Curso Básico de Administración de Proyectos v6

Curso Básico de Administración
de Proyectos
Abril 2017
versión 6 1
Calendario
Tema Ubicación Fecha

Sesión 1 Sala de Casos 17 abril 17
versión 6 2
Temario
• Introducción
• Inicio
• Planificación
• Seguimiento y Control
• Cierre
versión 6 3
INTRODUCCIÓN
versión 6 4
Definición de Proyecto
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Inicio y un fin definido. Presupuesto.
Recursos definidos. Tareas definidas.
Restricciones. Requerimientos.
versión 6 5
Restricciones del proyecto
Riesgos Calidad Recursos
Costo
versión 6 6
Grupo de Procesos
versión 6 7
Interacción entre procesos
versión 6 8
Ciclo de vida de un proyecto
“El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde
su inicio hasta su cierre.”
PMBOK v5
versión 6 9
Grupo de Procesos, Ciclo de vida y fases
Grupos de Proceso Ciclo de Vida
Por ejemplo:
 Inicio
 Investigación
 Planificación
 Diseño
 Ejecución
 Código
 Monitoreo y Control
 Prueba
 Cierre
 Transición
Investigación Diseño Código Prueba Transición
versión 6 10
Modelo de Avance de un proyecto
versión 6 11
Utilización de recursos en un proyecto
versión 6 12
Administración de Proyectos
¿Qué es Administración de Proyectos?

“Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades
del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.”
PMBOK v5
Conocimientos Habilidades Herramientas Técnicas
 PMBOK  Liderazgo
 Office  Ruta crítica
 Metodología de la  Comunicación
 Vigilante  Balanceo de
empresa efectiva
 SAP personal
 Telecomunicaciones  Motivación
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Portafolio, Programa, Proyecto
Portafolio
Conjunto de proyectos y
programas que se gestionan
como un grupo para alcanzar
objetivos estratégicos
Programa
Grupo de proyectos Cliente A
relacionados
Cliente A Cliente B Cliente C
Proyecto
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Definición de Marco de trabajo
• Definición formal SPM

Se implementa el Proceso
DM
de Gestión de Finanzas
Conjunto de asunciones,
conceptos, valores y prácticas FM
Mejora Continua
que constituyen una forma de Estrategia de
ver la realidad. Servicio Diseño de Se implementa el Proceso
Se implementa el Proceso Servicio de Gestión de Cambios
de Gestión de Relación BRM
con el Negocio
• Definición enfocada a
la Gestión de TI ITIL CHM
Se implementa el Proceso
Conjunto de buenas prácticas enfocadas a la Gestión de Transición de
de Gestión de
Liberaciones y Entregas
RDM
Servicios de TI, las cuales son definidas y establecidas tanto Operación de Servicio
por el sector público como por las empresas privadas, dentro Servicio Servicio KM
de un libro o serie de libros que sirven de guía.
SVT SACM
• Objetivo Se implementa el Proceso
de Gestión de Activos y
Adoptar, adaptar e implementar únicamente los elementos de Configuración
las buenas prácticas, que significan una necesidad, prioridad o
valor agregado para la parte interesada.
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Definición de Metodología
• Definición formal
Un conjunto de prácticas, procedimientos y reglas usadas por aquellos que trabajan en una disciplina o participan en una investigación.
• Definición enfocada al contexto de Gestión de TI
Un conjunto de técnicas y procedimientos para la Gestión de Proyectos que permiten lograr un conjunto de objetivos establecidos, en
condiciones y circunstancias específicas del entorno.
• Objetivo
Adaptar la forma de trabajo a las técnicas y procedimientos que conforman la metodología, tomando en cuenta la
secuencia y las características establecidas para estos elementos.
versión 6 16
Definición de Estándar
• Definición formal
Un conjunto de normas que sirven como patrón, modelo o punto de referencia para medir o valorar cosas de la misma especie.
• Definición enfocada al contexto de Gestión de TI
Representan un conjunto de requerimientos que son genéricos, aplicables y obligatorios para todas las empresas o instituciones
interesadas, independientemente de su tipo, tamaño o naturaleza.
• Objetivo
Implementar todos y cada uno de los requisitos o “debes” establecidos, tomando en cuenta las leyes gubernamentales y regulaciones
contractuales que aplican para la parte interesada.
Grupo de Grupo de Grupo de

Procesos Procesos Procesos
No. 1 No. 2 No. 3
40 requisitos a 23 requisitos a 90 requisitos a

cumplir cumplir cumplir CERTIFICACIÓN
Normas ISO/IEC (20K, 22500, etc.)

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PMBOK
 El PMI publica el PMBOK® Guide.

 Actualmente versión 5.
 Mejores practicas.
 Es un Estándar (documento formal que describe normas, métodos,
procesos y prácticas establecidos).
 Descripción de 47 procesos de Administración de Proyectos divididos
por áreas de conocimiento.  Integración  RH
 Alcance  Comunicaciones
 Tiempo  Riesgos
 Costo  Adquisiciones
 Calidad  Interesados
“Este estándar constituye una guía, más que una metodología específica. Se
pueden utilizar diferentes metodologías y herramientas (p.ej., ágil, cascada,
PRINCE2) para implementar el marco de la dirección de proyectos.”
PMBOK v5
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PMO Oficina de Administración de Proyectos
Project Management Office
Una PMO, es una unidad dentro de la organización que se ocupa de centralizar y coordinar la dirección de proyectos. Existen
diferentes tipos de acuerdo a las necesidades de la organización. Su objetivo fundamental es generar valor en las
organizaciones a través de la ejecución exitosa y eficiente de los proyectos.
Necesidades del Estándares, normas,

mejores prácticas, lecciones
negocio aprendidas, capacitación
Estimaciones, costos,
planificación
PMO
¿Proyecto
exitoso? Gestión del portafolio
Rentabilidad del negocio
Seguimiento y control
del proyecto
Aseguramiento de
rendimiento
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PMO Oficina de Administración de Proyectos
Project Management Office
Tipos:
• De apoyo
Rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones
aprendidas de otros proyectos.
Esta PMO ejerce un grado de control reducido.
• De control
Proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios.
Esta PMO ejerce un grado de control moderado.
• Directiva
Ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos.
Esta PMOs ejerce un grado de control elevado.
versión 6 20
PMIS Sistema de Información de Gestión de Proyectos
Project Management Information System
Es una herramienta para recoger, tratar y distribuir la información del proyecto a través de medios
electrónicos o manuales.
Estructura del Project Management Information System (PMIS)
Alarmas
Portafolio de automáticas
Proyectos Sitios
Cronogramas
Portal de Herramientas Información de
la PMO de Apoyo
de los
Empresarial Gerencias
Reportes Dashboards Front
proyectos Sitios ADP Extractores de
de Proyectos
información
MS Project Professional MS SharePoint MS SQL Reporting MS – IIS SAP Business

MS SharePoint
Services WebServer Dashboard
MS Project Server Back
MS SQL SERVER
Business Intelligence System (BIS)
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Grupo de Procesos y Fases
Cierre
Ejecución
Monitoreo y control
Planificación
Inicio
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Inicio Planificación Ejecución Cierre
Cierre
Ejecución
Monitoreo y control
Planificación
Inicio
versión 6 23
Objetivos ¿Qué se va a hacer? Se ejecuta el proyecto ¿Qué se aprendió?

Definir el alcance
Alcance alto nivel Lecciones
Matriz de
trazabilidad aprendidas
Riesgos alto nivel EDT
Participantes ¿Bajo que criterio Se validan los Aceptación del
aprobarán el proyecto? entregables proyecto
PM
Criterios de Carta de cierre
Solicitudes
aceptación del proyecto
de cambio
¿Qué riesgos existen?

¿Qué pasos? ¿Cuándo?
Riesgos
Lista de
Cronograma
Acta de
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
integran el proyecto
Plan de RH,
Comunica e
interesados
¿Cuánto va a costar?
Presupuesto
versión 6 24

Definir el alcance
Matriz de
PM
Solicitudes
de cambio

Riesgos
Lista de
Acta de
Cronograma Monitoreo y Control
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
Plan de RH,
Comunica e
interesados
Presupuesto
versión 6 25
Procesos de Inicio

Definir el alcance
Matriz de
PM
Solicitudes
de cambio

Riesgos
Lista de
Cronograma
Acta de
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
Plan de RH,
Comunica e
interesados
Presupuesto
versión 6 26
Inicio del proyecto
En el inicio de un proyecto, es recomendable determinar los siguientes puntos:
Acta de Constitución del Proyecto

• Título y descripción del proyecto
• Objetivo del proyecto
• Director del proyecto Asignado y nivel de autoridad
• Caso de negocio
• Recursos pre-asignados
• Interesados
• Descripción a alto nivel del producto / entregables
• Supuestos
• Restricciones
• Objetivos medibles del proyecto
• Requisitos de aprobación
• Riesgos de alto nivel
• Patrocinadores que autorizan el proyecto.
• Firmas
versión 6 27
Inicio del proyecto
¿Todo proyecto es rentable? Una organización, ¿cuántos

proyectos debe realizar al mismo tiempo?
Escenario A
Escenario C
Escenario B
• Proyecto: • Proyecto: • Proyecto:
Actualizar los Actualizar el call Mejorar la
sistemas para la center de mi velocidad de mi
facturación negocio red
electrónica de mi • Razón: • Razón: Eficiencia
negocio Satisfacción del de mi equipo
• Razón: cliente
Regulación fiscal
versión 6 28
Procesos Planificación

Definir el alcance
Matriz de
PM
Solicitudes
de cambio

Riesgos
Lista de
Cronograma
Acta de
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
Plan de RH,
Comunica e
interesados
Presupuesto
versión 6 29
Planificación del proyecto - Alcance
¿Qué es el alcance? ¿Puedo hacer un cronograma si no tengo alcance?
1. Definir 2. Definir alcance

Requerimientos
- Matriz de -Enunciado del
trazabilidad Alcance
(rastreabilidad) -EDT
versión 6 30
1. Definir Matriz de trazabilidad

Requerimientos
- Matriz de
trazabilidad
(rastreabilidad)
Finanzas Sistemas Contabilidad Dirección
Requerimiento 1
Requerimiento 2
Requerimiento 3
Requerimiento 4
Requerimiento 5
Requerimiento 6
versión 6 31
 El enunciado del alcance define lo que se realizará en el

2. Definir alcance
proyecto.
-Enunciado del  Se debe detallar sobretodo en las áreas donde el alcance
Alcance podría ser fácilmente malinterpretado.
-EDT
Enunciado del alcance del proyecto

• Alcance del proyecto
• Entregables del proyecto
• Definición de lo que no es parte del proyecto
• Restricciones
• Supuestos
• Límites de responsabilidad
versión 6 32
La EDT es la estructura de desglose del trabajo, en inglés se

2. Definir alcance
llama WBS por work breakdown structure. El objetivo de
-Enunciado del una EDT es desglosar en paquetes de trabajo el desarrollo
Alcance del proyecto.
-EDT
versión 6 33
Alcance del proyecto: Conexión de dos sitios por medio de un enlace a 2Mbps
¿Bajo qué especificación el proyecto se validará como exitoso?
Criterio de aceptación: El enlace puede ir de un rango de 1.85 Mbps a 2.1

Mbps en el protocolo de prueba.
versión 6 34
Planificación del proyecto - Tiempo
¿Qué es un cronograma? Para poder realizarlo, ¿qué necesito?
4. Estimar 5. Crear
2. Definir 3. Secuencia las cronograma
1. Definir estrategia actividades duraciones
actividades
- Herramienta - Lista de - Diagrama de - Duración de las - Ruta crítica
- Calendario actividades red tareas - Cronograma
- Reglas - Lista de Hitos - Línea base
versión 6 35
1. Definir estrategia • Existen varias herramientas en el mercado para la gestión del
- Herramienta
tiempo. Cada una de ellas tienen ventajas y desventajas. Ejemplos:
- Calendario  Microsoft Project
- Reglas  Oracle Primavera
 Open Project
• Se debe definir el calendario de trabajo. Ejemplos:

 Días hábiles
 Días Naturales
 Mixto (semana de lunes a sábado)
• Cada empresa o proyecto debe especificar de qué manera se

medirá el avance del tiempo. Ejemplos:
 Cada actividad deberá tener una duración máxima de 10 días.
 El avance de una tarea será de 0%(no ha iniciado la actividad),
Plan de
50% (ya inició la actividad) y 100% (Ya finalizó la actividad).
Gestión del
 Las actividades de entrega de enlaces estarán definidas por un
Tiempo
método de valor acumulado de %físico completado.
versión 6 36
1. Definir estrategia
- Herramienta
- Calendario
- Reglas
versión 6 37
2. Definir • Se deberá hacer una lista de actividades con las cuales se logrará el
actividades producto, servicio o resultado del proyecto.
- Lista de
actividades
 El nivel de detalla de la lista dependerá de los expuesto en la
- Lista de Hitos
estrategia (Plan de gestión del tiempo)
• Un hito es un evento importante en mi proyecto. Su

nomenclatura es un rombo.
 Es importante definir los eventos importantes que

marcarán el seguimiento a alto nivel del proyecto.
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
versión 6 38
2. Definir las
3. Secuencia
• Una vez que se tienen definidas las listas de actividades y de hitos
actividades
actividades es necesario secuenciarlos.
- Diagrama de • Existen 4 formas de secuenciar dos actividades:
red
 Final a Comienzo (FC). El inicio de la actividad sucesora
depende de la finalización de la actividad predecesora.
Renglón 2ene 3ene 4ene 5ene Renglón 2ene 3ene 4ene 5ene 6ene 7ene
1 A 1 A
2 B 2 B
3 C
Nombre de Nombre de
Renglón Duración Predecesora Renglón Duración Predecesora
Tarea Tarea
1 A 1 1 A 1
2 B 2 1FC+1 2 B 2 1FC+1
3 C 3 1FC+2
versión 6 39
2. Definir las  Final a Final (FF). La finalización de la actividad sucesora
3. Secuencia
actividades
actividades depende de la finalización de la actividad predecesora.
- Diagrama de
red
1 A 1 A
2 B 2 B
3 C
Nombre de Nombre de
Tarea Tarea
1 A 1 1 A 1
2 B 2 1FF 2 B 2 1FF-1
3 C 3 1FF+1
versión 6 40
2. Definir las  Comienzo a Comienzo (CC). El inicio de la actividad sucesora
3. Secuencia
actividades
actividades depende del inicio de la actividad predecesora.
- Diagrama de
red
1 A 1 A
2 B 2 B
3 C
Nombre de Nombre de
Tarea Tarea
1 A 1 1 A 1
2 B 2 1CC 2 B 2 1CC+1
3 C 3 1CC-1
versión 6 41
2. Definir las  Comienzo a Final (CF). La finalización de la actividad
3. Secuencia
actividades
actividades sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.
- Diagrama de
red
Renglón 2ene 3ene 4ene 5ene
1 A
2 B
Nombre de
Renglón Duración Predecesora
Tarea
1 A 1
2 B 2 1CF
versión 6 42
2. Definir las a) ¿Cuántos días te tardarás en realizar la tarea A y B?
3. Secuencia
actividades
actividades • Tipo de dependencia: FC
• Lag: 15 días
- Diagrama de
red • Duraciones A:10d; B:10d
b) ¿Cuántos días te tardarás en realizar la tarea A y B?

• Tipo de dependencia: CC
• Lag: 5 días
• Duraciones A: 10d; B: 10d
c) ¿Cuántos días te tardarás en realizar la tarea A y B?

• Tipo de dependencia: FF
• Lag: 7 días
Diagrama • Duraciones A: 10d; B: 13d
de red
versión 6 43
2. Definir las
3. Secuencia
• Dentro de la estrategia de tiempo (Plan de gestión del tiempo), se
4. Estimar
actividades
actividades
duraciones definió la unidad máxima y mínima de un proyecto.
- Duración de las  Los proyectos normalmente se basan en días como unidad mínima.
tareas
 Para un proyecto de construir una ciudad la unidad mínima podría ser
un mes.
 Para un proyecto de instalar una televisión, la unidad mínima podría
ser una hora.
versión 6 44
2. Definir las El Inicio de los trabajos (A), arranca con la Preparación del terreno (B), actividad con una
3. Secuencia duración de 8 días. Una vez preparado el sitio, la construcción puede iniciar simultáneamente
actividades
actividades
en la estructura de concreto y en la cancha.
- Diagrama de Los trabajos en la cancha incluyen: El Drenaje de la cancha (C) que dura 8 días, seguida por el
red Relleno de la pista y de la cancha (D) de 14 días, para que una vez terminado se pueda
Colocar el pasto de la cancha (E), actividad que consume 12 días.
En la estructura de concreto, el trabajo comienza con la Excavación (F) seguida del Colado de
la Cimentación (G), actividades de 4 días de duración cada una. A continuación se puede
iniciar con el Colado de la estructura de soporte para las gradas (H), actividad de 12 días,
seguida de la Instalación de precolados para las gradas (I) de 13 días.
El Colado de las gradas (J) puede realizarse en 4 días y después de la Instalación de
precolocados para las gradas y estar listo para inicial el Pintado (K) de 3 días. Sin embargo, el
pintado no puede iniciar sino hasta que esté concluida la Construcción de los vestidores (N)
misma que tomará 4 días. Asimismo, los vestidores pueden iniciarse después de Instalar el
domo (M) en 8 días, mismo que será instalado sobre una Estructura metálica (L) que tardará
ocho días en estar lista. Esta última actividad puede iniciar después de terminada la
cimentación.
Una vez colocado el domo, se puede trabajar simultáneamente en la Iluminación del estadio
(O) que tardará 5 días y en el Tablero central y las obras adicionales (P) actividades que en
total suman 4 días, para llegar finalmente a la Entrega del Estadio (Q).
Diagrama
de red
versión 6 45
2. Definir las
3. Secuencia
4.
5.Estimar
Crear
actividades Método de la ruta crítica Involucra determinar la ruta más larga a
actividades
duraciones
cronograma
través del diagrama de red (la ruta crítica), lo más temprano y lo
más tarde que puede comenzar una actividad, y lo más temprano y
- Ruta crítica
- Cronograma
lo más tarde que se puede completar.
- Línea base
del tiempo
Holgura total - cantidad de tiempo que puede retrasarse una

actividad sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.
 HT= Comienzo tardío – Comienzo temprano
 HT= Fin tardío – Fin temprano
versión 6 46
5. Crear Determinar:
cronograma
1. Ruta Crítica
- Ruta crítica 2. Comienzos (temprano y tardío) y finales (temprano y tardío)
- Cronograma
- Línea base
del tiempo C
5
Inicio
A D Fin
4 2
B
10
Mayor Menor
versión 6 47
5. Crear Determinar:
cronograma
1. Ruta Crítica
- Ruta crítica 2. Comienzos (temprano y tardío) y finales (temprano y tardío)
- Cronograma
- Línea base
del tiempo
E G H C
D 9 4 2 7
4
Inicio Fin
F B
8 4
A
3
versión 6 48
5. Crear
cronograma
Estrategia
- Ruta crítica
- Cronograma
- Línea base
del tiempo Actividades
Secuencia
Duración La línea base de un proyecto es el plan original

más todos los cambios negociados con los
patrocinadores y aprobados como parte del
Cronograma proyecto.
La línea base será el punto de referencia de
medición del proyecto.
versión 6 49
Planificación del proyecto - RH, Comunicación e interesados
¿Quién esta involucrado en el proyecto?¿A todos les debo comunicar

todo?¿A que nivel?¿Por que medio?
4. Definir cómo, qué, a
2. Definir necesidades 3. Segmentar a los quién y de que manera
1. Definir el equipo del interesados se comunicará.
proyecto de interesados
- Matriz de roles y
responsabilidades
versión 6 50
1. Definir el equipo del Durante el inicio del proyecto puede o no puede que se hayan pre-
proyecto
asignado a los recursos.
- Matriz de roles y
responsabilidades
Si aún no se han asignado al equipo deberá ser necesario, basadas en
las actividades y en la EDT los recursos necesarios.
Una vez definido el equipo será necesario definir los roles y
responsabilidades. Una de las herramientas más usadas y conocidas
para esta actividad es la matriz RACI (responsable, encargado,
consultado e informado)
Finanzas Sistemas Contabilidad Dirección
Actividad 1 R C E
Actividad 2 C R I E
Actividad 3 I R E
versión 6 51
2. Definir necesidades Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede

de interesados afectar o verse afectado por una decisión, actividad o resultado.
 Pueden participar activamente en el proyecto o tener intereses a

los que puede afectar positiva o negativamente el proyecto.
 Pueden tener expectativas contrapuestas susceptibles de
generar conflictos dentro del proyecto.
 Los interesados incluyen todos los miembros del equipo del
proyecto así como todas las entidades interesadas, ya sea
internas o externas a la organización.
 El equipo del proyecto identifica a los interesados tanto internos
como externos, positivos y negativos, ejecutores y asesores, con
objeto de determinar los requisitos del proyecto y las
expectativas de todas las partes involucradas.
versión 6 52
2. Definir necesidades
de interesados
El PM debe gestionar las influencias de los distintos
interesados con relación a sus requisitos.
versión 6 53
2. Definir necesidades
de interesados
Nivel de Influencia
versión 6 54
3. Segmentar a los
Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y
interesados autoridad cuando participan en un proyecto.
Estos niveles pueden cambiar durante el ciclo de vida del proyecto. Su

participación puede variar desde una participación ocasional en
encuestas y grupos de opinión, hasta el patrocinio total del proyecto,
lo cual incluye proporcionar apoyo financiero, político o de otro tipo.
versión 6 55
4. Definir cómo, qué, a

El éxito en la dirección de proyectos de una organización depende en
quién y de que manera gran medida de un estilo de comunicación efectivo dentro y fuera de
se comunicará.
la organización.
Plan de comunicación del proyecto
• Los requisitos de comunicación de los interesados.

• La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato,
el contenido y el nivel de detalle.
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y
para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.
• La persona o los grupos que recibirán la información.
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales
como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa.
• Los recursos asignados para las actividades
• El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de
mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no
puedan resolverse a un nivel inferior.
versión 6 56
Planificación del proyecto - Costo
¿Cuánto costará el proyecto?
¿Cómo se Realizar el
monitoreará el costo? presupuesto
- Presupuesto del
proyecto
versión 6 57
¿Cada cuándo se medirá el desempeño del proyecto?

¿Qué índice (s) se llevarán durante el proyecto?
¿Cómo se
monitoreará el costo? Siglas Término Interpretación
Al día de hoy, ¿cuál es el valor estimado del trabajo que se tiene
PV Valor Planificado
planificado hacer?
Al día de hoy, ¿cuál es el valor estimado del trabajo que realmente
EV Valor Ganado
se ha realizado?
Al día de hoy, ¿cuál es el costo real en el que hemos incurrido para el
AC Costo Real (costo total)
trabajo realizado?
CV Variación del Costo Variación del costo planeado con el realizado según lo planeado
Variación del cronograma planeado con el realizado según lo
SV Variación del Cronograma
planeado
CPI Índice de Desempeño del Costo Índice que indica el desempeño del proyecto con respecto al costo
Índice de Desempeño del Índice que indica el desempeño del proyecto con respecto al
SPI
Cronograma cronograma
Presupuesto hasta la conclusión (el ¿De cuánto fue nuestro PRESUPUESTO para el esfuerzo TOTAL del
BAC
presupuesto) proyecto?
¿Actualmente cuánto esperamos que cueste el proyecto TOTAL (una
EAC Estimación a la conclusión
proyección)?
A partir de este punto, ¿cuánto MÁS esperamos que cueste terminar
ETC Estimación hasta la conclusión
el proyecto (una proyección)?
Al día de hoy, ¿Qué tan por encima o por debajo del presupuesto
VAC Variación a la Conclusión
creemos que estaremos al finalizar el proyecto?
versión 6 58
En la coordinación de ADP, se definieron al desempeño (SPI) y a la

¿Cómo se variación del proyecto como los indicadores del área.
monitoreará el costo?
Valor mayor 85% Valor mayor a -5
Valor entre 75% y 85% Valor entre -5 y -20
Valor menor a 75% Valor menor a -20
versión 6 59
¿Cuanto costará el proyecto?

Se debe estimar por cada actividad o paquete de trabajo el costo asociado a cada
actividad para así determinar el costo total del proyecto.
Realizar el
$1,210
Nombre del
presupuesto proyecto
- Presupuesto 1210
del proyecto
Inicio Aprov Ejecución Cierre
100 800 270 40
Enlaces Servicios Sitio 1 Sitio 2

300 500 120 150
Telefonía Telefonía Datos

120 50 100
versión 6 60
Planificación del proyecto - Riesgo
¿Qué es un riesgo? ¿Cuántos riesgos puede existir en un proyecto?
Categorizar Dar respuesta a

Identificar riesgos riesgos riesgos
- Lista de - Probabilidad
riesgos - Impacto
- Costo
asociado
versión 6 61
Identificar riesgos Se elabora una lista de riesgos de alto nivel en el acta de constitución
del proyecto. Sin embargo, el esfuerzo más importante de
- Lista de identificación de los riesgos tiene lugar durante la planificación.
riesgos
En administración de proyectos un riesgo puede ser positivo o
negativo. Debido a esto, la lista de riesgos que se realice deberá
integrar tanto riesgos positivos como negativos.
Existen varias técnicas para la recopilación de los riesgos posibles a

un proyecto entre ellas está el análisis de FODA y la lluvia de ideas.
versión 6 62
Categorizar Un riesgo puede tener tres atributos: probabilidad, impacto y costo.

riesgos
Por ejemplo:
- Probabilidad
- Impacto Palacio de Hierro realizó un proyecto en el cual se hacia la renovación
tecnológica de sus tiendas, entre ellas la que se encuentra en
- Costo Acapulco. En la misma época existió un ciclón en Guerrero y la tienda
asociado
se inundó con todos los materiales de la renovación adentro de ella.
¿Qué probabilidad existía de que eso sucediera?¿Que impacto
tuvo?¿Cuanto costó?
versión 6 63
Dar respuesta a Las formas en que se puede dar respuesta a un riesgo pueden ser
riesgos varias.
Se deberá hacer un filtro de los riesgos a los cuales se les deberá dar
prioridad.
Un punto importante es saber si es una amenaza u oportunidad.
• Explotar • Evitar
• Mejorar • Mitigar
• Compartir • Transferir
• Aceptar • Aceptar
versión 6 64
Procesos de Monitoreo y Control

Definir el alcance
Matriz de
PM
Solicitudes
de cambio

Riesgos
Lista de
Acta de
Cronograma Monitoreo y Control
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
Plan de RH,
Comunica e
interesados
Presupuesto
versión 6 65
 Durante TODO el proyecto es necesario controlar y monitorear el trabajo del

proyecto.
 TODOS los indicadores que se utilizarán para monitorear el proyecto debieron
haber sido definidos y comunicados durante la planificación.
 El alcance se puede validar por medio de la EDT. En esta fase el cliente dará su visto
bueno a los entregables.
 La calidad se puede validar por medio de auditorías de calidad
 El tiempo y el costo se monitorean por medio del indicador definido
versión 6 66
 Se deben monitorear los riesgos que se tienen en la lista de riesgos.

 Un riesgo se puede convertir en problemas, sin embargo, un problema no se puede
convertir en riesgo.
 Un riesgo es posible, independientemente si su posibilidad es alta o baja.
 Un problema es un hecho.
 El seguimiento se puede llevar por medio de una lista de riesgos y otra de
incidentes o problemas.
versión 6 67
El costo es muy importante que se monitoree.
El proyecto tiene
planeado terminarse el
25 de junio 2014
Se tiene presupuestado que el proyecto

El proyecto inicia el 25 completo costará $10,000 pesos
de enero de 2014
versión 6 68
25 de junio
25 de mayo
25 de abril
25 de marzo
25 de febrero
Desde un inicio se estimó cuanto dinero se
25 de enero gastará cada mes. A este dato se le llama PV o
Valor Planeado
versión 6 69
25 de junio
25 de mayo
25 de abril
25 de marzo
25 de febrero
25 de enero También puede ser visto desde el punto de
vista de tiempo o avance.
versión 6 70
Supongamos que el día de hoy es 25 de marzo

Presupuesto = BAC= $10,000 pesos
y queremos saber como va el proyecto.
EV=$2,000 o
20% de avance
25 de junio
25 de marzo
Se tenia planeado llevar el 25% de avance, sin
PV=$2,500 o embargo sólo se lleva el 20% de avance y ha
25 de enero 25% de avance costado $2,800
Aunque se tenía planeado llevar el 25% de avance sólo se lleva el 20% con respecto lo planeado. A esto se
llama EV o valor ganado. Lo que realmente he gasto se llama AC o costo actual que son los $2,800
versión 6 71
BAC= $10,000
Supongamos que el día de hoy es 25 de marzo EV=$2,000
y queremos saber como va el proyecto. PV=$2,500
AC=$2,800
25 de junio
25 de marzo
25 de enero
De los datos anteriores es posible determinar
la varianza y el índice tanto de costos como de
tiempo.
versión 6 72
BAC= $10,000 CV= -$800
Supongamos que el día de hoy es 25 de marzo EV=$2,000 SV=-$500
y queremos saber como va el proyecto. PV=$2,500 CPI=.71
AC=$2,800 SPI=.80
25 de junio
El proyecto está atrasado. Pero, ¿cuánto es la

25 de marzo proyección que costará totalmente el
proyecto? Este dato se determina por medio
del EAC
25 de enero
versión 6 73
BAC= $10,000 CV= -$800
AC=$2,800 SPI=.80
EAC=$14,084
25 de junio
25 de marzo De la proyección que costará mi proyecto,

¿Cuánto más, aparte de lo que he gastado,
debo gastar?
25 de enero
versión 6 74
BAC= $10,000 CV= -$800
AC=$2,800 SPI=.80
ETC =$11,284.5 EAC=$14,084
VAC= BAC-EAC= -4,084
25 de junio
25 de marzo ¿Qué tanto por encima o por debajo del

presupuesto estaremos al final del proyecto?
25 de enero
versión 6 75
El proyecto es construir una nueva barda. La barda tiene cuatro lados. Cada lado tardará un día en
construirse y el presupuesto es de $1,000 por lado. La planificación contempla que cada lado se
complete uno después del otro. Hoy es el final del día 3.
4to día
Planeado Real
1 día de construcción No ha empezado
$1,000 pesos
3er día 1er día

Planeado Real Planeado Real
1 día de construcción 50% completado 1 día de construcción 100%completado
$1,000 pesos $600 $1,000 pesos 1 día de construcción
$1,000
2do día
Planeado Real
1 día de construcción 100% completado
$1,000 pesos 1 día de construcción
$1,200
versión 6 76
Indicador Cálculo Respuesta Interpretación
1 PV
2 EV
3 AC
4 BAC
5 CV
6 CPI
7 SV
8 SPI
9 EAC
10 ETC
25 de enero
11 VAC
versión 6 77
El proyecto es construir una nueva barda. La barda tiene cuatro lados. Cada lado tardará un día en
construirse y el presupuesto es de $1,000 por lado. La planificación contemplaba un relación fin
comienzo, pero se cambia y ahora se puede realizar de forma paralela (relación fin- fin). Hoy es el final
del día 3.
4to día
Planeado Real
1 día de construcción Inició el 3er día
$1,000 pesos 75% completado
$600
3er día 1er día

Planeado Real Planeado Real
1 día de construcción Inició el 2do día 1 día de construcción 100%completado
$1,000 pesos 50% completado $1,000 pesos 1 día de construcción
$1,000 $1,000
2do día
Planeado Real
25 de enero
1 día de construcción 100% completado
$1,000 pesos 1 día de construcción
$900
versión 6 78
Indicador Cálculo Respuesta Interpretación
1 PV
2 EV
3 AC
4 BAC
5 CV
6 CPI
7 SV
8 SPI
9 EAC
10 ETC
25 de enero
11 VAC
versión 6 79
Procesos de Ejecución

Definir el alcance
Matriz de
PM
Solicitudes
de cambio

Riesgos
Lista de
Cronograma
Acta de
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
Plan de RH,
Comunica e
interesados
Presupuesto
versión 6 80
El equipo del proyecto deberá ejecutar el proyecto. Este grupo de proceso es el que
ocupa más recursos y tiempo dentro de un proyecto.
El equipo deberá aplicar todas las estrategias definidas durante la planificación del
proyecto.
Será posible que durante esta sección del proyecto se tomen acciones correctivas que
deriven en controles de cambio.
versión 6 81
Antes de solicitar un control o solicitud de cambio se deberán ver las diferentes

opciones de solución al problema así como los impactos derivados en cada caso. Esta
solicitud deberá ser validada por un Comité de Cambios. El resultado (aprobada o no
aprobada) así como la razón del resultado deberán ser notificados al equipo e
interesados del proyecto
El Comité de Cambios puede incluir a diferentes interesados del proyecto. Pero

siempre deberá estar el cliente involucrado.
Los resultados de la ejecución pueden requerir que se actualice la planificación y que

se vuelva a establecer la línea base. Estas variaciones pueden afectar el plan para la
dirección del proyecto o los documentos del proyecto, y pueden requerir un análisis
detallado y el desarrollo de respuestas de dirección de proyectos apropiadas.
versión 6 82
Procesos de Cierre

Definir el alcance
Matriz de
Participantes ¿Bajo que criterio Se valida n los Aceptación del
PM
Solicitudes
de cambio

Riesgos
Lista de
Cronograma
Acta de
Línea base
constitución del
proyecto
¿Quiénes y como
Plan de RH,
Comunica e
interesados
Presupuesto
versión 6 83
Procesos de Cierre
Al final del proyecto se debe confirmar y entregar que todos los documentos estén
completos y visibles.
 Se deberá cerrar el cronograma así como todos lo sitios asociados a el dentro del
PMIS.
 Se deberán cerrar las lecciones aprendidas.
 La lista de riesgos deberá estar vacía.
 Se deberán cerrar los costos del proyecto, así como determinar si existió alguna
desviación.
 Se deberán documentar el perfil de los integrantes de equipo.
 TODOS los documentos del proyecto deberán guardarse en una base de datos
histórica.
Con los vistos buenos que se obtuvieron en el monitoreo del proyecto, se realizará el
cierre final el cual se firmar en la carta de aceptación del proyecto. Dentro de esta
carta se documenta si los objetivos definidos en el Acta de Constitución del Proyecto
fueron cubiertos con la ejecución del proyecto.
versión 6 84
Certificaciones en ADP
Project Management Institute (PMI)
 CAPM Certified Associate in Project Management

 PMP Project Management Professional
 PgMP Program Management Professional

 ACP Agile Certified Practitioner
 RMP PMI Risk Management Professional
 SP PMI Scheduling Professional
APMG
 Prince 2 Foundation
 Prince 2 Practitioner
versión 6 85
¡Gracias!
versión 6 86
¡Gracias!

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Tema Ubicación Fecha

Inicio y un fin definido. Presupuesto.

Recursos definidos. Tareas definidas.

Riesgos Calidad Recursos

Investigación Diseño Código Prueba Transición

¿Qué es Administración de Proyectos?

Conocimientos Habilidades Herramientas Técnicas

Cliente A Cliente B Cliente C

• Definición formal SPM

• Definición enfocada al contexto de Gestión de TI

Grupo de Grupo de Grupo de

40 requisitos a 23 requisitos a 90 requisitos a

Normas ISO/IEC (20K, 22500, etc.)

 El PMI publica el PMBOK® Guide.

Necesidades del Estándares, normas,

Estructura del Project Management Information System (PMIS)

MS Project Professional MS SharePoint MS SQL Reporting MS – IIS SAP Business

Inicio Planificación Ejecución Cierre

Inicio Planificación Ejecución Cierre

Objetivos ¿Qué se va a hacer? Se ejecuta el proyecto ¿Qué se aprendió?

¿Qué riesgos existen?

Inicio Planificación Ejecución Cierre

Objetivos ¿Qué se va a hacer? Se ejecuta el proyecto ¿Qué se aprendió?

¿Qué riesgos existen?

Inicio Planificación Ejecución Cierre

Objetivos ¿Qué se va a hacer? Se ejecuta el proyecto ¿Qué se aprendió?

¿Qué riesgos existen?

Acta de Constitución del Proyecto

¿Todo proyecto es rentable? Una organización, ¿cuántos

Inicio Planificación Ejecución Cierre

Objetivos ¿Qué se va a hacer? Se ejecuta el proyecto ¿Qué se aprendió?

¿Qué riesgos existen?

1. Definir 2. Definir alcance

1. Definir Matriz de trazabilidad

 El enunciado del alcance define lo que se realizará en el

Enunciado del alcance del proyecto

La EDT es la estructura de desglose del trabajo, en inglés se

¿Bajo qué especificación el proyecto se validará como exitoso?

Criterio de aceptación: El enlace puede ir de un rango de 1.85 Mbps a 2.1

• Se debe definir el calendario de trabajo. Ejemplos:

• Cada empresa o proyecto debe especificar de qué manera se

• Un hito es un evento importante en mi proyecto. Su

 Es importante definir los eventos importantes que

Renglón 2ene 3ene 4ene 5ene

b) ¿Cuántos días te tardarás en realizar la tarea A y B?

c) ¿Cuántos días te tardarás en realizar la tarea A y B?

Holgura total - cantidad de tiempo que puede retrasarse una

Duración La línea base de un proyecto es el plan original

¿Quién esta involucrado en el proyecto?¿A todos les debo comunicar

Finanzas Sistemas Contabilidad Dirección

2. Definir necesidades Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede

 Pueden participar activamente en el proyecto o tener intereses a

Estos niveles pueden cambiar durante el ciclo de vida del proyecto. Su

4. Definir cómo, qué, a

Plan de comunicación del proyecto

• Los requisitos de comunicación de los interesados.

¿Cada cuándo se medirá el desempeño del proyecto?

En la coordinación de ADP, se definieron al desempeño (SPI) y a la

¿Cuanto costará el proyecto?

Enlaces Servicios Sitio 1 Sitio 2

Telefonía Telefonía Datos

Categorizar Dar respuesta a

Existen varias técnicas para la recopilación de los riesgos posibles a