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MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN
Y
FUNCIONES
Elaborado por:
Q.F. DOLLY VERIOSKA PINTO VERGARA
Aprobado por:
SRA. LORENA MILAFROS QUIROZ GÓMEZ
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CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN
I. PROPIETARIO
CAPÍTULO II
FUNCIONES
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I. PROPIETARIO
ASPECTO ADMINISTRATIVO
Controlar y aprobar los gastos de acuerdo con el presupuesto del año
Establecer las políticas de descuentos y promociones del establecimiento
Mantener constante y estrecha relación con los diferentes proveedores a fin de
garantizar un stock adecuado
Entregar los formatos para Notificaciones de Sospecha de Reacciones
Adversas e Incidentes Adversos, en la cantidad necesaria para cumplir con el
POES respectivo
INVENTARIO
a) Establecer la fecha de realización del inventario total o periódico
b) Proporcionar un listado de existencias impreso y actualizado
c) Valorizar las diferencias encontradas
d) Establecer las sanciones en caso de que la investigación realizada a raíz de
productos faltantes haya determinado que hubo uno o más miembros del
personal involucrados
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RECEPCIÓN
a) Asegurar que el proceso respectivo se realice en forma minuciosa y
cumpliendo con lo establecido en las Buenas Prácticas de Almacenamiento
b) Llevar a cabo el procedimiento de Recepción Técnica, verificando los
siguientes aspectos:
o Características físicas
o Condiciones de almacenamiento
o Características organolépticas
o Características relacionadas con:
Rótulo y etiqueta
Embalaje
Empaque
Envase
Tapa
Impresión
Blíster
o Formas farmacéuticas:
Líquidos no estériles (jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones,
soluciones, tinturas, extractos y gotas)
Líquidos estériles (inyectables de pequeño volumen, gran volumen y
oftálmicos)
Sólidos no estériles (tabletas, polvos, granulados, grageas, tabletas
vaginales, cápsulas duras y blandas, comprimidos y polvos efervescentes)
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RECEPCIÓN
a) Verificar las condiciones de transporte
b) Confrontar los productos recibidos con la factura
c) Realizar la confrontación física de los productos con lo consignado en la orden
de compra, con la finalidad de corroborar si lo recibido coincide con lo pedido
d) Anotar las discrepancias existentes en la factura o guía de remisión a fin de
realizar los reclamos correspondientes
ALMACENAMIENTO
a) Llevar a cabo el control y registro de temperatura en el formato respectivo
b) Llevar a cabo el control y registro de humedad en el formato respectivo
c) Realizar el manejo del almacén según los sistemas FIFO y FEFO
d) Almacenar los productos de acuerdo a su fecha de vencimiento
e) Ubicar los productos de cara hacia el pasadizo para una fácil identificación
f) Colocar los rótulos respectivos a los productos cuya fecha de vencimiento esté
próxima a los 6 (SEIS) meses
g) Colocar los productos aprobados por el Director Técnico en los lugares
establecidos
h) Tomar las precauciones debidas en el manejo de los productos teniendo en
cuenta sus características
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EXPENDIO
a) Atender al público con prontitud y cortesía
b) Verificar que las recetas cuenten con la información debida
c) Identificar los productos, verificar su existencia y escogerlos dando preferencia
a los que tengan la fecha de vencimiento más próxima
d) Informar al cliente, incluyendo las alternativas genéricas (de ser el caso)
e) Anotar en el Registro de Faltantes todo producto que no se encuentre en stock
f) Llenar la factura o boleta respectiva y entregarla al cliente para su cancelación
g) En caso de que el Director Técnico realice una sustitución, anotar en el dorso
de la receta:
o Nombre del producto
o Nombre del laboratorio fabricante
o Fecha de la dispensación
CAPÍTULO III
RESPONSABILIDADES
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I. PROPIETARIO
ASPECTO LEGAL
a) Cumplir con las normas legales en materia tributaria
b) Observar las disposiciones municipales vigentes
ASPECTO ADMINISTRATIVO
a) Planificar, supervisar y evaluar la gestión general, comercial y financiera del
establecimiento
b) Trabajar en coordinación con el personal que labora en el establecimiento para
poder optimizar los procedimientos operativos
c) Entregar uniformes para el Director Técnico y el Técnico en Farmacia
d) Proporcionar los artículos necesarios para la higiene personal:
o Toalla
o Jabón
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o Papel higiénico
e) Asegurar que el establecimiento cuente con los siguientes documentos:
o Procedimientos Operativos Estándar (POES)
o Buenas Prácticas de Almacenamiento
o Buenas Prácticas de Dispensación
o Manual de Buenas Prácticas de Farmacovigilancia
o Capacitación, Funciones y Responsabilidades del Personal
o Emergencias Toxicológicas y Primeros Auxilios
f) Comprobar que se disponga de los siguientes formatos:
o Control de asistencia
o Guía de autoinspección
o Registro de pedidos
o Registro de proveedores
o Registro de recepción de productos farmacéuticos y/o dispositivos médicos
o Registro de temperatura y humedad
o Registro de dispensación
o Registro de recetas
o Registro de revisión de recetas
o Registro de errores de dispensación
o Balance de estupefacientes, de ser el caso
o Balance de psicotrópicos, de ser el caso
o Registro de intervención farmacéutica
o Reporte de sospecha de reacciones adversas a medicamentos
o Notificación de sospecha de incidente adverso a dispositivos médicos
o Registro de productos con vencimiento cercano
o Registro de retiro de productos
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Comer
Beber
Botar basura al piso
o Las zonas de seguridad en caso de sismos
DISPENSACIÓN
a) Asegurar que se exhiba en un lugar visible la siguiente información relativa al
Director Técnico:
o Copia legible del título profesional
o Nombre
o Horario de atención
b) Asegurar que se exhiba en un lugar visible la siguiente información relativa al
establecimiento:
o Horario de atención
o Autorización Sanitaria de Funcionamiento
INVENTARIO
a) Asegurar la realización de inventarios periódicos
b) Proporcionar los materiales necesarios para llevar a cabo los inventarios
CAPACITACIÓN
a) Facilitar los materiales para el proceso de capacitación del personal
LIMPIEZA
a) Facilitar los materiales para la realización de las tareas de limpieza:
o Cera
o Lejía
o Detergente
o Desinfectante
o Baldes
o Escobas
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o Cepillos
o Trapeadores
o Franela
FUMIGACIÓN
a) Asegurar la realización de fumigaciones periódicas
SEGURIDAD DEL PERSONAL
a) Asegurar que todo el personal sepa utilizar los extintores
ASPECTO LEGAL
a) Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones y/o exigencias solicitadas
por la Dirección de Salud (DISA)
b) Informar a la DISA de cualquier cambio en el establecimiento
c) Coordinar con el Propietario los asuntos relativos a los diversos productos a fin
de cumplir con las normas vigentes
d) Reportar adecuadamente las sospechas de Reacciones Adversas a
Medicamentos y las sospechas de Reacciones Adversas a Dispositivos
Médicos
ASPECTO ADMINISTRATIVO
a) Trabajar en coordinación con el Propietario del establecimiento a fin de
optimizar los procedimientos operativos
b) Coordinar con los laboratorios fabricantes lo relativo a la documentación
necesaria para realizar la verificación de los productos (de ser el caso)
c) Constatar que el establecimiento cuente con la documentación requerida por
las autoridades del sector salud
d) Firmar cada una de las páginas de los POES en los recuadros
correspondientes
e) Comprobar que el establecimiento disponga de: termómetros, higrómetro y
extintor con carga vigente
f) Verificar que el establecimiento cuente con un botiquín de primeros auxilios y
dos parihuelas
g) Comprobar que el establecimiento tenga un plano de Distribución de Áreas
h) Verificar que el establecimiento disponga de rótulos apropiados para señalar
las diferentes áreas
i) Verificar la calidad de los productos farmacéuticos, cosméticos y de higiene
personal
j) Comprobar la correcta recepción, almacenamiento y dispensación de los
productos
k) Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las Buenas Prácticas de
Almacenamiento y Dispensación
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ASPECTO ADMINISTRATIVO
a) Prestar la debida atención a las indicaciones del Propietario y del Director
Técnico a fin de optimizar los procedimientos operativos
b) Mantener la documentación interna del establecimiento en orden y
correctamente archivada
c) Llevar el control del movimiento de los productos ya sea por escrito o mediante
sistemas informáticos
d) Recibir los productos cumpliendo con las Buenas Prácticas respectivas
e) Observar todas las reglas señaladas en el Área de Almacenamiento
f) Realizar la limpieza del Área de Almacenamiento
g) Realizar la limpieza del área de Dispensación
h) Estar correctamente uniformado
i) Exhibir el nombre y cargo en el carnet que lo identifica
RECEPCIÓN
a) Contribuir a que el proceso de recepción de productos cumpla con los
principios de las Buenas Prácticas de Almacenamiento
ALMACENAMIENTO
a) Conformar su desempeño en el área de almacén con las Buenas Prácticas
respectivas, a fin de que los productos se conserven en óptimas condiciones
EXPENDIO
a) Desempeñar sus labores en el proceso de despacho de productos al público
siguiendo las Buenas Prácticas respectivas
EVALUACIÓN DE UNA RECETA
a) Contribuir a que el manejo de los pedidos con receta cumpla con lo establecido
en la normatividad vigente
INVENTARIO
a) Efectuar las labores pertinentes en forma minuciosa a fin de que se recabe la
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ÍNDICE
Página
Capítulo I 2
Organización 2
Capítulo II 3
Funciones 3
I. Propietario 3
II. Director Técnico 4
III. Técnico en Farmacia 7
Capítulo III 10
Responsabilidades 10
I. Propietario 11
II. Director Técnico 16
III. Técnico en Farmacia 18
ÍNDICE 20