ACTIVIDAD EJE 2 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

JESSICA POLA ORTEGA MARIN,

NATALI DEL CARMEN ARANGO GOMEZ, LIZETH TATIANA ROJAS LOPEZ
FABIAN EDUARDO PINTO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
AUDITORIA ADMINISTRATIVA - 202210-1A – 707
GLORIA TERESA BUITRAGO RODRIGUEZ

7 DE FEBRERO DEL 2022

 INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa cumple un rol fundamental dentro de cualquier

organización, permite realizar un proceso definitivo y calificativo de la gestión administrativa

para el correcto funcionamiento de las respectivas áreas, corrigiendo posibles errores dentro

de las mismas y lograr adquirir y explorar todos los recursos.

Así mismo, realizado con el fin de poner en práctica lo estudiado en la asignatura de

la materia Auditoria administrativa, dichos conceptos se aplican a la empresa Deposito 7 de

agosto, se realizarán los pasos y se recolectará la información de la empresa desde la

planeación con el fin de identificar los riesgos y su valorar a que está expuesta, detectarlos y

que se corrijan por medio de acciones de mejora.

RESEÑA DE LA EMPRESA

Depósito 7 de agosto, fue fundado el 22 de febrero del 1999, ubicado en la ciudad de

Florencia Caquetá, nació como una empresa familiar establecido por José Estudian y su

esposa Carmen Alicia Villamizar, inició como un pequeño negocio parecido a una

miscelánea, donde vendían dulces, harinas y techos para las casas, entre otros ; al ver que la

mayor demanda era el techo para las casas se dedicaron a hacer contacto con la empresa

ACESCO convirtiéndose hoy en día en el sector de materiales para construcción en uno de

los negocios más importantes del departamento.

Se dedica a la venta de materiales para la construcción. Cuenta con 10 trabajadores

contratados bajo contratos a término indefinido: 2 en el área de ventas, 2 en el área de Aux.

de cartera, 2 jefes de bodega, 2 administradores, 1 gerente y una trabajadora que cumple

funciones bajo contrato por prestación de servicios. Actualmente cuenta con una nueva sede.

Sus clientes principales son las ferreterías y los maestros de obra.

● Nombre o razón Social: Depósito 7 de agosto y/o Carmen Alicia Villamizar

Peña.

● Dirección sede principal: cr 9ª # 16-40

● Contacto:437-7166

● Página Facebook: Deposito 7 de agosto.

(fuente propia)

ORGANIGRAMA

FOTOGRAFÍAS DE LA EMPRESA
FORMA DE COMERCIALIZACIÓN

El depósito cuenta con una sede física en donde vende sus productos a los clientes de

forma presencial, los vendedores están capacitados para solucionar los requerimientos de los

compradores, la empresa cuenta con una base de datos la cual se actualiza permanentemente

y también es usada para poder contactar a los clientes y mantenerlos actualizados de los

productos, promociones y formas de pago, esto se hace por medio de correos electrónicos,

por WhatsApp y llamadas telefónicas, existe una página en Facebook en la cual las personas
pueden consultar esta información, allí también se reciben pedidos, así como también por

teléfono y se hacen domicilios dentro de la ciudad y municipios cercanos.

NECESIDAD

. Este informe se realiza conforme al requerimiento del cliente Deposito 7 de agosto,

conforme a su preocupación por la disminución sustancial de las ventas y específicamente

con algunos productos, lo cual ellos relacionan directamente con el efecto de la pandemia por

el SARS COVID 19, por tal motivo se realizará la auditoria al área comercial y/o de ventas y

sobre la base del informe final implementar acciones de mejora con el fin de que se ejecuten

para poder crear un valor añadido sobre la competencia y lograr las metas en ventas

presupuestadas al inicio de este año 2022.

OBJETIVOS:

General

Elaboración de un proceso de auditoría interna a la empresa El depósito y ferretería 7

de agosto en los procesos del área comercial. Detectar falencias con el fin de realizar una

implementación, ejecución y procedimientos de los controles internos para garantizar las

prácticas adecuadas de las operaciones relacionadas y/o en las áreas o procesos que puedan

afectar la eficacia del departamento de ventas usando las políticas adecuadas de la

organización en el marco de la información aplicable y que esto redunde en optimizar la

productividad del equipo de trabajo, así como la rentabilidad de la empresa.

Específicos:

● Determinar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno

administrativo y de ventas

● Realizar pruebas de auditoría para poder identificar las posibles fallas que

presente a nivel de transacciones, documentos, soportes o registros de ventas e inventarios

de la misma

● Expresar mediante un informe los resultados de la auditoría revisando el

sostenimiento y cumplimiento.

● Optimizar la efectividad en ventas, producción y satisfacción de los clientes.

MATRIZ DOFA:

PLAN DE AUDITORÍA
Técnicas de investigación:

1. Entrevistas

2. Encuestas

3. Observación

4. Inventarios.

Herramientas:

1 Computador portátil

2 Cámara fotográfica

3 Cuaderno de notas de observación.

PLAN DE EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES:

1. Reunión con el personal involucrado

1.1 Socialización de la auditoría

 2. Visita general instalaciones

2.1 Revisión física departamento de ventas

2.3 Entrevistas a líder de proceso comercial para saber conocimiento del proceso

3. Inventario, solicitar últimos y pedir uno actual

3.1 Corroborar existencias del inventario actual con cifras que reposan en el

sistema (deberían coincidir)

3.2 Revisión rotación de inventario y costo

4. Gestión de calidad

4.1 revisión de hojas de vida conforme al cargo

4.2 Solicitud de competencias y capacitaciones

4.4 Seguimiento programa de capacitaciones

4.4 Solicitud de verificador de control de procesos

4.5 Verificación bodegaje, organización, presentación de productos y vitrinas

4.6 Verificación de acciones de mejora.

4.7 Consulta de misión, visión y valores de la organización y conocimiento de los

mismos por parte de los colaboradores.

4.8 Solicitud de procesos y estrategias que garanticen la calidad de los productos

4.9 Solicitud de cartera clientes (análisis de la información)

4.10 Solicitud de información del nivel de información del mercado y la

competencia

4.11 Solicitud proceso o estrategias de fidelización de los clientes

4.11 Solicitud manual de ventas y/o protocolo del proceso

5 Riesgos

5.1 Análisis de riesgos

 5.2 Análisis del producto ofertado (beneficios y soluciones que aporta al cliente)

5.3 Socializar plan de acción para control de riesgos

5.4 Revisión de capacitaciones de trabajadores sobre los riesgos

6 Revisión documental

6.1 Revisión programa de capacitaciones

6.2 Revisión históricos de los inventarios

6.3 Revisión de control de proveedores

6.4 Valoración del equipo comercial

6.5 valoración de estrategias de marketing (influencia en los objetivos

comerciales)

7 Informe

8. Convocar reunión de cierre

8.1 Efectuar reunión y socializar resultados

9. Conclusiones

10. Fin de la auditoría.

Aspectos para tener en cuenta con el fin de elaborar un programa de trabajo

Fuente: basado en Blanco (2012
ÁREA ASPECTOS PARA EXPLICACIÒN
CONSIDERAR

Posición ante la Nuestros competidores

competencia. inmediatos son las ferreterías
Gestión Global de grandes superficies como:
Homecenter, Home sentry,
sin embargo la reputación de
nuestra ferretería mantiene
una posición importante.

Estructura organizacional Gerente, subgerente, gerente

de compras, administrador,
asistente administrativo, jefe
de almacén, vendedores.

proceso de evaluación
Balance social comparativo entre el
 inventario inicial (de
talentos, capital social y
alianzas estratégicas de la
organización, necesidades de
los asociados.

Proceso de dirección Genera cotizaciones de

estratégica. grandes presupuestos diarios
a diferentes clientes.

Cargos directivos. Representante legal y socios

Capital de Trabajo Divisas para el sustento de la

empresa
Lo Financiero
Investigaciones Trabajos de campo que se
realizaron para la
sustentabilidad de la
empresa. con la finalidad de
obtener una base fiel de la
inversión

Planeación Financiera Estudio de costos que

favorece la inversión de la
ferretería

Estrategia Comercial El encargado de generar

estrategias para la venta de
los insumos ferreteros,
brindando una óptima salida
Lo Comercial del inventario

Oferta Descuento por compras al

mayor, y promociones por
temporada.

Distribución La distribución de la
mercancía se hace a través
de volquetas, camiones u
otros medios de transporte.

Precios Se manejan precios

accesibles en función al
público que se atiende

Publicidad Se manejan las redes

sociales como facebook,
páginas amarillas y
publicidad radial.

Ventas Ventas al mayor y detal

 Diseño Productivo Se utilizará para la
optimización los procesos
operativos de la ferretería y
La producción de los bienes y servicios

Programación Se tendrá en cuenta un

cronograma de actividades
para la entrega de los
pedidos

Control de Calidad El gerente de compras está

obligado a verificar que
todos los materiales o
productos que ingresen a la
ferretería para su venta
cumplan con las normas
estipuladas para cada
producto.

Inventarios El responsable de llevar a

cabo dicha actividad es el
jefe de almacén, con la
finalidad de tener entrada y
salida de los materiales
(disponibilidad de venta)

Productividad La empresa genera

productividad y rentabilidad
dado a la gran rotación de
mercancía.

Motivación Se generan charlas y cursos

mensuales para brindar
crecimiento laboral y
personal con certificaciones.
Talento Humano
Productividad El personal es productivo y
se puede medir mediante una
comparación de resultados
actuales con periodos
anteriores (turno, día, mes y
año).

Ambiente Laboral La calidad del ambiente se

debe a experiencias y
factores tangibles e
intangibles

Incentivos Se les generan bonos por

metas cumplidas
 Políticas de selección y
promoción
Diseño de cargas y Tareas
Proyectos y Programas
Gestión de lo
Administrativo
Procesamientos de
Información
Procedimientos de liderazgo
y administración, así como
esquemas de control interno.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MES A MES:
Los empleados deben
cumplir con requisitos
mínimos de conocimientos
en el área ferretero, adicional
para cargos administrativos
deben ser tecnólogos en
administración o
contabilidad, para todos los
cargos es obligatorio ser
mayor de edad, para la
promoción de cargo se
deben cumplir parámetros
establecidos
Se realizan mediante un
APT (Estudio de puesto de
trabajo) y un ADC (Análisis
descripción cargos)
Se realizan proyectos para la
mejora de la empresa, como
ampliación de la zona de
descanso para los
empleados, se generan
programas de pausas
activas , y desarrollo
culturales e
interempresariales
Se genera recolección de
información mediante
proceso cuantitativo.
Se mantiene un estándar
para ejecutar los planes de
trabajo al igual que para el
proceso de control interno
CONCLUSIONES
 La elaboración, tanto como la ejecución, efectuando el proceso del plan de

auditoría y los puntos planteados, va a permitir a la empresa tener claridad del proceso

auditado y ayudar en la toma de decisiones y las correcciones necesarias para mejorar

en los hallazgos encontrados y buscar estrategias que ayuden en su evolución y lo que

se espera del departamento comercial y de ventas. Así mismo minimizar actividades

riesgosas dentro de los procesos que pueden llegar a ocasionar, actividades

innecesarias que se pueden reflejarse en pérdidas no deseadas para así poder enlutar al

depósito a la consecución de sus metas y objetivos

 REFERENCIAS

● Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate ,Publicado 12 abril
2021 , https://www.zendesk.com.mx/blog/auditoria-ventas/

● EDITOR FIERROS • HACE 7 AÑOS •

https://fierros.com.co/ediciones/ediciones-2edicion-32/ediciones-2edicion-
32normatividad-as-bajo-la-manga-para-los-ferreteros/

● imágenes tomadas de página de facebook

https://m.facebook.com/Deposito7Agosto/posts/

● Imágenes tomadas de la página de facebook de la empresa tomadas de

https://m.facebook.com/photo.php?
fbid=103081607771252&id=102995921113154&set=a.103075844438495&source=49&refid
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