1. ¿Qué problemas encontró Border States Industries al momento de expandirse?

¿Qué factores de administración, organización y tecnología fueron responsables de

estos problemas?

1.1. Problemas que encontró

BSE al momento de

expandirse:

 El ERP heredado

(Rigel), no podía

soportar las nuevas

líneas de negocios

de BSE y su extenso crecimiento.

 Las operaciones diarias sufrieron mientras los gerentes trabajaban conjuntamen

te en la implementación del nuevo sistema ERP SAP AG.

 Pocos consultores familiarizados con la versión del software SAP que se estaba

utilizando.

 Para implementar cambios se requería tanta personalización del software SAP

que se retrasó la fecha de lanzamiento del nuevo sistema ERP y se elevaron los

costos totales de implementación.

 La conversión y limpieza de los datos del sistema heredado de BSE requirió

mucho más tiempo del que la gerencia había anticipado.

 Se tuvo que capacitar al primer grupo de usuarios expertos por segunda vez

cuando el nuevo sistema por fin entró en acción.

  La compañía tuvo que procesar miles de SPA (Procesamiento de tarjetas de

crédito en línea y los acuerdos de precios especiales con clientes designados) en

forma manual.

1.2. Factores responsables de los problemas:

Administrativos:

 Contratar consultores para personalizar aún más el software SAP.

 Mala estimación en los tiempos para la conversión y limpieza de los

datos del sistema heredado del BSE.

  El BSE nunca probó por completo el sistema como lo utilizaría en un

entorno de producción funcional.

Tecnológicos:

 Contar con un ERP heredado (Rigel) que daba soporte a procesos

de negocios básicos para el uso exclusivo de ma3oristas de productos

eléctricos.

 Falta de experiencia con el software SAP a implementar.

¿Qué tan fácil fue desarrollar una solución mediante el software ERP de SAP?

Explique su respuesta.

No fue tan fácil de hecho al principio tuvo muchos costos y

dificultades ya que no se conformaron con el software como tal

si no que tuvo un proceso de modificaciones y

personalizaciones por lo que esto llevo su tiempo de

capacitación a empleados y costos, a pesar de que la gerencia

estaba muy comprometida. Al momento de la implementación, BSE no tenía experiencia

con el software de SAP, además de contar con pocos consultores familiarizados con la

versión del software de SAP que se estaba utilizando. Decidieron entonces adoptar los

procesos de negocios de las mejores prácticas incrustados en el software de SAP, y para

esto BSE contrató consultores para personalizar aún más el software de SAP y hacer que el

nuevo sistema SAP se viera igual que su antiguo sistema Rigel en ciertas áreas es decir más

costos ya que tenían que pagarle a estos consultores.

Mencione y describa los beneficios del software SAP.

Tenía módulos de SAP para ventas y distribución, administración

de materiales, finanzas y control, y recursos humanos.

En 2004, BSE empezó a actualizar su sistema ERP a una versión

más reciente del software de SAP. Este software facilitaba:

· Nuevo soporte para las listas de material y la elaboración de kits (kitting), lo cual no

estaba disponible en el sistema anterior, lo cual le permitió a BSE ofrecer un mejor soporte

para los clientes de servicios públicos, ya que podía preparar kits que se pudieran entregar

de manera directa a un sitio.

· Al mantener la personalización al mínimo grado posible, utilizó las mejores prácticas

de SAP para la distribución de mayoreo que venía incrustada en el software.

¿Qué tanto transformó la solución del nuevo sistema a la empresa? Explique su

respuesta.

La transformo bastante, a pesar de que al principio el panorama no fue el mejor, después

con un manejo más adecuado le ha dado grandes éxitos a la empresa además de que esto le

ha permitido implementar mas ya que desde que BSE implementó SAP por primea vez en

1998, las ventas se incrementaron un 300 por ciento, las ganancias se dispararon a más del

500 por ciento, el 60 por ciento de las transacciones de cuentas por pagar se realizan por vía

electrónica mediante EDI y el procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. La

compañía rota su inventario más de cuatro veces al año. En vez de esperar de 15 a 20 días

por los estados financieros mensuales, los resultados financieros mensuales y del año a la

fecha están disponibles en menos de un día después de haber cerrado los libros. El trabajo

manual para manejar el correo entrante, preparar los depósitos bancarios y llevar los

cheques físicamente al banco se ha reducido de manera considerable. Más del 60 por ciento

de las facturas de los distribuidores llegan por vía electrónica, lo cual ha reducido el tamaño
del personal en cuentas por pagar y el número de errores en las transacciones. Los costos de

las transacciones son menores.

¿Qué tan exitosa fue esta solución para BSE? Identifique y describa la métrica

utilizada para medir el éxito de la solución.

Como se detalló en la respuesta anterior, fue muy exitosa, sin embargo al principio tuvo sus

problemas esto nos lleva al hecho de que siempre es importante tener una buena

planificación de lo que se va a realizar para alcanzar los objetivos, los recursos que se

necesitaran y el presupuesto suficiente como para poder llevar a cabo alguna eventualidad

de más costos ya que los software siempre deben tener pruebas primero, pero después de

haberlo implementado bien y haber aprendido a utilizarlo le genero muchos éxitos a la

empresa, que si no lo hubieran implementado muy probablemente no hubieran tenido tanto

éxito.

Si usted hubiera estado a cargo de las implementaciones del ERP de SAP, ¿qué

hubiera hecho diferente?

Como mencione anteriormente, primero

hubiera hecho una planificación más

adecuada al principio ya que por ejemplo la

conversión y limpieza de los datos del

sistema heredado de BSE requirió mucho

más tiempo del que la gerencia había anticipado. El primer grupo de “usuarios expertos” se

capacitó con demasiada anticipación en el proyecto, y tuvo que volver a recibir

capacitación cuando el nuevo sistema por fin entró en acción. Entonces son cosas que

retrasan las ganancias, le generan costos no planificados a la organización y además un

impacto en los empleados

 Conclusiones

1) Las organizaciones que tienen un sistema de gestión de cambios maduro,

acostumbran a implementar sistemas informatizados para llevar a cabo todas las

operaciones, con el fin de garantizar la correcta gestión y trazabilidad de todos los cambios

que se realizan. Estas herramientas también permiten una correcta documentación de los

cambios, ya que a través de ellas se puede ofrecer los formularios a completar,

instrucciones, etc.

2) La tecnología en la oficina ha traído un montón de cosas buenas, pero también

hay que tener en cuenta la parte mala de este uso (muchas veces abusivo) de las nuevas

tecnologías, algunos programas no son empleados de la forma correcta en las empresas por

eso debemos elegir la tecnología adecuada para una empresa, Integrar aplicaciones y

Asegurar la información de la compañía.

3) En nuestra vida actual dentro de las organizaciones los diferentes sistemas

informáticos que utilizamos están sujetos a sufrir modificaciones tales como adaptar el

sistema a cambios de flujo de trabajo, incorporar nuevas funcionalidades o mejorarlo,

modificaciones y actualizaciones del software y el hardware.