CASO: EMPRESA DE CALZADO ARTESANAL “ARTE-SANO”

La empresa ARTE - SANO nace formalmente en el año 2013 en Medellín, Colombia, en años anteriores venía trabajando
en la comercialización de calzado femenino y al darse cuenta que era un producto que gustaba mucho empezó la
creación de nuevos diseños basados en las artesanías colombianas.

Inicialmente tenía un gran mercado, se empezó a comercializar por medio de ventas al detal, sus primeros clientes eran
las personas cercanas a las socias fundadoras Andrea Gómez (Profesional en Mercadeo) y Catalina López
(Administradora de Empresas). Al lanzar su primera producción se vendió una cantidad de zapatos y se observaba un
efecto recompra en cuanto al producto, es desde entonces donde se empezó a crecer y a reinvertir capital, generando
incremento en los inventarios y búsquedas de nuevos mercados, esto mediante la búsqueda de nuevos distribuidores
que se encargaran de comercializar el producto por afuera.
Luego ante la inminente salida al mercado de la organización, se empezó hacer contacto con los fondos de empleados
de las empresas, se montó un punto de venta y se logró la legalización como empresa y como establecimiento de
comercio en el año 2013.

Documento de Constitución: Está constituido como establecimiento de comercio denominado ARTE - SANO y como
propietarias Andrea Gómez y Catalina López, como persona jurídica una sociedad Ltda teniendo en cuenta el margen de
ventas y la apertura de más puntos de venta. El establecimiento de comercio ARTE - SANO, está matriculado bajo el
número 02-51483 en la Cámara de Comercio de Medellín con fecha 13 de mayo de 2013.

La unidad empresarial indica que se encuentra debidamente registrada y a paz y salvo con el impuesto al municipio que
pertenece. El establecimiento de comercio se encuentra debidamente registrado ante la autoridad competente con Nit
11474813-4. Se verificó que la actividad empresarial que tiene inscrita en la Rut es acorde con la actividad que se viene
ejecutando.

La marca ARTE - SANO, no se encuentra registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio por sus
propietarios. No obstante, lo anterior, actualmente se encuentra en trámite dicho registro, ya se envió a la entidad la
solicitud correspondiente, se está a la espera de respuesta.
La propietaria del establecimiento de comercio, no tiene registrado los libros, incumpliendo así las normas que indican
que se deben inscribir los principales libros de contabilidad, como son: libro diario, libro mayor y balances, libro de
inventarios y balances, entre otros, por realizar actos comerciales. El hecho anterior, constituye fiscalmente un hecho
irregular que es sancionable.

El establecimiento de comercio en cabeza de sus propietarias, pertenece al régimen simplificado y por tanto no existe
obligación de facturar, conforme a lo dispuesto en el Artículo 2 del Decreto 1001 del 08 de abril de 1997. El
establecimiento de comercio cumple con los requisitos de funcionamiento, en cuanto al cumplimiento de normas de
seguridad y uso de suelos. Adicional a lo anterior, en la empresa no se hacen procesos que pongan en peligro la
seguridad de sus trabajadores, teniendo en cuenta que la materia prima se compra lista, y solo se produce y comercializa
el producto

No le obliga el cumplimiento de la norma de llevar reglamento de higiene y seguridad industrial, cómo lo indica el Código
Sustantivo del Trabajo en el artículo 349, “los empleadores que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores
permanentes deben elaborar un reglamento especial de higiene y seguridad, No obstante, el negocio está en crecimiento
y en épocas de producción se contrata hasta 20 trabajadores.

Sobre el reglamento interno de trabajo, al establecimiento no le obliga el cumplimiento de la norma de llevarlo, cómo lo
indica artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo “está obligado a tener un reglamento de trabajo todo empleador que
ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas
industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales y en las en empresas mixtas, la
obligación de tener un reglamento de trabajo existe cuando el empleador ocupe más de diez (10) trabajadores. Esta
condición puede cambiar para la empresa por las contrataciones adicionales que a veces es necesario realizar.

No tienen un plan estructurado que les permita lograr y controlar el enfoque al cual desean llegar, esto genera que la
empresa no lleve un orden cronológico de sus procesos productivos y comerciales. Sobre los Canales de
comercialización utilizados cuenta con punto de venta directo, y canales de distribución instituciones que le permiten
tener ventajas sobre otros posibles competidores.

ARTE - SANO conoce cuál es su competencia, pero no tienen un factor diferenciador en cuanto a materias primas,
productos y servicio. No cuenta con un catálogo físico ni una página web lo que le ha traído una gran desventaja en
cuanto a canales institucionales y clientes en general, pero esto lo contrarresta con un catálogo virtual en las redes de
Instagram y Facebook que le ha permitido interactuar y generar más expectativa con su mercado. La estructura de
precios y costos de la empresa todavía es muy empírica y la política de ventas se basa en los gastos, costos y
proyección de la utilidad mensual.

El establecimiento de metas de ventas es un proceso empírico dentro de la organización, debido a que no tienen nada
estructurado que les permita evaluar la gestión periódica de su negocio, La empresa no posee ningún mecanismo formal
de medición de satisfacción del cliente que le permita dimensionar el impacto de su producto. Aunque la empresa cuenta
con fuerza de venta directa por parte de sus dos socias, lo cual le ha permitido abarcar parcialmente los canales de
distribución existentes hasta el momento, todavía le falta acaparar mercado que no está siendo satisfecho.

Sobre la publicidad y medios de promoción utilizados tiene puntos fuertes en redes sociales y algunas ferias en las que
asisten pero carece de otros medios para llegar a su público objetivo debido a la falta de investigaciones de mercado,
dado que todavía es un proceso muy empírico que requiere de más estructuración que le permita conocer a fondo las
preferencias de su mercado objetivo.

En la historia de ARTE - SANO se ha contado con clientes institucionales como algunos Centros Comerciales y El Museo
de Arte Moderno y en algunos casos participan en los días de emprendimiento de las Universidades y eventos en los
Centros Comerciales.

Se concentran en la manufactura de zapatos con estilo y accesorios artesanales, además se ha logrado la participación
en ferias realizadas por los fondos de empleados; además cabe resaltar que la capacidad productiva ha aumentado y en
la organización se cuenta como clientes representativos a las personas que compran desde un zapato hasta almacenes
que compran al por mayor.

Dentro de la organización se identifica una propuesta de valor basada en los diseños que están a la vanguardia, la
calidad y el buen precio; destacando que se hace un esfuerzo en sacar al mercado, cuatro colecciones al año
permitiendo así, que el cliente se encuentre siempre con un producto diferente. La visión empresarial de ARTE - SANO
es fomentar el crecimiento en la empresa mediante el fomento de las ventas directas y el aumento de los canales de
distribución a nivel nacional e internacional. ARTE - SANO no cuenta con un organigrama explicito mediante el cual se
definen los roles y funciones, tampoco las responsabilidades de cada cargo se tienen institucionalizadas ni son conocidas
por todos los miembros de la organización, por ende su estructura organizacional no es clara. En algunos casos todos
deben realizar distintas tareas y asumir otros roles, siendo una ventaja en algunos casos ya que le permite a la empresa
la flexibilidad funcional.

Se cuenta con una junta directiva conformada por las 2 socias que se reúnen periódicamente, pero no se presentan
informes de gestión que permitan el seguimiento y control de las actividades que se desprenden de cada rol y área.
Generalmente, Andrea se encarga de coordinar la producción y comercialización y Catalina de las gestiones
administrativas y financieras. Doña Gloria que es la auxiliar contable y secretaria se encarga del pago de nómina y
seguridad social. Pero las demandas de trabajo en ciertos periodos hacen que se retrasasen las labores. Es de anotar
que se tiene también el apoyo de Don Carlos Gómez, quién es el padre de Andrea y desde el inicio ha participado
activamente en coordinar la producción y comprar los insumos. La contabilidad está contratada con un contador externo;
Jacinto Pérez quién programa sus visitas 2 o 3 veces al mes para contabilizar los registros y transacciones. El resto del
personal vinculado con contratos laborales a término fijo de 1 año son 6 operarios que se encargan de la terminación en
la manufactura del calzado; este personal cuenta con una vasta experiencia de más de 20 años en el sector de la
manufactura del calzado. También se tiene 1 vendedora en el punto de ventas. Para el diseño del calzado y asesoría se
hacen contratos de prestación de servicios con una diseñadora independiente.

La unidad empresarial lleva un buen excelente control del archivo de documentos propios de la empresa que obedece a
un proceso estructurado y documentado. No obstante, no cuenta con un manual donde estén definidos y documentados
los diferentes procesos, pero se indica que las personas conocen el método para realizar sus tareas, que conocen y
entienden los procesos en que participan ya que éstos se encuentran agrupados por actividad y afinidad. Las personas
que trabajan en la empresa, aunque conocen claramente sus funciones y responsabilidades, no tienen el proceso
documentado ni actualizado. El manual de funciones solo está definido para los cargos de Andrea y Catalina, las demás
funciones dentro de la empresa carecen de este.

No se cuenta con un proceso estructurado ni documentado para la selección de proveedores, ya que posee pocos
proveedores. Se cuenta con una planificación en las compras, que obedecen a demandas o necesidades generales para
su funcionamiento de manera empírica. ARTE - SANO cuenta con un proceso estructurado para los pagos, hay una
planificación de los pagos a proveedores cuyos compromisos se realizan de manera oportuna. Es fuente de consulta
permanente la cuenta o estado de flujo de caja, para la toma de decisiones en cuanto a la utilización de recursos. La
empresa cuenta con un proceso estructurado para el manejo administrativo y de cartera, actualmente se trabaja para
mejorarlo, documentarlo y ajustarlo de acuerdo a flujos de caja.

La infraestructura tecnológica cuenta con los equipos de cómputo necesarios para desarrollar sus labores
administrativas, también poseen un programa contable y un programa de nómina. Están adscritos de manera gratuita a
redes sociales y la empresa asume los costos de los planes de los dispositivos móviles de las directoras (Andrea y
Catalina) para atención permanente a solicitudes de clientes. Al contar con acceso a internet y líneas telefónicas y una
página web en construcción, la empresa se relaciona de manera efectiva con sus clientes.

La empresa ha logrado identificar la interacción entre las características particulares de ARTE - SANO y el entorno en el
cual compite, se requiere mejorarlo y revisarlo mediante un análisis diagnóstico más a fondo. Al respecto, cabe resaltar
que ARTE - SANO tiene definido valores y creencias que proporcionan un clima organizacional adecuado para la
búsqueda de los objetivos como empresa, es conveniente actualizarlos frente al modelo gerencial.

De acuerdo a lo expresado por las emprendedoras, no se lleva a cabo una metodología para la planeación, aunque
desde el inicio de la empresa se diseñó un plan estratégico con todos sus componentes en el logro de los objetivos de
manera informal, donde a su vez se identificaron claramente las oportunidades y amenazas futuras para así llevar a cabo
el proceso de toma de decisiones. Más no se evidencia un documento estructurado con todos los componentes de un
ejercicio de planeación estratégica. Sobre la visión y proyección no se tiene establecido claramente un norte para la
organización que indique un rumbo para el mediano y largo plazo, lo que no permite establecer los objetivos para lograrlo
y los propósitos que distinguen a ARTE - SANO de la competencia.

En ARTE- SANO no se encontró evidencia de medición de las diferentes actividades relacionadas con el desarrollo del
negocio, que permitan evaluar los resultados de cada una de las áreas de la empresa frente a sus objetivos, metas y
responsables. Se realiza de manera INFORMAL. Se tienen implementadas políticas empresariales, en cuanto modelo de
negocio, concepto de producto, manejo de compras y pagos aunque se están trabajando actualmente para estructurarlo
de una manera más formal.

Sobre la evaluación de la gestión no se evidencian la realización de auditorías, exceptuando para el control de

inventarios que se llevan de manera ordenada y documentada.

La toma de decisiones se concentra en las dos directoras, sin embargo, hay una participación activa de los demás
empleados. Las decisiones se efectúan de manera ágil y oportuna. La participación de otros miembros de la organización
en la toma de decisiones es un hecho a resaltar, lo que permite que la comunicación fluya con naturalidad y efectividad.
Existe un proceso establecido de delegación de funciones en Don Carlos ante la ausencia de Andrea y Catalina.

Sobre los aspectos financieros y contables se puede establecer que cuenta con una contabilidad estructurada y bajo el
marco legal, que proporciona información a tiempo para el análisis y la toma de decisiones. Aunque no se cuenta con
una planeación financiera formal, pues no se tienen establecidos presupuestos, proyecciones financieras de proyectos de
inversión ni un plan estructurado con base en los flujos de caja.

En material de obligaciones laborales y tributarias se mantienen al día de manera periódica bajo la política de pago
oportuno. La empresa realiza un seguimiento periódico a la información de costos, esta información es utilizada para la
toma de decisiones y el establecimiento de precios que varían según el cliente y las condiciones del mercado en cuanto a
insumos y estacionalidad (épocas del año por eventos especiales).

La empresa no cuenta con un sistema para el control de activos, sin embargo, al no tratarse de sistemas de producción
con maquinaria muy especializada esto no representa un punto crítico para el buen desarrollo de la empresa.

En cuanto al manejo de la tesorería se dispone de una cuenta bancaria independiente para la empresa, que permiten
tener un seguimiento y control eficiente de los recursos de la empresa, aunque no se tiene estructurado un monto
definido de caja menor para necesidades urgentes, ni periodo de reembolso para tener control sobre el flujo de efectivo
de la empresa. Igualmente, la política de bancos para pago de proveedores no está estructurada de acuerdo a análisis
financieros.

Aunque se proyectan los flujos de caja, no se hace un análisis estructurado, tampoco está claro ni se ha determinado el
punto de equilibrio de la empresa. Cada año con la presentación de los Estados Financieros se determinan algunos
indicadores financieros, aunque siguen siendo estáticos porque no son comparativos con los años anteriores, y tampoco
se realizan otros análisis más profundos, lo que no permite realizar un análisis a profundidad para hacer proyecciones a
mediano y largo plazo. A continuación, se presentan los Estados Financieros básicos para analizar los indicadores:
 Balance General (Diciembre de 2018)

ACTIVO PASIVO
CIRCULANTE CORTO PLAZO
CAJA 5.000 PROVEEDORES 1.440.000
BANCOS 43.364 CUENTAS POR PAGAR 560.000
CLIENTES 768.000 IVA POR PAGAR 288.000
IMPUESTOS POR PAGAR 67.573
INVENTARIOS INTERESES POR PAGAR 20.592
ART. TERMINADOS 384.000
PRODUCTOS EN PROCESO 384.000 TOTAL PASIVO 2.376.165
MATERIALES 840.000
TOTAL INVENTARIOS 1.608.000
PATRIMONIO
TOTAL ACTIVO CIRCULANTE 2.424.364
CAPITAL SOCIAL 160.000
ACTIVO FIJO UTILIDADES RETENIDAS 100.000
MAQUINARIA Y EQUIPO 100.000 UTILIDAD DEL EJERCICIO 173.759
DEP. ACUM. MAQUIN Y EQUIPO 40.032
EQUIPO DE TRANSPORTE 60.000 TOTAL PATRIMONIO 433.759
DEP. ACUM. EQUIPO TRANSPORTE 24.000
MUEBLES Y ENSERES 2.000
DEP. EQUIPO DE OFICINA 408
TOTAL ACTIVO FIJO 97.560

ACTIVO DIFERIDO 288.000

TOTAL ACTIVO 2.809.924 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 2.809.924

Estado de Resultados (Diciembre de 2018)

VENTAS
CONTADO 2.304.000
CREDITO 768.000
VENTAS NETAS 3.072.000
COSTO DE VENTAS 1.920.000
UTILIDAD BRUTA 1.152.000

GASTOS DE ADMINISTRACION
GASTOS DE SALARIOS 674.400
GASTOS DE IMPUESTOS 120.000
GASTOS SERV. PUBLICOS 76.800
GASTOS DEPRECIACION 18.876
TOTAL GASTOS ADMINISTRACION 890.076

UTILIDAD DE OPERACIÓN 261.924

GASTOS FINANCIEROS INTERESES 20.592

UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS 241.332

IMPUESTO DE RENTA 84.466
UTILIDAD NETA DEL PERIODO 156.866
El sistema de producción de la empresa se encuentra tercerizada en el proceso de corte y cosido del zapato,
pero el diseño y la terminación lo realiza directamente ARTE –SANO. El proveedor que maquila no tiene
procesos documentados o estandarizados para esto. La empresa no ha plasmado en documento escrito el
proceso de contratación y el proceso para escoger y contratar es muy informal pero se acomoda a la realidad de
éste tipo de talleres. El proceso de envío y recepción del insumo maquilado tampoco está detallado en un
documento escrito ni sigue un estándar definido, pero si sigue una estructura sencilla que se acomoda al modelo
de negocio.

Actualmente cuentan con 3 talleres maquiladores aliados (uno para cada línea de productos específica) y
planean migrar hacia la producción con taller propio en uno o dos años debido a la necesidad de control sobre el
producto y evitar que se copien los diseños. Adicionalmente consideran que su poder de negociación es
relativamente débil (en temporada alta las maquilas no producen más allá de lo planeado por no tener tampoco
la capacidad operativa). No se tiene documentado el proceso de tercerización de producción en la empresa. No
existen archivos electrónicos donde se sintetice el proceso de producción a través de diagramas o esquemas, y
los talleres contratados tienen un manejo muy informal al interior por lo que tampoco se cuenta con información
de sus procesos. La relación maquilador y empresa es una relación basada en la confianza.

En cuanto a la programación de la producción, no se cuenta con un indicador para medir el porcentaje de

cumplimiento de la producción, pero la administración asegura que el cumplimiento de la programación es alto
(teniendo en cuenta los contratiempos propios de éstos proveedores de maquila). Sin embargo, cuando a la
empresa maquiladora llegan órdenes de producción que involucran mayores volúmenes que las solicitadas por
ARTE - SANO, las órdenes de producción de la empresa quedan rezagadas y se pierden las ventas (esto ha
sucedido para las temporadas de diciembre).

Respecto al tiempo de respuesta promedio por maquilador y la competitividad de estos, se tiene que los
maquiladores actuales tienen una capacidad de producción muy reducida pero la empresa aún produce a
pequeña escala así que compensa la capacidad de las maquiladoras con los niveles de demanda de ARTE -
SANO. Las directoras aseguran que el cumplimiento es muy bueno siempre y cuando los pedidos se planeen
con suficiente anticipación (ésta anticipación dependerá del tipo de producción: las fechas para entregar las
colecciones se planean desde principio de año.

El proceso de contratación y escogencia de los proveedores se ha basado en la calidad de las terminaciones y el

cumplimiento en la entrega es otro factor que la empresa tiene en cuenta pero no es el determinante. Dado que
el principal proceso de producción se maquila, la empresa no requiere hacer mantenimientos preventivos a la
maquinaria

ARTE - SANO no está certificada en normas de calidad pero tiene políticas de calidad definidas no
documentadas. Los controles de calidad consisten en revisiones exhaustivas al 100% a los pedidos al por mayor.
Para las revisiones de las producciones que han de venderse al detal las revisiones son aleatorias y se
complementan con una revisión final cuando se están disponiendo para exhibición. Esto se debe a que se confía
plenamente en la calidad de los actuales proveedores.

Respecto a las instalaciones físicas son adecuadas para guardar, mantener y exhibir de forma adecuada la
mercancía, ARTE - SANO presenta niveles de inventario relativamente bajos (aunque no tienen indicador para
demostrarlo) y actualmente se tiene un espacio reducido pero suficiente en el local comercial para almacenar
producto terminado. Cuando se hace necesario, se almacena producto terminado, adicional en la casa de las
propietarias de la empresa. La exhibición se hace de dos formas: en el punto de venta único y por catálogos en
línea.

En cuanto a las políticas de Investigación, Desarrollo e Innovación se realiza un monitoreo diario de las
tendencias comerciales en la red. Se obtienen los diseños y posteriormente se modifican y adaptan al mercado
nacional de acuerdo a lo que la diseñadora. La experticia de la diseñadora es la fuente principal para la
prospección de tendencias y así ha sido desde que se inició la empresa.
También se realizan visitas al centro de la ciudad para hacer seguimiento a los materiales usados en
producciones de bajo perfil de competidores o empresas de calzado que tienen un mercado objetivo de menor
nivel económico o social, y con esta información no caer en el error de usar dichos materiales para no bajarle
estatus o generar incomodidad o insatisfacción en los clientes.

La empresa planea llevar a cabo cambios estructurales el próximo año, tales como cambiar de formato de tienda
y estructurar las colecciones y sus sistemas de venta: los catálogos electrónicos y la tienda como tal.

Para calcular la necesidad de compra de materiales y suministros se realizan cálculos sencillos con base en la
cantidad de material que cada zapato requiere (conocimiento dado por la experiencia de producciones previas) y
esto se lleva al total de la producción, para cada materia prima y referencia de producto. La empresa ARTE -
SANO provee la totalidad del material requerido y lo lleva al taller maquilador en las cantidades necesarias para
la producción. Cuando se requiere material extra por hechos inesperados, se repite la operación. Los insumos
que se compran y usan en Medellín se transportan en el vehículo particular de los propietarios de la empresa. Así
como el producto terminado cuando éste se comercializa a nivel local. Cuando se trata de producto terminado
que se ha de comercializar en otras ciudades se realizan envíos con empresas transportadoras como
Coordinadora.

No se tienen métodos estructurados para pronósticos de demanda, actualmente la planeación parte de la

experticia. Tampoco se documentan las causas y cantidad de las devoluciones de productos porque el nivel de
devoluciones es muy bajo, pero si se conocen las causas de devoluciones y cuando se identifican, se llevan a
cabo estrategias para evitarlas.

El proceso de contratación se realiza con contratos laborales a término fijo por un año pero se han hecho de
manera verbal. Al personal se le pagan todas las prestaciones sociales y hasta el momento la empresa no ha
recibido ninguna demanda legal. Sin embargo, las socias no tienen contrato laboral y esto significa que existen
dos personas que desempeñan labores y tienen a cargo responsabilidades sin formalizar un contrato.

No se tiene por escrito no existe una política de contratación. Sin embargo, el personal contratado es de
idoneidad reconocida y bien recomendado por personas conocidas de las socias. Al no existir un documento de
diseño y perfil del cargo, no existe una documentación del proceso de selección. No se tiene establecido un
proceso de inducción, cuando es necesario se hace verbal una presentación de los empleados. La empresa
cumple con todo lo legal en el campo laboral. Tiene afiliados los empleados a salud, pensión, caja de
compensación y ARL.

Sobre la evaluación de desempeño lo único que evalúan son el cumplimiento de las ventas del punto Y en
cuanto a la definición de metas de crecimiento económico, existen pero no por escrito, con las que se pueda
medir la productividad de la gerencia.

Sobre los incentivos, la empresa no otorga ninguno ni los tiene establecidos por escrito. Tampoco se realiza
medición de ausentismo, el personal es muy reducido y cuando algún empleado se incapacita o requiere un
permiso se le otorga de manera informal.
Por ser personal experto en el tema no se brinda capacitación al personal. Con la ARL ya se viene elaborando
un plan de salud y seguridad en el trabajo.

Las socias consideran que la experiencia del personal y la familiaridad que se fomenta en la empresa, no ha sido
necesario realizar el diseño y perfiles de cargos. Sin embargo, con miras al crecimiento y expansión
internacional se viene analizando la posibilidad de ampliar la estructura organizacional y crear mayor
especialización.

Fuente: Casos empresariales, Consultorio Empresarial UDEM.