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PROCEDIMIENTO CONSTITUCION Versión:

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1. OBJETIVO

El Comité de Convivencia Laboral se constituye como una medida preventiva frente al acoso
laboral y como tal debe contribuir a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales
que afectan la salud en los lugares de trabajo.

2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajadores de la empresa en sus diferentes sedes.

3. RESPONSABLES

CARGO RESPONSABILIDAD
Asignar los recursos necesarios para el funcionamiento del Comité de
GERENTE convivencia laboral.
Elegir sus representantes ante el Comité de convivencia laboral.
SYSO – COMITÉ Velar por la ejecución de las actividades relacionadas con el Comité
DE CONVIVENCIA de convivencia laboral.(Conformación y funcionamiento).

4. MARCO LEGAL

La Conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia laboral está reglamentado

específicamente por:

Ley 1010 de 2006 (Enero 23) Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y
sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

Resolución 2646 de 2008 (Julio 17) Por medio de la cual, en su artículo 14 se contempla como
medida preventiva de acoso laboral “1.7 Conformar el Comité de Convivencia Laboral y
establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las
conductas de acoso laboral”.
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Resolución 652 de 2012 (Abril 30) Por la cual se establece la conformación y funcionamiento
del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras
disposiciones.

Resolución 1356 de 2012, Por la cual se modifica parcialmente la resolución 652 de 2012.

Ley 1010 de 2006, Resolución 2646 de 2008, 652 de 2012 y 1356 de 2012.

5. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comité de Convivencia Laboral de la empresa, actúa como Comité Central, de acuerdo a la

Resolución 652 de 2012 y representa a los trabajadores de la empresa.

5.1 Procedimiento para la conformación

El procedimiento de nombramiento de Representantes, principales y suplentes, por parte de la

Empresa y la elección de los Representantes, principales y suplentes, de los Trabajadores; se
comunicara mediante las circular

 Formato de convocatoria.

 Representantes designados por el empleador para el Comité de Convivencia.

 Formato Inscripción para el Comité de Convivencia por parte de los trabajadores.

 Formato resultado de las elecciones Comité de Convivencia.

5.2 Número de Integrantes

Según la resolución 1356 el Comité de Convivencia Laboral está compuesto por ocho (2)
miembros:

Dos (2) representantes del Empleador, (Un (1) principal y Un (1) suplente) y Dos (2)
representantes de los trabajadores (un (1) principal y un (1) suplente).
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5.3 Características de los integrantes

Los integrantes del Comité de Convivencia son trabajadores con contrato con la empresa y deben
ser personas que demuestren competencias actitudinales y comportamentales tales como respeto,
imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y
ética, y con habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

5.4 Representantes del Empleador

Mediante una comunicación escrita, el empleador, nombrara como Representantes al comité de

convivencia a las personas Principales y Suplentes.

5.5 Representantes de los trabajadores

Mediante la jornada de votación secreta que representó la expresión libre, espontánea y auténtica
de todos los trabajadores, y mediante escrutinio público se llevara a cabo el conteo de votos y los
resultados se divulgaron en reunión con todo el personal de la empresa, para informar los
representantes elegidos por los Trabajadores al Comité de Convivencia Laboral, en calidad
Principales y Suplentes.

5.6 Periodo de Vigencia

El período del Comité será de 2 años, contados a partir del día fecha de conformación, fecha en la
que se realizó la comunicación de la elección de los representantes de los trabajadores.

5.7 Obligaciones especiales

Además del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y reglamentarias, los
miembros del Comité deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas

b) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en ejercicio de sus

funciones.
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b) Suscribir la cláusula de confidencialidad correspondiente.

c) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité.

e) Asumir los compromisos de capacitación necesarios para el buen desempeño de sus

funciones.

f) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comité

5.8 Inhabilidades

a) No podrán ser integrantes del Comité de Convivencia, aquellos trabajadores a los que se
les haya formulado una queja de acoso laboral o que hayan sido víctimas de acoso laboral,
en los últimos seis meses anteriores a su conformación.

b) Siempre que un miembro del Comité considere que existe algún factor que impide su
actuación con la autonomía e imparcialidad necesarias, deberá manifestarlo a los demás
miembros del Comité, para que estos se pronuncien al respecto.

c) Si la persona que presenta la queja o cualquiera de los miembros del Comité manifiesta
(recusa), con razones válidas a juicio de los demás miembros del mismo, motivos que
afecten la autonomía o la imparcialidad de alguno de sus miembros para decidir en un
caso concreto de actuación del Comité, se procederá de la misma forma que en el punto
anterior.

5.9 Causales de retiro

Son causales de retiro de los integrantes del Comité de Convivencia Laboral, las siguientes:

1. La desvinculación laboral
2. Incapacidad definitiva
3. Renuncia presentada al Comité

5.10 Reemplazos definitivos

Cuando exista una causal de retiro definida en el numeral anterior, un representante Suplente
asume como Representante Principal, en forma definitiva durante el tiempo que reste al periodo
de vigencia establecido en éste Reglamento. Los Representantes Suplentes no actuarán como
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Representantes Principales en forma temporal dentro del Comité. Para definir el orden en que los
representantes suplentes hacen sustitución de los representantes principales, se estableció un
orden consecutivo: 1, 2. La Empresa definió el orden de los representantes suplentes al momento
de realizar el nombramiento de los mismos. El orden de los Representantes Suplentes por parte
de los Trabajadores, se definió por procedimiento previo definido según orden en número de
votos.

Cuando por algún motivo, se hayan agotado los Representantes Suplentes por parte de la
Empresa, para asumir el rol de Representante Principal, se procederá a realizar nombramiento por
parte de la Dirección, de 2 nuevos Representantes Suplentes del Empleador al Comité de
Convivencia. En el caso en el que se hayan agotado los Representantes Suplentes por parte de
los Trabajadores para asumir el rol de Representante Principal, se procederá a realizar nuevas
elecciones para definir los 2 nuevos Representantes Suplentes por parte de los trabajadores al
Comité de Convivencia.

6. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

6.1. Instalación

El Comité de Convivencia laboral puede ejercer sus funciones desde el momento en que quedó
conformado con los 2 integrantes principales que lo conforman, según lo expuesto durante la
reunión de escrutinios y cierre de votaciones.

En la primera reunión se presentará la estructuración del comité de Convivencia, las funciones,

roles, metodología de reuniones, programa de formación; todo ello enmarcado dentro del
reglamento del Comité de Convivencia Laboral.

Después de hacer la presentación se procederá a:

a) Elección de Presidente y Secretario

b) Firma de Clausula de compromiso, confidencialidad y reserva
c) Definición de fechas de reuniones según periodicidad prevista en el capítulo 5 de este
Reglamento
d) Aprobación del reglamento de funcionamiento del Comité
f) Los demás temas que los miembros quieran tratar

6.2 Funciones del Comité de Convivencia Laboral

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a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que
puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

b) Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule
queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al
interior de la entidad pública o empresa privada.

c) Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar
a la queja.

d) Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de
las controversias.

e) Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la
confidencialidad.

f) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja,
verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

g) En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las
recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral,
(deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose del sector
público. En el sector privado, el Comité informará a la alta dirección de la empresa,
cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o
demandar ante el juez competente. (El párrafo puede ser modificado dependiendo si es
empresa pública o privada)

h) Presentar a la gerencia de la empresa las recomendaciones para el desarrollo efectivo de

las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de
resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por
los organismos de control.

i) Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de

Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y seguridad y salud en el
trabajo.
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j) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las
quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta
dirección de la entidad pública o empresa privada.

6.3 Funciones del Presidente

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un
Presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias

b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz

c) Tramitar ante la gerencia de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.

d) Gestionar ante la gerencia de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento

del Comité.

6.4 Funciones del Secretario

El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo
acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones
que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan

b) Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por
el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la
reunión

c) Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de
escuchar los hechos que dieron lugar a la misma

d) Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer
compromisos de convivencia

e) Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva,
custodia y confidencialidad de la información
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f) Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité

g) Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a gerencia de la
empresa.

h) Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de
los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

i) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las
quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la gerencia de
la empresa.

6.5. Canales de Comunicación

Las denuncias de presunto acoso laboral deberán ser entregadas a cualquiera de los miembros
principales del Comité, en sobre cerrado, con la documentación pertinente; a partir de éste
momento el miembro que recibió la información debe entregarla al secretario del Comité, quién
deberá depositarla en el lugar que la empresa (Seguridad y salud en el Trabajo) haya dispuesto
para tal fin, el cuál debe cumplir con los criterios de reserva de la información (acceso restringido
solo a los miembros del Comité).

7. REUNIONES

7.1 Clasificación de las reuniones

- Reuniones ordinarias

Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez cada trimestre. Se entiende por trimestre,
de acuerdo a la conformación del Comité de convivencia y el periodo de vigencia:

- Reuniones extraordinarias

Cuando los miembros del Comité consideren que deben reunirse en fechas adicionales a las
ordinarias, estas constituirán sesiones de este tipo. Podrán ser convocadas por cualquiera de los
integrantes del Comité de Convivencia, por medio del Presidente o en su ausencia, del Secretario
del Comité de Convivencia.
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7.2 Validez de las reuniones

El Comité sesionará con la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes.

7.3 Actas y registro de las reuniones

De cada reunión se elevará un acta, la cual debe contener como mínimo:

- Tipo de reunión: ordinaria o extraordinaria

- Fecha de reunión.
- Hora de inicio y terminación de la reunión
- Nombre de los Integrantes asistentes e integrantes ausentes
- Nombre de los invitados
- Temas tratados
- Conclusiones
- Pendientes
- Próxima reunión
- Nombre de quien elabora el acta (Secretario)

8. RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

La empresa dispone definirá espacios donde se realizará las reuniones, el cuál debe ser privado,
de tal forma que los miembros puedan desarrollar sus reuniones con tranquilidad, para la
realización de las reuniones del Comité.

Para garantizar el manejo reservado de la información, se diligenciaran las actas de cada reunión
esta información que adelante el Comité, se mantendrá guardado bajo llave en un espacio físico
definido. El Secretario del Comité será la única persona que posea ésta llave.

9. DESARROLLO DE LAS MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS FRENTE AL

ACOSO LABORAL.
La Gerencia y el Proceso de SST, desarrollarán medidas preventivas y correctivas frente al acoso
laboral, con el fin de promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar
relaciones sociales positivas entre todos los trabajadores, respaldando la dignidad e integridad de
las personas en el trabajo.
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La Gerencia y SST, solicitará asesoría y asistencia técnica a la Administradora de Riesgos

Laborales para el desarrollo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.

10. FORMACIÓN

Los representantes del Comité de Convivencia (Principales y suplentes) harán parte de un

proceso de formación como estrategia para el fortalecimiento de las competencias actitudinales,
comportamentales y habilidades requeridas para el desempeño de sus funciones.

El programa de formación se desarrollará en el período inicial de vigencia de cada Comité de

Convivencia.

Los temas a desarrollar son los siguientes:

TEMA FECHA
Ley 1010 de 2006
Liderazgo y fortalecimiento de las relaciones
interpersonales
Comunicación asertiva
Resolución de conflictos

11. Anexo

 Divulgación masiva ccl (Código: SST-FO-26).

 Acta de apertura de elecciones (Código: SST-FO-28).
 Acta de cierre de votaciones (Código: SST-FO-29).
 Acta de conformación ccl (Código: SST-FO-30).
 Registro de votantes (Código: SST-FO-31).
 Acta de reunión ccl (Código: SST-FO-32).
 inscripción de candidatos (Código: SST-FO-33).
 Reglamento interno del ccl (Código: SST-FO-34).
 Formato acta de compromiso de confidencialidad (Código: SST-FO-35).
 Formato de compromisos (Código: SST-FO-36).
 Tarjetón de votación elección ccl (Código: SST-FO-37).
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