PLAN DIARIO

Semana 3

Jueves 26 de agosto 2021

CAPITULO II. SISTEMAS Y SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

2.1. Concepto de Sistemas

2.2. Partes de un Sistema

2.3. Principios de los Sistemas

2.4. El Sistema Organizacional

COMPETENCIAS A DESARROLLAR:

1. Interpreta que son los sistemas y cuales son las partes que le conforman.

2. Analiza los principios de los sistemas, vinculados a la organización y métodos.

3. Comprenderás el funcionamiento de los sistemas organizacionales, para lo cual es conveniente, que el

tutor lo vincule con una investigación de campo.

2.1. Concepto de Sistema

Toda organización, para realizar sus actividades en forma apropiada, necesita sistemas de trabajo dirigidos a
lograr una coordinación integral de sus elementos.

Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre si, desarrollados de acuerdo con un esquema
integrado para lograr mayor coordinación y eficiencia en una organización. Es un ensamble, de partes
unidas por inferencia, realizada por las empresas para lograr los objetivos de la misma, una serie de objetos
con determinada relación entre ellos y sus atributos, es un arreglo ordenado del todo o de las rutinas de un
todo. En resumen, un sistema es una concepción unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a
la interdependencia de sus partes.1

1
Tomado de Guillermo Gómez Cejas, Sistemas Administrativos
Características de los sistemas

Todo sistema cualquiera sea su naturaleza, tiene tres características básicas:

1. Todo sistema contiene otros sistemas dentro de sí llamados subsistemas y a la vez está contenido en
otros sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, una auténtica categorización de
suprasistemas, sistemas y subsistemas.
2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan, operan, orientados en
función de los objetivos de un sistema, Se puede deducir que los objetivos constituyen el factor o
elemento que dirige todas las partes del conjunto.
3. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás y en el
conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de otras características, ésta constituye uno de los
soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de análisis administrativo.2

2.2. Partes de un sistema

Insumos o Entradas

Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del cual se van transformando,
hasta convertirse en productos (salidas).

Procesador o Proceso

Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas en productos o salidas. Factor
básico del procesador será la tecnología utilizada dependiendo del tipo o clase de sistema. Además el
procesador estará constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc. Su forma,
composición y funcionamiento, estará en relación del diseño que se elabore.

Productos o Salidas

Son la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los fines y las metas del sistema. En
administración los productos serán los bienes, los servicios, resultados obtenidos producto de la actividad
empresarial, etc.

Regulador

Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo humano. En la
administración, el regulador estará constituido por niveles directivos y gerenciales que establecen las reglas
del juego, por medio de las políticas que se instrumentan en planes, estrategias y tácticas.

Retroalimentación

Los productos de un sistema pueden constituir insumos de un contexto o sistema superior. La

retroalimentación mantiene en funcionamiento el sistema. En caso que exista un desajuste o falta de relación
insumo-producto, el regulador adoptará las decisiones o acciones correctivas necesarias.

2.3. Principios de los sistemas

2
Idem 1
Los principios de integración según Johnson, Kast y Rosenzwing son los siguientes:

1. El todo es primero y las partes son secundarias

2. La integración es la condición de la interrelación de las muchas partes dentro de una.
3. Las partes así constituidas, forman un todo indisoluble, en el cual ninguna parte puede ser afectada
sin afectar las otras partes.
4. El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el todo.
5. La naturaleza de las partes y su función se derivan de su posición dentro del todo y su conducta
es regulada para relación del todo a la parte.
6. El todo es cualquier sistema o configuración de energía y se conduce como una pieza única, no
importando que tan compleja sea.
7. La totalidad, debe empezar como una premisa y las partes, así como sus interrelaciones, deberán
evolucionar a partir del todo.

El todo se renueva a si mismo constantemente mediante procesos de trasposición, la identidad del todo y su
unidad se preserva, pero las partes cambian. Este proceso continua infinitamente, algunas veces es planeado
y observado, en tanto que otras, ocurre sin notarlo, a menudo es alentado, pero otras veces se le resiste.

Una organización es un sistema, es un todo integrado en donde cada sistema y subsistema están
relacionados con la operación total. Su estructura, por tanto, es creada por cientos de sistemas arreglados en
orden jerárquicos. La salida del más pequeño de los sistemas resulta la variable de entrada para el próximo
sistema mayor, que a su vez proporciona la variable de entrada para un nivel superior.

2.4. El sistema organizacional

Una organización, es un sistema del tipo abierto, porque presenta todas las partes de este, es decir, insumos
o entradas, procesos, productos o salidas y retroalimentación. Una organización recibe insumos del ambiente,
(información, materiales, mano de obra, etc.), los procesa y finalmente se obtiene el producto final o servicio.
Posteriormente, se revisa la calidad, proceso en el cual se define si se está obteniendo el producto o nivel de
servicio que se puso como meta o que se esperaba obtener, si no es así se debe toma una decisión de
corregir el proceso.

Esto es válido para cada uno de las unidades en que se divide una organización (Gerencias Generales,
Gerencias Específicas, Departamentos, Secciones y Unidades) ya que cada una es un subsistema del
sistema organizacional mayor.

Porque estudiar las organizaciones bajo un enfoque de sistemas

Existen múltiples razones:

1. Falta de un enfoque holístico en el estudio de la administración

2. Existencia de vacíos en las interacciones de los sistemas, que es donde se generan los problemas.
3. La parcialidad de los enfoques: Desarrollo Organizacional, Calidad Total, Reingeniería, Empowerment,
Benchmarking, etc.
4. Escasa participación en el desarrollo de la trascendencia de las organizaciones.
5. Entender la interacción y el impacto que sufre el sistema al cambiar algún componente.
6. La tendencia de los sistemas a crecer, proceso en el cual crean intrusiones en otros sistemas.
7. Los sistemas tienden a hacerse complejos y a oponerse a su propio funcionamiento.
 8. Los sistemas no hacen lo que dicen que están haciendo al 100 %.
9. Lo sistemas tienden a degenerarse si no se les da mantenimiento adecuado.
10. Los sistemas nuevos producen problemas nuevos.

El sistema organizacional

El sistema organizacional es un conjunto de elementos organizacionales determinantes que

interrelacionados entre si, proporcionan el marco conceptual y operacional en el que los recurso
humanos deben desempeñar sus funciones y alcanzar sus metas y las de la organización.

El sistema organizacional como sistema comprende los siguientes elementos determinantes:

1. Definición clara de la estrategia y políticas organizacionales y de las metas departamentales

proporcionadas por la planeación.
2. La organización formal con sus interrelaciones funcionales entre los departamentos y las
interrelaciones de los cargos.
3. La estructura de cargos con su asignación de tareas, asignación salarial y la políticas de motivación e
incentivos que condicionan positivamente la actitud del personal y sus expectativas en el desempeño
del cargo
4. La estructura de la organización informal y la interacción de estos con el individuo.
5. El status, el rol de los gerentes de la organización y la cultura organizacional que sustentan la filosofía
de la organización.
6. Definición de los comités de los mecanismos de coordinación entre gerentes, recíprocamente y con
los comités.
7. Condiciones ambientales y ubicación física donde se desempeña cada cargo y su relación con el flujo
de trabajo.

Todos estos elementos se integran y conjugan con las herramientas organizacionales siguientes:

1. La estructura orgánica de la empresa que determina la organización formal y establece las áreas
funcionales y los niveles jerárquicos.

2. El Manual de Organización y Funciones, que define los objetivos y el ámbito de acción de cada unidad
organizativa, el límite de autoridad de cada gerente, los mecanismo de coordinación, las estructura de
cargos y las tareas asignada a cada cargo.

3. El Reglamento de Personal que norma la conducción y comportamiento del recurso humano.

4. Los Manuales Administrativos que procedimentan las acciones, establecen los puntos de decisiones y
de control interno y define los formatos y el sistema de información.

5. Las políticas organizacionales y la filosofía organizacional de los gerentes que enmarcan la cultura
organizacional de la empresa, y

6. Los principios de organización