Universidad libre de Costa Rica

Escuela de administración

Curso:
Sistemas de Información gerencial

Tema:
Sistemas de información:
Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social (BINASSS),
Caja Costarricense De Seguro Social (CCSS)

Profesor:
José Roberto Cárdenas Jiménez.

Estudiantes:
Fiorela Barrantes Sanabria
Katherine Barrera Castañeda
Anthony Díaz Chavarría
Rosibel Medina

Cuatrimestre:
II 2022
 Contenido

Introducción .................................................................................................................................... 1
Justificación .................................................................................................................................... 2
Objetivos ......................................................................................................................................... 3
1. Objetivo General .................................................................................................................. 3
2. Objetivos Específicos........................................................................................................... 3
Capítulo 1: Marco Teórico .............................................................................................................. 4
1. Marco conceptual ................................................................................................................. 4
1.1 Sistemas de información.................................................................................................... 4
1.2 Sistema de bases de datos .................................................................................................. 4
2. Marco contextual ................................................................................................................. 6
2.1 Área geográfica............................................................................................................. 6
2.2 Reseña histórica de la institución ................................................................................. 6
2.3 Diagnóstico institucional .............................................................................................. 6
Capítulo 2: Marco Metodológico .................................................................................................... 8
1. Tipo de investigación ........................................................................................................... 8
2. Enfoque de investigación ..................................................................................................... 8
3. Tipo de estudio..................................................................................................................... 8
4. Fuentes de información ........................................................................................................ 8
4.1 Fuentes primarias............................................................................................................... 8
Capítulo 3: Estructura de funcionamiento de BINASSS ................................................................ 9
Capítulo 4: Estructura operativa de BINASSS ............................................................................. 11
Capítulo 5: Bases de datos disponibles en BINASSS ................................................................... 14
1. Colección de publicaciones periódicas científicas ............................................................. 15
2. Acceso a la base de datos en internet ................................................................................. 15
Conclusiones ................................................................................................................................. 17
Referencias.................................................................................................................................... 18
 Introducción

Los sistemas de información permiten agrupar el conocimiento desarrollado en un área

específica con el fin de facilitar su acceso; por ende, la toma de decisiones basadas en la

información disponible. En esta línea, constituyen un importante insumo para las organizaciones

debido a que permiten optimizar diversos procesos y reducir los costos al automatizar los mismos.

A causa de sus beneficios, el uso de los sistemas de información se ha extendido a

diferentes organizaciones y la Caja Costarricense del Seguro Social, en adelante CCSS, no es la

excepción. Además de proporcionar a la población servicios de salud de calidad, la CCSS se

interesa en generar conocimiento a partir de su labor accesible no sólo para el personal de salud y

seguridad, sino también para la población en general.

En correspondencia a lo anterior, es en el año 1983 que se crea en Costa Rica la Biblioteca

en Salud y Seguridad Social, en adelante BINASSS. De esta forma, se constituye como el núcleo

central del Sistema de Servicios Bibliotecarios, Documentación e Información de la Caja

Costarricense del Seguro Social con el fin de mejorar los diferentes servicios de información en

salud (Siles, 1992).

Es a partir de lo anterior que se estructura el presente trabajo de investigación. El cual tiene

como objetivo reconocer la Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social (BINASSS) como

uno de los sistemas de información utilizados por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).

Para ello, se desarrollan tres capítulos en los que se exploran respectivamente la estructura

de funcionamiento, la estructura operativa y las bases de datos que conforman BINASSS.

Finalmente, se ofrecen una serie de conclusiones relacionados con los temas mencionados.

1
 Justificación

Los sistemas de información surgen para facilitar los diversos procesos que se desarrollan

en las organizaciones. Para el caso particular de BINASSS, esta biblioteca surge en función de los

siguientes propósitos: “mantener actualizados a los profesionales en ciencias de la salud del país,

sobre los últimos avances científicos publicados a nivel mundial (...) además mejorar los servicios

de información ofreciendo usuario mecanismos ágiles para localizarla” (Siles, 1992, p. 2).

El interés de la CCSS y de BINASSS por desarrollar un sistema de información accesible

a toda la población con el fin de ofrecer una respuesta oportuna a las necesidades de investigación

a nivel nacional en temas de salud y seguridad social deja en evidencia su interés en mejorar los

diversos procesos que llevan a nivel organizaciones; así como, su compromiso con la sociedad

costarricense para hacer más accesible el conocimiento que se construye tanto dentro como fuera

del país.

En correspondencia con ese compromiso es que surge el interés de desarrollar el presente

trabajo de investigación, y de este modo visualizar la labor que se realiza en instituciones públicas

como la CCSS para automatizar sus procesos y facilitar el acceso a la información. A la vez que,

se abre paso a dar respuesta oportuna respuesta de las necesidades de investigación a nivel

nacional.

Lo anterior representa una serie de beneficios en diferentes aspectos. En primera instancia,

a nivel académico pues permite poner en práctica los conocimientos adquiridos dentro de la

realidad nacional. Del mismo modo, a nivel social debido a que se brinda visibilidad a los esfuerzos

que se realizan en el país a través del uso de las tecnologías, en específico de los sistemas de

información para facilitar diversos procesos.

2
 Objetivos

1. Objetivo General

Reconocer la Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social (BINASSS) como uno de

los sistemas de información utilizados por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).

2. Objetivos Específicos

2.1 Definir la estructura de funcionamiento de la Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social

(BINASSS).

2.2 Describir la estructura operativa de la Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social

(BINASSS).

2.3 Identificar las bases de datos disponibles en la Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social

(BINASSS).

3
 Capítulo 1: Marco Teórico

1. Marco conceptual

A continuación, se exponen los principales conceptos que guían la presente investigación.

1.1 Sistemas de información

De acuerdo con González-Longatt, (2007) un sistema de información puede ser de tipo

automático o manual que incluye personas, máquinas y métodos organizados para “agrupar,

procesar, transmitir y diseminar datos que representan información para el usuario” (p.1). De este

modo, es posible inferir que la utilidad de un sistema de información radica en los datos que

contiene para ser facilitados a la persona que los requiere según su necesidad.

En esta línea, el mismo autor establece que un sistema de información se encuentra

conformado por tres componentes esenciales: sistema humano, tareas y aplicación (González-

Longatt, 2007). Por tanto, una persona que interpreta los datos está realizando una tarea, los cuales

se transforman en conocimiento cuando esta conoce y entiende la información; y es así como logra

aplicarla. En consecuencia, es así que puede ponerla en práctica de acuerdo con sus requerimientos

específicos.

1.2 Sistema de bases de datos

Las bases de datos pueden ser definidas como “un conjunto de elementos de información

seleccionados de acuerdo con criterios determinados y estables, dispuestos en forma ordenada e

introducidos en la memoria de un criterio informático a la que tenga acceso cierto número de

usuarios” (OMPI, citado por Castro p. 90).

4
 En esta línea y siguiendo a Date (2001), un sistema de base de datos puede ser definido

como un sistema computarizado para guardar registros. En consecuencia, su finalidad es almacenar

información y permitir a los usuarios recuperar y actualizar esa información con base en peticiones

(Date, 2001).

De esta manera y de acuerdo con los autores señalados, los sistemas de bases de datos

facilitan el proceso de acceso a la información que se requiere según las necesidades de los

usuarios. Es por ello que, la tarea almacenar constituye un importante insumo para posteriormente

acceder a los datos y darles el uso requerido.

1.2.1 Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social (BINASSS)

BINASSS es la Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social y se crea en 1983. De esta

forma, se constituye como el núcleo central del Sistema de Servicios Bibliotecarios,

Documentación e Información de la Caja Costarricense del Seguro Social con el fin de mejorar los

diferentes servicios de información en salud (Siles, 1992).

Siguiendo a esta autora, BINASSS se constituye con los objetivos de proporcionar

información actualizada a los profesionales interesados en los temas de salud y seguridad social

incluida en las últimas investigaciones científicas de calibre mundial a través de mecanismos que

les permitan acceder a estos datos de forma ágil.

Cabe destacar que, según indica Siles (1999), es en el año 1998 que se inicia a poner en

marcha los esfuerzos necesarios para crear una base de datos en internet. Para ello, se colocaron

publicaciones periódicas ya disponibles de forma física para facilitar su acceso en la virtualidad.

5
2. Marco contextual

Seguidamente, se ofrecen datos generales sobre la CCSS, organización sobre la cual se

basa la presente investigación al hacer uso del sistema de información en estudio. Cabe destacar

que lo desarrollado en el presente apartado responde a los datos incluidos por la página web de la

CCSS (s.f.) en su apartado de cultura organizacional.

2.1 Área geográfica

La CCSS cuenta con oficinas y centros de salud distribuidos a lo largo del territorio nacional.

2.2 Reseña histórica de la institución

De acuerdo con de la Cruz (2020), la CCSS se crea en el año 1941 con el objetivo de aplicar

el seguro social obligatorio y a incrementar el voluntario. Posteriormente, en el año 1942 se

continúan haciendo esfuerzos para legalizar diferentes prácticas y establecer derechos que no sólo

contemplan a la clase trabajadora sino a la población en general de modo que se les permitiera

seguridad social a todas las personas costarricenses.

2.3 Diagnóstico institucional

2.3.1 Misión: Proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la

comunidad, y otorgar la protección económica, social y de pensiones, conforme la legislación

vigente, a la población costarricense.

2.3.2 Visión: Seremos una Institución articulada, líder en la prestación de los servicios integrales

de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la

población, con servicios oportunos, de calidad y en armonía con el ambiente humano.

2.3.3 Valores institucionales: Responsabilidad, compromiso, respeto, cortesía y honestidad.

6
 2.3.4 Organigrama

Figura 1
Organigrama de la CCSS

Fuente: CCSS (s.f)

7
 Capítulo 2: Marco Metodológico

1. Tipo de investigación

La presente investigación es de tipo bibliográfica, la cual se define como “aquella que

utiliza textos como fuentes primarias para obtener sus datos” (Campos, 2017, p. 17), debido a que

para conocer más sobre BINASSS se revisaron diversos documentos encontrados en la web para

su elaboración.

2. Enfoque de investigación

El enfoque de investigación del presente trabajo es cualitativo. Según Campos (2017) a

través de él es posible estudiar las cualidades del objeto de investigación; en este caso, las

características de BINASSS y las necesidades que viene a satisfacer tanto en la CCSS en particular

como en la sociedad en general.

3. Tipo de estudio

A causa de este estudio busca reconocer las características de BINASSS como sistema de

información se establece que es de tipo descriptivo. Al respecto, Campos (2017) indica que “su

objetivo es especificar las propiedades del objeto o fenómeno que se va a estudiar” (p.17). De esta

forma, se pretende determinar la forma que es utilizado y sus beneficios.

4. Fuentes de información

4.1 Fuentes primarias

8
De acuerdo con Hernández (2014), las fuentes primarias “proporcionan datos de primera mano,

pues se trata de documentos que incluyen los resultados de los estudios correspondientes” (p. 61).

Siguiendo esta definición, el presente estudio está constituido en su totalidad por fuentes primarias

al incluir libros especializados en el tema de sistemas de información y documentos oficiales

emitidos tanto por la CCSS como por BINASSS.

Capítulo 3: Estructura de funcionamiento de BINASSS

Los sistemas de información requieren de una estructura para funcionar según las

necesidades de la organización de modo que se asegure su cumplimiento eficientemente. En esta

línea, como lo indican Lapiedra, Devece y Guiral (2021), resulta fundamental que la información

sea proporcionada de manera oportuna y adecuada al personal de la organización que así la

requiera. De esta forma, recabar la información resulta más sencillo y es posible poner en ejecución

las medidas necesarias en un menor tiempo.

En correspondencia a lo anterior, BINASSS constituye un sistema de información que se

pone a disposición del personal de la salud y seguridad social y a la población costarricense en

general que brinda acceso a información científica y técnica sobre la salud y la seguridad social.

(CCSS, 2012). En consecuencia, BINASSS es una base de datos en el tema de salud y seguridad

social que facilita el proceso de investigación a las personas que requieran información en estas

áreas.

Con el fin de facilitar el acceso a la información tanto del personal de la salud y seguridad

social como población costarricense, BINASSS se cimenta sobre los objetivos que se citan a

continuación según lo indicado por la CCSS (2012):

9
 • Brindar servicios de información a los usuarios utilizando todas las fuentes de

información existentes tanto de empresas como electrónicas.

• Establecer mecanismos, a través de charlas, correos electrónicos, memorandos,

boletines y otros medios de comunicación con la finalidad del personal de salud

y seguridad social conozcan los nuevos servicios que ofrecen y los recursos de

información disponibles en el sistema.

• Utilizar el correo electrónico siempre y cuando sea posible, para responder las

consultas a usuarios de manera rápida y eficiente, permitiendo ahorro y tiempo

y recursos para la institución, como también llevar el recurso bibliográfico

asignados, de acuerdo a las normativas institucionales y los lineamientos

indicados en el documento. (p. 3)

A partir de lo referido, es posible constatar que BINASSS como sistema de información

permite agilizar el acceso a los diversos recursos que contiene, facilitando a las personas usuarias

su labor de investigación. Así mismo, establece canales de comunicación oportunos con el fin de

transmitir de manera organizada la información existente.

De este modo, BINASSS representa un sistema de información funcional al proporcionar

una numerosa cantidad de datos que según las necesidades de la persona usuaria. De acuerdo con

Alvarado, Acosta y Buonaffina (2018), una funcionalidad de los sistemas de información es que

generan datos que permiten apoyar la toma de decisiones a través de la tecnología y los datos que

su uso proporciona.

Del mismo modo, BINASSS permite visualizar y hacer más accesibles las investigaciones

que se realizan a lo largo del planeta en el área de salud y seguridad social. Como lo refiere Siles

10
(1992), gracias a este sistema de información es posible “mantener actualizados a los profesionales

en ciencias de la salud del país, sobre los últimos avances científicos publicados a nivel mundial”

(p.2).

Lo anterior constituye una utilidad de los sistemas de la información para la organización

y las personas que la conforman, pues a través de la tecnología es posible tener acceso a una mayor

cantidad de datos. De este modo, “se puede observar con más confianza los próximos pasos o

caminos a tomar” (Alvarado, Acosta y Buonaffina, 2018, p. 29); y, en consecuencia, tomar

decisiones fundamentadas en criterios actualizados.

Capítulo 4: Estructura operativa de BINASSS

Con la finalidad de operar de manera óptima y así responder a las necesidades de las

personas usuarias, los sistemas de información deben contar con una estructura operativa; la cual,

según Lusthaus (2002) puede definirse como la división del trabajo en términos de funciones que

posibilitan la vinculación de las actividades que se realizan para alcanzar los fines comunes de la

organización.

En esta línea, la estructura operativa de BINASSS viene principalmente dada por las

funciones que le corresponde asumir al personal que labora en el sistema, las cuales se detallan a

continuación en correspondencia con lo establecido por la CCSS (2012):

• Brindar servicios de información a los usuarios utilizando todas las fuentes

de información existentes tanto impresas como electrónicas, hasta donde la

disponibilidad lo permita.

11
• Satisfacer la demanda de servicios de acuerdo a las necesidades de

información de los diferentes usuarios.

• Establecer mecanismos de difusión, a través de charlas, correos

electrónicos, memorandos, boletines y otros medios de divulgación, con la

finalidad de que el personal de la salud y seguridad social, conozca los

nuevos servicios que se ofrecen y los recursos de información disponibles

en el Sistema.

• Utilizar el correo electrónico siempre que sea posible, para responder las

consultas a usuarios de una manera rápida y eficiente, permitiendo ahorro

en tiempo y recursos para la institución.

• Llevar el control de los recursos bibliográficos asignados, de acuerdo a las

normativas institucionales y a los lineamientos indicados en este

documento.

• Realizar periódicamente inventarios a fin de establecer controles sobre el

material bibliográfico existente y corregir a tiempo cualquier inconsistencia

que se presente.

• Realizar las acciones pertinentes para que exista un comité de biblioteca que

apoye su gestión.

• Elaborar el presupuesto y un plan de gestión local con actividades y metas

a cumplir de acuerdo a su nivel de competencia, de manera que, las

actividades se lleven a cabo en forma planificada.

12
 • Contactar al personal de BINASSS o de otras bibliotecas del sistema, para

aquellas consultas que no hayan logrado resolver con sus propios recursos,

a fin de brindar al usuario la mejor atención posible.

• Comunicar a BINASSS cuando por alguna razón (vacaciones,

incapacidades o alguna situación especial) la biblioteca permanezca

cerrada.

• Efectuar un informe mensual, real y comprobable de las estadísticas

generadas por los productos y servicios de información ofrecidos. Este debe

remitirse a la jefatura correspondiente con copia a BINASSS. (pp. 4-5).

Con respecto a lo mencionado, es importante destacar que la sistematización de las

funciones del personal de BINASSS viene dada de esa forma debido a que al ser quienes se

encargan de administrar un sistema de información tan amplia; ya que, contiene diversas

investigaciones realizadas en el tema de salud y seguridad social a nivel mundial, es necesario

contar con canales de comunicación que faciliten el acceso a las personas investigadoras.

Como lo indica Siles (1992), en el pasado era más sencillo acceder a la información

científica en el área de la salud y la seguridad social debido a que el número de publicaciones era

menor, de modo que la persona usuaria podía encontrar fácilmente la información que se

publicaba. No obstante, conforme pasan los años, la cantidad de investigaciones aumenta y con

ello la dificultad para encontrar información específica de manera oportuna.

De este modo, sistematizar la información científica especializada como lo es BINASSS y

garantizar el acceso no sólo a través de la tecnología, si no con personal con funciones bien

establecidas, proporciona mayores posibilidades de adquirir los datos que se requieren de forma

13
ágil. Con lo cual, se brindan diversos beneficios a la organización y a las personas que las

conforman.

Al respecto, Fernández (2010) señala que los sistemas de información ofrecen una serie de

beneficios tangibles a las organizaciones, es decir que son cuantificables y mediables en unidades

monetarias. Entre ellos se destacan la reducción de costos y de errores, el incremento de la

velocidad de la flexibilidad y la implementación de las actividades y la mejora en el sistema de

planificación y control.

En correspondencia en lo anterior, por medio de BINASSS tanto la CCSS en general como

el personal de la salud y la seguridad social, y la población en general en particular percibe los

beneficios mencionados arriba. Al contar con un sistema de información que agrupa las diversas

investigaciones se agilizan los procesos de investigación y a la vez se reducen los costos.

Capítulo 5: Bases de datos disponibles en BINASSS

Los sistemas de información pueden ser conformados por bases de datos. OMPI, citado por

Castro (2006), las define como “un conjunto de elementos de información seleccionados de

acuerdo con criterios determinados y estables, dispuestos en forma ordenada e introducidos en la

memoria de un criterio informático a la que tenga acceso cierto número de usuarios” (p. 90). En

otras palabras, una base de datos agrupa información de una misma categoría para facilitar su

acceso a las personas que así la requieran.

En razón de lo anterior, el sistema de información en estudio se encuentra conformado por

una serie de bases de datos en especializadas en el área de salud que categorizan diversas

investigaciones tanto a nivel internacional como nacional, las cuales pueden llegar a un mayor

14
número de usuarios. De esta forma, en su página web, la BINASS (s.f) enumera las siguientes

bases de datos:

1. Colección de publicaciones periódicas científicas

Es una biblioteca científica que se encuentra conformada por 500 títulos aproximadamente.

Su énfasis son las revistas, pero cuenta con alrededor de 7000 libros de texto y cerca de 10.000

documentos, con acceso referencial al usuario a través de bases de datos.

2. Acceso a la base de datos en internet

Ofrece acceso las 24 horas a través de la dirección www.binasss.sa.cr , donde se agrupan

diversas bases de datos referenciales y en texto completo que incluyen revistas científicas

nacionales cuya finalidad es facilitar el acceso al conocimiento científico. Entre los sitios de acceso

se incluyen los siguientes:

2.1. Literatura Científica

Se encuentra conformada por sitios como: ClinicalKey, SciELO Costa Rica, ACCESS

Medicina, JAYPEEDIGITAL Explore Health Science, DynaMed, REPOSITORIO Seguro Social,

SciELO, BASE, NIH CANCERNET Instituto Nacional del Cáncer, RED BOOK, Cochrane

Library y LILACS Literatura Latinoamericana del Caribe en Ciencias de la Salud.

2.2. Bases Nacionales

Agrupa el acceso a los siguientes sitios: SCIJ Sistema Costarricense de Información

Jurídica, C.N.E Información sobre Gestión para la Reducción de Riesgo de Desastres en Costa

Rica, Campus Virtual de Salud Pública, Biblioteca Virtual en Salud GENSALUD, Historia de la

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salud y seguridad en Costa Rica, INCIENSA Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza

en Nutrición y Salud y Redalyc.org.

2.3. Sitios Nacionales

Incluye los que se indican a continuación: Ministerio de Salud Costa Rica, Programa

Nacional Seguridad del Paciente, BVS Biblioteca Virtual en Salud, Revistas Nacionales en Salud

a Texto completo, Estudios e Investigaciones en la CCSS, Proyecto Cáncer CCSS, IAFA Instituto

sobre Alcoholismo y Farmacodependencia y CCP.

2.4. Bibliotecas del sistema

Entre las bibliotecas a las que remite se encuentran las de los siguientes hospitales: México,

Psiquiátrico, Calderón Guardia, Escalante Pradilla, Monseñor Sanabria, Cartago, Centro de

Rehabilitación y de la Mujer.

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 Conclusiones

La información presentada a lo largo de esta investigación permite evidenciar la utilidad

de los sistemas de información para automatizar los procesos con el fin de dar respuestas oportunas

a las necesidades de las personas que conforman la organización. Para el caso particular de la

CCSS es importante reconocer que su compromiso trasciende el área a nivel país; ya que, además

busca darle visibilidad y aplicación a los diversos conocimientos que se construyen en los temas

de salud y seguridad social a través de BINASSS.

En esta línea, se concluye que BINASSS cuenta con una estructura de funcionamiento bien

delimitada en la que se establecen los procesos que se buscan facilitar al implementar ese sistema

de información. A partir de lo cual se destaca el hecho de mantener actualizada a la población en

temas de investigación científica en el área de salud y seguridad social.

Por su parte, es posible concluir que la estructura operativa de BINASSS viene a

sistematizar las funciones del personal a cargo con el fin de que a las personas interesadas en la

información que contiene la biblioteca se les facilite el acceso a esta. En este sentido, se debe

remarcar la reducción de costos y tiempo que esto implica para toda la organización y las personas

que utilizan el servicio.

Finalmente, las bases de datos que conforman el sistema de información permiten

visualizar el compromiso de BINASSS por brindar información científica actualizada debido a

que incluye diversas bases de datos tanto a nivel nacional como internacional. En este punto es

importante señalar el uso de las bibliotecas de los hospitales del país y de las bases de datos de

repositorios fuera del país.

17
 Referencias

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