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PROCESO ADMINISTRATIVO
Entregado por:
TUTOR
Director General.
Es la persona que dirige la empresa CAMPICIUDAD, es un profesional en Administración de
Empresa que maneja el comercio internacional -su reglamentación, cómo funciona-. Se
encarga de liderar las labores de los otros funcionarios de la compañía, implementa –junto
con los otros miembros de la misma- los mecanismos necesarios para alcanzar las metas
propuestas. Ayuda a los demás para que se consigan esas metas. También conoce y está al
tanto de todo lo que sucede en la empresa. Tiene la responsabilidad de tomar las decisiones
más convenientes en el momento propicio. Las funciones administrativas del director
general de la empresa CAMPICIUDAD son las siguientes:
- Planear. El director general, planea en una forma metódica y organizada qué meta(s) se
va(n) a alcanzar, así como los medios y estrategias para conseguirlos
- Organizar: Como cabeza de la compañía, el director será el encargado de definir las
tareas que le permitirán alcanzar los objetivos propuestos; quién(es) va(n) a realizar
cada una de ellas; también, cómo, cuándo y ante quién deben rendirse cuentas.
- Dirigir: El director se encarga de estimular a sus dependientes, busca el canal de
comunicación más efectivo para llegar a ellos, los acompaña y brinda apoyo (si lo
requieren)
- Controlar. Siempre se necesita que el director revise si los medios que se están
utilizando son los adecuados para conseguir el(los) fin(es) estipulado(s);
Marketing y Logística.
Las actividades empresariales de esta área se relacionan con el desarrollo de productos,
determinación de precios, exploración de mercados, la promoción y entrega de los servicios
y productos, la comunicación. Para realizar estas actividades se necesitan procedimientos de
ventas como el análisis del mercado –que detecte las necesidades y gustos de los
consumidores-; también, la promoción, la venta en sí y la publicidad. Asimismo, se deben
tener en cuenta los pedidos de los productos alimenticios, la provisión de productos (se
revisa que se entregue la cantidad requerida, en las condiciones que se han acordado, en el
tiempo y sitio indicados), el almacenamiento, el empaque, el reparto y transporte, el
empaque -con la cantidad que se ha solicitado. A esta área le corresponde realizar los
proyectos de visibilidad de la marca y procurar la información en el sitio web (el catálogo
virtual) para los usuarios de la aplicación. También se tienen en cuenta aspectos como el
diseño web y la promoción en la red, la producción de vídeo corporativo y marketing virtual
a través de las redes y páginas sociales, el posicionamiento de la oferta de la empresa en
exposiciones y eventos de productos alimenticios, el manejo de la identidad corporativa y
de la APP. La logística por la APP es el elemento principal de la coordinación comercial /
logística, ya que el área se encarga del manejo de todos los productos de la oferta, la
verificación de cumplimiento de los protocolos de producción, transporte, almacenamiento
y distribución, además realiza la validación de usuarios productores, transportadores,
almacenistas, comercializadores y consumidores finales.
Área administrativa.
Esta área es la responsable de que los recursos se manejen en forma adecuada. Además,
elabora los mecanismos de gestión de la empresa, creando los manuales, procedimientos,
instructivos, formatos y otros elementos de gestión de calidad. También controla la
adquisición y mantenimiento de todos los recursos, bienes y servicios que la Empresa
precisa para funcionar de manera eficiente. Finalmente, controla la gestión del personal y
del medio ambiente, incluida la responsabilidad social empresarial.
Contabilidad y finanzas.
A esta área le corresponde cumplir con los requerimientos contables y legales para la
adquisición y pago de bienes y servicios, el pago de nómina y seguridad social, el cobro de
servicios, el manejo de cuentas bancarias, el manejo de libros contables, el registro ante las
autoridades económicas correspondientes y el pago de impuestos.
Recursos Humano.
En los servicios de distribución de alimentos por medios electrónicos se debe contar con
personal operativo calificado, que al trabajar en conjunto se logra que el servicio cumpla
con el objetivo misional de la empresa. Esta área debe procurar la vinculación y desarrollo
del talento humano adecuado. Debe procurar técnicas y métodos para la conducción de los
recursos humanos. Debe generar capacitación del personal en manejo de conflictos, trabajo
en equipo, toma de decisiones y la aplicación de una administración creativa que fomenta la
participación del personal como equipo de trabajo, por ejemplo, la identificación de las
actitudes del personal respecto a la ejecución de las actividades, y la promoción educativa.
Sistemas.
A esta área le corresponde realizar los proyectos de desarrollo software de la Empresa,
empezando por el desarrollo, alimentación de información y mejoramiento de la APP y el
sitio web (en catálogo de la oferta y demanda para los usuarios de la página web o la APP).
De su capacidad depende la viabilidad y sostenibilidad de la empresa.
Asesores.
Los asesores son las personas que tendrán contacto con los usuarios para la articulación de
los actores que conforman la distribured, por lo tanto, el perfil debe ser comercial para
ofrecer los servicios de la aplicación, con buenas relaciones interpersonales para dinamizar
la distribured, y con manejo de vinculaciones y retenciones para aumentar y mantener el
número de usuarios e interacciones en el software.
Distribución.
Esta área debe procurar la articulación de la oferta de productores, transportadores y
almacenistas, con la demanda de productores, comercializadores y consumidores finales. Se
debe cumplir con protocolos mínimos para la distribución y generación de confianza en la
distribured. Se debe contar con un registro continuo del estado del pedido, qué tiempo lleva
en su recorrido, qué día va a llegar. Esto se debe actualizar en tiempo real con información
en la página web o aplicación.
Controles preventivos
- Determinación de los requisitos de calidad para los productos y servicios
- Automatización de procesos
- Gestión del riesgo con acciones preventivas
Controles concurrentes:
- Monitoreo de los productos y servicios de la distribured
- Gestión documental para mantener el registro de las acciones empresariales
- Gestión del riesgo con acciones de mitigación
- Informes mensuales de metas y objetivos definidos en el plan de acción a cargo de
todas las áreas de la empresa
- Informes mensuales sobre los ingresos y egresos a cargo del área contable
- Reportes mensuales del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias
- Auditorías internas anuales
Análisis Financiero
Este proceso nos permitirá conocer y analizar información de gran importancia referente al
desempeño y los requerimientos financieros de la empresa, indicándonos la viabilidad a
futuro, analizar nuestras fortalezas y debilidades en materia financiera y medir nuestro
posicionamiento competitivo en los próximos años.
Tabla de inversión
La empresa en su plan de operatividad se ha dotado de una serie de implementos
necesarios para su funcionamiento como sede en procesos donde implementaremos todas
las normas y protocolos de bioseguridad estimadas por el gobierno de viabilidad,
consideramos un capital estimado de 90,993.725 millones de pesos.
Presupuesto de ventas
Al ser una plataforma de comercio digital se hace necesario contar con un inventario y una
lista de precios que nos permitan estudiar nuestro comportamiento de trabajo en campo,
nuestro conocimiento de los productos y precios para la puesta en marcha de nuestra
logística de entrega de pedidos.
Total
Producto Libras mensual Libras Anual Precio Total Anual
Mensual
Papa Criolla 1.780 21.360 $ 1.800 $ 3.204.000 $ 38.448.000
Plátano Verde 8.400 100.800 $ 1.400 $ 11.760.000 $ 141.120.000
Yuca 2.900 34.800 $ 1.400 $ 4.060.000 $ 48.720.000
Costo de ventas
Para algunos productos su comercio y transporte, así como su producción se encuentran
afectados por diversos factores externos que hacen que estos presenten en ocasiones
algunos incrementos como también podría ser que bajen de precio al momento de ser
adquiridos por cual los precios son tomados en el mercado actual.
Punto de Equilibrio
Representa el nivel de ventas, que fijado un precio cubre todos los costos, de forma que las
unidades vendidas por encima de este punto suponen beneficios.
Fórmula:
Costos Fijos y Gastos
PE = -------------------------------------
Costos variables
1- (________________)
Ventas totales
$15.255.766
1 − ($40.599.900)
$ 60.697.100
La empresa debe vender $46.075.112 Millones mensual con un Margen Bruto de 30% que
nos darán resultados positivos.
Actividades:
Costo total por
Fases Actividades Tiempos Mes Costo por unidad
actividad
Planificación Planificación del proyecto 2 semana Jul.
(tiempos y entregables) con $120000 por hora
desarrolladores y directivas de desarrollo $4.800.000
Mejoramiento Mejora de la aplicación según los 4 semanas (160 horas) 120000 por hora
Oct.
hallazgos de la prueba piloto de desarrollo $19.200.000
Campaña de expectativa para dar publicación en
Nov.
Expectativa a conocer el producto 4 semanas redes sociales $1.000.000
Registro de usuarios (productores,
transportadores, minoristas y Dic. publicación en
Vinculación consumidores finales) redes sociales $500.000
Inauguración (ANCHETAS
NAVIDEÑAS CON PRODUCTOS Rifa anchetas
Lanzamiento CAMPESINOS) 2 semanas Dic. navideñas $500.000
Instalaciones y Adquisiciones:
Instalaciones y
Adquisiciones Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total
Arriendo de Oficina $1.000.000 $1.000.000 $1.000.000 $1.000.000 $1.000.000 $1.000.000 $6.000.000
Adecuación oficina $1.000.000 $0 $0 $0 $0 $0 $1.000.000
Equipos de
computo $9.000.000 $0 $0 $0 $0 $0 $9.000.000
Muebles y enseres $2.000.000 $0 $0 $0 $0 $0 $2.000.000
Servicios Públicos $500.000 $500.000 $500.000 $500.000 $500.000 $500.000 $3.000.000
TOTAL $13.500.000 $1.500.000 $1.500.000 $1.500.000 $1.500.000 $1.500.000 $21.000.000
Contratación de Personal:
Personal Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total
Equipo responsable de
aplicación $4.000.000 $4.000.000 $4.000.000 $4.000.000 $4.000.000 $4.000.000 $20.000.000
Equipo de atención al
cliente $3.600.000 $3.600.000 $3.600.000 $3.600.000 $3.600.000 $3.600.000 $18.000.000
Personal de servicios
generales $980.657 $980.657 $980.657 $980.657 $980.657 $980.657 $4.903.285
Publicidad:
PUBLICIDAD Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL
Campaña de expectativa vía
internet y redes sociales $0 $0 $0 $0 $1.000.000 $500.000 $1.500.000
Campaña de expectativa voz a
voz $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
Lanzamiento de la aplicación con
rifa anchetas productos
campesinos $0 $0 $0 $0 $0 $500.000 $500.000
TOTAL $0 $0 $0 $0 $1.000.000 $1.000.000 $2.000.000
Otros Gastos:
Otros costos Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL
Registro Cámara de
Comercio $300.000 $0 $0 $0 $0 $0 $300.000
Servicio de asesoría en
Registro Cámara de
Comercio $400.000 $0 $0 $0 $0 $0 $400.000
Registro ante Google Play $93.725 $0 $0 $0 $0 $0 $93.725
Servicio de diseño y
desarrollo de aplicación $5.600.000 $15.200.000 $15.200.000 $15.200.000 $0 $0 $36.000.000
TOTAL $6.393.725 $15.200.000 $15.200.000 $15.200.000 $0 $0 $36.793.725
La publicidad que tendremos en redes sociales permitirá ampliar nuestra visibilidad y esta
será nuestro altavoz para que nos conozcan más personas y estos descarguen y usen la
aplicación; así mismo nuestra estrategia de comunicación permitirá que las personas
interesadas tengan presente nuestro nombre como organización, los consumidores
entiendan para que es expresamente esta app y podamos alcanzar todos los objetivos
organizacionales mediante el buen nombre, buenas calificaciones y excelente servicio.
Así mismo en la APP tendremos un espacio para PQR y calificación de la aplicación lo cual
permitirá a los consumidores poder ver el nivel de confianza que tienen quienes ya han
hecho compras mediante nuestra estrategia.
Como es de saber las fases de proceso administrativo se mostrar de acuerdo con la siguiente
Planificación
Control
Se expresa que el control se puede definir como el proceso para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera
que la ejecución se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado. Tiene como finalidad localizar
deficiencia y errores para rectificar y prevenir su recurrencia. Los elementos de control son
de gran importancia y son los siguientes: ∙ Evaluación de las normas, Supervisión y
evaluación del personal, Comparacion, Acción correctiva, Retroalimentación.
Organización
F. La viabilidad de la idea:
Nuestra idea de negocio es novedosa, cuenta con suficientes medios para ejecutarlo, así
como con los recursos necesarios y la capacidad de conseguirlos y seguir ejecutándolo en el
futuro, por esta razón el proyecto es viable.
Tenemos en cuenta el cumplimiento de cuatro aspectos fundamentales para la viabilidad de
la empresa:
Viabilidad técnica
Se cuenta con la experiencia y con los recursos tecnológicos necesarias que permitirán
prestar el servicio de manera confiable y rápida. Conocemos el proceso de fabricación,
logística, comercialización y los canales de distribución; se cuentan con los materiales
necesarios, los recursos técnicos y humanos que van a operar, control de calidad, entre
otros.
Viabilidad comercial
Existe un mercado para prestar el servicio, el producto es dirigido a toda clase de personas y
de diferentes estratos sociales. El mercado es muy amplio, los servicios ofrecidos permiten
satisfacer las necesidades de la población.
Viabilidad económica
La empresa contaría con recursos económicos necesarios, lo que contribuye a ofrecer los
productos y servicios a precios competitivos y asequibles para los clientes, generando una
mayor rentabilidad para el negocio.
Viabilidad financiera
● Alcaldía Mayor de Bogotá. (2006). Decreto 315 de 2006. "Por el cual se adopta el Plan
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Prensa