Beneficios de una gestión eficiente de tus cuentas por cobrar

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en el entorno actual de los
negocios es contar con la suficiente liquidez para poder cumplir con sus compromisos de pagos
de manera regular a la vez que se logra crecer la rentabilidad y tener un uso eficiente de los
recursos de la empresa. El departamento de tesorería juega un papel de suma importancia
para las organizaciones ya que el manejo de los recursos financieros será clave para el éxito de
la compañía.

Para cumplir con este objetivo, es esencial la eficiente administración del capital de trabajo el
cual se compone de aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar, también es
conocido como activo circulante (efectivo, inversiones a corto plazo, cartera de clientes e
inventarios). En esta ocasión nos vamos a enfocar en las cuentas por cobrar o cartera de
clientes, factores clave en una empresa ya que su eficiente y óptima gestión está muy
relacionada a la salud financiera de tu organización, así mismo se convierte en una
herramienta muy valiosa que tienen los administradores para maximizar el valor de la empresa
por medio de su capital de trabajo.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar representan el crédito que la empresa otorga a sus clientes a través de
una cuenta abierta en el curso ordinario de las operaciones de un negocio al entregárseles
productos o servicios derivados de una venta. Con el fin de incrementar el número de clientes
y conservar la relación con los clientes actuales, la mayoría de las empresas recurren a ofrecer
crédito o financiamiento.

Las ventas a crédito que dan como resultado las cuentas por cobrar incluyen condiciones de
financiamiento en las que se acuerda que el pago se realizará dentro de un número de días
determinado, estas condiciones pueden varias según el tipo de empresa, el giro y si se trata de
una empresa que vende a otras empresas o a consumidor final.

¿Cómo impactan en las finanzas de la empresa?

En los últimos años las finanzas han evolucionado de manera notable como respuesta a la
escasez de recursos con que cuentan los administradores para llevar a cabo las operaciones de
la empresa, siendo el capital de trabajo uno de sus recursos más importantes al cual debe
poner atención y buscar maximizar su aprovechamiento, y el cual está muy relacionado con las
partidas del activo circulante y el pasivo circulante, principalmente el efectivo, el inventario, las
cuentas por pagar y por cobrar.

Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa activos exigibles,
derechos con los que cuenta para obtener beneficios por productos o servicios entregados. Así
mismo son un factor crucial para mantener un flujo de efectivo sano para las operaciones de la
empresa. Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una
inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarán
en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.
La eficiente administración de cuentas por cobrar comienza en la compañía desde el momento
de la venta y facturación. Representa una proporción importante de los recursos de la
empresa que se encuentran en poder del cliente por lo que las políticas de gestión y cobro
deben ser lo más delimitadas posible y estar bien estructuradas, en cuanto al plazo para el
pago es de gran importancia que vaya de acuerdo a las necesidades financieras de tu empresa.

Es esencial que haya una congruencia entre las políticas de cuentas por cobrar y las de pago a
proveedores ya que este último deberá ser mayor al periodo promedio de cobranza para no
generar un desequilibrio en el capital de trabajo. En sí, al realizarse una venta a crédito, ese
financiamiento o apalancamiento va a tener que ser soportado ya sea por tus proveedores o
por los accionistas de la empresa al tener que invertir más capital.

La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de manera
importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente proceso controlado de
este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la empresa menos entradas de
efectivo y con esto menor liquidez para cumplir con sus compromisos financieros.

Para determinar estas políticas se cuentan con dos herramientas muy valiosas:

a) El periodo promedio de cobranza el cual expresa el número de días promedio que tardan los
clientes en pagar sus cuentas.

b) Antigüedad de cuentas por cobrar, el cual es un análisis de los débitos que integran cada
uno de los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la fecha de
vencimiento.

En base a estos dos indicadores, se puede medir el desempeño del departamento de cobranza.

Una empresa que ofrece financiamiento a sus clientes debe tomar en cuenta que debe
implementar políticas de crédito específicas y bien definidas para un mejor control de su
cartera de clientes, esto puede hacer la diferencia entre una gestión exitosa y productiva o un
descontrol que puede llegar a afectar la liquidez y capacidad de pago posterior de la empresa.

¿Cómo lograr que mis clientes paguen en tiempo?

Lograr un proceso de cobranza efectivo y sano en la empresa es una tarea ardua que requiere
de atención y de acciones preventivas, siempre será más sencillo cobrar una cuenta vigente
que una vencida, para lograr una gestión más eficiente puedes recurrir a algunos métodos:

1. Cobranza preventiva: Consiste en comunicar al cliente con días de anticipación que cuenta
con una factura próxima a vencerse para que pueda programar el pago de la misma y evitar
tener una cuenta vencida.

2. Descuentos por pronto pago: Es un incentivo que se concede por un vendedor a un

comprador por pagos realizados con anterioridad al vencimiento programado de las deudas
contraídas.
3. Automatización de los recordatorios de pago: A través de una herramienta tecnológica
puedes generar recordatorios para tus clientes acerca de la fecha de vencimiento antes de que
ésta ocurra para que puedan incluirla en su planeación de pago.

Beneficios de automatizar tu proceso de cobranza

El concepto de cobranza generalmente se asocia con una función de contabilidad, sin embargo
es también un proceso operativo de tu empresa que requiere:

1) Un objetivo.
2) Entradas de información.
3) Métodos, tiempos, procedimientos.
4) Herramientas tecnológicas de apoyo.
5) Personal capacitado en el área.
6) Metas e indicadores definidos y claros.
7) Resultados tanto para la empresa como para el cliente.

La cobranza es parte fundamental de la operación de la empresa, con ella se garantiza el flujo

de efectivo, sin embargo no es una tarea fácil, sino que requiere estrategia, mucho
seguimiento y recursos humanos, tecnológicos y económicos con el fin de acortar los tiempos
de pago de parte de los clientes.

Automatizar el proceso de seguimiento a cartera de clientes y cobranza será de gran utilidad

para tu empresa al reducir el riesgo de perder de vista cuentas importantes que se tienen que
cobrar o no realizar actividad en el momento oportuno debido al extenso papeleo o múltiples
archivos electrónicos.

Algunos de los beneficios de agilizar tu proceso de gestión de cuentas por cobrar al

automatizarlo son los siguientes:

1. Rápida ejecución de cobranzas automatizadas.

2. Generar un retorno de la inversión mayor al minimizar de recursos costosos como
call centers o agencias de cobranza.
3. Se facilitará la obtención de datos al integrarse con tu sistema de base de datos lo
que también ahorrará tiempo.
4. Se puede llevar un control de indicadores más efectivo y puntual para una mejor
toma de decisiones.

Las cuentas por cobrar constituyen hoy en día un elemento clave para el desarrollo exitoso de
los negocios, son dinero próximo a tener para la empresa y además el activo de mayor
disponibilidad después del efectivo en caja y bancos. Contar con una gestión eficiente y
oportuna de tu cartera de clientes es crucial ya que afecta directamente a la liquidez de tu
empresa y representa el flujo de efectivo generado por la operación general además de ser la
fuente principal de ingresos de la compañía para establecer compromisos a corto y largo plazo.
La tecnología en los inventarios.

Las nuevas soluciones tecnológicas para la gestión de inventarios pasan por automatizar
tareas, reducir los tiempos de ejecución, tener una trazabilidad del recorrido o rutas que
siguen las mercancías a lo largo de la cadena de suministro, tener una conectividad integral y
disponer de datos (información) en tiempo real que permita tomar decisiones y optimizar los
procesos de negocio para ser más competitivos.

Aún hoy en día, son muchos los retos a los que se enfrentan las empresas de distribución,
logística y transporte e industriales para optimizar sus procesos de gestión de activos, por
ejemplo:

 Tener información en tiempo real de la situación del inventario.

 Conocer de forma fiable las existencias, los movimientos de stock, la localización de los
activos
 Poder optimizar las rutas de recorrido de la mercancía para hacer un uso más eficiente
de los recursos.
 Aumentar la seguridad frente a errores administrativos, deterioros o sustracciones.
 Garantizar la continuidad del suministro evitando roturas de stock.
 Agilizar la gestión de los activos para poder ofrecer un mejor servicio de distribución y
entrega.

Para solucionar esta problemática común y aportar otras ventajas competitivas, existen
soluciones tecnológicas como las siguientes:

Contar con un software que modernice los hábitos resultará estratégico para el crecimiento
del negocio pero también es importante tener en cuenta los siguientes consejos prácticos:

1. Evitar el deterioro de productos

Si se venden un producto que tiene fecha de caducidad (como comida o maquillaje), hay una
posibilidad real de que venza si no se vende a tiempo.

2. Evitar la pérdida de inventario

La pérdida de inventario es algo que no necesariamente significa productos echados a perder.

Pueden ser productos fuera de temporada o que por algún motivo ya no son atractivos.

3. Ahorrar costos de almacenamiento

Almacenar productos es a menudo un costo variable, lo que significa que fluctúa en función de
la cantidad de productos en stock. Cuando se almacenan demasiados productos al mismo
tiempo o tienes productos de baja rotación, los costos de almacenamiento crecerán haciendo
menos rentable el negocio.

4. Mejor gestión de inventario para mejorar flujo de efectivo

La buena gestión de inventario ayuda a ahorrar dinero, permitiendo también mejorar el flujo
de caja
Es por esto que resulta fundamental tener en cuenta el inventario en la gestión de flujo de
efectivo. Esto afecta a las ventas, ya que define cuanto se puede vender y los gastos en
relación a lo que se tiene que comprar. Ambas cosas determinan en gran medida la cantidad
de dinero que se tiene disponible.

Cuando se tiene un sistema de inventario integrado al sistema de ventas, se puede saber

exactamente la cantidad de productos con los que se cuenta, y en base a las ventas, se puede
proyectar cuando se necesitará renovar stock, para cumplir siempre con los pedidos. Esto no
sólo asegurará no perder ventas (crítico para el flujo de efectivo), sino que también ayudará a
planificar con anticipación la compra de más productos, asegurando que tengas dinero para
pagarlo.

Manejo De Inventarios Informatizado: Ventajas Y Desventajas

En plena era de la tecnología, las empresas buscan estar menos atareadas apoyándose en
recursos tecnológicos o automatizando procesos. Por ello, una de estos recursos es el manejo
de inventarios informatizado, el cual nos proporciona ciertas ventajas, aunque nos puede
provocar ciertos inconvenientes. Así que hemos decidido analizarlo y someterlo a prueba.

Ventajas

Eficiencia - El manejo de inventarios informatizado nos permite llevar un control y gestión

exhaustivos del stock que tenemos en el almacén. Esto se traslada a la tienda online, en la que
refleja al cliente si tenemos producto disponible o no. Obviamente, esto hace que sea eficiente
este sistema porque todo funciona a la perfección y de forma rápida.

Log - Todo se registra con un sistema de esta índole, por lo que nos permite averiguar quién ha
hecho mal su trabajo o qué está fallando. Toda esta información nos va a servir para conseguir
lo que hemos hablado antes: eficiencia en el proceso. Además, existe la posibilidad de
controlar todo lo que se genera en la empresa: tickets, pedidos, cheques, facturaciones, etc.

Facilidad de uso - Existen muchos sistemas que son muy fáciles de manejar, lo cual es lo que la
empresa busca. La posibilidad de controlar y gestionar todo el proceso logístico de tu empresa
en tres clics está al alcance de cualquiera con un buen sistema informático. Por tanto, esto
transmite mucha tranquilidad a los empresarios porque tienen bajo control toda la empresa.

Desventajas

Dependencia - Al fin y al cabo, estás dependiendo de un sistema informático. Esto puede ser
un problema bastante grave cuando falla y el sistema se colapsa, dejando en jaque todo tu
sistema productivo.

Precisión - Los sistemas informáticos dependen del uso que les den los operarios o encargados
de éstos. Esto quiere decir que, si no registramos correctamente toda la información, el
sistema no mostrará la realidad.

Seguridad - Todo manejo de inventarios informático es vulnerable a cualquier ataque, por

mucho que esté protegido. Pueden entrar desde fuera e introducirse en tu empresa
conociendo todos los datos o información importante de la misma.
Impuestos en la transportación de mercancías.

En la Logística Internacional, para el traslado de mercancía desde un punto de partida hacia un

punto de destino, los agentes marítimos, aéreos, terrestres u otros medios ofrecen el servicio
de alquiler de espacio. ¿De qué estamos hablando?.

El Flete, servicio que tiene un costo, cuya tarifa es asignada por el transportista tanto a nivel
nacional como internacional. El monto es determinado por los referidos Agentes negociado
entre el cliente o usuario y el transportador.

Algunas fuentes han divulgado las modalidades para la contratación del Flete, tipificados en: a)
Flete Básico, costo del servicio para transportar mercancía vía marítima de un puerto hacia
otro, b) Liner Terms, donde el costo de carga, estiba, desestiba y descarga están incluidas en la
cotización del flete, c) F.I.O.S. (Free In and Out and Stowed), en la cotización del flete se
excluye los gastos de carga, descarga y estiba, d) F.I.L.O (Free In, Liner Out), los gastos de carga
se le incluyen a la mercancía y los de descarga al transportista, e) L.I.F.O (Liner In, Free Out),
los gastos de carga van por cuenta del transportista y los gastos de descarga se le adhieren a la
mercancía, f) F.I.S.L.O (Free In and Stowed, Line Out), en el flete cotizado excluye la carga y el
estiba. La descarga va por el consignatario, g) F.I. (Free In), los gastos de la carga corren por
cuenta de la mercancía. Los gasto de la estiba y descarga se incluyen en el flete, h) F.I.O.S.T
(Free In and Out and Stowed and Trimmed), similar al F.I., pero el gasto de paleo del grano se
le incluye a la mercancía, e i) Flete All In, incluye la totalidad de las operaciones desde el
embarque, desembarque, estiba, desestiba, tracción hasta el almacén.

Combinar los tipos de Fletes contempla en el valor FOB con el FIOS o FISLO, que al negociarse
con FOB, el buque puede ser fletado en base al FIOS o FISLO. El FAS con FILO o Line Terms, que
al realizarse una compra con FAS, se debe fletar el buque en base al FILO o Line Terms. El
conocimiento sobre estas combinaciones evita errores y problemas que puedan ocurrir,
realizándose el cierre del buque en base al FIOS y se halla realizado la compra con FAS y luego
el buque al puerto.

A nivel internacional, se desconocen normativas establecidas sobre la temática en cuestión. En

República Dominicana, la normativa legal que contempla sobre el Flete en la Ley No. 146-00,
en su Artículo 7, establece la liquidación de los impuestos arancelarios sobre la base imponible
que incluye el valor de la mercancía, el costo del seguro y del flete, asimismo, la Norma
General No. 15-2007 del 19 de noviembre del 2007, emitida por la Dirección General de
Impuestos Internos, establece la forma de sustentar el pago de los Fletes por parte de los
importadores y exportadora de bienes y de las operaciones de las empresas que representan y
conforman las empresas extranjeras de transporte y del uso de comprobantes fiscales para
sustentar sus operaciones.

Para cotizar el Flete en el transporte marítimo internacional se requiere informaciones tales

como: cantidad, factor estiba, puerto de carga, puerto de descarga. La tarifa del Flete es
asignada dependiendo del: 1) Tipo de mercancía, sea carga general, carga suelta o carga
especial, 2) Peso, en medida o tonelaje, 3) Distancia entre el punto de partida y el punto de
destino convenido y 4) Cobro por el servicio de carga y descarga en la salida y entrada del
barco.
Los Incoterms, Términos de Comercio Internacional identificados por la Cámara de Comercio
Internacional incluyen en diferentes siglas que determinan la responsabilidad entre el
comprador y el vendedor, entre ellos, los que incluyen el costo del flete:

FOB (Free On Board), franco a bordo, el vendedor se responsabiliza de ubicar la mercancía a

bordo del buque en el puerto escogido en el contrato de compra venta internacional. Este
incoterms es base para el cálculo del flete, cuando no ha sido reflejado en el conocimiento de
embarque,

CFR (Cost and Freight), Costo y Flete, donde el vendedor es responsable de los gastos de
exportación, sin incluir el seguro (despacho, flete y otros costos para llevar la mercancía al
puerto de destino),

CIF (Cost, Insurance and Freight) Cost, Seguro y Flete, donde el vendedor se responsabiliza de
los gastos de exportación, costo del seguro, del flete, despacho aduanero y otros costos
operativos para llevar la mercancía al Puerto de destino convenido.

Si el importador declara el valor del Flete y existe duda razonable en la transacción comercial,
se le requiere presentar una certificación emitida por el Agente Marítimo.

Para determinar el tipo de Flete Internacional, especialistas han incorporado el Sistema

Nacional de Flete en Trafico de Motores, (National Motor Freight Traffic Association- NMFTA),
para lo que se necesita asignar al producto (bien, mercancía, articulo), un número de
Clasificación Nacional de Flete en Transportes de Motor (National Motor Freight Clasification-
NMFC), clasificado por la densidad, manipulación, almacenamiento y responsabilidad;
características que determinan el tipo de Flete de la mercancía a importar. La densidad del
producto se calcula en función del espacio que ocupa este, relacionado con el peso: Esto es:
peso/volumen, sea en libras, pies cúbicos. El portal www.ehwenespanol.com, ofrece
informaciones que pueden orientar para la determinación del Flete.

En el Flete Marítimo, generalmente se incluyen recargos que se identifican por siglas, entre
ellas: 1) BAP, Aplicable cuando el combustible sufre variaciones en relación a otras monedas
internacionales, 2) CAF, por la variación de la tasa del dólar, 3) COLLET, flete pagado en el
destino, 4) CS, por congestión de puertos, 5) DOD, derecho por obtención de divisas, 6) ELS,
carga larga, 7) EWS, carga pesada, 8) HCS, por cargas peligrosas (IMO), van coherente a su
código, y 9) THC, Costo que se aplica al terminar por el manipulación del contenedor.

Esa tarifa se determina dependiendo de diversos factores: 1) Tipo de mercancía, sea carga
general o carga especial, 2) El peso, medida o tonelaje que influyen en fijar el precio, 3) La
Distancia entre el punto de partida y el punto de destino; y 4) Cobros por el servicio de carga y
descarga en la entrada y salida del barco.

Según algunas fuentes, el costo del flete de un contenedor de 20 pies desde un puerto ubicado
en Miami, Estados Unidos hacia un puerto en Santo Domingo, República Dominicana, anda
alrededor de US$700 a US$1000 dólares, si es carga regular y si es carga peligrosa de US$1,250
a US$1,500 dólares. El tiempo es una variable independiente del cliente y está sometido a la
planificación del Agente.
La variación del costo del flete asignado por los diferentes Agentes que realizan el transporte
de mercancía a nivel global, afecta a las importaciones y exportaciones. La coordinación de un
agente marítimo conlleva a buscar estrategias para minimizar el costo del flete, cuando la
salida de los buques llevan contenedores vacío, no completado con mercancía exportada, de
manera que no se transfiera el monto del flete a la mercancía importada.

Los costos de Flete Internacional se aplican sobre la libre competencia, favorece transparentar
esas informaciones en sus portales, de manera que los pronósticos que se realicen sean los
más equitativos para quienes procuran de estos servicios.

El Flete en la Transportación de Mercancía se procura en el medio marítimo, aéreo y terrestre,

utilizándose usualmente un contrato de arrendamiento identificado como Fletamento, a ser
realizado por empresas de transporte que ofrecen estos servicios.