PROCESO SECRETARIA GENERAL

Fecha:16 Junio 2017

SUBPROCESO TALENTO HUMANO

FORMATO PROCEDIMEINTO DE CONVIVENCIA LABORAL Versión: 1

ALCALDIA DE TABIO

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

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COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

ALCALDIA DE TABIO

CIUDAD: TABIO
FECHA: JUNIO 2017
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CONTENIDO

1. EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ....................................................................................... 4

2. ALCANCE ................................................................................................................................................ 5
3. ELECCION COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...................... 6
4. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ............................................................ 8
5. Funciones del Presidente del Comité. ................................................................................................. 9
6. Funciones del Secretario. ...................................................................................................................... 9
ANEXOS PARA CONFORMACION DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ............................10
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1. EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de convivencia laboral Que al constituirse los Comités de Convivencia

Laboral como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a
los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares
de trabajo, es necesario establecer su conformación.

Que para efecto de propender por la operatividad de los Comités de Convivencia

Laboral en las entidades públicas y empresas privadas, es necesario también
establecer disposiciones relacionadas con su funcionamiento

La Resolución 1356 de 2012 resuelve que todas las empresas e instituciones

públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas
a conformar un Comité de Convivencia Laboral

El Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por dos (2) representantes del
empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. Las
entidades públicas y empresas privadas podrán de acuerdo a su organización
interna designar un mayor número de representantes, los cuales en todo caso serán
iguales en ambas partes.

Los integrantes del Comité preferiblemente contarán con competencias

actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia,
serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo
habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

El empleador designará directamente a sus representantes y los trabajadores

elegirán los suyos a través de votación secreta que represente la expresión libre,
espontánea y auténtica de todos los trabajadores, y mediante escrutinio público,
cuyo procedimiento deberá ser adoptado por cada empresa o entidad pública, e
incluirse en la respectiva convocatoria de la elección.

El Comité de Convivencia Laboral de entidades públicas y empresas privadas no

podrá conformarse con servidores públicos o trabajadores a los que se les haya
formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral,
en los seis (6) meses anteriores a su conformación".
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Reuniones. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres

(3) meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y
extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata
intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes".

2. ALCANCE

La constitución de los Comités de Convivencia Laboral se hace como una medida

preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los
riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo. (Resolución
2646 del 17 de julio de 2008, Ministerio de la Protección Social)
Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de
Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de la institución.

Sus funciones son únicas y no podrá tener otras y son las descritas en el artículo 6º
de la Resolución 652 de 2012:
• Recibir y dar trámite a las quejas presentadas referentes a acoso laboral.
• Escuchar a las partes involucradas sobre los hechos que dieron lugar a la queja. •
Adelantar reuniones para crear un espacio de diálogo entre las partes.
• Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes y verificar su
cumplimiento.
• Presentar a la alta dirección las recomendaciones para el desarrollo efectivo de
las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral.
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3. ELECCION COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

1. Elija el comité de Convivencia Laboral. Tenga en cuenta que debe estar

conformado por representantes del empleador y de los trabajadores. El
empleador los nombrará directamente y los trabajadores lo harán mediante
votación libre.

2. Organice el proceso de votación y elección de los candidatos que van a

representar a los trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos,
elegir los jurados que colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de apertura
de las votaciones.

3. Realice el proceso de votación y elección de los representantes: Registre en un

formato el nombre, cédula y firma de la persona que va a votar, con el fin de
respaldar los datos de votación que posteriormente se obtendrán. Una vez
finalice la votación diligencie el acta de cierre de las votaciones y proceda a
efectuar el conteo de los votos dejando constancia de ello en un formato.

4. Conformado el comité preséntelo ante todo el personal de la empresa y divulgue

las funciones básicas que les tocará desarrollar.

5. Diligencie y envíe una copia del acta de conformación del comité a la gerencia
para su revisión

Presidente Del De Comité De Convivencia Laboral

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus
miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y

eficaz.
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3. Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las

recomendaciones aprobadas en el Comité.

4. Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los

recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

Secretaria del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral

deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá
las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan
las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las
soportan.

2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el
día, la hora y el lugar de la reunión.

3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el
fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de

establecer compromisos de convivencia.

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por

la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las
diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada.

8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al

cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya

estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales
serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada.
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4. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes funciones:

❖ Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan

situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que
las soportan.

❖ Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los

que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa
privada.

❖ Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos

que dieron lugar a la queja.

❖ Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.
❖ .Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,
renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos
el principio de la confidencialidad.
❖ Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas
en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan

las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia
Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose
del sector público. En el sector privado, el Comité informará a la alta dirección de la
empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector
de trabajo o demandar ante el juez competente.

Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las

recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión
del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de
control.
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5. Funciones del Presidente del Comité.

❖ Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

❖ Definir el objetivo de cada reunión así como la agenda de la misma.
❖ Definir con los miembros del Comité las fechas, el sitio y hora de reunión del
comité.
❖ Hacer seguimiento a los compromisos establecidos en cada reunión.

❖ Promover la participación activa de todos los miembros del comité y de los

trabajadores y demás miembros de la empresa.
❖ Tramitar ante la Gerencia General las recomendaciones aprobadas en el seno
del Comité y darle a conocer todas sus actividades.
❖ Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los
trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.
❖ Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el
Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y
salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas.
❖ Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa
privada.

6. Funciones del Secretario.

❖ Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones

programadas.
❖ Tomar nota de los temas tratados para elaborar el acta de cada reunión y
someterla a la discusión y aprobación del comité.
❖ Entregar por lo menos una semana después de cada reunión el acta de la
misma a fin de que los miembros puedan desarrollar sus compromisos.
❖ Coordinar los recursos necesarios (fotocopias, informes, ayudas audiovisuales,
etc.) para el buen funcionamiento de la reunión.
❖ Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité.
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ANEXOS PARA CONFORMACION DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL
ANEXO 1
HOJA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL
COMITÉ DE CONVIVIENCIA LABORAL

Empresa: ____________________________________________

Período: _____________________________________________

NOMBRE OFICIO SECCIÓN FECHA

Responsable: ______________________
Fecha de cierre: ______________________
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ANEXO 2
FORMATO PARA VOTOS

VOTOS POR CANDIDATOS INDIVIDUALES

Comité de Convivencia Laboral

VOTO PARA ELECCIÓN

Candidato 1

Candidato 2

Candidato 3

Candidato 4
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ANEXO 3

ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES DE LOS CANDIDATOS A COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL

EMPRESA ___________________________________________
PERIODO _____________________

Siendo las _______ del día ______ de ______, se dio apertura al proceso de
votación para la elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO para el período que va de _________
de _______ a _______ de _________.

En calidad de jurados de votación se encargó a los señores:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________

Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votación

Nombre y Firma del Colaborador de la mesa de votación

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ANEXO 4
REGISTRO DE VOTANTES
COMITÉ DE CONVIVIENCIA LABORAL

EMPRESA
_________________________________________________________

No. NOMBRE No. CÉDULA O FIRMA DEL

REGISTRO TRABAJADOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

FECHA: _____________________
RESPONSABLE: ________________________
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ANEXO 5

ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS

CANDIDATOS AL COMITÉ DE CONVIVVENCIA LABORAL

EMPRESA ___________________________________________

PERIODO _____________________

Siendo las _______ del día ______________ de _______, se dio por finalizado
el proceso de votación para elección de los candidatos al COMITÉ DE
CONVIVVENCIA LABORAL para el período que va de _________ de _________
a ________ de ___________.

Como jurados de mesa estuvieron los señores (as):

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________
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ANEXO 6

RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS:

PERSONA NUMERO DE VOTOS

PERSONA 1
PERSONA 2
PERSONA 3
PERSONA 4
VOTOS EN BLANCO:
VOTOS ANULADOS:
TOTAL VOTOS:
Resultaron elegidos en ésta votación las siguientes personas:

CATEGORÍA
NOMBRE OFICIO SECCIÓN PRINCIPAL SUPLENTE

Nombre y Firma del Coordinador de la Nombre y Firma del Colaborador de la

mesa de votación mesa de votación
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ANEXO 7

ACTA DE CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

EMPRESA ________________________________________________________
PERIODO ________________________________________________________

El día _______ se eligió el Comité de Convivencia Laboral dando así cumplimiento

a las exigencias de la Resolución 652 de 2012, al Decreto 2646 de 1994 y a la
División de Salud Ocupacional del Ministerio de Protección Social.

La modalidad utilizada para su elección fue ______________________________

Resultaron elegidos
_______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________

El número de votos obtenidos fue ______________________________________

El representante legal de la empresa designa a ___________________________

Como presidente del comité y por votación del comité se nombra a ___________
Como secretario (a) del mismo.

_____________________________________________
Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votación

_____________________________________________
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Nombre y Firma del Colaborador de la mesa de votación

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ANEXO 8

NOMBRE EMPRESA
ACTA REUNION
FECHA: ________

HORA DE INICIO: ________ ACTA No. ________

ASISTENTES:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________

ORDEN DEL DIA:

1. _________________________________________
2. _________________________________________
3. _________________________________________
4. _________________________________________
5. _________________________________________

INVITADOS:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________

HORA FINALIZACION: ______________

FECHA PROXIMA REUNION ________________
HORA PROXIMA REUNION ________________

OBSERVACIONES:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
___________________________

FIRMA ASISTENTES:
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__________________________ __________________________
__________________________ __________________________
__________________________ __________________________
_______________________

_______________________
RESPONSABL FECHA DE
TEMAS TRATADOS PLAN DE ACCION SEGUIMIENTO OBSERVACIONES
E EJECUCIÓN

CONVENCIONES DE SEGUIMIENTO:
EJECUTADO

PARCIAL

PENDIENTE