios factores de incertidumbre, ¿Podrá vender la empresa parte de

las existencias o le quedará, por el contrario, un importante remanente al final de
la temporada? Si la empresa planifica unos stocks mínimos, ¿podrá estar segura
de poder satisfacer una fuerte demanda? Estos problemas y otros muchos por el
estilo obsesionan a los directores y personal ejecutivo, hasta el punto de dificultar
la toma de una decisión.
Un inventario “adecuado” es aquel en que se cumple la justa compensación de

diversos factores. Es conveniente estar en disposición de enfrentarse a una
demanda suficientemente grande derivada de los esfuerzos de venta, pero no tanto
que eleve excesivamente los costos ni tan diversificada que impida una producción
eficiente. El estudio no debe tener en cuenta factores solamente, sino también
estimaciones, previsiones y evaluaciones de riesgo, eliminando así la incertidumbre
desde varios puntos de vista. Entre las previsiones debe especial importancia al
futuro nivel de precios y a las oscilaciones de la demanda.
Las empresas que han dispuesto de inventarios adecuados con las cantidades
correctas para cada periodo de tiempo, han podido llegar a reducir el nivel medio
de stocks, sin descuidar por ello el servicio a los clientes, consiguiendo mayor
uniformidad en el flujo de materiales, desde materias primas a productos
terminados y reduciendo los costos.
2.2 LAS EXISTENCIAS Y LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
I
13
Si existen los stocks es porque las empresas industriales y comerciales no pueden

funcionar sin ellos. Imagínese una línea de producción cuyo funcionamiento
dependa de la disponibilidad de piezas de repuesto, suministro y materias primas o
un almacén permanentemente carente de mercancías. Pero, aparte de esto, en
muchos procesos la producción se realiza en forma intermitente y en grandes
cantidades. Por lo tanto, la producción se almacena y luego se retira
gradualmente. Los stocks han sido desde los tiempos prehistóricos, de vital
importancia para las estructuras sociales y comerciales.
Lo verdaderamente nuevo en los modernos stocks es la sustitución del cálculo

aproximado por la evaluación científica. Los métodos cuantitativos permiten una
ponderación relativamente precisa de los factores de Inventario, lo que justifica la
denominación de científica, aunque, no excluyen en absoluto la necesidad, por
parte de la dirección, de apreciaciones subjetivas, razonadas y basadas en una
previa información. De todas formas son un componente fundamental de la
Planificación, de la toma de decisiones, del control de existencias y de otras
actividades de la gestión empresarial.
2.3 TIPOS DE EXISTENCIAS
Concepto Area de mayor Objetivo

Empleo
Piezas de repuesto Mantenimiento Disponer de piezas de repuesto en cuanto
sean necesarias, para evitar paradas del
equipo.
Suministros industriales Mantenimiento Proveer de lubricantes, disolvente,
Producción detergentes, etc., y demás suministros
industriales necesarios para la buena marcha
del equipo.
Materias primas Producción Suministrar las materias primas requeridas.
Piezas de fabricación Producción Disponer de ciertas piezas y componentes
ajena del producto que conviene comprarlos en
lugar de fabricarlos.
Productos terminados o Ventas, Atender la venta y expedición de los
mercancías Despacho productos.
Semifrabicados o en Producción Almacenar piezas manufacturadas y
proceso semifacturadas, en la medida en que la
producción lo exija.
Suministros de oficina Administración Acopiar todo tipo de papeles, gráficos,
fichas, etc., necesarios para contables y
escribientes.
Suministros del Proceso de datos Suministrar papel, cinta, tintas, repuestos y
computador demás material para procesar datos.
El objetivo de estas existencias no es tanto la disponibilidad como el equilibrio. Las

cantidades disponibles deben ser:
1. Adecuadas para minimizar el riesgo de rotura de stocks,
I 14
2. Suficientemente pequeñas como para evitar los gastos innecesarios que supone
un nivel demasiado alto de existencias.
Las roturas de stocks pueden producir la pérdida de clientes, o el descenso del

ritmo de producción, entre otras cosas. Por otra parte, los niveles altos de stocks
suponen el peligro de que los productos queden anticuados o deteriorados, además
de que, de hecho se deja improductiva una parte del capital. Han de tenerse
siempre en cuenta los gastos por intereses de capital invertido.
2.4 COSTOS DE MANTENIMIENTO DE EXISTENCIAS
Los costos en que se incurre por el mantenimiento de existencias, son los

siguientes:
Intereses:
El capital para comprar o producir los bienes en existencias proviene: 1) de un

préstamo concedido por un Banco, o 2) de reducir la suma de dinero que pensaba
dedicarse a otros fines (tales como comprar maquinaria o equipo, incrementar las
ventas o promocionar al personal). Aunque algunas empresas se cargan a si
mismas de un 15% a un 20% de interés sobre el capital, es probablemente más
real una cifra de un 8 a un 12%, dependiendo de la moneda en que valorice o se
haga el cálculo.
Obsolescencia, robo, deterioro:
Algunos bienes aumentan de valor con el tiempo. Pero en esta época de rápidos
avances tecnológicos existe siempre el peligro de que el equipo o los productos
queden anticuados. Un nuevo invento o un material sintético nuevo puede, en
algunas ocasiones, originar la obsolescencia de la noche a la mañana. Igualmente
existe siempre peligro de robo, deterioro y daño causado por diversos factores
como frío, calor, etc.
Almacenaje y transporte de materiales:
El almacenaje es caro, lo mismo si se ocupa un edificio propio (susceptible de

usarse para otras alternativas) que si se trata de un edificio alquilado. Además,
casi nunca se reduce a una única operación. Al recibirse materiales nuevos sueles
ser preciso realizar cambios de locación de otros ya existentes.
Seguro:
Es preciso asegurase contra incendios, inundaciones, robos, explosiones, etc.
Impuestos:
Los impuestos varían según la localización dl negocio. Actúan no sólo los

productos almacenados sino también sobre los edificios usados para tal fin.
Sistemas de registro:
I
15
Los materiales almacenados deben haber sido contabilizados previamente. Se

requieren, además, comprobaciones periódicas no sólo de saberse el sitio exacto
de almacenamiento de cada producto, de donde estuvo inicialmente y los distintos
lugares en que ha estado colocado, y poderse recuperar cuando sea necesario.
Hay que reconocer las cantidades exactas y puede que periódicamente sea preciso
revisar las valoraciones. Aunque gran parte de este trabajo puede ser realizado
por una computadora, es indudable la necesidad de informes sobre transacciones
individuales (entradas salidas, traslados internos dentro del mismo almacén o
entre distintos almacenes).
Los costos totales de almacenamiento pueden representar de un 10 a un 20% del

valor de los bienes inventariados.
2.5 COSTOS DERIVADOS DE LA ROTURA DE STOCKS
Se debe entender como rotura de stocks, momento en que no existe stock pata
atender la demanda. Los costos derivado cuando ésta situación se presentan, son
los siguientes:
Máquinas y equipo:
Para que el proceso productivo sea correcto y uniforme debe disponerse en cada
momento de los materiales, piezas y suministros necesarios para la buena marcha
de la producción y la actividad de los operarios. La rotura de stocks supone
pérdida de tiempo para las máquinas y equipo, con lo que se ha de pagar más a
los operarios, que por otra parte (si se producen demasiado a menudo roturas de
stocks e interrupciones) se encontrarán bajos de moral. Algunas veces supone gran
pérdida de tiempo para una planta el cambio de producto a fabricar, y los
excesivos cambios de producto incrementan grandemente los costos.
Mantenimiento:
No tener a mano las piezas de repuesto necesarias, los suministros adecuados, las
debidas herramientas o cualquier tipo de material requerido supone no poder tener
la maquinaria en perfecto estado. El precio que se paga por ello es una cantidad
imprevista de tiempos muertos, resultantes de frecuentes averías y largos periodos
de reparación (mientras se esperan las piezas de repuesto o se utilizan otras
inadecuadas pero que “sirven”).
Almacén:
Un stock insuficiente, especialmente si es de productos terminados, es causa de

que frecuentemente se hayan de enviar remesas incompletas para no acabar la
existencia de stocks. Con ello resultarán muy caras las remesas, al incrementarse
sobre todo los gastos de transporte.
Administración:
I 16
Los directivos de altos sueldos y sus colaboradores estarán pendientes de

problemas meramente administrativos – tratar de conseguir desesperadamente las
piezas, accesorios, materiales o mercancías requeridas – en lugar de preocuparse
de la problemática de la producción, distribución y venta. La misma preocupación
envolverá al personal administrativo. Reinará, pues, un clima de crisis y angustia
que impedirá el trabajo de planificación y de control.
Calidad:
La imposibilidad de disponer de los productos o materiales planeados o previstos
forzará muchas veces a sustituirlos por otros de inferior composición o calidad.
Clientes y proveedores:
El no poder garantizarles la entrega de los productos ni hacerse cargo de la

mercancía en el tiempo acordado les produce incomodidad y, en último término,
redunda en pérdidas para la empresa.
2.6 ERRORES RESULTANTES DE TOMAR DECISIONES A LA LIGERA
Si no se calculan estrictamente las cantidades de que se debe disponer, es casi

seguro que las decisiones que se tomen serán incorrectas. A continuación
mostramos varios tipos de situaciones probables, las decisiones erróneas que
suelen tomarse en esas ocasiones y las consecuencias resultantes. Aunque la lista
no es exhaustiva, cubre la mayoría de los casos que aparecen en la práctica.
Tampoco la evaluación cuantitativa de las existencias se libra de la posibilidad de

error: puede ocurrir que falte mercancía mucho más a menudo de lo previsto;
muchos inventarios han de revisarse al aparecer necesidades mayores en el punto
máximo estacional, y; en general, pueden darse múltiples inexactitudes.
Sin embargo, el peligro de que esto ocurra es mucho menor y cuando ocurre, las
consecuencias son menos importantes. Aún en el mejor de los sistemas se
presentan de vez en cuando discrepancias entre las operaciones y la situación real.
Una buena aproximación cuantitativa incluye la medida de dichas discrepancias.
Podría disminuir además la cuantía del futuro error sí periódicamente sé
modificasen los datos y se revisasen los sistemas.
I
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N°
del Situación real Decisión Errores implicados en la decisión
caso predominante tomada
1 Bajo costo unitario Hacer pedidos Hacer pedidos de poca importancia eleva el
pequeños costo de administración y transporte.
2 Alto costo unitario Hacer pedidos Se producen innecesariamente los costos
Grandes típicos de los altos niveles de existencias,
como los derivados del riesgo de
obsolescencia, robo y deterioro durante el
almacenaje.
3 Productos de entrega Hacer pedidos Aumenta el espacio destinado a almacenaje
inmediata con demasiada y crece el riesgo de deterioro antes del uso
antelación o de la venta.
4 Productos de entrega Hacer los Riesgo de rotura de stock, afectando la
retardada pedidos producción, a las ventas o a ambas.
demasiado
tarde
5 Costos fijos altos Planear pocas Puede elevarse, sin razón, el costo del
rotaciones producto ya que los costos fijos son parte de
los costos totales de producción.
6 Costos fijos bajos Planear muchas Aumentar los stocks origina problemas de
rotaciones manutención y almacenaje e innecesarios
costos de mantenimiento de existencias.
7 Demanda decreciente Ampliar Los productos sobrantes deben venderse a
existencias precios de liquidación.
8 Demanda creciente Disminuir las Al disminuir la capacidad de abastecimiento
existencias disminuyen las ventas, los clientes y las
posibilidades en el mercado.
9 Productos estacionales Mantener un El máximo de producción normal será
nivel constante insuficiente en las semanas o meses punta
de existencias de la estación, al no existir un incremento
estacional de existencias para hacer frente a
ese aumento de la demanda.
10 Productos de moda Mantener un Grave riesgo de obsolescencia (el término
nivel “moda” se aplica también a productos que
alto de pueden ser afectados por cambios
existencias tecnológicos y otras circunstancias
imprevisibles que supongan cambios
repentinos en los modelos o clases
determinadas).
El término de “administración científica” se emplea normalmente para describir

modernos conceptos de planificación directiva, toma de decisiones y control, sobre
la base de una evaluación cuantitativa de alternativas en relación con diversas
restricciones y a unas apreciaciones subjetivas.
Para la realización de estas funciones se requiere, en lo que a personal se refiere,

un conocimiento suficiente de principios de la administración científica, ya que
necesitan saber como se realizan los análisis cuantitativos. No pueden actuar sin
conocer la naturaleza de los instrumentos cuantitativos, los tipos de datos que
requiere, el tipo de información obtenible y su significado básico, para su
interpretación.
I 18
2.7 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE STOCKS
A continuación mencionaremos algunas de las herramientas más comunes acerca

de la gestión de stocks, que permitirán optimizar de alguna manera tanto el costo
de adquisición como el costo de mantenimiento de existencias.
Clasificación ABC:
Se menciona con frecuencia una regla simple del tipo de: “el 20% de los renglones
en stock, representan el 80% de la demanda en unidades monetarias” Esta regla
es aproximadamente cierta, pero los porcentajes varían según la clase de
artículos. Las existencias de productos de consumo mostrarán típicamente una
concentración menor en los ítems topes, que en las existencias de renglones
industriales.
La dispersión de las tasas de demanda sugiere que los renglones de gran volumen
han de manejarse de manera diferente de las de poco volumen. Un método
consiste en dividir los stocks según la llamada Clasificación ABC.
a. Clase A
El tope que abarca del 5% al 10% de los ítems, que significa la mayor inversión
de inventario en valores monetarios.
b. Clase B
El medio, que comprende el 20% al 30% de los ítems y responde a una

moderada fracción de la inversión.
c. Clase C
El gran grupo restante de ítems en stock, que representa una pequeña fracción
de la inversión total.
Una razón importante para efectuar este tipo de clasificación, es la de obtener la

separación del tercer grupo, que es grande en número y que, por tanto, puede
requerir potencialmente una gran dosis de registro y atención, pero que realmente
carece de importancia desde el punto de vista del mantenimiento de la inversión
de las existencias en un nivel razonable. Estos ítems son por lo general, artículos
de poco valor unitario, con una tasa de consumo relativamente baja. Algunas
compañías han intentado establecer stocks de seguridad para estos artículos
en niveles muy elevados para asegurar que estos no se acabarán. El inconveniente
y el gasto de la activación de la recepción y o fabricación de tales artículos; o del
mantenimiento de la producción, en el caso de agotamiento de stock, hace que
valga la pena de mantener grandes stocks de seguridad.
Por otra parte, las compañías que emplean este sistema de clasificación, establecen
a veces, niveles relativamente bajos de stocks de seguridad, para el primer grupo
de ítems, que constituye una gran proporción de la inversión del inventario total.
La inversión de inventario que se requiere para evitar los agotamientos de stocks y
I
19
la activación serían relativamente grandes; por consiguiente estas compañías

confían en las frecuentes revisiones de los niveles de inventario de estos ítems, en
la cuidadosa observación de la marcha de los pedidos de reordenamiento y en la
rápida atención para acelerarlos cuando sea necesario. Vale la pena gastar dinero
en un detallado control y aceleración de estos artículos, para evitar el agotamiento
o rotura del stock, mientras se reduce aún la necesidad de grandes inventarios de
seguridad.
Por lo general, se puede gastar más en elementos de costo relativamente fijos,

independientemente del volumen, manejar renglones de alto volumen o mejorar el
servicio de éstos, y es posible gastar más por unidad, para reducir los costos o
mejorar el servicio de tales renglones.
En conclusión, la Clasificación ABC, es un sistema americano, que consiste en la

clasificación de los ítems de un stock. Por orden decreciente del volumen anual en
valores monetarios, separado entres niveles, llamados A, B, y C. La clase “A”,
contiene los ítems del volumen anual en dólares más alto y recibe mayor atención.
La clase inmediata “B” merece menor atención y la “C”, contiene todos los ítems de
poco volumen en dólares, se controla en forma rutinaria.
Si quisiéramos esquematizar mediante una curva la aplicación de este sistema,

recurramos al siguiente ejemplo: supongamos que la composición que se indica, es
característica de los stocks de la empresa:
El 10% de ítems representa el 75% de la inversión;

El 30% de ítems representa el 20% de la inversión; y que
El 60% de ítems representa el 5% de la inversión.
El gráfico siguiente nos muestra ésta clasificación:
I 20
% de inversión
100
90
80
70
60 Clase C
50
40 Clase B
30
20
10 Clase A % de ítems
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Clasificación de Artículos según Sistema ABC
Se hace evidente entonces que:
 Los artículos de clase “A”, que son los menos numéricamente, deberán ser los
de más severo control, de los cuales se deberá tener la menor cantidad de
existencias posibles.
 Los artículos de la clase “B”, podrán tener un control menos severo y más
flexibles, con relación al volumen total de existencias.
 Los artículos de la clase “C”, que son los más numerosos, requieren de un
mínimo de control y sus existencias pueden ser suficientemente importantes.
Sin embargo, es posible que en la práctica, empresas que tienen una gran cantidad
de ítems tengan que considerar cuatro o cinco niveles en lugar de tres niveles
convencionales: ABC.
La metodología en la confección de un gráfico ABC, requiere la realización de unos

pasos previos, tales como:
 Determinar la inversión anual por artículo;

 Ordenar estos artículos en forma decreciente, en función de sus inversiones
anuales;
 Determinar los puntos de corte entre las clases A, B y C
I
21
Es normal que el límite entre las diversas zonas, se establezca buscando una
relación inversa entre el número de artículos en cada una de ellas y el monto de la
inversión acumulada, de tal manera que se complete por ejemplo:
Clase “A”: Menor número de artículos (digamos 50), y mayor monto de inversión
(75%),
Clase “B”: Número intermedio de artículos (120), e inversión menos considerables

(20%),
Clase “C”: Mayor número de artículos (800) y la menor inversión (5%).
Coeficiente de Rotación:
Es el índice que señala cuantas veces se ha movido el stock en un periodo

determinado (generalmente un año). Se obtiene dividiendo el total de las salidas
del periodo considerado, entre el valor medio del stock durante el mismo.
El stock medio corresponde tanto al stock fluctuante (nivel normal), como el de

seguridad, y para obtenerlo se determina el promedio de saldos en almacén
durante el periodo considerado.
Asumamos por ejemplo que el lote de compras es de 400 unidades, que el stock
del nivel de seguridad es de 200 unidades y que el consumo mensual es de 100
unidades. Ahora si el consumo mensual es de 100 unidades, se infiere que durante
un año se han hecho tres (3) pedidos o lotes de compra de 400 cada uno, o sea,
que se han consumido por razón de salidas: 400 x 3 = 1200 unidades.
Tomando en cuanta los promedios de saldos de almacén correspondiente a los 12

meses considerados, súmense:
Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Set. Oct. Nov. Dic. Total
500 400 300 600 500 400 300 600 500 400 300 600 5 400
Se tendrá que el stock medio es igual a: 5 400 / 12 = 450, por lo tanto el

Coeficiente de Rotación R, será:
R = Salidas / Stock Medio = 1200 / 450 = 2.66
Este coeficiente indica la forma como han evolucionado las existencias pero tiene
como limitación la expresión de la eficiencia de la gestión. El siguiente gráfico
ayuda a la comprensión del problema planteado.
I 22
600 u 600 u 600 u 600 u
500 u 500 u 500 u
400 u 400 u 400 u 400 u
300 u 300 u 300 u
200 unidades (stock de seguridad)

Meses
D E F M A M J J A S O N D
Coeficiente de Rotación y Nivel Óptimo:
Con frecuencia se suele considerar que un elevado Coeficiente de Rotación es

necesariamente indicador de una buena Gestión de Stock. Se argumenta así, que
el hecho de mantener lo más cerca posible al consumo, permite tener un capital
liberado para utilizarlo en otros fines, es decir, que se reducen los costos de
posesión de stocks.
Este concepto, parte de la premisa que los costos de posesión son los únicos que
se deben considerar para determinar los niveles de stocks, lo cual no es así, ya
que los costos de adquisición o renovación, constituyen una segunda variable que
necesariamente debe tenerse en cuenta para estudiar los volúmenes convenientes
de los stocks.
De otra manera las circunstancias de mantener mínimos stocks, con el objeto de

reducir los costos de posesión, da lugar a apreciables costos de adquisición o
renovación, que podría rebasar los beneficios obtenidos por la liberación de los
capitales.
En la exhibición siguiente se ve que el costo por almacenar el producto X durante

un año es de S/. 5.48 por unidad, o sea un 27.4 por ciento del valor. Esto se basó
en un inventario que se renueva una vez al año. Si el inventario se renueva dos o
tres veces al año, el costo por unidad será muy sencillo.
A fin de calcular el costo de mantenimiento del inventario para cada unidad del
producto, es necesario separar los elementos de costo relacionados con el
inventario cuando está en reposo y almacenado. La separación de los elementos
para determinar el costo unitario sería la siguiente:
I
23
A B
Costos Costos
Relacionados Relacionados
con la actividad con el almacenaje
Interés S/. S/. 1.20

Fletes de llegada 1.00
Mano de obra
Recepción 0.22
Mantenimiento 0.48
Espacio 1.92
Seguros 0.10
Impuestos 0.50
Pérdidas y daños 0.03 0.01
Caducidad 0.02
Totales S/. 1.25/unidad S/. 4.23/unidad
El costo unitario si se relaciona con la rotación se determina así:
Costo unitario = A + ______B________

Rotación anual
A continuación se dan ejemplos de la forma en que la rotación afecta el costo de

mantenimiento del inventario por unidad :
I 24
Renovación Costos de
Anual Ecuación Mantenimiento de Inventario
Por unidad
1.0 S/. 1.25 + 4.23 S/. 5.48

1.0
2.0 S/. 1.25 + 4.23 S/. 3.37

2.0
4.0 S/. 1.25 + 4.23 S/. 2.31

4.0
6.0 S/. 1.25 + 4.23 S/. 1.95

6.0
Para determinar el costo total del almacenaje de materiales, en contraste con los
costos de mantenimiento del inventario dados más arriba, hay que sumar el costo
unitario de la operación de embarque y el flete de salida al de mantenimiento del
inventario por unidad. Por ejemplo:
Operación de embarque……………………………. $ 0.40 por unidad

Flete, de salida ………………………………………. $ 2.00
Costo de mantenimiento de inventario ………. $ 5.48
Costo total del almacenaje $ 7.88 por unidad

=======
A medida que aumenta la rotación disminuye el costo unitario de mantenimiento

del inventario. Como se ve, para el producto X el costo disminuyó de $5.48 por
unidad (27.4%) para una rotación al año, a $1.95 por unidad (9.8%) para una
rotación de 6.0 veces al año. Suponiendo que todos los artículos se suministren
por conducto de la bodega, el índice de rotación es vital para medir el rendimiento.
Factores de Costo en la Gestión de Stocks
El objetivo primordial de la gestión de stocks es tener la cantidad apropiada de

materia prima u otros materiales y productos terminados en el lugar adecuado, en
el tiempo oportuno y con el menos costo posible. Los costos excesivos en stock
pueden ser por malas decisiones en el establecimiento de un sistema. Los factores
de costo en el control son:
1. Costo de compra o inversión

2. Costo de adquisición o de trámite, o colocación de pedidos
3. Costo de tener inventario
4. Costo de oportunidad
I
25
1. Costo de compra o inversión

Es costo de compra es el precio unitario de un artículo si éste fue adquirido de
fuente externa o proveedor, y debe ser registrado en nuestro costo de
inventario como tal. Igualmente, si el bien es fabricado en planta deberán
incluirse sus costos de producción y registrarse como un artículo que se vende
a consumidor final.
2. Costo de adquisición o de trámite, o colocación de pedidos

Este costo de colocación o trámite de pedidos, se origina por los gastos de la
emisión de la Orden de Compra a un proveedor, o por los costos de la orden de
producción en planta.
Estos costos varían en razón directa al número de órdenes colocadas, y no con

el tamaño o monto de la orden. Incluyen el costo de formulación de la
requisición, estudio de posibles proveedores, emisión de la orden de compra,
negociación, seguimiento de las órdenes de compra, inspección y recepción del
material, transportación, etc.
En el caso del material hecho en planta pueden ser los costos de cambio en la
líneas o procesos de producción, preparación de órdenes, programación del
trabajo, pre – producción e inspección de calidad, etc.
3. Costo de tener inventario

El costo de tener inventario o mantener inventario en almacenes comprende:
diferentes conceptos como los de almacenaje, depreciación de bodegas y
equipo o renta de estos, impuestos, seguros, desperdicio, obsolescencia,
manejo, mermas, etc.
3. Costo de no tener inventario de oportunidad

Estos costos pueden tener su origen en faltantes externos cuando a un cliente
no se le puede surtir una orden, o internos cuando un departamento dentro de
la organización no cuenta con materiales o artículos. Cuando el faltante es
externo se puede originar órdenes pendientes, disminución en las ventas y
pérdida del prestigio comercial. Cuando el faltante es interno puede ocasionar
pérdidas en la producción, retraso en las fechas de entrega y en ambos casos
gastos de trámites especiales, tales como teléfono, transporte más caro y
rápido, pago de tiempo extra, etc.
Modelo Clásico de Inventario
El enfoque analítico para la toma de decisiones está diseñado para proporcionar

la cantidad por pedido que minimice los costos totales de inventario. En la
mayoría de los casos los costos totales se definen como la suma de los costos
de adquisición y los costos propios de inventario.
Costo total = Costo de + Costos propios

de inventario adquisición de inventario
Cuando aumenta la cantidad pedida los costos de adquisición disminuyen y los

costos propios del inventario aumenta; cuando disminuye la cantidad de pedido
I 26
los costos de adquisición aumentan y los costos propios del inventario

disminuyen.
El administrador desea encontrar un punto donde esos dos tipos de costos sean
iguales. Este punto es el costo total mínimo de inventario. Si la cantidad pedida
es muy poca, los costos propios del inventario serán muy bajos, pero se
tendrán que colocar muchos pedidos para satisfacer las necesidades anuales.
Por tanto, los costos de adquisición o reabastecimiento resultarán altos con
pedidos reducidos.
Si la cantidad pedida es demasiado grande, se tendrá que colocar menos

pedidos para cubrir las necesidades anuales, por lo tanto, los costos de
adquisición o reabastecimiento serán bajos. Sin embargo, el costo propio de un
inventario grande será elevado. En resumen, el costo total será alto para
órdenes muy pequeñas o muy grandes. Deberá encontrarse una cantidad que
minimice el costo total; a ésta se llama cantidad económica de pedido.
En el gráfico siguiente puede apreciarse más objetivamente el lote de compra

óptimo (Qo unidades), al que corresponde un costo combinado óptimo (Co). Si
para mantener un coeficiente de rotación elevado, se reduce cada lote de
compra a Q1 unidades, los costos combinados se elevarán a C1.
Costo
COSTO TOTAL
Costo de Posesión
C1
Co
Costo Adquisición
Unidad / Lote
Q1 Qo
Cantidades Económicas de Pedido:
Un pedido de tamaño tal que minimice el costo total de inventario se conoce

como lote económico de pedido o cantidad económica del pedido. Las técnicas
empleadas para determinar la cantidad económica del pedido resultan útiles
tanto para administrar el inventario como para determinar el monto de las
adquisiciones para cada ocasión con una buena base.
I
27
El modelo clásico de inventario supone que cuando se recibe el pedido el nivel

de inventario regresa a su punto original (tamaño de pedido = Q). El inventario
disminuye a una tasa constante. Cuando el inventario alcanza el punto de
reorden de pedido se hace un nuevo pedido de Q unidades.
Pasado un tiempo fijo de pedido se pasa al sistema de inventario, es decir, se

recibe la cantidad Q. La línea vertical indica el recibo del lote en el sistema. El
nuevo lote entre al sistema cuando la existencia llega a cero, por lo tanto
el inventario promedio es:
(Q + Q) / 2 o Q / 2.
El costo de inventario para un año se puede obtener con la siguiente fórmula:
COSTO TOTAL = COSTO DE + COSTOS DE + COSTOS DE MANTENER

POR AÑO COMPRA PEDIDOS EL INVENTARIO
Así tenemos que:
C T = D x P + D Ca + Q Cm
Q 2
Donde:
D = Unidades de demanda anual

P = Costo de compra por unidad
Ca = Costo de adquisición por cada artículo
Cm= P x F = Costo de mantener el inventario por año y por unidad.
F = Costo anual de mantener el inventario como una fracción de costos
unitarios.
Q = Tamaño de lote económico o cantidad económica de pedido.
La obtención de la fórmula del lote económico se determina así:
1. Observar que los gastos anuales de mantenimiento de existencias Q Cm /

2 aumentan al ser mayor el tamaño de lotes.
2. Advertir también que los costos de reposición, D Ca / Q disminuyen cuando
aumenta el tamaño de los lotes.
3. Los costos globales deben ser mínimos, cuando los costos de los puntos 1 y
2, que representan factores de costo opuestos, se equilibren. Ocurrirá esto
cuando los costos del punto 1 = igual costo del punto 2, es decir cuando D
Ca / Q = Q Cm / 2.
4. Recurrimos a un procedimiento algebraico para hallar un valor de Q, que
denominaremos Qop, que haga posible la igualdad anterior. Se obtiene lo
siguiente:
Lote = Qop = 2 D Ca , o sea: Qop = 2 D Ca

Económico Cm P F
I 28
5. Esta última fórmula determina el tamaño óptimo de lote. Por lo tanto

podemos saber en la práctica mediante ésta fórmula el tamaño óptimo de
lote sin necesidad de calcular una serie de valores.
Las hipótesis que fundamentan este modelo matemático son:
1. La tasa de uso de inventario es constante.

2. El tiempo de colocación de pedidos es constante.
3. Los precios son constantes por unidad sin consideración para descuentos
por cantidad.
4. El costo de adquisición por pedido es constante
5. Los costos propios de inventario son constantes.
6. La cantidad del pedido se deja completa y en una sola entrega.
La gráfica para este modelo de demanda constante:
Q/2 nventario promedio
Punto de reorden Q/2

B
Tiempo normal Tiempo de

de inventario espera
Modelo de Inventario con Demanda Constante
Punto de Reorden:
Una vez calculado el lote económico de pedido, es necesario identificar el punto

de nuevos pedidos, el nivel de inventarios en el cual colocar un pedido de tal
forma que el nivel de inventario actual esté llegando a cero ( 0 ) cuando llegue
el nuevo pedido.
En general dado el tiempo de espera L y la Demandada D, el punto de nuevos

pedidos R se calcula de la siguiente manera:
Punto de nuevos pedidos ( R ) = demanda durante el tiempo de espera
= D x L
Cantidad de pedidos al año:

La cantidad de pedido al año está determinada por la siguiente relación:
I
29
N = Demanda Anual = D
Lote económico Qop
Stock de Seguridad:
Debe entenderse que el stock de seguridad depende de las políticas de cada

empresa, pero si las existencias no se agotan su nivel es demasiado. No cabe
duda de que la decisión que se debe tomar es una decisión de política de
ruptura de stocks o de agotamiento. Naturalmente esta política variará de una
empresa a otra, y según el producto que se trate. Una política común consiste
en permitir que las existencias de todos los productos a excepción de los
básicos, se agoten una vez cada dos años. Los productos básicos, en cambio,
exigen políticas de “ningún agotamiento” por lo que deben ser cuidadosamente
seleccionados. En otras palabras, se pueden entregar autos sin la quinta rueda,
pero no sin motor.
Por ejemplo para un lote económico de 3 meses existen cuatro momentos al

año en que se pueden agotar las existencias (es decir se realizarán pedidos de
reposición cuatro veces al año). Por consiguiente, si el artículo se agota el
25% del tiempo, se agotará una vez al año, para que agote cada dos años,
se debería agotar el 12.5% de las veces. Para un lote económico de 1 mes, sólo
podremos permitir un porcentaje de agotamiento del 4%, si queremos que se
agote una vez cada dos años.
Ejercicio de aplicación:
La compañía XXT S.A. compra 8000 unidades de un producto cada año a un

costo unitario de S/ 10.00. El costo de adquisición por cada pedido es de S/
30.00 y el costo de mantener el inventario es de 30% del precio por unidad. El
tiempo de reposición es de 2 semanas.
¿Cuál es la cantidad económica de pedidos, su costo total anual, su punto de

reorden y números de pedidos en un año?
Nuestros datos son:

Ca = S/. 30.00
D = 8 000 unidades
F = 30 %
P = S/. 10.00
L = 2 semanas
Cantidad económica de pedido:
Qo = 2 Ca D
Px F
Qo = 2 (30) (8000) = 160 000 = 400

10 x 0.30
I 30
Costo anual:
CTo = D P + Ca D + Qo Cm
Q 2
CTo = (8000) (10) + 30 x 8000 + 400 x 10 x 0.30

400 2
Cto = S/. 81 200
Punto de reorden:
B = D L
Si L = 2 semanas, entonces:
B = 8000 x 2 = 308 unidades

52
Número de pedidos al año:
N = D = 8 000 = 20 pedidos al año, esto es cada 2.6 semanas

Qo 400 o cada 18 días
I
31
CASO 2
COMPAÑÍA QUÍMICA ROMYS S.A.
Antonio Ruiz es Gerente de Almacenes de la Empresa Romys ubicada en el callao,

dedicada a la fabricación de productos químicos.
Al asumir en cargo en mención se encontró que las quejas por faltantes de

productos y roturas de stock era cosa de todos los días y constantemente el
personal de almacén sostenía agrias discusiones con el personal de producción por
los faltantes, los cuales inmediatamente eran comunicados a la Gerencia de
Producción, a cargo del ingeniero Máximo Guimaraes, quien poseía una ansiado
sueño de ocupar algún día la gerencia general. El ingeniero Guimaraes con la
información en su poder se dirigía a la gerencia general para dejar sentado su
reclamo que la ineficiencia de su planta no se debía a razones de su personal y
máquinas sino a la falta de materiales. La gerencia general de inmediato convocaba
a una reunión para definir las acciones a seguir, en dicha reunión se encontraban
el gerente de Finanzas, el gerente de Ventas, el gerente de Producción, quienes
hacían carga montón al gerente de logística y al gerente de almacenes.
Antonio Ruiz cansado de soportar tanto maltrato decidió que era preciso clasificar
los materiales de acuerdo a su importancia a fin de dar un manejo diferenciado a
cada producto, es así entonces que solicito a los almaceneros le proporcionaran la
información necesaria relativa a los despachos mensuales de materiales
debidamente valorizados. La información fue la siguiente:
Código del Despachos

Producto Mensuales
( en miles)
02.04.07 73 536
01.06.06 57 194
03.03.09 19 065
03.05.01 46 300
02.04.16 738 079
05.03.10 21 788
03.06.07 68 089
07.03.16 49 036
04.05.05 43 577
02.04.15 631 861
08.04.04 27 235
10.04.10 65 365
04.07.03 49 012
01.11.04 40.853
02.04.10 536 537
01.04.21 70 812
10.04.09 59 918
04.01.05 51747
05.07.08 38 130
09.02.06 35 406
Con la información proporcionada ayude al Sr. Ruiz a clasificar sus materiales.
I 32

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Control de Inventarios y Almacenes

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 El departamento de ventas demandará normalmente altos niveles de

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2.3 TIPOS DE EXISTENCIAS

Concepto Area de mayor Objetivo

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1. Adecuadas para minimizar el riesgo de rotura de stocks,

Las roturas de stocks pueden producir la pérdida de clientes, o el descenso del

2.4 COSTOS DE MANTENIMIENTO DE EXISTENCIAS

Los costos en que se incurre por el mantenimiento de existencias, son los

El capital para comprar o producir los bienes en existencias proviene: 1) de un

Obsolescencia, robo, deterioro:

Almacenaje y transporte de materiales:

El almacenaje es caro, lo mismo si se ocupa un edificio propio (susceptible de

Es preciso asegurase contra incendios, inundaciones, robos, explosiones, etc.

Los impuestos varían según la localización dl negocio. Actúan no sólo los

Los materiales almacenados deben haber sido contabilizados previamente. Se

Los costos totales de almacenamiento pueden representar de un 10 a un 20% del

2.5 COSTOS DERIVADOS DE LA ROTURA DE STOCKS

Un stock insuficiente, especialmente si es de productos terminados, es causa de

Los directivos de altos sueldos y sus colaboradores estarán pendientes de

El no poder garantizarles la entrega de los productos ni hacerse cargo de la

2.6 ERRORES RESULTANTES DE TOMAR DECISIONES A LA LIGERA

Si no se calculan estrictamente las cantidades de que se debe disponer, es casi

Tampoco la evaluación cuantitativa de las existencias se libra de la posibilidad de

El término de “administración científica” se emplea normalmente para describir

Para la realización de estas funciones se requiere, en lo que a personal se refiere,

2.7 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE STOCKS

A continuación mencionaremos algunas de las herramientas más comunes acerca

El medio, que comprende el 20% al 30% de los ítems y responde a una

Una razón importante para efectuar este tipo de clasificación, es la de obtener la

la activación serían relativamente grandes; por consiguiente estas compañías

Por lo general, se puede gastar más en elementos de costo relativamente fijos,

En conclusión, la Clasificación ABC, es un sistema americano, que consiste en la

Si quisiéramos esquematizar mediante una curva la aplicación de este sistema,

El 10% de ítems representa el 75% de la inversión;

El gráfico siguiente nos muestra ésta clasificación:

Clasificación de Artículos según Sistema ABC

Se hace evidente entonces que:

La metodología en la confección de un gráfico ABC, requiere la realización de unos

 Determinar la inversión anual por artículo;

Clase “B”: Número intermedio de artículos (120), e inversión menos considerables

Clase “C”: Mayor número de artículos (800) y la menor inversión (5%).

Es el índice que señala cuantas veces se ha movido el stock en un periodo

El stock medio corresponde tanto al stock fluctuante (nivel normal), como el de

Tomando en cuanta los promedios de saldos de almacén correspondiente a los 12

Se tendrá que el stock medio es igual a: 5 400 / 12 = 450, por lo tanto el

R = Salidas / Stock Medio = 1200 / 450 = 2.66

600 u 600 u 600 u 600 u

500 u 500 u 500 u

400 u 400 u 400 u 400 u

300 u 300 u 300 u

200 unidades (stock de seguridad)

Coeficiente de Rotación y Nivel Óptimo:

Con frecuencia se suele considerar que un elevado Coeficiente de Rotación es

De otra manera las circunstancias de mantener mínimos stocks, con el objeto de

Costo unitario = A + B__