Manual Básico-SAP

Boyala Cloud Services
SAP Business One 9.2
Guía Práctica de Uso
Revisado
1
Guía Práctica de Usuario
Contenido
SAP Business One 9.2 ............................................................................................ 4
Acceso a SAP Business One en la Nube ............................................................ 4
Acceso a SAP Business One desde Ios, Android y OSX. ............................... 6
Navegación en SAP Business One 9.2 ............................................................. 11
Configuración de Idioma .................................................................................... 13
Descarga de archivos ........................................................................................ 14
Datos Maestros ..................................................................................................... 16
Socios de Negocio ............................................................................................. 16
Creación y Consulta de Socio de Negocio ..................................................... 16
Inventario............................................................................................................... 23
Creación y Consulta de Artículos ................................................................... 23
Detalles de documento comercial: ........................................................................ 29
Encabezado del Documento .............................................................................. 29
Cuerpo del Documento Comercial ..................................................................... 29
Pie de Documento Comercial ............................................................................ 32
Compras (Proveedores) ........................................................................................ 32
Creación de Nuevo Pedido de Compra .......................................................... 33
Entrada de Mercancía (Pedido de entrada de mercancías) ........................... 35
Creación de Entrada de mercancías .............................................................. 35
Devolución de Mercancía ............................................................................... 38
Creación de Devolución de mercancías ......................................................... 39
Factura de Proveedores ................................................................................. 42
Creación de Facturas de proveedores ........................................................... 42
Pago ............................................................................................................... 45
Compras Extranjeras (proceso de importación) ............................................. 45
Precio de Entrega – Costos de importación ................................................... 45
Ventas – (Clientes) ................................................................................................ 55
Creación de Nueva Oferta de Venta (Cotización) .......................................... 55
Orden de Venta (Pedido de cliente) ............................................................... 58
Entrega........................................................................................................... 60
2
Factura de clientes ......................................................................................... 63

Cobros (Pago Recibido) ................................................................................. 65
Gestión de Bancos ................................................................................................ 66
Pagos Recibidos ............................................................................................ 66
Formas de crear un Pago Recibido ................................................................ 68
Pagos Recibidos - pago a cuenta (Anticipos)................................................. 68
Depósitos ....................................................................................................... 74
Depósitos de cheques ................................................................................... 74
Depósitos de Tarjetas de Crédito .................................................................. 75
Depósitos de Fondos en efectivo ................................................................... 76
Pagos Efectuados .......................................................................................... 78
Pagos ACH .................................................................................................... 82
Transacciones periódicas: ..................................................................................... 94
Creación de modelos de transacción periódica ................................................. 95
Contabilización periódica ...................................................................................... 95
Creación de contabilización periódica ............................................................... 95
Funcionalidades adicionales de SAP Business One 9.2 ....................................... 96
Si su empresa maneja varias sucursales: ...................................................... 97
Creación de documentos:...................................................................................... 97
Funciones adicionales: .......................................................................................... 99
Proceso de autorización de documentos ............................................................ 100
Proceso............................................................................................................ 100
3

SAP Business One es una solución integrada de planificación de recursos empresariales
(ERP) para pequeñas y medianas empresas, así como para las subsidiarias de grandes
empresas.
SAP Business One ayuda a gestionar todos los aspectos de su empresa brindando
acceso a la información empresarial en tiempo real, a través de un sistema único. La
aplicación se divide en varios módulos, cada uno dedicado a una función de negocio
distinta.
La solución de nube de SAP Business One le permite a múltiples empresas compartir los
mismos recursos de hardware mientras se encuentran aisladas en un entorno de cliente
seguro dentro un verdadero escenario de alojamiento.
Los usuarios finales acceden a SAP Business One a través del portal de acceso web
seguro de la nube de SAP Business One o la aplicación móvil de SAP Business One
desde su dispositivo iOS.
Acceso a SAP Business One en la Nube
1. Ingresar al sitio web de Boyala

a. Utilizar Internet Explorer para navegación
b. Agregar el sitio Web en la configuración de vista de Compatibilidad
c. Herramientas
d. Configuración de Vista de Compatibilidad
4
2. Seleccionar en el menú Soporte – Acceso WEB.
3. Ingresar el usuario y contraseña para el acceso suministrados previamente
4. Ingresar al escritorio remoto de SAP Business One Client (32-bit)
5. Conectar al Escritorio Remoto

a. Permitir que el acceso remoto tenga acceso a los recursos de su equipo
5
Acceso a SAP Business One desde Ios, Android y OSX.
Para poder ver SAP en iOS, Android y OSX de Mac hay que descargar el app Remote
Desktop de Microsoft por itunes o google play:
A. App para iOS (iPad, iPhone), OS X (iMac):
6
B. App para Android:
Después de descargarlo seguir los siguientes pasos:
Presionar en Add Remote Resource
7
Colocar el servidor y credenciales
1. Escribir la dirección del Servidor
URL: https://sb1.boyala.com/rdweb/feed/webfeed.aspx
2. Luego las credenciales
User name: bakertilly\Usuario
Password: ********(Contraseña)
Luego de ingresar la información en remote resources aparecerá lo siguiente:
8
Solo presionar donde dice SAP Business One Client (32-bit) y accede inmediatamente a
la aplicación.
Descargar acceso directo a SAP
1. Ingresar al sitio web de Boyala

2. Seleccionar Soporte – Acceso Directo 9.2.
3. Le recomendamos llevar el archivo y descomprimirlo en el escritorio le debe
aparecer el siguiente icono
4. Coloque sus credenciales:
9
10
Navegación en SAP Business One 9.2
1. Componentes de la pantalla principal de SAP Business One

a. Barra de Menú:
Esta barra está en la parte superior de la ventana principal y contiene los
comandos de menú (archivo, editar datos etc.) Los menús dentro de esta
barra varían según la ventana de aplicación que esté abierta en el momento.
b. Barra de Herramientas:
Esta barra es un conjunto de iconos que permiten acceder con facilidad a
las funciones de uso frecuente. Estarán en color los botones activos,
mientras que las inactivas estarán en gris.
c. Sección de Búsqueda:
Se encuentra situada debajo de la barra de herramientas. La Sección de
búsqueda permite el acceso rápido a los menús, datos maestros y
documentos de marketing.
11
d. Menú Principal:
Este menú controla todas las funciones del sistema. Se podrá visualizar el
nombre de la empresa y usuario actual en la parte superior izquierda. El
menú principal contiene tres fichas:
Módulos: éstos son los menús esenciales que permiten acceder a todas las
ventanas y submenús de SAP Business One.
Arrastrar y vincular: Este menú se utiliza para buscar y visualizar
información importante de manera rápida y eficaz.
Menú de usuario:
Es un menú configurable el cual permite grabar las funciones que se utilizan
con mayor frecuencia.
12
e. Log de Mensajes de Sistema:

Muestra los 50 últimos mensajes del sistema que aparecieron en la ventana
de la aplicación para el usuario actual, desde su último acceso a SAP. Por
defecto, este panel está visible y se encuentra en la parte inferior de la
aplicación SAP Business One, pero se puede cerrar, mover y cambiar de
tamaño, según sea necesario.
f. Barra de estado:
Se encuentra en el área inferior de la ventana de Menú principal y se podrán
visualizar los mensajes de error, información del sistema y el progreso de
procesos de trabajo largos, como por ejemplo la ejecución de informes o
una búsqueda en curso
Configuración de Idioma
Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Gestión (Administration) »
Opción de Inicialización Sistema (System Initialization) » Opción de
Parametrizaciones Generales (General Settings)
13
a. En la pestaña Visualizar escoger en la opción de Lenguaje el Idioma de su

Preferencia
i. Idioma recomendado Español Latinoamérica
b. Presionar Actualizar para conservar cambios

c. Confirmar cambios en el mensaje del sistema
Descarga de archivos
SAP Business One le permite descargar los archivos en Excel, PDF, Word.
En nuestro modelo en la nube al seleccionar cualquier documento y desea guardarlos en
el equipo local elige en el cuadro de guardar la unidad “C on
NOMPRE_COMPUTADORA” y elige la carpeta de su equipo deseada para guardar el
mismo ya que si elige alguna de las otras opciones, las estará guardando en el servidor
y no tendrá acceso al mismo.
Le recomendamos crear una carpeta en su disco C solo para los documentos de SAP.
14
15
Datos Maestros
Socios de Negocio
Existen tres tipos de socio de negocio utilizados en los documentos de compras y

ventas: clientes potenciales, clientes y proveedores.
SAP Business One conecta los Socios de Negocio y las cuentas de mayor a través de
cuentas asociadas definidas durante la inicialización del sistema y que pueden variar en
función de los diferentes socios de negocio.
• El módulo de Socio de Negocio gestiona toda la información relevante para sus

relaciones con clientes, proveedores y clientes potenciales.
• Verifica los saldos de los Socios de Negocio para realizar las reconciliaciones
internas de los socios de negocio.
Todas las operaciones de compras y ventas se contabilizan en las cuentas asociadas

correspondientes. De esta forma se accede al saldo global, al de clientes y al de
proveedores de una cuenta de mayor. Además, se puede acceder al saldo de un cliente
o proveedor específico. Es decir que la cuenta asociada enlaza las cuentas de libro
auxiliar del Socio de negocio con el libro mayor.
Un dato importante a recordar es que no es posible contabilizar asientos directamente en
una cuenta asociada. En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente,
también se debita la cuenta Clientes (cuenta asociada) por lo que este asiento debe
aparecer en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada).
Tenga en cuenta que los saldos de datos maestros de socio de negocio no aparecen en
el plan de cuentas. Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las
transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Creación y Consulta de Socio de Negocio

Consulta de Socio de Negocio
➢ Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Socio de Negocio » Opción Datos
Maestros de Socio de Negocio
16
➢ Por defecto esta pantalla aparecerá en modo consulta.
➢ Para realizar consultas puede colocar un asterisco (*) + Enter y se

desplegará la lista completa de clientes. O bien colocar la letra inicial del
cliente + Enter para filtrarlo por la letra deseada.
17
Creación de Nuevo Socio de Negocio

Puede crear antes de crear los socios de negocio una codificación automática.
Creación de código automático de Datos maestros de socio de negocios
Para definir una serie automática de numeración para clientes o proveedores seleccione
el módulo de Gestión » Inicialización sistema » Numeración de documento.
Con doble clic sobre Socios de negocios – cliente o proveedor, se muestra la ventana
para crear la serie de numeración.
Clic derecho sobre línea 1 añadir línea.
18
Defina la información necesaria:
• Nombre: coloque el nombre para la serie de numeración tiene un máximo de 8

caracteres.
• Primer Número: coloque el primer número de la serie predeterminada.
• Número siguiente: muestra el número que será asignado al siguiente socio de

negocio el sistema lo actualiza automáticamente.
• Último número: fija un límite para la numeración.
• Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificación adicional de la serie. Forma parte del
código de socio de negocios.
• Comentario: coloque un comentario relacionado a la serie.
• Grupo: asigne un grupo a la serie. Por defecto el sistema trae el grupo 1. Se

utilizará un grupo distinto en caso de asignar autorizaciones para grupo de series
específicos.
19
• Cantidad de dígitos: cantidad de dígitos que contiene un número de serie. Por

ejemplo si el primer número es 1 y el número de dígitos es 6 el primer número de
la serie sería 000001.
Una vez hemos completado los datos damos clic en actualizar en la ventana Serie » Socio
de negocios » Cliente » Definiciones, y actualizar en la ventana Numeración de
documentos – Definiciones. Y podemos fijar nuestra lista como estándar para que nos
aparezca por defecto en los datos maestros de socio de negocio.
Crear un nuevo socio de negocio:
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Socio de Negocio » Opción

Datos Maestros de Socio de Negocio
2. Presionar en la Barra de Herramientas el icono de Crear

3. Ingresar Información General de Socio de Negocio:
• Código: Manual/ Automático (ver pág. 20 )
• Tipo de Socio de Negocio: Cliente, Proveedor, Prospecto
• Nombre: Nombre de Socio de Negocio
• Nombre Extranjero: Otro Nombre de Socio de Negocio
• Tipo de Grupo: Categoría del Socio de Negocio
• Tipo de Moneda: Moneda con la que se registraran sus transacciones
20
• Número de Identificador Fiscal: Numero de RUC, Cédula o Pasaporte
4. Ingresar la información relevante del socio de negocio
Pestaña General (teléfonos, DV, correo electrónico etc.)

Pestaña de Personas de Contacto (nombre y datos de la persona de contacto del socio
de negocios)
Pestaña de Direcciones (direcciones de facturación, pago y envío de documentos)
Pestaña de Propiedades (se utiliza para definir propiedades de socio de negocio)
Pestaña Comentarios (se utilizar para añadir descripciones, comentarios notas e
imágenes)
Pestaña Anexos (se pueden adjuntar documentos de socio de negocio)
5. Ingresar información Financiera de Socio de Negocio
Pestaña Condiciones de Pago:

• Condiciones de Pago: Contado, Crédito, Pronto Pago
• Lista de Precios
21
Pestaña Finanzas:
• Asignación de Cuentas Asociadas: Asociar una cuenta de mayor
como auxiliar de socio de negocios.
6. Cuando haya completado la información en la parte inferior izquierda de

clic en crear y se agregará el nuevo Socio de Negocio
22
Inventario
SAP Business One le permite gestionar todos los artículos que compra, fabrica, vende o
almacena en el inventario.
Para cada artículo, se introducen los datos relevantes de un área en particular en SAP
Business One, que utiliza estos datos para las compras, las ventas, la producción, la
gestión de almacenes, la contabilidad y los servicios.
Creación y Consulta de Artículos
Creación de código automático de Datos maestros de artículos

Para definir una serie automática de numeración para artículo seleccione el módulo de
Gestión » Inicialización sistema » Numeración de documento.
Con doble clic sobre Artículos, se muestra la ventana para crear la serie de numeración.
Clic derecho sobre línea 1 añadir línea.
23
Defina la información necesaria:
• Nombre: coloque el nombre para la serie de numeración tiene un máximo de 8

caracteres.
• Primer Número: coloque el primer número de la serie predeterminada.
• Número siguiente: muestra el número que será asignado al siguiente socio de

negocio el sistema lo actualiza automáticamente.
• Último número: fija un límite para la numeración.
• Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificación adicional de la serie. Forma parte del
código de socio de negocios.
• Comentario: coloque un comentario relacionado a la serie.
24
• Grupo: asigne un grupo a la serie. Por defecto el sistema trae el grupo 1. Se

utilizará un grupo distinto en caso de asignar autorizaciones para grupo de series
específicos.
• Cantidad de dígitos: cantidad de dígitos que contiene un número de serie. Por

ejemplo si el primer número es 1 y el número de dígitos es 6 el primer número de
la serie sería 000001.
Una vez hemos completado los datos damos clic en actualizar en la ventana Serie-
Artículo - Definiciones, y actualizar en la ventana Numeración de documentos –
Definiciones. Podemos fijar nuestra lista como estándar para que nos aparezca por
defecto en los datos maestros de artículo.
Consulta de Datos Maestro de Articulo
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Inventario » Datos Maestros

de Artículos
25
a. Por defecto esta pantalla aparecerá en modo consulta.
b. Para realizar consultas puede colocar un asterisco (*) + Enter y se

desplegará la lista completa de artículos. O bien colocar la letra inicial del
artículo + Enter para filtrarlo por la letra deseada.
Creación de Artículo
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Inventario » Datos Maestros

de Artículo
26
2. Presionar en la Barra de Herramientas el icono de Crear

3. Completar Información de Datos Maestros de Artículo
Información General
Número de Articulo: manual, automático
Descripción: detalle o nombre completo de artículo
Nombre Extranjero: nombre de artículo en idioma extranjero
Clase de Articulo: artículos, trabajo, viaje
Grupo de Artículos: puede asignar o identificar los artículos dentro de un grupo.
Grupo de Unidades: es Manual por defecto
Lista de Precios: puede definir una lista para manejar los precios del artículo
Código de Barras: puede definir códigos de barra para los artículos
Precio Unitario (por lista de precio): precio de artículo según lista de precios definida.
4. Elegir Tipo de Artículo

• Artículo de Inventario
• Artículo de Venta
27
• Artículo de Compra
Estas categorías mencionadas controlan si el artículo puede venderse, comprarse o

almacenarse en el inventario.
Características de Articulo
• Pestaña General: puede definir información general adicional para el
artículo.
• Pestaña Datos de Compra: ingrese información de compras para el
artículo.
• Pestaña Datos de Venta: ingrese la información relacionada con la
venta del artículo.
• Pestaña Datos de Inventario: introducir y visualizar la información de
almacén para el artículo.
• Pestaña Datos de Planificación: información relativa a la planificación
de necesidades y la fabricación.
• Pestaña Propiedades de Artículo: característica de un artículo
• Pestaña Comentarios información relativa a la planificación de
necesidades y la fabricación.
• Pestaña Anexos: permite adjuntar información o documentos
relacionados al artículo.
5. Crear Nuevo Artículo
28
Detalles de documento comercial:

Encabezado del Documento
Proveedor: dé clic al botón de la lista de selección, o clic con la tecla de enter para llamar
a un socio de negocios.
Nombre: automáticamente muestra el nombre del socio de negocios
Persona de Contacto: se muestra el nombre si se le ingreso una persona de contacto
en los datos maestros de socio de negocios.
Referencia: ingrese un número de referencia si utilizo previamente un documento
manual.
Status: el documento puede tener diferentes estatus:
Abierto: el documento no se ha pasado a un documento destino
Cerrado: el documento se pasó a un documento destino o se cerró manualmente.
Cancelado: el documento se cancelo
Borrador: el documento fue grabado como preliminar
Impreso: se imprimió el documento.
Fecha de contabilización: el día de captura de la fecha.

Fecha de vencimiento: el día que vence la factura
Fecha del documento: el día de captura de la fecha.
Cuerpo del Documento Comercial
Existen dos clases de documentos comerciales artículo/servicio:
29
Si el documento comercial es por artículo en la columna número de artículo se debe

seleccionar con el botón de selección y buscar en la lista de artículos los artículos a
ingresar en el documento comercial.
Puede seleccionar diferentes artículos presionando la tecla de control.
Si el documento es de servicio coloque una descripción y seleccione con el botón de

selección de la lista de cuentas la cuenta de mayor que desea utilizar.
30
Si en el documento comercial necesita activar otras columnas seleccione el icono de
parametrización de documentos.
Se muestra una ventana donde debe seleccionar la pestaña Formato de Tabla y

seleccionar las casillas que desea se muestren visibles.
31
Pie de Documento Comercial
En la parte inferior del documento puede encontrar los siguientes campos:

Encargado de Compras: persona que realizó el documento.
Titular: Encargado del departamento.
Comentario: agregue un comentario adicional del documento si lo necesita.
Total antes del descuento: se refleja nuestro subtotal.
Descuento: el descuento asignado al socio de negocios
Gastos Adicionales: se puede incluir gastos adicionales en este documento como flete,
seguro entre otros. Si no aparece debe activarla desde las parametrizaciones de
documento.
Botón Copiar de: se activa apenas esté completando la información del documento
comercial le permite copiar desde un documento base toda la información relacionada a
ese documento comercial.
Compras (Proveedores)
SAP Business One permite gestionar el proceso de compras desde los pedidos hasta la
gestión de las facturas de proveedores.
Es posible utilizar diferentes informes para analizar información de compras;
• Análisis del Volumen de Compras,
• Información Sobre Determinación de Precios,
• Antigüedad de Saldos de Proveedores
32
Creación de Nuevo Pedido de Compra

El pedido de compra es el documento que se utiliza para solicitar mercancía al
proveedor. No genera contabilidad ni movimiento de inventario.
Pasos para crear Pedido:
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Compra – Proveedores » Opción de

Pedido
2. Escoja el Proveedor utilice la tecla TAB de su teclado, y seleccione el

Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
3. Coloque la fecha de contabilización
4. Elija la clase de documento artículo / servicio
5. Complete el detalle del pedido

• Pestaña de Contenido: incluye la información de artículo o de servicio del
documento.
33
• Pestaña de Logística: contiene la información detallada relativa al aspecto

logístico de un pedido como destino, clase de expedición, autorizado, etc.
• Pestaña de Finanzas: información relacionada con el aspecto financiero de un
pedido como: entrada en el diario, condiciones de pago, forma de pago entre
otros.
• Pestaña de Anexos: permite adjuntar información adicional relacionada al
pedido.
6. Crear el Nuevo Pedido de Compra
34
Entrada de Mercancía (Pedido de entrada de mercancías)

Puede crear una entrada de mercancías cuando reciba la mercancía del proveedor.
Cuando se crea un pedido de entrada de mercancías, SAP Business One recibe la

mercancía en el almacén, actualiza las cantidades y crea un asiento contable si se
gestionan inventarios permanentes.
Creación de Entrada de mercancías
1. Ingresar en el Menú Principal »

Módulo de Compra – Proveedores »
Opción de Entrada de mercancías
Si ya existe un documento base como el

pedido de compras puede buscar el
pedido y con el botón copiar a puede
pasar la información de ese documento a
la entrada de mercancías.
2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB de su teclado, y seleccione el

Si existe un pedido con el botón copiar de puede pasar la información de ese

documento a la entrada de mercancía escoge el pedido de la lista de pedidos y
siga los pasos del asistente de documentos.
35
En el área de Comentario puede revisar el número del documento original si la

entrada de mercancías ha sido basada en un pedido.
3. Verifique la fecha de contabilización
4. Complete el detalle de la entrada de mercancías si no existe un documento base,

si ya existe un documento base esta información se copia igual, puede hacerle
modificaciones según su necesidad. Sólo se puede modificar sino se le ha dado
crear al documento.
36

documento.
logístico de la entrada de mercancías como destino, clase de expedición,
pagar a.
• Pestaña de Finanzas: información relacionada con el aspecto financiero de
una entrada de mercancías como: entrada en el diario, condiciones de
pago, forma de pago entre otros.
• Pestaña de Anexos: permite adjuntar información adicional relacionada a la
entrada de mercancías.
5. Crear el Nuevo entrada de mercancías
37
Devolución de Mercancía
La devolución de mercancías se utiliza para devolver a los proveedores las mercancías
entregadas o para anular total o parcialmente la Entrada de Mercancía.
Cuando se crea una devolución de mercancías, las mercancías se emiten desde el

almacén y se reducen las cantidades. Si la empresa utiliza inventarios permanentes, SAP
Business One crea automáticamente la contabilización pertinente para actualizar también
los valores de inventario.
38
Al crear un documento de devolución de mercancías basado en un pedido, puede decidir

volver a abrir la cantidad de artículos del pedido. Para poder efectuar dicha acción, la
casilla de selección Permitir reapertura de pedidos al crear devoluciones basadas en
pedidos debe estar marcada en las parametrizaciones del documento.
Creación de Devolución de mercancías

Devolución de mercancías

Con el botón copiar de puede pasar la información de la entrada de mercancía a

devolución siempre y cuando su estado sea abierto y no haya sido procesada a
Factura.
39
También puede usar la opción Copiar a desde la Entrada de Mercancía a la

Devolución de mercancía.

devolución de mercancías ha sido basada en una entrada.
4. Complete el detalle de devolución de mercancías si no existe un documento base,

si ya existe un documento base esta información se copia igual, puede hacerle
crear al documento.
documento.
logístico de la devolución de mercancías como destino, clase de expedición,
pagar a.
una devolución de mercancías como: entrada en el diario, condiciones de
pago, forma de pago entre otros.
devolución de mercancías.
5. Crear la devolución de mercancías
40
41
Factura de Proveedores
La factura es el documento más importante en el proceso de compras y el único
obligatorio, constituye una solicitud de pago y al crearla registra el costo en la cuenta de
ganancias y pérdidas.
Debido a que una factura de proveedor que no hace referencia a un pedido de entrada
de mercancías aumentará las existencias, es importante asegurarse de que no haya un
pedido de entrada de mercancías anterior si crea una factura de proveedor sin referencia.
Creación de Facturas de proveedores

Factura de Proveedores
42

Con el botón copiar de puede pasar la información de un documento base como

la entrada de mercancía a Factura de proveedores siempre y cuando su estado
sea abierto.
También puede usar la opción Copiar a desde la Entrada de Mercancía a la

Factura de proveedores.

Factura de proveedores ha sido basada en un documento base como pedido o
entrada de mercancías.
4. Complete el detalle de la Factura de proveedor si no existe un documento base, si

ya existe un documento base esta información se copia igual, puede hacerle
crear al documento.
documento.
logístico de la factura de compras como destino, clase de expedición, pagar
a.
43

la factura de proveedores como: entrada en el diario, condiciones de pago,
forma de pago entre otros.
factura de proveedores.
5. Crear la factura de proveedor
44
Pago
Es el documento que inicia el pago a cuenta del proveedor. Existen 4 formas de realizar
ese pago: efectivo, cheques, tarjeta de crédito y transferencia bancaria. Podrá acceder
a esta funcionalidad y a los informes de pagos a través del módulo de Gestión de
Bancos.
Compras Extranjeras (proceso de importación)
Precio de Entrega – Costos de importación

Para abrir la ventana seleccione Compras - Proveedores » Precios de Entrega.
En la importación de mercancías las empresas incurren en ciertos costos adicionales,
como aduanas, transporte y tasas de seguro o impuestos. En SAP Business One los
costos adicionales pueden asignarse a los artículos importados y reflejarse en el sistema
de contabilidad mediante Precio de entrega.
45
Área General:
Debe colocar el código de Proveedor y colocar los datos relevantes para el precio de
entrega.
Precios de entrega: Artículos:

Se visualizan los datos relativos a las mercancías importadas según se copiaron de los
documentos de pedido de entrada de mercancías.
Precios de entrega: Costos:

Utilice esta pestaña para asignar precios de entrega a diferentes artículos de acuerdo
con los criterios especificados.
46
Para añadir otros nuevos costos clic en el botón costos importación nuevos, en la
columna importe colocar cuanto es el importe de cada uno de los gastos.
Imputación por:
Especifique la clase de distribución para el costo de importación.
Valor efectivo incluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relación con la cuota de un artículo del precio total FES de la entrega
menos los derechos de aduanas.
Valor efectivo excluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relación con la cuota de un artículo del precio total FES de la entrega más
los derechos de aduanas.
Cantidad: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con la cantidad de un
artículo en proporción a la cantidad total de la entrega.
Peso: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el peso de un artículo en
proporción al peso total de la entrega.
Volumen: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el volumen de un
artículo en proporción al volumen total de la entrega.
Igual a: Los costos relacionados se distribuyen de forma equitativa entre los artículos de
entrega.
Precios de Entrega: Proveedores:

Muestra los proveedores seleccionados para el documento actual de precios de entrega.
47
Precios de entrega: Info detallada:

Muestra más información sobre las líneas de los precios de entrega.
Precios de entrega: General:

Sólo aparecerá disponible para empresas con inventario permanente.
Para asignar cada artículo importado a su costo de importación relevante, deberá imputar
estos costos a los artículos diferentes según criterios determinados.
Debe definirse el grupo de aduanas para cada uno de los artículos, se define en
Gestión » Definiciones » Inventario » Grupo de aduanas:
Y debe ser asignado a los artículos en los datos maestros de artículos.
48
Proceso de importación:
1. Crear un pedido para un proveedor en el extranjero.
Opcional: Se crea un pedido para un proveedor en el extranjero exactamente de
la misma manera en que crearía un pedido para uno de sus proveedores locales.
Al crear un pedido, SAP Business One actualiza la cantidad de existencias
disponibles de los artículos pedidos.
2. Crear un pedido de entrada de mercancías (PO).

Creará una operación de entrada en inventario y se registra igual que un pedido
de entrada de mercancías de un proveedor local. SAP Business One utiliza el
pedido de entrada de mercancías como referencia base para el proceso de
importación completo. Por lo tanto, debe especificar los precios y las cantidades
de artículo correctamente.
3. Crear una factura de proveedores.

Para completar la transacción contable del proceso de importación, cree una
factura de proveedores (clase de posición) basada en el pedido de entrada de
mercancías tan pronto como reciba la factura del proveedor. Cree la factura de
proveedores de la misma manera que crearía una factura de proveedores enviada
desde uno de sus proveedores locales. Puede crear la factura de proveedores en
cualquier momento e independientemente de la fecha real de registro del
documento de precio de entrega.
4. Ha creado un documento de precio de entrega.

Para actualizar el precio de coste de los artículos importados, puede crear un
documento de precio de entrega en base a un pedido de entrada de mercancías,
una factura de proveedores, u otro documento de precio de entrega. Esto es
necesario si desea reflejar de forma precisa los costos adicionales asociados con
la valoración de inventario de importación y cálculo de ganancia bruta o cualquier
otro cálculo asociado al inventario. Habitualmente, puede crear el documento de
precio de entrega después de recibir las facturas de su agente de aduanas o
agencia de envío; sin embargo, es posible que use este método para incluir el
precio de entrega estimado antes de recibir los documentos oficiales.
Nota:
Los precios de artículos especificados en el documento de pedido de entrada de
mercancías son los precios del proveedor, excluidos los costos adicionales que se
asignarán más tarde para el transporte completo.
El importe total del pedido de entrada de mercancías debe ser el precio general
previsto que su acreedor le cobrará por el transporte, excluidos los costos
adicionales que deberá pagar a otras partes, como su agente de aduanas.
49
Proceso de creación de facturas por servicios aduanales:
En el caso de tener que registrar Facturas de servicios por cada Costo incluido en el
precio de entrega para diferentes proveedores debe seguir los siguientes pasos.
1- Crear un nuevo proveedor general para que todos los registros de facturación se
reflejen en un solo auxiliar.
Ejemplo:
2- Crear las facturas de servicios basados en el precio de entrega previamente

registrado.
Ejemplo:
✓ Seleccionamos al proveedor general que se creó, luego con el botón
Copiar de elegimos Precio de entrega y se abrirá el asistente.
50
✓ Selecciona la opción Configurar si solo tomará uno de los costos por

ejemplo Almacenaje, selecciona la línea y luego da clic en el botón finalizar.
51
✓ Cambiamos el nombre de proveedor al nombre del socio o empresa a la

cual se le debe pagar por el servicio.
52
Se escribe el nombre y oprime control + tab para que quede el nombre en

la factura y luego clic en el botón crear.
Registrar Precio de entrega varios proveedores diferentes facturas:

1- Cree las facturas de proveedor para cada uno de los proveedores desde el
módulo de compras facturas de proveedor.
2- Realizar el proceso de importación. Para elegir diferentes proveedores
seleccione el primer proveedor luego nuevamente con el botón de lista
desplegable de SN seleccione el segundo proveedor.
53
Le aparece el siguiente mensaje: Seleccione la opción No .
Luego verifique en proveedores la pestaña del precio de entrega – proveedores
3- Elija las facturas de cada proveedor
4- Complete la información del documento de precio de entrega y de clic en crear.
54
Ventas – (Clientes)
Este módulo cubre el proceso de ventas, desde la creación de ofertas para clientes y
partes interesadas hasta la facturación, creación de documentos preliminares e impresión
hasta el último paso de contabilidad que es la recepción del cobro.
SAP Business One proporciona un amplio rango de documentos de ventas, cada uno de
los cuales pertenece a una etapa diferente del proceso de ventas.
Creación de Nueva Oferta de Venta (Cotización)

Este documento se utiliza con fines informativos y se considera el primer eslabón en la
cadena del proceso de ventas. Es una propuesta para el cliente o lead.
La introducción de una oferta no da lugar a ninguna contabilización que modifique
cantidades ni valores en la gestión de stocks o en contabilidad.
Pasos para su creación:
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Ventas – Clientes » Opción de Oferta de

Ventas

55
4. Complete el detalle de la Oferta de ventas

documento. Esta ficha sirve para especificar los artículos o servicios que se
están cotizando al cliente.
logístico de la oferta de ventas como destino, clase de expedición,
Documento de aprovisionamiento.
• Pestaña de Finanzas: información relacionada con el aspecto financiero
oferta de ventas como: entrada en el diario, condiciones de pago, forma de
pago entre otros.
oferta de ventas.
5. Crear la oferta de ventas
56
57
Orden de Venta (Pedido de cliente)

Este documento representa un compromiso de compra por parte del cliente, según los
precios y las cantidades acordadas.
Este documento afecta la columna del comprometido en los datos maestros del artículo
y a su vez el disponible.
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Ventas – Clientes » Opción de

Orden de Venta

cliente de la Lista desplegada de Socios de Negocio.

la oferta de ventas a la orden de ventas siempre y cuando su estado sea abierto.
También puede usar la opción Copiar a desde la oferta de ventas a Pedido de

clientes.

orden de venta ha sido basada en una oferta de ventas.
58
3 Verifique la fecha de contabilización
4 Complete el detalle de la orden de venta si no existe un documento base, si ya

existe un documento base esta información se copia igual, puede hacerle
modificaciones según su necesidad. Este documento lo puede modificar si su
estado es abierto.

documento.
logístico de la factura de compras como destino, clase de expedición, pagar
a.
la factura de proveedores como: entrada en el diario, condiciones de pago,
forma de pago entre otros.
orden de ventas.
5 Crear la orden de ventas
59
Entrega
Este documento indica que se hizo el envío de la mercancía. La entrega afecta la parte
de inventario porque resta mercancía al stock y genera un asiento que afecta las cuentas
de inventario y la del costo de la mercancía.
Una vez creado una entrega este documento no se puede modificar.

Entrega

cliente de la Lista desplegada de Socios de Negocio.

la orden de ventas a la entrega siempre y cuando su estado sea abierto.
También puede usar la opción Copiar a desde la orden de ventas a la entrega.

entrega ha sido basada en una orden de venta.
60
4. Complete el detalle de la entrega si no existe un documento base, si ya existe

un documento base esta información se copia igual, puede hacerle
modificaciones según su necesidad.

documento.
• Pestaña de Logística: contiene la información detallada relativa al aspecto logístico
de la factura de compras como destino, clase de expedición, pagar a.
• Pestaña de Finanzas: información relacionada con el aspecto financiero de la
factura de proveedores como: entrada en el diario, condiciones de pago, forma de
pago entre otros.
Entrega.
5. Crear la entrega
61
62
Factura de clientes
Este es el único documento obligatorio en el proceso de ventas. Representa la solicitud
de pago y registra los ingresos en las cuentas de pérdidas y ganancias.
Si se crea una factura sin referencia a la entrega, el sistema contabiliza automáticamente

las modificaciones en el inventario. En otras palabras, si ya existe una entrega para la
operación y se crea una factura sin referencia a dicha entrega, pueden producirse errores
en la gestión de stocks, ya que la cantidad de la entrega se contabiliza dos veces en el
sistema.

Factura de deudores

4. Complete el detalle de la Factura de clientes, si está basada en un documento

base como entrega la información se copia igual como está en el documento base.
63

documento. Esta ficha sirve para especificar los artículos o servicios que se
están vendiendo al cliente.
logístico de la factura de clientes como destino, clase de expedición.
• Pestaña de Finanzas: información relacionada con el aspecto financiero
factura de clientes como: entrada en el diario, cuenta asociada, condiciones
de pago, forma de pago entre otros.
factura de clientes.
5. Crear la factura de clientes
SAP Business One permite crear documentos de destino directamente de

documentos base.
Todos los datos que se introdujeron en Orden de venta u Entrega se copian
automáticamente a la Factura de deudores.
64
Cobros (Pago Recibido)

Este documento borra la deuda de la cuenta del cliente y se realiza la reconciliación
interna automáticamente. Verificar en el módulo de Gestión de Banco.
65
Gestión de Bancos
Utilice este componente para realizar todas las transacciones monetarias relacionadas
con cuentas bancarias, entre ellas:
• Creación manual y automática de pagos recibidos y efectuados para varios

medios de pago
• Realización manual y automática de reconciliaciones internas y externas
• Depósitos con fecha posterior al día de emisión y en efectivo de cheques y

documentos de tarjetas de crédito
• Impresión de cheques
Pagos Recibidos
Cada vez que reciba un pago de un cliente, un proveedor o cuenta puede crear el
registro en la ventana de Pagos Recibidos.
1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Gestión de Bancos » Opción

de Pagos Recibidos
66
2. Para escoger el Socio de Negocio utilizar la tecla TAB de su teclado

(Cliente, Proveedor, Cuenta). Seleccione Cliente de la Lista desplegada de
Socios de Negocio.
3. Coloque la fecha de contabilización.
4. Luego seleccione los documentos para aplicar los pagos y complete la

información correspondiente al pago.
5. Elija el tipo de pago que ha recibido con el botón medios de pago . Usted
puede aplicar un pago recibido por 4 medios de pago como: Cheques,
Transferencias Bancarias, Tarjetas de Crédito, efectivo.
6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botón OK.
67
6. Crear Nuevo Pago Recibidos
Formas de crear un Pago Recibido

Pagos Recibidos - pago a cuenta (Anticipos)
Utilizaremos esta opción en caso de que un cliente desee hacer un pago anticipado para
luego aplicarlo a una factura de deudores.
1. Seleccionar el cliente con la tecla TAB y coloque la fecha en que

desea registrar el pago.
68
2. Clic en la casilla de pago a cuenta y coloque la cantidad.
3. Selecciona los medios de Pago y elija el medio por el que recibe el pago.
4. Escribe un comentario y si usted necesita cambiar la cuenta asociada borra

la cuenta actual y selecciona otra la cuenta que utilizará.
5. Luego Clic en el botón Crear.
6. Al verificar en la cuenta del socio de negocios habrá un saldo a favor del

cliente.
7. Al momento que cancelemos facturas podemos usar este pago adelantado,

seleccionando las facturas y el adelanto aparece con las iniciales (AS).
69
Pago Recibido- pago a cuenta

Se utilizará esta opción para realizar cancelación de facturas viejas.
1. Seleccionar el cliente con TAB o con el circulo de selección y

coloque la fecha en que desea registrar el pago.
2. Clic en la casilla de pago a cuenta y coloque la cantidad.
3. Seleccionar el medio de Pago complete la información del medio de

pago.
5. Hacer reconciliación interna de socio de negocio entre el pago creado y las

facturas a las que desea cancelar el cliente.
70
Pago Recibido- Parcial

Se utilizará esta opción para realizar un pago parcial a factura.
1. Seleccionar el cliente con TAB o con el circulo de selección y coloque

la fecha en que desea registrar el pago.
2. Seleccione la factura de cliente que desea aplicarle el pago y cambie en

Pago total la cantidad del pago.
3. Selecciona el medio de Pago .
71
Pago Recibido - Proveedores

Se crea un pago recibido de proveedor a partir de un abono de compras o una factura de
proveedores, y un abono de compras cuando se devuelve un importe parcial.
Esto sucede si devuelve al proveedor de manera total o parcial las mercancías que
compró y pagó.
1. Seleccionamos la opción proveedor.

2. Le asignamos la fecha de contabilización, de documentos.
3. Escogemos el documento que se le realizara el pago.
4. Seleccionamos los medios de pago.
5. Colocamos un comentario, para el asiento contable.
6. Clic en el botón crear.
72
Pagos Recibidos - Cuenta
1. Elija el tipo de pago recibido cuenta.
2. Seleccione la cuenta de mayor y coloque los comentarios acerca de este pago.
3. Coloque Importe la cantidad del pago.
4. Escoja el medio de pago con el que pagó el cliente.
73
Depósitos
En el menú principal Gestión de bancos – Opción Depósitos
Utilizará esta función para:

• Crear depósitos para efectivo cheques o documentos de tarjeta.
• Crear depósitos para cheques y documentos de tarjeta con fecha posterior a la del día
de emisión.
Depósitos de cheques
1. Elija la cuenta de banco a la que hará el depósito.
2. Complete la información relevante como la referencia bancaria y el nombre de la

persona que realiza el depósito.
3. Seleccionamos los cheques que vamos a depositar, dando clic encima del
número de la línea. Si desea depositar varios cheques debe escogerlos con la
tecla ctrl.
4. Escriba un comentario para el asiento contable.
5. Clic en el botón Crear.
74
Depósitos de Tarjetas de Crédito

1. Seleccione la cuenta bancaria de donde se depositará el dinero, y la cuenta de
comisiones de cuenta de pagos diferidos.
2. Coloque la referencia bancaria y el nombre del pagador.
3. Seleccionamos los recibos que se van a depositar.
4. Para ingresar comisiones para depósitos bancarios, debe dar clic en el botón de
color amarillo con los tres puntitos comisiones (total)
5. Ingresamos un comentario para el asiento contable.
75
Depósitos de Fondos en efectivo

1. Seleccionar en que cuenta bancaria va a depositar.
2. Especificar de qué cuenta vamos a sacar el efectivo.
3. Coloque el importe del depósito, escriba un comentario para el asiento.
76
77
Pagos Efectuados
Cada vez que emita un pago a un proveedor, cliente, o cuenta puede crear el registro
en la ventana de Pagos Efectuados.
1- Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Gestión de Bancos » Opción de

Pagos Efectuados
2. Seleccionar el cliente con TAB o con el circulo de selección
3. coloque la fecha en que desea registrar el pago.
4. Luego seleccione los documentos para aplicar los pagos correspondientes y

complete la información correspondiente al pago.
5. Elija el tipo de pago que ha recibido con el botón medios de pago . Usted puede
aplicar un pago recibido por 4 medios de pago como: Cheques, Transferencias
Bancarias, Tarjetas de Crédito, efectivo.
78
6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botón OK.
7. Crear Nuevo Pago Efectuados
79
80
Pago Efectuado – Cuenta

1. Complete la información relevante como persona a pagar y la fecha del registro.
2. Seleccione la cuenta de mayor que se le realizará el pago y en la columna

importe coloque el monto del pago.
3. Seleccionar en medios de pagos, como cancelará en pago.
4. Coloque el comentario para el asiento contable
81
Pagos ACH
1. Actualizar Información de Bancos
• Desde el menú principal de SAP Business One en el módulo de Gestión –
Definiciones – Gestión de Bancos - Bancos actualizar la lista de bancos
con sus respectivas ruta.
• Agregue la Ruta si el banco no la tiene.
2. Actualizar socio de negocios

• Desde el módulo de Socios de negocio – Datos maestros de socio de
negocios – en la pestaña de Condiciones de pago en la sección de Banco
del socio de negocios al lado del campo País del banco en el botón circular
actualizar los datos de producto.
82
3. Actualizar la Ejecución de Pago

• Desde el módulo de Socios de negocio – Datos maestros de socio de
negocios – en la pestaña Ejecución de pago en la sección de Vías de pago
Fijar como estándar TBS Transferencias de banco saliente
• Verificar que en el TBS esté correcta la cuenta bancaria que se afectará, con
la flecha de enlace se abre la ventana de Método de pagos - Definiciones.
83
4. Actualizar facturas ya creadas

Para las facturas creadas debe abrir el documento y en la pestaña de finanzas
actualizar la forma de pago con el triángulo invertido elegir TBS y Actualizar.
84
5. Ejecutar asistente de pago

• En el módulo de Gestión de Bancos – Asistente de pago: siga las
instrucciones paso a paso del asistente.
• Esta es la forma correcta de asegurarnos que cumpla con todos los

requerimientos para el ACH.
85
86
• En el paso 3 del asistente seleccionar el código del proveedor luego con el botón Agregar
a lista añadirá los socios de negocios a los que se le crearan los pagos según los criterios
de selección .
• Seleccione la casilla Incluir acredores con saldo debito y deudores con saldo credito.
87
• Para el paso 4 coloque la Prioridad de selección escoja de la lista desplegable el campo

por el cual de clasificarán las transacciones.
• Debe colocar la fecha de vencimiento del campo Hasta, si su prioridad de selección es

Fecha de vencimiento o fecha de contabilidad.
88
• Seleccione las cuentas destinadas al pago.
• Seleccionar las transacciones a pagar. Verificar el informe de transacciones no

incluidas con el botón Trans. No incl. Por si llegase a hacer falta transacciones.
89
• En el paso 7 si desea guardar los criterios seleccionados porque se ejecutarán los mismos
nuevamente debe usar la opción Grabar sólo criterios de selección.
90
91
6. Imprimir el reporte de pago.

• Pagos efectuados: imprimirá los pagos efectuados creados en la ejecución de
pago.
• Transacciones no incluidas, Resumen de país, Resumen de monedas, Agrupación
SN, Resumen del medio de pago, Resumen de cuentas bancaria, Agrupación
pagos presione el botón para mostrar cada informe.
7. Ejecutar el Reporte: lo podrá encontrar en el módulo de Gestión de Bancos –

Informes bancarios.
• Especifique el rango de fecha
• Verificar el reporte
92
• Exportar el reporte usando el icono que aparece en la parte superior izquierda
del reporte .
• Guarde el archivo en formato CSV.
8. Enviar el reporte al banco.
93
Transacciones periódicas:
Ciertas transacciones comerciales se repiten de manera regular. Para no tener que
registrarla manualmente puede definir modelos para estas transacciones periódicas
usando documentos preliminares de ventas y compras.
Esta utilidad la encuentra en los siguientes módulos:
• Ventas - Clientes » Transacciones periódicas
• Compras – proveedores » Transacciones periódicas.
• Inventario » Operaciones de stock »Transacciones periódicas
Los documentos de la lista desplegable los puede establecer como modelos de

transacciones recurrentes.
Los modelos contienen la información necesaria de interlocutor comercial, artículo,
finanzas y expedición, y detalles de la periodicidad.
94
Creación de modelos de transacción periódica

1. En Menú principal de SAP Business One, seleccione una de las siguientes
opciones:
• Compras – proveedores » Transacciones periódicas
• Ventas - clientes » Transacciones periódicas
• Inventario » Operaciones de stock »Transacciones periódicas
Aparece la ventana Transacciones periódicas.
2. Seleccione el botón Modelos.
Aparece la ventana Transacciones periódicas: Modelos.
3. En la columna Modelo, introduzca un nombre para el modelo que desea crear.
4. En la columna Tipo, especifique el tipo de documento para la transacción, por
ejemplo, pedido, factura de clientes o salida de mercancías.
5. Ubique el cursor en la columna Número de documento y presione la tecla Tab.
La aplicación muestra una lista de documentos preliminares que están disponibles para
el tipo de documento seleccionado.
6. Seleccione un documento preliminar o cree uno nuevo haciendo clic en el
botón Nuevo.
Si decide crear un nuevo documento preliminar, se abre el documento correspondiente.
Introduzca los datos relevantes de cliente o proveedor, los datos de artículo y cualquier
información de logística o finanzas.
7. Especifique los detalles de periodicidad, como intervalo de periodicidad, fecha de
periodicidad y fecha inicial y final de la periodicidad (opcional).
Contabilización periódica
Utilice este procedimiento si necesita registrar cada cierto tiempo o de forma regular un
asiento contable.
Creación de contabilización periódica

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas »
Contabilizaciones periódicas.
2. Aparecerá la ventana Contabilizaciones periódicas.
3. En el encabezado de la ventana, especifique un código único, una descripción
explicativa y otros datos relevantes.
4. Formule la transacción en el área de tabla. Introduzca las cuentas y/o los socios
de negocios, y los importes previstos, y asegúrese de que la transacción esté
compensada.
5. En el pie de página, establezca la frecuencia con la que desea que SAP Business
One cree instancias para la transacción. La frecuencia por defecto es Mensual.
6. Para establecer una fecha a partir de la cual SAP Business One no deba crear
instancias de la transacción, utilice la opción Válido hasta.
Nota
95
Puede cambiar los importes de cada instancia de la transacción antes de

confirmarla.
Funcionalidades adicionales de SAP Business One 9.2
Varias sucursales:
Habilitar esta funcionalidad es irreversible.
Con esta función, puede trabajar en varias sucursales desde una base de datos de la
empresa, pero solo con datos autorizados. Las funciones principales de esta
característica incluyen:
• Los documentos se crean para sucursales específicas y solo con datos maestros,
por ejemplo, almacenes y socios de negocios, que se asignan a las sucursales.
• Distintas sucursales comparten parametrizaciones y datos en común, por
ejemplo, parametrizaciones de documentos y artículos.
• Puede crear documentos de compras basados en documentos de ventas.
96
Si su empresa maneja varias sucursales:

Al iniciar SAP le solicitará seleccionar la sucursal con la que trabajará el usuario de igual
forma se puede fijar una sucursal como estándar a cada usuario de SAP.
Puede asignar los siguientes datos maestros a más de una sucursal:
• Usuarios
• Socios de negocios
Puede asignar los siguientes datos maestros a solo una sucursal:
• Almacenes
• Empleados
Puede asignar los siguientes datos maestros a una sucursal en particular o fijarlas como
disponibles para todas las sucursales:
• Cuentas de mayor
• Serie de numeración
Creación de documentos:
Puede especificar una sucursal únicamente en la cabecera al crear los siguientes
documentos:
• Documentos de ventas y compras
• Entradas y salidas de mercancías
• Entradas y salidas de producción
• Recuento de inventario, contabilización de stocks y saldo de apertura de inventario
97
Debe seleccionar una sucursal en cada línea de los siguientes documentos:

• Asientos: Puede contabilizar las operaciones en más de una sucursal. Sin embargo, el
asiento contable debe estar compensado por sucursal.
• Documentos preliminares
• Contabilizaciones periódicas
Seleccione un almacén en la cabecera para definir la sucursal para los siguientes

documentos:
• Traslados y solicitudes de traslado
• Órdenes de fabricación
Notas:
En el caso de los documentos de producción e inventario, los almacenes pueden ser
diferentes en cada línea, siempre y cuando estén todos asignados a la sucursal que
aparece en la cabecera.
En el proceso de importación de mercancías:

Se añade un documento de precios de entrega a la misma sucursal como su documento
base: pedido de entrada de mercancías o factura de proveedores.
La creación de pagos recibidos y pagos efectuados de las sucursales:

• Pagos: Primero debe especificar una sucursal en la cabecera de la ventana Pagos
recibidos o Pagos efectuados y seguir los pasos de módulo de gestión de bancos.
Generación de informes:
Para utilizar sucursales como criterios para generar informes, haga lo siguiente:
• Abra una ventana de criterios de selección del informe o de criterios de selección
ampliados.
• Seleccione el botón del campo Sucursal.
• En la ventana Lista de sucursales, seleccione las sucursales necesarias y clic en el botón
OK.
• Pase a definir otros criterios de selección y genere el informe.
98
Funciones adicionales:
Copiar tabla: Permite copiar información de un archivo de Excel a SAP o viceversa.
99
Proceso de autorización de documentos

El proceso de autorización se utiliza en las empresas en las que el procedimiento de trabajo
estándar exige la autorización de un gerente o de un miembro senior para generar ciertos
documentos.
Proceso
1- El gerente identifica los procesos de autorización necesarios para la empresa.
2- Cuando se crea un documento que requiere un proceso de autorización:

• El creador recibe un mensaje que indica que se necesita autorización para poder
grabar el documento como un documento real.
100
• El documento se graba como un documento preliminar.
Nota
Cuando se muestra el documento preliminar, el status aparece en el encabezado de la
ventana.
101
• El autorizador recibe un mensaje que indica que un documento preliminar requiere

autorización.
• El autorizador puede autorizar o rechazar la operación desde la ventana

Mensajes/Resumen alarmas al visualizar cada mensaje.
102
3- Si el documento:
Se autoriza, el creador recibe el mensaje correspondiente. A continuación, el creador puede

convertir el documento preliminar autorizado en un documento real. Esta función también está
disponible en el mensaje, donde el creador o el autorizador pueden abrir el documento
subyacente y después grabarlo como un documento real.
Se rechaza, el creador recibe el mensaje correspondiente. En este caso, el documento preliminar

no puede convertirse en un documento real. El documento preliminar se puede eliminar o
cancelar, pero, primero, se debe cancelar el procedimiento de autorización.
.
4- Si un autorizador anula el procedimiento de autorización en una etapa de autorización, el
autor del documento recibe un mensaje al respecto. En este caso, el documento preliminar
no puede convertirse en un documento normal.
5- Si se ha cancelado una etapa de autorización y el procedimiento de autorización se ha

reanudado posteriormente (es decir, si el paso de autorización se ha creado de nuevo), el
creador del documento recibirá el mensaje correspondiente. Se pueden añadir
comentarios a cada mensaje con el fin de proporcionar información adicional sobre el
procedimiento de autorización.
103
6- Existen dos informes disponibles que permiten a los usuarios autorizados supervisar y
procesar todos los documentos preliminares que se encuentran sujetos a un proceso de
autorización en el sistema. Uno de estos informes está dirigido principalmente al creador
del documento, es decir, el Informe status autorización y el otro al autorizador, es decir, el
Informe decisión autorización.
104

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SAP Business One 9.2

Guía Práctica de Uso

Factura de clientes ......................................................................................... 63

SAP Business One 9.2

Acceso a SAP Business One en la Nube

1. Ingresar al sitio web de Boyala

2. Seleccionar en el menú Soporte – Acceso WEB.

3. Ingresar el usuario y contraseña para el acceso suministrados previamente

4. Ingresar al escritorio remoto de SAP Business One Client (32-bit)

5. Conectar al Escritorio Remoto

Acceso a SAP Business One desde Ios, Android y OSX.

A. App para iOS (iPad, iPhone), OS X (iMac):

B. App para Android:

Después de descargarlo seguir los siguientes pasos:

Presionar en Add Remote Resource

Colocar el servidor y credenciales

1. Escribir la dirección del Servidor

2. Luego las credenciales

User name: bakertilly\Usuario

Luego de ingresar la información en remote resources aparecerá lo siguiente:

Descargar acceso directo a SAP

1. Ingresar al sitio web de Boyala

4. Coloque sus credenciales:

Navegación en SAP Business One 9.2

1. Componentes de la pantalla principal de SAP Business One

e. Log de Mensajes de Sistema:

a. En la pestaña Visualizar escoger en la opción de Lenguaje el Idioma de su

b. Presionar Actualizar para conservar cambios

Existen tres tipos de socio de negocio utilizados en los documentos de compras y

• El módulo de Socio de Negocio gestiona toda la información relevante para sus

Todas las operaciones de compras y ventas se contabilizan en las cuentas asociadas

Creación y Consulta de Socio de Negocio

➢ Por defecto esta pantalla aparecerá en modo consulta.

➢ Para realizar consultas puede colocar un asterisco (*) + Enter y se

Creación de Nuevo Socio de Negocio

Clic derecho sobre línea 1 añadir línea.

Defina la información necesaria:

• Nombre: coloque el nombre para la serie de numeración tiene un máximo de 8

• Primer Número: coloque el primer número de la serie predeterminada.

• Número siguiente: muestra el número que será asignado al siguiente socio de

• Último número: fija un límite para la numeración.

• Comentario: coloque un comentario relacionado a la serie.

• Grupo: asigne un grupo a la serie. Por defecto el sistema trae el grupo 1. Se

• Cantidad de dígitos: cantidad de dígitos que contiene un número de serie. Por

Crear un nuevo socio de negocio:

1. Ingresar en el Menú Principal » Módulo de Socio de Negocio » Opción

2. Presionar en la Barra de Herramientas el icono de Crear

• Número de Identificador Fiscal: Numero de RUC, Cédula o Pasaporte

4. Ingresar la información relevante del socio de negocio

Pestaña General (teléfonos, DV, correo electrónico etc.)

5. Ingresar información Financiera de Socio de Negocio

Pestaña Condiciones de Pago:

6. Cuando haya completado la información en la parte inferior izquierda de

Creación y Consulta de Artículos

Creación de código automático de Datos maestros de artículos

Clic derecho sobre línea 1 añadir línea.

Defina la información necesaria:

• Nombre: coloque el nombre para la serie de numeración tiene un máximo de 8

• Primer Número: coloque el primer número de la serie predeterminada.

• Número siguiente: muestra el número que será asignado al siguiente socio de

• Último número: fija un límite para la numeración.