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Actividad evaluativa eje 4 Diseño de procesos

Leidy Abril, Leidy Caro, Luis Contreras, Ana Cordovilla y Nasly Hernández

Docente. Heriberto Guacheta Poveda

Fundación Universitaria de Área Andina

Administración de empresas

Grupo 605 Diseño De Procesos

04 de abril 2022
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Actividad Evaluativa Eje 4

Diseño de un proceso y gestión documental

Leidy Abril, Leidy Caro, Luis Contreras, Ana Cordovilla y Nasly Hernández

Fundación Universitaria de Área Andina

Grupo 605 Diseño De Procesos

Docente. Heriberto Guacheta Poveda

04 de abril 2022
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Tabla de Contenido

Introducción……………………………………………………………………………….4

Objetivo general y 3 objetivos específicos………………………………………………..5

Planteamiento del problema…………………………………………………………….6-7

Proceso empresariales…………………………………………………………………...7-9

Análisis del proceso……………………………………………………………………9-10

Proceso de automatización de los procesos…………………………………………..10-11

Gestión documental, la seguridad de la información y licencias de uso……………..12-19

Recomendaciones………………………………………………………………………..20

Conclusiones……………………………………………………………………………..21

Inglés ¿porque es importante el diseño de procesos en una empresa?.........................22-23

Bibliografía………………………………………………………………………………24
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Introducción

En el presente trabajo pretendemos visualizar el diseño y proceso de producción de una estiba de

plástico y madera. Durante la aplicación de los conocimientos adquiridos en el programa se lleva

a cabo el análisis de los procesos asistenciales de la empresa ABC Embalajes. Dentro de este

documento encontrará su caracterización, la aplicación y funcionamiento de las actividades de

apoyo administrativo dentro de la organización.

Se tiene en cuenta que la organización funciona como un sistema abierto que interactúa con su

entorno y que dependiendo de esa interacción ocurren unos procesos positivos o negativos dentro

de la misma.

Se lleva a cabo una investigación de los procesos documentales, asistencia administrativa y

atención al cliente, se analiza el estado actual de los mismos y posteriormente se procede a realizar

propuestas para la mejora o implementación de los mismos en caso de que no se estén aplicando.

Se estudia en entorno macro y micro de la organización y en base a ellos se proyectan estrategias

para aumentar la competitividad de la organización.

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Objetivo General

Proponer soluciones y dar a conocer el proceso de producción en la fabricación de los diferentes

productos en madera y plástico de la empresa ABC Embalajes.

Objetivos Específicos

 Diagnosticar el funcionamiento de las áreas de apoyo dentro de la organización a través

de un análisis de los diferentes procesos de fabricación del producto.

 Identificar la estructura organizacional por medio de la investigación.

 Formular propuestas a través del análisis y estudio de los diferentes procesos de

fabricación, además de las normas legales para la preservación y conservación de la

información de ABC Embalajes.

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Planteamiento del Problema

La situación económica del país se ha visto en avance con las firmas de tratados de libre comercio

con diferentes países como China, Estados Unidos, Chile, Canadá, entre otros. Esto ha reducido

costos, ha aumentado la inversión extranjera y ha hecho que el país crezca en materia económica.

Según la ANDI el crecimiento económico para el 2014 sería del 4%, se mantiene la inversión

productiva y un alto porcentaje de la población ha dejado atrás la pobreza.

Al crecer la economía del país se ha visto en descenso la tasa de desempleo que para el mes de

septiembre fue del 8.4%, esto se traduce en un mayor crecimiento de las organizaciones y la

creación de empresas, lo que aumenta la necesidad de ser competitivos y estar a la altura de las

grandes multinacionales que han ingresado sus productos y servicios al país. Las empresas en

Colombia deben saber enfrentar los desafíos que se presentan a causa de esta situación, para ello

deben aprovechar las ventajas y enfrentar las desventajas o amenazas de una manera inteligente y

competente.

Una empresa competitiva es aquella que sabe organizar y administrar sus procesos, recursos,

cualidades y demás características que la definen y conforman. La implementación de las áreas de

apoyo administrativo genera un crecimiento de la misma, ya que con dicho apoyo los directivos

pueden enfocarse en realizar las actividades determinantes de su cargo sin demoras y en el

momento en que se necesita hacerlo con plena libertad y disponibilidad de tiempo.

Como consecuencia de la falta de un apoyo administrativo se presenta el hecho que, para agilizar

los procesos y actividades, algunas personas realizan funciones que no están directamente
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relacionadas con su cargo, llevando a una sobrecarga y confusión laboral en cuanto a las

funciones que se cumplen.

Las actividades se hacen más tediosas y lentas porque no hay una persona que asista los procesos

y que se ocupe de las actividades secundarias para que el directivo se encargue de las funciones

más relevantes de su cargo o área.

Por otro lado, la empresa está enfocada mayormente en realizar su actividad económica

descuidando muchos procesos como la gestión documental y La organización detallada de cada

uno de esos cargos y actividades, lo que está llevando a un difícil crecimiento económico y

reconocimiento en el mercado, ya que no hay una rápida gestión por parte de los directivos por

estar pendientes de realizar actividades que debería hacer un asistente o auxiliar de oficina.

Proceso Empresariales

Empresa: ABC EMBALAJES LTDA

Descripción: ABC Embalajes fue creada el día 2 de abril del año 2010 el fundador de esta

organización es el señor William Alexander Bohórquez esta organización se encuentra ubicada en

el sector de Fontibón, su objetivo fue garantizar el beneficio a las personas de cargas y cuidado en

alimentos como frutas y verduras empacados en huacales de madera, actualmente la organización

es pequeña empresa ya que cuenta con 10 empleados, el mecanismo actual de esta organización

consiste en fabricar estibas y huacales bajo pedidos solicitados por los clientes. Esta empresa

funciona con un personal con conocimientos y cargos establecidos como una contadora, asistente

gerencial, coordinador, jefe de ventas y dos personas de armar y manejar operación de producción.
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Actualmente la empresa está obteniendo ventas exitosas y con metas de crecer y ser una empresa

que favorezca las necesidades de la mayoría de consumidores.

Por el excelente desempeño, la empresa consiguió un sólido posicionamiento e inició el avance en

la diversificación de su portafolio de servicios, por lo que, a partir del año 2012, para atender

nuevos frentes de negocio surgidos en el proceso de crecimiento, se creó la unidad empresarial

dedicada a la Fabricación de Estibas y Productos para el embalaje y almacenamiento de mercancía.

Misión

Son una Compañía orientada a ofrecer soluciones logísticas de empaque y movimiento de

mercancías, satisfaciendo con profesionalismo e innovación las necesidades en la protección de

mercancías de nuestros clientes a través del diseño,

Visión

Para el año 2018 queremos contar con reconocimiento nacional por la confiabilidad, seriedad e

innovación en los productos y servicios que ofrecemos. Para el año 2023 esperamos vender

nuestros productos en países como Brasil, Argentina, Panamá y Estados Unidos realizando

convenios de comercialización con empresas extranjeras.

Para la Elaboración de una Estiba

Estiba de Madera:

El proceso de elaboración de estibas de madera tiene varias etapas. Este inicia cuando el operario

realiza el alistamiento de la máquina y presenta las medidas requeridas para la fabricación de la

estiba solicitada por parte del cliente. Se calcula el número de medidas requeridas multiplicado

por la cantidad de estibas que se desea el cliente. La madera pasa a la máquina sin fin, donde se
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le da la medida inicial de ancho para que cumpla con las especificaciones solicitadas por el

coordinador.

En el proceso siguiente, la madera se corta y se da la medida con ancho y espesor requeridos finales

en los péndulos. Las tablas ya cortadas según la especificación pasan a la etapa de ensamble, en la

cual se procede a realizar un armado de la estiba bajo las especificaciones acordadas. De ser

necesario un tratamiento fitosanitario, las estibas se llevan a un horno de secado, en el cual serán

almacenadas a una temperatura a 89°C durante 60 minutos con la finalidad de disminuir el

porcentaje relativo de humedad presente en la madera hasta un valor máximo de 17 % y de esta

forma evitar el crecimiento de hongos. Finalmente se aplica a las estibas un insecticida de suelo.

Por último, son transportadas a la zona de despacho o almacenamiento, donde son marcadas e

inspeccionadas.

Análisis del Proceso

• ¿En dónde podemos mejorar?

Podemos mejorar en el área de diseño del producto, ofreciendo un servicio más personalizado y

responsable en el que tengamos presentes la exportación de material exitosamente a cada cliente,

con el fin de realizarles una entrega más amena y eficaz.

• ¿Qué podemos mejorar?

El uso de la materia prima, invirtiendo en medidas más óptimas para el ambiente ya que nuestra

materia principal es el uso de la madera, podemos mejorar como medio de producción

implementando ideas alternativas y óptimas para nuestra elaboración, con el fin de reducir la tala

de árboles, y así reducir su impacto ambiental, lo cual beneficia de igual forma a la empresa.
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• ¿Cuándo podemos mejorar?

Se realizarán mejoras en los procesos que consideramos tener falencias, con el fin de renovar poco

a poco nuestra producción al igual que la distribución, con la intención de que las personas para

las que trabajamos tengan un servicio a la altura y de excelente calidad.

• ¿Quién o quiénes serán los encargados de hacerlo?

Se encargará del proceso el área administrativa tales como el área de producción con la finalidad

de identificar todos los puntos a favor.

• ¿Por qué es necesario hacer el cambio o mejora?

Porque los clientes merecen recibir un servicio óptimo por el cual están pagando con la idea de

que se sientan más cómodos y a gusto con el producto.

• ¿Cómo se realizará el cambio o mejora?

Teniendo en cuenta la opinión de nuestros clientes como de las evaluaciones realizadas en nuestros

procesos, con el propósito de identificar e implementar las mejoras de manera progresiva.

Proceso de Automatización de los Procesos.

Se sustituirá la imprenta de ediciones excesivas, se manejará un orden de producción en cuanto a

las personas que consumen nuestro servicio y los segmentos de mercado que tenemos afiliados a

nuestra disposición, con el fin de minimizar el gasto superior de madera que es nuestra fuente

principal de elaboración.

Se podría llegar a otro factor combinando entre elementos de distribución sobrantes e intentando

darles un uso del cual se pueda sacar provecho con la intención de minimizar los costos que, de
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elaboración, se puede eliminar el uso de mucha madera por plástico reciclado, utilizando las

cantidades necesarias para disminuir costos en los gastos sin tener que bajar la buena calidad.

Descripción del Proceso Productivo.

La función principal de la empresa es crear estibas de madera plástica; se espera a futuro tener

más líneas de productos que se pueden realizar por medio de procesos similares a los realizados

en la consecución de un pallet o estiba.

A continuación, se describe el proceso que se sigue para la elaboración de una estiba.

Elaboración de una estiba

• Recepción de materiales: pellets de plástico reciclado y tornillos de ajuste.

• Los pellets son vaciados en la tolva de la extrusora.

• Se adicionan distintos aditivos.

• Se cambia la matriz de extrusión y el molde de llenado según corresponda a las

dimensiones del perfil requerido.

• Se extruden los perfiles.

• Se deja enfriar por un lapso de tiempo

• Control de calidad

• Se evalúa si se cambia la matriz de extrusión y el molde.

• Se extruyen todos los perfiles necesarios con las dimensiones requeridas.

• Se realiza una espera hasta tener todos los perfiles necesarios para la

elaboración de una estiba.

• Se acomodan los perfiles y se atornillan por medio de taladros

• Control de calidad
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• Almacenamiento y/o distribución del producto.

Gestión Documental, la Seguridad de la Información y Licencias de Uso.

Para que una organización tenga su información siempre disponible, segura y clasificada debe

tener implementado un Sistema de Gestión Documental (SGD), lo que permite mayor eficacia,

rendimiento y un control diario y total sobre la información que circula cada día desde y hacia ella.
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Por medio de la siguiente lista de chequeo y entrevista al presidente de la organización se

determinará cuál es el proceso que se realiza actualmente con los documentos e información que

cada día produce y recibe.

LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN ABC EMBALAJES

CONSECUTIVO INDICADOR SI NO OBSERVACIÓN

La empresa maneja un formato estándar para la creación de X

3543 documentos

La documentación generada lleva el membrete de la Solo los documentos que la empresa genera para sus
X
organización clientes o proveedores.
3544

Las márgenes de los documentos son las recomendadas en la X

Guía Técnica Colombiana 185.

3545

En la organización se manejan memorandos. X Las comunicaciones a los empleados se hacen de

manera oral.
3546

Se crean actas para dejar constancias de lo tratado en las juntas y X

reuniones
3547

Se aplican los estilos de bloque, semibloque y bloque extremo. X Sólo se aplica bloque extremo
3548

La organización maneja su propio formato de hojas de vida. X

3549

Las zonas de la hoja están debidamente marcada o son bien X

3550 utilizadas

Se aplica un estándar para la redacción y presentación de los X

3551 correos electrónicos.

El encabezado de los documentos va de acuerdo a la GTC 185 X

3552
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Dentro del análisis que se realiza de la organización sobre la gestión documental, es evidente que

no tiene un proceso reglamentado y no se aplica la GTC 185; es importante la aplicación de esta

guía, o como su nombre lo dice que sea una guía para la creación de sus documentos, esto en

razón a que existen cierto tipo de documentos como las certificaciones que requieren de una

legalidad y precisamente lo que hace la GTC 185 es brindar las pautas para que los documentos se

generen de una manera correcta con los elementos que certifique su legalidad y originalidad.

Un proceso de gestión documental reduce costos y agiliza procesos, porque al existir un

formato para la elaboración de documentos el tiempo de redacción es menor y al tener los

documentos con sus rótulos y con las bases que brinda la GTC 185 sobre la presentación de los

mismos aseguran la legalidad y veracidad de la información que allí está escrita.

¿Qué Documentos Produce la Empresa?

La empresa ABC embalajes genera un variado tipo de documentación tanto interno como externo

entre estos se encuentran

· Remisiones

· Facturas

· Chequera

· Documentos digitales

· Planos

· Inventarios

· Hojas de ruta

· Hojas de control de calidad

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¿Existe una Persona o Área Determinada para la Recepción de Documentos?

La administración de los documentos está a cargo de cada una de las personas de acuerdo a su área

de trabajo por lo tanto la administración se hace de forma personalizada bajo la responsabilidad de

las personas involucradas.

¿Cómo se lleva a cabo la Distribución de Documentos Internos?

Según el uso se hace por medio de la persona encargada la cual se encarga de distribuir las

necesidades que se presenten.

¿Qué Medios se Utilizan para el Envío y Entrega de Documentos Externos (empresa de

envíos, mensajero, etc.)?

En la empresa los envíos y entregas de documentos se hacen por medio del mensajero, y por

medios electrónicos ya que la empresa no maneja suficiente documentación.

¿Qué Tipo de Elementos o Equipos se Utilizan para Almacenar los Documentos Producidos

y Recibidos por la Empresa?

La empresa tiene como elementos de equipos archivadores donde se guardan las carpetas, y en

tecnología tienen los computadores donde se almacena la información de la empresa.

¿Cómo se Realiza la Clasificación de los Documentos una vez se han Recibido o Producido?

La clasificación de los documentos de la empresa se clasifica por carpetas dependiendo del

documento, esto significa que en la empresa tiene un manejo de inconformidad con la parte de

archivo se generan una serie de perdida de documentos, cuando son producidos por la empresa son

tramitados y después llevados al portador.

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¿Qué Procedimiento tiene establecido la Organización para la Conservación o Preservación

de los Documentos?

La empresa como base tiene sus archivadores para guardar los documentos importantes de la

empresa en carpetas seleccionadas por fechas y en sus computadores tienen escaneados los

documentos más importantes en caso de pérdida o accidente, ellos mismos se encargan de

conservarlos.

¿Qué Requisitos se tiene en cuenta para Determinar si un Documento debe ser Eliminado

o Conservado?

En la empresa los requisitos para que un documento sea eliminado es que su contenido no

sea de carácter importante como los recibos públicos que llevan sus fechas de meses anteriores,

también se puede ver que los documentos que están en los computadores se llevan a la papelera de

reciclaje.

Según el Proceso de Gestión Documental que se maneja en la Organización, ¿Resulta difícil

consultarlos una vez se han almacenado y se requiere nuevamente validar la información en

ellos contenida?

No es difícil porque la información es clasificada por carpetas y ordenadas por fechas dependiendo

el valor del documento.

¿Cómo se Maneja el Fondo Acumulado?

En la empresa no se maneja el fondo acumulado ya que toda la documentación que genera la

empresa es clasificada, y es destruida según su valor.

En base a lo que se ha podido evidenciar durante la validación de la lista de chequeo y la entrevista

es que la empresa maneja un proceso de gestión documental que no está acorde con las leyes y con
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los requerimientos necesarios para un correcto manejo de documentos, no tiene un área de

correspondencia debidamente formalizada, no cuenta con un archivo, sino más bien cada oficina

organiza su documentación de acuerdo a sus necesidades.

Ya que se ha evidenciado el proceso de gestión documental el GAES propone lo siguiente:

 Se le propone a la organización la implementación de la ley 594 de 2000, allí podrá saber

cuál es el manejo correcto que se debe dar a la documentación y el archivo de la misma.

 Llevar un inventario de la documentación para así saber que ingresa y se produce.

 Se recomienda establecer un método de radicación, para que la organización tenga un

control y se le haga más fácil llevar el inventario de documentos.

 Dedicar un área para realizar el archivo de la documentación, con lo cual podrá tener un

acceso más fácil, controlado y se conservará la documentación en unas mejores

condiciones y por más tiempo, esto debe ir en concordancia con el acuerdo 03.

Condiciones Locativas y Normas de Seguridad en el Archivo de ABC Embalajes

CONSECUTIVO INDICADOR CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO

3678 La temperatura que tiene el lugar del archivo es la X No se controla la temperatura en el lugar de almacenado.

adecuada
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3679 La empresa posee un local de archivo donde X Se maneja un espacio que no es el adecuado para el archivo ya que está

almacenan los documentos. expuesto a la contaminación del entorno.

3680 El aspecto físico del área de almacenamiento es X Se evidencia un deterioro a causa de humedad en algunos de los gabinetes

el adecuado para mantener el archivo destinados al almacenamiento de los documentos.

3681 Se tienen normas aplicadas de seguridad para el X Si, se tiene un documento de control en donde se especifican las normas

procesamiento y buen mantenimiento de los o pasos que se deben seguir para la buena gestión de la información y sus

documentos. documentos.

3682 Están las carpetas identificadas en forma x Las carpetas se llevan en forma decente y alfabéticamente para

adecuada. localizarlas de manera oportuna.

Se tienen normas de privacidad y x Ellos manejan unas normas para la gestión de los documentos estas

confidencialidad sobre los documentos y quien normas las encuentran en un documento y es utilizado por todas las
3683
los maneja personas encargadas de la gestión de la información.

3684 Se maneja algún tipo de tecnología para la X No se maneja ese tipo de tecnología debido a no ser necesario por el

conservación de los documentos. volumen de información que se genera.

Se puede evidenciar gracias a la anterior información que se cumple con las condiciones físicas

que garanticen la preservación y adecuado almacenamiento de la documentación por los que es

necesario el mejoramiento de las instalaciones y los sitios de almacenaje de documentos y demás

artículos que se puedan considerar como documentación o de evidencia en las diferentes

operaciones o transacciones que realiza la organización.

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Para el siguiente instrumento de recolección se toma una muestra a través del método

probabilístico, donde se seleccionaron clientes institucionales objetivo reales que hayan realizado

compras en los últimos 4 años y que tiene la necesidad de transportar mercancías delicadas con un

peso superior a 30 kilogramos, con un volumen mayor a 1.30 m3 características por l cuáles

requieren un embalaje exterior para proteger la integridad de dichas mercancías.

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Recomendaciones

 Es necesario tomar decisiones económicas frente a la compra de materia prima de

calidad y a bajo costo.

 Realizar seguimiento activo a los diferentes procesos para así garantizar que su

cumplimiento, genere satisfacción y beneficios esperados a la empresa de acuerdo a los

objetivos planteados.

 Revisar de manera periódica la satisfacción de los clientes, mediante encuestas o buzones

de sugerencias, teniendo en cuenta también a trabajadores, ya que tomando como

referencia a ambas partes se puede establecer falencias y planes de mejora, tanto internos

como externos, de la empresa.

 ABC embalajes LTDA. Al ser una empresa pequeña, puede establecer en su línea de

producción, y mediante un proceso establecido la utilización de madera reciclada, así

como la personalización de los productos finales acuerdo a la descripción de los clientes,

generando así una filial entre los posibles compradores, dado que el cliente puede escoger

en sí para que le da uso al producto generado, por ejemplo, hay personal que utiliza las

estibas para crear muebles artesanales.

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Conclusiones

En base a la anterior y lo trabajado con respecto a los distintos ejes establecidos como métodos de

estudio para determinar, desglosar e interpretar lo que es un diseño de procesos, su importancia e

implementación en una empresa que busca , cumplir metas, teniendo un control en el camino

trazado a su cumplimiento, un diseño de procesos es la forma continua de agregar esa característica

especial a cada labor que se realiza en una empresa en su labor continua de mantenerse competitiva

en el mercado acuerdo a la evolución de las generaciones, teniendo en cuenta el propósito general

al cual va dirigido la empresa , ya que con los constantes cambios a la sociedad y preferencias de

los clientes se deben implementar diferentes estrategias, técnicas y nuevos diseños que cumplan

con los cambios y den a la empresa un puesto fijo y evolutivo en el mercado en presente y a futuro.

La elaboración de este trabajo nos permitió, (acuerdo a todo el recorrido implementado para su

desenlace final), afianzar e interpretar conceptos referentes al diseño de un procesos y todas sus

derivaciones, el cómo ser innovadores en la gestión empresarial, en mantenerse siempre

proactivos, para el bienestar de la empresa en general, acompañando así a la misma a lo largo de

su misión y visión establecidas.

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What is a process?

A series of actions, motions, or operations leading to some result the manufacturing process.

Process Diagrams

Process flows (or process diagrams) provide a visual overview or workflow diagram of all the

tasks and relationships involved in a process.

The goal of illustrating a process could be two-fold:

*To explain how a process Works

*To improve a process

In most cases, you'll create a process flow using flow chart tools like dragging and dropping

symbols representing tasks, decision points, inputs, etc. and then connecting them in the proper

order.

This allows anyone outside of or unfamiliar with the process to follow the workflow step-by-step

without a lot of explanation.

The Deming PDCA Cycle

*You PLAN the process, establish process objectives (what the result should be).
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*You DO, performing the process and collect process data.

*You CHECK on the process, reviewing the data you’ve collected and analyzing process

performance (not just according to stated objectives, but also for variability, consistency, and

trends).

You ACT on your review findings, either continuing with the process unchanged or modifying the

process to make it work better.

Every organization runs some kind of process. Some are simple, others are much more complex,

in my opinión it is important to take into account the points mentioned above to improve the

efficiency and accuracy of a process by reviewing its current state and finding ways of improving

it. This allows decisión making and generate added value for the growth of the company.
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Bibliografía

Amaya, J. (2005). Gerencia: Planeacion & Estrategia. En J. Amaya, Gerencia: Planeacion &

Estrategia (pág. 135). Bucaramanga: Cuarta Edicion.

HITT, M. A. (2006). Administracion. En M. A. HITT, Administracion (pág. 736). Mexico:

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Montero, B. (2010). Operaciones auxiliares de montaje de sistema microinformaticos. En B.

Montero, Operaciones auxiliares de montaje de sistema microinformaticos (pág. 192).

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