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INDICE

INTRODUCCION.................................................................................................................................5
OBJETIVOS.........................................................................................................................................5
Objetivos generales:......................................................................................................................5
Objetivos específicos:....................................................................................................................5
ALGORITMO GENERAL DEL SISTEMA................................................................................................6
ANALISIS DE SISTEMA........................................................................................................................6
DFD´s: Descripción de procesos por niveles – Nivel 0...................................................................7
DFD´s: Descripción de procesos por niveles – Nivel 1...................................................................8
DFD´s: Descripción de procesos por niveles – Nivel 2...................................................................9
Tabla de bases de datos..............................................................................................................10
Código del menú. Procesos a la hora de abrir cada ventana......................................................17
Código de registro de artículos. Proceso de registro de nuevos artículos..................................18
Código de registro de artículos. Actualizar datos de los artículos..............................................19
Código de registro de artículos. Borrar datos de los artículos....................................................19
Código de registro de clientes. Guardar datos de los clientes...................................................20
Código de registro de clientes. Actualizar datos de los clientes................................................20
Código de registro de clientes. Borrar datos de los clientes......................................................21
Código de generación de las facturas. Proceso de generar facturas.........................................21
Esquemas de menú y Diseño de la interfaz del usuario.................................................................23
Pantallas del Programa de administración y Sistema de ventas................................................24
Menu Principal:........................................................................................................................24
Panel de Administración de artículos:.....................................................................................25
Pantalla de administración de clientes:..................................................................................26
Pantalla de Facturación del Sistema:......................................................................................27
Pantalla de Detalles de Factura:..............................................................................................29
Pantalla de Información de Clientes.......................................................................................30
Pantalla de información de inventario:...................................................................................31
Pantalla de saldo de facturas:.................................................................................................32
Pantalla de estado de cliente:.................................................................................................33

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3
 INTRODUCCION

PROASIV

Programa de Administración y Sistema de Ventas

El programa a presentar, es una propuesta a la solución definitiva de los problemas que

presenta todo negocio en relación a la línea de ventas, su distribución y administración.
Nuestra propuesta representa la mejor opción para dejar atrás el uso de prácticas
obsoletas a bases de papel, libros records y malos hábitos administrativos.

OBJETIVOS
Objetivos generales:
• Brindar mayor facilidad para llevar cabo los procesos administrativos de información de
ventas, producción y asignación de facturas en un negocio, ya que mientras mayor sea la
facilidad de administración, mayor es la productividad de un negocio.

• Realizar un mejor manejo del área de contabilidad ya que ofrece cada detalle de las
ventas de los productos y las compras de los usuarios. También almacena información
de los usuarios como [datos básicos, deudas y facturas].

• Evaluar a través de un sistema de estadísticas los datos recompilados por el usuario,

tanto de las ventas del día como de todas las realizadas.

Objetivos específicos:
• Poder registrar, actualizar y eliminar clientes, artículos y facturas.
• Acceder con mayor facilidad y claridad a los datos generados a través del uso del
sistema.
• Permitir la asignación de facturas a el cliente que las genero.
• Asignar a cada cliente su propio historial de facturas.
• Poder asignar un límite de deuda a cada cliente clientes.
• Generar facturas detalladas y personalizadas.
• Producir cuadre de ventas diarios y entre fechas seleccionadas por el usuario.
• Poder administrar inventario y ver que artículos necesitan reorden.
• Tener acceso a estadísticas de ventas, así como a graficas sobre el tipo de ventas
realizadas.
• Capacidad de generar la impresión de facturas, reportes, información de cliente,
información de artículos y reportes de saldo de deudas.
•

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 ALGORITMO GENERAL DEL SISTEMA

El proceso general del software se guía a través de condicionales, de tal manera que siguiendo
las necesidades del usuario todo el software se redice a un (SI - NO) y también a mostrar
información que se le ha digitado por eso es que mientras más se trabaje en el mayor será la
utilidad y la destreza del software.

Todo se reduce al registro de la información, como por ejemplo un artículo y un cliente este
cliente se pospone a la compra de este articulo y de esta manera se genera una factura donde
están ambos y con la acumulación de este proceso se generan más artículos, más clientes, y más
facturas y con toda esta información se producen estadísticas, gráficas y historiales de compras
de clientes.

Todo esto, está producido a través del lenguaje de programación JAVA y también la plataforma
de bases de datos MYSQL, ambas pertenecientes a ORACLE, que con la combinación de ambas se
pueden hacer maravillas como esta. Pero el ambiente de desarrollo utilizado para construir el
software y el que seguirá dándole soporte es NetBeans.

ANALISIS DE SISTEMA
Dentro del análisis de sistemas vamos a definir:

• DFD´s: Descripción de procesos por niveles

• Tablas de Bases de Datos
• Diccionario de Datos
• Pseudocódigos

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DFD´s: Descripción de procesos por niveles – Nivel 0

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DFD´s: Descripción de procesos por niveles – Nivel 1

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DFD´s: Descripción de procesos por niveles – Nivel 2

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Tabla de bases de datos

Tabla de Artículos
Id_art descripción Cantidad precio_ini Precio_final reorden Tipo_art itbis

1 T-shirt polo 65 300 450 20 polocher 18

2 Gorra Puma 20 120 250 5 sombreros 12

3 Convers 39 15 350 550 5 calzado 18

Esta tabla es la que almacena todos los datos relacionados a los artículos y sus valores dentro del área de venta y inventario

Tabla de Clientes
Id_cli nombre apellido sexo Limite_credito rnc ncf Credito

1 Juan Gil M 8000 N/A N/A 1400

2 Maria Gomez F 8000 N/A N/A 0

3 Mia Torrez F 8000 430023991 N/A 3478.02

Esta tabla es la que almacena todos los datos relacionados a los clientes, desde su información personal como también su crédito, deudas y a
través de información que esta contiene se puede acceder a las facturas de este cliente.

Tabla de Facturas

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 ID Tipo_fac Fecha Sub-total itbis total Id_cliente rnc ncf balance

N1 Contado 2020-07-29 210.78 29.22 1000 3 430023991 N/A 0

N2 Credito 2020-09-21 214.28 25.72 550 1 N/A N/A 550

N3 Contado 2020-09-22 406.77 73.23 480 1 N/A N/A 0

Esta tabla es la que almacena todos los datos principales relacionados a las facturas desde información del cliente, como de los valores
monetarios, fecha, y el tipo de factura que se a efectuado.

Tabla de Descripción de Facturas

Id_factura Id_articulo Desc_art cantidad precio itbis importe costo

N1 1 T-shirt polo 1 450 68.64 381.36 0

N1 3 Convers 39 1 550 83.9 466.10 0

N2 2 Gorra puma 2 240 25.72 214.28 240

Esta tabla es la que almacena todos los datos relacionados a los detalles de cada factura desde información de todos los artículos dentro de
cada factura, así como los costos por cada artículo adquirido.

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Diccionario de datos

Las 4 tablas de bases de datos que contiene el proyecto se estructuran de la siguiente manera:

Recordar que los diccionarios de datos son la manera de describir la estructura, composición y
descripción de cada campo de las tablas de la base de datos.

Tabla de artículos:
Flujo
Nombre: reg_articulo
Descripción: Se registran los datos de los artículos
Flujo Padre: --
Origen: Articulos Destino: Guardar datos
Contenido: id_art + descripción + cantidad + Precio_inicial + aviso_reorden + tipo_articulo
+ itbis

Proceso
Nombre: Guardar datos Referencia: (1)
Descripción: Valida y guarda los datos del artículo que se desea registrar.
Proceso Padre: 0
Entradas: todos los datos o contenido del articulo
Salidas: Un aviso de si se guardó o no el articulo

Archivo
Nombre: Articulo Longitud de registro: 110 bytes
Acceso: [x]Directo [] Secuencial
Descripción: almacena los datos del articulo
Archivos Índice: id_art, (Índice: id del articulo)
Campo: Tipo: Longitud: Descripción:
id_art entero 10 identificador del artículo

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descripción carácter 100 nombre del articulo
cantidad entero 10 cantidad en inventario del articulo
precio_ini flotante 15 precio de compra del articulo
precio_final flotante 15 precio de venta del articulo
reorden entero 10 aviso cuando se está agotando el articulo
tipo_art carácter 100 clasificación del articulo
itbis flotante 15 itbis del articulo

Tabla de Clientes:
Flujo
Nombre: datos de cliente
Descripción: contiene los datos personales de los clientes
Flojo Padre: --
Origen: Clientes Destino: Guardar datos
Contenido: identificador + nombre + apellido + sexo + límite de crédito + rnc + ncf +
credito

Proceso
Nombre: Guardar datos
Referencia: (1)
Descripción: valida y guarda los datos de los clientes
Proceso Padre: 0
Entradas: todos los datos o contenido del cliente
Salidas: Un aviso de si se guardó o no el cliente

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 Archivo
Nombre: Cliente Longitud de registro: 120 bytes
Acceso: [x] Directo []Secuencial
Descripción: almacena los datos personales del cliente
Archivos Índice: id_cli (índice: identificador del cliente)
Campo: Tipo: Longitud: Descripción:
id_cli entero 10 identificador del cliente
nombre carácter 100 nombres del cliente
apellido carácter 100 apellidos del cliente
sexo carácter 100 sexo del cliente
lim_credito entero 10 límite de créditos o deuda para cliente
rnc carácter 15 rnc del cliente
ncf carácter 15 ncf del cliente
credito flotante 15 credito o total en deuda del cliente

Tabla de Factura:
Flujo
Nombre: Datos de la factura
Descripción: Contiene los datos de la factura realizada tras una compra
Flojo Padre: --
Origen: compra Destino: Validar factura
Contenido: Datos de la compra, artículos y datos del cliente

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 Proceso
Nombre: Validar factura
Referencia: 1
Descripción: Valida la compra del cliente y el crédito del mismo o si es al contado o a
crédito
Proceso Padre: 0
Entradas: compra, detalles de artículos y datos del cliente
Salidas: Un aviso de si se procesó o no la factura, descuento del inventario, y cargo del
costo.

Archivo
Nombre: factura Longitud de registro: 220 bytes
Acceso: [ ] Directo [x]Secuencial
Descripción: Almacena los datos de las facturas procesadas
Archivos Índice: num_fact (índice: número de factura)
Campo: Tipo: Longitud: Descripción:
num_fact carácter 20 identificador de la factura
tipo_fact carácter 10 Si la factura es a crédito o contado
fecha date null fecha en que se efectuó la factura
sub-total flotante 15 el total de la factura sin el impuesto
itbis flotante 15 impuesto de la factura
total flotante 15 total de la factura (sub-total + itbis)
id_cliente entero 10 identificador del cliente
rnc carácter 15 rnc del cliente
ncf carácter 15 ncf del cliente
balance flotante 15 si la factura es a crédito esto sería la deuda

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Tabla descripción de Facturas:
Flujo
Nombre: Detalles de la factura
Descripción: Contiene los detalles de cada artículo y factura tras una compra
Flojo Padre: --
Origen: compra Destino: Guardar factura
Contenido: Detalles de cada artículo en la factura y datos totales de cada artículo de la
factura

Proceso
Nombre: Guardar factura
Referencia: 2
Descripción: Almacena los detalles de cada factura
Proceso Padre: 0
Entradas: detalles de artículos y detalles del articulo
Salidas: información de la factura

Archivo
Nombre: detalle_factura Longitud de registro: 550 bytes
Acceso: [ ] Directo [x]Secuencial
Descripción: Almacena los detalles de las facturas procesadas
Archivos Índice: no contiene
Campo: Tipo: Longitud: Descripción:
num_fact carácter 20 identificador de la factura
id_articulo entero 10 identificador del artículo
descripción carácter 100 nombre del articulo
cantidad entero 10 cantidad comprada del articulo

15
precio flotante 15 es el precio del articulo por la cantidad
itbis flotante 15 impuesto total del articulo
costo flotante 15 la deuda de cada articulo

Pseudocódigos

Los seudocódigos que voy a presentar, son capturas hechas al código del proyecto a excepción
del código de factura ya que el código es mui extenso y lo que hice fue construir un algoritmo
que representa la lógica del código.

Código del menú. Procesos a la hora de abrir cada ventana.

A la hora de pulsarse uno de los botones del menú, inmediatamente se ejecuta el código donde
se llama la ventana y se ordena a que se vuelva visible.

16
Código de registro de artículos. Proceso de registro de nuevos artículos.

En la primera captura, el código donde una vez se escriben los datos y se presiona el botón de
guardar, primero se validan los campos vacíos y luego que los datos digitados.

La segunda captura muestra la consulta para guardar los datos en la tabla que le corresponde
dentro de la base de datos.

17
Código de registro de artículos. Actualizar datos de los artículos.

En la primera captura, el código donde una vez se escriben los datos y se presiona el botón de
actualizar, primero se validan los campos vacíos y luego que los datos digitados. La segunda
captura muestra la consulta para actualizar los datos en la tabla que le corresponde dentro de la
base de datos.

Código de registro de artículos. Borrar datos de los artículos.

Consulta para borrar los datos en la tabla que le corresponde dentro de la base de datos.

18
Código de registro de clientes. Guardar datos de los clientes.

Código donde una vez se escriben los datos y se presiona el botón de guardar, primero se
validan los campos vacíos y luego que los datos digitados. Todo esto después de la validación de
campos que se muestran también en el código de los artículos.

Código de registro de clientes. Actualizar datos de los clientes.

Código donde una vez se escriben los datos y se presiona el botón de actualizar, primero se
validan los campos vacíos y luego que los datos digitados. Todo esto después de la validación de
campos que se muestran también en el código de los artículos.

19
Código de registro de clientes. Borrar datos de los clientes.

Consulta para borrar los datos en la tabla que le corresponde dentro de la base de datos. Pero
primero se valida si el cliente tiene una deuda pendiente dentro de las bases de datos.

Código de generación de las facturas. Proceso de generar facturas.

Este código no lo voy a mostrar en forma de captura, porque el código es amplio y mejor lo
reconstruí de manera más simple.

SI (factura a crédito esta seleccionada) {

SI (No hay un cliente seleccionado) {

Te obliga a seleccionar un cliente para asignar la deuda

Retrocede;

busca el valor de la factura

busca la deuda que el cliente tiene

busca el límite de deuda que tiene permitido el cliente

VALOR TOTAL: Suma el valor de la factura más la deuda que ya tenía el cliente

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 SI (el VALOR TOTAL es menor al límite de crédito del cliente) {

actualiza la información del cliente asignándole una nueva deuda = VALOR TOTAL

Procede a guardarse la factura

Procede a guardarse los detalles de la factura

Actualiza la existencia del inventario;

} De lo contrario {

Mensaje que dice que el cliente ha sobrepasado el límite de factura

SI (La factura es a contado) {

SI (No hay un cliente seleccionado) {

Llena los campos correspondientes al cliente con valores genéricos (N/A)

Procede a guardarse la factura

Procede a guardarse los detalles de la factura

Actualiza la existencia del inventario;

Saldar cliente

Primero se valida la información del cliente

SI (el id de cliente = N/A o si el id del cliente = 0 o el límite de crédito = ""){

Mensaje de que el cliente no es valido

} De lo contrario {

SI (el balance del cliente = 0) {

Mensaje de que el cliente esta saldo

} De lo contrario {

Se actualiza la información del balance pendiente del cliente

Mensaje de que el balance del cliente se ha saldado

21
 Esquemas de menú y Diseño de la interfaz del usuario

ESQUEMA

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Las pantallas que presentare tendrán cada una su descripción y el español
estructurado que le corresponde a cada una. Tengo que aclarar que mi
trabajo de Diseño de sistemas está basado en uno de los Sistemas que he
desarrollado.

Pantallas del Programa de administración y Sistema de ventas

Menu Principal:

Descripción:
En esta pantalla ofrece las diferentes opciones de uno, básicamente es el acceso a cada
una de las opciones del sistema. Desde su apertura nos notifica sobre nuestra
información de inicio de sesión y nos da un recordatorio de los artículos que necesitan
reorden.
Español estructurado:
Al momento del momento del inicio de sesión se hace una consulta a la base de datos,
donde se selecciona todos los artículos que tienen una existencia menor a su columna
de reorden, si el número de artículos que se compilan es mayor a cero se emite una
notificación con la cantidad de los artículos.

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Panel de Administración de artículos:

Descripción:
En esta pantalla es donde se efectúa el registro de los artículos, también es donde se
actualizan los datos de dicho artículo y en mismo orden donde se elimina si es
necesario.
Español estructurado:
El código es un poco más complejo que el menú ya que en este caso se efectúa lo que es
el registro de datos al programa por lo tanto se debe validar cada campo. Primero se
introducen los datos de dicho artículo, el programa solo permite valores numéricos
donde es necesario. Una vez completados los campos se procede a guardar donde
comienza la validación revisando si hay campos vacíos o valores numéricos no válidos, si
no hay ningún problema se guardan los datos. Lo mismo pasa a la hora de actualizar.
También aquí es donde se digita el número mínimo en existencia de cada artículo para
que se efectué una notificación al abrir el programa.

24
Pantalla de administración de clientes:

Descripción:
En esta pantalla al igual que en administración de artículos, se efectúan el registro de los
clientes tanto los clientes constantes como todo aquel que desee tener un valor de
crédito dentro del negocio, también es donde se actualizan los datos de dicho cliente y
en mismo orden donde se elimina si es necesario.
A la hora del registro se le pone a cada cliente un valor máximo de crédito a deber
dentro del negocio. Cuando se efectué una deuda dentro del negocio se le aplicara a
dicho cliente y se tomara en cuente el límite de crédito.
Español estructurado:
En el código de esta pantalla se efectúa la misma validación que en el anterior. Ya que a
la hora de guardar se revisa que todos los campos estén completos con datos válidos, si
esto no se cumple no se realiza el registro del cliente.

25
Pantalla de Facturación del Sistema:

Descripción:
Esta pantalla es el centro, donde más control e información se genera e introduce en
todo el sistema. Lo primero en tomar en cuenta es un pequeño menú a la izquierda con
opciones varias y otro submenú de información a la derecha donde está toda la
información de la factura que se está generando, y el centro es donde se encuentra la
información de los artículos seleccionados.
Español estructurado:
Desde que se abre esta pantalla, consulta a la base de datos todos los artículos, y
información del empleado.
Una vez se comienza a generar una factura cuando se selecciona un artículo en la
pantalla superior pasan los datos a los campos de textos que están entre las dos tablas y
se selecciona una cantidad en cuanto se le da ENTER se multiplican los datos de cantidad
por el precio y así se obtiene el total general ese total general se divide entre el itbis del
producto y así se obtiene el subtotal general, restando el total general y el subtotal
general se obtiene itbis general. Esto se produce cada vez que se digita un producto.
A la hora de general la factura se toma en cuenta si la factura es a crédito o contado, si
la factura es a contado se puede imprimir sin necesidad de asignarle ningún cliente (es
opcional).

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Por otro lado, si la factura es a crédito es obligatorio seleccionar un cliente ya registrado
de lo contrario es imposible generar la factura, en caso de que el cliente no este
registrado en el menú de la izquierda está la opción.

Este es el panel que se nos abre a la hora de seleccionar la factura a crédito,

obligándonos a seleccionar un cliente. Una vez seleccionado el cliente se nos permite
poder guardar la factura. Cuando oprimimos guardar se valida si el total de la factura es
menor al límite de crédito que tiene el cliente, pero a su vez se suma el valor de balance
pendiente en caso de que lo tenga, si el resultado de esta suma es menor al límite de
crédito se genera la factura y se guarda con los datos del cliente, agregándose un nuevo
balance pendiente.
En la tabla de factura se guardan los datos generales (número de factura, tipo de
factura, fecha, subtotal, total, itbis, etc..) y en la tabla de detalles de factura, los detalles
de cada artículo.
Y en el mismo orden de los artículos se genera un ciclo donde se va restando la cantidad
en la factura a la cantidad en el inventario.

27
Pantalla de Detalles de Factura:

Descripción:
En esta pantalla se encuentra la información de todas las facturas generadas incluyendo
la información a detalle de cada artículo de la factura y una breve información del
cliente a que le pertenece la factura.
Español estructurado:
Se hace una consulta a la base de datos donde se selecciona todo en la tabla de factura y
se muestra en el sistema. Dentro del sistema, cuando se selecciona una factura se hace
una consulta a la tabla de detalle de factura donde se selecciona todas las filas donde el
número de factura sea igual al de la factura seleccionada.

28
Pantalla de Información de Clientes

Descripción:
En esta pantalla se encuentra toda la información de cada cliente registrado en el
sistema.
Español estructurado:
Cuando se abre la pantalla, se realiza una consulta a la tabla de clientes donde se
selecciona todos los datos y se cargan en el sistema. Dentro de esta cuando se
selecciona un cliente se hace otra consulta y esta vez se cargan a los campos de más
abajo.

29
Pantalla de información de inventario:

Descripción:
En esta pantalla se encuentra toda la información de los artículos en inventario y desde
esta se puede actualizar su existencia.
Español estructurado:
Al abrirse esta ventana se hace una consulta a la tabla de artículos donde se selecciona
todos los datos y se cargan todos sus datos en el sistema. Dentro de esta cuando se
selecciona un artículo se hace otra consulta y esta vez se cargan a los campos de más
abajo.
Al mismo tiempo en la opción se reorden solo se consultan los que están el dato de
reorden es igual o menor que el de la cantidad de existencia.

30
Pantalla de saldo de facturas:

Descripción:
En esta ventana es donde se efectúa el saldo de las facturas que están pendientes a
pagar y también nos permiten hacer un saldo total a un cliente donde se saldan todas
las facturas pendientes de dicho cliente.
Español estructurado:
Al abrirse esta ventana se hace una consulta a la tabla de facturas donde se selecciona
todos los datos y se cargan todos sus datos en el sistema.
Al seleccionar una factura con balance pendiente, se carga los datos de la misma a la
izquierda y los datos del cliente a la derecha con el valor total que este debe y se nos da
la opción de saldar solo esta factura o las facturas pertenecientes a dicho cliente.
Si se selecciona saldar la factura se actualiza la base de datos donde el balance
pendiente de la factura pasa a ser cero y se actualiza el valor de deuda del cliente que le
pertenece la factura restándole el valor de esta.
Si se selecciona saldar cliente se buscan todas las facturas de con balance pendiente
pertenecientes a este cliente y el valor pasa a ser cero, al igual que se actualiza los datos
de deuda del cliente.

31
Pantalla de estado de cliente:

Descripción:
En esta ventana se encuentra toda la información de los clientes que tienen una deuda
pendiente dándonos la opción de saldar todo el valor de la deuda.
Español estructurado:
Al abrirse esta ventana se hace una consulta a la tabla de clientes donde se selecciona
todos los clientes que tengan un balance pendiente mayor a cero y se cargan todos sus
datos en el sistema.
Si se selecciona saldar cliente se buscan todas las facturas de con balance pendiente
pertenecientes a este cliente y el valor pasa a ser cero, al igual que se actualiza los datos
de deuda del cliente.
Si se selecciona imprimir se imprime un reporte de todas las facturas pendientes de este
cliente e información del mismo.

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UN PLACER HABER DADO ESTA ASIGNATURA CON USTED, ESPERO Y SIGA SIENDO LA
PROFESORA QUE FUE CONMIGO, GRACIAS POR EL APREDISAJE.

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